Tips & tricks for den avancerede bruger af SkoleIntra

Transkript

1 Tips & tricks for den avancerede bruger af SkoleIntra Ole Windeløv

2 Oversigt Et par gode råd UNI-Login for forældre Integration til bookingsystemer Besked systemet eksterne beskeder SMS fra andre systemer KMD Institution Små forbedringer Kopifunktion i SkolePorten Forespørgsler

3 Efter en opdatering får du information på Nyt SkoleIntra Får du en information du kun kan se en gang. Så husk at læs den En uddybende information om udviklingen i NSI finder du nederst på siden support.itslearning.dk

4 MByte forbrug Man kan som administrator altid se den aktuelle status under: Hjælp -> systemcheck Hvis arkiverne vokser drastisk kan det være fordi der distribueres store filer som vedhæftninger til beskeder. Nogle dubleres fordi de arkiveres. Undlad evt at tilføje MOV filer som tilladt filtype Send ikke store filer til mange via beskeder, men via opslag. Vælg webversioner af pdf og præsentationer

5 MByte forbrug Man kan som administrator altid se den aktuelle status under: Hjælp -> systemcheck Hvis arkiverne vokser drastisk kan det være fordi der distribueres store filer som vedhæftninger til beskeder. Nogle dubleres fordi de arkiveres. Undlad evt at tilføje MOV filer som tilladt filtype Send ikke store filer til mange via beskeder, men via opslag. Vælg webversioner af pdf og præsentationer

6 Reducer mængden af beskeder Brug opslag i stedet for beskeder giv evt mulighed for at folk kan kommentere på opslaget Brug bcc funktion når du sender til mange forældre Det sikre at brugerne ikke kan lave respons til alle.

7 UNI-Login til forældre Vi vil gerne understøtte muligheden for at forældre kan bruge UNI-Login fordi: En person vil få det samme password på flere institutioner, produkter og roller. En sikker måde at oprette sit første password samt lave et nyt UNI-login bruger id giver en unik nøgle, der kan bruges ved integration med andre produkter Central komponent i BPI Forældre vil på sigt kunne logge direkte på de andre produkter som skolen har købt Men det er skolen der bestemmer hvilke muligheder forældre skal have.

8 Det første UNI-Login Når forældre første gang skal anvende UNI-login skal de 1. På login siden vælge UNI-Login knappen 2. På UNI-Login siden vælge Glemt brugernavn eller adgangskode? 3. De vil blive bedt om at logge på med Nem-id og får deres UNI-Login brugernavn samt skal oprette et nyt password. Kun ved ændring skal de igen bruge nemid. 4. Det er stadig en forudsætning at skolen giver brugerne adgang samt at de opretter et lokalt og unikt brugernavn i SkoleIntra. 5. Vi vil understøtte at de SMS og sedler skolen leverer til forældre vil varierer alt efter om Forældren har fået et Uni-Login, har et reelt eller fiktivt CPR nr.

9 Tidsplan for UNI-Login til forældre KMD og Tabulex/IST tester lige nu eksport i det nyt format, hvor STIL automatisk opretter UNI-Login til alle forældre. Vi tester importen, og kan se at STIL har fjernet informationer på mange tusinde forældre og børn på grund af en ændret politik om hemmelige numre og adresser. Personer uden CPR nummer og adresse er det pt ikke muligt at oprette og opdatere via import. Hvis vi får endelig aftale med Kombit og hvis STIL leverer de manglende data kan løsningen være klar før nytår.

10 Integration til bookingsystemer Foreninger booker i dag skolernes lokaler i andre systemer I løbet af de kommende måneder er vi klar med en ny central booking tjeneste I første omgang har vi samarbejde med Winkas og BRND Når skolen aktiverer webtjenesten Winkas Bookingsystem eller BRND Bookingsystem oprettes en ekstern bruger med ret til at booke lokaler. Booking systemerne kan se de ledige lokaler skolen tillader at de booker. Reservationen sker med deres initialer så man kan at se alle bookninger der er foretaget af systemet. Pris Tjenesten er en betalingstjeneste, så den aktiveres efter aftale med kommunen. Den koster kr. for en normal skole pr. år med mulighed for kommune rabat. Andre bookingsystemer har mulighed for at få etableret adgang til servicen.

11 Integration til fotografer Mange skolefotografer sender breve til alle forældre som skolen skal fordele For at gøre arbejdet lettere har vi i samarbejde med Mesterskud udarbejdet en løsning: Skolen aktiverer webtjenesten Mesterskud og der oprettes en ekstern bruger der har initialerne FOTOM og navnet Mesterskud. Fotografen får adgang til en central service hvor de kan uploade en fil med fotoider og det link, der skal bruges for at komme direkte til den berørte persons billeder. Man kan vælge om der skal sendes beskeder til både den fotograferede person og forældrene Vi opkræver et gebyr hos fotografen på kr. for de første beskeder og herefter efter forbrug. Der kan indgås aftaler med andre fotografer om en lignende ordning.

12 Formidling af information Vi har i dag mange integrationer til eksterne programmer. I stedet for at lave en speciel visning for hver løsning vil vi genbruge de etablerede kanaler i form af beskeder, opslag og nyt fra. Vi arbejder med mulighed for adressering af klasser, uddannelsestrin, person ud fra uni-login, foto id eller anden person identifikation eller relation. Behovet kunne være information om studievejledning for forældre og elever i 9 klassetrin. Det primære fokus er at gøre arbejdet lettere for skolen og give forældre og elever adgang til relevant information på de relevante tidspunkter. Konkrete forslag og forslag til prioriteringer er velkomne. De første bliver Karakternets tre programmer Karakternet, Netprotekollen og Kom og Gå. Det kan aktiveres af skolen og koster 500 kr. pr år.

13 SMS afsendelse fra Karakternet Eksterne programmer kan få mulighed for at sende SMS via skolens SMS abonnement. Så betaler man kun en gang for grundydelse. Når webtjenesten er aktiveret tillader de at Karakternet sender beskeder fra produkterne Karakternet, Netprotekollen og Kom og Gå. De sendte beskeder vil blive registret på fiktive brugernavnene knyttet til de enkelte tjenester: Fravær, Karakter og Komgå. Man kan i oversigten på brugere se hvor mange beskeder der er sendt fra de tre systemer. Der kan potentielt indgås aftaler med andre systemer om en lignede integration.

14 Integration til KMD institution Daginstitutioner der har købt SkoleIntra kan indgå en aftale med KMD institution om overførsel af data med et givet interval. Vi sætter i samarbejde med kommunen systemet op således at de forskellige enkelte institutioner og dagplejemødre bliver fordelt automatisk ud på de enkelte sites Vi fordeler ud fra start og slutdatoer børne ud på forskellige ankomststuer hver morgen, så børnene kommer ind på de rigtige ankomst stuer. Vi har lavet to forbedringer. 1. Man kan aftale hvor tidligt vi sætter ny børn ind og fjerner de gamle. Vi overfører information om start og slutdato som man kan læse på barnet kort. 2. Man kan ved importen vælge at der automatisk opretter ankomststuerne uden at det berører de stuer hvor der ikke endnu er børn.

15 Forsider i skoleporten For at gøre arbejdet med dette lettere er der kommet en ny Kopi funktion. Hvis man gerne vil have et antal bokse der ligner hinanden opretter man den første med alle indstillinger og kopier den ved at trække den ind

16 Ny version af Google Analytics Vi har lavet en ny metode til at kalde Google Analytics op på. Det betyder at Google ikke længere gemmer IP-adresser. Dette er gjort for at imødegå kritik fra brugere Lige nu er løsningen ikke implementeret i Nyt Skoleintra så det er ikke relevant at skrive en kode for ForældreIntra Ved en fejl kan man stadig angive koder for skoleporten. Dette skal faktisk gøres inde i selve skoleporten

17 Infokiosk I infokiosk har vi givet mulighed for at man kan vælge afdelinger alle relevante steder Vi tilføjede det i sidste version under Dagens aktiviteter for elever og ekstern Dagens klasseaktiviteter elever Skemaændringer - elever

18 Brug forespørgsler Vi reducerer antallet af kanaler og forbedre dem der er. Forespørgsler kan bruges til mange ting Vi laver i december en ny visning så man kan søge og se det samlede svar fra de personer der passer til en søgning Processen er: 1. Der kan laves en standard formularer skabelon af typen forespørgsel og denne gøres aktiv 2. Man opretter forespørgslen og kan se og søge i resultaterne

19 De enkle værktøjer har også deres skønhed Selv om der nu kommer læringsplatforme er der i ElevIntra nogle relevante værktøjer: Bogkassen Læsekontrakter Boganmeldelser