Adfærdskodeks Udgave 3 Godkendt af bestyrelsen den 19. juli 2016

Transkript

1 Adfærdskodeks Udgave 3 Godkendt af bestyrelsen den 19. juli 2016

2 Vores opgave Hos West er vores opgave at være partner med vores kunder fra ide til patient og hjælpe dem med at få ideen til, udvikle og levere lægemidler, som forbedrer liv i hele verden. Kerneværdier West har fokus på at bidrage til forbedring af livskvaliteten for millioner af mennesker over hele verden. Vi mener, at vores medarbejdere skaber vores succes. Vi respekterer individet, værdsætter samarbejde og gør det muligt for vores medarbejdere at trives. Vi er åbne for nye ideer og udvikler konstant innovative løsninger. Vi fungerer som et stærkt team med fokus på at skabe fremragende værdi for vores kunder og sundhedsfaglige partnere i alle samarbejdets faser. Vores kunder betror os deres mest værdifulde aktiver, og vi påtager os ansvaret med største omhu og fremstiller produkter af højeste kvalitet. Vi stræber efter at være en ansvarsfuld og engageret virksomhed ved at forbedre livskvaliteten i - og giver noget tilbage til - de nærsamfund, hvor vi bor og arbejder i. Vi holder os selv ansvarlige for alt, vi gør og stræber efter den højeste standard, når det gælder integritet, ærlighed og etik. Både som individer og som virksomhed overholder vi alle gældende love og regler i alle lande, hvor vi arbejder. Besøg webstedet for Compliance og etik* der findes under afsnittet om legal and compliance på IntraWest. *Wests intranet: kun adgang for medarbejdere

3 Indholdsfortegnelse EN MEDDELELSE FRA KONCERNDIREKTØREN... 1 VORES FORPLIGTELSE TIL INTEGRITET Vores standarder... 3 Jeres ansvar Jeres forpligtelse til at henvende jer med problemstillinger vedrørende integritet... 6 Sådan rejser du en problemstilling vedrørende overholdelse Wests program for overholdelse og etik... 9 Ingen repressalier Fortrolighed VORES MEDARBEJDERE Mangfoldighed og ligestilling Sundhed og sikkerhed Chikane på arbejdspladsen Vold på arbejdspladsen Misbrug på arbejdspladsen VORES VIRKSOMHED Beskyttelse af personlige oplysninger Nøjagtige virksomhedsoptegnelser Dokumentstyring Beskyttelse af virksomhedsinformation Insiderhandel Kommunikation med offentligheden Interessekonflikter Muligheder inden for koncernen Repræsentation og forplejning Brug af virksomhedens aktiver Brug af sociale medier VORES FORRETNING Kvaliteten af produkter og serviceydelser Fair konkurrence Indsamling af konkurrentoplysninger Upassende betalinger Brug og udvælgelse af agenter Internationale aktiviteter Politisk aktivitet Bæredygtighed SÅDAN FÅR DU HJÆLP STIKORDSREGISTER OVER VIRKSOMHEDENS REGLER STIKORDSREGISTER... 44

4 Alle medarbejderere hos West har et medansvar for at sikre, at vores omdømme fortsat er optimalt

5 Vores forpligtelse til integritet En opfordring fra koncerndirektøren Kære kollegaer! West hjælper hver dag med at forbedre livet for millioner af mennesker over hele verden. For at kunne gøre det forpligter vi os til at leve op til de strengeste krav til kvalitet, integritet og respekt - for vores kunder og for os selv. Vi samarbejder som én helhed for at sikre værdi for vores samarbejdspartnere og for at sikre sikker og effektiv administration af livreddende medicin til patienter. Det er værdier, der er helt centrale for vores virksomheds gode omdømme og succes. De er en integreret del af hver eneste af os. Vores kerneværdier - respekt, værdighed, integritet, ærlighed og ansvarlighed - gør os i stand til at imødekomme behovene hos vores kunder, branchen og hinanden. Adfærdskodekset reflekterer disse værdier og fastsætter de centrale principper, der gælder for alle medarbejdere hos West. Eftersom vores fælles integritet er afhængig af det, vi foretager os som enkeltpersoner, bedes alle sørge for at læse og sætte sig ind i vores adfærdskodeks. Den er udarbejdet med henblik på at vejlede dig i at handle på en måde, som reflekterer Wests værdier. Alle West-medarbejdere skal holde værdierne i hævd for at være med til at sikre, at West fortsat er en respekteret, etisk, lovlydig og førende virksomhed inden for sundhedssektoren. Hvis du har spørgsmål eller kommentarer til, hvad der er det rigtige at gøre for dig eller andre, bedes du henvende dig til din leder, HR afdelingen eller kontoret for compliance og etik. Alle West-medarbejdere er ansvarlige for at sikre, at vores omdømme fortsat er godt, samt fremme en kultur, hvor overholdelse af adfærdskodekset samt efterlevelse af vores kerneværdier er drivkraften bag vores daglige forretningsaktiviteter. Tak, fordi du har taget dig tid i dag til at gennemgå Wests adfærdskodeks. Sammen kan vi fastholde vores gode omdømme, øge kundernes tillid til vores produkter og serviceydelser samt fortsat være førende med den integritet og ærlighed, der forventes af West. Med venlig hilsen Eric M. Green President and Chief Executive Officer Integritet hele dagen... hver dag Adfærdskodeks 1

6 Vores forpligtelse til integritet Vores forpligtelse til integritet Vores standarder Jeres ansvar Jeres forpligtelse til at henvende jer med problemstillinger vedrørende integritet Hvordan rejses eller fremsætter du en problemstilling vedrørende overholdelse Wests program for compliance og etik Ingen represalier Fortrolighed 2 Integritet hele dagen... hver dag Adfærdskodeks

7 Vores forpligtelse til integritet Vores standarder Denne adfærdskodeks ( kodeks ) er en vejledning til virksomhedens overholdelsesstruktur, gældende love og vigtige politikker og procedurer, som skaber en forretningsførelse på en lovlig og etisk måde på alle de markeder, vi betjener. Kodeksen er vores rettesnor, i forhold til ligestillede, overordnede, underordnede, kunder, offentlige myndigheder, leverandører, forretningspartnere og andre eksterne aktører. Den sætter standarderne for adfærd, som vi skal overholde eller forbedre hver dag. Den fortæller også vores kunder, leverandører, konsulenter og andre interessenter hvilke værdier, vores virksomhed har, og hvad de kan forvente af deres samarbejde med os. Det betyder ikke, at kodeksen beskriver alt i detaljer, forholder sig til alle tænkelige situationer eller indeholder regler, der absolut skal følges, især i lande med strengere lovgivning. Alle medarbejdere hos West er forpligtet til løbende at sætte sig ind i gældende lovgivning og virksomhedens politikker, der vedrører deres ansvarsområde Se afsnittet om hjælp i kodeksen, hvis der er noget, du er i tvivl om. Her er en vejledning i, hvordan du etisk korrekt kan beslutte dig for, hvad du skal gøre. Du er selv ansvarlig for, hvad du gør, og du kan altid søge råd og vejledning hos din leder, HR afdelingen eller kontoret for overholdelse (Compliance) og etik. Hvordan håndhæves overholdelse af Wests standarder? Den ansvarlige for overholdelse er ansvarlig for håndhævelse af politikker for overholdelse og standarder. Alle overtrædelser af en lov eller virksomhedspolitik kan resultere i en disciplinærsag og medføre ophør af ansættelse. Det er dit ansvar at forstå, hvordan Wests politikker og procedurer gælder for dig, og at du følger dem. Du skal diskutere eventuelle spørgsmål eller problemstillinger med din leder, HR afdelingen eller kontoret for overholdelse (Compliance) og etik. Du kan finde flere oplysninger på Intranettet for legal and compliance. En virksomhed kan kun handle gennem sine bestyrelsesmedlemmer, direktører, ansatte eller andre, som repræsenterer den. Vores ansvar er derfor at beskytte Wests omdømme ved at handle etisk og lovligt. West stoler på, at du udfører dine pligter med integritet hele dagen... hver dag. Hele teksten vedrørende vores politikker for overholdelse kan læses på IntraWest.

8 Vores forpligtelse til integritet Hvad er mine forpligtelser i forhold til standarderne, som er beskrevet i denne adfærdskodeks? West forventer, at du: Opnår en grundlæggende forståelse af kravene til de regler, som er sammenfattet i adfærdskodeksen. Gør dig bekendt med enkelthederne vedrørende de politikker og procedurer, som er relevante for dit job. Kender, forstår og følger ånd og hensigt med gældende lovgivning. Har fuldført den påkrævede træning i overholdelse og etik på de fastsatte datoer. Løbende udviser god dømmekraft, når du udfører dine opgaver. Søger passende hjælp, når du er i tvivl om, hvad du skal gøre. Vi forventer også, at du henvender dig med problemstillinger om eventuelle overtrædelser af lov eller politik til din din leder, HR afdelingen eller kontoret for overholdelse (compliance) og etik. Jeres ansvar Det forventes af os alle, at vi sikrer overholdelse, og at vi handler med integritet. Wests succes afhænger af din personlige forpligtelse til at leve op til denne forventning. At handle med integritet betyder at overholde vores forpligtelser og samtidig overholde Wests opgave, værdier og standarder. Det kan vi gøre ved at: tage ansvar og holde hinanden ansvarlige rejse problemstillinger og stille spørgsmål træffe de rigtige beslutninger, selv når de er svære holde fast ved Wests principper i alt, hvad vi gør. 4 Integritet hele dagen... hver dag Adfærdskodeks

9 Vores forpligtelse til integritet Anvendelse af vores standarder for overholdelse og etik Wests direktører, bestyrelsesmedlemmer og ansatte Standarderne i vores adfærdskodeks gælder for alle Wests medarbejdere i hele verden. Kodeksen gælder også for medlemmerne af Wests bestyrelse, når de udfører deres arbejde som bestyrelsesmedlemmer. Datterselskaber og kontrollerede, associerede selskaber Enheder, hvori West ejer mere end 50 procent af stemmerettighederne eller har ret til at kontrollere enheden, skal indføre og følge Wests virksomhedspolitikker. Ikke-kontrollerede associerede selskaber Ikke-kontrollerede associerede selskaber og enheder opfordres til at indføre og følge Wests virksomhedspolitikker. Tredjeparter, som repræsenterer West Tredjeparter, såsom konsulenter, agenter, salgsrepræsentanter, distributører og uafhængige kontrahenter, skal: modtage information om krav til politik acceptere at overholde relevante dele af Wests politikker for overholdelse. Vi forventes at gribe ind op til og med at bringe en kontrakt til ophør efter at have fået at vide, at en tredjepart har undladt at overholde Wests gældende politikker for virksomheden. Hvis du har mistanke om, at en tredjepart har overtrådt gældende West politikker, skal du omgående underrette juridisk afdeling eller kontoret for overholdelse og etik. Bortfald Selv om de fleste af kravene i vores adfærdskodeks er ufravigelige, er der enkelte, der kan fraviges. Alle anmodninger om, at der skal ses bort fra en af bestemmelserne i dette adfærdskodeks, skal på forhånd godkendes af bestyrelsens revisionsudvalg og skal offentliggøres jvf. lovgivningen. Alle andre anmodninger skal godkendes af chefen for den medarbejder, der rejser anmodningen, og den ansvarlige for overholdelse. Relevante politikker: West-CP-055 Program for overholdelse og etik West-CP-056 Adfærdskodeks Hvor kan jeg finde Wests politikker og procedurer for virksomheden? Der findes en liste over adfærdskodeksrelaterede virksomhedspolitikker og procedurer i stikordsordsregisteret over virksomhedspolitikker i denne adfærdskodeks. Du kan læse og udskrive et eksemplar af politikkerne og procedurerne ved at besøge webstedet for Legal and Compliance på intranettet. Det er dit ansvar at forstå, hvordan Wests politikker og procedurer gælder for dig, og at du følger dem. Du skal diskutere eventuelle spørgsmål eller problemstillinger med din leder, HR afdelingen eller kontoret for overholdelse og etik. Hvad skal jeg gøre, hvis landet, staten eller anden lokal lov, hvor jeg bor, er mere restriktiv end eller i konflikt med kodeksen eller Wests politik? Kodeksen og de globale politikker afspejler en blanding af amerikanske lovkrav og lovkrav i de lande, hvor West opererer. Hvis dine lokale love er mere restriktive end kodeksbestemmelserne eller de globale virksomhedspolitikker, skal du udføre dine aktiviteter i overensstemmelse med de mere restriktive lokale krav. Kontakt juridisk afdeling eller kontoret for overholdelse og etik for at få den nødvendige rådgivning i situationer, hvor der synes at være en direkte konflikt mellem kravene i kodeksen og lokal lovgivning eller mellem lovene i de forskellige lande, der kan gælde i situationen. Integritet hele dagen... hver dag Adfærdskodeks 5

10 Vores forpligtelse til integritet Opfordrer virksomheden medarbejderne til at anmelde hinanden? Vores mål er at fremme og bevare en arbejdsplads, hvor der værnes om vores værdier og standarder. Det kan af og til være relevant at gå direkte til en kollega med problemstillingen og give denne mulighed for at præcisere sin adfærd. Hvis en medarbejder ikke bryder sig om at klare situationen selv, opfordres vedkommende til at gå til sine overordnede eller at diskutere problemstillingen via en af de kanaler, der er nævnt i denne adfærdskodeks. Jeres forpligtelse til at henvende jer med problemstillinger vedrørende integritet Vi er altid ansvarlige for at optræde med integritet. Vi er også ansvarlige for at henvende os med problemstillingerne vedrørende risici for virksomheden. Hvis du med rimelighed mener, at en kollega har overtrådt eller måske overtræder en lov eller Wests politik, har du pligt til straks at indberette oplysningerne til din leder, HR afdelingen eller kontoret for overholdelse (Compliance) og etik. West har politikker om ingen represalier og fortrolighed for at beskytte medarbejderne. Ingen medarbejder, som indberetter en overtrædelse eller formodet overtrædelse af denne kodeks eller gældende lov vil blive straffet på nogen måde for at tilvejebringe oplysningerne. Alle medarbejdere kan bidrage til Wests overholdelseskultur ved at forstå Wests politikker og tilslutte sig Wests forpligtelse vedr. integritet og håndhæve overholdelse og undgå overtrædelser. Manglende overholdelse kan have alvorlige konsekvenser for West, dets kunder, investorer og medarbejdere. Ved at rejse problemstillinger kan du give ledelsen en chance for at tage sig af potentielle problemer og beskytte virksomheden, før problemet bliver alvorligt. Hvorfor er det vigtigt at indberette? Virksomheden har brug for at kende til de betænkeligheder, du har, således at potentielle spørgsmål om overholdelse eller etik kan blive undersøgt og behandlet hurtigt og korrekt. Når du indberetter, hjælper du dig selv, dine kolleger og virksomheden. Relevante politikker: West-CP-057 Rapportering vedr. overholdelse, fortrolighed og ingen represalier Kom frem med dine bekymringer Fremsæt straks enhver problemstilling om potentielle overtrædelser af enhver West-politik eller denne adfærdskodeks. Sæt dig ind i de forskellige måder, hvorpå du kan komme frem med dine bekymringer: din leder, HR afdelingen eller kontoret for overholdelse (Compliance) og etik. Hvis en problemstilling, du har rejst, ikke bliver løst, skal du følge op på sagen! Brug en anden af Wests kanaler. 6 Integritet hele dagen... hver dag Adfærdskodeks

11 Vores forpligtelse til integritet Sådan rejser du en problemstilling vedrørende overholdelse Indberetning af en problemstilling vedr. integritet beskytter virksomheden, vores kollegaer og vores interessenter. West tilbyder flere metoder til at indberette bekymringer på, herunder din leder, HR afdelingen eller kontoret for overholdelse (Compliance) og etik samt integritetshjælpelinjen. Vælg den metode, du har det bedst med. Måder at håndtere problemer på De fleste problemer kan løses lokalt, før de bliver til problemer for kollegaer i West, virksomheden eller samfundet. Vi opfordrer dig til at rejse problemstillinger og stille spørgsmål - især af juridisk og etisk art, men også i forbindelse med arbejdets kvalitet og arbejdsmiljøet. Alle overordnede er ansvarlige for at være tilgængelige for kollegaer, som kan have brug for at komme i kontakt med dem. Du kan rejse en problemstilling mundtligt eller skriftligt. Hvis du foretrækker det, kan du gøre det anonymt. Selv om vi håber, at du vil kunne diskutere alle problemer med din leder, kan der være tilfælde, hvor du foretrækker at benytte en anden metode til at tage fat på problemer. I de tilfælde kan du tale med andre, inklusive: en leder på et højere niveau din leder enhver leder HR afdelingen kontoret for Compliance og etik integritetshjælpelinjen. HR afdelingen Medarbejderne i HR afdelingen er til rådighed og vil lytte til alle problemstillinger, du måtte have. Du kan kontakte din lokale HR afdeling eller virksomhedens HR afdeling. Integritet hele dagen... hver dag Adfærdskodeks 7

12 Vores forpligtelse til integritet Integritetshjælpelinjen Wests integritetshjælpelinje: Web-rapportering: Tlf.: Kan jeg ringe til integritetshjælpelinjen, hvis jeg befinder mig i Europa? Europæiske love om fortrolighed begrænser anonym brug af integritetshjælpelinjen til sager om økonomi, revision, bogføring, bank, bedrageri og bekæmpelse af bestikkelse. Europæiske medarbejdere bedes kontakte den øverste ledelse i deres virksomhed eller deres lokale HR afdeling vedrørende problemer eller andet. Integritetshjælpelinjens telefon- og web-rapporteringsværktøjer kan give adgang til virksomhedens ressourcer til at tage fat på problemstillinger, som måske ikke løses tilstrækkeligt lokalt. De kan også tilvejebringe en måde til at rapportere en problemstilling eller få information eller råd anonymt. Alle oplysninger, der rapporteres via integritetshjælpelinjen, modtages af Wests kontor for overholdelse og etik, som vil foretage det relevante. Med hjælpelinjen får du mulighed for at modtage information om virksomhedens reaktion. Integritetshjælpelinjen er tilgængelig pr. telefon og web-rapporteringsværktøjet 24 timer i døgnet, 7 dage om ugen, 365 dage om året og drives af særligt uddannede tredjepartsrepræsentanter. Lokale love om privatlivets fred kan påvirke tilgængelighed og vilkår for brug. I nogle lande kan integritetshjælpelinjen f.eks. kun anvendes til at indberette alvorlige problemer, der vedrører den øverste ledelse. I nogle lande kan integritetshjælpelinjen bruges til at kommunikere anonyme anklager. Du kan få flere oplysninger fra HR afdelingen og kontoret for compliance og etik. Kontoret for overholdelse og etik Du kan kontakte kontoret for overholdelse og etik direkte for at rapportere et problem eller stille et spørgsmål gennem flere kanaler: pr. integrity@westpharma.com pr. post 530 Herman O. West Drive, Exton, PA 19341, USA telefonisk personligt 530 Herman O. West Drive, Exton, PA, USA Relevant politik: West-CP-057 Rapportering vedr. overholdelse, fortrolighed og ingen represalier 8 Integritet hele dagen... hver dag Adfærdskodeks

13 Vores forpligtelse til integritet Wests program for compliance og etik Wests program for compliance og etik er udformet med henblik på at understøtte lovlig og etisk adfærd i hele virksomheden. Den ansvarlige for compliance er ansvarlig for at føre tilsyn med Wests overholdelsesprogram, herunder uddannelse i adfærdskodeksen, udvikling og gennemførelse af uddannelse i vigtige områder vedr. juridisk risiko, tilvejebringelse af kanaler til medarbejdere, leverandører og kunder, hvor de kan rapportere formodede juridiske og etiske overtrædelser og rapportere aktiviteter og problemer vedr. compliance og etik til virksomhedens øverste ledelse og revisionsudvalg. Kontoret for Compliance og etik i den juridiske afdeling samarbejder dagligt med den ansvarlige for compliance for at sikre overholdelse af love, regler og virksomhedens politikker og procedurer. Wests niveaudelte overholdelsesstruktur fremmer ledelsestilsyn og forbedring af en overholdelseskultur i ledelsens compliance udvalg og de regionale rådgivende udvalg for compliance i hele organisationen. Yderligere støtte til overholdelse tilvejebringes af grupper og personer i hele virksomheden inden for områder såsom juridiske, sikkerheds- og sundhedsmæssige, myndighedskontakt, virksomhedsrevision, HR afdeling, finans og andre funktioner. Hvad sker der, når jeg har foretaget en anmeldelse? Virksomheden undersøger alle anmeldelser om manglende compliance og foretager de nødvendige afhjælpende handlinger. Afhjælpende handlinger kan omfatte revision af en politik eller en procedure, tydeliggørelse af uddannelse og/eller disciplinær handling mod en medarbejder. Kan jeg forvente svar, hvis jeg foretager en anmeldelse? Ja. Målet for kontoret for compliance og etik er at svare omgående på alle spørgsmål og anmeldte problemstillinger. Hvis dit problem kræver efterforskning, vil kontoret for compliance og etik udføre eller lede efterforskningen og, hvor det er muligt og relevant, tilvejebringe statusopdateringer. Af hensyn til fortrolighed vil detaljeret information om sager dog kun blive delt med dem, der har brug for at vide det. Kontoret for overholdelse og etik har eneansvar for at efterforske eller lede efterforskningen af vigtige potentielle, formodede eller faktiske overtrædelser af love eller politikker. Kontoret for compliance og etik kan anmode om assistance fra relevant personale hos West til at udføre efterforskningen. Wests bestyrelse bliver jævnligt orienteret om klager og tiltag i forhold til etiske spørgsmål. Relevante politikker: West-CP-055 Program for compliance og etik Integritet hele dagen... hver dag Adfærdskodeks 9

14 Vores forpligtelse til integritet Ingen represalier Hvis jeg anmelder en klage, vil jeg så komme i knibe, hvis det viser sig, at min klage var uberettiget? Du vil ikke få bebrejdelser eller blive udsat for straf, så længe du er reelt bekymret. Som medarbejder hos West er du ansvarlig for at anmelde krænkelser af kodeks, og du kan risikere at blive straffet, hvis du er vidne til noget uden at anmelde det. West forbyder strengt represalier mod en kollega i West, som i god tro rejser et problem eller anmelder misbrug. Intet bestyrelsesmedlem og ingen direktør eller medarbejder, som i god tro anmelder en overtrædelse, vil blive udsat for chikane, represalier eller opsigelse som konsekvens - selv om det senere viser sig, at medarbejderen oprindeligt havde begået en fejltagelse ved at anmelde sagen. En medarbejder, som hævner sig på nogen, der har anmeldt en overtrædelse i god tro, kan blive straffet og evt. fyret. Alle overordnede hos West skal træffe behørige foranstaltninger for at forhindre represalier inden for deres ansvarsområder. Hvis du mener, at du, eller en anden, har været udsat for represalier efter at have rejst et problem i god tro, skal du omgående kontakte kontoret for overholdelse og etik eller HR afdelingen. Du kan også ringe til integritetshjælpelinjen eller bruge integritetshjælpelinjens web-rapporteringsværktøj, hvor det er tilgængeligt og tilladt i følge lovgivningen. 10 Integritet hele dagen... hver dag Adfærdskodeks

15 Vores forpligtelse til integritet Fortrolighed Det er en vigtig del af et vellykket anmeldelsessystem at bevare fortrolighed for dem, der deltager i Wests compliance program. Der vil blive gjort alt for at beskytte din identitet, når du interagerer med et element i compliance programmet. I nogle tilfælde kan vi ikke garantere anonymitet pga. efterforskningens art, kravene til udførelse af en grundig efterforskning eller juridiske krav. Hvor det er tilgængeligt og tilladt ifølge lovgivningen, kan medarbejdere, der har betænkeligheder vedr. fortrolighed, overveje at kontakte integritetshjælpelinjen anonymt. Relevant politik: West-CP-057 Rapportering vedr. overholdelse, fortrolighed og ingen represalier Wests politik for ingen represalier Ingen medarbejdere, som i god tro anmelder en overtrædelse eller en formodet overtrædelse af denne kodeks, vil på nogen måde blive straffet for at have givet en sådan information, uanset hvordan overtrædelsen er anmeldt. Alle, som overtræder denne politik for ingen represalier vil, uanset deres position, blive straffet og kan blive fyret. Integritet hele dagen... hver dag Adfærdskodeks 11

16 Vores medarbejdere Vores medarbejdere Mangfoldighed og ligestilling Sundhed og sikkerhed Chikane på arbejdspladsen Vold på arbejdspladsen Misbrug på arbejdspladsen 12 Integritet hele dagen... hver dag Adfærdskodeks

17 Vores medarbejdere Mangfoldighed og ligestilling Hos West anerkender og værdsætter vi hele spektret af mennesker, der udgør virksomheden. Det er en nøgle til vores succes. Vi ønsker at fremme en kultur med gensidig respekt, hvor alle forstår og værdsætter lighederne og forskellene mellem vores medarbejdere, samfund og andre interessenter. West forpligter sig til at sørge for lige ansættelsesmuligheder for alle medarbejdere og ansøgere uden hensyn til en persons race, hudfarve, religion, alder, køn, overbevisning, nationale oprindelse, herkomst, ægteskabelige status, seksuelle orientering, funktionsnedsættelse, militære kvalifikationer eller veteranstatus. Chikane og diskrimination Chikane og diskrimination er ikke acceptabel i nogen form og vil ikke blive tolereret under udøvelsen af arbejdet, uanset om det sker i eller uden for virksomheden i forbindelse med arbejdet hos West. Er mangfoldighed og ligestilling kun et amerikansk initiativ? Nej. Mangfoldighed og ligestilling er en global virksomhedsstrategi. Vi gør forretning med kunder over hele verden og ansætter kollegaer, der repræsenterer mange forskellige baggrunde, sprog og skikke. Anerkendelse og respekt af vores forskelle skaber kulturel kompetence, som er en vigtig del af vores fremtidige succes. Min kollega fortæller racistiske vittigheder. Han synes, de er sjove, men vittighederne får mig til at føle mig utilpas. Hvad gør jeg? Din kollega skal have at vide, at hans vittigheder skaber et negativt arbejdsmiljø. Du opfordres til selv at sige det, hvis du har det godt med at gøre det. Hvad enten du kommunikerer direkte med din kollega eller ej, skal du anmelde det til din overordnede, som forventes at gøre noget for at ændre det. Du kan også kontakte din HR afdeling eller kontoret for compliance og etik. Integritet hele dagen... hver dag Adfærdskodeks 13

18 Vores medarbejdere Sundhed og sikkerhed Hvordan håndhæves overholdelse af Wests standarder? Af og til har jeg lidt ondt i ryggen efter en arbejdsdag, men smerterne er væk inden næste dag. Skal jeg virkelig rapportere dette? Ja. Der er to grunde til at det er vigtigt at rapportere selv mindre uheld. Den første er at sikre, at en skade eller sygdom kan behandles straks og korrekt. Den anden er at identificere usikker praksis og forhold, så de kan afhjælpes. En medarbejder kom med nedsættende bemærkninger om andre medarbejdere. Nogle af mine medarbejdere har klaget over denne person. Hvordan kan vi stoppe denne adfærd? Overvej at tale med medarbejderen for at lade personen vide, at bemærkningerne er i modstrid med vores kultur for gensidig respekt. Hvis situationen ikke bliver bedre, skal du kontakte din leder, HR afdelingen eller integritetshjælpelinjen. West er forpligtet til at sørge for arbejdsfaciliteter, som er sikre og sunde for medarbejdere, gæster, forretningskontakter og samfundet. Bevarelse af et sikkert og sundt arbejdsmiljø afhænger stærkt af enkeltpersoners valg og adfærd. Hver af os skal være klar over de regler og procedurer, der gælder for vores arbejdsplads, følge alle gældende love for sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen og tilskynde andre til at gøre det samme. Desuden bør alle medarbejdere til stadighed være opmærksomme på risici på arbejdspladsen og gøre sig umage for at mindske disse risici, når de kan frembyde en fare for en andens personlige sikkerhed. Rapporter straks alle usikre forhold eller handlinger til din leder, HR afdelingen eller din sikkerhedsrepræsentant. Chikane på arbejdspladsen Vi stræber efter at opbygge og bevare en arbejdsplads med gensidig respekt, som er fri for chikane og diskrimination. Chikane og diskrimination er ikke acceptabel i nogen form og vil ikke blive tolereret under udøvelsen af arbejdet, uanset om det sker i eller uden for virksomheden i forbindelse med arbejdet hos West. Det er aldrig acceptabelt at fremsætte erklæringer eller deltage i adfærd, der er nedværdigende, ydmygende eller intimiderende. Selv små, tilsyneladende uskyldige bemærkninger eller handlinger, kan skabe et miljø, der kan være stødende for andre. Seksuel chikane Seksuel chikane er en type chikane, som overtræder Wests politik. Det kan omfatte uvelkomne seksuelle tilnærmelser, anmodninger om seksuelle tjenester, uvelkommen flirten eller anden uønsket verbal eller fysisk kontakt af seksuel art. Eksempler på forbudt opførsel kan omfatte uanstændige eller sjofle bemærkninger, uønskede kram, berøringer eller kys. Det kan også omfatte grafiske eller visuelle fremstillinger, såsom plakater eller elektroniske billeder, videoklip eller -meddelelser. Relevant politik: West-CP-002 Sikkerhed og sundhed 14 Integritet hele dagen... hver dag Adfærdskodeks

19 Vores medarbejdere Vold på arbejdspladsen West er bevidst om at bevare et sikkert arbejdsmiljø fri for vold, trusler om vold, mobning eller anden generende adfærd. West tolererer ikke trusler eller vold, herunder verbale eller fysiske trusler, mobning, chikane eller tvang. Personer, som begår sådanne handlinger, kan blive fjernet fra virksomhedens lokaliteter og blive gjort til genstand for en disciplinærsag (op til og inklusive opsigelse), straf eller begge dele. Vi har brug for jeres samarbejde for at bevare et sikkert arbejdsmiljø. Du må ikke ignorere voldelig, truende, chikanerende, intimiderende eller anden generende adfærd. Adfærd, der truer sikkerheden for personer eller materiel, eller som vil kunne udvikle sig voldeligt, skal straks indberettes til din leder, sikkerhedsrepræsentant, HR afdelingen eller integritetshjælpelinjen. Relevant politik: West-CP-002 Sikkerhed og sundhed Jeg hørte en kollega true en anden kollega, som er bange for at anmelde hændelsen. Hvad gør jeg? Du skal straks anmelde hændelsen. West tolerer ikke voldshandlinger eller trusler om vold og vil efterforske alle anmeldelser. Du har ansvaret for at gribe ind, når du kender til en trussel eller risiko for nogen af vores medarbejdere. Integritet hele dagen... hver dag Adfærdskodeks 15

20 Vores medarbejdere Misbrug på arbejdspladsen Jeg er bekymret for, at en af mine kollegaer er alkoholpåvirket eller drikker på arbejdet. Jeg ønsker ikke at konfrontere hende med det. Hvad gør jeg? Hvis din kollega har et alkoholproblem, kan hun sætte sin egen og kollegaernes sikkerhed på spil, og det kan gå ud over hendes evne til at udføre arbejdet. Hvis du føler, at du har indhentet tilstrækkeligt med bevis, der indikerer, at din kollega kan være alkoholpåvirket på arbejdet, skal du tale med din leder, HR eller kontoret for compliance og etik. De rette professionelle vil derefter vurdere, hvordan situationen bedst håndteres. Brug af alkohol og stoffer svækker produktiviteten og udgør en sikkerhedsfare for alle andre. Alkohol og stoffer, bortset fra lægemidler ordineret af en læge, må ikke anvendes i arbejdstiden. Medarbejderne må i arbejdstiden ikke anvende lægeordinerede lægemidler, som kan udgøre en sikkerhedstrussel. Det er forbudt at besidde, sælge eller bruge ulovlige stoffer eller remedier hertil hos West, eller mens der udføres arbejde for West uden for virksomheden. En medarbejder, som møder på arbejde under indflydelse af eller som ikke er i stand til at arbejde pga. virkningerne af alkohol eller stoffer får en disciplinærsag, hvilket i yderste konsekvens kan medføre opsigelse i overensstemmelse med kravene i lokal lovgivning. West forbeholder sig til enhver tid ret til at eftersøge genstande på virksomhedens ejendom, herunder kontorer, skriveborde, computere, biler og skabe så langt den lokale lovgivning tillader det. Relevant politik: West-CP-002 Sikkerhed og sundhed 16 Integritet hele dagen... hver dag Adfærdskodeks

21 Vores medarbejdere Integritet Hele dagen...hver dag Vær en del af en kultur, der drejer sig om Compliance Integritet hele dagen... hver dag Adfærdskodeks 17

22 Vores virksomhed Vores virksomhed Beskyttelse af personlige oplysninger Nøjagtige virksomhedsoptegnelser Dokumentstyring Beskyttelse af virksomhedsinformation Insiderhandel Kommunikation med offentligheden Interessekonflikter Muligheder inden for koncernen Repræsentation og forplejning Brug af virksomhedens aktiver Brug af sociale medier 18 Integritet hele dagen... hver dag Adfærdskodeks

23 Vores virksomhed Beskyttelse af personlige oplysninger West respekterer og beskytter privatlivets fred for sine medarbejdere, samarbejdspartnere og andre eksterne parter og har forpligtet sig til at håndtere de personlige oplysninger, som virksomheden måtte komme i besiddelse af på en etisk forsvarlig måde. Vi begrænser generelt indhentning, anvendelse, overførsel og adgang til personlige oplysninger til lovlige forretningsmæssige formål, og der skal indhentes tilladelse i henhold til gældende lov. Personlige data skal sikres for at forhindre uautoriseret offentliggørelse. Vi har iværksat administrative, tekniske og fysiske sikkerhedsforanstaltninger, der har til formål at beskytte denne type oplysninger mod tilfældig, ulovlig og uautoriseret adgang, ændring og anvendelse. Alle medarbejdere, som håndterer personlige oplysninger, herunder ansættelser, lønningslister, helbredsoplysninger og oplysninger om fordele, skal også gøre det på relevant måde i henhold til gældende persondatalovgivning og kontraktmæssige forpligtelser. Vi kan overvåge din personlige kommunikation af forretningsmæssige årsager for at kunne gennemgå brugen af koncernaktiver, korrigere tekniske problemer, undersøge eventuelle ulovligheder og sikre overholdelse af gældende love. Enhver overvågning vil blive udført i overensstemmelse med vores politikker for brug af internet og , og i det omfang det er tilladt i følge gældende lov. Hvis du mener, at data misbruges eller ikke beskyttes tilstrækkeligt, bedes du kontakte den juridiske afdeling eller integritetshjælpelinjen. Må jeg sende medarbejderdata fra West til min personlige -konto, så jeg kan arbejde hjemme fra på min personlige computer? Nej. Du må tage din bærbare pc fra West med hjem og bruge det virtuelle private netværk (VPN) for medarbejdere til at få adgang til dataene, hvis det er nødvendigt, for at du kan udføre dit arbejde. Er der specifikke lande, som kræver, at medarbejderdata skal beskyttes? Ja. De fleste europæiske lande, inklusive Tyskland og Frankrig, har love vedr. fortrolighed, som kræver, at personlige data skal beskyttes, når de lagres eller overføres. En måde at beskytte data på er med kryptering, men andre metoder er også acceptable. Relevant politik: West-CP-061 Datasikkerhed og medarbejderes personlige oplysninger

24 Vores virksomhed Nøjagtige virksomhedsoptegnelser Jeg har fået at vide, at virksomheden vil få rabat fra en kunde for at opfylde et bestemt krav til volumen. Vores forretningsenhed overstiger budgettet i indeværende år. Er det acceptabelt at bede kunden om at vente med at give rabatten til næste år for at dække uforudsete udgifter i næste års budget? Nej. Indtægter og udgifter skal registreres i den periode, de indtjenes eller pådrages, uanset hvornår de budgetteres. Du må ikke aftale at udsætte at foretage eller modtage en betaling, der skyldes til eller fra en kunde. Det vil være svigagtigt og kan være ansvarspådragende for dig og virksomheden. En af mine nærmeste underordnede vendte for nylig tilbage fra en forretningsrejse. Da jeg gennemgik hendes udgiftsbilag, bemærkede jeg en mindre uoverensstemmelse mellem en kvittering, hun fremsendte, og det beløb, der var indtastet i udgiftsbilaget. Skal jeg lade som ingenting? Nej. Uoverensstemmelsens størrelse betyder ingenting, når man udarbejder og fremsender udgiftsbilag. Du skal tale med medarbejderen om uoverensstemmelsen. Nøjagtige optegnelser er vigtige for administrationen af virksomheden og for at bevare og fastholde investorernes tillid. Det hjælper også virksomheden med at opfylde sin forpligtelse til at levere fulde, nøjagtige og rettidige finansielle og andre oplysninger til samfundet. Alle Wests regnskabsbøger, fortegnelser og konti skal fuldt og nøjagtigt afspejle den sande karakter af virksomhedens forretningstransaktioner. Det omfatter regnskaber, timesedler, udgiftsbilag, regninger, fakturaer, lønsedler og registreringer af ydelser og andre vigtige virksomhedsdata. Enhver medarbejder, der er involveret i at føre regnskaber eller i at føre andre optegnelser, som påvirker regnskabsposteringerne, skal sikre sig, at disse posteringer er rigtige og fuldstændige. Det er forbudt alle medarbejdere utilbørligt at ændre, ødelægge, gemme eller forfalske optegnelser eller dokumenter. Virksomhedens system for intern bogføring, finanskontrol og fortrolighed skal altid overholdes. Anmeldelse af klager En person, som har overvejelser eller klager vedr. nøjagtigheden af virksomhedens registreringer af finansiel karakter, forskning og udvikling, fremstilling, forhold til myndighederne, analyse, ingeniørarbejde, intellektuel ejendomsret eller andet, forventes at fremsende problemstillingerne til relevante ressourcer i virksomheden. Enhver medarbejder hos West og ethvert bestyrelses- eller direktionsmedlem, som har betænkeligheder vedrørende tvivlsom revisionsmæssig eller anden finansiel dokumentation, forventes at rapportere disse betænkeligheder til bestyrelsens revisionsudvalg, den ansvarlige for overholdelse eller integritetshjælpelinjen. Relevante politikker: West-CP-001 Uddelegering af myndighed West-CP-012 Intern kontrol ved regnskabsaflæggelse West-CP-022 Godtgørelse af rejser og medarbejderes udgifter Jeg har en stram tidsfrist til at færdiggøre en analyse. Jeg tror, jeg kender resultatet, så er det tilladt at gøre rapporten færdig uden at afslutte gennemgangen? Nej. Du skal færdiggøre og dokumentere al relevant gennemgang og analysearbejde. Forfalskning af data er en overtrædelse af kodeksen og vil medføre disciplinære tiltag, som kan omfatte opsigelse. Det kan også skade Wests omdømme og kan være ansvarspådragende for dig og virksomheden. 20 Integritet hele dagen... hver dag Adfærdskodeks

25 Vores virksomhed Dokumentstyring Virksomhedens optegnelser er af afgørende vigtighed for lovlig og effektiv drift af West. De omfatter skriftlige og elektroniske dokumenter, såsom eller andre data, som er oprettet som en del af udøvelsen af Wests virksomhed. Alle virksomhedsoptegnelser er koncernaktiver, der tilhører West. Disse optegnelser kan være underlagt mange juridiske eller lovgivningsmæssige krav. Optegnelser skal derfor vedligeholdes i overensstemmelse med Wests politik for opretholdelse af optegnelser. Vi skaber optegnelser hver dag. Forkert tilbageholdelse eller tilintetgørelse af optegnelserne kan skade West, vore kunder eller medføre væsentligt juridisk ansvar. Hver medarbejder er derfor ansvarlig for korrekt klassificering af optegnelser i overensstemmelse med Wests politik. Du er herudover ansvarlig for at opretholde og beskytte virksomhedens optegnelser, som er under din kontrol. Det er også meget vigtigt at sikre, at optegnelser, der ikke længere skal vedligeholdes, destrueres i overensstemmelse med Wests politik. Juridisk afdeling kan udstede varsel om tilbageholdelse eller bevarelse af en optegnelse, som kræver, at optegnelser, der ellers ville blive destrueret, gemmes. Disse varsler sikrer, at optegnelser, der er genstand for myndigheders undersøgelse, revision eller et søgsmål, ikke destrueres. Hvis du mener, at en optegnelse kan være eller blive inddraget i en undersøgelse, revision eller søgsmål, må du ikke destruere den, og du skal kontakte juridisk afdeling. Relevant politik: West-CP-060 Tilbageholdelse af optegnelser Det er flere år siden, min afdeling gennemgik indholdet af vore arkivskabe. Vi har planlagt en oprydningsdag for fortegnelserne og vil gerne være sikre på, at vi ved, hvad vi kan kassere. Hvor kan jeg finde disse oplysninger? I henhold til vores politik for bevarelse af optegnelser skal du kontrollere tidsplaner for bevarelse af optegnelser, som identificerer de opbevaringskrav, der er for forskellige typer af forretningsoptegnelser. Herudover skal du finde ud af, om der er nogen juridiske krav om tilbageholdelse, som forhindrer, at du kan kassere visse optegnelser. En fortegnelse over juridiske krav om tilbageholdelse kan ses på IntraWest under jura og compliance. Hvis du har brug for mere vejledning om, hvorvidt en bestemt optegnelse skal opbevares, skal du kontakte juridisk afdeling. Nøgleord: Forretningsfortegnelser Forretningsfortegnelser er alle registrerede oplysninger, der dannes, modtages eller indhentes af virksomhedens personale under deres ansættelse og inden for deres bemyndigelse i forbindelse med virksomhedens forretning eller drift. Disse fortegnelser kan være fysiske eller elektroniske. Eksempler kan omfatte papirdokumenter (inklusive håndskrevne), lyd- eller videooptagelser og computerbaseret information, såsom og computerfiler. Integritet hele dagen... hver dag Adfærdskodeks 21

26 Vores virksomhed Beskyttelse af virksomhedsinformation På en forretningsrejse for nylig hørte jeg i elevatoren tilfældigt flere af mine kollegaer i West diskutere et vigtigt nyt produktudviklingsinitiativ. Hvad er mit ansvar i denne situation? Du skal straks tale med dem om problemet. Alle West-kolleger har ansvar for at beskytte virksomhedens fortrolige oplysninger. For at hjælpe mig til at udføre mit arbejde i West bedre beholdt jeg flere dokumenter, som jeg brugte hos min tidligere arbejdsgiver, som beskriver flere af deres processer. Kan jeg bruge dem i West? Hvis dokumenterne indeholder fortrolig eller varemærkebeskyttet information tilhørende din tidligere arbejdsgiver, kan du ikke bruge eller dele dem med West. West forventer, at alle medarbejdere respekterer alle aftaler om tavshedspligt i forbindelse med fortrolige oplysninger, de har fået i tidligere stillinger. Hvis du ikke er sikker, skal du tale med en medarbejder fra juridisk afdeling, før du bruger eller deler oplysningerne. For at vi kan opretholde vores konkurrencemæssige fordel, skal medarbejderne værne om virksomhedens beskyttede og fortrolige information på samme måde, som alle virksomhedens andre vigtige aktiver beskyttes. Fortrolig information omfatter oplysninger vedrørende prisansættelse, produkter og tjenesteydelser under udvikling, samt al anden ikke-offentliggjort information, som kan være nyttig for konkurrenter, eller som kunne være skadelig for West eller deres kunder, hvis den blev røbet. Endvidere bør fortrolige oplysninger ikke bruges til noget andet formål end at gavne Wests forretningsanliggender, og de bør kun stilles til rådighed for de medarbejdere inden for West, som har behov for den. West respekterer intellektuel ejendom, forretningshemmeligheder og fortrolig information, der tilhører andre. Alle medarbejdere har pligt til at opretholde tavshedspligten mht. tredjeparts forretningshemmeligheder og fortrolige information, deri indbefattet information, der tilhører en tidligere arbejdsgiver, og ingen medarbejder må nogensinde med overlæg krænke andres rettigheder. Fortrolighed kræver ligeledes, at der ikke tales om fortrolig information vedrørende kunder med andre end en anden medarbejder hos West, som har et legitimt forretningsbehov for at have kendskab dertil. Alle computerdata skal behandles som fortrolige og beskyttes mod brug af uvedkommende personer. Relevante politikker: West-CP-047 Beskyttelse af handelshemmeligheder og fortrolig information West-CP-052 Videnskabelige publikationer og præsentationer West-CP-072 Informationssikkerhed generel politik og procedure West-CP-074 Politik for sociale medier 22 Integritet hele dagen... hver dag Adfærdskodeks

27 Vores virksomhed Insiderhandel Du må ikke købe eller sælge Wests aktier, obligationer, optioner eller andre værdipapirer, hvis du kender til inside information - væsentlig ikke-offentlig information - som vedrører West. Du må heller ikke give sådanne oplysninger til andre, herunder ægtefælle, slægtninge og venner, som kan bruge dem til at købe eller sælge værdipapirer i West. Alle med insideroplysninger om virksomheder, som vi gør forretning med eller måske vil gøre forretning med, må heller ikke købe eller sælge værdipapirer i de pågældende virksomheder eller videregive oplysningerne til andre, som måske vil bruge dem til at købe eller sælge værdipapirer i denne virksomhed. Selv antydning af en upassende transaktion skal undgås for at bevare virksomhedens omdømme for at overholde de højeste adfærdsstandarder. Hvis du er i tvivl, skal du kontakte juridisk afdeling, før du foretager køb eller salg af værdipapirer. Relevant politik: West-CP-046 Handel med værdipapirer Nøgleord: Vigtig ikke-offentlig information Vigtig ikke-offentlig information er alle informationer, som en investor kan anse for vigtig i forbindelse med at træffe beslutning om at købe, sælge eller beholde et værdipapir, som endnu ikke er bredt kendt i offentligheden, med tilstrækkelig tid til at finansmarkedet kan få kendskab til det. Eksempler omfatter finansielle resultater eller prognoser, betydelige gevinster eller tab for virksomheden, ændring i udbytte, eventuelle fusioner og overtagelser, nye produkter, vigtig udvikling i søgsmål og større ændringer i virksomhedens strategi. Jeg har netop fået overdraget nogle bundne aktier, som jeg gerne vil sælge, men jeg arbejder på et vigtigt, fortroligt licenseringsprojekt. Kan jeg sælge mine aktier? Hvis du arbejder på en fortrolig sag, som f.eks. en transaktion, der er væsentlig for virksomheden, må du ikke sælge aktierne, før transaktionen er offentliggjort, da du er i besiddelse af væsentlig, ikkeoffentlig information. Du skal kontakte juridisk afdeling for at diskutere, hvilke begrænsninger, der måtte gælde for dig. Hvis du ikke er sikker på, om oplysningerne er vigtig, ikke-offentlig information, skal du kontakte juridisk afdeling for at få rådgivning. Integritet hele dagen... hver dag Adfærdskodeks 23

28 Vores virksomhed Kommunikation med offentligheden En journalist har kontaktet mig for at høre om vores nye udvidelse af fabrikken. Må jeg tale med ham? Alle anmodninger fra medier om virksomhedsrelateret forretnings- eller finansoplysninger skal videregives til kontoret for koncernkommunikation på tlf eller kontoret for investorforbindelser på Kun et begrænset antal overordnede direktører har fuldmagt til at udtale sig på Wests vegne til værdipapiranalytikere, aktionærer og visse andre typer personer. Wests medarbejdere kommunikerer regelmæssigt med kunder, myndigheder og offentligt ansatte, analytikere, investorer, pressen og andre vigtige eksterne aktører. For at sikre at vi kommunikerer på en hensynsfuld og passende måde, er det vigtigt at samarbejde med koncernkommunikation, investorforbindelser og juridisk afdeling på følgende vis: Alle eksterne offentliggørelser (inkl. taler, artikler, rapporter, seminarer, præsentationer, kundebreve og lignende) skal gennemgås og godkendes på forhånd af koncernkommunikation. Alle forespørgsler eller anmodninger fra pressen, medierne, finansverdenen eller offentligheden vedrørende forretningseller finansoplysninger om West skal henvises til kontoret for investorforbindelser. Alle forespørgsler om forestående juridiske anliggender eller andre følsomme spørgsmål skal henvises til juridisk afdeling (bortset fra hvis forespørgslen er fra medierne, så skal de henvises til kontoret for investorforbindelser). Al brug af navnet West Pharmaceutical Services uden for virksomheden skal godkendes på forhånd af koncernkommunikation. Alle anmodninger fra tredjeparter om at anvende virksomhedsunderskriften eller diamant-logoet med den karakteristiske West-font og blå farve skal godkendes på forhånd af afdelingen for koncernkommunikation. Alle generelle henvendelser om virksomheden, dens forretningsaktiviteter eller medarbejdere skal henvises til afdelingen for koncernkommunikation. Kun dertil udpegede personer må videregive oplysninger om disse emner til eksterne. Relevante politikker: West-CP-048 Fair fortrolighed omkring virksomhedsinformation West-CP-052 Videnskabelige publikationer og præsentationer West-CP-053 Varemærkepolitik og administrativ procedure 24 Integritet hele dagen... hver dag Adfærdskodeks

29 Vores virksomhed Interessekonflikter Vore produkter, vore jobs og den værdi, vi frembringer for vores aktionærer, er afhængig af, at vi først og fremmest tænker på Wests interesser, når vi driver forretning. Man kan af og til komme ud for situationer, hvor ens loyalitet som medarbejder er delt mellem personlige interesser, som til en vis grad er uforenelige med Wests interesser. Det er det, der betegnes som en interessekonflikt. Medarbejdere skal undgå alle egentlige eller åbenbare interessekonflikter. Lige så snart du bliver opmærksom på, at der kan opstå en interessekonflikt, eller hvis der rent faktisk er en interessekonflikt, skal du tale med din overordnede om det. Fremmede aktiviteter og investeringer Medarbejdere må ikke konkurrere med West. Du må ikke tage imod ansættelse uden for West eller foretage egne forretninger, hvis nogen af disse aktiviteter udgør en interessekonflikt, uden først at have indhentet tilladelse fra din overordnede. Enhver godkendt fremmed ansættelse må aldrig nogensinde være hos en konkurrent, kunde eller større leverandør, og den må ikke involvere arbejde i medarbejderens normale arbejdstid for andre end West. Ingen af direktørerne hos West må arbejde som direktør eller bestyrelsesmedlem for en forretningsenhed, der ikke er tilknyttet West, uden først at have indhentet godkendelse fra Wests koncerndirektør (CEO). Man må ikke foretage sig noget i løbet af ansættelsen i virksomheden, som tilsyneladende hidrører fra personlig interesse, eller fra ens stilling som ejer, aktionær, direktør, bestyrelsesmedlem, medarbejder eller repræsentant for en anden organisation, som er Wests kunde, leverandør eller konkurrent. Man må ikke deltage i nogen forretningsaktiviteter, som vil give vedkommende en personlig fortjeneste, som enten direkte eller indirekte er forårsaget af ens status som repræsentant, ejer, aktionær, direktør, bestyrelsesmedlem eller medarbejder i en anden organisation, som er Wests kunde, leverandør eller konkurrent. Relevant politik: West-CP-079 Interessekonflikter En af mine gode venner tog for nylig et job hos en af Wests leverandører. Skaber vores venskab en interessekonflikt? Det kunne det godt, hvis din stilling kræver, at du deltager i forhandlinger om kontrakter med din vens arbejdsgiver, eller hvis du er involveret i beslutningen om at fortsætte brugen af vedkommende firma som leverandør. I dette tilfælde skal du nævne forholdet til din overordnede og undgå at deltage i disse leverandørbeslutninger eller forhandlinger. Min far er administrerende direktør for et konsulentfirma, som har fremsendt tilbud på at yde lovgivningsmæssige konsulenttjenester for West. Kan der være en interessekonflikt? Ja, det kan godt være et problem. Familie og medlemmer af husstanden, som arbejder for en kunde, distributør, konkurrent eller leverandør til West, udgør potentiale for interessekonflikt. I dette tilfælde kan der være interessekonflikt afhængigt af din stilling i West og din indflydelse på en beslutning om at engagere din fars konsulentfirma. Du skal oplyse din leder, HR eller kontoret for compliance og etik om situationen med en anmodning om en undtagelse. Integritet hele dagen... hver dag Adfærdskodeks 25