Projektformidling, Projektpræsentation, illustrationer og procesanalyse. Typer af formidling. Øvelse 1. Hvad siger erfaringerne (1)

Transkript

1 Projektformidling, Projektpræsentation, illustrationer og procesanalyse Typer af formidling SLP 7 Lars Peter Jensen Indhold: Projektformidling Projektpræsentation Brug af illustrationer Hvad skal der stå i procesanalysen Hvad er en god procesanalyse 1 2 Øvelse 1 Hvad siger erfaringerne (1) Hvad kendetegner en god rapport i form og indhold? Snak med de omkringsiddende og sig, hvad I hver især opfatter som god formidling. Sammenfat de væsentligste krav, I sætter til god formidling på et A4 ark 5 minutter, så samler vi op. Rapporten skal indeholde alle oplysninger - og ikke flere - som er nødvendige til at dokumentere, analysere og et. løse problemet. Rapporten skal have et logisk flow => en god struktur 3 4 Hvad siger erfaringerne (2) Hvad siger erfaringerne (3) Rapporten bør ikke indeholde kommentarer om arbejdsprocessen evt. kommunikations og samarbejdsproblemer. Få en ensartethed i rapporten, både hvad angår den grafiske og sproglige form, samt layoutet. Læseren skal let og hurtigt kunne identificere rapportens relevans i forhold til egne forudsætninger/interesser. Læseren skal kunne læse rapporten trinvis: Hvis modtageren kun er interesseret i resultater, læses indledning og konklusion. Disse skal derfor kunne stå alene (hvis intet andet er anført). Hvis læseren bliver nysgerrig læses de hovedafsnit som han/hun finder interessent. Hvert afsnit må derfor meget gerne kunne stå alene - ellers skal referencer til tidlige kapitler anføres. Hvis modtageren er yderligere interesseret læses resten af hovedafsnittene. Hvis modtageren har brug for alle detaljer læses også appendiks og bilag

2 Hvad siger erfaringerne (4) Hvad siger erfaringerne (5) Rapporten skal være indbydende, overskuelig, præcis og letlæselig - pas på med lange komplicerede sætninger og fremmedord Rapporten skal være troværdig, dvs. at citater skal fremgå som citater at referater fra kilder skal fremstå som sådanne hvis det er egne ideer/iagttagelser skal dette fremgå vurderinger skal præsenteres med vurderingskriterier og grundlaget for vurderingen projektets afgrænsninger skal fremgå klart projektets metoder skal være gennemskuelige forudsætningerne for konklusionerne skal fremgå at evt. politiske, religiøse eller moralsk normer fremstår som sådan. 7 8 Hvad siger erfaringerne (6) Og så en lille historie om tegnsætning... Jørgen Helder har lavet 39 anvisninger til god skrivning i bogen: Virksomhedens informationsplanlægning og formidling Samfundslitteratur Hænges, ikke benådes ELLER Hænges ikke, benådes Se uddrag på nettet på kursets hjemmeside 9 10 Kritiske punkter i skriveriet Repetition fra P0 Gode råd til synopsis En præcis synopsis En sigende indholdsfortegnelsen Linket i kæden af kapitler At følge læseren igennem kapitlernes form og indhold Samspillet og balance imellem tekst og illustrationer At få formidlingen videnskabelig Det skal være kort og præcist Problematikken skal bøjes i neon De primære metoder skal nævnes Hovedkonklusionen skal også med Logikken skal være klar

3 Øvelse 2 At skrive synopsis trinvis (1) Overvej de 3 eksempler på synopsis, som udleveres til jer nu, Brug ca. 5 minutter på at læse dem hver især. Brug ca. 10 minutter til at diskutere deres styrker og svagheder. Herefter samler vi op. Initierende problem på 2 linier De 3 væsentligste metoder Problemformulering på 2 linier De 3 væsentligste metoder Hovedkonklusion på problemanalysen Hovedkonklusion på problemløsningen At skrive synopsis trinvis (2) IMRAD: Introduktion, Metoder, Resultater And (og) Diskussion Introduktion: kort indledning f.eks. Initierende problem Resultater: hvad kom der ud af at bruge metoderne Repetition fra P0 Gode råd til indholdsfortegnelsen Overvej antallet af kapitler i forhold til projektets samlede sidetal. Overvej overskueligheden i indholdfortegnelsen - har I opdelt kapitlerne i for mange niveauer? Overvej informationsværdien - er overskrifterne sigende eller er kapitlerne opdelt i for få niveauer Metoder: de væsentligste metoder Diskussion: Konklusion og perspektivering Mere end en indholdsfortegnelse Opbyg en oversigts indholdsfortegnelse for hele rapporten (Brug evt. brainstormsmetoden) Hver undergruppe med ansvar for første udkast til et kapitel laver en detaljeret indholdsfortegnelse - så den redigeres allerede der. Disse føres løbende ind i den samlede indholdsfortegnelse - som danner kultur for efterfølgende kapitler. En iterativ proces skal så sikre ensartethed, et logisk forløb og en høj informationsværdi. Kritiske punkter i skriveriet En præcis synopsis En sigende indholdsfortegnelse Linket i kæden af kapitler At følge læseren igennem kapitlernes form og indhold Samspillet og balance imellem tekst og illustrationer At få formidlingen videnskabelig

4 Et kapitel starter med et skelet Pause 1. Hvad er formålet med dette kapitel - noter. 2. Hvilke spørgsmål får læseren besvaret i dette kapitel - og hvor i den senere skrift bliver denne viden relevant - noter. 3. Hvilken viden forudsætter dette kapitel - og er derfor behandlet i tidligere kapitler - noter. 4. Hvilke viden indgår i dette kapitel, noter og tilegn denne. 5. Hvordan skal hovedteksten bygges op - hvilke temaer og relationer herimellem er væsentlige at få frem, lav et strukturdiagram for kapitlet. 6. Skriv kapitlet (og husk opsamling/delkonklusion) Projektpræsentation For projektdeltagere For bevillingshavere For beslutningstagere For kursister For eksaminator og censor? Hvad siger erfaringerne (1) At der ikke er nogen rigtig måde at fremlægge på, hver sin præsentationsstil. Sørg for at have identificeret hovedbudskabet, og at få det frem. Sørg for at du er forberedt tilstrækkeligt: overvej om du brug for et fuldt manuskript, hvilke stikord du har behov for, om du har brug for at have noter med til fremlæggelsen og så er spejlet en god ven i nøden. 21 Inspireret af Eisenberg, Hvad siger erfaringerne (2) Tænk ikke alene på målgruppens forventninger til dig, men dine forventninger til målgruppen - og antag altid det bedste. Hvad siger erfaringerne (3) Udnyt at du er i ansigt til ansigt interaktion: Hold øjenkontakt Overvej dit kropssprog Overvej din stemmeføring rytmen tempo højde Påvirk stemningen. Inspireret af Eisenberg, Inspireret af Eisenberg,

5 Kropssprog (1) Kropssprog (2) 25 SLP-grupen, Aalborg Universitet 26 Kropssprog (3) Hvad siger erfaringerne (4) 27 Find balancen i din præsentation: Brug evt. flere medier på en gang, ex. PP/Slides Tavle Overvej flowet i præsentationen Stoftrængsel Tynde perioder Brug flere koder: Billeder Grafer Tabeller Ord Historier Inspireret af Eisenberg, Hvad siger erfaringerne (5) Hvad siger erfaringerne (6) Overvej om muligt de fysiske rammer omkring præsentationen: Hvordan er lys og lydforholdene Hvordan kan tilhørerne bedst arrangeres i forhold til centrum for præsentationen. Er der skabt det nødvendige rum for dialog. Er der de nødvendige remedier til stede, lige fra kridt og pegepind til mere teknologiske faciliteter. Herskin, Inspireret af Eisenberg,

6 Hvad siger erfaringerne (7) Illustration af kontrolrum 7 guidelines fra kommunikationschefen på Grundfos: timing så budskabet ikke kommer for tidligt eller sent, at bryde budskabet ned så det bliver letforståeligt, at sikre sig at budskabet ikke efterlader ubesvarede spørgsmål, at være bevidst om samspillet imellem mediet og budskabet, at vurdere budskabets relevans, at sikre budskabets troværdighed, og at benytte visualisering til at lette forståelsen. Holgaard, Illustration af rapportstruktur Illustration af forureningsudbredelse P1 Procesanalysen Forventninger til P1 Beskriv først de forventninger I havde til P1. Hvordan forløb processen i P1? I skal beskrive jeres P1 projektproces så detaljeret som muligt. I må gerne komme ind på alle de aspekter I finder relevante. I skal komme ind på følgende områder: Samarbejdet i gruppen (herunder organisering, konfliktforebyggelse og konfliktløsning) Samarbejdet med vejlederne Projektplanlægning og projektstyring Læreprocessen (herunder problemorienteringens røde tråd) Det er vigtigt at I venter med at analysere jeres erfaringer til efter at I er færdige med at beskrive dem! Projektplanlægning P1 Procesanalysen (2) Har alle i gruppen samme opfattelse af hvad projektplanlægning er? Find ud af det. Har I haft en projektleder i gruppen? Hvorfor/Hvorfor ikke? Hvilke opgaver har projektledelsen i jeres projektorganisation? (F.eks. tidsplanlægning - ressourcefordeling - uddelegering af opgaver motivering kontakt udadtil - andet) Hvordan er de opgaver organiseret? Hvilke projektplaner har I anvendt og til hvad? Hvad er jeres erfaringer med projektplanerne? Hvilke eksperimenter har I gennemført mht. projektplanlægning og styring? Hvilke erfaringer har eksperimenterne givet jer? Hvad vil I foreslå til planlægning og styring af et P2 projekt?

7 Samarbejdet i gruppen P1 Procesanalysen (3) Efter hvilke kriterier fordeler I arbejdsopgaverne mellem jer? Har I en samarbejdsaftale (mundtlig / skriftlig )? Hvorfor/Hvorfor ikke? Hvor tit holder I møder? - Hvad hvis I kommer for sent/ikke kommer? Hvordan afvikles møderne? (mødeleder? - runde om bordet? - andet?) Har I talt om jeres forventninger til hinanden? (F.eks. om hvad der motiverer jer, ambitionsniveau, social deltagelse???) Hvordan er kommunikationen i jeres gruppe? Er der nogle der taler hele tiden? Er der nogen der aldrig siger noget? Bruger gruppen uforholdsvis lang tid på diskussionerne? Hvorfor? Hvad har I gjort for at udvikle jeres samarbejde i en positiv retning? Hvilke eksperimenter har I gennemført i den forbindelse? Hvilke forventninger har I til samarbejdet i P2? Hvordan skal de blive opfyldt? P1 Procesanalysen (4) Samarbejdet med vejlederne Hvordan forbereder I møder med jeres vejleder? Hvilken type respons ønsker I fra vejlederen? Har I en samarbejdsaftale med jeres vejleder? Hvilken type vejledning har I modtaget? Var det hvad I ønskede jer? Hvilke eksperimenter har I gennemført for at forbedre samarbejdet med jeres vejledere? Hvad er jeres erfaringer fra de eksperimenter? Hvilke forventninger vil I stille til jeres vejledere i P2? Læreprocesserne P1 Procesanalysen (5) Hvordan hjælper I hinanden med at løse opgaver i kurserne? Hvad gør I hvis I ikke forstår det der bliver sagt/eller står i bogen? Hvordan lærer du bedst? Hvordan har I brugt resultaterne af jeres individuelle læringstest? Hvordan hjælper/stimulerer vejlederen jeres læreprocesser? Hvilken læringsstrategi er bedst til kurser? Hvilken læringsstrategi er bedst til projektarbejde? P1 Procesanalysen (6) Analysen Udfra jeres beskrivelse skal I fremhæve hvad I opfatter som henholdsvis gode og dårlige erfaringer. Gode erfaringer: Osv Dårlige erfaringer: Osv For hver af de dårlige erfaringer skal I komme med forslag til hvordan I vil håndtere dem anderledes i P2 sådan at de bliver til gode erfaringer P1 Procesanalysen (7) Strukturen i P1 procesanalysen. Når I skriver procesanalysen kan I vælge at strukturere teksten på flere måder. Her er et forslag: Projektplanlægning Til hvert punkt I tager op (F.eks. Hvilke opgaver har projektledelsen i jeres projektorganisation?) Beskriv jeres forventninger til dette punkt (hvis I havde nogle) Redegør for jeres analyse Gode erfaringer Dårlige erfaringer Forslag til ændringer i forhold til de dårlige erfaringer. Samarbejdet i gruppen Samme struktur Samarbejdet med vejlederen Samme struktur En P1 procesanalyse fylder typisk fra 7-15 sider. 41 Belbin s teamroller Kommunikations forsøg Tidsplaner Aktivitetsdiagram Projektplaner / Rige billeder Delmål Procesanalyse Samarbejdet i gruppen Organisering Kommunikation konflikthåndtering Vejledersamarbejdet Organisering Kommunikation Projektplanlægning og projektstyring Læreprocessen Eksperimenter med organisering, kommunikation, projektstyring, projektplaner Samarbejdsaftale Assertionstest Kommunikationsdiagram Vejlederaftaler Læringsstil Struktureret brainstorm 42 7

8 Den gode procesanalyse Gruppen dokumenterer gennem procesanalysen en sådan refleksion over sine samarbejdsprocesser, læreprocesser og projektstyringsprocesser at den er i stand til at opstille begrundede handlingsanvisninger for, hvordan den konkret kan gennemføre udvalgte delprocesser på en ny og bedre måde. At have gennemført en handlingsanvisning i P1-projektet indebærer at gruppen, på baggrund af P0-procesanalysen, har gennemført eksperimenter, som den har lært noget af på grund af sin særlige opmærksomhed om mål og metode. En bevidst læreproces for handlinger går nødvendigvis gennem bevidst planlagte eksperimenter. Men samtidig skal den lærende også være åben overfor de uventede lærings-muligheder, - vi kan jo ikke forudse og planlægge alt. 43 Følgende punkter karakteriserer den gode procesanalyse: 1. Procesanalysen er struktureret sådan at beskrivelsen af processen er klart adskilt fra analysen. Beskrivelsen er dokumenteret med bilag fra mappe og logbog. 2. Analysen er klart adskilt fra vurderingen/konklusionen. Konklusionen opstiller et operationelt grundlag for gruppens tilgang til P2 s projektarbejde, dvs. formål og konkret handlingsanvisning for udvalgte delprocesser (gerne i form af gode råd). 3. Analysen er horisontalt reflekterende, idet egne erfaringer sættes i relation til egne gode råd fra P0- projektet, egne læringsmål for P1, egne samarbejdsaftaler, arbejdsplaner og tidsplaner. 4. Analysen er vertikalt reflekterende, idet egne erfaringer sættes i relation til generelle begreber, testresultater eller modeller og metoder for samarbejde, læring og projektstyring, jvf. SLP-kursets indhold og opgaver. 44 Eksempel på horisontal refleksion Eksempel på horisontal refleksion - 2 I vores projektplanlægning var det også planlagt, at nogle af vores Fordelingen af gruppemedlemmerne på de forskellige møder skulle være deciderede statusmøder, hvor vi skulle fremlægge de udarbejdede arbejdsblade for hinanden for. arbejdsopgaver foregik ikke udelukkende efter interesse, Dermed kunne vi sikre os, at vi bibeholdte den røde tråd gennem men der blev også set på hvordan de forskellige afsnit projektet. skulle prioriteres og hvor mange personer der skulle til I praksis lykkedes det dog ikke, at holde mere end et enkelt af disse for at skrive et afsnit. møder under vores problemløsningsfase. Dette skyldes, at tiden afsat til problemløsningsfasen kun var 14 dage. Desuden blev der også set lidt på den faglige viden 14 dage, hvor folk havde travlt med at udarbejde deres eget, og omkring de emner der skulle skrives om. stadig lavede research til deres emner. Her var det vigtigt at sammensætningen af de grupper der Dette betød, at de enkelte gruppemedlemmer havde problemer med at overskue hver deres emner, hvilket umuliggjorde et øget antal blev lavet, ikke udgjorde noget problem med hensyn til statusmøder, da dette krævede at man skulle sætte sig ind i langt den skriftlige formulering, såsom at være ordblind, eller mere stof. to personer af ikke dansk nationalitet bliver sat til at I den forbindelse var det godt, at vi havde brugt noget ekstra tid i skrive dansk. starten til at snakke om projektemnernes indhold og dermed estimere os frem til formålet med de enkelte afsnit, samtidig bevirkede det, at alle fik et bedre overblik over projektets samlede retning Eksempel på vertikal refleksion Et problem var, at der nogle gange var nogle medlemmer der næsten ikke sagde noget, eller at nogle medlemmer snakkede om noget indbyrdes. Derfor har vi byttet pladser med hinanden forskellige gange, for at dirigere kommunikationen i den retning vi gerne ville have den (inspireret af SLP kurset). Dette betød, at de som snakkede mindst blev placeret ved midten af bordet, mens de mere aktive personer blev placeret i de modsatte ender af bordet. Dermed kunne de mindre aktive blive mere involveret, og det blev vanskeligere for de mere aktive kun at snakke indbyrdes om noget. Eksempel på vertikal refleksion - 2 Et andet tiltag vi havde besluttede os for, var at have en såkaldt tale-bamse. I tilfældet af at en diskussion blev for intens eller løb ud af kontrol, skulle kun den der havde bamsen have lov at snakke. Dermed skulle det forhindres at alle snakkede i munden på hinanden. Talebamsen blev dog ikke brugt altid, og kom kun meget sjældent til indsats. Grunden til dette er hovedsageligt, at der ikke blev taget initiativ til at bruge denne

9 Tak for i dag Opgaver: Beslut hvordan i vil referere kilder (liste?) Lav første version af jeres synopsis Lav første version af jeres indholdsfortegnelse Send besvarelserne til: lpj@es.aau.dk 49 9