Domea Fredensborg Referat af organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 14. april 2016 kl Hos Maria, Teglgårdsvej 745 st.

Transkript

1 Domea Fredensborg Referat af organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 14. april 2016 kl Hos Maria, Teglgårdsvej 745 st., Humlebæk Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligorganisationen Organisering af driften i Domea Fredensborg Bøgelunden Kollektiv råderet Eventuelt... 5 Deltagere fra bestyrelsen: Maria Beckwith Bent Irgens Jørgensen Mette Nyrup Ole Meier Tina Thomsen Ebba Hyldig Morten Træholt Formand Næstformand Suppleant Suppleant Øvrige deltagere: Michael H. Jørgensen, Domea.dk Claus Krag, Domea.dk Udsendt den 15. april 2016

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 12. december Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. 3 Boligorganisationen 3.1 Organisering af driften i Domea Fredensborg Der har været afholdt møde mellem formandsskabet i Domea Fredensborg og formand for Humlebæk Boligselskab Tina Thomsen omkring muligheden for at Humlebæk Boligselskabs servicecenter bliver leverandør for pleje og drift af de grønne områder i Domea Fredensborgs afdelinger i Humlebæk og Fredensborg. Det grønne arbejde er her bredt forstået som alt andet end beboerservice og drifts- og vedligeholdelse. Formandsskabet er i den forbindelse blevet forelagt et tilbud på kr baseret på et estimat over behovet i de enkelte afdelinger med udgangspunkt i en gennemgang foretaget af Servicecenter Humlebæk. I tilbuddet er ikke indeholdt vinterbekæmpelse, og i tillæg til den tilbudte pris for pleje af grønne områder skal Domea Fredensborgs afdelinger betale et beløb i størrelsesorden kr til administration og styring, det vil sige udarbejdelse af plejeplaner og årlige forhandlinger i forbindelse med budgettering, deltagelse i planlægningsmøder, projekt- og klagebehandling i forhold til det grønne mm Tilbuddet fra Humlebæk Boligselskab skal sammenholdes med de driftsudgifter, som bestyrelsen tidligere har besluttet. Beslutter bestyrelsen at antage tilbuddet fra Humlebæk Boligselskab, indebærer dette, at Domea Fredensborgs bemanding reduceres med 1 mand, ligesom det ikke bliver nødvendigt at antage en ny mand, som erstatning for Erik Jensen, der går på pension. Den medarbejder, der ikke længere er brug for i Domea Fredensborg, kan overføres til Humlebæk Boligselskab i henhold til direkte aftale med medarbejderen herom. Med de anførte tilpasninger af organisationen, vil Domea Fredensborg frem over råde over 3 ejendomsfunktionærer, hvoraf de to er dedikeret til drift og vedligeholdelse af afdelingerne i Fredensborg og Humlebæk. For fuldstændighedens skyld bemærkes, at en beslutning om at overdrage den grønne vedligeholdelse vil betyde, at Domea Fredensborg kan undlade erstatte 2 nye traktor, der ellers står til udskiftning. Det er umiddelbart vurderingen at bemandingen til drift og vedligeholdelse af afdelingerne er tilstrækkelig, men for sikre, at der er økonomi til at ansætte ekstern Side 2 af 5

3 støtte i perioder med spidsbelastning (ved sygedom og ferie), er der i nedenstående beregninger medtaget 7 eksterne timer pr. uge, svarende til ca. kr om året - som kan købes hos Humlebæk Boligselskab. Det bemærkes, at såfremt dette beløb ikke anvendes til inddækning af behov i spidsbelastningsperioder, vil sparede beløb skulle tillægges den estimerede besparelse herunder. Samlet set kan økonomien ved indgåelse af en aftale med Humlebæk Boligselskab om pasning af de grønne områder opstilles således: Nye udgifter Grøn aftale estimeret via årets aftale me HB vinterbekæmpelse Administration Humlebæk Boligselskab Estimeret tilkøb af eksternt blåt arbejde timer pr. uge hos HB Nye udgifter i alt Afgang af udgifter Ejendomsfunktionær til Humlebæk Boligselskab Løn Ferie, pension vintertillæg og overarbejde mm Arbejdstøj, telefon, kørsel mm Ejendomsfunktionær i alt Ejendomsfunktionær 32 timer Løn Ferie, pension vintertillæg og overarbejde mm Arbejdstøj, telefon, kørsel mm Ejendomsfunktionær i alt Maskinbesparesle Årlig afdrag ny traktor Humlebæk Årlig afdrag ny traktor Fredensborg først fra 2017 Årlig afdrag ny Frontrider Fredensborg Årlig afdrag ny Frontrider Humlebæk driftsudgifter maskiner Maskinbesparelse i alt Afgang af udgifter i alt Estimeret besparelse Det indstilles til bestyrelsen at drøfte tilbuddet fra Humlebæk Boligselskab Bestyrelsen besluttede at tiltræde tilbuddet fra Humlebæk Boligselskab. Det blev besluttet at Humlebæk Boligselskab overtager driften af de grønne områder pr. 1. juni Tina Thomsen orienterede dog om, at det Side 3 af 5

4 kræver en godkendelse på Humlebæk Boligselskabs repræsentantskabsmøde d. 26. maj. Bliver det et ja til aftalen fra Humlebæk Boligselskabs repræsentantskab træder den i kraft. Det blev aftalt i første omgang at satse på en prøveperiode på 15 måneder. Der skal laves specifikke plejeplaner for alle afdelinger og i forhold til en konkretisering af aftalen, herunder de konkrete ledelsesmæssige leverancer fra Humlebæk Boligselskab samt prisen herpå, indkaldelses til et organisationsbestyrelsesmøde tirsdag d. 10. maj, hvor der vil forelægge et fuldstændig aftalegrundlag. Det blev aftalt, at Tina Thomsen fremsender de udkast til plejeplaner som Servicecenter Humlebæk har lavet for afdelingerne til de øvrige bestyrelsesmedlemmer. 3.2 Bøgelunden Kollektiv råderet På afdelingsmøde den 9. marts 2016 godkendte beboerne, at det fremover skal være muligt at benytte den kollektive råderet ved modernisering af køkkender iht. nedenstående regler. Det bemærkes, at ordningen finansieres med variabelt forrentede lån. Hvis renteudviklingen indebærer, at et lån ikke kan fuldt afvikles via individuelle huslejetillæg i den fastsatte løbetid, vil eventuel restgæld skulle dækkes via boligorganisationens dispositionsfond. Hvis renteudviklingen derimod medfører, at der er overskud ved ordningens ophør, så vil dette beløb forblive i afdelingen. Afdelingsbestyrelsen stiller forslag om mulighed for anvendelse af kollektiv råderet til opførelse af nye køkkener. Afdelingsbestyrelsen har forhandlet 2 standardkøkkener hjem med hhv. HTH og Vordingborg Køkken, disse fremgår af nedenstående tabel. Afdelingsbestyrelsen stiller forslag om, at køkkenerne afskrives over 10 år, således den enkelte beboer som anvender den kollektive råderet får et huslejetillæg i 10 år. Flytter man i perioden overtager den nye lejer forpligtigelsen. Leverandør Pris Forventede månedlig huslejetillæg i 10 år Maksramme Kr Kr. 900 HTH. Køkken for 2-værelses lejlighed: Kr Kr. 391 HTH Køkken for 3-værelses lejlighed: Kr Kr. 417 Vordingborg. Køkken for 2-værelses lejlighed: Kr Kr. 436 Køkken for 3-værelses lejlighed: Kr Kr. 460 Det forventede huslejetillæg er beregnet ud fra dagens pris på et banklån. Der vil blive optaget lån en gang om året. Er lånevolumen stor nok vil der i stedet blive optaget realkreditlån, hvilket normalt er billigere. Kravene til køkkenerne via den kollektive råderet er: Hårde hvidevarer kan ikke medtages i køkkenprojektet ifølge lovgivningen. Ønskes andre hvidevarer end Bøgelundens standard hvidevarer, må beboeren selv betale. El-arbejde, VVS-arbejde og køkkenopsætning skal være indeholdt i tilbuddet, og skal udføres af køkkenleverandøren ellers dennes samarbejdspartnere. Side 4 af 5

5 Ny køkkenvask, nyt armatur, ny emhætte, og malerarbejde betales af Bøgelundens vedligeholdelsesbudget, dog kun til normal-bøgelunden-standard. Malerarbejde ud over normal-bøgelunden-standard og opsætning af fliser kan indgå i køkkentilbuddet. LED-belysning kan indgå i tilbuddet, dog ikke som en integreret del af køkkenskabene. Krav til Køkkenet: Det nye køkken må ikke fratage boligen dens karakter af almen bolig eller dens eventuelle karakter af bolig, der er velegnet for ældre og personer med handicap. Godkendte leverandører: HTH Køkkener, Vordingborg Køkkenet og Ikea. Det nye køkken skal godkendes af ejendomskontoret. Krav til indretning: Køkkenet skal indeholde: Et 60 cm. (udvendigt mål) underskab, som muliggør installation af opvaskemaskine. Et 60 cm. (indvendigt mål) højskab til kombi køle/fryseskab.(gælder kun for 2-værelses lejligheder). Bestående installationer for el, vand og afløb skal bevares. Bordplader skal være laminatbordplader, kun overliggende vask tilladt. Lille vinkel-påbygning tillades. Hvis andre hårde hvidevarer vælges, skal Bøgelundens anvendte standard hvidevarer som fritstående komfur, kombi køle/fryseskab og emhætte, kunne geninstalleres ved fraflytning. Den kollektive råderet skal også godkendes af kommunen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den beskrevne ordning for anvendelse af kollektiv råderet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender de ændrede råderetsregler. Bestyrelsen godkendte den kollektive råderet i Bøgelunden 4 Eventuelt Michael Jørgensen orienterede om at medarbejderne har en stor afspaseringspunkel bygge op over flere år. For at bringe dem ned på et niveau hvor det kan håndteres planlægger Domea at udbetale en stor del heraf idet, der pga. årets dispositioner er råd hertil inden for budgetrammen. Bestyrelsen tog det til efterretning. Herudover orienterede Michael Jørgensen om at der arbejdes på at indgå en aftale med SSG med henblik på vagtordningen uden for almindelig arbejdstid. Side 5 af 5