Velkommen i DLBR. En vejledning til den nyansatte assistent og sekretær

Transkript

1 Velkommen i DLBR En vejledning til den nyansatte assistent og sekretær

2 Forord Tillykke med dit nye job. I DLBR Dansk Landbrugsrådgivning ønsker vi at tage godt imod nye medarbejdere. Vi gennemfører derfor et introduktionsforløb for alle nyansatte medarbejdere. Godt begyndt er halvt fuldendt hedder det, og der er noget om snakken. Får du en god introduktion og en god oplæring, vil du hurtigt føle dig godt tilpas og nyttig i jobbet. Da nye medarbejdere er forskellige, både hvad angår faglige og personlige kvalifikationer, ligesom ledere er forskellige, er der naturligvis mange måder at introducere en ny medarbejder på. Vi er overbeviste om, at en plan for de første to-tre uger samt en velovervejet uddannelsesplan for det første år er afgørende for en god start. Vi gør dog opmærksom på, at introduktionsperioden kan være kortere eller længere afhængig af dine kompetencer i forhold til de krav og udfordringer, du stilles overfor i dit nye job. Denne vejledning giver dig ideer til, hvad din introduktion kan indeholde, og hvordan du kan arbejde målrettet med den, således at du selv kan være med til at påvirke, at du får en god start på dit nye job. Held og lykke med din karriere i DLBR! DLBR Dansk Landbrugsrådgivning er et partnerskab mellem Videncentret for Landbrug og ca. 31 selvstændige landbrugscentre over hele landet. Vi er i alt ansatte og dermed Danmarks største konsulentvirksomhed. Landbrugscentrene leverer rådgivning til landmænd og andre kunder, og Videncentret for Landbrug fungerer som fælles videns- og innovationscenter.

3 Ledelsen tager initiativ til introduktionen Det er naturligvis din leder, der har ansvaret for, at der bliver udarbejdet en plan, som kan hjælpe dig godt i gang i dit nye job. En vellykket introduktion kræver dog, at du selv tager et medansvar og engagerer dig. Det kræver også, at du, din leder og/eller din mentor er åbne og ærlige over for hinanden, hvad angår forventninger og krav. Plan for de første to-tre uger Som udgangspunkt har din leder udarbejdet en plan for dine første to-tre uger på jobbet. Er der ikke lavet en sådan plan, kan du eventuelt selv tage initiativ til, at den bliver lavet. Her er ideer til elementer, som planen for de første to-tre uger kan indeholde: Præsentation af arbejdsplads og kollegaer Præsentation af kontorets opgave- og ansvarsfordeling Præsentation af interne edb-værktøjer som bl.a. mailsystem, timesagstyring, kvalitetsstyringssystem m.m. Introduktion til samarbejde i assistentsekretærgruppen Præsentation af centrets andre fagkontorer og opgaver samt orientering om, hvordan man arbejder tværfagligt, og hvordan arbejdet i teams foregår Præsentation af virksomhedens historie, organisation, økonomiske rammer, krav til indtjening og fakturering, strategi og værdigrundlag. Virksomhedens holdning til etik i rådgivningen samt loyalitet Præsentation af virksomhedens personalepolitik - herunder arbejdstid, forventninger med hensyn til fleksibilitet, overarbejde, muligheder for kompetenceudvikling, personalegoder mv. Præsentation af relevante internetadresser f.eks. Landbrugsinfo og Landmand.dk Farmsekretærbesøg med en kollega Præsentation af faglige netværk - andre landbrugscentre, Videncentret for Landbrug, firmaer, direktorater, ministerier m.m. Konkrete opgaver, som du kan arbejde med i løbet af den første tid Tidspunkt afsat til møde, hvor din uddannelsesplan for det første år laves. Nyttige links Dansk Landbrugsrådgivning Videncentret for Landbrug LandbrugsInfo Landmand.dk DLBR Akademiet DLBR Intern

4 Uddannelsesplan I uddannelsesplanen fastlægger du og din leder eller mentor, hvordan du erhverver dig kompetencer og kvalifikationer til at løse opgaver, som du skal arbejde med. Der tages udgangspunkt i de kvalifikationer og kompetencer, du besidder ved jobstart og holdes disse op mod det, som din nye arbejdsgiver forventer, at du kan bidrage med efter det første år. Forskellen mellem jeres fælles forventninger og dine kvalifikationer er de færdigheder og den viden, du skal arbejde på at erhverve dig i løbet af det første år. Uddannelsesplanen beskriver de aktiviteter, som du skal arbejde med, og den giver dig og din leder/mentor overblik over tiltag, der skal sættes i værk i forbindelse med din oplæring. Planen beskriver: Målet med aktiviteten. Hvad skal du kunne, når uddannelsen/oplæringen er gennemført? Gennemførelse af aktiviteten. Hvad skal der ske? Hvem er involveret? Hvem tager initiativ? Hvem har ansvaret for gennemførelsen? Tidsramme for uddannelsen/oplæringen Antal timer, der er afsat til uddannelse/oplæring. Du kan se en tom uddannelsesplan i din velkomstmappe og på under Ny i DLBR. Her kan du også printe et eksemplar. Indhold i uddannelsesplanen De aktiviteter, du og din leder/mentor vælger, der skal indgå i uddannelsesplanen, har naturligvis alle det formål, at du hurtigst muligt bliver en dygtig og kompetent medarbejder. Det kan blandt andet være følgende: Introduktion til serviceopgaver og IT-programmer Besøg på et landbrug Besøg hos Videncentret for Landbrug Deltagelse i kurser, temadage mv. Introduktion til serviceopgaver og IT Serviceopgaverne er ofte vigtige for afdelingens indtjening. Samtidig er mange serviceopgaver forholdsvis standardiserede og derfor rimelige nemme at blive oplært i. Serviceopgaverne hænger ofte sammen med redskaber, som især har form af ITprogrammer. Det vil typisk være programmer fra DLBR IT og måske regneark, som afdelingen selv har udviklet. Du skal naturligvis have undervisning og træning i at anvende netop de redskaber, du skal arbejde med.

5 Hvis du ikke har kendskab til landbruget, kan det være en god idé, at du får mulighed for at besøge et eller flere landbrug med forskellige produktionsgrene.

6 En god idé er også, at du sammen med din nærmeste leder holder to samtaler i løbet af introduktionsåret. En inden prøvetidens udløb og en efter det første år. Besøg på et landbrug Hvis du ikke har kendskab til landbruget, kan det være en god idé, at du får mulighed for at besøge et eller flere landbrug med forskellige produktionsgrene. Besøg hos Videncentret for Landbrug i Skejby Et af de steder, hvor du kan trække på faglig ekspertise og få råd og vejledning, er Videncentret for Landbrug i Skejby. Herfra kommer også megen af den faglige information, som du har brug for i hverdagen. Du vil have glæde af hurtigst muligt at komme til at kende de kolleger på Videncentret for Landbrug, som du især kan trække på. Tre gange årligt indbyder Dansk Landbrugsrådgivning alle nye medarbejdere til en introduktionsdag på Videncentret for Landbrug. I din velkomstmappe finder du program og datoer for disse møder. Kurser og temadage Uddannelsesplanen bør indeholde de kurser og temadage, som er relevante for dig at deltage i.alle efteruddannelsestilbud målrettet medarbejdere i DLBR er beskrevet på Du er altid velkommen til at kontakte en af uddannelseskonsulenterne på Videncentret for Landbrug for at få en snak om dine ønsker til efteruddannelse. I forbindelse med valg af uddannelsesaktiviteter kan det også være nyttigt at undersøge tilbud på AMU-centre, tekniske skoler og handelsskoler.

7 Opfølgning Der skal løbende følges op på din introduktions- og uddannelsesplan, så oplæringen hele tiden rettes til efter opgaver og behov. Nye opgaver, som kræver en særlig oplæring, vil dukke op. Du og din leder/mentor kan med fordel afsætte tid til at følge op - hvad går godt, og hvad kan blive bedre? En god idé er også, at du sammen med din nærmeste leder holder to samtaler i løbet af introduktionsåret. En inden prøvetidens udløb og en efter det første år. Opfølgning efter det første år som nyansat Når der er gået et år, begynder nogle af opgaverne forfra, og du vil kunne nyde, at du nu kender opgaverne. Når I gør status, kan du blandt andet overveje følgende spørgsmål: Hvordan er det første år forløbet? Hvilke kompetencer har du tillært dig? Har du fået en god start og et godt image? Er målene med introduktionen nået? Lever jobbet op til dine forventninger? Er der områder, du gerne vil specialisere dig indenfor? På hvilke områder, har du behov for at efteruddanne dig? Har du fået selvstændige arbejdsområder? Befinder du dig godt som medarbejder i DLBR? Har du fået både et fagligt og et socialt netværk? Vi anbefaler, at I i fællesskab laver en plan for, hvordan du kan forbedre dine kvalifikationer inden for de områder, hvor du eventuelt føler dig mindre sikker. Måske har du også ønsker til ændringer i procedurer på kontoret, nu hvor du har opnået erfaring med arbejdsområdet. Jo bedre du befinder dig i dit nye job, jo større arbejdsindsats yder du. Det personlige arbejdsklima på arbejdspladsen skal fungere, hvis du som ny skal føle dig godt tilpas. Derfor er det også legalt at evaluere samarbejdet og arbejdsklimaet med henblik på at give forslag til, hvordan det bliver endnu bedre. Endnu engang held og lykke med din karriere i DLBR!

8