Frederikssund provsti BUDGETSAMRÅD Referat

Transkript

1 Godkendt PU-møde den 8. august Frederikssund provsti BUDGETSAMRÅD 2012 Referat EGEDAL KOMMUNE Samrådet blev afholdt i Konfirmandhuset, Flodvej 73 E, 2765 Smørum, onsdag den 13. juni 2012, klokken Provst Inge Bastkær Rasmussen bød velkommen til samrådet, og forsamlingen sang Danmark nu blunder den lyse nat (Højskolesangbogen 314) De fremmødte repræsentanter for menighedsrådene og provstiudvalget præsenterede sig. DAGSORDEN 1. Præsentation Fra Ledøje-Smørum menighedsråd Poul Jacobsen Jens Larsen Formand Regnskabsfører/daglig leder (ej MR-medlem) Fra Veksø menighedsråd Anders Niemann Formand Karen Svahn Næstformand Fra Stenløse menighedsråd Flemming Enghave Formand Jan Herlin Kasserer Fra Slagslunde-Ganløse menighedsråd Ketty Berth Eva Fahnøe Buch Gudrun Busk Formand Kasserer Regnskabsfører (ej MR-medlem) Fra Ølstykke menighedsråd Flemming Jensen Formand Fra Jørlunde menighedsråd Ingen fremmødte

2 Fra provstiudvalget Inge Bastkær Rasmussen Formand/provst Birthe Larsen Næstformand PU Paw Jønsson Johannes Woller Anny Fosborg Jens Larsen Provstisekretær: Birgit Rajcic Tilhører/e: Ingen 2. Menighedsrådenes indkøb af energi nuværende og kommende aftaler om rabatordninger Chefkonsulent Lars Bjørck Olsen fra SKI (Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S) var indbudt af provstiudvalget til at orientere menighedsrådene om de nye muligheder for at opnå besparelser ved indkøb af fyringsolie, brændstof og el ved anvendelse af de rammeaftaler, som SKI netop har indgået med leverandører af de pågældende produkter. Plancherne fra Lars Bjørck Olsens indlæg på mødet er efterfølgende blevet udsendt fra provstikontoret til alle menighedsråd. 3. Provstiudvalget gennemgår reglerne for budgetsamråd i henhold til Kirkeministeriets LBK nr af 5. december 2010 Provsten skitserede kort reglerne for afholdelse af budgetsamråd, herunder indkaldelse af repræsentanter for menighedsrådene og krav til dagsorden med hensyn til, hvilke emner der skal drøftes på mødet. På mødet blev der udleveret en kuvert til hvert menighedsråd. I kuverten ligger der, foruden dagsorden for budgetsamrådet og oversigt over vigtige datoer i 2012, skemaer med oversigter, der viser provstiudvalgets foreløbige udmelding af kirkelig ligning til de enkelte kirkekasser, herunder status på menighedsrådenes ønsker om forøgede bevillinger til driftsramme og/eller anlægsbevilling i budgetår 2013 og i de kommende budgetår, så menighedsrådene efter i aften kan tilrette de foreløbige budgetter hen over sommeren. På budgetsamrådene gennem årene har provstiudvalget opfordret til samarbejde hen over sognegrænserne med henblik på at få den bedste kirke for de kirkelige midler. Der er sket og sker flere steder på mange niveauer, uden at de enkelte sogne har mistet deres særpræg. Mange af os har oplevet, hvordan det har givet ro på bagsmækken, når gode regnskabsførere og daglige ledere/administrationschefer har fået overdraget opgaven med at håndtere budget- og regnskabsarbejdet samt personaleadministrationen på en professionel måde. På den måde bliver der skabt overskud til, at menighedsrådsmedlemmerne kan varetage det egentlige menighedsrådsarbejde. Det kan blive vanskeligt at få nye folk til at gå ind i menighedsrådene, hvis arbejdet opleves alt for tungt på grund af mange administrative opgaver. Provsten påpegede, at menighedsrådet naturligvis stadig har ansvaret for disse områder og derfor skal kende til dem. Provstiudvalget vil derfor efter menighedsrådsvalget i november afholde et

3 seminar i februar 2013 for at give de nye medlemmer en indføring i det kirkelige budget- og regnskabsarbejde. Opmålingen og udarbejdelse af fælles kirkegårdstakster er ved at gå ind i den sidste fase og skal være tilendebragt inden den 1. september Det er en stor udfordring, og på nuværende tidspunkt er det ikke helt til at sige, hvor vi lander. Fra 2013 skal kirkegårdsdriften være indtægtsdækket, så der skulle budgetteres herudfra i budget Det har imidlertid ikke været muligt, da taksterne endnu ikke er fastsat. 4. Orientering om de foreløbige prognoser for den kirkelige ligning og de økonomiske muligheder i budgetår 2013 samt i de følgende tre budgetår Provstiudvalgsmedlem Paw Jønsson orienterede om de forudsætninger, som udvalget havde været nødsaget til at anvende i forbindelse med beregningen af de foreløbigt udmeldte budgetrammer for Egedal Kommune valgte i forbindelse med vedtagelsen af kommunens budget for 2010 at anvende statsgaranteret udskrivningsgrundlag for skat. Det betyder, at de økonomiske muligheder i budgetår 2013 er en anelse bedre end i tidligere år, fordi der i budget 2013 ikke skal reserveres midler til modregning af en negativ efterregulering i den kirkelige ligning. Paw Jønsson pointerede, at provstiudvalget - trods de lidt forbedrede økonomiske muligheder i budgetarbejdet for 2013 er nødsaget til at prioritere menighedsrådenes budgetønsker om yderligere bevillinger til henholdsvis drifts- og anlægsopgaver med hensyn til økonomien og de enkelte projekter. Provstiudvalget går ikke ind for en forhøjelse af kirkeskatteprocenten, da det kan medvirke til, at der ville blive færre medlemmer af folkekirken og beskatningsgrundlaget dermed blive tilsvarende forringet. Umiddelbart findes der kun en løsning til forbedring af sognenes økonomi, og det er med effektivisering og samarbejde på tværs af sognegrænser. Når provstiudvalget har modtaget Kirkeministeriets udmelding om Landskirkeskat for 2013, Økonomi og Indenrigsministeriets udmelding af statsgaranteret udskrivningsgrundlag for kirkeskat i 2013 samt den seneste prognose fra Egedal Kommune fastsættes de endelige bevillinger til budget for Såfremt udmeldingerne resulterer i et overskud, vil det blive tildelt de kasser, hvor udvalget skønner at behovet er størst samt til en styrkelse af provstiudvalgets 5 pct. reserve. Paw Jønsson gennemgik to af de skemaer, der var udleveret til menighedsrådene i kuverten. Skema 1 oversigt over samtlige ønsker om yderligere bevilling til drift og eller anlæg, som provstiudvalget har modtaget fra menighedsrådene med budgetforslag 2013, hvor der med farveangivelse er markeret status for bevilling Skema 2 oversigt ønsker om merbevilling i budgetår 2013 og BO-år , der er godkendt af provstiudvalget Der var ingen spørgsmål vedrørende materialet. 5. Provstiudvalget fremlægger de foreløbige budgetrammer for drift og anlæg for 2013 for de enkelte kasser samt for provstiudvalgskassen Menighedsrådene havde i den udleverede kuvert endvidere fået udleveret en detaljeret udmelding af foreløbig bevilling af driftsramme og anlægsramme for henholdsvis budgetår 2013 og BO-årene

4 for egen kirkekasse, hvor nye eller ændrede bevillinger i forhold til provstiudvalgets udmelding i marts 2011 var markeret med anden farve. Paw Jønsson forklarede, hvordan udmeldingsskemaerne skulle forstås. Der var ingen spørgsmål vedrørende materialet. Budgetforslag 2013 for provstiudvalgskassen blev fremlagt det samlede budget i 2013 er på kr., hvilket er uændret i forhold til Af det samlede budget i 2013 udgør udgifterne til fælles aktiviteter i alt kr. mod kr. i Udgifterne til fælles aktiviteter fordeler sig således: Folkekirkens Skoletjeneste kr. Stiftsbidrag kr. fællesmøde for MR/kursusaften kr. udgifter relateret til sygehuspræstens virke kr. tilskud til fælles konfirmand events kr. fælles studiedage for sognepræster i provstiet kr.. Egedal Kommunes forventede andel af ligningen til provstiudvalgskassen er i budgetforslag 2013 på kr. Der var ingen kommentarer til det fremlagte budgetforslag for provstiudvalgskassen. 6. Med udgangspunkt i de fremsendte budgetbidrag for 2013 drøftes menighedsrådenes ønsker om nye større udgiftskrævende opgaver inden for driftsramme og anlæg Der var ingen kommentarer til dette mødepunkt, da menighedsrådenes ønsker om midler til nye større udgiftskrævende opgaver inden for driftsramme og anlæg i vid udstrækning var indarbejdet som ønsker i menighedsrådenes budgetforslag for Forholdene omkring provstiudvalgets udmelding af de endelige beløb til driftsrammen og til anlægsudgifter i budgetår 2013 I henhold til gældende regler skal provstiudvalget senest den 15. september 2012 fastsætte det endelige beløb for den kirkelige ligning i 2013 og fremsende meddelelse herom til Egedal Kommune. Provstiudvalget meddeler samtidig menighedsrådene de endelige beløb til driftsrammen og til anlægsudgifter i budgetår 2013 samt i budgetoverslagsårene Menighedsrådene udarbejder derefter årsbudget for 2013 på grundlag af de fastsatte driftsrammer og anlægsbevillinger. Alle de udmeldte budgetbevillinger, herunder også for BO-årene skal indgå i årsbudgettet, da de er bindende for menighedsrådenes budgettering. 8. Orientering om menighedsrådenes udarbejdelse og indsendelse af de endelige budgetter for 2013 Provst Inge Bastkær Rasmussen nævnte, at det stadig forekommer, at det elektronisk afleverede regnskab eller budget indholdsmæssigt ikke svarer til den godkendte papirversion af regnskabet eller budgettet, som menighedsrådet fremsender til provstiudvalget. Det er vigtigt, at det er det

5 indlæste eller indtastede regnskab/budget, der udskrives fra Økonomiportalen og bliver forelagt menighedsrådet til godkendelse Menighedsrådene skal senest den 15. oktober 2012 sende det reviderede årsregnskab for 2011 til provstiudvalget. Menighedsrådet skal senest den 15. november 2012 sende årsbudget 2013 både elektronisk i provstiernes økonomiportal og på papir til provstiudvalget. Provsten anmodede menighedsrådene om at være meget opmærksomme på de forskellige tidsfrister for aflevering af regnskaber og budgetter og fastlægge datoerne for menighedsrådsmøderne i forhold hertil, da provstiudvalget har meget kort tid til at sagsbehandle regnskaberne og budgetterne inden materialet skal returneres til menighedsrådene. Provsten bad indtrængende om en høj disciplin på dette punkt - hvis bare ét menighedsråd mangler at aflevere til tiden, går processen i stå. Samtidig blev menighedsrådene bedt om at være meget omhyggelige med, at deres regnskabsfører løbende får udleveret alt relevant materiale vedrørende økonomi/regnskab, som sendes til menighedsrådet fra henholdsvis Kirkeministeriet, Helsingør Stift og Frederikssund provsti. Provsten henviste til, at regnskabsinstruks for menighedsråd med tilhørende vejledning kan hentes på menighedsrådenes IT-skrivebord. Endelig nævnte provsten, at provstiudvalget har besluttet, at menighedsrådenes budgetforslag for 2014 skal afleveres senest den 1. maj 2013, så der kan afholdes budgetsamråd i juni måned, hvilket menighedsrådene anmodes om at tage hensyn til i forbindelse med planlægningen af menighedsrådsmøderne i første halvår Formanden for Ølstykke menighedsråd Flemming Jensen nævnte her, at han havde udarbejdet et skema med oversigt over fordelingen af bevilgede midler til driftsrammen for kirkekasserne i Egedal Kommune herunder en beregning af bevilgede driftsmidler pr. medlem af folkekirken i de respektive sogne. Skemaet blev omdelt til alle mødedeltagere til orientering. Provstiudvalget vil give menighedsrådene en tilbagemelding herpå, når udvalget har haft mulighed for at gennemgå skemaet. 9. Afslutning Provsten afsluttede budgetsamrådet med at ønske alle menighedsråd en god sommer, og på provstiudvalgets vegne at takke Ledøje-Smørum menighedsråd for velvilligt at have stillet Konfirmandhuset til rådighed for budgetsamrådet, samt for deres hjælp i forbindelse med afviklingen af arrangementet.