Udbudsproces omkring større implementeringsprojekter

Transkript

1 Udbudsproces omkring større implementeringsprojekter

2 Præsentation Kompetencer: Projekt- og procesledelse Udbudsret og proces Jurist kontraktret Tør udfordrer Organisatorisk kendskab Tænker I effektive løsninger

3 Min rolle der man ALTID kan få hjælp Som projekt- og procesleder skabe motivation og ejerskab skabe sammenhæng og kontinuitet Som jurist Vejlede kollegaer i at udarbejde udbudsmateriale og evaluere det Kvalitetssikre udbudsmateriale og evaluering Holde leverandøren op på det der stod i kontrakten

4 Hvorfor gik vi selv i udbud? KL SKI Konsulentfirma Ingen modeller passede til vores behov Sikre reel konkurrence

5 Hvorfor sikre reel konkurrence? Vi får mulighed for at stille individuelle krav Vi får ikke det optimale produkt uden konkurrence Når standardløsninger præger markedet risikerer vi at der reelt set kun er en leverandør Manglende innovation Manglende udvikling af systemer Ringere serviceniveau

6 Hvordan sikres reel konkurrence? Undersøge markedet på forhånd Undgå at kun udbyde koncernløsninger Undgå at benytte udbud-standardløsninger Vær kritisk I skal turde udfordre Opbygning af udbudsmateriale Stil individuelle krav også til implementeringsprocessen

7 Hvad kræver det at køre udbud selv? Stærk projektleder En god projektorganisation Ledelsesmæssig opbakning Godt samarbejde med IT-afdelingen Medarbejdere skal være klædt på til projektarbejdet Alle skal kende deres roller og opgaver Prioriteringen i forhold til drift skal være klar

8 Fordele ved at køre udbud selv? Krav kan tilpasses jeres konkrete behov, ressourcer og kompetencer både vedr. indhold og PROCES. Det skaber ejerskab og motivation Man mindsker modstand ved implementeringsproces Det skaber ansvar for løsning fra udbud til drift Kontinuitet fra første tanke til drift Bedre udnyttelsesmuligheder i drift effektiviseringsgevinst (sidegevinst bedre samarbejde) Mindsker risiko for nødvendige tilkøb efterfølgende Alle ved hvad vi har krav på

9 Udfordringer ved at køre udbud selv? Finde balance mellem drift og udbudsproces. Sikre IT-afdelingens opbakning og ressourcer. Har udbudskonsulenter tilstrækkelig viden/erfaring? Kan manglende viden erstattes med køb af ad hoc konsulentbistand? I hvilken grad skal decentrale enheder involveres? Etablere en projektorganisation der kan løfte både udbuds- og implementeringsprocessen. Informationsniveau. Ledelsesmæssig opbakning.

10 Hvad får vi, når konsulent kører udbud? Udbudspligt er løftet? Ansvar for fejl i udbudsproces? Begrænset mulighed for at stille individuelle krav - til løsning og proces. Manglende kendskab til, hvad vi har krav på i proces og drift. Ejerskab og motivation kan først forsøgt skabt ved implementering. Manglende kontinuitet fra første tanke til drift. Risiko for manglende interesse for implementeringsproces og effektiviseringsgevinster i drift. Risiko for ekstra omkostninger. Implementeringsproces kræver stadig stort ressourceforbrug.

11 Hvorfor lykkedes vi? Vi italesatte fra start, vi kan og skal det her. Vi italesatte fordelene og erkendte udfordringerne. Vi involverede faglige stærke personer og gav dem medindflydelse. Vi klædte medarbejderne på med tilstrækkelig viden. Vi afsatte ressourcer til at støtte op om hinanden. Vi sikrede sammenhæng og kontinuitet. Øverste projektledelse rystede aldrig på hånden.

12 Nu er vi i drift og hvad så? ALLE forfølger kravene i kontrakten overfor leverandøren - fordi de kender dem og føler ansvar og ejerskab. Processen har styrket sammenholdet og givet bedre samarbejde. Vi har en koordineringsgruppe Prisme/SD fra projektet. Vi arbejder konstant på at optimere arbejdsgange. Vi har holdt fast i at undervise i brugen af systemerne. Undervisningen tilpasses løbende til nye tiltag og ændrede behov.

13 Når kontrakten udløber? Så udbyder vi selv igen!

14 Når kontrakten udløber? Så har vi husket at stille krav til leverandøren, så det ikke bliver lige så dyrt at skifte leverandør.

15 Når kontrakten udløber? Og vi håber på, at der er en reel konkurrence på markedet.