Referat af Årsmøde i Sammenslutningen af Slægtshistoriske Foreninger (SSF), lørdag den 30. april 2016, Odense.

Transkript

1 Til stede: 26 repræsentanter fra 14 af foreningens medlemmer. Dagsorden: 1. Valg af dirigent 2. Valg af 2 referenter og 2 stemmetællere 3. Bestyrelsens beretning 4. Fremlæggelse af det reviderede regnskab for det forløbne kalenderår til godkendelse a. for SSF b. for Forlaget 5. Fremlæggelse af planer/budget for indeværende samt det kommende år 6. Fastsættelse af kontingent for det kommende kalenderår 7. Forslag fra bestyrelse og/eller medlemsforeninger 8. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt to suppleanter 9. Valg for et år ad gangen af revisor samt revisorsuppleant 10. Eventuelt 11. Fastsættelse af tid og sted for næste årsmøde Anton Blaabjerg indledte med at byde velkommen, og herefter var der en kort præsentation af deltagerne. Ad pkt. 1 - valg af dirigent Erik Møller, Viborg, blev valgt til dirigent. Erik Møller kunne konstatere, at årsmødet var lovligt indvarslet og dermed beslutningsdygtigt. 2. Valg af 2 referenter og 2 stemmetællere Kirsten Sanders og Hanne Christensen blev valgt som referenter. Grete Modin Grundtvig og Kurt Pajbjerg blev valgt som stemmetællere. 3a. Bestyrelsens beretning for SSF Anton Blaabjerg supplerede den udsendte beretning. Om samarbejdet med DIS Danmark og Samfundet for Dansk Genealogi og Personalhistorie nævnte Anton Blaabjerg nogle "knaster", der skal ryddes af vejen, før vi kan blive integreret med hinanden. En af de bestræbelser, der har været lavet, har været det fælles blad, der blev udsendt sidste sommer. Der var langt mere stof i det fælles blad, end der normalt er i Slægten. Det fælles blad blev udsendt direkte til medlemmerne i henholdsvis SSF og DIS Danmark efter en navnevask, således at personer, der er medlemmer begge steder, kun modtog ét blad. Det kostede SSF kr at få udsendt bladet til de ca 4000 medlemmer. Dette beløb blev betalt af Forlaget. (Udsendelsen bliver ellers normalt betalt af de enkelte foreninger). En endelig fælles løsning vil bl.a. indebære, at vi finder et helt nyt fælles navn. Det ændrede format i fællesbladet syntes bestyrelsen var godt, så derfor besluttede bestyrelsen, at Side 1

2 Slægten fremover blev i det nye format (beskåret A4) af hensyn til at holde det inden for portogrænsen. Beklageligvis havde bestyrelsen ikke orienteret foreningerne om det nye format. Det undskylder vi. Anton Blaabjerg oplyste, at han nu har påtaget sig redaktørposten igen. Grete Grundtvig fortsætter som programredaktør. Og vi håber, at Slægten kommer ud i ordentlig tid fremover. Hjemmesiden fungerer godt. Den drives af en webmaster og dennes assistent, der fordeler arbejdet imellem sig. De understøttes af et hjemmesideudvalg. SW2015 blev gennemført til alles tilfredshed på Nørgaards Højskole i Bjerringbro. Nørgaards Højskole fortsætter vi med, selv om det ikke ligger helt centralt, men prismæssigt er det det mest fornuftigt, og det er bestyrelsens mål, at SW økonomisk skal kunne hvile i sig selv. Brugerråd - her vil vi gerne gøre vores indflydelse mere gældende. Her ville det nok være mere optimalt, hvis vi blot var én landsdækkende organisation. Tage Andersen, Herning: Tak for at materialet er kommet ud i rette tid. SW2015: Det er utilfredsstillende, at SW giver underskud, nu for 3. år i træk. Der mangler noget i beretningen: Der står ikke noget om fremtiden i beretningen. Sammensmeltning - hvad er SSFs og bestyrelsens holdning. Økonomi omtales ikke på trods af, at SSF har så dårlig en økonomi. Udskillelsen af Forlaget fra SSF: En udskillelse er ikke besluttet på et årsmøde, men er alene blevet drøftet. Forlaget ER altså stadig en del af SSF. John Rasmussen, Koldinghus: Vi synes ikke, at beretningen er fyldestgørende. Den mangler noget om økonomien; SSF er jo reelt insolvent ifølge det udsendte regnskab. Og det ser ud til, at 70% af formuen er foræret til Forslaget. Koldinghus har sendt spørgsmål til formand og kasserer. Foreningen kan på grundlag heraf p.t. ikke stemme for godkendelse af beretningen. Per Maack Andersen, Hjørring: Afgang fra bestyrelsen. Hvad skyldes det? Kurt Pajbjerg, Viborg: Hvad er fremtidsudsigterne. Sammensmeltning med DIS Danmark? Hvad er målet og hvad er tidshorisonten. Flemming Pedersen, Aalborg: Bestyrelsesrokaden. Hvorfor er vi ikke blevet orienteret om dette. Programmerne fra de andre foreninger - dette bruger vi ikke. De kunne i stedet komme på hjemmesiden. Anton Blaabjerg: SW bør selvfølgelig ikke give underskud. Sammensmeltningen: Vi har ikke konkrete planer. Er positiv over for en sammensmeltning, men ikke for enhver pris. Det må ikke give medlemsforeningerne mindre indflydelse. Støttes i øvrigt af bestyrelsen. SSF HAR haft forhandlinger med DIS Danmark, men strukturen i de to landsdækkende foreninger er en af de væsentlige knaster i forhandlingerne. Økonomi: Vi har foreslået kontingentforhøjelse. Adskillelse mellem SSF og Forlag: Forlaget er en del af SSF. Der er udelukkende tale om en regnskabsteknisk opdeling. Indtil 2012 var regnskaberne adskilt. Pengene i Forlaget er stadig juridisk SSFs formue. Personudskiftninger skyldes sygdom og personlige problemer. Og de blev nævnt i det nyhedsbrev, der blev Side 2

3 udsendt i februar Indhold i bladet: Programmerne. Ved tidligere årsmøder blev der givet udtryk for, at man absolut ikke kunne undvære disse. Der må meget gerne ske en redaktionel begrænsning af de enkelte foreningers arrangementer til fordel for flere artikler. Kirsten Sanders: Fremtiden hører ikke hjemme i en beretning. Det kommer senere på dagsordenen. SW: Vi har sat priserne op på SW for at imødekomme underskuddet. I forbindelse med rokaderne er der udsendt nyhedsbrev, så snart vi blev klar over frafaldet. Bestyrelsens holdning er klart, at der er opbakning til en sammensmeltning. Jeg har udarbejdet et udkast til nye vedtægter for en fælles forening, som jeg forventer, at vi skal arbejde videre med sammen med DIS Danmark. Tage Andersen, Herning: Tak for bestyrelsens holdning til sammensmeltningen. Vi vil dog gerne have mere information om bestyrelsens planer for foreningens fremtid. SW - tænk nyt. Evt. afholde den på 2 enkeltdage i hver sin landsdel. Opdeling af forlaget og SSF. Forlaget er en del af SSF. Vi vil gerne have et koncernregnskab, der viser det samlede regnskab for hele SSF. John Rasmussen, Kolding: Vi vil gerne forstå, hvad der sker i SSF. Hvad får vi for pengene. Programmerne i Slægten er et bestyrelsesværktøj for os. Per Maack Andersen, Hjørring: Forlaget har været dygtige til at tjene penge. Hvis vi bliver sluttet sammen med DIS Danmark, så forsvinder disse penge ind i DIS Danmark. Derfor er det fint, at de holdes delvis adskilt fra resten af SSF. SW holder vi jo sammen med DIS Danmark. Deler vi også underskuddet med dem? Grete Grundtvig: SSF er IKKE insolvent. Vi har en positiv egenkapital. Medlemmerne får to blade om året for deres kontingent - og 24 kr for to blade er faktisk billigt. SW: det er for dyrt, hvis vi skal afsted flere gange. Programmer - jeg er selv glad for den inspiration man kan få fra andre foreninger. Flemming Pedersen, Aalborg: Opsplitningen af SSF og Forlag. Vi vil gerne se regnskab for forlaget. Lena Sørensen: Forlaget ER en del af SSF. SSF har et CVR-nummer. Herunder er oprettet et SE-nummer for Forlaget. Årsagerne til den regnskabsmæssige opdeling er bl.a. at man kan se, hvilke likvider der hører hjemme hvor. Den anden årsag er, at det er rigtig svært at skaffe kasserere. Nu kan vi dele det op i to opgaver. Og ja, når vi forhåbentlig bliver slået sammen med DIS Danmark, så forbliver formuen i Forlaget uændret. Det vi kæmper for i sammensmeltningen er at sørge for, at medlemmerne i SSF bevarer deres stemmeret. Og ved en sammensmeltning kommer Samfundet også med - og de driver primært forlagsvirksomhed, så derfor vil det være naturligt, at den nye organisation indeholder en medlemsdel og en forlagsdel. Bjarne Larsen, Hedeboegnen: Fordragsholder-listen vil blive opdateret og lagt på hjemmesiden. Side 3

4 Tage Andersen, Herning: Mange har bidraget med meget godt arbejde i SSF, og der er stadig gode kræfter i SSF, som påskønnes. Men det er vigtigt, at vi ikke spilder vores kræfter ved at lave det samme flere steder. 3b. Bestyrelsens beretning for Forlaget Anton supplerede den udsendte beretning og fremviste de bøger, der er blevet udgivet. Forlagets midler består af indtægter fra bogsalg m.m. Der er ingen kontingentpenge overført til Forlaget. Slægtens forlag deltog i Øksnehallen i Slægtshistoriske dage på en stand, der deltes med andre foreninger. Beretningerne blev herefter sat til afstemning. Beretningerne blev godkendt, idet dog Herning og Kolding stemte imod at godkende disse. 4. Fremlæggelse af det reviderede regnskab for det forløbne kalenderår til godkendelse Lena Sørensen gennemgik økonomien i forbindelse med den regnskabstekniske opsplitning mellem SSF og Forlaget samt det udsendte regnskab. Der var udarbejdet en teknisk forklaring/rekonstruktion af transaktionerne mellem SSF og Forlaget for perioden , således at man kunne se flytningen af de likvide midler mellem SSF og Forlaget i denne periode. Denne tekniske forklaring udsendes sammen med beretningen. SSFs regnskab SSF gik ud af 2015 med et underskud på kr. Mellerup-fonden står som et passiv på kr, da de reelt kan kræve pengene tilbage, hvis de ikke anvendes efter formålet (illustrationer og fotos i Slægten). Dette forhold er medvirkende til, at regnskabet ser dårligere ud, end det reelt er. SW2015 står med et underskud på kr. Det er reelt kun kr, da DIS Danmark skal dække halvdelen. Dette beløb er først indgået i 2016 og vil derfor fremtræde på regnskabet for Forlagets regnskab Der er et underskud på kr, hvoraf de er udgifter til udsendelse af fællesnummeret med DIS Danmark i er en teknisk postering - køb af varelageret af bøger fra SSF (selvfølgelig indtægtsført under SSF). Der var et ønske om, at beholdningen af bøger fremgår af regnskabet. Og skal selvfølgelig nedskrives efterhånden. Der var ligeledes et ønske om et koncernregnskab. Regnskaberne blev herefter sat til afstemning Regnskaberne blev godkendt, idet dog Herning stemte imod og Kolding undlod at stemme. 5. Fremlæggelse af planer/budget for indeværende samt det kommende år Lena Sørensen fremlagde budgettet for 2016 og 2017, hvori var indeholdt bestyrelsens forslag om en kontingentstigning på 10 kr pr. medlem i Side 4

5 Der var herefter en debat om, hvorvidt kontingentet skulle stige med 10, 15 eller 20 kr, og de risici og problemer der er ved de forskellige modeller (risiko for udmeldelser, problemer med budgetteret underskud). Årsmødet pålagde bestyrelsen at udarbejde og fremlægge et budget for Forlaget fremover. 6. Fastsættelse af kontingent for det kommende kalenderår Lena Sørensen fremlagde bestyrelsens forslag om kontingentstigning på 10 kr til 34 kr for Med baggrund af debatten under pkt. 5 blev det foreslået, at man lader kontingentet stige med 10 kr i 2017 og samtidig varsler, at kontingentet vil stige med yderligere 10 kr i 2018, således at foreningerne kan indrette sig på dette. Kontingentforslaget (34 kr i 2017 og varsling om 44 kr i 2018) blev herefter sat til afstemning Kontingentforslaget blev vedtaget, idet dog Vestegnen undlod at stemme. 7. Forslag fra bestyrelse og/eller medlemsforeninger Bestyrelsen har udsendt forslag om ændring af vedtægterne. Disse ændringer var primært foranlediget af to ting, nemlig dels et ønske om at klarlægge, hvad der sker, når en person træder ud af bestyrelsen, dels et krav fra banken om beskrivelse af tegningsregler. Herudover er der samtidig foretaget en række mindre sproglige korrektioner. Kirsten Sanders gennemgik forslagene. Der var to ukorrekte henvisninger i 4, som blev korrigeret. Vedtægterne enstemmigt godkendt med disse redaktionelle ændringer. 8. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt to suppleanter Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer Anton Blaabjerg er villig til genvalg. Herudover foreslog bestyrelsen Grete Modin Grundtvig, Amager og Karen Bendix Larsen, København. Disse blev valgt. Valg af 2 suppleanter Bestyrelsen foreslog Hanne Christensen, Sønderjylland og Randi Ottosen, Morsø. Disse blev valgt, således at Hanne Christensen er 1. suppleant, og Randi Ottosen er 2. suppleant. 9. Valg for et år ad gangen af revisor samt revisorsuppleant Bestyrelsen foreslog Henriette Høeg, København, og Pia Marcussen, København. Side 5

6 Disse blev valgt. 10. Eventuelt Grete Modin Grundtvig opfordrede til, at foreningerne bruger de andre foreningers hjemmesider til inspiration og samarbejde. Birgit Larsen, Hedeboegnen: Har man overvejet at spørge om der er nogen, der gerne vil modtage Slægten elektronisk. Opfordrede bestyrelsen til at spørge foreningerne. Anton Blaabjerg: Man kan overveje en central udsendelse af Slægten direkte til de enkelte foreningsmedlemmer, i stedet for som nu at udsende det med fragtmand til medlemsforeningerne, der derefter skal udsende eller omdele bladet. Anton Blaabjerg takkede herefter den fratrædende kasserer, Lena Sørensen, for hendes store arbejde. Anton Blaabjerg takkede derefter dirigenten og de fremmødte for et godt årsmøde. 11. Fastættelse af tid og sted for næste årsmøde Bestyrelsen foreslår lørdag den 29. april 2017 kl i historiens Hus, Klosterbakken 2, Odense. Årsmødet vedtog dette forslag. Referenter Hanne Christensen og Kirsten Sanders Dirigent Erik Møller Side 6