Sejlsportsligaen - som løftestang for klubudvikling

Transkript

1 Sejlsportsligaen - som løftestang for klubudvikling Et katalog til inspiration, udviklet på baggrund af en workshop om klubudvikling for liga-klubber 1

2 Fra vision til virkelighed På baggrund af en workshop om Sejlsportsligaen som løftestang for klubudvikling har Dansk Sejlunion samlet nogle konkrete værktøjer i dette katalog. Tag afsæt i kataloget og få Sejlsportsligaen forankret i klubbens øvrige aktiviteter. En fælles drøm! I sejlsporten har vi en fælles drøm. Vi drømmer om, at flere danskere vil kaste sig ud i bølgen blå for at sejle. I 2014 blev Sejlsportsligaen sat i søen. Et af formålene med Sejlsportsligaen var og er at klubber kan udvikle sig ved at bruge Sejlsportsligaen som løftestang for klubudvikling, herunder for at skabe attraktive tilbud for unge sejlere. Nogle klubber er nået et stykke vej med Sejlsportsligaen som løftestang for klubudvikling. Men der er også et stykke vej til målet i mange klubber. Brug værktøjerne i kataloget til at realisere drømmen om, at deltagelse i Sejlsportsligaen kan medvirke til at udvikle klubbens tilbud, herunder for unge sejlere. Konkrete værktøjer og idéer Det kræver modighed og kompetence at arbejde projektorienteret. På de næste sider er der en række konkrete værktøjer at gribe fat i samlet set en såkaldt løftestang Bagest i kataloget er der idéer fra workshoppen Sejlsportsligaen som løftestang for klubudvikling i Kjøbenhavns Amatør Sejlklub d. 28. april Husk at brug Dansk Sejlunions Klubkonsulenter i processen. God fornøjelse! 2 Henrik Tang, Klubkonsulent, Dansk Sejlunion henrik@sejlsport.dk

3 En ramme for klubudvikling Når man går i gang med et klubudviklingsprojekt, kan man drage stor fordel af at følge en fast ramme med 4 faser. Fase 1: Analyse Formål: En god analyse er en forudsætning for et godt afsæt til et projekt. I analysefasen skal klubben identificere muligheder og potentialer samt identificere mulige barrierer for at styre sikkert i mål. Form: Afsæt tid til et møde på typisk 2-3 timer, hvor alle deltagere inden mødet har forberedt sig på at afdække muligheder i Sejlsportsligaen som løftestang for klubudvikling. Fase 2: Mål og handleplaner Formål: At fastlægge drømme og ønsker og sammen beslutte mål og indsatsområder. Herefter opstilles handleplaner og milepæle. Form: Alle skal have forberedt sig godt med afsæt i analysen til et møde på ca. 3 timer. Hold fokus på, hvad I gerne vil opnå, og hvilke konkrete mål, I vil arbejde med. Udarbejd konkrete handleplaner, så I har en klar retning og opgavefordeling, der skal sikre, at I når i mål med projektet. Mål og handleplaner Analyse Handlinger og implementering 3

4 Fase 3: Implementering og handlinger Formål: At realisere handleplanerne. Form: I arbejder med de udvalgte indsatsområder og mål. Afhængigt af, hvilke aktiviteter, I arbejder med, varierer forløbet i tid. Det er en fordel at bryde større projekter op i delprojekter, så et forløb ikke er længere end 3-6 mdr. Med en sådan tilgang er det lettere at styre igennem forløbet, uden at noget kuldsejler. Fase 4: Status, evaluering og de næste skridt Formål: At evaluere og skabe læring af forløbet. Form: Et møde på 2-3 timer er typisk passende afhængigt af, hvor omfangsrigt projektet har været. Fase 4 er en spøjs størrelse! Et projekt er defineret ved at være unikt dvs. det har en begyndelse og en afslutning. Afslutningen af et projekt kan imidlertid ofte pege frem mod nye handlinger i et nyt projekt! Husk en anerkendende tilgang til indsatser i projektet også hvis noget ikke gik efter hensigten! Mål og handleplaner Analyse Handlinger og implementering 4

5 Fase 1: Analyse Identificér muligheder og potentialer Forslag til arbejdsmodel: Invitér alle klubbens udvalg til et møde af en varighed på 2-3 timer. Sørg for at alle klubbens udvalg er repræsenteret ved mødet. 1. Beskriv udvalgenes nuværende aktiviteter og potentialer i stikord. 2. Afdæk potentialer for samarbejde på tværs af udvalg. 3. Beskriv i hvilke sammenhænge, Sejlsportsligaen kan skabe klubånd og aktivitetsudvikling. 4. Vælg de vigtigste relationer mellem udvalg og indsatser, der kan skabe bedst effekt ud fra nedenstående mødeplan og skema på følgende side. Overblik og mødeplan i Fase: 1 Analyse Tidsforbrug Opgave Opmærksomhed 5 min. 45 min. 30 min. 30 min. 45 min. Velkomst Beskriv udvalgenes nuværende aktiviteter og potentialer i stikord. Afdæk potentialer for samarbejde på tværs af udvalg. Beskriv i hvilke sammenhænge, Sejlsportsligaen kan skabe klubånd og aktivitetsudvikling. Vælg de vigtigste relationer mellem udvalg og indsatser, der kan skabe bedst effekt ud fra modellen på side 9 og skema på næste side. Valg af ordstyrer og referent Plenum Post-it, tavle eller whiteboard Plenum Post-it, tavle eller whiteboard Plenum Referent nedskriver på skema på næste side 5

6 Aktivitetsudvikling - emne Involverede udvalg Idé 1: Potentiale vurdér på skala fra 1-10: Idé 2: Potentiale vurdér på skala fra 1-10: Idé 3: Potentiale vurdér på skala fra 1-10: Idé 4: Potentiale vurdér på skala fra 1-10: Mål og handleplaner Analyse Handlinger og implementering 6

7 Fase 2: Mål og handleplaner Beslutte mål og indsatsområder Forslag til arbejdsmodel: Invitér nøglepersoner fra udvalg til et møde på ca. 3 timer. Repræsentanter fra udvalg skal inden mødet være forberedt og have valgt et emne, klubben kan arbejde videre med i forhold til Sejlsportsligaen som løftestang for klubudvikling. 1. Vælg idéer fra analysefasen, som kan udvikle klubånd og aktiviteter med Sejlsportsligaen som løftestang. 2. Brainstorm på de enkelte idéer og bliv enige om, hvorvidt der skal arbejdes videre med den enkelte idé. Sorter og prioritér i input ud fra modellen på side Inddrag alle personer, der har en rolle i, at idéen kan realiseres deres bidrag skal bruges til projektbeskrivelsen og endnu vigtigere i aktiv handling. 4. Tag udgangspunkt i handleplan på side 11, og beskriv idéen nærmere ud fra input fra brainstorm. Aftal hvem, der er ansvarlig for hvad, og på hvilke tidspunkter. 5. Bliv enige om tidsplan og deadline for, hvornår projektbeskrivelsen er færdig, og hvem der er ansvarlig for at sammenskrive projektbeskrivelsen. 6. Godkendelse af projekt i udvalg/bestyrelse. Mål og handleplaner Analyse 7 Handlinger og implementering

8 Overblik og mødeplan i Fase 2: Mål og handleplaner Tidsforbrug Opgave Opmærksomhed 5 min. 20 min. 45 min. 60 min. 30 min. 10 min. Velkomst opsummering af opgaven. Vælg hvilke idéer fra analysefasen, klubben vil arbejde videre med. Brainstorm på idéerne og prioriter input ud fra modellen på side 9. Beskriv idéerne og definér, hvordan de indgår i et samlet projekt. Afklar roller. Afklar tidsplan og deadline for færdig projektbeskrivelse. Valg af ordstyrer og referent Plenum Afklar om I vil arbejde videre med idéen. Inddrag alle personer, der har en rolle Tag udgangspunkt i skema på side 11 Tag udgangspunkt i skema på side 11 Tag udgangspunkt i skema på side 10 Er der eksterne interessenter, bør disse inddrages før og efter mødet. Mål og handleplaner Analyse 8 Handlinger og implementering

9 Model til vurdering af effekt i forhold til indsats Effektens grad Høj Lille Lave frugter Nem sejr! Sæt igang nu Små frugter Overvej nøje! Valg af projekt Høje frugter Skab et projekt! Start med en grundig plan - brug model i fase 2 & 3 Rådne Frugter Spring over! Lille Indsatsens omfang Stor Mål og handleplaner Analyse Handlinger og implementering 9

10 Projektbeskrivelsen Et godt projekt bør være velbeskrevet og som minimum indeholde emnerne i skemaet nedenfor. Titel og kort beskrivelse af projekt Projektbeskrivelse Projektets formål: Projektets mål og delmål: Forudsætninger for at projektet kan gennemføres: Evt. hindringer for at projektet kan gennemføres: Overordnet tidsplan for projektets gennemførelse: Kommunikationsplan (f.eks. til medlemmer) Projektorganisering (hvem er ansvarlig er der en styregruppe?) Budget (egne midler, eksterne midler, indtægter og udgifter): Hvem er interessenter i projektet? 10

11 Fra projektbeskrivelse til implementering og handlinger Sørg for at de enkelte aktiviteter har en nær tidshorisont. En periode på 3-6 mdr. er et godt pejlemærke. Med korte intense forløb i mundrette bidder er der større sandsynlighed for, at mange små succeser kan udmønte sig i noget stort over tid. Del projektbeskrivelsen digitalt og arbejd videre med den, til I er enige om, at alle aktiviteter er velovervejede og velbeskrevne. Hold evt. kortere møder, mens I får tilpasset projektbeskrivelsen. Læg vægt på, at projektbeskrivelsen er jeres drejebog og nøglen til at skabe forandringer. Udarbejd handleplaner for de enkelte aktiviteter, som indgår i det samlede projekt. Handleplan for aktivitet Dato for aktivitet: Ansvarlig for aktivitet: Kommunikationsplan: Aktivitetens formål: Aktivitetens indhold: Bidrag for at aktiviteten lykkes: Opfølgning på aktiviteten: 11

12 Fase 3: Implementering og handlinger Når man arbejder projektorienteret, vil man ofte møde uforudsete ting, som skal passes til undervejs. Indsatsen af decideret projektstyring afhænger naturligvis af projektets omfang, men der er nogle grundlæggende guidelines, som gør sig gældende, hvis man arbejder med ambitiøse projekter. Sørg for at projektbeskrivelsen kommer rundt om følgende punkter: Hver aktivitet skal være en del af det samlede projekt. Hver aktivitet har en kommunikationsplan, som følges op. Hver aktivitet indgår med en tidsplan, som holdes. Hver aktivitet skal styres i forhold til det samlede projekt. Skal vi have en projektleder? Ja! udpeg en projektleder, som har det overordnede overblik. Ellers er der risiko for, at det samlede projekt ikke finder fælles fodslag f.eks. på tværs af udvalg. Projektlederens rolle er: Hav respekt for forskellige interesser på tværs af udvalg! Indgå aftaler om aktiviteter, og få dem bekræftet! Afklar forventninger til søsætning af aktiviteter og opfølgning Informér om fremdrift, justeringer og resultater. Giv feedback anerkendelse og ros. Og sørg for at fejre de små succeser! Følg op, følg op, følg op! Styregruppe Bevar overblikket ved hjælp at projektbeskrivelsen, tidsplan(er) og kommunikationsplan(er). Aftal hvor og hvem, I informerer om projektet. Skab synlighed om projektets resultater på klubbens hjemmeside, Facebook, klubblad. Tænk i billeder og gode historier for at styrke projektet. Vær opmærksom på, at I bevarer et fællesskab om projektet gennem løbende information, events og ved at fejre succeser også de små! Meld tilbage til eventuelle eksterne interessenter som f.eks. sponsorer og fonde også hvis I justerer i projektet i forhold til projektbeskrivelsen. 12

13 Fase 4: Status, evaluering og de næste skridt Et projekt er defineret ved at være unikt dvs. det har en begyndelse og en afslutning. Afslutningen af et projekt kan imidlertid ofte pege frem mod nye handlinger i et nyt projekt! Desuden er et udviklingsprojekt tidsmæssigt ressourcekrævende og kræver også ofte ekstra økonomi. Fase 4 kan bruges til både afslutning af et projekt eller evaluering undervejs i et projekt. Husk en anerkendende tilgang til indsatser i projektet også hvis noget ikke gik efter hensigten Et møde på 2½ timer er typisk passende afhængigt af, hvor omfangsrigt projektet har været. Forslag til arbejdsmodel: Sørg for at alle hovedansvarlige er med til mødet og har forberedt sig. 1. Projektleder præsenterer overordnet status for projektet. 2. Ansvarlige for de enkelte aktiviteter præsenterer status for disse. 3. Gennemgå de enkelte aktiviteter i plenum og arbejd videre med succeserne. 4. Tag afsæt til nye handlinger start med Fase 1: Analyse. Tidsforbrug Opgave Opmærksomhed 20 min min min. Velkomst og projektleder præsenterer overordnet status for projektet. Ansvarlige for de enkelte aktiviteter gennemgår status. Hvad er gået godt, hvad er ikke gået så godt? Gennemgå aktiviteter i plenum med henblik på at vælge indsatsområder, der skal arbejdes videre med. Projektleder kan med fordel lave en skriftlig skitse til at dele rundt. Ansvarlige for aktiviteter skal være godt forberedt. Projektleder er ordstyrer og tager ansvar for at tage afsæt til Fase 1: Analyse. 13

14 Kan en løftestang stå alene? Opsamling fra workshoppen Sejlsportsligaen som løftestang for klubudvikling - i Kjøbenhavns Amatør Sejlklub d. 28. april 2016 Klubudvikling er ikke raketvidenskab, men det kræver ofte en løftestang. En løftestang er ikke et værktøj, medmindre der er mennesker, som forstår og formår at bruge den. Ordsproget At løfte i flok gør en løftestang til et stærkt værktøj! At være mange om at løfte i flok for et fælles projekt kom til udtryk på en workshop i Kjøbenhavns Amatør Sejlklub torsdag d. 28. april, hvor mange af Liga-klubberne mødte op. Baggrunden for klubbernes deltagelse i workshoppen var mange. Erfaringer, drømme og visioner kom på bordet. På de næste sider bliver de præsenteret. Fælles for alle klubbers deltagelse var, at man ville arbejde for at forankre deltagelsen i Sejlsportsligaen i klubbens øvrige aktiviteter. Man kan sammenligne det med at bygge et stillads, så Sejlsportsligaen i højere grad bliver et klubprojekt. 14

15 Klubånd og sammenhold Det er mange Liga-klubbers erfaring, at man med deltagelsen i Sejlsportsligaen får koblet klubmedlemmer, som med stor sandsynlighed ellers ikke ville sejle sammen. Det gælder blandt andet, når unge sejlere er med som besætning enten direkte til Liga-stævnerne eller til udtagelsessejladser i klubberne. Det er også flere klubbers erfaring at sejlerskole-elever ser Sejlsportsligaen som en mulighed for sportslig sejlads på sigt. Sejlsportsligaen skaber på flere måder muligheder for at gøre ligaen til et klubprojekt, der dels styrker klubbens profil udadtil men også giver mulighed for at styrke fællesskab og sociale relationer blandt klubbens medlemmer. En simpel mulighed for at synliggøre klubbens Liga-deltagelse i den enkelte klub er, at man i forbindelse med Ligastævnerne inviterer klubbens medlemmer til at se de afsluttende sejladser på storskærm i klubben og holder en fest. 15

16 Nye aktiviteter nye tankesæt Tidssvarende klubbåde Mange Liga-klubber har investeret i tidssvarende klubbåde. Tidssvarende klubbåde åbner muligheder for at udvikle klubbers aktiviteter på flere måder: Flere klubber har gode erfaringer med ugentlige kapsejladser i tidssvarende klubbåde, herunder udtagelses-kapsejladser for besætninger til Sejlsportsligaen. Flere klubber prioriterer, at unge deltager i Sejlsportsligaen og i udtagelsessejladser. I nogle klubber er de tidssvarende klubbåde forankret i ungdomsafdelingen men med mulighed for at klubbens voksne sejlere også kan benytte bådene. Klubbens andre udvalg bidrager med økonomi til ungdomsafdelingen i forhold til brug af bådene og dermed driften. Flere klubber har gode erfaringer med, at unge tidligere jolle-sejlere på en naturlig måde kommer videre med kølbådssejlads med sejladskvaliteter, hvor færdigheder fra f.eks. skiff-joller kan overføres direkte. Selv meget inkarnerede jollesejlere har fået øjnene op for, at kølbådssejlads i tidssvarende klubbåde er udfordrende. I nogle klubber har man åbnet mulighed for, at voksne ikkebådejere kan komme lettere på vandet til taskesejlads. Bookingsystemer er en mulighed for at administrere brugen af klubbådene. Lokal og regional udvikling Som supplement til traditionsbunden aftenmatch har flere klubber gode erfaringer med at overføre nogle af sejladskvaliteterne fra Sejlsportsligaen til kapsejlads lokalt i klubben og regionalt i samarbejde med naboklubber i tidssvarende klubbåde. Der åbnes muligheder for: Kapsejlads i tidssvarende kølbåde for unge sejlere. Taskesejlads for ikke-bådejere. Træningsmiljøer på tværs af klubber med ens tidssvarende klubbåde. Mange korte og intense sejladser på én aften, hvor sejlere, der tidligere har konkurreret til aftenmatch, sejler sammen som besætninger. Sejlerskole-elever kan se muligheder i fremtiden i et sportsligt miljø. Unge og ældre sejlere mødes i træningsmiljøer på klubniveau og regionalt. 16

17 Kommunikation I nogle klubber har Liga-deltagelsen haft afsmittende effekt, så der er blevet større søgning til klubbens øvrige aktiviteter, herunder tilgang til klubbernes sejlerskole. Det er klubbernes erfaring, at deltagelse i Sejlsportsligaen åbner døre til omtale i lokal og regional presse omkring den enkelte klubs deltagelse. Det afgørende punkt er, at man i klubben husker at sende et gennemarbejdet materiale til lokale og regionale medier. Intern kommunikation kan være at fejre klubbens succeser og at bakke op om projektet i et helhedsperspektiv. Den interne kommunikation kan dels være via klubbens Facebook, hjemmeside og klubblad. Hvilke idéer kan vi arbejde videre med? Til workshoppen i Kjøbenhavns Amatør Sejlklub blev der arbejdet med nedenstående idéer hvor der både er små frugter, lave frugter og høje frugter : Arbejde med aktiv kommunikation til klubbens medlemmer for at gøre Ligaen til et fælles projekt. Lave klubsejlads med mix af unge og ældre sejlere. Give sejlerskole-elever oplevelsen af at være med til kapsejlads i tidssvarende kølbåde. Tilbyde taskesejlads i tidssvarende klubbåde. Give unge sejlere mulighed for at deltage i kapsejlads i tidssvarende kølbåde. Lave udtagelses-sejladser i klubberne. Lave regionale stævner med naboklubber. Lave aftensejladser ud fra Ligasetup med korte baner og mange sejladser. Arbejde med eksponering af sejlsporten på klubniveau at vise klubbens tilbud med Sejsportsligaen som løftestang. Lægge baner til aftensejlads tæt på havnen, så forbipasserende ser aktiviteten. Sørge for at det eksisterende udstyr bliver aktiveret i større omfang. At man i klubber orienterer sig mod naboklubbernes udstyr i forhold til nye investeringer. Finansiering af nye tidssvarende klubbåde via fundraising og modeller for drift, herunder brugerbetaling og udlejning af både til andre klubber. 17