Bilag 2: Redegørelse for overførsler fra magistratsafdelingerne til den fælles bygningsfunktion

Transkript

1 Bilag 2: Redegørelse for overførsler fra magistratsafdelingerne til den fælles bygningsfunktion Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse (MSB) MSB overfører skal-opgaver vedrørende udvendig bygningsvedligeholdelse og genopretning af MSB s ejendomme samt tværgående opgaver vedrørende miljø og energi mv. Endvidere indgår udvendigt bygningssyn som en skal-opgave. Af kan-opgaver foreslår MSB også, at indvendigt bygningssyn samtidigt overføres til den fælles bygningsfunktion for at kunne udføre det samlede bygningssyn mest rationelt. MSB vurderer at overførslen af ovennævnte opgaver svarer til en fuldtidsansat bygningskonstruktør samt en ingeniør i fleksjob (30 timer ugentlig) ud af otte medarbejdere i MSB s bygningskontor. Lønbudgettet hertil svarer til 1,811 årsværk. Ydermere oplyser MSB at der overføres budgetterede KB-anlægsmidler til genopretning (inklusiv evt. ekstraordinære istandsættelser/udvendige vedligeholdelser) i henhold til MSB s investeringsoversigt for Af tabellen nedenfor fremgår MSB s overførte budget for perioden 2013-priser Lønbudget 1) Administrativ overhead Driftsbudget (udvendig vedligehold) KB Genopretning vedr. MSB s ejendomme 2) ) KB Ekstrord. istandsættelser/udv. vedl. 2) Total Note 1: Nettolønbudget efter modregning af refusion for flexjob-ansat, overført bruttoløn er kr. og refusionen er Note 2: KB rådighedsbeløb afsat til samme formål i 2013 på MSB s investeringsoversigt forventes prioriteret og udmøntet af rådmanden i 1. kvartal 2013 og anvendt før ikrafttrædelsen af den fælles bygningsfunktion. På den bag572 grund indgår disse rådighedsmidler ikke i de anlægsbudgetter, som foreslås overført til den fælles bygningsfunktion. Beløbet oplyst under KB bevilling for 2014 og 2015 indeholder de midler der er afsat til anlægsbufferen disse år. Note 3: p.t. ikke udmøntet Efter strukturreformen overtog MSB en række bygninger fra det daværende Aarhus Amt. For disse bygninger er der ikke tidligere foretaget en justering af vedligeholdelsesbudgetterne på linje med den metode, der er anvendt for sammenlignelige bygninger i kommunen. På baggrund af Bygningsgruppens rapport over vedligeholdelsesbehov fra foråret 2012 anbefales det, at den nye bygningsfunktion permanent tilføres 8 mio. kr. årligt fra anlægsreserven (reserven til bygningsvedligehold/genopretning, der fordeles via Bygningsgruppen), således at budgettet

2 til vedligehold af disse bygninger er på et tilstrækkeligt niveau til at sikre, at de bliver godt vedligeholdt. Beløbet tilføres fra og med Det medfører, at der som udgangspunkt ikke foretages bygningsvedligehold og genopretning i , bortset fra i nødsituationer. Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø (MTM) MTM overfører hele Ejendomsforvaltningen, svarende til i alt 121,8 fuldtidsstillinger. I dette tal indgår 6 årsværk indenfor det egentlige bygningsområde, som skal varetage de bygningsrelaterede opgaver og 115,8 årsværk indenfor øvrige funktioner, såsom vagt og service, kantiner, udlejning m.v. Samtidig nedlægges Ejendomsforvaltningen som selvstændig forvaltning. Af tabellen nedenfor fremgår MTM s overførte budget til bygningsvedligeholdelse for perioden 2013-priser Lønbudget 1) Administrativ overhead Driftsbudget boligejendomme 2) Driftsbudget erhvervsejendomme Driftsbudget administrationsbygninger 3) KB bevillinger adm. bygninger 4) Total Note 1: Lønbudget og administrativ overhead dækker både skal- og kan opgaver Note 2: Budgettet vedr. den indvendige vedligeholdelse er lejers "penge" (lejlighedernes). Note 3: Den indvendige vedligeholdelse i bygninger der er udlagt efter huslejemodellen påhviler lejerne, som også har budgetterne. Note 4: KB bevillingen har indeholdt budget til vedligehold og genopretning/renovering - fra 2014 er det alene vedligehold. Herudover overfører Ejendomsforvaltningen en række øvrige opgaver til den fælles bygningsfunktion: Område: Opdeling: priser Afdelinger Ejendomsforvaltningen Staben

3 Økonomiafdelingen Grafisk service Rådhusvagt og -kørsel og vagten tiner Udlejningsafdelingen Arealadministration Stillepladsen Bygningsfunktionen Energiledelsesordningen Ejendomssektionen 5) Maskinværkstedet Ansøgt anvendelse af opsparet overskud Bygningsområdet inkl jorde: Boligejendomme, øvrig drift inkl. huslejeindtægter Erhvervsejendomme, øvrige drift inkl. huslejeindtægter 6) Jorder og landbrugsarealer Administrationsbygninger, øvrig drift inkl. huslejeindtægter Anlægsbudget Salg af Knudrisgade Salg af Bryggervej Klimaplan Renovering Spanien Grøndalsvej 1, Tilbygning KB Bevillinger KB Renovering af kulturbygninger KB Renovering, bolig- /erhvervsejendomme KB administrationsbygninger andel ud over vedligehold KB Energieffektivit byggeri Total Note 5: Under Ejendomssektionen er også ansat medarbejdere der beskæftiger sig med projekter og tilsyn m.m. Disse medarbejdere bidrager også til det indtægtskrav der er på området. Note 6: Kompensation for huslejetab vedr. KA-Centret er p.t. indeholdt i beløbet Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg (MSO) MSO overfører skal-opgaver vedrørende dels adskillelige servicearealer i plejeboliger dels feriehjem og lejede arealer. Servicearealer der er sammenbygget med plejeboligerne forbliver under MSO s ansvar. MSO har selv udarbejdet en arealopgørelse, der viser at 55 % af servicearealer forbliver i MSO og 45 % overflyttes til den fælles bygningsfunktion. Vedligeholdelsesbudgettet til denne opgave skal dog deles igen mellem MSO og den fælles bygningsfunktion,

4 idet MSO vil beholde en række opgaver vedr. tekniske installationer i eget regi 1. Feriehjem og lede arealer overflyttes 100%. MSO vurderer at overførslen af ovennævnte opgaver svarer til 1,5 årsværk, heraf overføres 0,5 årsværk som vakant. Lønbudgettet vedrører en fuldtidsansat tekniker samt en lønsum for 0,5 årsværk svarende til gennemsnitslønnen for en tekniker i MSO s eget bygningskontor. Af tabellen nedenfor fremgår MSO s overførte budget til bygningsvedligeholdelse for perioden opgaver opgaver opgaver opgaver Lønbudget 7) Administrativ overhead Driftsbudget KB bevillinger 8) Total Note 7: Lønbudgettet består af den faktiske løn for den overførte tekniker samt 50% af gennemsnitslønnen for de tilbageblevne teknikere. Note 8: Beløbet oplyst under KB bevilling indeholder også de midler der er afsat til anlægsbufferen i årene 2014 og Anlægsbuffermidlerne i MSO fordeles 50/50 mellem MSO og den fælles bygningsfunktion. Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice (MKB) Bygningsområdet i Kultur og Borgerservice er organiseret som fællesfunktionen Byggeri og Planlægning, der er placeret under Sport og Fritid. Kultur og Borgerservice har valgt at overføre alle opgaver og personaleressourcer i Byggeri og Planlægning til den nye fælles bygningsfunktion. Det drejer sig om 4,5 årsværk. Musikhuset indgår dog ikke i opgave- og budgetoverførslen. MKB oplyser at Musikhuset er i den helt særlige situation, at stort set alle indtægter er variable og afhængige af markedet. Derfor er Musikhuset tilsvarende nødt til at have maksimal fleksibilitet i forhold til udgifterne. Musikhuset skal kunne reagere selvstændigt og hurtigt - og med de dispositioner, der tjener Musikhuset bedst. Dette gælder f.eks. ved sponsor- og fondsbidrag. Og det gælder særlige indretninger og ændringer som følge af markedet. Hertil kommer, at Musikhuset er momsregistreret, hvorfor momsafregningerne skal ses som et samlet resultat for Musikhuset. Som et særligt forhold bør det nævnes, at ARoS og Atletion er to større bygningskomplekser, hvor både drift og vedligehold varetages af brugerne som en del af den indgåede kontrakt. Opgaverne for bygningsfunktionen er her en tilsynsfunktion, som skal sikre det aftalte vedligeholdelsesniveau. 1 MSO beholder udgifter bl.a. til låse (både mekaniske og elektroniske), dørpumper, ABA-anlæg, ABDL-anlæg, nøglekortlæsere, tiltag omkring alle tekniske installationer ifm. brandsynspåbud, alle el-installationer undtaget kabler i vægge og el-tavler, funktionsbestemte lifte/elevatorer, trykluftsanlæg, lysarmaturer og lyskilder.

5 Af tabellen nedenfor fremgår MKB s overførte budget for perioden Lønbudget Administrativ overhead Driftsbudget KB bevillinger 9) Total Note 9: Beløbet oplyst under KB bevilling indeholder også de midler der er afsat til anlægsbufferen i årene 2014 og Det skal bemærkes, at der for så vidt angår enkelte KB ere, er der allerede disponeret dele af de fra 2012 overførte budgetter til konkrete projekter, som forventes udført i foråret Magistratsafdelingen for Børn og Unge (MBU) MBU overfører både kan- og skal- opgaver vedrørende indvendig og udvendig drift og vedligehold af bygningsmassen samt alle byggetekniske medarbejdere, der i dag udfører disse opgaver. Strategiske og planlægningsmæssige opgaver samt administrative opgaver og medarbejdere i tilknytning hertil forbliver i MBU. Der forventes overført otte bygningskonsulenter, fire ingeniører, to tekniske designere (hvoraf den ene stilling på nedsat tid 30 timer/uge er vakant) samt en systemadministrator (der allerede i dag er delt mellem de 5 bygningsfunktioner). Samlet bliver det i alt 14,8 årsværk. Af tabellen nedenfor fremgår MBU s overførte budget for perioden Lønbudget Administrativ overhead Driftsbudget KB bevillinger 10) Total Note 10: Beløbet oplyst under KB bevilling indeholder også de midler der er afsat til anlægsbufferen i årene 2014 og 2015.