DAGSORDEN FOR MØDE MELLEM HOVEDMED OG BØRNE- OG UNGDOMSUDVALGET

Transkript

1 DAGSORDEN FOR MØDE MELLEM HOVEDMED OG BØRNE- OG UNGDOMSUDVALGET Dato: 24. februar 2016 Tid: Kl Sted: Rådhuset, udvalgsværelse D, 1.sal, vær.103 Mødedeltagere: BUU: Borgmester Pia Allerslev (V), Nishandan Ganesalingam (C), Karina Vestergård Madsen (Ø), Tommy Petersen (B), Klaus Mygind (SF), Jan Andreasen (A), Henrik Svendsen (DF), Henrik Nord (B), Gorm Anker Gunnarsen (Ø) HovedMED: Ledelsesrepræsentanter: Tobias Stax (Adm. dir. formand), Steen Enemark Kildesgaard (Direktør), Camilla Niebuhr (Direktør), Nina Hemmersam (Kontorchef, Center for Policy), Louise Kanstrup Petersen (Chef, Områdesekretariatet), Jeanne Jakobsen (Skoleleder, SKK), Marialise Rømer (Klyngeleder, LFS ledersektion), Kirsten Bergstrup (Selvejende klyngeleder, arbejdsmiljøleder, BUPL ledersektion), Kate Obeid (Områdechef, arbejdsmiljøleder) Medarbejderrepræsentanter: Jan Hoby (LFS - næstformand), Thomas Enghausen (LFS), Lars Sørensen (KLF), Annette Mai Larsen (BUPL), Rune Simmelsgård Clausen (AC), June Andersen (HK), Irene Holmstrøm (FOA, KLS), Niels Mortensen (FOA 1), Bodil Marie Gjøl (DSR), Helle Bille Nattestad (AMR), Jeppe Jensen (AMR), Heidi Holm Berg (AMR) Øvrige deltagere: Gitte Lohse (Sekretariatschef i ledelsessekretariatet), Anna Faber (Områdesekretariatet - referent) Ikke til stede fra BUU: Rune Dybvad (S), Jonas Bjørn Jensen (S) Ikke til stede fra HovedMED: Søren Trier Højsgaard (Områdechef), Henriette Brockdorff (BUPL), Jeanie C. Nielsen (HK), Jan Trojaborg (KLF) DAGSORDEN Tid Indhold Bilag 1 15:00- Velkomst v/borgmester Pia Allerslev 15: :05- Drøftelse af budgetforslag 2017 Bilag 1: Budgetmateriale eftersendes 15: Eventuelt Afslutning v/borgmester Pia Allerslev REFERAT Ad 1. Velkomst v/borgmester Pia Allerslev Ad 2. Drøftelse af budgetforslag 2017 Følgende bliver anført fra medarbejdersiden:

2 Der bliver indledningsvis tilkendegivet, at BUU og forvaltningen står overfor en rigtig svær øvelse. Det opleves positivt at HovedMED inddrages tidligt i budgetprocessen. Det er dog på nuværende tidspunkt svært for B- siden at sige positivt eller negativt til nogle af forslagene. B-siden håber på, at komme til at få en dialog mere med BUU på et senere tidspunkt. Der udtrykkes generelt bekymring for arbejdsmiljøet og det øgede pres på medarbejderne. Der opfordres til, at BUU forholder sig til, hvad konsekvenserne bliver for arbejdsmiljøet. Uanset hvilken faggruppe man taler om, så er der ikke nogle, der ikke løber stærkt. Uanset hvad, kommer det til at betyde, at der er nogle, der kommer til at løbe endnu stærkere. Arbejdsbelastningen for hver enkel medarbejder bliver større. Der peges generelt på, at det er positivt, at der er udarbejdet investeringscases med henblik på at styrke den tidligere indsats og fokusere på arbejdsmiljø og arbejdsfællesskaber. Der peges samtidig på, at det er svært at sige, om det vil give output i den anden ende. Det peges på, at der er en stor ubekendt - nemlig omprioriteringsbidraget. Hvis det bliver en realitet, er vi rigtig udfordret. Det er generel enighed om at det er fint, at omprioriteringsbidraget er parkeret for en tid. Det er et rigtig godt signal at sende til medarbejderne. Såfremt det viser sig, at der efter sommerferien skal fines flere penge appelleres der til, at der laves en buffer-tidsplan i forhold til at inddrage HovedMED efter sommerferien. Der gøres opmærksom på, at arbejdstilsynet melder om stort pres på arbejdsmiljøet på skoleområdet. Grundskolerne bliver vurderet som et område, hvor der mange steder er problemer med det psykiske arbejdsmiljø. Der er fem Københavnske skoler, der har fået et påbud. Påbuddene handler bl.a. om følelsesmæssigt pres, udfordringer med at håndtere elever med særlige udfordringer, tidspres, manglende prioritering i opgaver, vold og trusler om vold. Der opfordres til, at pointerne fra arbejdstilsynet tages alvorligt. Det anbefales, at der udarbejdes en Need to have og Nice to have -liste og at alt det, der adskiller København fra fx Køge og Kolding fraprioriteres. Der opfordres til at bevare medarbejderne frem for at prioritere fx EAT. Der appelleres til, at politikerne retter fokus mod ledere, medarbejdere og arbejdsmiljø. Der er generel enighed om, at der bør investere i arbejdsfællesskaber samt langsom tilbagevenden efter sygemelding pga. stress. Der er dyrt for kommunen, når medarbejdere går ned med flaget. Arbejdsfællesskaber adresserer bl.a. det korte sygefravær og sikrer kvalitet i kerneopgaven. Der peges på, at det fx på skoleområdet i høj grad er den privatpraktiserende lærer. Her er det bl.a. vurderingen, at arbejdsfællesskaber vil kunne gøre noget ved arbejdsmiljøet. I forhold til budgetforslag vedr. sundhedsplejen peges der på, at der ikke er evidens for forslag. Der forelægger viden om, at nogle af de forsætninger der er medtaget i forslag, ikke virker som fremlagt. Der spørges ind til, hvilke ydelser man ønsker at omlægge og hvilke konsekvenser det forventes at have for sundhedsplejen? Der spørges ind til, om man fra politisk hold vil bryde med sundhedsstyrelsens anbefalinger? Der peges på, at det er bekymrende, at antallet af arbejdsskadeanmeldelser er stigende. På specialområdet er man blevet skarpe på at anmelde. Der gøres opmærksom på, at det ikke bliver anmeldt i tilstrækkeligt omfang på mange almenskoler, hvor der mangles viden om, hvornår en skade skal anmeldes og hvordan. Der peges på, at det er noget BUF er nødt til at tage alvorligt, for arbejdsskaderne kan resultere i sygefravær, nedslidning og stress, hvis der ikke bliver taget hånd om dem. I forhold til udnyttelse af kvadratmeterne i HNG bør der væres opmærksomhed på, hvad det er for et arbejdsmiljø der bliver skabt for de medarbejdere, der er der. Det kan godt virke stressende med åbne stationer, hvor man aldrig ikke ved, hvor man skal sidde. Der opfordres til, at der tages hensyn til administrative medarbejdere ude på skoler og institutioner, som har været hårdt ramt af it-systemer, omflytninger mm. Det har skabt meget stress. Der peges på, at der er mange medarbejdere, der er sygemeldte pga. stress. Det er et generelt problem indenfor det offentlige, at folk kommer for hurtigt tilbage til arbejdet igen. Det kan resultere i, at de bliver 2

3 langtidssygemeldt og derefter afskediget. Det ville være godt, hvis der kunne udmeldes ressourcer, så medarbejdere kunne komme langsomt i gang - frem for hurtigt at skulle op på 100% arbejdsstyrke. Der peges på, at medarbejdere med stress eller alvorlig sygdom ikke altid bliver behandlet ordentligt og at dette er et tema der bør drøftes. Der er blevet kortere vej mellem, at man bliver syg og man er ude af butikken. Det appelleres samtidig til, at man passer på med, at decentrale ledere bliver opfattet som nogle, der bare afskediger, når folk bliver syge. Det handler om rammevilkårene for den offentlige sektor. Lederne bliver nødt til at tænke i bæredygtige arbejdspladser. Et eksempel er en medarbejder, der er kraftramt. Klyngeleder bliver nødt til at afskedige medarbejder, for at få det hele til at løbe rundt. Der opfordres til at politikerne tænker over, hvad de politiske rammer har af decentrale konsekvenser. Der opfordres til, at budgettet er i overensstemmelse med værdierne i MEDaftalen. Hvis rammerne ikke er i orden, er det svært at løse i de lokale MED. Medarbejdere har dårlig tid til at få MEDaftalen i spil. Der er stor bekymring for, hvordan man inddrager medarbejderne, da medarbejderne så skal give køb på forberedelsestiden, som de har så lidt af. Følgende bliver anført fra ledersiden: Der bliver gjort opmærksom på de omfattende omstruktureringer, som organisationen har gennemført og er i gang med at gennemføre - herunder ny klynge og netværksstruktur, fremtidens fritidstilbud, nye administrative systemer mm. Der er sat mange skibe i søen og samtidig er der færre mennesker til at løfte opgaverne. Det er vigtigt, at politikerne har fokus på dette. Der peges på, at det er svært at gå ind i de enkelte forslag på nuværende tidspunkt. Der peges på et ønske om at blive inddraget igen på et senere tidspunkt. Der opfordres til, at man fremadrettet i højere grad fokusere på at måle om forandringerne har den ønskede effekt. Medfører forandringerne at organisationen bliver mere effektiv? Er det blevet enklere ude på de enkelte arbejdspladser? Der opfordres til ærlighed omkring, hvorvidt der er tale om besparelser eller effektiviseringer. Der peges på, at det er en politisk beslutning at sygefraværet skal nedbringes. Der er udviklet systemer, der skal vise politikerne om organisationen løser opgaven. Virkeligheden er at lederne skal have en hverdag til at fungere og politisk har man besluttet, at man skal nedbringe sygefraværet. Som leder bliver man presset ud i situationer, som kan føres tilbage til politiske beslutninger. Følgende bliver anført fra BUU: V gør opmærksom på, at politikerne heller ikke ved, hvor det ender. For politikerne har det være vigtigt, at have en åben drøftelse. Dette er ikke for at skabe mere usikkerhed blandt medarbejdere, men for at sikre at medarbejdere ved noget om, hvad politikere har af redskaber at skrue på. V anerkender, at det er en frustrerende proces for medarbejderne. Fra politisk hold forsøger man at inddrage medarbejdere så meget som muligt. Medarbejdernes input er vigtige, når politikerne skal træffe beslutning om effektiviseringer. Trods inddragelse er det dog ikke sikkert, at medarbejderne er enige i den måde, som politikerne ender med at lave effektiviseringerne på. A konkluderer, at meldingerne fra medarbejderne er meget entydige og handler om arbejdsmiljøet. Det politikerne kan tage med sig ind i udvalget, er at organisationen er inde i en konstant reformproces og at vi som udvalg kan overveje at tage en timeout i stedet for at køre reform amok. A udtrykker skepsis forhold til investeringscases og peger på, at det kan komme til at stresse medarbejdere endnu mere. V er ikke enig i, at løsningen er at stoppe reformering af organisationen. Ø peger på, at de endnu ikke er påbegyndt drøftelserne om omprioriteringsbidraget. Der spørges ind til, hvad den optimale proces vil være, hvis regeringen har held til at gennemføre finanslov 2017? SF udtrykker håb for, at der bliver skabt en stærk bevægelse mod besparelseskravene SF giver udtryk for, at de er opmærksomme på de udfordringer, som der peges på, og at der skal fokus på udvikling af arbejdsfællesskaber. 3

4 S peger desuden på, at der skal sættes spørgsmålstegn ved skattestoppet. SF udtrykker bekymring for praksis, hvor ledere oplever sig nødsaget til at afskedige terminale patienter. Der peges på, at dette ikke er rimeligt. C kvitterer for konstruktiv feedback, der afspejler professionalisme. V gør opmærksom på, at sygefravær er et fælles ansvar. Det er vigtigt, at ledere ser det som en væsentlig opgave at skabe arbejdsmiljø, der kan nedbringe sygefraværet. V peger på, at sygefraværet skal kunne nedbringes væsentligt. V runder mødet af med at kvittere for de mange konstruktive og ærlige tilbagemeldinger. V opfordrer til, at medarbejdere og organisationer løbende indgår i dialog med politikerne. HovedMED vil blive inviteret til et nyt møde senere i processen. Ad 3. Eventuelt Ad 4. Afslutning v/borgmester Pia Allerslev 4

5 DAGSORDEN FOR MØDE MELLEM HOVEDMED OG BØRNE- OG UNGDOMSUDVALGET Dato: 24. februar 2016 Tid: Kl Sted: Rådhuset, udvalgsværelse D, 1.sal, vær.103 Mødedeltagere: Børne- og Ungdomsudvalget: Borgmester Pia Allerslev (V), Nishandan Ganesalingam (C), Karina Vestergård Madsen (Ø), Tommy Petersen (B), Rune Dybvad (S), Klaus Mygind (S), Jonas Bjørn Jensen (S), Jan Andreasen (S), Henrik Svendsen (DF), Henrik Nord (B), Gorm Anker Gunnarsen (Ø) DAGSORDEN HovedMED: Ledelsesrepræsentanter: Tobias Stax (adm. dir. formand), Steen Enemark Kildesgaard (direktør), Camilla Niebuhr (direktør), Nina Hemmersam (kontorchef, Center for Policy), Louise Kanstrup Petersen (kontorchef, Områdesekretariatet), Søren Trier Højsgaard (områdechef), Jeanne Jakobsen (skoleleder, SKK), Marialise Rømer (klyngeleder, LFS ledersektion), Kirsten Bergstrup (selvej. Klyngeleder, arbejdsmiljøleder, BUPL ledersektion), Kate Obeid (områdechef, arbejdsmiljøleder) Medarbejderrepræsentanter: Jan Hoby (LFS - næstformand), Thomas Enghausen (LFS), Lars Sørensen (KLF), Jan Trojaborg (KLF), Annette Mai Larsen (BUPL), Rune Simmelsgård Clausen (AC), Jeanie C. Nielsen (HK), June Andersen (HK), Irene Holmstrøm (FOA, KLS), Niels Mortensen (FOA 1), Henriette Brockdorff (BUPL), Signe Hagel Andersen (DSR), Helle Bille Nattestad (AMR), Jeppe Jensen (AMR), Heidi Holm Berg (AMR) Fra Områdesekretariatet (MED-sekretariatet): Anna Faber (referent) Tid Indhold Bilag 1 15:00- Velkomst v/borgmester Pia Allerslev 15: :05- Drøftelse af budgetforslag 2017 Bilag 1: Budgetmateriale eftersendes 15: Eventuelt Afslutning v/borgmester Pia Allerslev

6 KØBENHAVNS KOMMUNE Børne- og Ungdomsforvaltningen Center for Policy NOTAT Til BUU og HovedMED Materiale til BUU-HovedMED møde om budget 2017 BUU og HovedMED mødes onsdag den 24. februar 2016 for at drøfte budget Til brug for drøftelsen fremsender Børne- og Ungdomsforvaltningen følgende bilag: Sagsnr Dokumentnr Sagsbehandler Katrine Madsen Samlede effektiviseringsforslag til budget 2017 Bilagene består af et covernotat, samt fire bilag der beskriver den samlede effektiviseringsudfordring, samt hvilke nye forslag og stigende profiler, der udgør løsningen på effektiviseringsudfordringen. Derudover fremgår de bevillinger, der udløber i Samlede investeringsforslag til puljen for smarte investeringer Bilagene består af udkast til indstilling, samt de 8 investeringsforslag, som forventes fremsat på BUUs møde den 9. marts. Alle de fremsendte bilag er udkast, som også danner grundlag for for BUUs budgetseminar den februar. De endelig bilag fremsendes i forbindelse med første behandlingen af budget 2017, der fremlægges til BUU s møde den 9. marts. Ressourcer Gyldenløvesgade København V Mobil EG1T@buf.kk.dk EAN nummer

7

8 Side 2

9 Side 3

10

11 KØBENHAVNS KOMMUNE Børne- og Ungdomsforvaltningen Center for Policy NOTAT Bilag 1. Nye effektiviseringsforslag til Budget Sagsnr Dokumentnr Effektivisering i mio. kr. (2016 p/l) Total Tværgående effektiviseringer Sagsbehandler 1 Administration - måltal 2,1 4,3 0,0 0,0 6,4 Katrine Madsen 2 Omlægning af københavnermodel for integration 0,0 15,0 0,0 0,0 15,0 3 Udbud/reudbud af indkøb 0,0 Total tværgående effektiviseringer 2,1 19, ,4 Dag- og fritidstilbud 4 Justering af klynge- og netværksstrukturen 15,8 7,4 7,4 0 30,6 5 Reduktion i antal pavilloner 4,0 4,1 0,0 0,0 8,1 6 Dækningsgrader på 0-6 års området 15,0 15,0 0,0 0,0 30,0 7 Faldende dækningsgrader på fritidsområdet 5,0 5,0 0,0 0,0 10,0 Total dag- og fritidstilbud 39,8 31,5 7,4 0 78,7 Skole 7 Afskaffelse af AfterEAT 2,5 0,0 0,0 0,0 2,5 9 Større enheder på skoleområdet 5,0 5,0 0,0 0,0 10,0 Total - skole 7, ,5 Special 10 Mindreudgift i afregning med Socialforvaltningen for dag- og døgnbehandling 1,1 1,2 0,0 0,0 2,3 11 Mindreudgifter til køb af STUpladser 7,5 7,5 0,0 0,0 15,0 12 Ændret metode for takstberegning i BCK 0,5 0,5 0,0 0,0 1,0 Total - special 9,1 9, ,3 Total 58,5 65 7, ,9 Ressourcer Gyldenløvesgade København V Mobil EG1T@buf.kk.dk EAN nummer Side 5

12 Tværgående effektiviseringer 1. Måltal for konkrete forslag for Administrationen 2,1 mio. kr. i 2017 / 6,4 mio. kr. i alt Bevillingsområde Effektiviseringstype Effekt af forslaget Inddragelse Investering Tidligere beslutninger Administration Effektivisering af opgaveløsning mv. Administrative opgaver skal løses på en anden måde eller helt bortfalde. Det vil medføre forandringer for de involverede medarbejdere. De konkrete forslag vil blive udformet med henblik på at børn og forældre berøres mindst muligt. MED-organisationen i HNG og områderne vil blive inddraget i udformningen af de konkrete forslag til realisering af måltallet. Mulig investering afklares i videre forløb Der er allerede besluttet effektiviseringer for for 15,0 mio. kr. Udgangspunktet for forslaget er, at administrationen skal bidrage med samme andel af de samlede forventede effektiviseringer i perioden som den øvrige del af forvaltningen. Det svarer til et måltal i 2016 og 2017 på 1,5% og 2,5% årligt i Med et samlet administrationsbudget i 2016 på 292 mio. kr., svarer det til et måltal i perioden på 29,4 mio. kr. Der er allerede besluttet og implementeret besparelser for 15,0 mio. kr., og der resterer dermed konkrete forslag for 14,4 mio. kr. startende med 2,1 mio. kr. i 2017 og 4,3 mio. kr. i Det vil blive vurderet i forslagene til budget 2018 om måltallet skal fortsættes i Der foreligger på nuværende tidspunkt ikke konkrete effektiviseringsforslag til opfyldelse af måltallet. Der arbejdes sammen med Økonomiforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen på en investeringscase, hvor HNG indrettes, så arealet pr. medarbejder kan begrænses. Casen forventes færdig inden udvalgets 2. behandling af budgetforslaget. Derudover forventes det, at indførelsen af Kvantum vil give en mere effektiv opgaveløsning. Forvaltningen vil arbejde videre med konkrete forslag, som præsenteres for udvalget ved 2. behandlingen af budgetforslaget. 2. Afvikling eller justering af indsatser under Københavnermodellen 15,0 mio.kr. i 2018 Bevillingsområde Effektiviseringstype Effekt af forslaget Integration/skole Servicereduktion En række indsatser under Københavnermodellen justeres eller bortfalder: Integrationsvejledere Fastholdelses- og tiltrækningsinitiativer, herunder Side 2 af 11 Side 6

13 Fortæl din skole 'Din tro min tro' og øvrige kulturtilbud Kompetenceløft af lærerne og ledere Inddragelse En reduktion vil have betydning for både medarbejdere og børn & forældre. Medarbejderne får ikke i samme omfang som nu adgang til ny viden, sparring og støtte i forhold til integrationsopgaven og forældre og børn vil således berøres af dette. Der er afholdt møde med repræsentanter for de faglige organisationer og forældreorganisationerne og udvalget er blevet præsenteret for følgegruppens bemærkninger. På baggrund af budget 11 vedtog udvalget Københavnermodel 2.0 (BUU ). Modellen er en del af forvaltningens integrationsindsats på skoleområdet og er målrettet elever med sproglige udfordringer. Der er afsat 17,1 mio. kr. årligt til udvikling af Københavnermodel 2.0. Formålet med Københavnermodellen 2.0 er at medvirke til at øge antallet af socialt og etnisk blandede skoler samt at løfte de faglige resultater for de svageste elever. Dette gøres gennem en række initiativer og aktiviteter: Rådgivning om skolevalg 'Københavnermodellen' (1,4 mio.kr.) Rådgivning af skoleskiftere (0,675 mio.kr) Integrationsvejledere (7,4mio.kr.) Fastholdelses- og tiltrækningsinitiativer, herunder Fortæl din skole (5,12 mio.kr.) 'Din tro min tro' og øvrige kulturtilbud - skolebesøg af repræsentanter for trossamfund drøfter religiøs praksis, traditioner og gensidig respekt og tilbud om besøg af kulturinstitutioner med et mangfoldighedsperspektiv (0,4 mio.kr.) Kompetenceløft - ledere og lærere inviteres til deltagelse i konferencer mm. med integrationsperspektiv (0,6 mio.kr.) Hertil kommer projektstyringen og implementering samt den løbende evaluering (1,5 mio.kr.). Børne- og Ungdomsforvaltningen anbefaler, at rådgivning om skolevalg og skoleskifterne bevares (for en udgift for i alt 2,1 mio. kr), mens at de øvrige dele af Københavnermodellen (i alt 15,0 mio. kr.) kan justeres eller bortfalde. Der henvises i øvrigt til den indstilling som BUU behandler den 24. februar 2015 omkring Københavnermodellen. Det foreslås, at forslaget først implementeres fra 2018, så der er hele 2017 til at foretage de relevante omstillinger og gennemføre den sidste runde af indsatser. Side 3 af 11 Side 7

14 3. Udbud/reudbud af indkøb effekt ikke kendt BUU har været med i udbud og reudbud af indkøb i 2015 og afventer på nuværende tidspunkt resultaterne af indgåelsen af de nye aftaler. Det kan vurderes i løbet af april måned om de nye indkøbsaftaler medfører et effektiviseringspotentiale, der kan indgå i budget Dag- og fritidstilbud 4. Justering af klynge- og netværksstrukturen som følge af Fremtidens Fritid effektiviseringsbeløb på 15,8 mio. kr. i 2017 / 30,6 mio. kr. i alt (fuld effekt i 2020) Bevillingsområde Dag Effektiviseringstype Omlægning af opgave (vi løser opgaven på en anden måde) Effekt af forslaget Fra den 1. august 2016 implementeres en ny klyngeog netværksstruktur, og i forlængelse heraf reduceres antallet af klyngeledere og institutionsledere på det kommunale og selvejende område Inddragelse Der har været gennemført en høring i forbindelse med etablering af den justerede klynge- og netværksstruktur. Høringen har dog ikke forholdt sig til anvendelsen af den effektivisering, der kan indhentes ved forslaget. Tidligere beslutninger Den ny klynge- og netværksstruktur blev godkendt i Børne- og Ungdomsudvalget den 18. november 2015 Fra den 1. august 2016 implementeres en ny klynge- og netværksstruktur i Børne- og Ungdomsforvaltningen, som følge af reorganiseringen af fritidsinstitutioner og fritidscentre. I forlængelse heraf reduceres antallet af klyngeledere, pædagogiske ledere og afdelingsledere på det kommunale område. Derudover er der i forbindelse med den nye klyngestruktur blevet kigget generelt på, hvordan ledelsessammensætning i de nye klynger skulle være, hvilket er blevet fuldt op med en række forhandlinger med de faglige organisationer. På det selvejende område er der større frihed ift., hvordan institutionerne organiserer sig, og udviklingen i antallet af ledere er derfor mere usikker. Der gælder dog de samme økonomiske vilkår for kommunale og selvejende institutioner, således at der gælder en tilsvarende effektivisering på det selvejende område. Den samlede effektivisering vil være på 30,6 mio. kr. Dette er efter, at de allerede besluttede effektiviseringer på ledelse i budget 2016 og fald i Side 4 af 11 Side 8

15 forældrebetaling er indregnet. Besparelsen udmøntes via en reduktion i pladsprisen. Der vil i en overgangsperiode være behov for at afsætte midler til implementeringen af reorganiseringen. Derfor foreslås effektiviseringen indfaset over en 4-årig periode med halv effekt i 2017 og fuld effekt i De ledige driftsmidler i vil gå til: - Frivillige aftaler om fratrædelsesordninger, seniorordninger, kompensation i pension etc. - Rådighedsløn til en række tjenestemandsansatte ledere - Understøttelse af arbejdet med den nye fritidsstruktur ved at udmelde ekstra midler i pladsprisen til kompetenceudvikling og andre udviklingsaktiviteter, som klyngelederne selv har råderet over. Der er allerede afsat midler til kompetenceudvikling i Der er pt. forhandlinger med LFS og BUPL om nye forhåndsaftaler for ledere på hhv. det kommunale og selvejende område i gang. Indtil disse er afsluttet, er der fortsat en vis usikkerhed om gennemsnitslønnen, som indgår som beregningsforudsætning. Størstedelen af de kommunale klyngeledere, pædagogiske ledere og afdelingsledere kan omplaceres til nye stillinger eller til de vakante stillinger, der løbende opstår, da der er indført et ansættelsesstop på det kommunale område. 5. Reduktion i antal pavilloner 4,0 mio. kr. år 2017 / 8,1 i mio. kr. i alt Bevillingsområde Dagtilbud Effektiviseringstype Effektivisering af opgaveløsning Effekt af forslaget Der opsiges leje af 3 pavilloner, der har været anvendt til tidlig opstart af daginstitutioner og til genhusning. Lejemålene opsiges først, når de ikke er i brug, og der forventes ikke at være behov for dem fremover. Forslaget vil derfor ikke berøre børn og medarbejdere. Inddragelse Da forslaget ikke har effekter for børn og medarbejdere, er der ikke foretaget decentral inddragelse. Børne- og Ungdomsforvaltningen anvender pavilloner på 20 adresser. Pavillonerne anvendes for det første til tidlig opstart af institutioner, hvor nye institutioner opstartes i pavilloner og så flyttes til deres permanente lokation, når bygningerne står færdige. Herudover anvendes pavillonerne til midlertidig genhusning af institutioner f.eks. pga. ombygning, midlertidige problemer med bygninger og lignende. Side 5 af 11 Side 9

16 Forvaltningen har foretaget en gennemgang af pavillonerne og deres nuværende brug og sammenholdt det med det forventede kapacitetsbehov for de kommende år. Det vurderes, at 2 pavilloner kan fjernes i 2016 og yderligere 1 pavillon kan fjernes i Fjernelsen af pavillonerne vil medføre en effektivisering på leje og andre driftsudgifter til pavillonerne på 5,7 mio.kr. i 2017 og 8,1 mio.kr. i 2018 og frem. Pavillonerne opsiges først, når de ikke er i brug, og opsigelsen vil derfor ikke medføre ulemper for genhusede institutioner. I forslaget er forudsat, at igangværende byggeprojekter afsluttes som planlagt. Hvis der sker store forsinkelser af byggerierne, vil det kunne forsinke afviklingen af pavillonerne og dermed indhentelsen af effektiviseringen. Forslaget er baseret på det forventede kapacitetsbehov de kommende år, hvis kapacitetsbehovet stiger væsentligt udover det forventede, kan der bliver behov for pavillonerne. 6. Faldende dækningsgrader på 0-6 års dagtilbud 15,0 mio. kr. i 2017 / 30,0 mio. kr. i alt Bevillingsområde Dagtilbud Effektiviseringstype Effektivisering på baggrund af fald i aktivitet Effekt af forslaget Vedtagelse af forslaget vil reducere udvalgets budget uden, at pladsprisen bliver reduceret. Inddragelse Ingen Investering Ingen Der forventes en lavere aktivitet på dagområdet end forudsat i udvalgets budgetramme. Det er forvaltningens vurdering, at der er tale om en varig tilstand, men det præcise omfang, og i hvilken grad årsagen er hhv. ændringer i børnetallet eller ændringer i dækningsgraden, er på nuværende tidspunkt svært at sige. Mindreaktiviteten skal ses i sammenhæng med, at udvalget tidligere varigt har finansieret stigende aktivitet og dækningsgrader i budget 2014 for 23,8 mio. kr. Det vurderes på nuværende tidspunkt, at der vil være faldende aktivitet svarende til op mod 30 mio. kr. Forvaltningen foreslår, at forslaget gennemføres med 15 mio. kr. i 2017 og yderligere 15 mio. kr. i 2018, da der er usikkerhed forbundet med aktivitetsforventningerne. Forvaltningen vil følge aktiviteten tæt i den kommende periode, så det er muligt at korrigere den stigende profil ifht. budget Faldende dækningsgrader på fritidsområdet 5,0 mio. kr. i 2017 / 10,0 mio. kr. i alt Bevillingsområde Dagtilbud Effektiviseringstype Effektivisering på baggrund af fald i aktivitet Side 6 af 11 Side 10

17 Effekt af forslaget Andelen af 6-13 årige børn, der anvender et fritidstilbud er faldet efter implementering af Folkeskolereformen og dette mønster forventes at fortsætte i 2016 og 2017, således at der i 2017 er skabt et effektiviseringspotentiale på 10 mio. kr. Vedtagelse af forslaget vil reducere udvalgets budget uden, at pladsprisen bliver reduceret. Aktivitetsudviklingen i 2014 og 2015 viser et fald i dækningsgrad på primært Fritidsklubber og Juniorklubber, som sandsynligvis kan tilskrives implementering af Folkeskolereformen og faldet forventes at fortsætte i 2016 og Fra 2014 til 2015 har vi set et fald på 2-4 % på de tre pladstyper, forventer på baggrund af disse data et fald i de kommende år, hvilket giver et potentiale på 10 mio. kr., når den mistede forældrebetaling er fratrukket (netto). Ændring fra 2014 til 2015 Forventning frem til 2017 i alt Potentiale udmeldt bevilling i mio. kr. Mistet forældrebetaling Potentiale i mio. kr. (netto) Fritidshjem -3,0% -3,4% 2,1-0,3 1,8 Fritidsklub -2,1% -5,1% 4,6-0,7 3,9 Juniorklub -3,7% -9,3% 5,0-0,7 4,3 I alt 10,0 Den primære grund til fravalget af fritidstilbuddene vurderes at være de længere skoledage og øvrige fritidsaktiviteter. På de samlede fritids- og klubområdet forventes en stigning i antal børn før korrektion for faldende dækningsgrader på ca børn i perioden Modregnes der for de lavere dækningsgrader vil stigningen blive reduceret med ca. 600 børn, så den samlede stigning forventes at blive ca. 800 børn. De faldende dækningsgrader forventes derfor ikke at have nogen påvirkning på det aktuelle personale på institutionerne (måske klubberne) da området som helhed er i vækst. Konsekvensen af den Fremtidige Fritidsstruktur er svær at spå om, hvorfor forventningerne i denne business case er forbundet med en vis usikkerhed. Derfor foreslås, at effektiviseringen indfases i 2017 med halv effekt (5,0 mio. kr.) i 2017 og fuld effekt i Forvaltningen vil følge aktiviteten tæt i perioden, så det er muligt at korrigere ifht. budget 2018, hvis nødvendigt. Side 7 af 11 Side 11

18 Skoler 8. Ophør af eftermiddagsmad på skoler After EAT 2,5 mio. kr. i 2017 Bevillingsområde Undervisning Effektiviseringstype Servicereduktion Effekt af forslaget Elever i klasse får ikke længere mulighed for at købe eftermiddagsmaden AfterEAT gennem EAT-ordningen. Ordningen bruges i dag i gennemsnit af 10 elever pr. skole pr. dag. Inddragelse Implementeringsgruppe af skoleledere høres efter 1. behandling af forslag Investering Ingen Tidligere AfterEAT blev indført ifbm. Budget 2014 beslutninger Med folkeskolereformen fik eleverne en længere og mere aktiv skoledag. Derfor blev der i Budget 2014 afsat 2,5 mio. kr. årligt til en ordning med eftermiddagsmad til elever i klasse. Baggrunden for ordningen var et ønske om at tilbyde eleverne på mellemtrin og udskoling et sundt eftermiddagsmåltid, så de fik energi til hele skoledagen. Man forudsatte, at elever i indskolingen får eftermiddagsmad i KKFO eller fritidshjem. På de 43 skoler med EAT, blev løsningen et tilbud om at købe eftermiddagsmad gennem EAT-ordningen med forudbestilling og betaling på elevens EAT-konto. Det er forholdsvis få elever, der har benyttet sig af After EAT, i gennemsnit under 10 elever pr. skole pr. dag og det har ikke været muligt at afholde de samlede udgifter indenfor de afsatte 2,5 mio. kr. årligt. Den lave tilslutning hænger sammen med, at det har været vanskeligt for skolerne, at få håndtering, afhentning og spisning af eftermiddagsmaden til at passe ind i skoledagen. Desuden er det for nogle forældre en barriere, at maden koster 12 kr. pr. måltid og skal forudbestilles. Dette aspekt har formodentlig en social slagside. På de 12 madskoler med eget produktionskøkken produceres eftermiddagsmad lokalt og er udelukkende finansieret af forældrebetalingen. I budget 2014 blev der yderligere afsat i alt 4 mio. kr. til anlæg i hhv og Disse midler er anvendt til generelle investeringer i udstyr, inventar og kapacitet på skolemadsområdet, og går således ikke tabt som følge af ordningens ophør. Konsekvensen ved ophør af AfterEAT er ikke så stor, da der ikke er særlig mange elever, der har benyttet ordningen. Eleverne kan dog stadig have et behov for at få et måltid om eftermiddagen. Omfanget Side 8 af 11 Side 12

19 af dette behov er ikke afdækket og vil fremadrettet skulle dækkes via forældrene. 9. Større enheder på skoleområdet - 5,0 mio. kr. i 2017/ 10,0 mio. kr. i alt Bevillingsområde Effektiviseringstype Effekt af forslaget Inddragelse Investering Undervisning Effektivisering som følge større enheder Vedtagelse af forslaget vil reducere udvalgets budget uden, at der gennemføres en reduktion i elevprisen. Ikke relevant Ikke relevant Som en del af arbejdet med kapacitetsudnyttelse og etablering af bæredygtige enheder er der i de senere år kommet større og større skoler. Med de større skoler er udgiften pr. elev faldet, da faste udgifter til ledelse, administration, EAT-bod, inklusionspædagog mv. ikke stiger proportionelt med antallet af elever. Denne mekanisme er indbygget i bevillingsmodellen for skolerne og forslaget indebærer derfor ikke, at skolernes budgetter vil blive reduceret. Forvaltningen vil frem til 1. behandlingen af budgetforslaget analysere på de præcise konsekvenser. På nuværende tidspunkt skønnes forslaget at give en effektivisering på 5,0 mio. kr. i Special 10. Mindreudgift i afregning med Socialforvaltningen for dag- og døgnbehandling 1,1 mio. kr. i 2017 / 2,3 mio. kr. i alt Bevillingsområde Specialundervisning Socialforvaltningen (SOF) driver dag- og døgnbehandlingstilbud, som Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) køber pladser på. Betalingen for dette er delt i to: 1. En fast årlig afregning, hvor BUF er med til at dække faste udgifter ved dag- og døgnbehandlingstilbuddenes drift 2. En takst pr. barn pr. dag Børne- og Ungdomsforvaltningen betaler ca. 17 mio. kr. i faste udgifter til SOF pr. år. Socialforvaltningen sælger imidlertid også pladser til andre kommuner. De andre kommuner betaler også for de faste omkostninger. På den måde får SOF pengene til de faste omkostninger to gange: både fra BUF og fra andre kommuner på de pladser som sælges. Derfor får BUF penge tilbage, når SOF ved, hvor mange pladser, som de har solgt. I 2015 fik BUF 2,3 mio. kr. tilbage. Dette er også det niveau, som er budgetlagt for Side 9 af 11 Side 13

20 Potentialet er afhængigt af hvor mange pladser, som SOF sælger og er dermed noget usikkert år til år og ikke påvirkeligt at BUF. BUF har ingen grund til at tro at 2015 har været et særligt år, så derfor vurderes det, at niveauet fra 2015 kan være repræsentativt som det varige niveau, som den lavere afregning vil medføre. Special 11. Mindreudgifter til køb af STU-pladser 7,5 mio. kr. i 2017 / 15 mio. kr. i alt Bevillingsområde Specialundervisning Effektiviseringstype Omlægning af opgave Effekt af forslaget Vi sørger for, at STU-eleverne kommer på pause hurtigere, så vi ikke betaler for pladsen når den ikke er i brug. Udbyderne af STU vil derfor opleve et lille fald i indtægten. Inddragelse Ikke relevant Investering Ingen investering Tidligere BUU 14/ nr. 11, A3 beskriver resultatet af beslutninger annonceringen, som har ført til lavere priser. Forvaltningen forventer en effektivisering på 15 mio. kr. på køb af pladser til Særlig tilrettelagt ungdomsuddannelse (STU). Denne uddannelse er tilrettelagt for unge, der af fysiske eller psykiske grunde ikke kan gennemføre en anden ungdomsuddannelse, fx unge udviklingshæmmede. De 10 mio. kr. vedrører dels lavere priser primært som følge af en annoncering, som har ført til lavere priser pr. ung men også som følge af, at der kan fratrækkes særlig moms på STU. De resterende 5 mio. kr. forventes et færre antal unge end oprindeligt budgetteret. En del af forklaringen på dette er, at forvaltningen arbejder målrettet på, at STU-eleverne kommer på pause hurtigere, så vi ikke betaler for pladsen når den ikke er i brug. Dette er også i de unges interesse, så deres uddannelsesklip ikke bliver spildt på pausemåneder. 12. Ændret metode for takstberegning i BCK 0,5 mio. kr. i 2017 / 1,0 mio. kr. i alt Bevillingsområde Dagtilbud special og Specialundervisning Effektiviseringstype Effektivisering Effekt af forslaget Kommuner der køber pladser på specialskoler og på specialdag- og fritidstilbud vil betale en højere pris, da Børnecenter Københavns ydelser fremover vil indgå i taksten. Tidligere beslutning Nej Side 10 af 11 Side 14

21 Børnecenter København (BCK) leverer en række ydelser indenfor fysio-/ergoterapi, psykologbistand og tale-/høreområdet til byens skoler og institutioner. En stor del af ydelserne retter sig mod specialskoler og specialinstitutioner, hvor vi sælger pladser til andre kommuner baseret på en omkostningsbaseret takst. Ydelserne har ikke tidligere har indgået i beregningen af den takst, som opkræves af andre kommuner. Med forslaget vil denne praksis ændres, så ydelserne indregnes, og der genereres en ekstraindtægt på ca. 1 mio. kr. Forslaget vil udelukkende have en effekt på den takst, der opkræves i andre kommuner. Forslaget indfases med halv effekt i 2017 og fuld effekt i Forudsætningerne for forslaget beror på BCK s ydelser i 2015 og den forventede antal solgte pladser i Side 11 af 11 Side 15

22

23 KØBENHAVNS KOMMUNE Børne- og Ungdomsforvaltningen Center for Policy NOTAT Til BUU Bilag 2. Stigende profiler fra Budget 2016 De stigende profiler for budget 2016 udgør samlet set effektiviseringer for 143,1 mio. kr. Børne- og Ungdomsforvaltningen anbefaler dog, at der revurderes 5 forslag for en samlet effektivisering i 2017 på 35,2 mio. kr. i Derved kan det samlede potentiale falde til 107,9 mio. kr. i Sagsnr Dokumentnr Sagsbehandler Katrine Madsen Nedenfor fremgår den samlede liste over alle stigende profiler, samt begrundelse for revurdering af de fem konkrete forslag. Der er fastholdt nummereringen af de stigende profiler fra indstillingen om 2. behandling af budget 2016 den 29. april 2015, hvorfor talrækken ikke er fortløbig. Forslag (i mio.kr p/l) Total Stigende profiler der foreslås revurderet A Måltal for konkrete effektiviseringer på dagområdet 20,0 0,0 0,0 0,0 20,0 B Modtagelsesklasser mere effektiv organisering 1,5 0,0 0,0 0,0 1,5 C Effektiviseringer på bygningsrelaterede udgifter som følge af D ny struktur på fritidsområdet 5,7 5,7 3,7 0,0 15,1 Effektiviseringer på ledelse og administration som følge af ny struktur på fritidsområdet 2,4 2,8 1,4 0,0 6,6 E Ændret indkøbsadfærd i BUF 5,6 0,0 0,0 0,0 5,6 Total stigende profiler der foreslås revurderet 35,2 8,5 5,1 0 48,8 Øvrige stigende profiler fordelt på bevillingsområde Tværgående forslag 3 Bedre styring af centrale puljer 0,9 0,0 0,0 0,0 0,9 5 Halvering af puljen til personlig assistance 1,6 0,0 0,0 0,0 1,6 6 Intern drift i områderne 0,6 0,0 0,0 0,0 0,6 7 Husleje i områderne 0,2 0,0 0,0 0,0 0,2 8 personaletilpasning i områderne 3,0 5,3 0,0 0,0 8,3 Stigende profiler på mindre tværgående kommunale forslag (Citizen) 2,9 0,0 0,0 0,0 2,9 Total - tværgående 9,1 5, ,4 Dagtilbud 9 Effektivisering på dagtilbudsområdet som følge af lavere gennemsnitlig pladspris ved nyanlæg 5,4 4,3 0,0 0,0 9,7 10 Omlægning af udflytterbørnehaver 2,3 2,3 0,0 0,0 4,5 11 Tilpasning af kapaciteten i dagplejen til den faktiske aktivitet 2,6 2,6 0,0 0,0 5,1 12 Bedre kapacitetsudnyttelse på dagområdet 5,1 0,0 0,0 0,0 5,1 13 Omlægning af små og deltidsåbne børnehaver 1,2 0,0 0,0 0,0 1,2 14 Effektivisering som følge af en kortere åbningstid på 0-6 års området 5,2 0,0 0,0 0,0 5,2 Total - dagtilbud 21,8 9, ,8 Side 17

24 Skoler 16 Større enheder på skoleområdet 22,9 0,0 0,0 0,0 22,9 18 Besparelse på særlige profilskoler og udskolingsdynamoer 9,2 0,0 0,0 0,0 9,2 19 Heldagsskoler 2,0 0,0 0,0 0,0 2,0 21 Afskaffelse af tosproget undervisning 6,3 0,0 0,0 0,0 6,3 22 Omprioritering og effektivisering af undervisningen i dansk som andetsprog 5,9 0,0 0,0 0,0 5,9 23 Midlertidig besparelse på den årlige driftsbevilling til skolemad (EAT) -1,0 0,0 0,0 0,0-1,0 25 Skolemad (EAT) - Reduktion i muligheden for tilskud 2,0 0,0 0,0 0,0 2,0 31 Sangskolen 0,2 0,0 0,0 0,0 0,2 Total - skoler 47, ,5 Fritid 36 Nyt serviceniveau på fritidsområdet 15,1 0,0 0,0 0,0 15,1 Total - fritid 15,1 0,0 0,0 0,0 15,1 Specialområdet 38 Bedre kapacitetsudnyttelse på specialskoler 3,0 0,0 0,0 0,0 3,0 40 Harmonisering af serviceniveau på specialundervisningsområdet 8,2 0,0 0,0 0,0 8,2 42 Børnecenter København 0,2 0,9 0,0 0,0 1,1 Total - specialområdet 11,4 0, ,3 Sundhed 43 Ny teamsammensætning på store klinikker i Børne- og Ungdomstandplejen 2,1 0,1 0,0 0,0 2,2 44 Nedlæggelse af små klinikker i Børne- og Ungdomstandplejen (inkl. investering i tandlægestol på Christianshavns skole) 0,0 0,3 0,0 0,0 0,3 46 Centralisering af telefoni i Børne- og Ungdomstandplejen 0,9 0,0 0,0 0,0 0,9 47 Centralisering af indkøb i Børne- og Ungdomstandplejen 0,0 0,4 0,0 0,0 0,4 48 Bortfald af midlertidigt orto-team i Børne- og Ungdomstandplejen 0,0 2,1 0,0 0,0 2,1 Total - sundhed 3 2, ,9 Total alle stigende profiler (B2016) 143,1 26,8 5, ,8 Side 2 af 20 Side 18

25 Stigende profiler fra Budget 2016, der ønskes revideret A. Måltal for konkrete forslag på daginstitutionsområdet 20,0 mio. kr. i 2017 / 30,0 mio. kr. i alt Det blev i udmøntningssagen for Budget 2016 vedtaget, at effektiviseringsforslaget om måltal for konkrete forslag på daginstitutionsområdet blev indfaset med 10 mio. kr. i 2016 (mod tidligere 20 mio. kr.) og med en samlet effekt på 30,2 mio. kr. i Efter en inddragelsesproces med lederne udgjorde effektiviseringsforslaget tre elementer: - Bedre planlægning af bemanding i ferieperioder for en samlet effekt på 8 mio. kr. i 2016 og stigende til mio. kr. på lang sigt. - Reducere i muligheden for minibusser ved merindskrivning med en samlet effekt på 1 mio. kr. - Gennemgang af udvidet åbningstid for en samlet effekt på 1 mio. kr. Børne- og Ungdomsforvaltningen foreslår, at den primære del af effektiviseringsforslaget vedrørende bedre planlægning af bemanding i ferieperioder udsættes til 2018, da det ikke på nuværende tidspunkt vurderes at være tilstrækkeligt gode værktøjer til at klyngerne kan indhente effektiviseringen. Forvaltningen forudsatte ved vedtagelsen, at effektiviseringen kunne gennemføres ved, at institutionerne ikke afholdte yderligere lukkedage, men planlagde og afviklede aktiviteter sammen i klyngen eller netværket, så anvendelsen af personaleressourcerne blev optimeret. Det vurderes dog, at dette ikke giver klyngerne de bedste betingelser til at indhente besparelsen. Det foreslås i stedet for frem mod budget 2018 afklaret hvilke andre værktøjer, der skal til for at kunne give klyngerne muligheden for at indhente effektiviseringen. Et af de primære værktøjer, som forvaltningen vil afklare med Ministeriet for Børn er, reglerne for lukning af institutionen i ferieperioder, samt hvilke krav der kan stilles til at forældrene afleverer deres barn på en alternativ adresse i ferieperioden, samt indmelder deres ferie i god tid, for at sikre en hensigtsmæssig planlægning i klyngen. Derudover giver det nye digitale system København Barn, en ny mulighed for at kunne trække repræsentative data for antallet af børn, der anvender dagtilbuddene i ferieperioden, hvorfor der kan udarbejdes en mere nøjagtig beregning, som forudsætning for besparelsen. Selvejende institutioner i netværk vil blive ligestillet med effektiviseringerne uanset løsningen. B. Modtagelsesklasser mere effektiv organisering 0,2 mio. kr. i 2016 / 1,7 mio. kr. i alt Modtagelsesklasser er for nytilkomne tosprogede elever, som slet ikke taler dansk. Eleverne kan gå i modtagelsesklasse i max. to år, hvorefter de udsluses til almindelige klasser eller andre skoletilbud. Sigtet med modtagelsesklasser er at bibringe eleverne de basale dansksproglige forudsætninger og gøre dem i stand til at følge undervisningen i en almindelig klasse. Side 3 af 20 Side 19

26 Den nuværende tildelingsmodel bygger på en fast normering på 12 elever i hver klasse, og det er uanset det faktiske antal elever i klassen. Forvaltningen er ved at udarbejde et bud på en ny tildelingsmodel, som er aktivitetsstyret, og som samtidig giver incitamenter til en hurtigere udslusning fra modtagelsesklasse til normalklasser, når det er til gavn for den enkelte elev. I arbejdet med ny tildelingsmodel ses også på visitationen til modtagelsesklasser. Formålet er at lave en model, der i højere grad end i dag sikrer, at eleverne får det rettet tilbud så hurtigt som muligt. Det foreslås at revurdere indfasningen af effektiviseringen, så denne sker langsommere end forventet i budget 2016 forslaget. Dette skyldes, at projektet skal indtænke en model, som også tager højde for, at kommunen fra 2016 skal modtage flygtninge, hvoraf en vis andel må forventes at have brug for et skoletilbud. Forvaltningens forventning er, at en ny tildelingsmodel sammen med en ændret visitationspraksis og ikke mindst en pædagogisk udvikling af området kan reducere omkostningerne, uden at det går ud over kvaliteten for eleverne. C. Effektiviseringer på bygningsrelaterede udgifter som følge af ny struktur på Fritidsområdet 5,7 mio. kr. i 2017 / 22,5 mio. kr. i alt D. Effektiviseringer på ledelse og administration som følge af ny struktur på fritidsområdet 2,4 mio. kr. i 2017 / 9,2 mio. kr. i alt Med afsæt i den ny struktur på fritidsområdet sker der en række strukturændringer i de kommende år, idet fritidstilbuddene i højere grad samles tæt på skolerne. Dermed bortfalder behovet for følgeordninger og den budgettildeling der i dag gives pr. hus reduceres som følge af det færre antal huse. Samtidig giver en ny struktur mulighed for at udnytte lokalerne bedre, hvilket på sigt vil give en reduktion i udgifterne til husleje, rengøring, el, vand og varme mm. Samtidig medfører den nye 1:1 struktur omkring hver enkelt skole et fald i behovet for ledelse, idet den nuværende struktur indeholder en pædagogisk leder på hver enkelt lokation, som fremadrettet samles i en fælles ledelse omkring hver enkelt skole. På baggrund af at byggesagerne i forbindelse med Fremtidens Fritid vurderes det dog, at det ikke længere er muligt, at indhente de foreslåede effektiviseringer i budget 2017 og Forsinkelserne betyder, at den fulde effektiviseringseffekt først er indfaset i Periodiseringen af effektiviseringen foreslås derfor fremrykket, så det svarer til det nye effektiviseringspotentiale Forventede effektiviseringer i budget 2016 Besparelse på ledelse Besparelse som følge af færre huse I alt forventet effektivisering Reduktion i effektivisering som følge af forsinkede byggesager Side 4 af 20 Side 20

27 Reduktion i effektivisering Ny periodisering af efektivisering E. Ændret indkøbsadfærd i Børne- og Ungdomsforvaltningen 2,5 mio. kr. i 2016, i alt 8,0 mio. kr. Forslaget om ændret indkøbsadfærd tager udgangspunkt i, at hvis der reduceres i antallet af indkøb, der gennemføres på skoler og institutioner, kan der spares i procesomkostninger. Beregningen af effektiviseringen tager udgangspunkt i, hvad det koster at foretage et varekøb fra behovsafklaring, til bestilling, kontering og modtagelse af varer. ØKF har i en analyse af indkøbsadfærden antaget, at det koster 250 kr. at foretage et varekøb i BUF. Der vurderes på nuværende tidspunkt at være et potentiale på op til 8 mio. kr. i forbindelse med en ændret adfærd omkring indkøb f.eks. ved køb af større mængder ad færre gange svarende til en samlet reduktion i antallet af indkøb i BUF på gange årligt. Datatræk viser, at eksempelvis klyngerne i gennemsnit indkøber omkring 1500 gange og skolerne omkring 1000 gange på et år. Forvaltningen har i 2016 været i gang med at kigge nærmere på indkøbsadfærden i Børne- og Ungdomsforvaltningen i forbindelse med de udfordringer, der i øvrigt er på indkøbsområdet ifht. overholdelse af indkøbsaftalerne (compliance) og brugen af Netbutikken. Det vurderes på den baggrund, at institutioner og skoler ikke på nuværende tidspunkt har de rigtige værktøjer til at gennemføre en effektivisering på indkøbsadfærden. Forvaltningen foreslår derfor, at effektiviseringen udskydes, så effektiviseringen først kommer til at få effekt fra Derved kan effektiviseringen sammentænkes med følgende øvrige tiltag på indkøbsområdet: - Afprøvning af administrative arbejdsfællesskaber. Med de administrative arbejdsfællesskaber vil der blive afprøvet hvilke administrative opgaver, herunder indkøb, som bedst kan løses i lokale arbejdsfællesskaber, samtidig med at der udvikles standardprocedurer for de relevante opgaver. Afprøvningen forudsætter en finansiering af investeringscasen. - Udrulning af økonomistyringssystemet Kvantum. Det nye fælleskommunale IT-system vil give skoler og institutioner værktøj til styring af indkøb. - Udvikling af ny og mere brugervenlig Netbutik. KS er i gang med at udvikle en ny og mere brugervenlig Netbutik, der skal gøre det mere gennemskueligt for skoler og institutioner, hvordan de skal anvende indkøbsaftalener. Udviklingen forudsætter at den kommende investeringscase bliver finansieret. Alle de ovenstående tiltag på indkøbsområdet medfører i sig selv effektiviseringer på indkøb og administrative medarbejderressourcer, hvorfor deres implementering samtidig vil give anledning til at gennemse effektiviseringens størrelse. Forvaltningen vil i gennemgang af effektiviseringen, vurdere om der kan være andre strukturelle årsager til at effektiviseringen ikke kan gennemføres, herunder lagerplads der forhindrer større indkøb. Side 5 af 20 Side 21

28 Øvrige stigende profiler fra budget 2016 Nedenstående tekst er identisk med tekst godkendt ifbm. 2. behandlingen af Budget 2016 på BUU den 27. april Det fremgår derfor ikke af teksten, at forslagene er implementeret eller ved at blive implementeret, selvom dette er tilfældet på nuværende tidspunkt. Børne- og ungdomsforvaltningen vil udarbejde en opdatering af teksterne til første behandlingen. Tværgående forslag 3. Bedre styring af centrale puljer 0,9 mio. kr. i 2017 Der har de seneste år konsekvent været et mindreforbrug på forvaltningens centrale puljer. Det skyldes først og fremmest en stram budgetstyring på kronebudgettet kombineret med en opdeling af puljerne på relativt mange mindre budgetposter. I budget 2014 var der mere end 100 små puljer med små afvigelser. Forslaget vil medføre, at midlerne samles i færre større puljer, som i højere grad styrer på aktiviteter og ikke kun kronebudgettet. Fordelingen af midler til puljerne vil ske med baggrund i en genberegning af behovet for finansiering baseret på aktiviteter. Derved forventer forvaltningen, at det samme aktivitetsniveau kan fastholdes for færre midler. Der er lagt en stigende profil ind, da der forventes en vis implementeringstid i 2016 før styringen er helt på plads. 5. Halvering af puljen til personlig assistance 1,6 mio. kr. i 2017 Puljen til Personlig Assistance foreslås fremadrettet halveret, og de resterende midler indregnet i elevsatsen til skolerne og fordelt efter elevtal. Midlerne til personlig assistance fordeles i dag via ansøgning og visitation i områderne og går til en personlig assistent til specifikke elever med særlige behov. Den nuværende ordning I henhold til Folkeskolelovens 3a skal der, hvis der er behov herfor, gives personlig assistance, der kan hjælpe barnet til at overvinde praktiske vanskeligheder i forbindelse med skolegangen. Dette kan fx være i form af hjælp til elever med fysiske handicap, hvor eleven har brug for en personlig hjælper i diverse praktiske situationer. Beslutningen om personlig assistance til barnet kan iværksættes uden indhentelse af en pædagogisk-psykologisk vurdering. Målgruppen for personlig assistance er elever med fysiske funktionsnedsættelser og kroniske sygdomme, der har behov for personlig assistance til at overvinde praktiske færdigheder dvs. fx: Børn med særlige syndromer Blinde børn og børn med synsvanskeligheder Børn med CP Børn med muskelsvind Børn med encoprese (i en længere periode) Side 6 af 20 Side 22

29 Børn med diabetes Børn med multifacetterede vanskeligheder, der er under udredning Børn med behov for sondemadning Børn med sjældne blodsygdomme Børn med immunforsvarsdefekt Børn med hjernesvulst Det er skolelederen, der sørger for at ansætte de personlige assistenter. Den personlige assistance til eleven skal så vidt muligt ydes ud fra princippet hjælp til selvhjælp. Ændring i ordning Flere steder i byen har der ikke været fuldt behov for puljen til det direkte formål (elever med behov for personlig assistance), og på denne baggrund foreslås puljen halveret. Konsekvensen af en halvering er, at puljen ved et midlertidigt ekstraordinært stort behov ikke vil være stor nok til at dække udgifterne. Det er dog områdernes vurdering at ekstraudgiften i disse særlige tilfælde kan håndteres indenfor rammerne af områdernes bufferpuljer. Med implementeringen af denne ordning slipper både skoler og områder for den administration, der i dag er forbundet med udarbejdelse og behandlinger af ansøgninger, og ressourcerne anvendes der, hvor skolerne vurderer, at de gør størst gavn. Puljen kan reduceres med 5/12 i 2016, og videre med yderligere 7/12 i Intern drift 0,6 mio. kr. i 2017 Område Nørrebro/Bispebjerg bidrager sammen med de øvrige forvaltninger i den kommunale bygning Ørnevej 55 til dækning af underskuddet ved den fælles kantinedrift. Kantinedriften er bortforpagtet, og i forbindelse med forpagtningsaftalens ophør pr. 1. juli 2016, foreslås det at udtræde af ordningen. Effektiviseringsbidraget herved for BUF s vedkommende udgør på helårsbasis kr. Det er uafklaret, hvorledes de øvrige forvaltninger stiller sig hertil. Område Valby/Vesterbro/Kgs. Enghave er placeret i et privat lejemål på adressen Gl. Køge Landevej 3. En anden lejer i bygningen driver kantinevirksomhed, og der er truffet aftale om, at områdets medarbejdere har adgang til at benytte kantinen. Såfremt ordningen opsiges vil der på helårsbasis udmøntes et effektiviseringsbidrag på kr. I begge tilfælde vil der alternativt skulle stilles frokoststuefaciliteter til rådighed, og i forbindelse hermed må der påregnes afholdelse af etableringsomkostninger. Det må derfor påregnes, at kun ca. halvdelen af effektiviseringsbidraget vil kunne hjemtages i Husleje 0,2 mio. kr. i 2017 Nørrebro/Bispebjerg har i øjeblikket lejemål til en større medarbejdergruppe (sundhedsplejen) på 2 adresser (Ørnevej 55 og Kapelvej 44). Ved at samle aktiviteterne på én adresse (Ørnevej 55) formindskes arealanvendelsen og huslejeudgiften reduceres. Økonomiforvaltningen har imidlertid iværksat en vurdering af Ørnevej 55, der tager sigte på at ombygge ejendommen med henblik på en effektivisering af arealanvendelsen. 8. Personaletilpasning 3,0 mio. kr. i 2017 / 8,3 mio. kr. i alt Side 7 af 20 Side 23

30 Der er ikke forslag om personaletilpasning i 2016, fordi områdeforvaltningerne skal finansiere ansættelsen af 5 teamledere i forbindelse med ændring i ledelsesstrukturen. Dette er i sig selv en personaletilpasning, der starter i 2015, som også forventes at få effekt i Det forventes, at det bliver tydeligere for områderne hvilke kompetencer de har behov for når besparelserne på bufferpuljen og puljen til personlig assistance er gennemført. Der vil i den forbindelse behov for, at andelen af nogle faggrupper prioriteres frem for andre. Når der bliver vakante stillinger, skal det enkelte område tage stilling til om der er behov for at nybesætte stillingen, eller man vil kunne øge den samlede effekt ved at ved at ansætte personer med ny profil. Den personalemæssige fleksibilitet med at ansætte personale med de rette profiler kræver, at de enkelte områder i højere grad må prioritere mellem bevillingsrammerne for administration, undervisning, specialundervisning, dagtilbud og sundhed. Den personalemæssige tilpasning vil først kunne starte i 2017 med ca. 3,0 mio. kr. og have en forventet stigende profil med yderligere 5,3 mio. kr. i Dagtilbud 9. Effektivisering på dagtilbudsområdet som følge af lavere gennemsnitlig pladspris ved nyanlæg 5,4 mio. kr. i 2017 / 9,7 mio. kr. i alt Forvaltningen arbejder kontinuerligt på at sænke den gennemsnitlige enhedspris pr. barn for de forskellige børnetyper i alle forvaltningens tilbud. Der arbejdes således målrettet med at etablere større enheder med henblik på at reducere den gennemsnitlige faste omkostning pr. barn. Det vil sige, at forvaltningens udgifter til eksempelvis kompensationsordninger, rengøring og andre bygningsrelaterede udgifter falder, når der fremover bygges nye pladser. Under følgende forudsætninger kan beregnes et fremtidigt potentiale ved nyanlæg set i forhold til den gennemsnitlige enhedspris, som forvaltningen anvender i dag. Uændret dækningsgrad i brugen af forvaltningens tilbud på dagområdet Uændret enhedspris Forvaltningen vil kunne indhente knap 15 mio. kr. ved fremtidig etablering af billigere pladser. 10. Omlægning af udflytterbørnehaver 2,3 mio. kr. i 2017 / 4,5 mio. kr. i alt Forvaltningen er i gang med at undersøge potentialerne for omlægning af ca. 18 udflytterinstitutioner. Institutionerne er blevet udvalgt ved forskellige udvælgelseskriterier, som at der er en årlig udgift på over kr. til kørsel pr. barn, samt at udflytterdelen i institutionerne er defineret som små med under 30 børn. Kørslen med en vognmand koster i gennemsnit kr. pr. rute. Side 8 af 20 Side 24

31 Besparelsen kunne indhentes alene ved at flytte pladserne til København. Forvaltningen planlægger dog at kunne indhente besparelsen ved andre håndtag, som er beskrevet i nedenstående tabel. Det fremgår også af tabellen, hvor mange institutioner, der bliver berørt af hvilke håndtag. I alt vil ca. 13 institutioner kunne bevare at være en hel eller delvis udflytterbørnehave, mens ca. 5 institutioner skal flytte pladserne til København. Håndtag Indhold Antal berørte Samkørsel Pladserne hjemtages Færre kilometre/billigere husleje Nednormere udflytterdelen To institutioner kører til samme udflytterbørnehave og kan derved benytte samme bus til transport. Institutioner som har en udflytterdel, men plads nok til at børnene kan blive på hjeminstitutionen i København, nedlægger udflytterdelen. Institutioner der kører langt vil blive flyttet til institutioner tættere på København. Besparelsen indhentes primært på kørselsudgifter. Derudover er nogle af institutionerne i dag i dyre 3. mandslejemål, hvorfor der kan indhentes en besparelse på husleje ved reetableringen tættere på København. I klynger med flere udflytterinstitutioner med tomme pladser skal antallet af udflytterpladser optimeres. Nednormeringen sker ved at slå udflytterinstitutioner sammen og tilpasse kapaciteten til det reelle behov. Alternativt kan en udflytterdel flyttes hjem og nednormeres, hvis der plads nok på hjemmeinstitutionen i København. institutioner Flytning af pladser til København Nej Ja Nej Delvist Det forventes, at effektiviseringen sker over en treårig periode fra 2016 til 2018 med et potentiale på 2,8 mio. kr. det første år og 2,3 mio. kr. de to efterfølgende år. 11. Optimering og tilpasning af kapaciteten i dagplejen til den faktiske aktivitet 2,6 mio. kr. i 2017 / 5,1 mio. kr. i alt Antallet af pladser i dagplejen har været faldende over en årrække både i den kommunale dagpleje og den private dagpleje, mens antallet af flerbørnsdagplejer og basispladser har været stigende. (Basispladser indgår i den kommunale dagplejeopgørelse). I 2014 var der flere ressourcepladser og ubesatte pladser end tidligere, men tendensen i første kvartal 2015 viser, at dette måske er ved at vende. Årsagen hertil er blandt andet, at opsigelsesperioden for flere opsagte langtidssygemeldte er udløbet, at der nu ses en effekt af, at ordningen pasning af eget barn er nedlagt, samt at nogle forældre aktivt vælger at flytte deres børn fra store institutioner til dagplejen på grund af størrelsen. Når der alligevel foreslås en besparelse på dagplejen, skyldes det, at en tilpasning af udbuddet i dagplejen er fleksibelt, det vil sige, at det er langt hurtigere at ansætte og uddanne dagplejere i takt med øget efterspørgsel, end det er at bygge nye institutioner. Side 9 af 20 Side 25

32 Desuden er en dagplejeplads dyrere end en vuggestueplads. Princippet i forslaget er at sænke omkostningerne i dagplejen, ved at have færre ansatte. Børnene, hos de opsagte dagplejere, vil så kunne fordeles på de tilbageværende dagplejere og dermed reducere antallet af ledige helårspladser. Det skønnes, at det er muligt at opnå en besparelse på 3,0 mio. kr. ved at have ca. syv til ti færre dagplejere ansat end i dag. Det vil samtidig betyde en reduktion i kapaciteten på 20 til 30 helårspladser. Dagplejen har i perioden 2008 til 2015 haft følgende kapacitet: Antal børn helårspladser Kommunal dagpleje Flerbørns-dagpleje Privat dagpleje Første kvartal Ressource pladser Ubesatte dagpleje og 25 flerbørnspl I alt Bedre kapacitetsudnyttelse på dagområdet 2,0 mio. kr. i 2017 / 5,1 mio. kr. i alt Der er i dag bedre mulighed end tidligere for at omlægge driftsmæssige dyre pladser til billigere pladser uden at gå på kompromis med den faglige kvalitet. Det skal ses i lyset af, at udbygningen af kapaciteten på 0-5 årsområdet har betydet, at Københavns Kommune har genindført servicemålet om at tilbyde pasning inden for fire kilometer fra bopælen. Derudover vil Fremtidens Fritidstilbud formodentlig frigøre kapacitet, som kan udnyttes på 0-5 års området. Selvom der er udbygget 0-5 års kapacitet de sidste år, så er der stadig i udvalgte byområder i København behov for at udbygge yderligere pladser for fremadrettet at sikre pasningsgarantien i København. Konkret vil forvaltningen sammenholde den nuværende og kommende pladssituation i hvert enkelt byområde og vurdere om dyre institutioner og/eller institutioner med tomme pladser kan erstattes af billigere institutionsløsninger. Det vil resultere i tre typer af konkrete forslag, hvor driftsøkonomien vurderes i forhold til pladssituationen: Dyre institutioner erstattes af billigere institutioner med anvendelse af anlægsmidler Lukning af institutioner, hvor den umiddelbare vurdering er, at kapaciteten er til stede i andre institutioner ved brug af merindskrivning/opnormering Lukning af dyre institutioner, hvor der er udfordringer med tomme pladser og anlæg af erstatningspladser, hvis det er i et område med merbehov. Forvaltningen skønner, at forslagene vil kunne generere et provenu på 2,0 mio. kr. i 2017 stigende til 5,1 mio. kr. i alt. Det er forudsat i forslaget, at merindskrivning/opnormering i højere grad benyttes som en del af den samlede kapacitet. Der er i dag merindskrivning i udvalgte områder af byen. Merindskrivning benyttes primært ved tilsandingsproblematikker i integrerede institutioner eller ved specifikke forhold, som nødvendiggør en indskrivning udover normeringen. Side 10 af 20 Side 26

33 Merindskrivningen medfører, at gennemsnitsudgiften pr. barn falder i institutionen, som følge af at de faste udgifter til husleje og forbrug falder pr. barn. Normeringen pr. barn bliver den samme. Merindskrivning betyder også, at behovet for nyanlæg falder. I forhold til omfanget af forventet besparelse, så svarer 10 mio. kr. i drift til ca. 8 vuggestuegrupper, hvilket igen svarer til 8 grupperum, altså i alt ca. 34 mio. kr. i anlæg. I dag kan institutionerne ansøge om merindskrivning, og hver ansøgning vurderes af forvaltningen i forhold til behov og indskrivning i nærområdet. Samtidig har alle institutioner, via budgetmodellen, mulighed for at indskrive for op til kr. pr. år, hvis de passer børn udover deres normering. Der er altså et muligt potentiale ved at benytte merindskrivning/opnormering som en del af den samlede kapacitet. Muligheden for i perioder at gennemføre en merindskrivning, vil give institutionerne en mere fleksibel styring med optag af børn. En mulighed der pt. efterlyses af flere institutioner. Det vil højne kvaliteten, at der kan planlægges med merindskrivning og således sikres en stabil personalenormering hen over året, hvor for mange udsving, hvor institutionerne fyrer og hyrer skaber en lavere faglig kvalitet. Dette skal kombineres med, at man i perioder arbejder med pålagt merindskrivning, således at forvaltningen samlet set kan klare sig med mindre fri kapacitet til at opsuge udsving i børnetallet. 14. Effektivisering som følge af en kortere åbningstid på 0-6 årsområdet 5,2 mio. kr. i 2017 I dag tildeles institutionerne uden særlige forhold midler til en åbningstid i intervallet timer pr. uge. Inden for dette interval kan bestyrelsen fastlægge åbningstiden i den enkelte institution ud fra de lokale behov. Typisk har institutionerne åbent omkring de 50 timer/uge fordelt med 10 timer hver dag. Forslaget indebærer, at åbningstiden reduceres med en time pr. uge til et interval på timer pr. uge. En sådan reduktion vil medføre en besparelse på ca. 15 mio. kr., når den mistede forældrebetaling er fratrukket. En reduktion i åbningstiden vil betyde et lavere serviceniveau for forældrene. Erfaringen viser, at forældrene ønsker lange åbningstider og søger væk fra de institutioner, som har valgt f.eks. at lukke tidligt fredag. Forslaget vil ikke have en konsekvens for voksen-barn-ratioen, såfremt bestyrelsen vælger at reducere åbningstiden. Bestyrelsen i den enkelte institution vil fortsat kunne fastlægge åbningstiden efter de lokale behov. Skoler 16. Måltal for konkrete effektiviseringer på skoleområdet 22,9 mio. kr. i alt Til 1. behandlingen af Budget 2016 blev BUU præsenteret for et effektiviseringsforslag på 10 mio. kr. betegnet Større skoler, der tog udgangspunkt i en generel stigende skolestørrelse gennem de seneste 6 år. BUU bad forvaltningen revurdere området og vende tilbage med et konkret måltal som på dagområdet. Side 11 af 20 Side 27

34 Forvaltningen vurderer, at der er et økonomisk potentiale på op mod 40 mio. kr. som følge af højere klassekvotienter, der er muligt på grund af større skoler med flere spor. Dette beløb tager dog ikke højde for de pædagogiske udfordringer og det ressourcetræk en større klassestørrelse samtidig kan betyde. Derfor forslår forvaltningen en besparelse på 20 mio. kr. med virkning fra skoleåret 2016/17 for at tage højde for de udfordringer en højere klassekvotient medfører. Der har været en decentral dialog med en gruppe af skoleledere og administrative ledere. De udtrykte, at større skoler og klasser skaber større muligheder for effektiv økonomistyring, men at det også er vigtigt tage højde for de udfordringer større klasser medfører. Den nuværende bevillingstildelingsmodel for skolerne trådte i kraft i Året efter blev den justeret med bl.a. indførelse af garantibevilling for at sikre, at skoler med lav klassekvotient får tilstrækkelig stor bevilling til at kunne gennemføre undervisning i klasse med det kommunale minimumstimetal. Modellen blev også justeret med en forøgelse af bevillingen til undervisningspersonale for alle skoler uanset størrelse, der blev finansieret ved en reduktion af elevsatsen. Dermed blev der flyttet midler fra større skoler til mindre skoler. Ændringen i bevillingen blev foretaget, da modellen ramte de små skoler for hårdt. Siden da er skolerne i gennemsnit vokset i størrelse. En større skole vil alt andet lige have større mulighed for en fornuftig klassedannelse, og klassekvotienten på fuldt udbyggede skoler er også vokset med ca. 3% over årene. Skolernes mulighed for en mere effektiv drift og mere bæredygtig økonomi er sket uden en tilsvarende reduktion af bevillingen. Større klasser kan samtidig resultere i en række pædagogiske udfordringer og omkostninger. Med større klasser vil der i højere grad være behov for midler til holddannelse og tovoksenordning. Flere skoleledere nævner omkostningen ved undervisningsdifferentiering, der alt andet lige bliver større med flere elever med forskellige udfordringer og behov i klasserne. De påpeger, at den ekstra luft i økonomien ofte bliver brugt til inkluderende indsatser. Det skal bemærkes, at skolerne fik tilført midler til ressourcecentre og inklusionspædagoger i forbindelse med Specialreformen 2.0, og midlerne fra de tidligere gruppeordninger og enkeltintegration blev fordelt til skolerne fra skoleåret 2013/14. Det er midler skolerne fortsat får tildelt via elevsatserne. En effektivisering på skoleområdet vil indarbejdes som en forudsætning i en ny bevillingstildelingsmodel, hvor det ligeledes vil vurderes, hvordan der kan tages højde for de udsatte skoler, der af forskellige årsager har en meget lav klassekvotient og tildeles garantibevilling. 18. Besparelse på særlige profilskoler og udskolingsdynamoer 9,2 mio. kr. i 2017 Forslaget indebærer en besparelse på bevillingen til de kommunale profilskoler, lokale profilskoler og udskolingsdynamoerne. Bevillingen er på 23,6 mio. kr. årligt. En del af folkeskolerne i København har et kommunalt besluttet særpræg, og de modtager en ekstra bevilling som følge deraf. Disse skoler er med til at brede det samlede skoletilbud ud samtidig med, at de kommunale profilskoler og udskolingsdynamoerne er forpligtiget til at udvikle særlige faglige områder for hele det københavnske skolevæsen. Målsætningen med Side 12 af 20 Side 28

35 kommunale profilskoler har været en ambitiøs videnscenterfunktion, der ikke er lykkedes i så høj grad, som det oprindeligt var ønsket. Med folkeskolereformen har alle kommunens skoler, og altså ikke kun skoler med kommunalt besluttet særpræg, fået øget mulighed for at udvikle sig bl.a. gennem udbud af valgfag, indholdet i den understøttende undervisning og åben skole. Der vil også fremadrettet være brug for at understøtte områder, hvor der er behov for særlig udvikling af de københavnske skoler. Det kan fx være inden for matematik, Dansk som andetsprog eller inkluderende læringsmiljøer. Forvaltningen foreslår derfor følgende model til at håndtere dette behov: Oprettelse af 6 kompetencecentre Formålet med kompetencecentrene er at fremme, at inspiration på udvalgte områder breder sig videre til de øvrige skoler i kommunen. Centrenes indsatser skal knyttes til forvaltningens øvrige supportindsatser, og der skal i højere grad være en gensidig forpligtigelse omkring brugen af kompetencecentre end tilfældet er i dag med profilskolerne. Det indebærer, at der skal laves konkrete aftaler mellem kompetencecentrene og de øvrige involverede skoler, således at det er klart, hvem der har ansvaret for hvad, og hvordan en given indsats forankres på den enkelte skole. Valg af temaer til de seks centre bygger dels på en undersøgelse blandt skolelederne og dels på forvaltningens samlede vurdering af, hvor de københavnske skoler generelt har et særligt udviklingsbehov. Det foreslås, at kompetencecentrene skal dække følgende områder: 1) Matematik, 2) Sprog herunder Dansk som andetsprog, 3) Idræt og bevægelse, 4) Kreativ/praktisk-musisk, 5) Udskolingen og 6) Inkluderende læringsmiljøer. Udover de nævnte temaer, er der også behov for fortsat at fremme vidensdeling på det naturfaglige område. Det vurderes, at denne opgave kan varetages indenfor forvaltningens eksisterende indsats og funktioner som blandt kommer til udtryk i naturfagssatsningen og Bæredygtig Udvikling. Kompetencecentrene skal bl.a. tilbyde andre skoler vejledning, sparring, inspiration og aktionslæringsforløb. Opgaverne kan variere fra et enkeltarrangement til en længerevarende, gennemgribende indsats. Ydelserne skal være let tilgængelige for lærere og ledere. Det er målet, at der med indsatsen sker en kompetenceopbygning på de enkelte skoler. Udover at arbejde ift. enkeltskoler og dermed bringe gode idéer og erfaringer med sig, skal kompetencecentrene oprette og understøtte netværk på tværs af skolerne. Det enkelte Kompetencecenter kan delvis frikøbe lærere inden for centrets felt fra andre skoler, således at de nødvendige kompetencer i så høj grad som muligt er til stede og tilgængelige. Det foreslås, at der årligt afsættes 1,2 mio. kr. til hvert kompetencecenter (i alt 7,2 mio. kr.) samt 0,5 mio. kr. til opstart pr. skole (i alt 3 mio. kr.). Desuden 1 mio. kr. årligt til understøttelse af decentrale udviklingsbehov, fx netværksdannelse. I 2016 vil udgiften være 5/12 af 7, 2 mio. kr. = 3 mio. kr. + 3 mio. kr. (opstart) + 5/12 af 1 mio. kr. (decentrale udviklingsbehov) = kr. I alt en udgift i 2016 på 6,4 mio. kr. Fra 2017 og frem vil udgiften være 8,2 mio. kr. årligt. 19. Heldagsskoler 2,0 mio. kr. i 2017 Side 13 af 20 Side 29

36 Forslaget omhandler et delvist bortfald af særbevillingerne til heldagsskolerne. Særbevillingen udgør i alt ca. 4,4 mio. kr., og det foreslås at der bortfalder 3,3 mio. kr. af bevillingen i alt med fuld effekt fra De berørte skoler er Tingbjerg Skole og Nørre Fælled Skole som modtager en særbevilling som heldagsskoler, der skal anvendes til flere timer (35 timer på alle klassetrin) samt madordning. Herudover er fritidstilbuddet på heldagsskolerne gratis for skolernes elever. Forslaget indebærer at særbevilling til øget timetal og gratis fritidstilbud på Nørre Fælled Skole bortfalder. De to heldagsskoler vil derved fra og med skoleåret 2016/2017 have samme timetal som kommunens øvrige skoler. Det vil give en årlig besparelse på ca. 2,5 mio. kr. En afskaffelse af det gratis fritidstilbud på Nørre Fælled Skole forventes derudover at give en indtægt på ca kr. årligt. Heldagsskolerne ligger i socialt belastede områder. Heldagsskolerne, særligt Tingbjerg Skole, vil fortsat fremover have udfordringer grundet skolernes geografiske placering. Det foreslås derfor, at der fortsat gives midler til madordning, og at eleverne på Tingbjerg Skole fremover fortsat kan deltage gratis i fritidstilbud. En fortsættelse af madordning på det nuværende niveau koster ca. 1,9 mio. kr. årligt. Heldagsskolerne modtager i sin almene budgettildeling via elevsatsen midler til tovoksenordninger og specialundervisning af elever. Herudover får skolerne i sin almene budgettildeling midler til sociale kriterier og tosprogede elever, som bl.a. skal bruges til undervisning af socialt udsatte elever samt sprogindsats. Skolerne har derfor i sin almene budgettildeling i forvejen midler, der skal sikre, at der kan tages hånd om skolernes svage elever. 21. Afskaffelse af tosproget undervisning 6,3 mio. kr. i 2017 Forslaget indebærer, at der ikke længere bevilges penge til skolerne til tosproget undervisning varetaget af tosprogede lærere. Udviklingen i den sproglige mangfoldighed i skolerne betyder, at eleverne typisk ikke har to adskilte sprog, som de gør brug af henholdsvis derhjemme og i skolen. Det betyder, at der ikke længere er det samme behov for tosproget undervisning, som da ordningen blev etableret. Den oprindelige idé bag etableringen af tosproget undervisning var, at der i en klasse med en gruppe elever med samme modersmål blev tilknyttet en lærer med tilsvarende modersmål. Denne lærer underviser dermed børnene både på deres modersmål og dansk. Virkeligheden i dag er imidlertid, at mange skoleklasser har en stor sproglig mangfoldighed med elever med mange forskellige sproglige baggrunde. De tosprogede lærere har enten arabisk, tyrkisk, somali, urdu eller albansk som modersmål. Bevillingen til tosproget undervisning går øremærket til aflønning af de tosprogede lærere. Konsekvensen på skoler, hvor der i dag er tosprogede lærere, vil for nogle elevers vedkommende være, at de vil miste kontakt til en tosproget lærer, som i nogle tilfælde taler elevens modersmål. Det vurderes dog ikke at betyde en forringelse af elevernes udbytte af deres skolegang. Side 14 af 20 Side 30

37 22. Ændring af tildelingsmodel til tosprogede elever 5,9 mio. kr. i 2017 BUU besluttede på sit møde d. 24. september 2014, at der fra august 2016 skal ske en omfordeling fra skole til dagområdet på 10 mio. kr. samt en ændring af tildelingskriterierne til skolerne på tosprogsområdet. Dette er for at investere i tidlig indsats overfor tosprogede børn i daginstitutioner, som samtidig vil aflaste skolernes arbejde med børnene senere. Baggrunden for sidstnævnte er, at den nuværende tildelingsmodel har nogle klare udfordringer, herunder at ressourcen til den tosprogede elev udløses uden nogen form for vurdering af barnets behov, at definitionen på tosprogethed er usikker, og at alle typer af tosprogethed (også vestlig) i børnehaveklassen i sig selv er ressourceudløsende, mens det kun er ikke-vestlig tosprogethed som udløser ressourcer i klasse. For at håndtere udfordringerne i den nuværende model blev det på BUU mødet besluttet, at der fremover tildeles på baggrund af følgende principper: 1. Tildelingen skal fokusere på elever med sproglige udfordringer og ikke kun antallet/andelen af tosprogede elever 2. Tildelingen skal være gennemskuelig og ensartet 3. Tildelingen skal bygge på en positiv incitamentsstruktur 4. Tildelingen skal i et vist omfang være tidsbegrænset ift. den enkelte elev. Forvaltningen er ved at udvikle bud på en ny tildelingsmodel med forventet ikrafttræden august Modellen bygger delvis på erfaringer fra Aarhus Kommune, som har en tildelingsmodel, der bygger på resultaterne af sprogvurderinger ved skolestart, en mindre tildeling pr. tosproget elev uafhængigt af behov og en tidsbegrænset tildeling. Det springende punkt i en fremtidig model er, om det kan sikres, at sprogvurderingerne dels giver et validt resultat, og dels at alle relevante børn bliver vurderet. Samtidig skal der udvikles sprogvurderinger for elever der kommer til de københavnske skoler senere end ved skolestart. Erfaringerne fra Aarhus vil blive inddraget i denne forbindelse. Ved implementeringen af en ny tildelingsmodel kan der være et effektiviseringspotentiale pga. den planlagte tildeling på baggrund af behov. Andelen af elever i København, som modtager undervisning i dansk som andetsprog (DSA), er nemlig ifølge skolernes egne indrapporteringer til Undervisningsministeriet, gået fra 16,4 pct. i skoleåret 2011/2012 til 13,7 pct. i skoleåret 2013/2014. Faldet ses også afspejlet i, at der i perioden 2009 til 2014 er sket et fald i antal timer, som lærere underviser i DSA. Nedgangen skyldes efter forvaltningens vurdering, at der i et vist omfang er sket en omlægning af DSA-indsatsen, som i stigende grad varetages i almenundervisningen. Nedgangen har ikke ledt til reduktion i tildeling af midler. Det er således forvaltningens vurdering, at der med faldet i elever, som modtager undervisning i dansk som andetsprog, er rum for at reducere bevillingen til skolerne på baggrund af tosprogskriterier. Den øgede fokusering på tidlig indsats, som BUU har truffet beslutning om senest ifm. sagen om sprog og integration d. 24. september 2014, forventes fremadrettet at reducere behovet for en særlig indsats ift. de tosprogede elever. Forslaget indebærer, at det hidtidige beløb til skolerne på baggrund af tosprogskriterier reduceres med 10 mio. kr. (udover de 10 mio. kr. som BUU allerede har besluttet skal flyttes til tidlig indsats). Det nuværende beløb byggende på tosprogskriterier er knap 90 mio. kr. Side 15 af 20 Side 31

38 Skolemad (EAT) 23. Den årlige driftsbevilling (midlertidig besparelse) tilbagerulning af midlertidig besparelse på 1,0 mio. kr. i 2017 De seneste år har der været et mindreforbrug på skolemaden, da salget af forskellige årsager ikke er steget som forventet. I 2014 drejede det sig om ca. 1 mio. kr. Mindreforbruget afhænger dog af, i hvor høj grad salget stiger i løbet af året. Der er mange faktorer, der kan påvirke salget. Det drejer sig f.eks. om antallet af dage, boden har lukket, retternes popularitet, den køkkenansvarliges ambitioner mv. Der arbejdes desuden fra forvaltningens side løbende på, at øge salget. Mindreforbruget kan derfor indgå som besparelse, så længe salget ikke stiger som tilsigtet. Hvis der derimod sker bare en mindre stigning i salget i løbet af det givne år, vil der blive behov for at øge bevillingen igen for at kunne opretholde den besluttede skolemad. Derfor er der også kun foreslået en et-årig besparelse i Tilskudsordningen 2,0 mio. kr. i 2017 I budget 2014 blev det besluttet at udvide tilskudsordningen til skolemad, så det ikke kun er familier med den allerlaveste indkomst, der kan få tilskud. Udvidelsen betyder, at et barn fra en familie, hvor begge voksne er på kontanthjælp, kan købe skolemad til 15 kr. pr. måltid. Ordningen bliver først indført i Der blev i budget 2014 afsat i alt 15,2 mio. kr. til både udvidelse af antallet af skoler med skolemad og udvidelse af tilskudsordningen. Besparelsen indhentes ved at undlade udvidelsen af tilskudsordningen, hvilket giver en samlet besparelse på 2,0 mio. kr. Bydækkende enheder 31. Effektivisering på Sangskolen 0,2 mio. kr. i 2017 For Sankt Annæ Gymnasium, Sangskolen foreslås følgende effektiviseringer: kr. i 2016 stigende til kr. i 2017 ved at foretage en analyse af Sankt Annæ Gymnasiums samlede udgifter til administration med henblik på at finde rationaliseringer og omlægninger kr. i 2016 stigende til kr. i 2017 ved en nærmere undersøgelse om tilsynet med eleverne ved koncerter og turnéer kan varetages af pædagoger frem for folkeskolelærere. Det skal afklares, i hvilken udstrækning dette giver en besparelse kr. i 2016 stigende til kr. i 2017 ved at der foretages effektiviseringer på sanglærernes arbejdstid. Sangskolen er indstillet på - inden for det nuværende budget - at udbygge tilbuddene til byens øvrige skoler og musiklærere for en værdi på ca kr. Der er allerede etableret en dialog med forvaltningen herom inden for rammerne af åben skole og i forbindelse med kompetenceudviklingen af byens musiklærere. Fritidsområdet Side 16 af 20 Side 32

39 36. Nyt serviceniveau på fritidsområdet 15,1 mio. kr. i 2017 (almen- og specialfritidshjem) Med den nye virkelighed på fritidsområdet, som følge af folkeskolereformen og beslutninger om fremtidens fritidsstruktur, foreslår forvaltningen, at der nu aktivt tages stilling til indhold, struktur og serviceniveau i fritidssektoren. Det er vurderingen, at en sådan aktiv stillingtagen medfører en effektivisering på området samtidig med, at der kan drives et attraktivt fritidstilbud under de ændrede vilkår. Beslutningen om et fremtidigt indhold og serviceniveau understøttes af en ny tildelingsmodel på området, en såkaldt basismodel. Med en basismodel vil forvaltningen prisfastsætte og kortlægge hver enkelt aktivitet/element, som er nødvendig for at drive et tilbud ud fra det politisk besluttede serviceniveau. I forbindelse med de kommende års effektiviseringsforslag har forvaltningen lagt en række beregningsmæssige forudsætninger ind i en foreløbig beregning af en basismodel. Disse forudsætninger er ikke på nuværende tidspunkt drøftet med det decentrale niveau eller de faglige organisationer, men vil frem mod en fremlæggelse af et egentligt forslag til en ny basismodel blive drøftet med de relevante parter. I selve implementeringen af en ny model vil fleksibiliteten omkring hvordan de enkelte forudsætninger udmøntes i praksis være op til den lokale tilrettelæggelse. Basismodellen tager udgangspunkt i, at fritidshjemmet får ressourcer til i gennemsnit at have en daglig åbningstid 3 timer om dagen med to personaleressourcer pr. børnegruppe. Personaleressourcen er sammensat af 2/3 pædagog og 1/3 pædagogmedhjælper og børnegruppen tæller i alt 28 børn. I praksis kan åbningstiden og antallet af børn i åbningstiden variere, hvilket skal tilrettelægges i samarbejde med skolen. Herudover afsættes tid til øvrige opgaver for personalet som eks. forældremøder, MUSsamtaler, kompetenceudvikling etc. Der afsættes 0,4 time pr. dag pr. ansat, hvilket svarer til 80 timer årligt pr. medarbejder i skolernes åbningstid. Endelig tillægges ressourcer til vikar, åbne- og lukke tjans samt morgenåbent på de institutioner, som står for denne opgave. I skolernes ferie (12 uger om året) holder institutionen åbent i 10 timer om dagen også med 2 personaler pr. børnegruppe. Med denne model vil det kun være muligt at tilbyde deltidsstillinger. For at kunne tilbyde fuldtidsstillinger vil det kræve, at medarbejderen også tilbydes timer i enten skole, klub eller daginstitution, jf. forvaltningens udkast til ny stillingsstruktur. I forhold til 1. behandlingen er forslagets potentiale reduceret fra 42,9 mio. kr. til 24,8 mio. kr. I 1. behandlingen var der ikke afsat ekstra tid til planlægning og samarbejde med skolen. I det nye forslag er der afsat midler til at sikre gode vilkår for det fremtidige samarbejde med skolen. Forvaltningen forventer at fremlægge forslag til ny budgetmodel i efteråret Side 17 af 20 Side 33

40 Specialområdet 38. Bedre kapacitetsudnyttelse på specialskoler 3,0 mio. kr. i 2017 Der er uudnyttet kapacitet på specialundervisningsområdet med tomme pladser set i forhold til skolernes kapacitet og normering. I skoleåret 2013/2014 var der uudnyttet kapacitet for i alt 9,2 mio. kr., mens der i skoleåret 2015/2016 forventes uudnyttet kapacitet for 7,5 mio. kr. Med den reviderede budgetmodel for specialskoler og specialklasserækker (BUU 23/ ) blev der indført afregning af tomme pladser, så skolerne selv skal kunne håndtere 5 pct s overbelægning og ikke får nedjusteret budgettet, før de har en underbelægning på mere end 5 pct. i forhold til det normerede. Formålet med en afregningsmodel er at sikre en effektiv og fleksibel anvendelse af ressourcerne til specialtilbud. Modellen skal sikre, at der ikke gives budget til pladser, der ikke udnyttes, og at der frigøres midler til skoler med overbelægning og samtidig sikre, at specialskolerne har gode muligheder for at tilpasse sig ændringer i aktivitetsniveauet. Forslaget indebærer for det første, at afregningsmodellen ændres, så der i stedet for 5 pct. afregnes med et bånd på 2 pct. Forvaltningen vil endvidere optimere den centrale styring, så normeringen af skolerne i højere grad følger den faktiske aktivitet. Besparelsen hjemtages ved, at der ikke længere i samme grad betales for tomme pladser, og dermed opnås der en lavere enhedsomkostning pr. elev. Forvaltningen vil sammen med specialskolerne, igangsætte en tilpasning af budgetmodellen, der sikrer skolerne budgetsikkerhed, gode tilbud børn og familier og løser normering- og kapacitetsudfordringen. 40. Harmonisering af serviceniveau på specialundervisningsområdet 8,2 mio. kr. i 2017 Børn og unge med særlige behov skal som i de almene folkeskoletil-bud have et skoletilbud, hvor de udvikles fagligt og trives socialt og personligt. En benchmarkundersøgelse har vist, at vi i København for særligt én gruppe af specialskoletilbud målrettet børn og unge med vidtgående indlæringsvanskeligheder (fx Strandparkskolen, Øresundsskolen, Sko-len i Ryparken og Fensmarkskolen (kategori 4-skolerne)), har et serviceniveau, der ligger betydeligt over niveauet hos de kommuner, vi normalt sammenligner os med - Århus, Odense, Aalborg. Der er for skolerne i kategori 4 korrigeret for forskelle i løn mellem København og de øvrige kommuner, og forskellen svarer til at specialskoletilbud i kat. 4 er 9 pct. dyrene end gennemsnittet for Århus, Odense og Aalborg svarende til 13,7 mio. kr. årligt. Forvaltningen foreslår, at Børne- og Ungdomsudvalgets godkender en justering af serviceniveauet svarende til på 13,7 mio. kr., og at de berørte skoleledelser i samarbejde med forvaltningen får til opgave at udarbejde forslag til udmøntning, som forelægges Børne- og Ung-domsudvalget. Herved vil gruppen af specialskoler have et serviceniveau svarende til gennemsnittet i Århus, Odense og Aalborg. Det foreslås, at Børne- og Ungdomsudvalget godkender, at der i dette arbejde Side 18 af 20 Side 34

41 kan inddrages ekstern hjælp til at understøtte arbejdet med fakta fra øvrige kommuner, ligesom der kan udarbejdes forslag til fremtidig organisations- og ledelsesstruktur på området. Efter 1. behandlingen har forvaltningen afholdt møde med lederne for de berørte specialskoler. De udtrykte bekymring for kvaliteten af den undervisning, der fremadrettet vil kunne tilbydes eleverne, men der blev samtidig udtrykt interesse i at besøge skolerne i benchmark-kommunerne i forhold til at se, hvordan de her kan tilrettelægge undervisningen billigere end i København. Der blev blandt lederne i forbindelse med udmøntning af besparelsen særligt udtrykt interesse i forhold til følgende tiltag: Der var bred enighed om, at den nuværende skolestruktur på kate-gori 4 skolerne ikke nødvendigvis er hensigtsmæssig, og at der er behov for at tænke i færre enheder med flere elever, alternativt i en mere fleksibel organisering, hvilket bl.a. vil kunne give en bespa-relse på ledelse og administration. En ændring skal sammentæn-kes med behovsprognoserne på området ligesom den igangværende kapacitetsanalyse skal medtænkes. Lederne oplever endvidere, at de små enheder betyder, at der for nogle elevtyper arbejdes med mindre grupper, end det er nødven-digt. Med en omlægning til enheder med flere elever vil det i hvert fald for nogle elevgrupper åbne mulighed for flere elever i grup-perne, end der er i dag med en besparelse til følge. Der blev peget på, at dette kan understøttes af en ændring i den nuværende visita-tionspraksis. Der blev endvidere udtrykt erkendelse af, at en besparelse vil be-tyde, at der skal ses på medarbejdersammensætningen. I forhold til at opnå besparelser ser lederne endvidere muligheder i at øge kendskabet til hinandens praksis. Det der virker og er ud-giftsreducerende det ene sted, vil i mange tilfælde også virke de andre steder. Specialskolelederne vil gerne bede om ekstern hjælp til løsning af opgaven, og havde endvidere et stort ønske om udvikling af do-kumentationsredskab der på linje med almenskolernes kan give et billede af kvaliteten af det arbejde der udføres. Det er aftalt, at forvaltningen og specialskolelederne mødes igen efter 2. behandlingen. 42. Effektivisering på BørneCenter København(BCK) 0,2 mio. kr. i 2017 / 1,1 mio. kr. i alt BørneCenter København er en bydækkende enhed med et måltal på 0,65 mio. kr. ud af et samlet budget på 34 mio. kr. Med forslaget har BCK indhentet hele måltallet. Børnecenter København (BCK) er i indeværende budgetår 2015 gået i gang med omlægning af arbejdsfordeling blandt tale-/hørepædagogerne, som forventes at kunne give en årlig effektivisering på 0,6 mio. kr. I 2016 vil BCK kunne iværksætte personaletilpasning i form af ændring i tilrettelæggelse af rengøring og pedelarbejde, som vil kunne effektivisere 0,3 mio. kr. I 2017 vil man kunne finde besparelser til kr. på speciallægekonsulent samt nedlægge psykiatrinetværket til en besparelse på kr. I 2017/18 påtænkes en grundig analyse af BCK s organisering og ressourcefordeling og forventer i den forbindelse at kunne effektivisere opgaveløsninger til en yderligere samlet besparelse på 0,9 mio. kr. Sundhed Effektivisering af Børne- og Ungdomstandplejen Side 19 af 20 Side 35

42 43. og 44. Ny teamsammensætning på store klinikker og nedlæggelse af små klinikker 2,1 mio. kr. i 2017 / 2,2 mio. kr. i alt På større tandklinikker kan delegeringsmulighederne fra de dyrere tandlægeressourcer til billigere medarbejdere (tandplejere og klinikassistenter) udnyttes bedre. Større klinikker vil øge fleksibiliteten ved medarbejderes lovlige fravær. Fravær i BUT er særligt belastende, idet behandling af børnene kræver tilstedeværelse af både behandler og klinikassistent. BUT vurderer desuden, at børnetallet pr. tandlægeteam vil kunne øges på de større klinikker. Et større børnetal pr. team kan sandsynligvis ikke fuldt ud kompenseres af bedre delegeringsmuligheder, og vil derfor kunne medføre forlængede undersøgelsesintervaller. Der er allerede planlagte klinikudvidelser på Sydhavnsskolen, Kirsebærhavens Skole og Brønshøj Skole samt nedlæggelse af klinikkerne på Grøndalsvænget og Rødkilde Skoler (dette forudsætter, at aftalen med ARK om udvidelse af Brønshøj Skoles tandklinik til i alt 8 stole holder). Klinikken på Bavnehøj Skole omdannes til en satellitklinik, i organisatorisk enhed med Sydhavnsskolens tandklinik. Der arbejdes på en udvidelse af tandklinikken på Sønderbro Skole samtidig med nedlæggelse af tandklinikken på Skolen ved Sundet. 46. Centralisering af telefoni og patientadministrative opgaver 0,0 mio. kr. i 2017 / 0,3 mio. kr. i alt Opgaver på mindre klinikker (4 stole og derunder) centraliseres i videst muligt omfang til større centre. Herved forventes, at der kan frigives ressourcer. En centralisering har også ulemper i form af mindre effektivitet og fleksibilitet på de mindre klinikker. Denne ulempe ville til dels kunne elimineres såfremt der kunne etableres større klinikker. 47. Centralisering af klinikkernes indkøb af forbrugsvarer 0,42 mio. kr. i 2017 Det skønnes, at centraliserede indkøbsprocedurer kan medføre effektiviseringer. Der skal foretages yderligere beregninger. 48. Ophør af midlertidigt orto-team 2,1 mio. kr. i 2017 Ventelister på tandreguleringsbehandling nedbringes over en treårig periode ( ) ved indsættelse af ekstra ressourcer (ekstra team med 1 specialtandlæge, 1 orto-tandplejer og 3 orto-klinikassistenter). De ekstra ressourcer er fundet ved intern omprioritering i BUT og vil ophøre med udgangen af Side 20 af 20 Side 36

43

44 KØBENHAVNS KOMMUNE Børne- og Ungdomsforvaltningen Center for Policy NOTAT Sagsnr Dokumentnr Bilag 3. Stigende profiler budget Sagsbehandler Katrine Madsen I mio. kr. (2016 p/l) Total Stigende profiler (B13) Indkøb ,1 0,0 0,0 0,0 0,1 Stigende profiler (B14) IT understøttelse af telefonibetjening 0,1 0,0 0,0 0,0 0,1 Ejendomspakke ,7 0,0 0,0 0,0 0,7 Stigende profiler (B15) Forslag om central energiovervågning og driftssupport af tekniske anlæg i kommunale ejendomme. 0,7 0,0 0,0 0,0 0,7 Forvaltningsspecifik andel af indkøb ,3 0,0 0,0 0,0 2,3 Omlægning af små og deltidsåbne børnehaver 1,2 0,0 0,0 0,0 1,2 Tycho Brahes Alle 0,6 0,0 0,0 0,0 0,6 Stigende profiler i alt 5,7 0,0 0,0 0,0 5,7 Ressourcer Gyldenløvesgade København V Mobil EG1T@buf.kk.dk EAN nummer Side 38

45

46 KØBENHAVNS KOMMUNE Børne- og Ungdomsforvaltningen NOTAT Bevillinger der udløber pr. 1. januar 2017 Udløb af bevillinger i ,1 mio. kr. I 2017 udløber bevillinger for 30,1 mio. kr. Bevillingerne er verificeret i samarbejde med Økonomiforvaltningen. Som udgangspunkt bortfalder bevilling og aktivitet. Sagsnr Dokumentnr Såfremt udvalget ønsker at fortsætte aktiviteten i 2017 indenfor udvalgets område, kræver det en tilsvarende intern omstilling i budget Alternativt kan BUU vælge, at medtage finansiering af aktiviteterne i budgetforhandlingerne til september Tabel 1 viser, hvilke bevillinger der udløber med udgangen af Tabel 1: Bevillinger som udløber ved udgangen af 2016 i 2017 p/l t.kr. Tekst Bevilling 2017 Æ158 - Følgeordning til 3. klasse Dagtilbud - Demografireguleret -317 Æ6 - Sikker by - SSP 18+ Undervisning - Demografireguleret -369 Æ155 - Fripladser Musik- og Billedskolen Undervisning - Demografireguleret -422 Æ156 - Lektier i skoletiden (forsøg på to skoler) Undervisning - Demografireguleret -581 Æ160 - Københavns fælleselevråd (KFE) Undervisning - Demografireguleret -106 Æ94 Folkeskolereform - Lektiehjælp og fagligfordybelse Dagtilbud - Demografireguleret Æ94 Folkeskolereform - Lektiehjælp og fagligfordybelse Dagtilbud special - Demografireguleret Æ114 Brug Folkeskolen Undervisning - Demografireguleret Æ24 Tættere samarbejde mellem skoler og kultur- og fritidsforeninger Undervisning - Demografireguleret Æ26 Second Chance Undervisning - Demografireguleret Æ32 Københavns Madskole Undervisning - Demografireguleret Æ33 Vejledningsindsats for unge Undervisning - Demografireguleret Æ194 Mindre sager - Ungdommens Folkemøde Undervisning - demografireguleret -155 Æ195 Mindre sager - ligestilling i børnehøjde Dagtilbud - Demografireguleret -294 Æ13 - Det rigtige uddannelsesvalg for alle elever Undervisning - Demografireguleret Æ154 - Mindre sager - svømning i åbent vand - Det Maritime Ungdomshus Undervisning - Demografireguleret -429 I alt Nedenfor er bevillingerne beskrevet Side 40

47 Budgetaftale 2013 (A, SF, Ø, B, I) Følgeordning til 3. klasse Følgeordningen blev i 2013 udvidet til at dække børn i 3. klasse, således at de kan blive fulgt fra fritidshjem til skole om morgen og fra skole til fritidshjem om eftermiddagen. Fremadrettet vil følgeordningen alene dækker børn i 0. til og med 2. klasse. Sikker by SSP 18+ Midlerne anvendes af SSP organisationen til ekstra opsøgende arbejder overfor kriminelle og kriminalitetstruede unge mellem 18 og 25 år. Midlerne blev tildelt i en periode, hvor den banderelaterede kriminalitet var høj. Fremadrettet vil arbejdet falde tilbage i normalt leje. Fripladser Musik- og Billedskolen Bevillingen blev midlertidig indført, for at kunne sikre at alle børn uanset forældreindkomst havde mulighed for at udvikle deres kreative talenter. Grænsen for friplads følger den økonomiske grænse for fuld friplads i dagtilbud, men er ikke lovpligtig. Bevillingen bortfalder og der vil fremadrettet være fuld deltagerbetaling for alle børn, uanset forældrenes husstandsindkomst. På Musik- og Billedskolen gennemføres i 2016 en evaluering af fripladsordningen, så vi kan se om det virkede efter hensigten. Lektier i skoletiden (forsøg på to skoler) Før Folkeskolereformen blev bevilget midler til at afprøve nye modeller for lektielæsning. Midlerne er brugt til at igangsætte et forsøg, hvor lektiehjælp på to skoler bliver en del af skoledagen. I forbindelse med Folkeskolereformen, er der indført faglig fordybelse på alle skoler. Midlerne bortfalder i Københavns fælleselevråd (KFE) Midlerne er afsat som en del af de mindre sager i 2013 til Københavns fælleselevråd, så de kunne lave tiltag, der kunne understøtte elevernes medindflydelse, herunder afvikling af en ungdomspolitikerdag (24. november 2015). De har desuden en anden bevilling på ca kr. årligt til den daglige drift, møder, konferencer og mindre kampagner. Denne bevilling er permanent og udløber ikke. Budgetaftale 2014 (A, SF, Ø, B, DF) Folkeskolereform Lektiehjælp og faglig fordybelse normal og specialområdet I lovforslaget om folkeskolereformen er deltagelse i lektiehjælp og faglig fordybelse frivilligt til og med skoleåret 2014/2015 slutter. Bevillingen vedrører således den frivillige del af lektiehjælp og faglig fordybelse. Fra skoleåret 2015/2016 er lektiehjælp og faglig Side 2 af 4 Side 41

48 fordybelse blevet en obligatorisk del af undervisningen og midlerne indgår i skoleudmeldingen. Brug Folkeskolen Der er afsat 1,5 mio. kroner i 2014, 2015 og 2016 til forældreforeningen Brug Folkeskolen. Formålet med midlerne er at understøtte københavnske familiers søgning til den københavnske folkeskole. Midlerne er udmøntet til projekter efter godkendelse af Børne- og Ungdomsudvalget. Midlerne bortfalder i Budgetaftale 2015 (A, Ø, B, SF, DF) Tættere samarbejde mellem skoler og kultur- og fritidsforeninger Midlerne er afsat til at sikre det nødvendige samarbejde mellem skoler og kultur- og fritidsforeninger, jævnfør hensigten i Folkeskolereformen. I 2015 og 2016 får i alt 150 kultur- og fritidsforeninger del i midlerne (f.eks. håndboldklubben Ajax, Amager Judo skole, Christianshavn Rugbyklub, Fægteklubben Trekanten m.v.) Bevillingen ophører i Second Chance I 2017 udløber yderligere en midlertidig bevilling til Second Chance på 2,1 mio. kr. I forbindelse med udmøntning af budget 2016 (BUU 4/ og 9/ ) og overførselssagen fra regnskab 2015 til budget 2016 er hensigten, at finde en samlet løsning på finansieringen af Second Chance. I budgetaftalen for 2015 fremgik det desuden af hensigtserklæring H73, at bevillingen søges permanentgjort. Der søges midlertidig finansiering i overførselssagen for med henblik på at der i budgetforhandlingerne for budget 2017 findes varig finansiering. Københavns Madskole Aktiviteterne i Københavns Madskole udvikler børn og unges grundlæggende færdigheder og håndværksmæssige evner indenfor råvarekendskab, mad og smag. Bevillingen bliver anvendt til at Københavns Madskole har ressourcer til at kunne modtage besøg af skolehold, børnehaveforløb og fritidshold. Denne mulighed vil bortfalde fra Vejledningsindsats for unge Erhvervsskolereformen medfører nye optagelsesbetingelser og strukturelle ændringer i erhvervsuddannelserne. Midlerne anvendes til at understøtte samarbejdet mellem skoler, ungdomsuddannelser og erhvervslivet. Forvaltningen udarbejder en ny vurdering i forhold til dimensionering af vejledningsindsatsen i 2016 i forhold til behovet i 2017, og skal ses i sammenhæng med bevillingen til Det rigtige uddannelsesvalg for alle elever fra budgetaftalen for Ungdommens Folkemøde Side 3 af 4 Side 42

49 Midlerne er anvendt til folkemødet som er afholdt. Midlerne bortfalder i Ligestilling i børnehøjde Midlerne er anvendt til, at børnehaver i København kan indgå i en kompetenceudviklende proces med henblik på at styrke lige muligheder for alle børns identitetsudvikling. Midlerne bortfalder i Budgetaftale 2016 (A, SF, B, DF, V, I, C) Det rigtige uddannelsesvalg for alle elever Elever som vurderes foreløbigt ikke-uddannelsesparate i 8. klasse skal ifølge loven have individuel vejledning. I Københavns Kommune var 37,4 pct. af eleverne i 8. klasse i skoleåret 2014/15 blevet vurderet foreløbigt ikke-uddannelsesparate, hvilket er flere end de 31,8 pct., der var forventet med Budget I budget 2016 er derfor afsat yderligere midler til at fastholde serviceniveauet hos Ungdommens Uddannelsesvejledning. Niveauet skal vurderes igen frem mod budget 2017 på baggrund af de uddannelsesparathedsvurderinger, som gennemføres i 8. klasse i efteråret Svømning i åbent vand Det Maritime Ungdomshus Midlerne bliver i 2016 anvendt til et etårs projekt under Svømning Købehavn. Midlerne bortfalder i Side 4 af 4 Side 43

50 Side 44

51 Side 45

52 Side 46

53 Side 47

54 Side 48

55 Side 49

56

57 BUSINESS CASE Smarte investeringer i kernevelfærden Forslagets titel: Kort resumé: Fremstillende forvaltning: Tidlig indsats 0-6 år Investering i tidlig indsats for børn i alderen 0-6 år handler om, at sikre læring for alle børn ved at arbejde målrettet med børnenes kognitive, sociale og motoriske kompetencer samt at sikre inkluderende fællesskaber og aktiv deltagelse for børn med forskellige forudsætninger for deltagelse. Derudover skal der etableres et tillidsfuldt samarbejde med socialt udsatte familier med fokus på styrkelse af forældrekompetencen. De forskellige indsatser skal sammen understøtte det enkelte barns udvikling og trivsel og dermed barnets forudsætninger for en god skolestart. Børne- og Ungdomsforvaltningen Øvrige berørte forvaltninger: Økonomiforvaltningen Socialforvaltningen Kultur- og Fritidsforvaltningen Teknik- og Miljøforvaltningen Børne- og Ungdomsforvaltningen Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen Sundheds- og Omsorgsforvaltningen 1. Forslagets samlede økonomiske konsekvenser 1000 kr p/l Styringsområde Varige ændringer Færre skoleomgængere Service Færre midler til kompensation for socioøkonomi på Service skolerne Styrkelse af sundhedsplejens rolle i overgang til Service dagtilbud Reduktion i sundhedsplejens besøg ved 1½ og 2½ års Service alderen Samlet varig ændring Implementeringsomkostninger Kvalitetsløft af dagtilbud Service Familieiværksætterne Service Samlede implementeringsomkostninger Samlet økonomisk påvirkning Tilbagebetalingstid baseret på serviceeffektivisering 6 Tilbagebetalingstid baseret på totaløkonomi 6 Side 1 af 8 Side 51

58 1. Baggrund og formål I budgetaftalen for 2016 blev det besluttet, at der skulle udarbejdes et oplæg omkring investering i tidlig indsats. Senest har KORA på vegne af Socialstyrelsen afdækket, at børn i en socialt udsat position, klarer sig markant dårligere ved afgangsprøven i 9. klasse end deres jævnaldrende. KORAs undersøgelse viser, at næsten hvert fjerde barn i en socialt udsat position slet ikke tager afgangsprøven, og at de, som gør, opnår hele to karakterpoint lavere gennemsnit end den øvrige børnegruppe. Økonomisk investering i human kapital i de tidlige år er ifølge Heckmann samfundsøkonomisk - og individuelt - mere indbringende end investeringer senere i livet. Investeringer i den tidlige indsats målrettet socialt udsatte børn har vist sig at have positive effekter på den lange bane. Forskere finder, at indsatserne på langt sigt betaler sig næsten 13 gange tilbage. Formålet med en investering i tidlig indsats på 0-6 års området er, at Københavns Kommune skal leve op til københavnermålene for uddannelse, social mobilitet, chancelighed og lighed i sundhed. For uddannelse er målene, som formuleret i folkeskolereformen: at alle elever skal blive så dygtige, som de kan, styrket tillid og trivsel i skolen samt at betydningen af social baggrund skal mindskes. Samtidig er målet på lang sigt at flere unge skal have en ungdomsuddannelse 89 % af de københavnske unge fra en ungdomsårgang forventes at gennemføre en ungdomsuddannelse mod et nationalt måltal på 95 %. Formålet er med investeringen er på kort sigt, at vi i København yder den rigtige indsats overfor de socialt udsatte børn og deres familier som medfører, at børnene får en god skolestart. Der er forskningsmæssig evidens for, at børnene tidligt skal have udviklet en tryg tilknytning til forældrene, samt have udviklet tilstrækkelige kognitive, sociale og motoriske færdigheder for at kunne indgå i de faglige og sociale fællesskaber i skolerne. Det er desuden afgørende, at børnene ved skolestart er i stand til og har lyst til at lære, samt har forældre (eller anden voksen), der støtter op om barnets skolegang og fritidsliv. 2. Forslagets indhold For at opnå vores mål skal vi investere i to indsatser på 0-6 års området: 1. Kvalitetsløft af københavnske dagtilbud med en høj koncentration af børn fra socialt udsatte familier 2. Afprøvning af to koncepter for at styrke forældrenes relation til deres børn i 0-2 års alderen: a. Familieiværksætterne, hvor alle førstegangsfødende familier får tilbud om at deltage i gruppeforløb b. Intensiv på indsats overfor de 20 % mest udsatte familier med børn på 0-2 år i samarbejde med Socialforvaltningen (beskrives i separat case) 1. Kvalitetsløft af dagtilbud med høj koncentration af socialt udsatte familier Forskning viser, at dagtilbud af høj kvalitet er med til at sikre, at alle børn udvikler de kognitive, sociale og motoriske færdigheder, som skal til for, at de får en god start på skolen. For at løfte indsatsen overfor de mest socialt udsatte familier ønsker Børne- og Ungdomsforvaltningen derfor, at vi giver et kvalitetsløft til de institutioner, der har størst koncentration af børn fra de mest udsatte familier, så de kan sikre børnenes kognitive, sociale og motoriske udvikling. Det estimeres, at indsatsen vil vedrøre ca. 80 % af de institutioner, som rummer den største andel af udsatte familier, og derved får tildelt sociale normeringer. Dette svarer til ca. 70 institutioner med ca berørte børn og familier. Side 2 af 8 Side 52

59 En systematisk vurdering af det pædagogiske miljø skal danne grundlag for en vurdering af, hvilke af institutionerne med høj koncentration af socialt udsatte familier, der har behov for et kvalitetsløft. Denne systematiske vurdering vil blandt andet skulle bygge på erfaringerne fra brugen af værktøjet ECERS, som måler kvaliteten af læringsmiljøer i dagtilbud. Børne- og Ungdomsudvalget har allerede besluttet at afsætte midler til at kompetenceudvikle pædagogiske konsulenter i at gennemføre systematiske vurderinger af det pædagogiske læringsmiljø og til at institutionerne kan udarbejde handleplaner i ca. 100 institutioner. Hvis investeringscasen godkendes, vil opfølgningen på den systematiske vurdering af det pædagogiske miljø være målrettet de institutioner, der har størst koncentration af socialt udsatte familier. En del af opfølgningen vil bestå i at stille større krav til institutionernes arbejde med at sikre læring for alle børn, herunder arbejdet med børnenes kognitive, sociale og motoriske kompetencer, at sikre inkluderende fællesskaber for børn med forskellige forudsætninger for deltagelse samt at arbejde sammen med de socialt udsatte familier om at sikre et godt hjemmelæringsmiljø. Derudover vil opfølgningen bestå i at sikre en sammenhængende og kvalificeret understøttelse af det arbejde, der skal finde sted i institutionen for at sikre det ønskede kvalitetsløft. Når institutionens handleplan er udarbejdet vil ledelsen af daginstitutionen i dialog med den tværfaglige support skulle afgøre, hvilke aktiviteter der er nødvendige for at opbygge institutionens kapacitet og kompetencer. Aktiviteterne vil vælges ud fra en vifte af de metoder, der bygger videre på, hvad vi allerede ved virker og har afprøvet. Metoderne vil spænde fra overordnede metoder med fokus på at udvikle kvaliteten af de eksisterende læringsmiljøer og inkluderende fællesskaber, som man eksempelvis har gjort i Turn-around institutionerne og i VIDAprojektet, til specifikke metoder med fokus på eksempelvis motorik eller styrkelse af hjemmelæringsmiljøet som i familiepladserne. Derudover vil der blive opbygget et netværk mellem relevante institutioner, så de kan udveksle erfaringer og kompetencer på tværs også udover den konkrete periode for kapacitetsopbygningen. Metoderne vil danne udgangspunkt for, hvad der generelt bliver udbudt af kompetenceudvikling til daginstitutioner i København fra BUF-akademi. Kompetenceudviklingen vil indgå i de udrulninger, der planlægges for 2017 og Den konkrete investering vil derfor bestå i, at institutioner kan gennemføre den handleplan, der er unik for dem, og baseret på de kapacitets- og kompetenceudviklingstiltag, vi ved virker. Der søges derfor om en investering i: - Midler til systematisk at opbygge kapacitet (det vi ved virker) i institutionerne inden for det pædagogiske arbejde med socialt udsatte børn og familier, og at institutionerne får en pulje til selv at iværksætte kompetenceudviklingstiltag. - Styrkelse af den tværgående support, så vi bedre understøtter institutionernes og forældrenes opgave med at sikre børnenes læring og trivsel, herunder gøre børnene motorisk, sprogligt og socialt klar til skolen. - Styrkelse af sundhedsplejens rolle i overgang til dagtilbud. Sundhedsplejen har i den forbindelse to roller. For det første skal sundhedsplejen arbejde på, at børn i socialt udsatte positioner kommer i dagtilbud tidligere ved at motivere til dette i forbindelse med hjemmebesøg. For det andet skal sundhedsplejen overdrage den grundige viden, som de har indhentet fra hjemmebesøgene til dagtilbuddet med særlig fokus på de udsatte familier. Dette vil blandt andet ske gennem møder med daginstitutionen, hvor sundhedsplejen sammen med familien og dagtilbuddets pædagoger gennemgår barnets udvikling og behov både før og efter barnet starter i institutionen. Derved skabes også en mere tryg overgang for familien. Der skal investeres i at udvikle sundhedsplejens rolle i samarbejdet med dagtilbuddene, samt findes varige driftsmidler til at sundhedsplejen kan varetage besøgene i hjemmet og i dagtilbuddene. Disse findes ved at reducere i antallet af 1½ og 2½ års besøg. 2. Styrkelse af forældrenes relation til deres børn i 0-2 års alderen Forskning viser, at spædbørn uden den nødvendige tilknytning til mor og far har større risiko for dårlig trivsel ved skolestart. Derfor skal der investeres i, at forældrene fra start får de rigtige færdigheder til at skabe kontakt med deres børn, og viden om hvordan de bedst støtter deres barns udvikling før de kommer i dagtilbud. Side 3 af 8 Side 53

60 Det foreslås, at afprøve to koncepter for at styrke forældreforberedelsen i socialt udsatte familier, hvor de lærer forældrekompetencer, som styrker relationen til deres barn. Det ene koncept beskrives i separat case og går ud på at yde en intensiv indsats i eget hjem målrettet de udsatte familier. Det andet koncept er det allerede eksisterende koncept Familieiværksætterne, som beskrives nedenfor. Formålet med at afprøve begge koncepter, er, at der kan opnås erfaringer med begge tilgange, før der besluttes, hvilken tilgang til indsatsen vi ønsker at tage i København. Det er kendt forskning, at det er vigtigt både at yde en indsats for forældrekompetencer for den brede målgruppe af nye forældre, samtidig med en intensiv og målrettet indsats overfor de socialt udsatte familier. Uanset hvilken løsning der peges på i sidste ende, vil koncepterne kræve, at der skal findes en varig driftsløsning, for eksempel ved at omlægge sundhedsplejens ydelser. Det foreslås, at de to koncepter afprøves i hver deres område i København. c. Familieiværksætterne 'Familieiværksætterne' er et forældreforberedende forløb, der tilbydes par, som venter deres første barn. 'Familieiværksætterne' skal støtte og styrke forældrene i de udfordringer, de møder, i deres nye livssituation som børnefamilie. Den gennemgående mødeleder er altid en sundhedsplejerske, som, i samarbejde med en række faglige undervisere, hver gang afholder oplæg. Et forløb i 'Familieiværksætterne' strækker sig over halvandet år, hvor deltagerne mødes gange, hvoraf de første to mødegange ligger før fødslen. Deltagerne mødes første gang ca. tre måneder før fødsel (omkring graviditetsuge 28) og sidste gang når barnet er ca. 15 måneder gammelt. Der er 9-10 par på hvert hold, som sammensættes efter terminsdato og bopælsområde. 'Familieiværksætterne' giver derfor deltagerne nem adgang til at udveksle erfaringer og skabe netværk med andre førstegangsforældre. Fordelen ved familieiværksætterne er, i forhold til indsatsen målrettet de socialt udsatte familier, at alle nye forældre tilbydes det samme forløb. Derved undgås stigmatisering af familier, der er i en udsat position, samtidig med at netop disse familier kan danne netværk med ressourcestærke familier, som kan videreføres efter det officielle forløb er slut. Familieiværksætterne har generelt god erfaring med at rumme familier på tværs af socioøkonomisk status, men der er risiko for, at nogle ikke vil deltage eller falder fra. Der forventes på baggrund af erfaring fra andre kommuner, at være et frafald på ca %. En del af afprøvningen af tilbuddet vil derfor være, at skulle evaluere på, om det har den ønskede effekt at løfte forældrekompetencen i familier i udsatte positioner samt styrke deres netværksrelationer. Dertil vil der blive evalueret på omfanget af et evt. frafald og i givet fald, hvem der frafalder og hvorfor. Der er endnu ikke udarbejdet forskningsmæssig evidens på, hvilken effekt Familieiværksætterne har for barnets trivsel. Dette undersøges i øjeblik af Århus Universitet i samarbejde med Århus Kommune, og en rapport forventes fremlagt i slutningen af Dog har CBS udregnet den socioøkonomiske effekt på indsatsen, som viser, at hvis tilbuddet om Familieiværksætterne gives til alle førstegangsfødende, vil det reducere udgifterne til regionale sundhedsudgifter, overførselsindkomster samt udgifter til foranstaltninger og anbringelser svarende til en nettogevinst på ca kr. pr. udsat familie/barn over en 11 års periode. Da disse alle er udgifter, der ligger udover Børne- og Ungdomsforvaltningens ramme, er disse ikke taget med i effektiviseringen. Familieiværksætterne er et koncept, der tilhører Fonden for Socialt Ansvar, der samtidig hjælper med at igangsætte tilbuddet, og tilpasse det til Københavns Kommunes behov. 3. Økonomi Effektiviseringer Side 4 af 8 Side 54

61 Effekten af investeringerne vil være, at flere børn fra socialt udsatte familier er parate til at starte i skole, samt at de inden de går i skole har opnået bedre kognitive og sproglige færdigheder, så der er mindre forskel imellem børn fra socialt udsatte familier og andre børn. Det forventes derfor, at der kan effektiviseres på: - Antal af børn, der går om i 0. klasse, fordi flere børn er parate til at gå i skole. Der regnes med at antallet af børn kan reduceres med 1/3 svarende til 50 børn ud af de nuværende 150 børn om året der går om. Hver elev i børnehave koster 40 t. kr. svarende til i alt 2,0 mio. kr. Effekten indfases med 1/3 effekt i 2018 og fuld effekt i Reduktion i puljen til økonomisk kompensation for socioøkonomiske kriterier i skolerne, fordi flere børn fra socialt udsatte familier har fået bedre kognitive og sproglige færdigheder. Det forventes, at der ved fuldt effekt kan reduceres i 10% af puljen svarende til 10 mio. kr. Investeringen i højere kvalitetsdagtilbud berører ca. 1/3 af den samlede gruppe af børn, der starter i skolen om året (1400 børn ud af 4500 skolestartere om året), og derved som minimum 1/3 af den gruppe af børn, der kommer fra socialt udsatte familier, da der er udvalgt de dagtilbud, som har højest koncentration af udsatte familier. Dog regnes der kun med, at investeringen har en signifikant effekt over den 6-årige investeringsperiode på ca. en entredjedel af disse børn. Effekten vil dog øges med tid, både fordi effekten af kvalitetsløftet af dagtilbuddene vil øges, samtidig med at betydningen af indsatsen for de enkelte børn vil kunne ses på længere sigt over hele deres skoleforløb. Effekten indfases med halv effekt i 2018 og fuld effekt i Casen indgår som projekt i velfærdsanalyseenhedens arbejdsprogram. Det vil være en del af projektet, at der følges op på om den forventede effekt indhentes, samt hvilke øvrige kommunale udgifter, der på sigt kan effektiviseres som følge af investeringen. Omlægning af midler til sundhedsplejen For at kunne styrke overgang til dagtilbuddene skal sundhedsplejens tid i højere grad anvendes på at overdrage viden til dagtilbuddene. Dette vil medføre en varig driftsudgift på i alt 3 mio. kr. svarende til 1 årsværk pr. område for 600 t. kr. pr. årsværk. Disse midler findes ved at reducere i sundhedsplejens besøg på 1½ og 2½ års besøg, så der fremadrettet kun gives hjemmebesøg til de 20 procent sårbare som sundhedsloven foreskriver. Data fra sundhedsplejens journal viser, at kun 30 procent af målgruppen tager imod 1½ års besøg og 15 procent tager imod 2½ års besøgene. I besøget sætter sundhedsplejen fokus på barnets helbred, trivsel og udvikling, herunder madvaner, søvn og motorik mm. Dertil gives en mere generel vejledning i forhold til barnets udvikling og forældrenes rolle. Familiens praktiserende læge vil stadig tilse barnet, og varetager meget af denne samme rolle. Investeringen Investeringen vil være i: - Høj kvalitet dagtilbud: o Midler til kompetenceudvikling og kapacitetsopbygning som svarer til, at der afsættes 200 t. kr. pr. dagtilbud til i alt 70 institutioner. De 200 t. kr. er et gennemsnitsbeløb baseret på erfaringer fra, hvad det har kostet at gennemføre Turn Around projekterne. De enkelte institutioner kan Side 5 af 8 Side 55

62 have behov for mindre eller flere penge afhængig af deres handleplan. Midlerne afsættes midlertidigt, da der er tale om et kvalitetsløft, der har varig effekt. Når først kvalitetsløftet er foretaget vil de midler der er afsat generelt til kompetenceudvikling i Børne- og Ungdomsforvaltningen være tilstrækkelige til at dække vedligeholdelsen af kompetencerne i dagtilbuddet, samt kompetenceudvikling af nye medarbejdere. o Tværfaglig support til at understøtte kompetenceudviklingen på dagtilbuddene over den to-årige periode, samt styrkelsen af sundhedsplejens rolle i overgang til dagtilbud. Der fordeles i alt 0,8 mio. kr. pr. område pr. år svarende til 1½ årværk pr. område til en fuldtidskonsulentstilling (0,5 mio. kr. pr. årsværk) samt frikøb af, hvad der svarer til ½ årsværk af sundhedsplejefaglig kompetence pr. område (0,6 mio. kr. pr. årsværk) i hvert område. - Udgifterne til familieiværksætterne er baseret på, at det koster kr. pr. familie at gennemføre forløbet (tal fra Fonden for Socialt Ansvar). Der regnes med ca førstegangsfødende på et år i et område baseret på tal fra Danmarks statistik. Dertil kommer udgifter til projektledelse og evaluering så udgiften i alt beløber sig til 7,5 mio. kr. pr. år over en 3-årig periode. Tabel 1. Varige ændringer, service 1000 kr. (2016 p/l.) Færre skoleomgængere Færre midler til kompensation for socioøkonomi på skolerne Styrkelse af sundhedsplejens rolle i overgang til dagtilbud Reduktion i 1½ og 2 ½ års besøgene i sundhedsplejen Varige ændringer totalt, service Tabel 2. Serviceinvesteringer i forslaget 1000 kr. (2016 p/l.) Innovationspulje I alt (sæt X) Kvalitetsløft af dagtilbud Pulje til kompetenceudvikling og kapacitetsopbygning Tværfaglig support i motorik og hjemmelæringsmiljø Udvikling af en styrket rolle for sundhedsplejen i overgang til dagtilbud Familieiværksætterne Investeringer totalt, service Fordeling på udvalg Der er ingen fordeling på udvalg. 5. Implementering af forslaget Kvalitetsløft af dagtilbud vil blive implementeret ved at identificeringen af de konkrete institutioner påbegyndes i Arbejdet med kvalitetsløft i de identificerede institutioner vil begynde umiddelbart efter og fortsætte i For børn i 4-5 års alderen vil investeringen derfor begynde at have en Side 6 af 8 Side 56

63 lille effekt i Den store effekt vil dog først komme efter en 4-5 årige periode, hvor kulturforandringen også har haft mulighed for at slå igennem. Familieiværksætterne vil blive implementeret i samarbejde med Fonden for Socialt Ansvar i et område med forventet start i Konceptet kræver en tæt dialog med region og de praktiserende læger om starten af forløbet. 6. Inddragelse af medarbejdere, virksomheder og borgere I investeringen af kvalitetsløft af dagtilbud inddrages medarbejdere i de relevante institutioner i udarbejdelsen af den konkrete handleplan for institution. Derudover vil det være et krav, at institutionen inddrager forældrene i den pågældende institution omkring det kvalitetsløft, som institutionen vil I investeringen i Familierådgiverne vil det være vigtigt, at inddrage de nye forældre i hvordan 7. Forslagets effekt Effekten af forslaget er, at flere børn starter i skolen motiverede og klædt på til at lære, og kan indgå i positive relationer og fællesskaber i skolen. Effekten måles ved hjælp af succeskriterierne opstillet nedenfor. 8. Opfølgning Hvordan måles succeskriteriet Hvem er ansvarlig for opfølgning Hvornår gennemføres opfølgningen Færre skoleomgængere Reduktion af antallet af skoleomgængere med 50 i 2020 BUF Fagligt Center Der gennemføres en årlig måling af antallet af skoleomgængere fra de dagtilbud med de ældre børn Færre sprogindsatser i 0. klasse Antallet af børn der har behov for en særlig eller fokuseret sprogindsats i 0. klasse reduceres med 10% i 2020 (i 2014/2015 har 808 på en årgang med 4533 elever i 0. klasse behov for en særlig eller fokuseret indsats) BUF Fagligt Center Der gennemføres en årlig måling Bedre motoriske evner i indskolingen Børn der får 2 eller flere bemærkninger på motoriske evner reduceres til 8% i 2020 (i 2014/2015 har 11,9% af børnene en eller flere bemærkninger) BUF Fagligt Center Der gennemføres en årlig måling Der vil desuden blive undersøgt om det er muligt at indføre en måling af læringsmiljøet i indskolingen, der svarer til den måling, der udføres på dagtilbuddene inspireret af ECERS målingen. 9. Risikovurdering De ovenstående investeringer er baseret på, hvad der er forskningsmæssigt og erfaringsmæssigt evidens for virker i forhold til at sikre høj kvalitet dagtilbud og at sikre tilknytning imellem 0-3 årige børn og deres forældre. Investeringen er i en varig kulturforandring i dagtilbud og sundhedspleje, som skal have Side 7 af 8 Side 57

64 tid til at slå igennem, og som kræver en stærk faglig ledelse for at kunne lykkes. Det en forudsætning, at der bliver tilrettelagt en implementering og opfølgning af de enkelte tiltag, som understøtter praksis. Det kunne for eksempel ske ved at projektorganiseringen rykkede ud i de enkelte institutioner, og konkret bistod ledelsen omkring implementering og opfølgning. Som ramme om opfølgningen skal der udarbejdes nogle konkrete implementerbare mål, sådan at det sikres, at effekten kan spores. Der er derfor risiko for at investeringerne ikke får den forventede effekt. Derfor vil der samtidig med investeringen være et projekt i samarbejde mellem BUF og velfærdsanalyseenheden, der har til formål at kunne måle effekten af de konkrete investeringer. Side 8 af 8 Side 58

65

66 BUSINESS CASE Smarte investeringer i kernevelfærden Forslagets titel: Kort resumé: Fremstillende forvaltning: Øvrige berørte forvaltninger: Udskolingsindsats i folkeskolen flere direkte i gang med en ungdomsuddannelse Investering i folkeskolens udskoling (fra 6. klasse til 9. klasse) handler om at arbejde målrettet og systematisk med at styrke elevernes faglige, sociale og personlige kompetencer, så flere får forudsætninger for at gå i gang med en ungdomsuddannelse direkte efter 9. klasse. Der investeres i tiltag som understøtter kapacitetsopbygning på folkeskolerne i hele byen. Tiltagene tilrettelægges så erfarings- og kompetenceudvikling sker sideløbende med implementering og evaluering af tiltagene og suppleres med en struktur for systematisk koordinering mellem relevante aktører i overgangen til ungdomsuddannelse. Børne- og Ungdomsforvaltningen Økonomiforvaltningen Kultur- og Fritidsforvaltningen x Børne- og Ungdomsforvaltningen Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Socialforvaltningen Teknik- og Miljøforvaltningen Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen 1. Forslagets samlede økonomiske konsekvenser Tabel 1. Forslagets samlede økonomiske konsekvenser 1000 kr p/l Styringsområde Varige ændringer Effektivisering Service Samlet varig ændring Implementeringsomkostninger Investering i udskolingen Service Samlede implementeringsomkostninger Samlet økonomisk påvirkning Tilbagebetalingstid baseret på serviceeffektivisering Tilbagebetalingstid baseret på totaløkonomi Baggrund og formål Københavns Kommune har en række udfordringer, når det gælder opfyldelsen af de væsentligste nationale målsætninger, der vedrører unges forudsætninger for at opnå en ungdomsuddannelse: Side 1 af 9 Side 60

67 89 % af en ungdomsårgang forventes at gennemføre en ungdomsuddannelse i løbet af de næste 25 år mod et nationalt måltal på 95 %, hvilket placerer København blandt de 10 svagest præsterende kommuner i landet. Kun 13,8 % var i gang med en erhvervsuddannelse 15 måneder efter afsluttet 9. klasse mod en målsætning om at 25 % af en ungdomsårgang skal vælge en erhvervsuddannelse i Den foreløbige vurdering af de unges uddannelsesparathed i 8. klasse er en indikator på elevernes forudsætninger for ungdomsuddannelse. Her viser de seneste resultater af de foreløbige parathedsvurderinger af unge, der pt. går i folkeskolens 8. klasse, at 34,5 % er vurderet foreløbigt ikke-uddannelsesparate hvilket vil sige at de vurderes til efter 9. klasse ikke at have tilstrækkelige faglige, sociale og/eller personlige forudsætninger til at gennemføre en ungdomsuddannelse. For en stor del af eleverne er der tale en kombination af de tre vurderingsparametre: faglige, sociale og personlige. På landsplan er tallet på ca. 29 %. Under halvdelen af de elever, der forlod folkeskolens 9. klasse (45,1 %), var 3 måneder efter i gang med en ungdomsuddannelse, mens over halvdelen (53,6 %) var i gang med 10. klasse eller anden uddannelsesforberedende aktivitet. Undersøgelser viser, at der er en række samfundsmæssige og livskvalitetsmæssige gevinster ved at få de unge hurtigere i gang med en ungdomsuddannelse efter 9. klasse og være i et ubrudt uddannelsesforløb, idet de unges muligheder for at opnå en erhvervskompetencegivende uddannelse øges, og at de dermed har større sandsynlighed for at være i beskæftigelse i størstedelen af deres erhvervsaktive liv og mindre risiko for at komme på offentlig forsørgelse. (CEFU, Region Hovedstaden, 2013) Ser vi nærmere på hvad der karakteriserer unge, der er i gang med et uddannelsesforberedende tilbud som 10. klasse, produktionsskole eller lignende, viser en tidligere evaluering af Ungepakke II, at de unge enten ikke er uddannelsesparate og/eller ikke er tilstrækkeligt afklarede omkring valget af en ungdomsuddannelse. (CEFU, Epinion et al. 2011) Vi ved yderligere fra undersøgelser, at unge der vælger 10. klasse i regi af folkeskole/kommunalt tilbud, gør det fordi, de sidst i deres skoleforløb erkender, at de har brug for noget ekstra, herunder at opkvalificere sig fagligt til en ungdomsuddannelse. (EVA, 2011) Og ser vi på skolernes arbejde med at forberede eleverne på ungdomsuddannelse, viser en evaluering at skolerne ikke i tilstrækkelig grad formår at vise eleverne mulighederne og paletten af ungdomsuddannelser, idet undervisningen i grundskolen i høj grad er tilrettelagt mod gymnasiet og at lærerne særligt mangler viden om erhvervsuddannelserne(eva, 2015). Uddannelse efter grundskolen er afgørende for, hvordan man klarer sig senere i livet. Uddannelse er en af de vigtigste faktorer i forhold til at bryde den negative sociale arv og er desuden en væsentlig kilde til identitet og tilhørsforhold. Uddannelse er en forudsætning for, at få et sikkert fodfæste på arbejdsmarkedet. Siden folkeskolereformen har de københavnske skoler arbejdet målrettet med målstyret læring, undervisningsdifferentiering, større elevinddragelse samt varierede og mere praksisorienterede læringsformer. Alt sammen indsatser der forventes at have stor effekt på også de største elevers læring og trivsel. I København tror vi på, at hvis læring for alle kan lykkes som princip, så skal eleverne inddrages og undervisningen differentieres. Men for at følge med i, hvad der motiverer de unge og maksimerer deres læringspotentialer, er der behov for at integrere nye metoder i praksis og udvikle nye samarbejder for at klæde de unge på til fremtidens udfordringer så flere unge får mod på at gå i gang med en ungdomsuddannelse. Side 2 af 9 Side 61

68 Formålet med investeringerne er derfor gennem målrettede indsatser at øge andelen af unge, der går i gang med en ungdomsuddannelse direkte fra 9. klasse. For at opnå denne gevinst skal vi sætte ind tidligere, her starter vores indsatser allerede i 6. klasse og fokus er på at styrke de professionelles kompetencer til at gøre eleverne uddannelsesparate. Den økonomiske gevinst skal høstes ved at færre bruger et eller flere uddannelsesforberedende tilbud inden de påbegynder en ungdomsuddannelse. Side 3 af 9 Side 62

69 3. Forslagets indhold For at kunne nå målet om, at flere unge g 9. klasse er det vigtigt at fokusere på at styrke skolernes systematiske arbejde med udviklingen af elevernes faglige, sociale og personlige kompetencer. De erfaringer vi har bl.a. med intensive læringsforløb som Københavnerakademiet, Turbo og Lær@lære-forløbene viser, at elevernes læringspotentialer udvikles ved at fokusere systematisk på at arbejde med faglig feedback, elevernes motivation, sociale relationsopbygning og alsidige læringsstrategier. Disse erfaringer skal bredes ud til almenundervisningen, hvilket fordrer en lokal kapacitetsopbygning på skolerne i forhold til udvikling og implementering af bl.a. nye metoder og mere praksisorienterede samarbejder med aktører uden for skolen. For at bidrage til denne udvikling foreslås igangsættelse af følgende indsatser: 1) Lokal faglig kapacitetsopbygning 2) Elevers styrkede motivation og bedre faglige, sociale og personlige kompetencer 3) Korte intensive læringsforløb og gruppevejledning Ad 1. Lokal faglig kapacitetsopbygning Tiltaget skal styrke skolernes faglige kapacitetsopbygning med henblik på at skolerne udvikler kompetencer og redskaber i forhold til systematisering, organisering og operationalisering af viden til at understøtte uddannelsesparathed og kvalificeret uddannelsesvalg. hver folkeskole, som styrker kommunikation og koordinering til ungdomsuddannelser, UU-center og forvaltning, og den enkelte skole er primus motor og ressourceperson for implementering af tiltag der fremmer kapacitetsopbygningen. Der afsættes 30 timer pr. skole til løbende opkvalificering af udskolingsambassadø- - rig periode til at implementere nye metoder i praksis, facilitere samarbejdsprojekter mellem skoler og erhvervsliv, understøtte udskolingsambassadørerne og kapacitetsrsværk sikrer desuden udbredelsen af erfaringer, viden m.m. fra det kom- - Højdevangen Skole. Der afsættes 15 timer pr. udskolingslærer til, h, t- h,, l at ruste lærernes forudsætninger for at tilrettelægge undervisning, der udfordrer elevens uddannelsesvalg og forbereder overgangen til ungdomsuddanh a en større effekt i forhold til elevernes udbytte af de obligatoriske introd ungdomsuddannelserne i 8. klasse ved at kvalificere lærerens rolle før, under og efter selve besøget i tæt samarbejde med UU og erhvervsuddannelserne. På baggrund af afprøvning udbredes arbejdsformen til alle skoler. Ad 2. Elevers styrkede motivation og bedre sociale og personlige kompetencer Tiltaget skal øge elevers læring og uddannelsesparathed gennem systematisk faglig og personlig/social feedback. Det antages, at fælles sprogbrug i kommunens indsats øger kvaliteten. Samtidigt viser resultatet af den foreløbige uddannelsesparathedsvurdering i 8. klasse, at der er brug for et løft af såvel faglige, sociale og personlige kompetencer. Tiltaget består af to dele: Side 4 af 9 Side 63

70 a) Der sættes i 2016 et udviklingsarbejde i gang på to skoler på et eller flere klassetrin fra 6. klasse. Arbejdet resulterer i udarbejdelse af et dialogværktøj, der kan benyttes i statussamtalerne med eleverne. Forvaltningen sikrer at værktøjet kan integreres med en kommende læringsplatform og nyttiggøres i de samtalefora, lærere og ledere anvender i dagligdagen. Dialogværktøjet har fokus på progression af faglige, sociale og personlige kompetencer, herunder elevens motivationsfaktorer og læringsstrategier. Erfaringer fra andre kommuner samt Center for Ungdomsforskning inddrages i arbejdet, sidstnævnte fordi de netop har afsluttet et forskningsprojekt om motivationsorienteringer i udskolingen og i tilknytning til dette har viden om en række praksisnære forløb med afprøvning af dialogredskaber. b) Der sættes et pilotforsøg i gang omkring udvikling af et måleredskab til afdækning af den enkelte elevs alsidige udvikling/ikke kognitive kompetencer. Måleredskabet supplerer ovenstående mere kvalitative dialogredskab med henblik på, at lærer og elev sammen planlægger næste skridt i en løbende udviklingsindsats. Måleredskabet er inspireret af det meget efterspurgte værktøj Beregneren og udvikles i samarbejde med Aarhus Kommune. Århus Kommune har ligesom Københavns Kommune fokus på at supplere målingerne af de faglige resultater med målinger af sociale og personlige (ikke-kognitive) kompetencer, idet disse har stor betydning for om eleverne kan gennemføre en ungdomsuddannelse. På baggrund af udviklingsarbejdet udbredes arbejdsmetoderne til alle byens skoler. Ad 3. Korte intensive læringsforløb og gruppevejledning Tiltaget vedrørende korte intensive læringsforløb har til formål at udvikle metoder til at differentiere undervisning efter den enkelte elevs behov og skal ses i relation til ovenstående tiltag i ad 2. Gruppevejledning er et pilotforløb for potentielt ikke-uddannelsesparate elever på et mindre antal folkeskoler. På baggrund af de nationale tests i 6. klasse og lærernes vurdering af elevernes personlige og sociale udvikling identificeres målgruppen. Eleverne samles i grupper på 6-8 elever, hvor den enkelte elev opstiller egne mål for læring og personlig/social udvikling. 6 til 8 gange om året drøfter elever med hinanden den enkelte elevs progression og reviderer egne mål. Forløbet planlægges og gennemføres i et samarbejde mellem UU-vejleder og klassens lærere. Forløbet bygger på positive erfaringer fra det regionale udviklingspro- F. Sideløbende hermed udvikler lærere og ledere i udskolingen (fra 6.klasse) på fem skoler erfaringer med korte intensive faglige kurser/midlertidig holddannelse. På baggrund af erfaringerne udbredes arbejdsformen til alle byens skoler via UU, udskolingsambassadørerne og udskolingskompetencecenteret på Højdevangen Skole. Med den ny lov om folkeskolen er der udvidede muligheder for holddannelse i udskolingen. Formålet med holddannelse er at imødekomme forskellige elevers forskellige skiftende behov, altså at differentiere undervisningen. Det er imidlertid indtrykket at anvendelsen af hold ikke er udbredt eller systematisk, og hvis det er, da snævert defineres som niveaudelt undervisning. Indsatsen vil afprøve forskellige måder, hvorpå skolen primært ved egen kraft vil kunne udvikle undervisningens kvalitet ved hjælp af holddannelse. Mindst to af skolerne udvikler erfaringer med korte kurser målrettet en mindre del af en årgangs elever og mindst to af skolerne udvikler erfaringer med korte kurser målrettet alle årgangens elever. Indsatsen evalueres eksternt. Erfaringerne udbredes via udskolingsambassadørerne og udskolingskompetencecenteret til kommunens øvrige skoler. Side 5 af 9 Side 64

71 4. Økonomi Besparelsen på 10. klasse er beregnet ud fra en gennemsnitspris for 10. klasse i ungdomsskoleregi og 10. klasse i erhvervsskoleregi og forudsætter at besparelsen er ligeligt fordelt på de to skoleformer. Det fører til en gennemsnits-pladspris på kr. Forudsætningen for besparelsen på 2,75 mio. kr. i årene 2018 og 2019 stigende til 2,97 mio. kr. i årene 2020 og 2021 er beregnet ud fra en nedgang i forbruget af 10. klasse på 50 elever fra august 2018, med 5/12 effekt i 2018, øget til en yderligere nedgang i elevtallet i 2020 og 2021 på 54 elever, svarende til 7%. Besparelsen på produktionsskoler er udregnet ud fra en kommunal gennemsnitsudgift for en produktionsskoleelev på kr. pr år. Dette beløb er gennemsnittet af udgiften til unge under 18 på kr. pr år og unge over 18 på kr. pr år. Det er i beregningen forudsat, at nedgangen i forbruget på produktionsskoler er ligeligt fordelt mellem unge under og over 18 år. Forudsætningen for en årlig besparelse er beregnet på baggrund af en nedgang i forbruget på 45 årselever fra august 2019, med 5/12 effekt i 2019 faldende til 54 årselever i 2020 og 2021 på 2,59 mio. kr, svarende til 14%. Der er i beregningen indtænkt en forsinkelse i besparelsen, således at investeringen i udskolingen skal have tid til at virke inden den efterfølgende besparelse ved mindsket forbrug på henholdsvis 10. klasse og produktionsskole kan høstes. Produktionsskolebesparelsen kommer et år senere end 10. klassebesparelsen, idet meget få elever går direkte videre fra 9. klasse til produktionsskole. Tabel 2. Varige ændringer, service 1000 kr. (2016 p/l.) Besparelser på 10. klasse Besparelser på produktionsskoler Varige ændringer totalt, service Tabel 3. Serviceinvesteringer i forslaget 1000 kr. (2016 p/l.) I alt Kapacitetsopbygning på folkeskolerne gennem praksisnær kompetenceudvikling Elevers styrkede motivation og bedre sociale og personlige kompetencer Korte intensive læringsforløb og gruppevejledning Investeringer totalt, service Side 6 af 9 Side 65

72 Tabel 4. Beregningsforudsætninger for investering i udskolingsindsatsen i folkeskolen Investering delinvestering Periode Antal skoler Kapacitetsopbygning Udskolings Alle på ambassadører skoler folkeskolerne gennem praksisnær kompetenceudvikling Årsværk til Alle udskolings- skoler samarbejde Kørekort til udskoling Alle skoler Beregningsforudsætninger Der udpeges en udskolingsambassadør på hver folkeskole. Der afsættes 30 timer pr. skole (305 kr. pr. time) til løbende opkvalificering af udskolingsambassadørerne. I alt 640 t.kr. pr. år. Der afsættes to årsværk over en 3-årig periode til bl.a. kapacitetsopbygningen. I alt 1140 t.kr. pr. år. (590 kr. pr. år pr. årsværk) fordelt på tre skoleår. Der afsættes 15 timer pr. udskolingslærer til et, blandt andet indeholder kurser om ungdomsuddannelser. 100 lærere om året tildeles 2½ time (305 kr. pr. time). De resterende 12½ timer leveres af skolen selv på elevfridage. Der afsættes 6 t. kr til pilotprojekt til styrkelse af skolernes medvirken i introkurser på ungdomsuddannelser. I alt 83 t.kr. pr. år. Udgift i alt (i t.kr.) 1920 t.kr t.kr. 248 t.kr. Elevers styrkede motivation og bedre sociale og personlige kompetencer Korte intensive læringsforløb og gruppevejledning Investering i alt Udvikling af dialogværktøj Pilotforsøg om måling af den enkelte elevs alsidige udvikling Udvikling af korte intensive læringsforløb To skoler I 2016 igangsættes et udviklingsarbejde af et dialogværktøj på to skoler. Udviklingsarbejdet løber over to år. Center for Ungdomsforskning inddrages begge år, men med størst vægt i I alt 600 t.kr. i 2016 og 500 t.kr. i Et mindre antal folkeskoler Pilotforsøg med gruppevejledning Fem skoler Pilotforsøget er en udløber af afprøvning af værktøjet Beregneren og afvikles i samarbejde med Aarhus kommune over 2 år. 500 t.kr. til konsulentbistand og 500 t.kr. til videreudvikling og pædagogisk opfølgning. Ti skoler Gruppevejledning med 6-8 elever 6 til 8 gange om året. I alt 150 elever. Forløbet planlægges og gennemføres i et samarbejde mellem UU-vejleder og klassens lærere. 500 t. kr. pr år fordelt på to skoleår. Lærere og ledere i udskolingen på fem skoler får timer (500 t. kr. pr. år) til at udvikle og afprøve korte intensive faglige kurser/midlertidig holddannelse. Midtvejsevaluering og justering 150 t.kr t.kr t.kr t.kr t. kr Fordeling på udvalg Der er ingen fordeling på udvalg. 6. Implementering af forslaget Side 7 af 9 Side 66

73 Investeringerne implementeres af Børne- og Ungdomsforvaltningen, startende fra ultimo april Internt i Børne- og Ungdomsforvaltningen foregår implementeringen i henhold til den generelle styringsstrategi og ledelsesstreng og med respekt for de forskellige niveauers ledelseskompetence. Som beskrevet i indledningen, tilrettelægges tiltagene så praksisnær erfarings- og kompetenceudvikling sker sideløbende med implementering og evaluering og eventuel justering af tiltagene og suppleres med en struktur for systematisk koordinering mellem relevante aktører i overgangen til ungdomsuddannelse. 7. Inddragelse af medarbejdere, virksomheder og borgere Forslagene til investeringscasen er opstået på baggrund af en bredt inddragende undersøgelse i form af interviews og workshops med en lang række af BUFs væsentligste interessenter, herunder: elever, lærere og ledere i folkeskolen unge, pædagoger og ledere i ungdomsklubber elever, undervisere og ledere på ungdomsuddannelserne UU-vejledere og UU-ledere elever, lærere og ledere i Ungdomsskolen elever, lærere og leder på en produktionsskole medarbejdere fra BUFs forskellige lag Derudover har forvaltningen foretaget en kortlægning af forskningen på ungeområdet, herunder af målgrupper, effekter af tiltag m.m., har interviewet lederen af Center for Ungdomsforskning samt været på studietur i Aarhus Kommune. 8. Forslagets effekt Effekten af forslaget er: at flere københavnske folkeskoleelever er uddannelsesparate og afklarede omkring uddannelsesvalg ved afslutningen af 9. klasse at flere københavnske folkeskoleelever går i gang med en ungdomsuddannelse direkte fra 9. klasse at flere københavnske folkeskoleelever vælger en erhvervsuddannelse at mindske forbruget af uddannelsesforberedende tilbud (10. klasse og produktionsskoler) Effekterne måles ved hjælp af succeskriterierne opstillet i nedenstående skema. 9. Opfølgning Hvordan måles succeskriteriet Hvem er ansvarlig for opfølgning Hvornår gennemføres opfølgningen Flere går direkte i gang med ungdomsuddannelse fra 9. klasse Via oplysninger fra den statslige database uddannelse.dk BUF Årligt i forbindelse med kvalitetsrapporten for folkeskolen Flere er i gang med en erhvervsuddannelse Via oplysninger fra den statslige database uddannelse.dk BUF Årligt i forbindelse med kvalitetsrapporten for folkeskolen Flere er foreløbigt uddannelsesparate elever medio 8. klas- Via oplysninger fra den statslige database optagelse.dk BUF Årligt i forbindelse med kvalitetsrapporten for folkeskolen Side 8 af 9 Side 67

74 se 10. Risikovurdering Ændret lovgivning på ungdomsuddannelsesområdet aktuelt optagekrav til gymnasierne kan betyde at indsatserne må gentænkes. Eleverne har retskrav på 10. klasse samt elever, der opfylder kriterierne for at være i målgruppen for produktionsskole har ligeledes retskrav på produktionsskoletilbud af et års varighed. De foreslåede investeringer er baseret på hvad der forskningsmæssigt er evidens for. Derudover er de baseret på erfaringer fra praktikere på skoler, ungdomsuddannelser, klubber m. fl., og deres vurdering af hvilke tiltag er mest effektfulde. Der er en risiko for at investeringerne ikke får den forventede effekt, og at eksempelvis de unges adfærdsmønstre inden for uddannelse kan være svære at ændre, da de påvirkes af mange forskellige faktorer. Side 9 af 9 Side 68

75

76 BUSINESS CASE Smarte investeringer i kernevelfærden Forslagets titel: Kort resumé: Fremstillende forvaltning: Øvrige berørte forvaltninger: Den datadrevne organisation grundinvestering i tidligere indsats Børne- og Ungdomsforvaltningen har udarbejdet tre investeringscases som en del af en samlet pakke omkring tidligere indsats. I denne businesscase beskrives der den grundinvestering i at arbejde databaseret, der ligger som en nødvendig del af at lykkedes med de samlede effektiviseringer i de tre cases. Investeringen medfører, at ledere, lærere og pædagoger har den data til rådighed, der er nødvendig for at kunne arbejde struktureret med at arbejde forebyggende. Det gælder både data om progressionen hos det enkelte barn og i børnegruppen (klassen, skolen, klyngen mv.). Børne- og Ungdomsforvaltningen Økonomiforvaltningen Kultur- og Fritidsforvaltningen Børne- og Ungdomsforvaltningen Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Socialforvaltningen Teknik- og Miljøforvaltningen Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen 1. Forslagets samlede økonomiske konsekvenser 1000 kr p/l Styringsområde Varige ændringer totalt, service Nye effektiviseringer som følge af ITinvestering Service Varig ny drift til 3 årsværk der skal sikre data Service og it-sikkerheden Samlet varig ændring Implementeringsomkostninger Investeringer i den datadrevne organisation Anlæg Samlede implementeringsomkostninger Samlet økonomisk påvirkning Tilbagebetalingstid baseret på serviceeffektivisering 24 Tilbagebetalingstid baseret på totaløkonomi Baggrund og formål I budgetaftalen for 2016 blev det besluttet, at der skulle udarbejdes forslag til investering i tidligere indsats. Formålet med investeringerne skulle være, at vi skal leve op til københavnermålene for uddannelse, social mobilitet, chancelighed og lighed i sundhed. For uddannelse er målene, som formuleret i folkeskolereformen: at alle elever skal blive så dygtige, som de kan, styrket tillid og trivsel i skolen samt at betydningen af social baggrund skal mindskes. Samtidig skal flere unge have en ungdomsuddannelse Side 1 af 7 Side 70

77 89 % af de københavnske unge fra en ungdomsårgang forventes at gennemføre en ungdomsuddannelse mod et nationalt måltal på 95 %. Børne- og Ungdomsforvaltningen har derfor udarbejdet tre investeringscases: 1. Tidlig indsats for de 0-6 årige. 2. Tidlig indsats for de 0-2 årige (i samarbejde med Socialforvaltningen) 3. Udskolingsindsats i folkeskolen. Fælles for de tre investeringscases ligger et behov for, at den viden, der bliver opsamlet i løbet af barnets liv bliver tilgængelig for de medarbejdere og ledere, der skal arbejde med barnet, samt at det sikres, at denne viden bliver anvendt systematisk og overdrages ved overgangen imellem tilbud. Der er derfor behov for på tværs af de tre investeringscases at foretage en grundinvestering i denne dataunderstøttelse. Målet er i højere grad at kunne prioritere ressourcer på et oplyst og gennemsigtigt grundlag og målrette midler og indsatser derhen, hvor der er størst behov. Da investeringen i den datadrevne organisation er en IT grundinvestering, der er nødvendig for at lykkedes med de tre investeringscases, forudsættes det, at investeringscasen fritages for de 6 års tilbagebetalingstid jævnfør reglerne for grundinvesteringen i puljen for smarte investeringer i kernevelfærden. Hvis grundinvesteringen blev medtaget i de tre investeringscases ville tilbagebetalingstiden være på i alt 7 år. 3. Forslagets indhold Investeringen skal sikre, at ledere, lærere og pædagoger har data samlet og tilgængelige, så de kan hente data om det enkelte barns progression og trivsel samt data om gruppen af børn som for eksempel klasse, stue på en institution, skolen eller klyngen. For at de tilgængelige data reelt giver både indblik og overblik, er det afgørende, at tværgående data vises samlet, så det både er muligt at se data om barnet fra de tidlige sundhedsplejebesøg, fra sprogvurderingerne i daginstitutionen og i indskolingen samt karakterer, trivsel, fravær eller andre relevante oplysninger. På den måde kan man tidligere få indikationer om de børn, der har brug for en ekstra indsats, og tage en dialog omkring, hvilke handlinger der skal til i samarbejde med familie og eventuelt Socialforvaltning. På medarbejderniveau skal der fx arbejdes med, at data kan vises i institutionernes system KbhBarn og den kommende brugerportal til lærerne. Dvs. som direkte kobling til systemer, som medarbejderne benytter i det daglige arbejde bl.a. til at evaluere barnets læring og trivsel. Datatilgængeligheden er også afgørende i et organisatorisk perspektiv. En forudsætning, for at der kan prioriteres på tværs, er, at data er tilgængelig på alle niveauer i ledelsesstrengen. Det kræver, at områdecheferne kan trække samlede dataoverblik, når de ønsker det til brug i den daglige ledelsessupport og ledelsesdialog med forvaltningens decentrale ledere. Administrationen vil også med investeringen i mere samlede og tværgående data bedre kunne udarbejde analyser, der kan bidrage til styring og prioritering på de enkelte enheder samt i den generelle udmelding af midler til sociale normeringer og socioøkonomi. Investeringen skal udvikle og professionalisere tilgangen til eksisterende IT-systemer, så de data, der er nødvendige for at målrette den faglige indsats, i højere grad bliver samlet og gjort tilgængelig. Børne- og Ungdomsforvaltningen ønsker derfor at iværksætte følgende tre tiltag: Side 2 af 7 Side 71

78 1) Data skal i højere grad tilrettelægges og gøres tilgængelig på alle niveauer i forvaltningen. Det er dels den enkelte pædagog, sundhedsplejerske, psykolog og lærer, der skal have data tilgængelig om hvert enkelt barn for at sikre den rette faglige indsats og fokus på fx faglig progression, trivsel mv. Dels er det forvaltningens ledelsesniveauer, der skal have data som afsæt for en integreret del af ledelsesdialogen mellem niveauerne i forvaltningen. Tiltaget handler også om at sikre systemløsninger der gør, at forvaltningen får nye data til rådighed som fx brugertilfredshedsmålinger, der pt. ikke anvendes i BUF 2) Ud over at gøre data tilgængelig skal data i systemerne samles og sidestilles. Forskellige datakilder skal i højere grad berige hinanden og hjælpe til, at man kan sætte ind med rettidige indsatser på et oplyst grundlag. Samlingen af data gør, at der i højere grad kan arbejdes med effektstyring, forecasts og forløbsanalyser, der afdækker det individuelle barns udvikling og progression, afhængig af en given indsats. Endemålet er, at forvaltningen i højere grad lærer af vores erfaringer, af de gode eksempler, og at vi bliver bedre i stand til at forbedre vores indsatser til gavn for børn og unge i København 3) Implementeringen af ovenstående tiltag kræver, at lærere og pædagoger får et tilstrækkeligt kendskab til data, så potentialet kan indfries. Det kræver kompetenceudvikling, så medarbejderne lærer systemernes funktionaliteter at kende, så de løbende selv kan trække data. Kompetenceforløbet skal fleksibelt kunne tilrettelægges på den enkelte enhed som en del af det eksisterende pædagogiske og administrative arbejde, så forløbet er direkte knyttet til de daglige opgaver og fokus på børnenes progression, faglige kompetencer og trivsel. Kompetenceudviklingen vil således ske via de normale udviklingsfora og lokal praksisudvikling. En sidegevinst af investeringen er, at forvaltningen samtidig med forbedrer overholdelsen af datalovgivningen og sikrer en høj datakvalitet. 4. Økonomi Effektiviseringer De primære effektiviseringer som følge af investeringen ligger i de separate investeringscases på tidligere indsats. Dog vil der som en sidegevinst af investeringen være følgende effektiviseringer på samlingen af systemer og forecast: Samlingen af systemer vil betyde en effektivisering på 25 % svarende til 1 årsværk fra Der forventes kun en reduktion på ½ årsværk i I dag svarer ressourcerne, som har ansvar for it-systemer decentralt, til 4 årsværk i forvaltningen. Hvis ansvaret for it-systemer samles, vil det pga. stor driftsfordele betyde en effektivisering på 1 årsværk, som skal gennemføres ved at reducere lønmidler i de respektive enheder. De resterende 3 årsværk skal placeres centralt. I dag er indkøb af it-systemer placeret både centralt og decentralt. Hvis det samles i én central enhed, vil det pga. stor driftsfordele fra 2018 være muligt at effektivisere 1 årsværk årligt ved at reducere lønmidler ved de respektive enheder. Der forventes kun en reduktion på ½ årsværk i Forudsætningerne for effektiviseringen af systemejerskab er baseret på en undersøgelse af ressourceforbrug for de decentrale systemejerskaber i BUF, som blev foretaget i Erfaringer viser, at der er bedre mulighed for at prioritere, opkvalificere og opnå en kritisk masse af it-systemer og it-indkøb, hvis det er samlet i en enhed. Arbejdet med forecast har til hensigt at forebygge, at institutioner og skoler kommer på handleplan. Da skoler på handleplan selv skal hente deres økonomiske underskud, kan der ikke hentes en direkte effektivisering. Dog forventes en mere struktureret og tværgående brug af data (økonomi, sygefravær, trivsel, refusioner, compliance på indkøb, udsivning mv.) at give en bedre og mere helhedsorienteret styrings- Side 3 af 7 Side 72

79 mulighed, der kan give en effektivisering på omkostninger på den administrative budgetramme svarende til 2 årsværk fra Der forventes kun en reduktion på 1 årsværk i Hvis målet nås, vil enhederne ikke skulle indhente et underskud, der typisk hentes i form af lønreduktioner, der i realiteten betyder, at der er færre lærere eller pædagoger til børnene. Tabel 1. Varige ændringer, service 1000 kr. (2016 p/l.) Nye effektiviseringer Samling af systemejerskab og dataansvarlige Centralisering af indkøb af it-systemer Forecast Varig ny drift til 3 årsværk der skal sikre data og it-sikkerheden Varige ændringer totalt, service Investeringer Udover de investeringer der er beskrevet i de tre separate investeringscases, skal der i casen investeres i følgende: 1. Etablering af visning af data i eksisterende it-systemer. For at sikre systemløsninger, hvor data kan lægges tilrette og gøres tilgængelig på alle niveauer i forvaltningen, kræver en systemmæssig investering og herunder en investering i at gøre digitale datarapporter tilgængelige decentralt. Samlet investering er på 200 t. kr. Efter de fire år forventes opgaven at være afsluttet. 2. Statistiske ressourcer. For at sikre den bedst mulige anvendelse af samling af data er der brug for specialiserede statistikere, der er i stand til at udarbejde modeller og redskaber, der gør, at der i højere grad kan arbejdes med effektstyring, forecasts og forløbsanalyser mv. Forvaltningen ønsker at frikøbe et eksisterende årsværk til at varetage denne opgave over fire år. Efter de fire år forventes opgaven at være afsluttet. 3. Systemejerskab. For at sikre data og it- og datasikkerheden omkring samkøring og visning af data (privacy) er det nødvendigt at samle systemejerskabet for alle BUFs it-systemer, så medarbejdergruppen som helhed kan dække de specialiserede områder, som forslaget kræver. I dag kan sundhedsplejen kun se sundhedsdata osv., men med det datadreven organisation ønskes der i højere grad at gøre data tilgængeligt på tværs af faggrupperne i BUF. For at sikre en korrekt håndtering af data ift. samkøring og overholdelse af persondataloven kræver det, at der er brug for at opkvalificere og have medarbejdere, som har særlig viden og kompetence inden for itsikkerhed og datasikkerhed m.m. Dette kan kun realiseres, hvis der er en kritisk masse af indkøb og it-systemer. Derudover har ØU d. 14. april 2015 besluttet at igangsætte en række tiltag for at forbedre it-sikkerheden i København Kommune. For at kunne håndtere disse nye tiltag er der på samme måde brug for medarbejdere, som kan løfte opgaverne inden for it-sikkerhed. Endeligt kommer der inden for de næste par år stramninger på gældende lovning på området, herunder den nye EU forordning omkring persondata. Den vil medføre, at der skal håndteres og investeres i it-sikkerhedstiltag i fagsystemer og administrative systemer i BUF. Formålet med forslaget er således at samle systemejerskabet i BUF i en samlet enhed, så forvaltningen i højere grad er rustet til at håndtere stramninger og de medfølgende opgaver på it-og datasikkerhedsområdet. Det kræver, at der i 4 år ansættes 3 nye årsværk svarende til en udgift på 1,5 mio. kr. om året. Der søges i 2017 en dækning af udgiften til de 3 årsværk fra investeringspuljen. Udgif- Side 4 af 7 Side 73

80 ten fra 2018 og frem vil blive dækket ved en varig driftsudgift, der trækkes fra den samlede effektivisering. 4. Kompetenceudvikling. I dag findes der ikke kompetenceforløb i BUF, som målrettet og med udgangspunkt i de konkrete opgaver oplærer og udvikler decentrale ledere og medarbejdere i at træffe beslutninger på baggrund af data. Forløbet er direkte knyttet til de daglige opgaver og fokus på børnenes progression, faglige kompetencer og trivsel. Det forventes, at der skal bruges 2 årsværk henover 4 år til at uddanne ledere og medarbejdere i anvendelse af data med afsæt i de konkrete opgaver og det data, som løbende bliver tilgængeligt, svarende til en udgift på 1 mio. kr. om året. 5. Tilrettelægning og visning af data. Ift. tilgængeligheden af data har forvaltningen igangsat et arbejde med at lægge data tilrette efter eksisterende best practice modeller og med at gøre digitale datarapporter tilgængelige decentralt. Forvaltningens erfaring er, at det gennemsnitlig tager 2/5 årsværk at opbygge en datamodel. Dertil kommer arbejdet med at vise data og udvikle eksisterende systemer, så de er i stand til dette (fx brugerportalen og KBH barn). På baggrund af nuværende estimater vil der være behov for, at der indgår data svarende til 8 datamodeller, hvorfor der ansøges om 3 årsværk svarende til en udgift på 1,5 mio. kr. i alt. Forudsætningerne for estimatet er baseret på timeforbrug for lignende opgaver i BUF. Vedligeholdelse af de nye datamodeller vil kunne indgå i den eksisterende drift. Tilrettelæggelsen er således kun udviklingsressourcer. Tabel 2. Anlægsinvesteringer i forslaget 1000 kr. (2016 p/l.) I alt 1. Etablering af visning af data i eksisterende it-systemer 2. Statistiske ressourcer (frikøb af årsværk) 3. Systemejerskab (1 årsværk) Kompetenceudvikling af ledere ( årsværk) Tilrettelægning og visning af data (3 årsværk) 1500 Investeringer totalt, anlæg Da der er tale om eksisterende IT-systemer er der ikke indhentet en IT-anskaffelsesvurdering fra KS. De omfattede IT- systemer er desuden fagsystemer, som KS ikke er involveret i. 5. Fordeling på udvalg Forslaget er møntet på Børne- og ungdomsforvaltningen. 6. Implementering af forslaget Casen vil primært blive implementeret i administrationen med involvering af decentrale medarbejdere som sparringspartnere fx ift. valg og visning af data. Casen har dermed primært et forvaltningsspecifikt fokus, om end data omkring tidlig indsats forudsætter et tæt samarbejde omkring data med SOF. BUF er i dialog med forvaltningen (se casen om tidlig indsats). Side 5 af 7 Side 74

81 Tidsplan Tidspunkt Aktiviteter Klargøring og visning af data 2017 Dialog fagforening, MED, medarbejdere og ledere 2017 Samling af systemejerskab Analyse af relevant data Kompetenceudvikling af ledere 7. Inddragelse af medarbejdere, virksomheder og borgere MED, de faglige organisationer, personale og ledere inddrages i det videre forløb. For at kunne nå i mål med at skabe en datadreven organisation vil vi skulle samarbejde med medarbejdere i hele forvaltningen om at skabe fælles mål for, hvordan vi arbejder med data. Vi skal derfor have en inddragelsesproces, der har tre overordnede mål: - Vi skal skabe en fælles kultur, hvor alle medarbejdere er motiveret til at bruge data aktivt og som et redskab til deling af viden - For at udnytte værdien maksimalt skal vi sikre, at den rette information er let tilgængelig og transparent - Vi skal sætte det rette team af medarbejdere med de rette kompetencer. Evnen til at analysere data skal være til stede, samtidig med at evnen til at anvende data i ledelsesdialogen skal være i fokus. 8. Forslagets effekt Forslagets effekt er nærmere beskrevet i de separate investeringscases. Separat set vil arbejdet med data betyde, at vi får et bedre blik for, hvad der virker, og at vi via målrettede data fanger de børn, der har brug for en ekstra indsats. Vi skal som forvaltning i højere grad lære af vores erfaringer, af de gode eksempler, og vi skal blive bedre i stand til at forbedre vores indsatser til gavn for børn og unge i København. 9. Opfølgning Hvordan måles succeskriteriet Hvem er ansvarlig for opfølgning Hvornår gennemføres opfølgningen Tilgængelig og samlet data Udvikling af visning af data i Brugerportalen og Kbhbarn. Ledelsen i Administrativ Ressourcecenter Krav til visning af data udarbejdes i forbindelse med udbud af Brugerportalen. Derudover udarbejdes en visningside i Kbhbarn til det pædagogiske personale. Kompetenceudvikling af ledere Samtlige skole- og klyngeledere på 3. niveau har gennemgået et kompetenceudviklingsforløb med udgangspunkt i konkrete opgaver Ledelsen i Administrativ Ressourcecenter Der udvikles et kompetenceudviklingsforløb for skole- og klyngeledere, som tager udgangspunkt i konkrete opgaver, som data er koblet til. Kompetenceudviklingsforløbet udarbejdes med fagpersoner, som har viden om data. Side 6 af 7 Side 75

82 10. Risikovurdering Arbejdet med investeringscasen er en del af det kulturarbejde, der allerede er i gang i Børne- og Ungdomsforvaltningen, hvor der bevæges væk fra at medarbejdere ser data, som noget der skal kontrollere deres arbejde, til at data er noget der skal registreres for, at medarbejderne kan udføre deres arbejde. Forvaltningen er allerede langt med dette kulturarbejde, men med investeringscasen vil vi rykke os endnu i mere i denne retning. For at håndtere den modstand, der stadig kan være imod at registrere data, skal data italesættes som en nødvendig del af investeringen i tidligere indsats og derved i, hvordan vi sikrer, at de københavnske børn opnår størst mulig læring og livsduelighed. Forvaltningen får derved etableret et fagligt rum, hvor data er noget, man taler om på en konstruktiv måde og i et udviklings- /progressionsperspektiv, understøttet af en lokal faglig ledelse, der anvender data systematisk i det daglige arbejde, samt en områdeledelse, der har data med i de løbende kvalitets- og supportsamtaler. Side 7 af 7 Side 76

83

84 BUSINESS CASE Smarte investeringer i kernevelfærden Forslagets titel: Kort resumé: Fremstillende forvaltning: Øvrige berørte forvaltninger: Investering i lavskylstoiletter og vandbesparende armaturer Erfaring viser, at en investering på 5,7 mio. kr. i lavskylstoiletter og vandbesparende armaturer vil give en varig årlig besparelse på budgettet på 1,4 mio. kr. Børne- og Ungdomsforvaltningen Økonomiforvaltningen Kultur- og Fritidsforvaltningen Børne- og Ungdomsforvaltningen Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Socialforvaltningen Teknik- og Miljøforvaltningen Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen 1. Forslagets samlede økonomiske konsekvenser 1000 kr p/l Styringsområde Varige ændringer Effektivisering Service Samlet varig ændring Implementeringsomkostninger Anlæg Anlæg Samlede implementeringsomkostninger Samlet økonomisk påvirkning Tilbagebetalingstid baseret på serviceeffektivisering 6 Tilbagebetalingstid baseret på totaløkonomi 6 2. Baggrund og formål På en række af Københavns skoler findes utidssvarende toiletter og vandarmaturer, der har et væsentligt større vandforbrug end nye toiletter og armaturer med vandbesparende løsninger. Det foreslås derfor at investere i lavskylstoiletter og toiletindsatser samt vandbesparende armaturer for derved at reducere omkostningerne til vandforbrug. Tidligere undersøgelser viser, at dårlige toiletforhold får børn til at undlade at bruge skolernes toiletter, hvilket går ud over deres sundhed og trivsel. Udskiftning af utidssvarende toiletter og armaturer vil for- Side 1 af 4 Side 78

85 bedre toiletforholdende og dermed muligvis have en indflydelse på børnenes trivsel og sundhed, samtidig med at omkostningerne reduceres. Det skal dog bemærkes, at rengøringsstandarden forventeligt er en lige så vigtig faktor som nye toiletter. 3. Forslagets indhold På skolerne udskiftes 900 utidssvarende toiletter/toiletindsatser og 1250 utidssvarende armaturer med nye udgaver, der bruger mindre vand. Det samlede behov er bestemt på baggrund af en rundspørge på 17 skoler, som har opgjort hvor mange toiletter og armaturer, der er brug for at udskifte. De adspurgte skoler vurderes som repræsentative, og skoler, der er helhedsrenoveret eller ved at blive det, er repræsenteret i stikprøven. Det skal bemærkes, at en afdækning af behovet på dagtilbudsområdet har været for omfattende en opgave på nuværende tidspunkt. Fremadrettet vil det dog blive undersøgt, hvor stor en effektivisering, der vil kunne opnås på dette område. 4. Økonomi Ved at bruge 5,7 mio. kr. til anlægsinvesteringer i vandbesparende løsninger i 2017 opnås en reduktion i de årlige omkostninger på 1,4 mio. kr. fra 2018, jf. tabel 1 og 2. Dette betyder, at investeringen er tilbagebetalt efter 6 år. Beregningerne baserer sig særligt på erfaring fra Sønderbro Skole, der fik udskiftet toiletter og armaturer med vandbesparende udgaver i begyndelsen af 2015 med en reduktion i vandforbrug pr. elev på godt 44 pct. til følge 1. Derudover understøttes beregningerne af en række andre cases, herunder erfaringer med lignende løsninger i Slagelse Kommune, Københavns Lufthavn m.fl. I casen fra Slagelse har man investeret i toiletindsatser, der er billigere end udskiftning af et helt toilet. Det vurderes, at lignende løsning kan anvendes på en række skoler i København, og i det lys skal tilbagebetalingstiden anses som et konservativt estimat. I beregningerne er der taget højde for uforudsete udgifter og administrationsbidrag. Tabel 1. Varige ændringer, service 1000 kr. (2016 p/l.) Reduktion i vandforbrug Varige ændringer totalt, service fra 4,85 m3 pr/år til 2,7 m3 pr/år. Side 2 af 4 Side 79

86 Tabel 2. Anlægsinvesteringer i forslaget 1000 kr. (2016 p/l.) I alt Udskiftning af toiletter og armaturer Investeringer totalt, anlæg Fordeling på udvalg Økonomien og opgavevaretagelsen skal ligge i BUF, idet BUF udfører og har ansvar for arbejde vedr. vedligehold af toiletter og håndvaske, jf. snitfladedokumentet mellem fagforvaltningerne og KEjd. Dette er KEjd enige i. 6. Implementering af forslaget Forslaget forventes at være implementeret i 2017 med effekt på det årlige budget fra Der lægges op til at vælge en model, hvor man centralt varetager økonomi og evt. sender opgaven i udbud. Sammen med de enkelte skoler vil behovet blive bestemt. Skolerne vil derefter selv stå for udskiftningen ved brug af aftalen med udbudsvinderen, hvorefter de får refunderet deres udgifter. Når udskiftningerne er foretaget, reduceres den årlige bevilling til skolerne svarende til effektiviseringens størrelse. En forudsætning for en varig effektivisering er, at toiletterne vedligeholdes, så man undgår løbende toiletter. Det er således en væsentlig del af opfølgningen at sørge for, at vedligeholdelsen finder sted. Dette kan gøres ved at understrege overfor de ansvarlige medarbejdere, at opgaven er en vigtig del af det løbende vedligehold. I den forbindelse kan der udarbejdes en vejledning, som har til hensigt at sikre tilstrækkelig vedligehold. 7. Forslagets effekt Forslaget vil forbedre det årlige budget med 1,4 mio. kr.. Desuden vil forslaget gøre det mere indbydende at anvende toiletforholdende, hvilket kan have betydning for nogen børns trivsel og sundhed. Side 3 af 4 Side 80

87 8. Opfølgning Hvordan måles succeskriteriet Hvem er ansvarlig for opfølgning Hvornår gennemføres opfølgningen Reduktion i vandforbrug svarende til investeringscasens grundlag Måling af vandforbrug pr. elev i forbindelse med allerede etablerede processer vedr. opfølgning af skolernes økonomi. BUF (ARC, Faciliteter og mad) 2018 Tilstrækkeligt vedligehold Vurdering ifm. løbende tilsyn med vedligehold BUF (ARC, Faciliteter og mad) Løbende 9. Risikovurdering Der er en risiko for, at der vil opstå uforudsete udgifter i forbindelse med anlægsinvesteringen. Der er dog taget højde for dette ved at afsætte 10 pct. af investeringen til netop dette. Side 4 af 4 Side 81

88

89 BUSINESS CASE Smarte investeringer i kernevelfærden Forslagets titel: Kort resumé: Fremstillende forvaltning: Øvrige berørte forvaltninger: Overblik over udflytterområdet Der ønskes, at der sker en kortlægning af Københavns Kommunes udflytterbørnehave, som medfører en mindre besparelse indenfor businesscasens 6 års perspektiv. Dog forventes investeringen at have en større effekt på lang sigt, da der på baggrund af kortlægningen kan udarbejdes 4-6 konkrete cases med et større effektiviseringspotentiale. Disse cases vil dog kræve en ny anlægsinvestering. Børne- og Ungdomsforvaltningen Økonomiforvaltningen Kultur- og Fritidsforvaltningen Børne- og Ungdomsforvaltningen Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Socialforvaltningen Teknik- og Miljøforvaltningen Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen 1. Forslagets samlede økonomiske konsekvenser 1000 kr p/l Styringsområde Varige ændringer Effektiviseringer Service Samlet varig ændring Implementeringsomkostninger Kortlægning 500 Udarbejdelse af cases Samlede implementeringsomkostninger Samlet økonomisk påvirkning Tilbagebetalingstid baseret på serviceeffektivisering 6 Tilbagebetalingstid baseret på totaløkonomi 6 2. Baggrund og formål Børne- og Ungdomsforvaltningen har i alt 90 udflyttersteder, hvor der dagligt kører udflytter børn til. Udflytterstederne indgår som en del af den samlede kapacitet på dagtilbudsområdet. I forbindelse med Side 1 af 3 Side 83

90 det kapacitetspres, der har været efter dagtilbudspladser pga. befolkningsudviklingen været svært at finde egnede byggemuligheder i byen, således er andelen af udflyttersteder steget fra 60 til 90 i denne periode. Der er stor forskel på de forskellige udflyttersteder både i forhold til antallet af børn, afstand til byen og køretid i bussen. Dertil kommer at institutioner har forskellig stand, ejerforhold mm. Formålet med investeringen er at kortlægge den nuværende udflytterinstitutionsmasse, således at der kan udarbejdes et overblik over udflytterstedernes ejerforhold, størrelser mm. Formålet med kortlægningen er at udarbejde 4-6 konkrete ideoplæg med forslag til businescases med henblik på at reducere ejendomsudgifter mm. 3. Forslagets indhold Børne- og Ungdomsforvaltningen vil i samarbejde med Økonomiforvaltningen og Københavns Ejendomme igangsætte en gennemgang af alle kommunens udflyttersteder med henblik på at kategoriseret udflytterstederne i relevante kategorier. Formålet er at vurdere, hvilke fordele og ulemper, der er ved de enkelte udflyttersteder, således at der kan udarbejdes en samlet strategi for hele området. Således at der i forbindelse med analysen vurderes, hvilke udflyttersteder der vil være oplagte til at huse flere grupper, være fleksibel kapacitet, istandsættes eller evt. bør frasælges. Kategoriseringen foreslås udført af frikøbte ressourcer i Københavns Ejendomme. På baggrund af kategoriseringen udvælges 5-6 cases, der vurderes i forhold til kortere køreafstand samt at kunne huse flere grupper, således at der kan være et effektiviseringspotentiale i forhold til kørselsudgifter, huslejeudgifter mm. I forbindelse med hver case vil der blive udarbejdet et ideoplæg af Byggeri København for at vurdere, hvad udgifterne til en evt. udbygning af et udflyttersted kan være. Udbygningen kan både være i forhold til eksisterende udflyttersteder samt kapacitetsudvidelse. Der foreslås ligeledes i forbindelse med forslaget, at der udarbejdes et byggeprogram for en evt. samling af udflyttersteder. 4. Økonomi De samlede udgifter til udflytterbørnehaver udgør ca. 98 mio. kr. til udflytterkørsel, kompensationsordninger og særlige tillæg. Det vurderes, at der ved en initial investering på 2,0 mio. kr. opstarte en proces omkring optimering af kommunens udflytterområde. Tabel 1. Varige ændringer, service 1000 kr. (2016 p/l.) Reduktion i udgifter til udflyttere Varige ændringer totalt, service Side 2 af 3 Side 84

91 Tabel 2. Serviceinvesteringer i forslaget 1000 kr. (2016 p/l.) Innovationspulje I alt (sæt X) Gennemgang af ejendomsfakta om alle udflytterlejemål Investeringer totalt, service Tabel 3. Anlægsinvesteringer i forslaget Forundersøgelsesmidler til 5-6 udflyttercases inkl. midler til midler til mindre byggeprogram 1000 kr. (2016 p/l.) I alt Investeringer totalt, anlæg Fordeling på udvalg Ikke relevant. 6. Implementering af forslaget Implementering af forslaget tager udgangspunkt i en nøje gennemgang af alle udflyttersteder. Børne- og Ungdomsforvaltningen vil i forbindelse med vurderingen af de enkelte steders potentiale sørger for en rettidig inddragelse af de berørte institutioner. 7. Inddragelse af medarbejdere, virksomheder og borgere Økonomiforvaltningen bidrager i analysefasen til indspark i forhold beregningsforudsætninger mm. 8. Forslagets effekt Samlet set vil forslaget betyde, at der kan komme en klar strategi for kommunens udflytter institutioner. 9. Opfølgning Hvordan måles succeskriteriet Hvem er ansvarlig for opfølgning Hvornår gennemføres opfølgningen Kategorisering At kategorisere alle udflytterinstitutioner BUF i samarbejde med ØKF og KEjd Jan 2018 Businesscases 5 businesscase til budget 2018 BUF i samarbejde med ØKF og KEjd September 2017 Bevaring af kapacitet Ingen reduktion af den samlede kapacitet BUF September Risikovurdering I forbindelse med kategoriseringen af udflytterinstitutionerne kan det vise sig, at det forventede potentiale på sigt er mindre. Forslaget kan betyde, at nogle udflytterinstitutioner vil opleve at de mister deres kendte udflyttersted. Side 3 af 3 Side 85

92

93 BUSINESS CASE Smarte investeringer i kernevelfærden Forslagets titel: Kort resumé: Fremstillende forvaltning: Øvrige berørte forvaltninger: Arbejdspladsen i fokus investering i arbejdstilrettelæggelse, arbejdsfællesskaber og arbejdsmiljø samt øvrige lokale ideer til forbedring af arbejdsforhold Ved at investere i, hvordan arbejdspladsen udvikles bedst muligt, ønsker Børne- og Ungdomsforvaltningen, at skoler og institutioner kan forbedre deres arbejdstilrettelæggelse, styrke deres arbejdsfællesskaber og optimere deres fysiske og psykiske arbejdsmiljø. Derved er det forventningen, at skoler og institutioner kan reducere i lønudgifterne ved at forbedre arbejdsgange, sænke sygefravær og forebygge arbejdsskader. Børne- og Ungdomsforvaltningen Økonomiforvaltningen Kultur- og Fritidsforvaltningen Børne- og Ungdomsforvaltningen Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Socialforvaltningen Teknik- og Miljøforvaltningen Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen 1. Forslagets samlede økonomiske konsekvenser 1000 kr p/l Styringsområde Varige ændringer Effektiviseringer på skoler Service Effektiviseringer på daginstitutioner Service Ny drift til opfølgning på udfordringer med Service støj og hygiejne Samlet varig ændring Service Implementeringsomkostninger Investeringer på skoler og institutioner Service Investeringer på skoler og institutioner Anlæg Procesfacilitering og support ( ) Service Frikøb af medarbejdere til proces (max) Service Samlede implementeringsomkostninger Samlet økonomisk påvirkning Tilbagebetalingstid baseret på serviceeffektivisering 5 Tilbagebetalingstid baseret på totaløkonomi 5 Side 1 af 9 Side 87

94 1. Baggrund og formål I budget aftalen for 2016 blev der bestilt et investeringsforslag på arbejdsmiljø og arbejdsfællesskaber. Børne- og Ungdomsforvaltningen godkendte et ideforslag om emnet på Børne- og Ungdomsudvalgets møde den 9. december 2015, sammen med et yderligere ideforslag omkring arbejdstilrettelæggelse. Udvalget bad på samme møde forvaltningen om at undersøge muligheden for at etablere en decentral investeringspulje, hvor nogle eller alle skoler og institutioner kan søge om midler. Børne- og Ungdomsforvaltningen foreslår, at de tre ideer til investeringer slås sammen i en fælles proces med arbejdspladsen i fokus, så skoler og institutioner forbedrer deres arbejdstilrettelæggelse, styrker deres arbejdsfællesskaber og optimerer deres fysiske arbejdsmiljø. Formålet med investeringen er først og fremmest at fremme mere effektive arbejdsgange, mindske sygefravær og forbedre arbejdsmiljøet. Dernæst er formålet at undersøge, hvad der virker på de nuværende arbejdspladser, så de gode ideer og erfaringer spredes, samtidig med at der udvikles og afprøves nye værktøjer til at løse udfordringer på arbejdspladserne. Processen vil blive tilrettelagt så skoler og institutioner ud fra objektive kriterier, så som højt sygefravær, trivselsudfordringer og udfordringer med arbejdsplanlægningen vil blive tilbudt at deltage i bestemte forløb om arbejdstilrettelæggelse, arbejdsfællesskaber og arbejdsmiljø, der matcher den udfordring de har. Samtidig er det muligt for skoler og institutioner at få undersøgt deres praksis, og i en dialog med andre skoler og institutioner, samt supporten, at få udarbejdet forslag til investeringer i at ændre praksis. Hvis forslaget viser sig at have den ønskede effekt kan forslaget udrulles på tværs af relevante skoler og institutioner. Udgangspunktet for arbejdet er den lokale MED-struktur, der vil indgå aktivt i alle faserne, for at sikre medarbejdernes indflydelse og ejerskab for de tiltag, der skal gennemføres. 2. Forslagets indhold Børne- og Ungdomsforvaltningen ønsker at investere i, hvordan arbejdspladsen udvikles bedst muligt, så skoler og institutioner kan forbedre deres arbejdstilrettelæggelse, styrke deres arbejdsfællesskaber og optimere deres fysiske og psykiske arbejdsmiljø. Derved er det forventningen, at skoler og institutioner kan reducere i lønudgifterne ved at forbedre arbejdsgange, sænke sygefravær og forebygge arbejdsskader. Første skridt i investeringen er at finde de udfordringer, som skolerne og institutionerne skal løse for at kunne opnå effektiviseringerne. Der afsættes derfor midler til support, der kan komme ud og undersøge praksis, som baggrund for en dialog omkring, hvilke udfordringer det giver mening at arbejde videre med. I nogle tilfælde vil supporten komme med anbefalinger til, hvilke projekter der foreslås gennemført. På baggrund af problemidentifikationen vil det være muligt, at skoler og institutioner får udviklet og afprøvet forskellige måder at effektivisere på. Der afsættes en samlet pulje, som kan anvendes til de konkrete projekter indenfor tre temaer, søges til afprøvning og implementering af effektiviseringsforslag. Men for at kunne arbejde målrettet med at finde nye ideer til effektiviseringer kræver det en kapacitetsopbygning af organisationens innovationsevne, hvor der arbejdes systematisk med metoder til idéudvikling, kvalificering, udvikling af prototyper, test, implementering og udrulning af løsninger til lignende enheder. For at få en ens tilgang og lø- Side 2 af 9 Side 88

95 bende kvalificere organisationens brug af metoder vil Innovationshuset være et centralt omdrejningspunkt i kapacitetsopbygningen og vil løbende blive involveret i projektet. I forbindelse med implementering vil Innovationshuset desuden have en rådgivende funktion med anbefalinger til opfølgningstiltag. Temaer for investeringerne Skolerne og institutionerne skal arbejde med temaerne arbejdsfællesskaber, arbejdstilrettelæggelse og arbejdsmiljø, som beskrives i de tre nedenstående bokse. Relevansen af temaet afhænger af hvilke udfordringer, som skal løses på skolerne og institutionerne, som undersøges i problemidentifikationsfasen. Tema 1: Arbejdstilrettelæggelse Hvorfor? Børne- og Ungdomsforvaltningen ønsker at investere i afprøvninger af en forbedret tilrettelæggelse af arbejdet på skoler og institutioner. Formålet med afprøvningerne er at undersøge, om der sker en uhensigtsmæssig planlægning af arbejdsgange og opgaver, der kan optimeres med henblik på en reduktion i personaleudgifterne. Hvad er effekten? Effekten af afprøvningerne vil være, om der kan sikres fokus og kvalitet i det arbejde, der skal sikre de københavnske børns læring og trivsel, for færre midler ved at tilrettelægge arbejdet på en mere optimal måde. Ønsket er at skabe transparens og sammenhæng mellem antal børn og medarbejdere, så oplevet kvalitet forstået som trivslen på skoler og institutioner hænger sammen med faktisk kvalitet forstået som enhedspriser på skoler og institutioner. Hvordan finder vi potentialerne? For at kunne udarbejde et katalog med så detaljerede og gennemarbejdede forslag til effektiviseringer af arbejdstilrettelæggelsen som muligt, har forvaltningen i samarbejde med kommunens Innovationshus og udvalgte skoler og daginstitutioner, gennemført en proces med workshops og interviews. Produktet af denne proces er et inspirationskatalog til skolerne og daginstitutionerne med forslag til konkrete effektiviseringer af arbejdstilrettelæggelsen, som er vedhæftet. Som et yderligere tiltag vil forvaltningen desuden gennemføre en kvantitativ kortlægning af den nuværende praksis for arbejdstilrettelæggelse på ca. 6-7 udvalgte skoler og et tilsvarende antal daginstitutioner. De medvirkende skoler og institutioner vil blive inddraget i planlægningen, gennemførelsen og opsamlingen på kortlægningen. Inddragelsen skal sikre, at resultatet af kortlægningen kan bruges til at udbygge og konkretisere forslagene i inspirationskataloget, så forslagene bliver letforståelige og implementerbare for skoler og institutioner. Resultaterne fra de deltagende skoler og institutioner vil blive præsenteret direkte for medarbejderne, så de kan bruge resultaterne til en intern refleksion om mere effektive arbejdsgange. Derudover opsamles på erfaringerne så der kan generes viden til gavn for alle skoler og institutioner. Side 3 af 9 Side 89

96 Tema 2: Arbejdsfællesskaber Hvorfor? Vi vil styrke arbejdsfællesskaber i alle dele af Børne- og Ungdomsforvaltningen. Det skal ruste os til at håndtere de forandrings- og effektiviseringsudfordringer, som BUF står over for de kommende år på en måde, hvor vi bevarer fokus på kerneopgaven og fortsat sikrer høj kvalitet i ydelserne. Arbejdsfællesskaber indebærer et tættere forpligtende samarbejde og en højere grad af medansvar for kerneopgaven. Det forudsætter tydelig og stærk faglig ledelse, der sætter retning og samtidig giver medarbejderne medbestemmelse, medindflydelse og medansvar. Samtidig forudsætter det støtte og opbakning fra MED-organisationen og et fælles fagligt engagement for kerneopgaven blandt medarbejderne. Hvad er effekten? Effekten af at styrke arbejdsfællesskabet er, at det psykiske arbejdsmiljø og medarbejdernes tilfredshed forbedres. Dette medfører en højere medarbejdertrivsel, som kan medføre markante fald i sygefravær og en stigning i produktiviteten, fordi alle medarbejdere tager et medansvar for opgaveløsningen. Hvordan finder vi potentialerne? Det kræver udvikling af en fælles grundforståelse af arbejdsfællesskaber i en samskabende proces mellem forvaltning, bydækkende enheder, skoler, institutioner og faglige organisationer. Det kræver en langsigtet investering, som tager sit afsæt i, at vi sammen finder løsningerne til at udvikle stærkere arbejdsfællesskaber, og at lederne i samarbejde med MED-systemet er omdrejningspunkt i at drive forandringen. Investeringen består af to dele: 1. Praksisnære supportforløb og kompetenceudvikling som et tilbud til den enkelte arbejdsplads, der har brug for support til at arbejde med en fælles forståelse af og udvikling af kerneopgaven og til at skabe bedre trivsel og lavere sygefravær blandt medarbejderne. Supporten tager sit afsæt i at få identificeret de enkelte arbejdspladsers behov og udfordringer og i et tæt samarbejde med arbejdspladsen finde lokale løsninger. Samtidig indarbejdes en grundforståelse i den eksisterende MED-uddannelsen, som ruster rammerne rundt om den enkelte arbejdsplads til at udvikle stærkere arbejdsfællesskaber. 2. Lederne er nøglepersonerne, der skal lede samarbejdet om kerneopgaven mellem medarbejderne. I BUF udvikler vi god ledelse gennem ledelsesprofiler med afsæt i kerneopgaven. Der er derfor brug for en investering i ledelsesudvikling, som klæder lederne på til at varetage de nye forventninger i ledelsesopgaven og som styrker lederne mod mere tydelig faglig og strategisk ledelse i forbindelse med opbygningen af arbejdsfællesskaber. Derfor tilbydes den enkelte ledelse understøttelse til at definere konkrete udviklingsmål for, hvordan de vil arbejde med arbejdsfællesskaber og udvikling af kerneopgaven samt praksisnær skræddersyet support. Herunder skal lederen kunne løfte opgaven med at sikre det gode lokale engagement, hvor der skabes et fælles blik for børnenes udvikling. Derudover opsamles erfaringerne så der kan generes viden til gavn for alle skoler og institutioner og der tilbydes support og kompetenceudvikling for at opnå udviklingsmålene. Side 4 af 9 Side 90

97 Tema 3: Arbejdsmiljø Hvorfor? Børne- og Ungdomsforvaltningen ønsker at investere i at forbedre det psykiske og fysiske arbejdsmiljø, der kan nedbringe sygefraværet blandt medarbejdere med henblik på en reduktion i personaleudgifterne. Hvad er effekten? Effekten vil bidrage til at forbedre det psykiske og fysiske arbejdsmiljø, øge trivslen og nedbringe sygefraværet for medarbejderne. Indsatserne vil også have en effekt i forhold til forsat at udvikle høj kvalitet i kerneopgaven og medføre et forbedret børnemiljø. Hvordan finder vi potentialerne? Indsatserne er: Støjreduktion i daginstitutioner og skoler Generende støj er det suverænt største problem for både folkeskolelærere og pædagoger i skolerne og daginstitutionernes fysiske arbejdsmiljø. Dette fremgår af nationale arbejdsmiljøundersøgelser og ses også i BUF s tilbagevendende trivselsundersøgelser. Støj er årsag til op mod 10 procent af en arbejdsplads sygefravær og en væsentlig hæmsko for børns læring og udvikling, særligt for børn med særlige behov. Der er to forslag: Erfaringer fra Arbejdsmiljøprojektet Plads til Alle 1 overføres til skoler og institutioner med dårlig akustik. Det er tale om målrettede akustikregulerende tiltag til understøttelse af kerneopgaven fx i form af rumadskillelse og etablering af lydsluser. Samtidig opgraderes medarbejdernes viden om støj, så de kan tilrettelægge arbejdet og den pædagogiske praksis mere hensigtsmæssigt. Udvikling af en App som i kobling til institutionssystemet Kbh. Barn kan måle/registrere støj og indeklima i daginstitutioner. Formålet er at udvikle et arbejdsredskab, der kan bruges i daginstitutionernes hverdag til løbende at give viden om indeklimaet på arbejdspladsen med det formål at gribe ind, når uhensigtsmæssige niveauer nås. Bedre hygiejne i dagtilbud Smitterisiko er et væsentligt arbejdsmiljøproblem i arbejdet med børn og er en medvirkende årsag til, at personalet i dagtilbud ofte har et relativt højt sygefravær. Gode hygiejneprocedurer er den vigtigste parameter i forebyggelse af smittespredning. Forslaget indebærer en styrket hygiejneindsats der vil nedsætte infektionshyppigheden og løfte hygiejneniveauet i form af kompetenceudvikling med forløb både for pædagogiske ledere og pædagogisk personale samt udvalgte sundhedsplejersker, og der udvikles hygiejneprocedurer for den enkelte institution. Forebyggelse af arbejdsskader på specialskoler- og tilbud samt klubber Ca. halvdelen af de anmeldte arbejdsulykker i BUF stammer fra specialområdet og omhandler primært vold og trusler. Derfor foreslås en indsats for især specialområdet, hvor der igangsættes et forebyggelsesprojekt på ulykkesområdet, som sigter mod at nedbringe antallet af vold- og trusselsrelaterede arbejdsulykker med fokus på at erfaringsoverføre fra område til område. Side 5 af 9 Side 91

98 3. Økonomi Effektivisering Effektiviseringerne er fastsat på baggrund af, at det vurderes, at skoler og institutioner kan effektivisere, hvad der svarer til to arbejdsdage pr. medarbejder blandt det pædagogiske personale. Potentialet er baseret på følgende forudsætninger: - Det vurderes, at der kan effektiviseres for én sygefraværsdag pr. medarbejder. Baggrunden for dette potentiale er baseret på en vurdering af det gennemsnitlige sygefravær på skole og daginstitutioner i sammenligning med sygefraværet for samme personalegruppe i andre kommuner. - Det vurderes, at der kan ske en yderligere optimering på én arbejdsdag pr. medarbejder på forbedret arbejdstilrettelæggelse. Baggrunden for dette potentiale er baseret på nøgletal for, hvor meget København anvender på lønbudget ifht. andre kommuner. Det vil være forskelligt, hvordan skolerne og institutionerne konkret kan indhente effektiviseringen. Dette vil blive fastlagt i forbindelse med problemidentifikationsfasen. Tabel 1. Varige ændringer, service 1000 kr. (2016 p/l.) Effektiviseringer på skoler Effektiviseringer på daginstitutioner (netto fratrukket tab i forældrebetaling) Ny drift til opfølgning på støjudfordringer og hygiejne Varige ændringer totalt, service Investeringer Investeringerne vil medføre et samlet beløb på 57,96 mio. kr. i service og 10 mio. kr. i anlæg. Der er afsat en generel investeringspulje, en pulje afsat til konkrete arbejdsmiljøprojekter og en pulje til frikøb af medarbejdere. Den primære del af puljen udgør 44,8 mio. kr., hvor investeringen er udregnet efter at 40 % af skoler og klynger har behov for at arbejde med arbejdstilrettelæggelse og/eller arbejdsfællesskaber. Der er afsat et gennemsnitligt beløb på 1,0 mio. kr. pr. skole til såvel afprøvning, som implementering og overførsel af viden over en 2-årig periode. Derudover er afsat midler til konkrete arbejdsmiljøprojekter, som udgør i alt 5,66 mio. kr. i service og 10,04 mio. kr. i anlæg fordelt på: a. Støjreduktion i skoler og daginstitutioner. Der afsættes 1,55 mio. kr. i drift og 9,25 mio. kr. i anlæg til at gennemføre støjreducerende indsatser i 20 særligt støjplagede institutioner og 5 skoler. Efterfølgende afsættes fra 2018 en varig akustikpulje i driften på 2,0 mio. kr., som de skoler og daginstitutioner, der ikke er bragt op til dagens standard, kan søge midler fra til forbedring af lydmiljøet. Dette udgør ca. halvdelen af skolerne og institutionerne i København. Der udvikles som en del af projektet en app, der kan måle støjudfordringer. Side 6 af 9 Side 92

99 b. Bedre hygiejne i dagtilbud for 0-6 årige. Der afsættes 2,61 mio. kr. i drift og 0,79 mio. kr. i anlæg til at gennemføre hygiejneprojekter på 90 daginstitutioner. Der gennemføres først pilotprojekter på 10 dagtilbud, hvis erfaringer derefter udbredes til alle relevante daginstitutioner. Derudover afsættes varigt 0,4 mio. kr. i drift til at vedligeholde sundhedsplejen og pædagogisk personales viden om hygiejne problemer. c. Reduktion i antallet af arbejdsulykker i specialskoler og klubber. Der afsættes 1,5 mio. kr. til at undersøge årsagen til arbejdsulykker og mulige måder at forebygge disse på. Børne- og Ungdomsforvaltningen har været i dialog med Socialforvaltningen om at udarbejde en fælles analyser for den fælles målgruppe af børn og unge med særlige behov. Derudover er der afsat et beløb på 7,5 mio. kr. til frikøb af medarbejdere til at deltage i innovationsprocessen i én arbejdsdag, samt udvikling og implementering af ideer. Beløb til frikøb af medarbejdere og de konkrete arbejdsmiljøprojekter er aktivitetsbaseret, så hvis der er brug for færre midler end afsat, kan de overføres til den øvrige del af investeringspuljen. Midler til proces og support Derudover er der en investering i udvikling af ideforslag, test, afprøvning og implementering for i alt 12,2 mio. kr. Midlerne går til: Rammesætning af forløbet og facilitering af bootcamps dvs. udvikling og kvalificering af ideer i samarbejde mellem support, skoler og institutioner i samarbejde med Innovationshuset. Udgiften hertil er anslået til 4 mio. kr. baseret på en konkret dialog med Innovationshuset. Digitalunderstøttelse via ProcessUser - et onlineværtøj der understøtter udvikling, innovation og optimering. Udgiften hertil er 600 t.kr. baseret på et konkret tilbud fra firmaet. Support til udfordringsafklaring, beskrivelse af investeringsforslag, implementering og opfølgning. Udgiften hertil er 7,6 mio. kr. som udgør 1 årsværk i 2016, samt 6 årsværk i (580 t. kr. årsværk). Tabel 2. Serviceinvesteringer i forslaget Pulje til lokale investeringer 1000 kr. (2016 p/l.) I alt Investeringer skoler Investeringer dagtilbud Frikøb af medarbejdere til proces Støjreduktion i skoler og daginstitutioner Bedre hygiejne i dagtilbud Arbejdsskader I alt lokale investeringer Procesfacilitering og support ( ) Side 7 af 9 Side 93

100 Investeringer totalt, service Tabel 3. Anlægsinvesteringer i forslaget 1000 kr. (2016 p/l.) I alt Støjreduktion i skoler og daginstitutioner Bedre hygiejne i dagtilbud Investeringer totalt, anlæg Fordeling på udvalg Investeringen og effektiviseringen afholdes indenfor Børne- og Ungdomsudvalgets ramme. 5. Implementering af forslaget Fase 1: april-juni: Rammesætning og problemidentifikation Fase 2: september-november: Bootcamps Idégenerering, prototyping & effektiviseringspotentiale Fase 3: november - december: Modning af projektforslag og ansøgning til investeringspuljen Fase 4: december: Investeringsforslag godkendes Februar 2017: BUU budgetseminar: Præsentation af, hvilke forslag der arbejdes videre med. 6. Inddragelse af medarbejdere, virksomheder og borgere Medarbejdere, ledere, netværkskoordinatorer fra de selvejende institutioner inddrages via bootcamps og i udviklingen af investeringsforslag. Eftersom investeringerne sker lokalt vil det i høj grad være de decentrale enheder, der selv skal arbejde med at udvikle investeringsforslag og arbejde med den konkrete implementering af forslagene i praksis. Borgere og brugere inddrages med udgangspunkt i de konkrete udfordringer, der søges løsninger på. De faglige organisationer inviteres ligeledes med til bootcamps og holdes løbende orienteret i processerne. Herudover inddrages lokalmed i udvikling og implementering af de lokale løsninger. 7. Forslagets effekt Forslagets effekt vil være at styrke effektiviseringskulturen i Børne- og Ungdomsforvaltningen, så alle tager ansvar for effektiviseringerne. Derudover ønskes det, at forslaget styrker den lokale innovationskraft. 8. Opfølgning Ansvaret for opfølgningen ligger i Børne- og Ungdomsforvaltningens effektiviseringsprogram, hvor projektet vil høre under. Derudover sker opfølgningen i tæt samarbejde med Innovationshuset, som indkøbes til processen. Hvordan måles succeskriteriet Hvem er ansvarlig for opfølgning Hvornår gennemføres opfølgningen Deltagelse 20 % af institutioner og skoler deltager i forløb om året (i alt 40 % deltager over de to år) BUF Effektiviseringsprogrammet I forbindelse med afklaring af deltagelse i december 2016 Succesrate for afprøv- 50 % af de løsninger der im- BUF Effektiviseringspro- I forbindelse med evalue- Side 8 af 9 Side 94

101 ninger plementeres og afprøves giver det forventede effektiviseringspotentiale grammet ringen af potentialet af de konkrete afprøvninger Effektivisering af arbejdstilrettelæggelse og sygefravær 70 % af den samlede effektivisering der indhentes af skoler og institutioner er på optimerede arbejdsgange og sygefravær BUF Effektiviseringsprogrammet I forbindelse med implementering af de konkrete forslag 9. Risikovurdering Forslaget forventes at have en høj risici, da forvaltningen ikke tidligere har forsøgt at gennemføre denne type proces før. Styres processen ikke ordentlig vil de udmeldte måltal medføre en grønthøsterbesparelse, som ikke er ønskelig. Dog vurderer Børne- og Ungdomsforvaltningen, at denne risiko kan forebygges ved at der afsættes midler til at understøtte processen, så investeringen medfører en reel innovation af, hvordan effektiviseringerne findes. Samtidig vil indfasningen af måltallene over en længere periode medføre, at forvaltningen kan kurskorrigere, hvis processen ikke viser det ønskede resultat. Side 9 af 9 Side 95

102

103 BUSINESS CASE Smarte investeringer i kernevelfærden Forslagets titel: Kort resumé: Fremstillende forvaltning: Øvrige berørte forvaltninger: Kapacitetsstyring (Digital pladsbooking til daginstitutioner) Børne- og Ungdomsforvaltningen ønsker at investere i et nyt fagsystem book en plads. Systemet vil bidrage til at automatisere en del arbejdsgange, der på nuværende tidspunkt foregår manuelt. Systemet vil give en bedre borgerservice for forældre og bedre kapacitetsstyring på dagtilbudsområdet. Børne- og Ungdomsforvaltningen Økonomiforvaltningen Kultur- og Fritidsforvaltningen Børne- og Ungdomsforvaltningen Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Socialforvaltningen Teknik- og Miljøforvaltningen Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen 1. Forslagets samlede økonomiske konsekvenser 1000 kr p/l Styringsområde Samlede Effektiviseringer, varige Samlede implementeringsomkostninger, anlæg Samlet økonomisk påvirkning Tilbagebetalingstid baseret på serviceeffektivisering 4 Tilbagebetalingstid baseret på totaløkonomi 4 2. Baggrund og formål Børne- og Ungdomsforvaltningen ønsker at investere i et nyt fagsystem til anvisning, kapacitetsstyring af og økonomistyring i dagtilbud i Københavns Kommune. Fagsystemet bygger på princippet book en plads. Det går ud på, at forældre ved opskrivning til et dagtilbud booker en plads frem til skolestart ved at anvende kommunens digitale it-system. Et nyt system vil både give institutionerne et bedre styringsværktøj til deres planlægning, bedre kapacitetsstyring på dagtilbudsområdet samt en bedre borgerservice for forældrene. Indførelsen af et nyt fagsystem vil ændre på den anvisningspraksis, som der pt. eksisterer, og kræver ændringer både i forhold til de nuværende anvisningsregler, ændringer i pladstildelingen af vuggestue- og børnehavepladser, indskrænkning af institutionernes selvforvaltning samt ændring af den digitale løsning til forældrene. 3. Forslagets indhold Der er fem potentialer ved book en plads : Side 1 af 7 Side 97

104 1. Større forældretilfredshed og gennemsigtighed i forbindelse med pladsbooking Forældre vil samme dag, som barnet er født, kunne se, hvilke dagtilbud som er ledige hvornår, og booke en plads, når de har behov for det. Book en plads giver forældrene mulighed for selv at afsøge mulighederne for, hvilke institutioner det er muligt at booke en plads i til behovsdato, og samtidig en sikkerhed for, at der er en plads klar, når de har behov for den. Det er forvaltningens vurdering, at forældrene efterspørger et sådan system, da det giver borgeren et større indblik i, hvilke institutioner det er muligt at få en plads i. Forældrene kan i god tid, når pladsen er booket, kontakte arbejdspladsen og planlægge, hvornår de skal starte på arbejde. Der skal i det videre arbejde med at indføre en ny praksis indarbejdes et retfærdighedsprincip, så familier der er mindre digitale eller af andre årsager, ikke har skrevet sig op til en dagtilbudsplads umiddelbart efter fødslen, også har mulighed for at få tildelt en plads. Praksis i dag Praksis med indførelse af book en plads I dag skriver forældre barnet på en venteliste til maksimalt to daginstitutioner Forældrene er sikret børnehaveplads i samme institution, hvis institutionen er integreret Mange forældre søger råd og vejledning hos Pladsanvisningen i forhold til, hvornår de kan vente at få tilbud om en plads Selve pladstilbuddet gives og håndteres af Pladsanvisningen Forældrene ved ikke med sikkerhed, hvornår de kan få en plads på et specifikt dagtilbudsønske da det afhænger af udviklingen på ventelisten Forældrene skriver deres barn op til en institution Forældrene har mulighed for at afsøge mulighederne for at få en plads til behovsdato i alle institutioner Forældrene kan i højere grad betjene sig selv på nettet i forhold til pasningsbehov Forældrene opskriver selv deres barn og skal derfor ikke have kontakt med Pladsanvisningen it-systemet sørger automatisk for at barnet bliver opskrevet/indmeldt. Forældrene ved med sikkerhed ved opskrivningen, hvornår de kan få en plads i et specifikt dagtilbud. 2. Håndtering af pladser i Pladsanvisningen Konsekvenserne af Book en plads for Pladsanvisningen vil være, at de fremover kun skal fokusere på at håndtere til- og fraflytning, børn med særlige vilkår samt forældre, som ikke har mulighed eller forudsætninger for at betjene sig selv på nettet. Det skal undersøges nærmere, hvor stor andel af pladserne, som skal lægges ud til Book en plads, og hvor stor andel af pladserne som Pladsanvisningen skal håndtere. En indledende vurdering er, at det er 20 % af børnene, som kræver håndtering, mens den resterende del automatisk vil kunne håndteres ift. anvisningsreglerne og pladsgaranti via it-understøttelse. Praksis i dag Pladsanvisningen håndterer manuelt alle opskrivninger Praksis med indførelse af book en plads Det forventes, at 80 % af alle opskrivninger kan håndteres automatisk Det forventes, at 20 % af alle opskrivninger skal håndteres af pladsanvisningen. Det formodes, at de mest tidskrævende sager stadig vil blive håndteret af Pladsanvisningen, da nogle målgrupper ikke har kompetencer til at anvende et it-system eller har behov for rådgivning om valg af daginstitution Side 2 af 7 Side 98

105 3. Håndtering af betaling af pladser Et nyt fagsystem medfører en ny håndtering af betaling af pladser for Forældrebetalingen. Systemet skal blandt andet have en højere grad af automatisering af opkrævninger, herunder løbende reguleringer i forbindelse med økonomiske fripladser. Fagsystemet kan indeholde en automatisering af opkrævning og håndtering af workflow til økonomisk friplads med automatisk løbende regulering, da opkrævning automatisk skal følge barnets indmeldelse. Det skal undersøges nærmere, hvor stor andel af Forældrebetalingsarbejdet som kan blive automatiseret, og det skal samtidig afklares, hvad der i forvejen håndteres i forbindelse med nyt økonomisystem i Københavns Kommune.. Praksis i dag Arbejdsgange i forbindelse med forældrebetaling er delvist automatiseret Praksis med indførelse af book en plads Arbejdsgange i forbindelse med forældrebetaling kan i højere grad blive automatiseret Ved indførelse af book en plads kan resurserne i højere grad anvendes til opfølgning på forældrebetaling. Et nyt system for betaling af pladser vil betyde, at personalet skal kompetenceudvikles til at arbejde i et nyt itsystem. 4. Håndtering af personaledækning i den enkelte klynge I et nyt fagsystem, som baserer sig på book en plads vil klyngelederen kunne se bookningen af klyngens pladser op til 9-12 måneder frem i tiden og vil således i højere grad end i dag kunne følge de kommende antal indmeldte børn og justere personale til- og afgang i forhold til dette, herunder lønudgifter til vikardækning. I dag er der institutioner, som er på særligt økonomisk opsyn fra forvaltningen på grund af merforbrug. Baggrunden for merforbruget skyldes blandt andet, at institutioner ikke rettidigt har foretaget afskedigelser i forhold til børnetallet i institutionen. Men et nyt fagsystem vil det i større grad være muligt for klyngerne i god tid at se den forventede kommende belægning og handle herefter. Praksis i dag Klyngerne har selvforvaltning og bestiller selv børn fra ventelisten hos Pladsanvisningen, når de ønsker det Klyngerne har svært ved at forudsige antallet af børn frem i tiden hvilket gør det svært at tilpasse personalet i forhold til antal indmeldte børn Klyngerne kan takke nej til at tage en plads i en periode, eksempelvis begrundet i manglende personale eller lignende Praksis med indførelse af book en plads Selvforvaltningen skal indskrænkes (kræver BUU- beslutning) Klyngerne kan selv se, hvornår hvilke børn har booket en plads Klyngerne kan i højere grad justere eksempelvis vikardækning på baggrund af de forventede antal indmeldte. Da pladserne allerede er booket i systemet har klyngerne ikke mulighed for at nedjustere i kapaciteten i en periode (såfremt alle pladser er booket) Et nyt it-system vil kræve uddannelse af samtlige 40 klyngeledere i forvaltningen, og der skal udarbejdes nye arbejdsgange og vejledninger til klyngelederne, som skal understøtte deres arbejde og opgave med styring af pladser i klyngen. Dette arbejde skal udarbejdes i samarbejde med klyngelederne, så det sikres, at systemet viser relevant data til klyngelederne, og der er sammenhæng i forhold til deres økonomistyringsværktøj. Side 3 af 7 Side 99

106 5. It-understøttelse af book en plads På baggrund af en indledende markedsundersøgelse af it-systemer, som bygger på princippet Book en plads, skal der forventeligt gennemføres et it-udbud, alternativt indgås en SKI-aftale omkring et relevant it-system. Derudover skal der etableres integrationer med eksisterende it-systemer, som anvender data omkring institutioner. Hvis der vælges et andet it-system, end det der anvendes i Børne- og Ungdomsforvaltningen i dag, vil det kræve udvikling og justering af alle værktøjer m.m., som er koblet op på den eksisterende løsning KMD Institution. Forvaltningen har været i dialog med KS i forhold til. en eventuel anskaffelse af et nyt system, hvis det eksisterende ikke vælges. Systemet er ligeledes er oprettet i FISKK. Der skal foretages en markedsunderstøttelse af it-systemer, som understøtter Book en plads. Derudover skal der laves en afdækning af integrationer og snitflader til det eksisterende system KMD Institution for at vurdere, hvor store etableringsomkostningerne for udskiftning af et nyt system vil være. 4. Økonomi Det forventes, at der kan effektiviseres indenfor følgende områder: Håndtering af pladser i Pladsanvisningen og betaling af pladser Det er vurderingen, at 80 % af børnene der opskrives til en plads kan anvende book en plads, mens 20 % stadig skal håndteres af en pladsanviser. Et skift til book en plads vil føre til en øget automatisering af opkrævningen, men det skal undersøges i hvor høj grad systemet kan automatisere nuværende arbejdsgange Book en plads forventes samlet set at kunne give en besparelse på kr. fra 2018 svarende til 2.5 årsværk pr. år. Håndtering af personaledækning i den enkelte klynge Book en plads vil betyde, at klyngelederen vil kunne se bookningen af klyngens pladser i et længere perspektiv, og vil således i højere grad end i dag kunne følge kapacitetsdækning og justere personale til- og afgang ift. dette. Dette vil betyde, at der vil være færre institutioner på økonomisk handleplan. Det forventes, at der kan effektiviseres for kr. pr år. Nedenstående tabel viser varige effektiviseringer forbundet med projektet 1000 kr. (2016 p/l.) Effektiviseringer, varige Håndtering af pladser i Pladsanvisning og betaling af pladser Håndtering af personaledækning i den enkelte klynge Reduktion af driftsudgifter for it-system Samlede effektiviseringer i forslaget IT-understøttelse I forbindelse med implementeringen af nyt it-system vil der være følgende udgifter: Side 4 af 7 Side 100

107 Gennemførelse af it-udbuddet kræver udgifter til juridisk bistand. Derudover kræver det it-projektledelse at gennemføre SKI-udbuddet. Udfra en gennemsnitbetragtning er der estimeret med kr. pr. snitflade samt kr. i driftsudgifter. En mindre markedsundersøgelse har vist, at it-systemernes driftsudgifter ligger på det samme niveau som i dag eller er dyrere. I en udbudssituation kan det derfor forventes, at leverandørerne vil konkurrere på prisen, men det vides ikke, før udbuddet er blevet gennemført. I forslaget er der indregnet end reduktion på 20 % svarende til kr. årligt fra Det eksisterende system vil fra 2017 understøtte book en plads. En del af beslutningen om udbud vil således berøre på, om det eksisterende system kan anvendes. Det vil ikke kræve ekstra udgifter at skifte til Book en plads eller medføre reducerede driftsudgifter, hvis det eksisterende system vælges. Nedenstående tabel viser anlægsudgifterne forbundet med implementeringen af det nye system. Investeringer, anlægsmidler 1000 kr. (2016 p/l.) I alt Gennemførelse af It-udbud (juridisk bistand) Gennemførelse af analyse, markedsundersøgelse, it-udbud og implemen- tering (projektledelse) Gennemførelse af analyse og implementering af nye arbejdsgange ved nyt princip (projektledelse) Gennemførelse af uddannelsesforløb (Pladsanvisning) Gennemførelse af uddannelsesforløb (Forældrebetaling) Gennemførelse af uddannelsesforløb (Klynger) Integrationer til eksisterende itsystemer Anskaffelse af it-system Gennemførelse og tilrettelæggelse af data ift. BUFS egne systemer (LIS, dataudtræk og rapporter) Samlede anlægsinvesteringer i forslaget Det forventes, at anlægsinvesteringerne beløber sig til mio. kr... Der er varige effektiviseringer for samlet mio. kr. henover 3 år, idet der er effektivisering på i 2018 og kr. i både 2019 og Dette betyder, at investeringen er hjemtaget efter 2 år. 5. Fordeling på udvalg Ikke relevant. 6. Implementering af forslaget Tidspunkt Aktivitet 2017 Markedsundersøgelse af it-understøttelse 2017 Analyse af snitflader og integration til eksisterende itsystem, KMD Institution 2017 Analyse af konsekvenser af nyt princip ift. arbejdsgange 2017 Konkretisering af potentiale på alle 4 områder 2017 Gennemførelse af it-udbud 2018 Udvikling af integration til eksisterende it-systemer Side 5 af 7 Side 101

108 2018 Udarbejdelse af nye arbejdsgange, vejledninger m.m. ift. nyt princip Book en plads, herunder kapacitet, håndtering af pladser, kontrol af betalinger og økonomi Gennemførelse af uddannelsesforløb hos Pladsanvisning, Forældrebetaling og Klyngeledere 2018 Etablering af driftsorganisation Udvikling af driftsorganisation, herunder uddannelse af personale 7. Inddragelse af medarbejdere, virksomheder og borgere Det vurderes, at der skal inddrages medarbejdere inden for Pladsanvisningen, Forældrebetalingen, Administrativt Ressourcecenter, klynger og institutioner. 8. Forslagets effekt Det forventes, at anlægsinvesteringerne beløber sig til 5,1 mio. kr. og at der er varige effektiviseringer for mio. kr. pr. år. Dette betyder, at investeringen er hjemtaget efter to år. Book en plads er mere fordelagtig for borgerne end det nuværende system. Ved at indføre systemet forventes derfor en højere borgertilfredshed. 9. Opfølgning Hvordan måles succeskriteriet Hvem er ansvarlig for opfølgning Hvornår gennemføres opfølgningen Fald i antal henvendelser Antallet af henvendelser til Pladsanvisningen skal falde BUF (ARC) Et år efter systemet er implementeret Stigning i opskrivninger Andelen af borgere der opskriver sit barn digitalt skal stige BUF (ARC) Et år efter systemet er implementeret Færre institutioner på handleplan Færre institutioner skal på økonomisk handleplan BUF (ARC) 2 år efter systemet er implementeret 10. Risikovurdering Det er svært at vurdere, hvor stor en andel af forældrene som vil anvende book en plads og hvor stor en andel, der har behov for et kontakte en pladsanviser. Derudover er det svært at vurdere i hvor høj grad opskrivningsprocessen automatiseres og om der vil blive skabt nye uforudsete, tidskrævende arbejdsgange i pladsanvisningen og forældrebetalingen. Systemet vil blive indført som pilot-projekt, hvor der vil være en overgang med dobbelt systemer. Effektiviseringen på forventeligt færre antal institutioner på økonomisk handleplan kan være svær at estimere og fastlægge på forhånd. Der er således en risiko for, at man ikke kan indhente effektiviseringen. Udskiftningen af det eksisterende system kræver et it-udbud, før udbuddet er gennemført, er det uklart, om driftsudgiften vil blive større eller mindre end den nuværende. Der er pt. 3 standardsystemer på markedet, som understøtter book en plads. Forvaltningen har været i dialog med alle leverandører. Det vurderes, at alle 3 Side 6 af 7 Side 102

109 leverandører vil byde på udbuddet, og der vil være en konkurrence på markedet ift. at få Københavns Kommune som kunde. Alle tre systemer er på SKI-aftale og ligger driftsudgifter på samme niveau. Det vurderes på baggrund af dialog med dem, at et SKI-udbud vil give en reduceret driftspris. Risikoen er håndteret således, at der er lagt en effektivisering på driftsudgiften, som er baseret på drøftelser med leverandørerne på markedet. Der vil, i forbindelse med indførelsen af et nyt system, være behov for en indfasnings- og testperiode af systemet, inden at det kan gå i drift. Det anbefales, at systemet gennemføres i et mindre område i København, som et pilot-projekt inden, at det går endelig i drift i hele kommunen. Udgiften til drift af pilotprojektet vil blive dækket af midlerne, som hører under Anskaffelse af it-system. Der er ikke medregnet reduktion i driftsudgiften i 2017 for det eksisterende system. Fra 2018 forventes det, at BUF kun har driftsudgifter til det nye system. Side 7 af 7 Side 103

110

111 BUSINESS CASE Smarte investeringer i kernevelfærden Forslagets titel: Kort resumé: Fremstillende forvaltning: Øvrige berørte forvaltninger: Administrative arbejdsfællesskaber Reducering af udgifter til administration i skoler og klynger ved at sikre en bedre udnyttelse af specialistkompetencer på tværs af enhederne og i forvaltningen. Børne- og Ungdomsforvaltningen Økonomiforvaltningen Kultur- og Fritidsforvaltningen X Børne- og Ungdomsforvaltningen Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Socialforvaltningen Teknik- og Miljøforvaltningen Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen 1. Forslagets samlede økonomiske konsekvenser 1000 kr p/l Styringsområde Varige ændringer Administrative arbejdsfællesskaber Dagtilbud Service Administrative arbejdsfællesskaber Dagtilbud special Service Administrative arbejdsfællesskaber Undervisning Service Administrative arbejdsfællesskaber - Specialundervisning Service Samlet varig ændring Implementeringsomkostninger Frikøb af medarbejdere Service Digitale løsninger Anlæg Konsulentbistand Service Kompetenceudvikling Service Samlede implementeringsomkostninger Samlet økonomisk påvirkning Tilbagebetalingstid baseret på serviceeffektivisering Tilbagebetalingstid baseret på totaløkonomi 4 år 4 år Side 1 af 9 Side 105

112 2. Baggrund og formål Formålet med investeringen er at sikre, at ledere af skoler og dagtilbud kan fokusere på faglig udvikling ved at undersøge, om det er muligt at fjerne administrative opgaver fra enhederne. Samtidig skal opgaveløsningen effektiviseres gennem en bedre udnyttelse af specialistkompetencer. Det skal derfor undersøges, hvilket potentiale for effektiviseringer, der eksisterer ved en anderledes organisering af opgavevaretagelsen, der samtidig imødekommer behovet for at have administration og support tæt på kerneydelsen. Skoler og dagtilbud har i dag ansvaret for en række administrative opgaver. Organiseringen af arbejdet er decentraliseret og den administrative opgaveportefølje følger typisk med budgetansvar. Konsekvensen er, at der i dag skal udføres administrative opgaver, der forudsætter, at den enkelte skole og dagtilbud skal opretholde et specialiseret kompetenceniveau for at varetage opgaver i henhold til kommunens forretningsgange, politikker og øvrige retningslinjer. Det er dyrt for enhederne at opretholde det nødvendige kompetenceniveau, og decentraliseringen udfordrer muligheder for standardisering af processer. Både BUF s skoler og dagtilbud gennemgår i disse år store forandringsprocesser fagligt og organisatorisk. Skolerne implementerer fortsat folkeskolereformen og på dagtilbudsområdet implementeres Fremtidens Fritidstilbud og omlægning af klyngestrukturen, der medfører, at hele dagtilbudsområdet reorganiseres med markante ændringer i ledelsesstrukturen. De faglige og organisatoriske forandringsprocesser falder tidsmæssigt sammen med, at kommunens administrative systemer undergår store ændringer. Samlingen af administrative opgaver i Koncernservice, har ikke givet det forudsatte opgavebortfald på enhederne, der er udfordringer med implementering af KAS vagtplanssystem, og kommunen står over for implementeringen af et nyt lønsystem og økonomistyringssystem, Kvantum. Særligt implementeringen af Kvantum er en oplagt anledning til justeringer i den administrative styringsmodel og dermed også ændringer i rolle- og ansvarsfordelingen for varetagelse af administrative opgaver. Aktuelt oplever lederne udfordringer med implementering af de faglige udviklingsopgaver, da forandringerne relateret til administrative opgaver, fjernes fokus fra kerneopgaven. Derfor skal det undersøges hvilke opgaver, der kan varetages mere effektivt andre steder i organisationen uden at det reelle ansvar for opgaveløsningen forbliver på enhederne. 3. Forslagets indhold Der gennemføres et projekt, der identificerer potentialer for effektiviseringer og behov for nødvendig digital understøttelse, for at medarbejdernes kompetencer kan udnyttes effektivt, så ledere kan fokusere på den faglige udvikling. Investeringen skal sikre, at løsningerne udvikles i tæt samarbejde mellem centrale kontorer i forvaltningen, faglige organisationer, decentrale ledere og de medarbejdere, der er ansvarlige for selve opgaveløsningen på skoler og i dagtilbud. Kommuner som fx Greve, Faxe, Vordingborg, Middelfart, Vallensbæk, Esbjerg, Skanderborg og Frederikssund har realiseret effektiviseringer ved at samle ansvaret for varetagelsen af administrative opgaver i skoler og dagtilbud. Inspiration fra andre kommuner og best practice fra skoler og dagtilbud i BUF vil indgå i arbejdet. Side 2 af 9 Side 106

113 Projektet skal sikre en effektiv organisering af administrative opgaver og at BUF udnytter potentialerne i bl.a. det nye lønsystem og Kvantum, uden at der skabes et nyt administrativt led, der medfører behov for skyggearkiver på enhederne. Projektet har følgende hovedleverancer: En administrativ styringsmodel i BUF, tilpasset nye styringssystemer. En reorganisering af prioriterede administrative opgaver, der sikrer effektive processer og bedre udnyttelse af specialistkompetencer Konkret rolle- og ansvarsfordeling, der implementeres på alle enheder Samtidig skal den administrative organisation sikres en robusthed, så enheder bliver mindre sårbare overfor udskiftninger af nøglemedarbejdere og ved længerevarende fraværsperioder. Investeringen skal sikre at relevante medarbejdere fra skoler og dagtilbud kan frikøbes i den periode, hvor de nye arbejdsgange defineres og implementeringsprocessen planlægges. Der vil også være behov for investeringer i udviklingen af digitale løsninger, der skal understøtte de forandrede processer, midler til køb af nødvendig ekstern bistand og midler til finansiering af kompetenceudvikling af ledere og administrative medarbejde. Projektet forankres i Administrativt Ressourcecenter, der skal sikre koordinering af samarbejdet med ledere af skoler og dagtilbud og administrative medarbejdere. Forankringen i Administrativt Ressourcecenter sikrer samtidig, at der løbende kan tages højde for justeringer i samarbejdsflader overfor kommunens koncernenheder, i forbindelse med udviklingen af løsninger. Gevinsterne skal realiseres ved at placere opgaveansvaret, der hvor opgaven mest effektivt løses. For opgaver der fortsat skal varetages på decentralt niveau, gennemføres en analyse af, hvilke opgaver der kan håndteres på tværs af enhederne og hvilket effektiviseringspotentiale, der knytter sig til en omlægning af roller, ansvar, systemer og processer, for opgaven. Administrative opgaver Fagligt administrative opgaver Faglig kerneopgave Koncern Center Område Skole/Klynge Det er et krav til udviklingen af løsningerne, at det reelle ansvar for opgavevaretagelsen, ikke forbliver på de decentrale enheder, hvis ressourcen flyttes. Der skal derfor være en entydig sammenhæng mellem ressourcer til varetagelse af opgaven og ansvaret for, at opgaven bliver løst effektivt og lever op kommunens forretningsgange, politikker og øvrige retningslinjer. Løsninger skal udvikles og afprøves gennem etablering af pilotforsøg, der skal opsamle erfaringer omkring potentialer og best practice, samt at identificere og håndtere konkrete udfordringer, inden implementering. Side 3 af 9 Side 107