(herefter benævnt Leverandøren )

Transkript

1 KØBENHAVNS KOMMUNE PARTERNE Undertegnede Københavns Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen Postboks København V CVR-nummer: (herefter benævnt Kunden ) og medundertegnede [Part 2] [adresse] [postnummer] [by] [land] CVR-nummer: [nummer] (herefter benævnt Leverandøren ) har indgået denne aftale med tilhørende bilag vedrørende Copenhagen Data Tank (herefter benævnt Aftalen ) på følgende vilkår:

2 1. BAGGRUND 1.1 Leverandøren driver et it-miljø ( Systemet ) og tilbyder Kunden en nærmere afgrænset brugsret til dette miljø ( Servicen ). Foruden en sådan brugsret omfatter Servicen en række service- og driftsydelser knyttet til Systemet, som i forskelligt omfang kan have betydning for udnyttelsen af Servicen ( Serviceydelser ). 1.2 Kunden ønsker at udnytte Servicen som en del af sin it-drift i det omfang, der er beskrevet i Kravspecifikationen (bilag 1). 1.3 Kunden har derfor indgået denne Aftale om Leverandørens levering af Servicen og Kundens udnyttelse af Servicen. 1.4 Alle forvaltninger i Københavns Kommune vil kunne benytte nærværende aftale. 1.5 Parterne skal løbende informere hinanden om ethvert forhold, som skønnes at have betydning for gennemførelsen af et hensigtsmæssigt aftaleforløb. 2. AFTALEGRUNDLAG 2.1 Aftalegrundlaget udgøres af følgende dokumenter i prioriteret rækkefølge: a) Aftalen og eventuelle allonger b) Bilag 1 Kravspecifikationen c) Bilag 2 Vejledning til krav d) Bilag 3 IT-sikkerhedspolitik e) Bilag 4 IT-sikkerhedsregulativ f) Bilag 5 Uddybende it-sikkerhedsregler g) Bilag 6 Databehandleraftale h) Bilag 7 Kundens it-miljø i) Bilag 8 - Servicemål j) Leverandørens tilbud med tilhørende underbilag 2.2 Såfremt en bestemmelse i Aftalen tilsidesættes som ugyldig, skal Aftalen i øvrigt opretholdes, og den ugyldige bestemmelse erstattes med en gyldig bestemmelse, der i sit forhold ligger så tæt ved den ugyldige bestemmelse som muligt. 3. AFTALEPERIODE 3.1 Aftaleperioden for denne aftale er 48 måneder og løber fra den dato, hvor Leverandøren melder Systemet klar til brug i henhold til pkt Kunden kan med et varsel på tre (3) måneder skriftligt varsle forlængelse af nærværende aftale. Forlængelsen af Aftalen kan ske to (2) gange for en periode på 12 måneder pr. forlængelse. 3.3 Ved udløbet af Aftaleperioden, inklusive eventuelle forlængelser, ophører Aftalen uden yderligere varsel. Side 2 af 16

3 4. DEFINITIONER Bortset fra hvor andet konkret er anført eller åbenbart fremgår af sammenhængen, skal nedenstående udtryk i denne Aftale have den her anførte betydning: Aftalen Arbejdsdag Dag Driftsudgift Etableringsafgiften Fagkilde Forbrugsafgiften Overtagelsesdagen Overtagelsesprøve Servicen Serviceudgift Denne aftale med tilhørende bilag. Mandag til fredag bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag og Grundlovsdag. Kalenderdag Det løbende vederlag Kunden skal betale for den månedlige drift af Systemet, jf. pkt. 8. Den faste engangsudgift som Kunden skal betale for etablering af Systemet, jf. pkt. 8.1 og pkt En fagkilde kan være et itsystem også kaldet fagsystem såvel som datasæt fra forskellige fagsystemer. Den afgift Kunden skal betale for dataforbrug. Afregning sker månedligt bagud, jf. bilag 1, afsnit 7.5 og aftalen pkt Den hverdag, hvor Leverandøren har meddelt Kunden, at Systemet er i funktionsdygtig stand og er klar til brug jf. pkt. 12. Afprøvning af Systemet før overtagelsesdagen jf. bilag 1, afsnit 14.1 og 14.2 samt Aftalen pkt. 12. Den nærmere afgrænsede brugsret til Systemet, som Kunden får, og som Leverandøren samtidig ifølge Aftalen skal præstere, jf. pkt. 5. Det løbende vederlag Kunden skal betale for eventuelle Side 3 af 16

4 serviceudgifter, herunder omkostninger for eventuelle servicelicenser, jf.8.1. Serviceydelser Systemet Utilgængelighedsperioder Ydelser der relaterer sig til etablering, service og drift af Systemet og som indgår som en del af Servicen jf. pkt. 5. Hele det it-system, der skal leveres i henhold til nærværende aftale samt bilag. Perioder, hvor Servicen er utilgængelig eller hvor Servicen kun kan udnyttes i væsentligt begrænset omfang, jf. pkt. 13 samt bilag 8. Side 4 af 16

5 5. SERVICEN 5.1 Leverandøren skal levere det udstyr og programmel samt den dokumentation, som tilsammen udgør Systemet, der er specificeret i bilag 1(kravspecifikationen). 5.2 Systemet og dets enkelte dele skal besidde de egenskaber og opfylde de krav, der fremgår af nærværende Aftale og bilag 1 (kravspecifikationen). 5.3 Leverandøren er ansvarlig for driften af Systemet. Leverandøren er endvidere ansvarlig for indhentning af licenser til nødvendig software i det omfang dette er en forudsætning for Leverandørens levering af Servicen eller Serviceydelserne, medmindre andet fremgår af bilag 1 eller nærværende aftale i øvrigt. Leverandøren er ansvarlig for, at Servicen afvikles i overensstemmelse med de krav, som myndighederne (herunder Datatilsynet) måtte stille, herunder til opbevaring og behandling af data. 5.4 Ved tilkobling af nye Fagkilder på Systemet følges proceduren som beskrevet i bilag 1 (kravspecifikationen) afsnit LEVERING OG OPSTART 6.1 Leverandøren etablerer Systemet i henhold til bilag 1 (kravspecifikationen), således at Systemet er klar til brug senest Leverandøren etablerer et testmiljø Early Proof of Concept i henhold til bilag 1 (kravspecifikationen) senest 17. august Når Leverandøren har konfigureret Systemet sådan, at Kunden kan benytte Servicen, giver Leverandøren Kunden meddelelse herom (Overtagelsesdagen). 7. KUNDENS FORPLIGTELSER 7.1 Kunden skal i det omfang, som det fremgår af nærværende aftale samt aktiv medvirke til Leverandørens opfyldelse af Aftalen, herunder at stille oplysninger til rådighed, at stille medarbejdere til rådighed og deltage i Overtagelsesprøven. 7.2 Kundens henvendelser til Leverandøren vedr. Servicen skal rettes til [ adresse] eller anden adresse som Leverandøren senere oplyser Kunden. 7.3 Kunden er forpligtet til at oplyse Leverandøren en adresse, hvortil meddelelser fra Leverandøren til Kunden altid kan ske med bindende virkning for henholdsvis Systemet og den enkelte Fagkilde. 7.4 Leverandøren skal give Kunden skriftligt besked, såfremt Kunden ikke medvirker som aftalt. 8. PRISER OG BETALINGSVILKÅR 8.1 Etableringsafgift, Forbrugsafgift og øvrige service- og driftsudgifter samt optioner specificeret i Leverandørens tilbud. Alle interne ydelser samt alle offentlige afgifter er indeholdt i Leverandørens tilbud. Omkostninger som ikke er indeholdt i Leverandørens priser og som ikke er særskilt reguleret i denne aftale, er Kunden uvedkommende. 8.2 Alle priser er i danske kroner. Side 5 af 16

6 8.3 Første halvdel af etableringsafgift faktureres ved godkendt løsningsbeskrivelse, jf. bilag, afsnit 1.1 og den efterfølgende halvdel af etableringsafgift faktureres ved godkendt Overtagelsesprøve. 8.4 Fakturering for dataforbrug skal foretages bagudrettet pr. Fagkilde og faktura skal stiles til den enkelte forvaltning med angivelse af EAN-nummer, organisationsnummer og Fagkilde. 8.5 Alle løbende vederlag indeksreguleres én gang årligt på baggrund af udviklingen i nettoprisindekset, der er fastsat i henhold til Lovbekendtgørelse om beregning af et nettoprisindeks (lovbekendtgørelse nr. 76 af 3. februar 1999). Første regulering foretages ét (1) år efter Overtagelsesdagen. 8.6 Betaling og fakturering foregår elektronisk i henhold til Lovbekendtgørelse om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. juni 2007). Den elektroniske faktura skal i henhold til Bekendtgørelse om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder (bekendtgørelse nr. 354 af 26. marts 2010) og Bekendtgørelse om elektronisk afregning med offentlige myndigheder (bekendtgørelse nr. 206 af 11. marts 2011) følge retningslinjerne for NemHandel. 8.7 Leverandørens faktura skal derfor: a) udarbejdes i det fælles offentlige format OIOUBL b) fremsendes via den fælles offentlige transportstandard OIORASP 8.8 Leverandørens faktura skal indeholde: a) Faktureringsdato b) Fakturanummer c) Angivelse af Fagkilde d) Leverandørens navn, adresse og CVR-nummer e) Kundens navn, adresse og CVR-nummer f) Kundens organisationsnummer g) Angivelse af de fakturerede ydelser og antal enheder h) Angivelse af UNSPSC-koder, såfremt Kunden har tildelt ydelserne UNSPSC-koder i) Pris pr. enhed, eksklusive moms j) Samlet pris, eksklusive moms Side 6 af 16

7 8.9 Leverandørens faktura skal sendes som elektronisk faktura til: Københavns Kommune Den respektive forvaltning Den respektive forvaltnings EAN-nummer 8.10 Betaling forfalder 30 kalenderdage efter Leverandørens fremsendelse af fyldestgørende elektronisk faktura. Falder forfaldsdagen på en helligdag, en lørdag eller en søndag, fremrykkes forfaldsdagen til den forudgående hverdag Betaler Kunden senere end forfaldsdagen, kan Leverandøren kræve, at Kunden betaler rente fra forfaldsdagen med Nationalbankens til enhver tid gældende officielle udlånsrente med et tillæg på 8 % Såfremt forhold hos Leverandøren gør, at fakturering ikke sker elektronisk, kan Kunden ikke gøres ansvarlig for manglende betaling med efterfølgende morarente og/eller misligholdelsesbeføjelser til følge Kunden er til enhver tid berettiget til at lade sin revisor gennemgå fakturagrundlaget 8.14 Såfremt Kunden mener, at der skal ske fradrag i betalingerne, er Kunden berettiget til at modregne sådanne beløb i Leverandørens vederlag I tilfælde af manglende opfyldelse af krav om dokumentation eller kvalitetssikring er Kunden berettiget til at tilbageholde et beløb, som svarer til de udgifter, som Kunden må antages at blive påført, såfremt tredjemand skal fremstille materialet I tilfælde af uenighed om honorering af en betalingsanmodning, skal Leverandøren på Kundens anmodning udstede en kreditnota på det fulde beløb til Kundens betaling. Leverandøren er ikke berettiget til at undlade at erlægge ydelser på grund af uenighed om betalingen Leverandørens kreditnota skal opfylde samme retningslinjer som Leverandørens faktura. 9. BEHANDLING AF PERSONDATA 9.1 I det omfang Leverandøren opbevarer eller på anden vis behandler persondata ved Kontraktens opfyldelse, handler Leverandøren alene efter instruks fra Kunden. Leverandøren skal i den forbindelse træffe tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger (lov nr. 429 af 31. maj 2000) og Sikkerhedsbekendtgørelsen (bekg. 528 af 15. juni 2000). 9.2 Leverandøren skal på anmodning fra Kunden give Kunden tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan verificere Leverandørens overholdelse af de aftalte krav til sikkerhedsforanstaltninger. Leverandøren må ikke overlade behandling af personoplysninger på Kundens vegne til tredjemand uden forudgående godkendelse heraf fra Kunden Side 7 af 16

8 9.3 Yderligere krav til Leverandørens behandling af persondata på Kundens vegne fremgår af bilag 6 databehandleraftale, der skal underskrives særskilt af Leverandøren ved indgåelse af nærværende aftale samt bilag 3,4 og Leverandøren er forpligtet til alene at opbevare og behandle Kundens data i Danmark 10. KUNDENS DATA 10.1 Leverandøren tager backup af Kundens data i overensstemmelse med krav i bilag 1 (kravspecifikation) Leverandøren er forpligtet til at opbevare, eksportere eller returnere Kundens data til Kunden, såfremt Kunden fremsætter ønske herom Kundens data tilhører Kunden, og Aftalen indebærer ingen overdragelse af Kundens data til Leverandøren Parterne samt deres personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til enhver oplysning om den anden parts forretningshemmeligheder, forretningskoncepter, forretningsforbindelser og andre fortrolige forhold, der kommer til deres kendskab ved forberedelse, indgåelse og opfyldelse af Aftalen Særligt er Leverandøren forpligtet til at holde alle Kundens data behandlet i Systemet fortroligt. Kunden er forpligtet til at hemmeligholde enhver oplysning om Systemets opbygning, konfiguration og struktur Hemmeligholdelsespligten, jf. pkt og 10.5 omfatter ikke a) videregivelse med skriftlig tilladelse fra den beskyttede part, b) videregivelse af oplysninger, der forinden var offentlig tilgængelig, c) videregivelse, der kræves af en offentlig myndighed i henhold til gældende lovgivning og d) videregivelse til en parts rådgiver i strengt nødvendigt omfang til brug for løsning af en konflikt mellem parterne Ovennævnte fortrolige oplysninger må parterne kun opbevare, anvende og formidle som led i Aftalens opfyldelse. Dette gælder også efter Aftalens ophør, uanset om ophør skyldes opsigelse eller andet forhold. 11. FORTROLIGHED 11.1 Leverandørens brug af Kunden i sin markedsføring og eventuel anden brug som en reference kræver forudgående skriftlig aftale i hvert enkelt tilfælde. Leverandøren må dog gerne medtage Kunden på sin generelle referenceliste Leverandøren anerkender, at Kunden som offentlig myndighed er underlagt reglerne om aktindsigt i Forvaltningsloven (lovbekendtgørelse nr. 988 af 9. oktober 2012) og i Offentlighedsloven (lov nr. 606 af 12. juni 2013) Parterne er berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til berettiget varetagelse af Partens interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til Aftalen. Side 8 af 16

9 11.4 Videregiver Leverandøren uberettiget fortrolige oplysninger om Aftalen eller Kunden, kan 152 i Straffeloven (lovbekendtgørelse nr af 24. oktober 2012) finde anvendelse 12. OVERTAGELSE 12.1 Afprøvning af Systemet sker ved en Overtagelsesprøve, Formålet med overtagelsesprøven er primært at konstatere, om den aftalte funktionalitet er til stede. Overtagelsesprøven gennemføres af Kunden Kunden skal uden ugrundet ophold efter at prøven er bestået give skriftlig meddelelse herom til Leverandøren Overtagelsesprøvens procedure, indhold og godkendelseskriterier fastsættes iht. bilag 1, afsnit Såfremt Overtagelsesprøven ikke opfylder de fastsatte krav og dermed ikke kan godkendes, tildeles Kunden yderligere fem (5) dages overtagelsesprøve efter, at Leverandøren har udbedret de påpegede mangler Såfremt Overtagelsesprøven ikke kan bestås i overensstemmelse med tidskravet i Aftalen pkt. 6 grundet Leverandørens forhold, kan Kunden vælge at ibrugtage hele eller dele af Systemet fra den oprindeligt aftalte Overtagelsesdag. Kunden er i så fald forpligtet til at erlægge en rimelig del af betalingen, der er knyttet til godkendelsen af Overtagelsesprøven i overensstemmelse med Aftalens pkt Kundens ibrugtagning kan alene ske, såfremt dette ikke medfører hindringer for Leverandørens færdiggørelse af leverancerne og gennemførelse af den aftalte Overtagelsesprøve Leverandørens forpligtelser til at vedligeholde hele eller dele af Systemet, herunder yde hotline service etc., træder først i kraft ved Kundens godkendelse af Overtagelsesprøven, uanset Kundens ibrugtagning på et tidligere tidspunkt. 13. SERVICEMÅL 13.1 Såfremt tilgængelighed i Leverandørens SLA ikke overholdes anses Servicen for værende utilgængelig, jf. principperne i bilag Ved utilgængelighed af Servicen har Kunden ret til en økonomisk kompensation. I bilag 8 er angivet en beregningsmetode for den kompensation, som Kunden er berettiget til Kunden kan hæve Aftalen som følge af utilgængelighed, hvis Kunden i tre (3) på hinanden følgende måneder har været berettiget til kompensation efter principperne i bilag 8 eller hvis Leverandøren erklærer, at sådan tilsvarende utilgængelighed må forventes i tre (3) på hinanden følgende måneder Kunden skal gøre krav på økonomisk kompensation senest 90 dage efter udløbet af den måned for hvilken kompensation kræves ellers fortabes retten til kompensation. Kravet skal være specificeret Kunden kan ikke rejse yderligere krav mod Leverandøren end, hvad der følger af ovenstående som følge af, at Servicen er helt eller delvis utilgængelig. 14. LEVERANDØRENS ANSVAR Side 9 af 16

10 14.1 Leverandørens ansvar for tilgængeligheden af Servicen er udtømmende reguleret i pkt. 13 ovenfor, jf. bilag 8. Dette omfatter også Kundens mangelsbeføjelser efter dansk rets almindelige regler, der således kun kan udøves i det omfang dette følger af pkt For øvrige krav gælder dansk rets almindelige regler med de begrænsninger der følger af pkt nedenfor Leverandøren er aldrig ansvarlig for avancetab, tab af omsætning driftstab, tab af goodwill eller lignende indirekte tab. Leverandøren er heller ikke ansvarlig for tab eller beskadigelse af data, der behandles i Systemet, jf. dog pkt Leverandørens ansvar er begrænset til udgifter til genskabelse af dataene. Leverandørens ansvar kan aldrig overstige et beløb svarende til Etableringsafgiften og summen af service- og driftsudgifter fra indgåelse af nærværende aftale og indtil tab af data. 15. MISLIGHOLDELSE 15.1 Ved Kundens væsentlige misligholdelse af Aftalen, og såfremt Kunden ikke har rettet op på de forhold, der udgør den væsentlige misligholdelse senest 14 dage efter modtagelse af skriftligt påkrav, er Leverandøren berettiget til øjeblikkeligt at hæve aftale Hvis Leverandøren bliver eller af andre gøres opmærksom på, at Kundens data indeholder materiale, der krænker tredjeparts rettigheder, er Leverandøren berettiget til at afbryde enhver forbindelse til Kundens data med 72 timers varsel, såfremt Kunden ikke efter påkrav fra Leverandøren har fjernet det krænkende materiale Ved Leverandørens væsentlige misligholdelse af Aftalen skal der af Leverandøren udarbejdes en løsningsbeskrivelse indenfor 24 timer efter modtagelse af skriftligt påkrav, og såfremt Leverandøren ikke har rettet op på de forhold, der udgør den væsentlige misligholdelse senest fire (4) dage efter modtagelse af det skriftlige påkrav, er Kunden berettiget til øjeblikkeligt at hæve Aftalen, medmindre konkurslovens regler er til hinder herfor. Kunden kan endvidere kræve erstatning efter dansk rets almindelige regler. Desuden har Kunden ret til af få adgang til Kundens data og få udleveret eventuel backup I tilfælde af Leverandørens konkurs, likvidation eller rekonstruktion efter konkurslovens regler, har Kunden ret til at få adgang til Kundens data og få udleveret eventuel backup eventuel mod betaling af de omkostninger, som sådan adgang og udlevering påfører boet. Såfremt backupydelse leveres af Leverandørens underleverandører, har Kundens ret til at indtræde i backupaftalen med underleverandøren med henblik på at få udleveret Kundens data. 16. FORCE MAJEURE 16.1 Leverandøren er ansvarsfri, når korrekt opfyldelse af Aftalen er umulig som følge af force majeure i form af ekstraordinære omstændigheder, som Leverandøren ikke kan afbøde og ikke burde have forudset Leverandøren er ikke berettiget til betaling for de ydelser, der ikke leveres på grund af force majeure. Side 10 af 16

11 16.3 Kunden er ansvarsfri, hvis Kundens manglende opfyldelse af Aftalen skyldes force majeure Hver Part afholder endeligt egne omkostninger og/eller bærer egne tab som følge af force majeure I tilfælde af force majeure skal den berørte Part underrette den anden Part inden fire (4) kalenderdage om den opståede hændelse inklusive oplysninger om, hvordan hændelsen påvirker leveringen af ydelser. Underretningen skal indeholde detaljer om, hvordan force majeure hændelsen forventes at påvirke leveringen af ydelser samt forslag til afhjælpningsforanstaltninger Såfremt en force majeure hændelse umuliggør opfyldelse af væsentlige dele af Aftalen i halvfems (90) på hinanden følgende kalenderdage, er hver af Parterne berettiget til at opsige Aftalen med ti (10) kalenderdages skriftligt varsel, uden at det medfører et økonomisk mellemværende mellem Parterne. 17. IMMATERIELLE RETTIGHEDER 17.1 Paterne indestår for at have de fornødne rettigheder til software, som de installerer på Systemet Leverandøren bevarer alle rettigheder til Systemet, og Leverandøren er aftalepart i samtlige nødvendige licens- og vedligeholdelsesaftaler med underleverandører vedrørende det for driftsafviklingen nødvendige programmel, herunder alle systemer og software, som Leverandøren implementerer i Systemet af hensyn til driftsafviklingen (driftstøttesystemer). Såfremt Leverandøren foretager ændringer i et af Leverandørens driftsstøttesystemer, bibeholder Leverandøren samtlige rettigheder til driftsstøttesystemet i den tilrettede eller ændrede version. Leverandøren indestår overfor Kunden for, at være i besiddelse af de nødvendige rettigheder til den af Leverandøren anvendte software Kunden har brugsret til Systemet, inkl. driftsstøttesystemer med tilhørende tilretninger og ændringer indtil Aftalens ophør Kunden får tilsvarende brugsret til enhver ændring, herunder opdatering, af progammel og dokumentation, der leveres under nærværende Aftale Parterne garanterer, at deres respektive ydelser ikke krænker tredjemands rettigheder. Såfremt Leverandøren krænker tredjemands rettigheder, skal Leverandøren afhjælpe manglen ved at ændre eller erstatte sine ydelser således, at Aftalen fortsat opfyldes. 18. LEVERANDØRENS OVERDRAGELSE AF RETTIGHEDER OG PLIGTER 18.1 Leverandøren kan ikke uden Kundens skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge Aftalen til tredjemand, medmindre dette sker ved fusion, eller til Leverandørens moderselskab Leverandøren kan i forhold til sin ret til betaling give én transport på sit samlede tilgodehavende til en af Kunden godkendt bank, sparekasse eller andet anerkendt pengeinstitut. Alle omkostninger i denne henseende afholdes af Leverandøren og er Kunden uvedkommende. 19. KUNDENS OVERDRAGELSE AF RETTIGHEDER OG PLIGTER Side 11 af 16

12 19.1 Kunden kan overdrage sine forpligtelser efter Aftalen til en anden offentlig institution, eller en institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentlige direkte eller indirekte drives for offentlige midler Hvis Kunden overdrager sine rettigheder og forpligtelse efter Aftalen til en offentlig institution, som Kunden ikke hæfter for, forudsætter overdragelsen, at Kunden fortsat indestår for Aftalens opfyldelse Såfremt Københavns Kommunes geografiske område ændres f.eks. i forbindelse med en eventuel kommunesammenlægning skal Aftalen videreføres med de nødvendige tilpasninger som følge af ændringen. 20. UNDERLEVERANDØRER 20.1 Leverandøren kan ikke uden Kundens skriftlige samtykke overlade Aftalens opfyldelse til underleverandører i videre udstrækning end angivet i Aftalen Brug af underleverandører påvirker ikke Leverandørens ansvar over for Kunden, og eventuelle underleverandører skal efterleve alle Aftalens vilkår 21. ARBEJDSKLAUSUL Arbejdsklausul vedrørende sikring af arbejdstagerrettigheder i forbindelse med arbejde udført for Københavns Kommune 1. Forpligtelsen Leverandøren skal sikre, at ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører, som medvirker til at opfylde kontrakten, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område. Leverandøren skal sikre, at ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører orienterer de ansatte om de gældende arbejdsvilkår Krav til medarbejderens ansættelsesforhold og identifikation Alle medarbejdere skal inden 4 uger efter arbejdets påbegyndelse have modtaget et ansættelsesbevis samt orienteres, af Leverandøren, om gældende løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår. Leverandøren er endvidere ansvarlig for, at der kun anvendes medarbejdere med gyldig opholds- og arbejdstilladelse. Medarbejdere skal på forlangende kunne dokumentere deres identitet ved fremvisning af billedlegitimation. 1.2 Krav til ophold på arbejdspladsen, orientering om underleverandører samt krav til skiltning Københavns Kommune skal [i god tid, inden opstart, indsæt dato] skriftligt orienteres om, hvilke underleverandører Leverandøren anvender i forbindelse med opfyldelsen af kontrakten, ved angivelse af navn og CVR.nr./RUT.nr. Side 12 af 16

13 Leverandøren skal endvidere på bygge-, drifts-, statusmøder eller lignende oplyse Københavns Kommune om, hvilke underleverandører, der befinder sig på arbejdspladsen i en forud defineret periode samt eventuelt hvilket arbejde, de udfører. Københavns Kommune kan konkret stille krav til, at Leverandøren på byggepladsen skilter med, hvilke virksomheder, der udfører arbejde på arbejdspladsen ved angivelse af navn og CVR.nr./RUT.nr. Krav om skiltning er dog altid obligatorisk for byggerier med en varighed over en måned. Leverandøren er til enhver tid underlagt Københavns Kommunes instruktioner omkring ophold på Københavns Kommunes arbejdspladser. Københavns Kommune forbeholder sig med dette krav retten til at kunne udstikke instruktioner omkring ophold på arbejdspladsen. Eksempler herpå kan være regler omkring uønsket ophold på arbejdspladsen, forbud mod overnatning på byggepladsen mv Krav om registrering af udenlandske tjenesteydere Leverandøren er forpligtiget til at sikre, at såfremt Leverandøren eller dennes underleverandører har anmeldelsespligt til RUT-registret, overholder deres forpligtigelse og på eget initiativ, sender en kvittering for anmeldelsen til Københavns Kommune straks efter anmeldelsen. 2. Dokumentation for overholdelse af forpligtelsen Der skelnes i nærværende arbejdsklausul mellem krav til dokumentation og krav til redegørelse Dokumentation Leverandøren har bevisbyrden for at forpligtelsen jf. klausulens afsnit. 1 er overholdt, og Københavns Kommune kan på forlangende kræve at se dokumentation for Leverandørens og dennes underleverandørers overholdelse heraf. Københavns Kommune kan kræve dokumentation direkte fra Leverandørens eller dennes underleverandørers medarbejdere. Relevant dokumentation skal som minimum omfatte lønsedler, E- indkomstkvittering lønregnskaber, opholds- og arbejdstilladelser og ansættelsesbeviser samt den referenceramme Leverandøren har anvendt i forbindelse med fastsættelsen af løn- og arbejdsvilkår for de ansatte. Herudover kan Københavns Kommune i den konkrete sag anmode Leverandøren om at fremsende andre relevante dokumenter Redegørelse Såfremt Københavns Kommune har en mistanke om overtrædelse, skal Leverandøren efter påkrav, fremsende en fyldestgørende redegørelse. Parterne har endvidere pligt til egenhændigt at orientere hinanden, ved mistanke om manglende overholdelse af arbejdsklausulen. Leverandøren skal som minimum redegøre for, under hvilke forhold og/eller metoder de tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, der indgår til opfyldelsen af Kontrakten, er fremstillet. Københavns Side 13 af 16

14 Kommune kan i den konkrete sag anmode Leverandøren om at uddybe andre relevante forhold Frister Dokumentationen skal være Københavns Kommune i hænde senest 5 arbejdsdage efter Københavns Kommunes påkrav er afsendt. Redegørelsen skal være Københavns Kommune i hænde senest 10 arbejdsdage efter Københavns Kommunes påkrav er afsendt medmindre andet konkret aftales. Fristerne kan dog maksimalt forlænges til 10 arbejdsdage for dokumentation og 20 arbejdsdage for redegørelsen. 2.4 Videregivelse af dokumentation Kommunen kan efter en konkret vurdering videregive informationer, som tjener som dokumentation for overholdelse af kravene i Arbejdsklausulen, jf. afsnit 2.1 til SKAT eller Arbejdstilsynet, såfremt videregivelsen vurderes at være af væsentlig betydning for myndighedernes virksomhed. Kommunen kan efter en konkret vurdering videregive informationer, som tjener som dokumentation for overholdelse af kravene i Arbejdsklausulen, jf. afsnit 2.1 til politiet, såfremt der er mistanke om et begået strafbart forhold. 3. Sanktion for manglende overholdelse af forpligtelsen Leverandørens eller dennes underleverandørers væsentlige overtrædelser af Arbejdsklausulen vil altid berettige Københavns Kommune til at ophæve kontrakten helt eller delvist. Ifalder Leverandøren nedenstående sanktioner eller andre misligholdelsesbeføjelser, fritages denne ikke for pligten til at opfylde kontrakten Sanktioner ved Leverandørens overtrædelse til klausulens afsnit 1 Københavns Kommune er berettiget til at tilbageholde vederlag med henblik på at tilgodese berettigede krav fra Leverandørens eller underleverandørers ansatte. Med berettiget krav menes lønmodtagerkrav op til niveauet i arbejdsklausulen. Såfremt betingelsen for at tilbageholde vederlag er opfyldt, og det tilbageholdte vederlag som følge af manglende dokumentation ikke kan udbetales til de pågældende medarbejdere, tilfalder det tilbageholdte vederlag Københavns Kommune. Leverandøren ifalder bod ved overtrædelse af klausulens afsnit 1. Boden pr. påbegyndt arbejdsdag er 500 kr. pr. dag, indtil overtrædelsen er bragt til ophør. Beløbet kan modregnes i Leverandørens vederlag Sanktioner ved Leverandørens overtrædelse af klausulens afsnit 2 Leverandøren ifalder bod ved overtrædelse af klausulens afsnit 2. Boden pr. påbegyndt arbejdsdag er 500 kr. pr. dag indtil Leverandøren har imødekommet Københavns Kommunes påkrav. Beløbet kan modregnes i Leverandørens vederlag. Side 14 af 16

15 4. Besøg på arbejdspladsen Københavns Kommune eller en tredjepart vil i kontraktens løbetid løbende kunne foretage uanmeldte besøg på arbejdspladsen for at sikre overholdelse af Arbejdsklausulen. 5. Københavns Kommunes aftalestyringssystem Leverandøren skal ved kontraktindgåelse indberette basisoplysninger på sig selv og sine Underleverandører i Københavns Kommune til en hver tid anvendte Aftalestyringssystem, hvor relevante oplysninger om Københavns Kommunes kontrakter forefindes. 22. FORSIKRING 22.1 Senest ved Aftalens underskrift skal Leverandøren dokumentere, at erhvervsansvarsforsikringen, jf. pkt er tegnet og præmien er betalt. Der skal ske underretning til Kunden, såfremt præmien til de krævede forsikringer ikke betales af Leverandøren, eller at forsikringsselskabet opsiger en forsikring Leverandøren er forpligtet til i aftaleperioden selv at tagne og holde følgende forsikringer i kraft: a) Alle lovpligtige forsikringer. b) Erhvervsansvarsforsikring i anerkendt forsikringsselskab omfattende de aktiviteter, der fremgår af Aftalen, og som dækker skade på person og/eller ting i forbindelse med udførelsen af Aftalen Ved brug af underleverandører skal Leverandøren sikre sig, at underleverandører er dækket af Leverandørens erhvervsansvarsforsikring, eller at underleverandøren har en selvstændig erhvervsansvarsforsikring Kunden skal løbende og uopholdeligt være opdateret med dokumentation for Leverandørens gyldige forsikringer Leverandørens skal hvert år ved forsikringens fornyelse levere en kopi af forsikringscertifikat til Kunden med de påkrævede forsikringer. Side 15 af 16

16 23. AFVIKLING VED OPSIGELSE ELLER OPHØR 23.1 Ved ophør af Servicen i tilfælde af Kundens opsigelse eller Kundens misligholdelse, er Kunden selv ansvarlig for at hente og gemme Kundens data fra Systemet Kunden kan kræve, at Leverandøren medvirker til at sikre Kundens data, og ved overdragelse af Kundens data til et andet system, mod Kundens betaling på timebasis for Leverandørens bistand i henhold til Leverandørens timepriser for konsulentydelse i øvrigt, som angivet i Leverandørens tilbud Leverandøren er forpligtet til at bevare Kundens data i Systemet i op til 90 dage efter ophøret af Aftalen, medmindre Kunden anmoder om sletning af data inden udløbet af denne periode. 24. TVISTER 24.1 Retsforholdet ifølge Aftalen og dennes fortolkning afgøres efter dansk ret Værneting er Kundens hjemting Alle tvistigheder herunder ethvert spørgsmål om forståelsen og fortolkning af Aftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. 25. UNDERSKRIFT Aftalen underskrives i to (2) originale eksemplarer af nedenstående personer, som med deres underskrift bekræfter at være tegningsberettigede. Her part modtager ét (1) eksemplar. Kunden: Dato: Navn: Underskrift: (tegningsberettiget) Leverandøren: Dato: Navn: Underskrift: (tegningsberettiget) Side 16 af 16