Økonomiske konsekvenser af organisationstilpasninger

Transkript

1 2b Dato 16. juni 2011 Initialer Økonomiske konsekvenser af organisationstilpasninger 1.0 Indledning Den 9. juni 2011 forelagde rektor bestyrelsen et forslag til en ny organisation. Den nye organisation indebærer en betydelig reduktion i antallet af lederstillinger og administrative stillinger. I det følgende beskrives de økonomiske konsekvenser af den nye organisation i form af stillingsnedlæggelser og i form af øvrige effekter for årene 2012 til 2014 samt omkostninger ved at ændre organisationen. organisationstilpasninger.docx 2.0 Budgetforbedringer Analysen af de økonomiske effekter inddrager ikke øvrige forhold, der kan påvirke økonomien de følgende år, eksempelvis ændrede markedsvilkår og finanslov. I det perspektiv medfører den nye organisation følgende økonomiske effekter: 1. Stillingsnedlæggelser og personalereduktioner 2. Synergier som følge af ny organisatorisk struktur 3. Forbedret produktivitet og lønsomhed. 2.1 Stillingsnedlæggelser og personalereduktioner De samlede organisatoriske tilpasninger indebærer følgende mål for reduktion af ledelse og administration: Tabel 1: reduktioner som følge af organisationstilpasningerne I dag Fremadrettet Ændring Ændring i % Direktion inkl. rektor ,7 % Niveau 2-chefer ,8 % Niveau 3-ledere ,3 % Ledere i alt ,5 % Administrative medarbejdere/støttefunktioner ,7 % I alt ,5 % 1

2 Organisationstilpasningerne indebærer, at der nedlægges 10 chef- og lederstillinger, svarende til 14,5 %. Administration og støttefunktioner reduceres desuden med 15 årsværk, svarende til 5,7 %. Metropol har på den baggrund fastlagt et samlet reduktionsmål på 25 årsværk. Nedlæggelse af lederstillinger forventes gennemført inden sommerferien 2011 (effekt dato 1. september 2011 pga. høringsfrist) og reduktionen af medarbejdere gennemføres i august 2011 (effektdato 1. oktober 2011 pga. høringsfrist). Selvom Metropol er en ung organisation, har mange ledere og medarbejdere anciennitet fra ansættelser i de tidligere institutioner. Der må derfor forventes opsigelsesperioder på mellem tre og seks måneder. På den baggrund har Metropol anslået følgende afviklingsprofil. I forhold til afviklingsprofilen tages der udgangspunkt i den dato, hvor opsigelsen forventes at have effekt, og profilen udtrykker således opsigelsesperioden. Figur 1: Afviklingsprofil Afviklingsprofil sept okt nov dec jan feb marts april antal ledere Antal medarbejdere Med udgangspunkt i afviklingsprofilen kan omkostningerne forbundet med fratrædelser vurderes. Det skal i den forbindelse bemærkes, at løn i opsigelsesperioden for så vidt angår 2011 ikke er en ny udgift, men der må forventes tab af produktivitet i perioden. 2

3 I forhold til omkostningerne skal der medtages udgifter til eventuelle fratrædelsesaftaler (primært for ledere ansat på åremålskontrakter). Beregningen tager udgangspunkt i en gennemsnitsmånedsløn (inkl. pension og øvrige bidrag) for ledere på kr./måned og for medarbejdere på kr./måned. Figur 2: Afviklingsomkostninger Omkostninger T.kr løn leder ei t.kr. Omkostninger i alt løn medarbedere i t.kr. sept okt nov dec jan feb marts april Som det fremgår af figur 2, får reduktionerne først fuld effekt som besparelser fra foråret 2012 og forventes at belaste udgifterne mest ved udgangen af Den månedlige besparelse, når reduktionerne er fuldt implementeret, udgør godt 1,1 mio. kr. svarende til 13 mio. kr. i helårseffekt. Det præcise beløb kan først angives, når opsigelserne er udmøntet på konkrete personer. 2.2 Synergier som følge af ny organisatorisk struktur Den nye organisation indebærer en betydelig forenkling og samling af en række sammenhørende og nært beslægtede funktioner. Dette gælder både på faglige områder og i forhold til de administrative funktioner. Det vil derfor være muligt at opnå en række lokale synergier i forbindelse med ledelsesbetjening mv. Disse synergier er forudsat og indhøstes med måltallet for reduktion af administrative medarbejdere. 3

4 Organisationen skaber gennem samling af EVU-enheder og det studieadministrative område grundlag for yderligere synergier og dermed en yderligere økonomisk effekt af den nye organisation. Det er således forventningen, at der i løbet af 2012 og 2013 gennem funktionel specialisering og stordriftsfordele kan hentes synergier på det studieadministrative område svarende til 5 % af udgifterne (som i budget 2011 beløber sig til knap 30 mio. kr.). Muligheden for at realisere yderligere synergier på det studieadministrative område styrkes gennem den nye organisering, men det er vurderingen, at sådanne vil knytte sig til en yderligere digitalisering, hvorfor de 5 % fastholdes som synergigevinst alene knyttet til organisationstilpasningerne. Tilsvarende forhold gør sig gældende for EVU, som behandles under et i afsnit 2.3. På den baggrund anslås ud over årsværksreduktionerne en synergigevinst på 1,5 mio. kr. i helårs effekt. Som følge af opgaver forbundet med etablering af den nye studieadministrative organisation er det Metropols forventning, at effekterne realiseres delvist i 2013 og fuldt i Forbedret produktivitet og lønsomhed. Samlingen af EVU i tre institutter og den fysiske samling af langt størstedelen af EVU-aktiviteterne på Tagensvej 18 giver grundlag for yderligere konsolidering. Gennem funktionel specialisering og stordriftsfordele kan hentes betydelige synergier. Hertil kommer udnyttelse af kompetencer på tværs, som Metropol sammen med ensartningen af procedurer forventer, vil kunne effektivisere området. Metropol vurderer effekten heraf til 10 % på det rent administrative og 5 % på det faglige område svarende til 12 til 15 årsværk eller ca. 5 mio. kr. Dette ligger ud over, hvad der som konsekvens af organisationen allerede er forudsat af personalereduktioner, men er indarbejdet som beløbsstørrelse i tabel 2. Realiseringen heraf kræver etablering af en fælles forretningsmodel for EVU-funktioner. Arbejdet med at etablere dette betyder, at gevinsten forventes realiseret gradvist fra 2012 til Omkostninger ved organisationstilpasningerne Implementeringen af den nye organisation sker ikke uden omkostninger. Heraf udgør omkostninger i forbindelse med fratrædelser langt hovedparten. Af øvrige omkostninger i form af ny skiltning mv. forventes udgifter for mellem 0,8 og 1,2 mio. kr.. Derudover forventer Metropol yderligere 4

5 op mod 0,6 mio. kr. til øvrige tilpasninger i form af flytninger, it, mv. At dette beløb ikke er større skyldes, at der i budgettet er afsat midler til indflytningen på Tagensvej 18, og at denne flytning omfatter ganske mange af de større organisatoriske forandringer. Hertil kommer den tid, som medgår til håndtering af implementeringsaktiviteter. Dette er ikke omregnet til reelle omkostninger, da det afholdes inden for de personaleressourcer Metropol råder over. 3.1 Personaleomkostninger Omkostninger til fratrædelse afhænger af den konkrete udmøntning, men udgør anslået 2,3 mio. kr. Ses der på de samlede personaleomkostninger, herunder også løn i opsigelsesperioden, udgør den samlede udgift 8,2 mio. kr. 4.0 Scenarier for økonomiske effekter Sammenholdes personalereduktioner, synergier og forbedret produktivitet med omkostninger over perioden frem til og med 2014, opnås i et best case-scenarium et samlet provenu i perioden på 43,9 mio. kr., hvilket indebærer afvikling i henhold til profil og fuld realisering af synergier. Den årlige besparelse stiger fra netto 7,4 mio. kr. i 2012 til netto 19,5 mio. kr. i Det skal bemærkes, at de eventuelle nettoudgifter organisationstilpasningerne giver anledning til i 2011 og 2012, er indregnet i forhold til det samlede provenu på 43,9 mio. kr. Tabel 2: Oversigt over omkostninger og effekter. I mio. kr Omkostninger Løn under opsigelse 0,0 2,0 Fratrædelse 2,3 Øvrige 1,2 0,6 Synergier Lønreduktion 0,0-13,0-13,0-13,0 Studieadministraiton -1,0-1,5 EVU -0,5-3,0-5,0 I alt (årligt) 3,5-10,9-17,0-19,5 Akkumuleret 3,5-7,4-24,4-43,9 Worst case (årligt) 4,2-7,7-13,6-15,6 Akkumuleret 4,2-3,5-17,1-32,7 5

6 Vedrørende løn under opsigelse bemærkes, at de anslåede lønudgifter under opsigelse i 2011 udgør 3,9 mio. kr. Disse udgifter er ikke indregnet i tabellen nedenfor, da udgifterne indgår i budget for Derudover bemærkes, at der i enkelte tilfælde kan blive tale om fritstilling, men de medarbejdere og ledere, der afskediges, vil fortsat varetage opgaver i opsigelsesperioden, omend der må forventes et produktivitetstab. For 2012 er indregnet 2 mio. kr. til lønudgifter under opsigelse, hvilket udgør de lønudgifter, der må budgetteres med i 2012 til opsagte medarbejdere og ledere. Dette resulterer i en mindre netto realisering af gevinster end ellers. Worst case-scenariet er beregnet ud fra en forudsætning om en 20 %- forøgelse af omkostninger og en 20 %-forringelse af synergieffekter. Worst case-scenariet giver en besparelse i 2012 på netto 3,5 mio.kr., stigende til netto 15,6 mio. kr. i Samlet set vil worst case generere et provenu på 32,7 mio. kr. frem til og med Det skal bemærkes, at de eventuelle nettoudgifter organisationstilpasningerne giver anledning til i 2011 og 2012, er indregnet i forhold til det samlede provenu på 32,7 mio. kr. 6