Rådets forretningsorden og beslutninger

Transkript

1 Inner Wheel Danmark Rådets forretningsorden og beslutninger Anvendte forkortelser: DB DISO DIWR DP DS IIW IWD KAS = distriktsbestyrelse = DISO = Dansk Inner Wheel Råd = distriktspræsident = distriktssekretær = International Inner Wheel = Inner Wheel Danmark = distriktskasserer LMK LWM NR PDP PNR RK RS VDP VNR = landsmødekoordinator = landswebmaster = national repræsentant = past-distriktspræsident = past national repræsentant = rådskasserer = rådssekretær = vice-distriktspræsident = vice nationalrepræsentant GENERELT Et godt kendskab til Lov- og Håndbog er nødvendig, da alle beslutninger skal være i overensstemmelse med Constitution og De Danske Love. 1. Rådsmøder I august og januar afholdes 2-dages møder henholdsvis 2. weekend i august og 3. weekend i januar så vidt muligt. (R163). I oktober holdes rådsmødet fredag før Distrikts- og Landsmødet. I april/maj afholdes et 1-dags møde. Datoen for rådsmødet i april fastsættes på augustmødet. Datoer for Lands- og rådsmøder findes på IWD hjemmesiden. 2. Deltagere NR PNR DP og PDP fra hvert af de 5 distrikter RK. Nyvalgte RK deltager i april-rådsmødet som gæst (R164). RS uden stemmeret. Nyvalgte RS deltager i april-rådsmødet som gæst (R160). LWM uden stemmeret (R157) tiltræder rådet efter behov og inviteres til alle møder VNR uden stemmeret. Nyvalgte VNR deltager i april-rådsmødet som gæst (R160). Andre personer kan indkaldes efter behov. 3. Generelt Klubber, der ønsker et punkt på Rådets dagsorden, skal indsende forslag til DP senest 5 uger før et rådsmøde. Forslag fra klubber sendes via distriktet til NR og RS. Klage fra klubber over en principiel afgørelse sendes til DP i eget distrikt med en kopi til NR og skal tages op til behandling som et særskilt punkt på det følgende rådsmøde. Rådets beslutning kan appelleres til landsmødet til endelig afgørelse (Danske love 7) Efter rådsmøder orienterer DP den berørte klub om resultatet af Rådets behandling (R164). Hvis DB har et forslag eller et debatoplæg til et rådsmøde, sendes dette pr. mail til NR og RS. NR orienteres hvis forslaget er tidskrævende. Hvis Rådet fremsætter forslag til Distrikts- og Landsmødet, skal der være nøje enighed om forslagets udformning blandt Rådets medlemmer. 4. Indkaldelse af forslag til rådsmøder RS indkalder forslag fra distrikterne, samt de til Rådet tilknyttede medlemmer, til rådsmødernes dagsorden senest 4 uger før et møde. Alle relevante papirer til et rådsmøde sendes pr. mail med en overskuelig tekst i mailens emneboks. Bilag skal fremsendes til RS i word/excel format. 5. Dagsorden til rådsmøder Dagsorden til rådsmøder udfærdiges af RS og NR. RS sender senest 2 uger før mødet (R163) dagsorden med bilag til de 13 rådsmedlemmer, samt VNR og Board Director (såfremt de forefindes). Det tilstræbes, at alle bilag udsendes sammen med indkaldelse og R167 1

2 dagsorden. Mødeindkaldelse med rådsmødets afvikling sendes efterfølgende til rådets medlemmer, RS og Landswebmaster. Evt. yderligere materiale til rådsmødet, skal så vidt muligt være rådet i hænde senest 7 dage før rådsmødet. Rådsmedlemmerne sørger selv for distribution af dagsorden til egen bestyrelse (R159 jan.2014). Landswebmaster lægger dagsorden u/bilag på hjemmesiden i lighed med rådsreferater. Ved planlægningen af distriktsbestyrelsesmøder skal det sikres, at man kan nå at drøfte punkterne på et distriktsbestyrelsesmøde. Dvs. at der skal afholdes et distriktsbestyrelsesmøde umiddelbart før et Rådsmøde. 6. Rådsbeslutninger Rådets medlemmer træffer beslutninger på rådsmøderne med respekt for distrikternes synspunkter. Rådets medlemmer er ikke bundet af fast mandat, hvis nye aspekter viser sig under mødet (R22) Såfremt et distrikt efterfølgende ønsker at gå imod en allerede truffen rådsbeslutning, har distriktet pligt til straks at underrette rådet. Der bør være enighed i Rådet om beslutninger, der vedrører klubber. I modsat fald bør sagen tages op på næste møde. Såfremt Rådet afviser et forslag til Landsmødet eller ændrer på praksis ved andre forhold, f.eks. hvad der må sælges ved møder, skal eventuelle berørte parter have besked umiddelbart efter rådsmødet af DP, og/eller af det samlede Råd. 7. Referater af rådsmøder Emner, der behandles på rådsmøder, afsluttes med en konklusion. Rådsreferaterne godkendes løbende under rådsmøderne, hvorefter beslutningsreferatet mailes til samtlige deltagere i rådsmøder og til medlemmer med tilknytning til DIWR samt til Board Director (når DK har en sådan) alle som er nævnt i afsnit 5. Referatet offentliggøres på IWD hjemmesiden bag login. RS har opgaven efter aftale med NR og i et samarbejde med LWM (R167). I hvert referat skal stå deadline (angives med dato) for hvornår forslag til næstfølgende rådsmøde skal være NR og RS i hænde. Samme deadline gælder for alle: Rådsmedlemmer, distrikter og klubber. 8. Forslag fra distrikterne Forslag fra distrikterne, der ønskes behandlet på et Rådsmøde, sendes til NR samt RS inden indkaldelsesfristens udløb. Forslag med økonomisk konsekvens skal underbygges med tal. Der skal medbringes supplerende materiale til Rådsmødet til alle mødedeltagerne. 9. Forslag fra klubber Forslag fra klubber, der skal til behandling på rådsmøder, fremlægges først for klubbens medlemmer og sendes derefter af klubben til DB, der behandler forslaget på førstkommende distriktsbestyrelsesmøde. Forslag, som vil få økonomisk konsekvens, underbygges om muligt med tal før de indsendes til Distriktet. Klubberne gøres opmærksom på dette, enten i huskelisterne eller ved indkaldelse af forslag til distriktsmøderne eller begge steder. DB er ansvarlig for, at et forslag er korrekt formuleret (på klubbens brevpapir, med dato og underskrifter alternativt indsendt pr. mail (indeholdende forslaget som en vedhæftet fil i Word format)) og i overensstemmelse med lovene, før det sendes videre til NR og RS så vidt muligt i god tid før fristen for indsendelse af forslag til dagsorden til rådsmødet i august. Såfremt et forslag til Landsmødet afvises af Rådet, skal det samlede Råd straks udfærdige et svar til klubben med begrundelse for afvisningen (R80). 10. Økonomi Regnskab og budget Se love for Dansk Inner Wheel Råd 11. Rejsegodtgørelse i forbindelse med Rådsmøder og udvalgsmøder/træf nedsat af Rådet Transport til rådsmøderne foretages på den mest økonomiske måde. Togbillet refunderes. Kilometerpenge afregnes med statens højeste takst til rådsmedlemmer. Der refunderes som udgangspunkt R167 2

3 en brobillet pr. distrikt. Samkørsel anbefales (R161). Kørsel til udvalgsmøder/træf nedsat af Rådet aflønnes pr. 1. maj 2014 med Statens laveste gældende takst (R160). 12. IW gaveartikler Rådet skal godkende alle IW gaveartikler. Overskud ved salg af IW artikler skal gå til velgørenhed (R164). 13. Gaver Gaver ved og 60 års klubjubilæer: DIWR giver 500 kr. i gave, som NR overrækker klubben, hvis NR er inviteret. (R167). Uden invitation sendes et lykønskningsbrev. Rådet betaler for 50 års båndet i forbindelse med jubilæer. Båndet kan rekvireres hos NR (R159). Charterfester: IWD gaven er en præsidentkæde, værdi af ca kr. (R167). Gaver til personer med tilknytning til DIWR, der er fratrådt: DIWR giver en gave eller en buket (ca. 250,- kr.) (R137). 14. Reservation af mødelokaler til lands- og rådsmøder LMK varetager løbende bestilling til landsmøder. RS varetager løbende bestilling til rådsmøder på NS. Landsmøder bestilles 3 år frem på Hotel Nyborg Strand. Rådsmøder afholdes centralt og kan med fordel bestilles for 1 år ad gangen. Forud for hvert rådsmøde bestiller RS i samråd med NR forplejning, overnatning, lokale og AV udstyr. NR og RK holdes orienteret med kopi af ordrebekræftelse osv. (R163). 15. Dansk Inner Wheels Årsindsamling (obligatorisk siden oktober 2004). Udpegning af modtager af Inner Wheel Danmarks Årsindsamling går på skift mellem de 5 distrikter, følgende turnus for landsmøde arrangør. Det distrikt, der skal afholde IW årets landsmøde, opfordrer Distriktets klubber til at indsende forslag til DB senest den 1. december året før. DB udvælger mellem de indkomne forslag 3 potentielle modtagere, og på Forårsdistriktsmødet foretages afstemning. Det forslag, der modtager flest stemmer, vil modtage Inner Wheel Danmarks årsindsamling. Projekter, organisationer og foreninger, der udfører forskning, humanitært, socialt arbejde og andre samfundsmæssige opgaver, kan modtage Årsindsamlingen. Bekendtgørelse af modtager af Årsindsamlingen varetages af NR og distriktspræsidenten efter afholdt forårsdistriktsmøde i arrangerende distrikt. Bekendtgørelsen sker til modtageren, distriktspræsidenterne og til Rådet samt på hjemmesiden, IWI og til pressen (R167). Vedr. Nomineringer 16. Nominering af kandidater til posten som VNR På (R97) blev det besluttet, at kandidaterne på Landsmødet præsenterer sig samt kommer med en programerklæring. På (R135) besluttedes, at kandidaters præsentationer (IW relateret CV), som udsendes ifm. valg til VNR, må ledsages af en kort omtale af visioner for NR perioden. Vedr. stemmeoptællingen se De Danske Love. Rådet har vedtaget, at stemmesedlerne destrueres efter at valget er godkendt på de efterfølgende Forårsdistriktsmøder. 17. Nominering af Officers til IIW bestyrelsen Opstillingsformularerne skal være IIW hovedkontoret i hænde senest 30.september. Valg til IIW bestyrelsen (se De Danske Love) Fremgangsmåden ved valg til IIW bestyrelsen (se De Danske Love). 18. Nominering til Board Director (se De Danske Love) Hvis et distrikt har en kandidat til IIW boarden, skal denne præsenteres og godkendes af distriktskomitéen på forårsdistriktsmødet (½ år før deadline 30. september). 19. Valgmateriale fra IIW Råd og distrikt modtager valgmaterialet til orientering. Det er klubberne, der har stemmeretten (R167). 20. Personer med tilknytning til Rådet udpeges hvert år i januar mødet. a. Rådskasserer vælges i januar i ulige år RK kan sammen med NR iværksætte genoptryk af diverse tryksager uden Rådets godkendelse, når: - der ikke skal foretages ændringer i teksten R167 3

4 - den samlede udgift er under kr ,- RK indhenter tilbud på alle fællesindkøb vedr. IWD. NR godkender og påtegner bilag for alle udgifter vedr. anskaffelser. b. Rådssekretær er ikke medlem af Rådet, men deltager i rådsmøderne. RS vælges af NR (R164) og RS udpeges hvert år i januar mødet. Efter rådsmøder udsendes og offentliggøres beslutningsreferat som anført under pkt. 7. Originale rådsreferater underskrives og arkiveres efter gældende regler. c. Medlemsregistrator er ikke medlem af Rådet - udpeges hvert år i januar mødet. Deltager i rådsmøder efter behov og aflægger beretning ved Landsmødet. Varetager alt vedr. medlemsbevægelser incl. Medlemsfortegnelsen. d. Landswebmaster er ikke medlem af Rådet udpeges hvert år i januar mødet. Deltager i rådsmøder efter behov og aflægger beretning ved Landsmødet. LWM er ansvarlig for vedligeholdelse af IWD hjemmesiden og er behjælpelig med spørgsmål omkring Medlemsregistrators database og formularer. Opdatering af hjemmesidens indhold og nyhedsstof sker i samarbejde med NR. e. Oversætter er ikke medlem af rådet udpeges hvert år i januar mødet. Skal være engelskkyndig og være behjælpelig med oversættelse af udenlandsk korrespondance (R151). f. Landsmødekoordinator er ikke medlem af Rådet udpeges hvert år i januar mødet. Funktionsperiode følger kalenderåret. Er ansvarlig for al kommunikation til/fra Nyborg Strand ifm. afholdelse af Landsmøder. Har et tæt samarbejde med RK/RS. g. Lovrådgiver er ikke medlem af Rådet udpeges hvert år i januar mødet. (R165) Lovrådgiveren refererer til NR og til DIWR. Det vil være en fordel at have juridisk baggrund og lovrådgiveren kan evt. tiltræde et kommende lovbogsudvalg. Lovrådgiveren skal have godt kendskab til IIW Constitution og de danske love samt være engelskkyndig på højt niveau. Lovrådgiveren skal yde hjælp til besvarelse af spørgsmål vedrørende de danske og internationale love. 21 Lovbogsudvalg Efter Convention nedsættes et ad hoc Lovbogsudvalg, der tilpasser De Danske Love Constitution og Håndbog (R155). (R164) Ad hoc Lovudvalg bestående af 2 rådsmedlemmer, NR (NR er født medlem, men har ikke mødepligt i udvalget). Desuden deltager 2 kompetente IW medlemmer udpeget af Rådet. Lovrådgiver bistår udvalget, men er ikke født medlem af udvalget. 22 CONVENTION (se De Danske Love) Ændringer til Constitution ) I øvrigt: Deadline for indsendelse af Lovændringsforslag til Constitution er 18 måneder før Convention. Rådet kan sende forslag direkte til IIW. Ændringsforslag til forslag Deadline er 6 måneder før Convention. 23 Dagsorden for distriktsmøderne i oktober og marts Oktober: Hvert andet år ulige år Godkendelse af opstilling af kandidat til VNR (kun i distrikter, der har en kandidat). Oktober: Hvert andet år lige år Godkendelse af opstilling af kandidat til RK (kun i distrikter, der har en kandidat). Distrikternes dagsorden til distriktsmøderne sendes pr. mail til NR, RS og RK senest 5 dage før Rådsmødet i august og i januar og udsendes som bilag til rådsmødet (R167) Eventuelt supplerende bilagsmateriale medbringes eller sendes pr. mail. 24 Distrikterne udsender materiale til: Board Director, VNR og PNR modtager dagsorden og referat af distriktsmøder tilsendt pr. mail. NR, RS og RK modtager derudover distrikternes budgetter og regnskaber. R167 4

5 25 Rådsmødet i AUGUST Forslag og lovændringsforslag, som ønskes fremlagt på Landsmødet, behandles. Dirigent, referenter, stemmetællere m.fl. ved Landsmødet udpeges. Dagsordener til distriktsmøderne i oktober fremlægges til godkendelse. Administrative bestemmelser: Telefon/administrationsgodtgørelse for NR, RS, RK, PNR/VNR fastsættes hvert år i august (udbetales i april (R165). Fastsættelse af telefon/administrationsgodtgørelse til medlemsregistrator, landswebmaster, oversætter, redaktionsgruppen og lovrådgiver (R165) sker hvert år i august (udbetales i april (R137)). 26 Rådsmødet i OKTOBER Som et fast punkt på dagsordenen til dette møde, Rådets vurdering af behov for skriftlig afstemning ved Landsmødet. 27 Rådsmødet i JANUAR Udpegning af personer med tilknytning til DIWR gældende for det kommende IW år. Punkter vedr. behandling af forslag fra klubber og distrikter, samt dagsorden til distriktsmøderne er de samme som ved augustmødet. 28 Rådsmødet i APRIL Ledende DISO udpeges hvert år i april. DISO sender bl.a. rapport til IIW præsidenten (med kopi til NR), vedr. klubbernes aktiviteter 10. januar. Inden mødet har alle Rådsmedlemmerne gennemgået diverse huskelister. Bekendtgørelse af modtager af Årsindsamlingen efter afholdt forårsdistriktsmøde i det distrikt der har værtsopgaven på Nyborg Strand. 29 Vedr. NYBORG STRAND-møderne a. Opgaver for arrangerende distrikt og klub i forbindelse med Landsmødet Se Retningslinjer for landsmøde mm. Arrangerende klub, distrikt, national NR, RK, RS og LMK Retningslinjerne revideres efter hvert landsmøde i samarbejde med LMK, NR, RK og RS orienteres om væsentlige ændringer. b. Alle 5 DB møder fredag aften før Distrikts- og Landsmødet (R115). LWM og IT-konsulenter, Redaktionsgruppen (R165), Medlemsregistrator, Oversætter og Lovrådgiver deltager ligeledes fra fredag aften (R139). Rådet betaler fortæring fredag aften, distrikterne betaler overnatning for egne bestyrelsesmedlemmer. Middag for Rådet: Deltagere: NR + 10 rådsmedlemmer, PNR (ansvarshavende redaktør IWI), VNR, 5 VDP, Medlemsregistrator, Oversætter og Lovrådgiver (R163). Middag for øvrige: Deltagere: RS + 5 DS, RK + 5 KAS, LWM + 5 IT-konsulenter, 2 redaktører + 5 DISO'er samt LMK (R163). Middagen indtages i fælles lokale med bordplan efter funktion (R163). Gruppemøder for 5 DS m. RS / KAS m. RK / DISO er m. Redaktionsgruppen / IT-konsulenterne m. LWM afholdes umiddelbart efter middagen og slutter før kl. 22. LMK bestiller middag m. kaffe til alle, samt lokaler til gruppemøderne. c. Landsmødekoordinator sørger for mødelokaler, bestilling af mad på et passende prisniveau samt værelser til alle i forbindelse med Råds- Distrikts- og Landsmødet i oktober. Alle aftaler med Hotel Nyborg Strand foretages via LMK. RK, LMK og RS aftaler i øvrigt indbyrdes hvem der sørger for hvad i forbindelse med Råds- Distrikts- og Landsmødet i oktober. LMK udarbejder deltagerlisterne (R163). d. Dirigent ved Landsmødet Rådet udpeger dirigent på rådsmødet i april/august (R163). Dirigenten skal have kendskab til forhandlingsog afstemningsprocedurer. Gerne en jurist. R167 5

6 e. Referent til Landsmødet Referent til Landsmødet skal være DS i arrangerende distrikt som 1. sekretær. DS skal kende IW terminologien og skal have en vis rutine som referent af beslutningsreferater (R167). 2. referenten bør findes blandt distriktets medlemmer betales af distriktet (R60). Det er uhensigtsmæssigt, at 2. referenten er klubdelegeret (R159). Navnene på referenterne oplyses på rådsmødet i april måned. Arrangerende distrikt udsender Landsmødets referat før 1. november. f. Dirigentmøde NR indkalder relevante personer til dirigentmøde. Det skal ske i weekenden i forbindelse med Landsmødet (R167). PNR/VNR deltager på sidelinjen. RS holder et møde med referenterne (10 min.) for afklaring af evt. tvivlsspørgsmål (R167). g. Stemmetællermøde RK og RS er faste chefstemmetællere. Dagen før Landsmødet umiddelbart efter distriktsmøderne giver RK/RS instruktion til distriktets stemmetællere (stemmetællermøde dette møde kan udelades såfremt chefstemmetæller finder det overflødigt (R139), og samtidig udarbejdes opgørelse over antallet af stemmeberettigede samt fuldmagtsstemmer af RK. Denne opgørelse gives til dirigenten inden Landsmødet. RK sørger for stemmesedler til distrikternes stemmetællere. Stemmesedlerne udleveres ved stemmetællermødet. h. Invitation af gæster til Landsmødet Gæster til Landsmødet inviteres og tilmeldes af NR. i. Fordeling af udgifter i forbindelse med Distrikts- og Landsmødet: Deles mellem distrikterne efter medlemstal pr Rådets rejsegodtgørelse, ophold og fortæring betales af RK. 30. Vedr. Dagsorden for Landsmøder a. NR udarbejder, sammen med RS, en foreløbig dagsorden for Landsmødet. (R51). De første 6 punkter på dagsordenen er de samme som for distriktsmøderne. b. Under punktet økonomi: Ved godkendelse af budget nævnes herunder fastsættelse af kontingent for det kommende år. Budget for efterfølgende år fremlægges til orientering. c. Ved forslag skal stemmeflertal fremgå af dagsordenen (se De Danske Love) d. Rettelser til foregående års landsmødereferat meddeles på Rådsmødet i januar og udsendes sammen med dagsordenerne til forårsdistriktsmøderne, hvor der orienteres. (R167). e. Fuldmagter (se De Danske Love). R167 6