Resultatkontrakt. Vedrørende. Ny IT i turismen - digitalsering af turismeinformation og formidling til regionens gæster

Transkript

1 Resultatkontrakt Vedrørende Ny IT i turismen - digitalsering af turismeinformation og formidling til regionens gæster [ ] UDSAT TIL Journalnummer: Kontraktens parter Region: Region Midtjylland(RM) Regional Udvikling Skottenborg Viborg Ean-nr: Kontaktperson Kontaktoplysninger Operatør: Fonden Midtjysk Turisme Vejlsøvej 51, bygn. O 8600 Silkeborg Karin Buhl Slæggerup CVR. Nr Dansk Bank Reg.nr Kontonr Resumè Dette projekt skal medvirke til et samlet løft for den regionale turisme indenfor IT, omsætning og tilgængelighed af eksisterende og nye turismeprodukter. Der fokuseres i projektet på indsatser med henblik på at skabe meromsætning i afsætningen af regionens turismemæssige produkter og optimere brugen af de nye digitale kommunikationsformer, hvor anvendelsen af e-business og IT-værktøjer samt online marketingværktøjer i de midtjyske turismevirksomheder kan øges. Projektet har fire overordnede formål: - Udvikling af tværmediale databasemodeller og integration i medier - Udvikling og forankring af digital brugerdreven innovation hos midtjyske turismeaktører - Udvikling af digitale kommunikationsredskaber - Vidensformidling og netværksdannelse Regional Udvikling Skottenborg 26, 8800 Viborg

2 Opfølgning pr. 1. september Redegørelse for projektets fremdrift, herunder mål og resultatkrav Der foreligger projektaftaler for samtlige delprojekter i det samlede projekt, og alle delprojekter er igangsat og delvis afsluttet. Som følge af at projektets reelle omfang og projektperiode oprindeligt er skitseret som et to-årigt projekt i ansøgningen sammenholdt med, at projektstarten først lå i begyndelsen af august 2008 på grund af ferie etc. hos relevante projektledere, blev Region Midtjylland pr. 21. september 2009 anmodet om et halvt års udsættelse af projektet, således at projektet afsluttes med en endelig afrapportering af samtlige delprojekter senest Anmodningen blev imødekommet Der er i mellemtiden fremsendt en ny anmodning om yderligere udsættelse. Denne anmodning er foretaget med afsæt i de skitserede planer jfr. delprojekt 1.1. om etablering af et fælles CRM-system (tværmedielle databaser) for de midtjyske destinationer, hvor det er tanken, at der etableres et dialogværktøj, som destinationerne kan anvende i dialogen og samarbejdet med de respektive samarbejdspartnere (business-to-business). Systemet skal ligeledes fungere som værktøj med henblik på intern vidensopsamling. Da der i anbefalingerne i forbindelse med vækstanalysen for den midtjyske turisme ligeledes peges på CRM-systemer som værktøjer til at skabe vækst i turismen i Midtjylland, ønsker operatøren at skabe mest mulig synergi og sammenhængskraft mellem de nuværende og kommende aktiviteter samt at indsatsen følger anbefalingerne i turismens vækstpotentiale. Dette indebærer derfor, at der i udvælgelsen af leverandør samt den fremadrettede proces omkring implementering af systemet hos destinationerne ønskes at tænke i en større sammenhæng med henblik på et system, der kan dække alle aspekter indenfor CRM, og som en følge heraf har operatøren behov for mere tid til denne proces. (Se vedlagte mail til Region Midtjylland, dateret ). Fremdriften for de enkelte delprojekter er: Tværmedielle databasemodeller og integration i medier Delprojekt 1.1 Database Projektledelse blev oprindeligt varetaget af VisitDenmark i tæt dialog med Midtjysk Turisme, men er efterfølgende overgået til Midtjysk Turisme som følge af de skitserede synergier omkring vækstplanen for den midtjyske turisme jfr. ovenstående. Der er igangsat en proces omkring etablering af et brancherelateret CRM-system, hvor der er nedsat en arbejdsgruppe med repræsentanter fra midtjyske destinationer (Destination Djursland, Visit-Aarhus og VisitHerning), og der er indhentet tilbud på etablering af et i første omgang brancherelateret CRM-system. Der er i den forbindelse udpeget en leverandør, som er virksomheden Netcompany, der har leveret en lignende løsning til Visit- Denmark. Delprojekt 1.2 Mobil Turistinformation Projektledelse er varetaget af VisitDenmark i tæt dialog med Midtjysk Turisme og med inddragelse af netværket af digitale informationspiloter (webansvarlige ved turistbureauerne/destinationerne i Midtjylland). Projektet er implementeret og afsluttet august 2009 og resultaterne er præsenteret ved en konference 29. oktober 2009

3 Digital brugerdreven innovation Delprojekt 2 Brugerdreven Innovation Projektledelse er varetaget af innovationshuset Seismonaut i tæt dialog med Midtjysk Turisme. Projektet er afsluttet med en konference primo februar og afrapportering fra leverandøren er modtaget ultimo marts Digitale kommunikationsredskaber Delprojekt 3.1 Digitale stregkoder Projektledelse er varetaget af VisitAarhus. Projektet er lanceret ved et pressemøde i august 2009 med deltagelse af projektets deltagere samt en repræsentant fra Region Midtjylland. Projektet er præsenteret ved en konference 29. oktober 2009 og der er udarbejdet en skriftlig rapport med opsamling af erfaringer primo Delprojekt 3.2. Online spil Kontrakt er indgået med ekstern leverandør Vertic Portals. Projektledelse varetages af Midtjysk Turisme. Der er indgået aftaler med fire destinationer med Destination Djursland som praktisk udførende i forhold til produktion af spillet. Der er produceret og implementeret indhold, og løsningen forventes afsluttet og lanceret i løbet af efteråret Vidensformidling og netværksdannelse En afsluttende konference for samtlige projekter gennemføres ikke som planlagt, idet flere af delprojekterne er præsenteret og formidlet ved andre konferencer og gennem af enkeltstående netværksgrupper. Etableringen af netværket af projektdeltagere er ikke gennemført, idet det har vist sig ikke at være formålstjenligt bl.a. som følge af projekternes forskellige karakter. Der er under de enkelte projekter imidlertid etableret vidensdelingsnetværk samt netværksgrupper til en fortsat forankring og videreudvikling af de opnåede resultater (se beskrivelser ovenfor). Endvidere har netværket af digitale informationspiloter fungeret som erfaringsudvekslingsnetværk på tværs af projekterne. Dette er drøftet med Regional Udvikling under de fælles koordinationsmøderne. Side 3

4 2. Skematisk opfølgning på mål og resultatkrav Mål 1 Udvikling af tværmedielle databasemodeller og integration i medier Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 1.1 Gennemført/antal deltagere. Turismeinformation med Der udvikles en databasemodel til implementering hos de til brug for pilottests. mobiltelefon som testmedie Der udvælges ét til to medier midtjyske destinationer til brug for produktregistrering. Der gennemføres dialogmøder med udvalgte destinationer m.h.p. implementering og pilottest. Databasemodellen implementeres og pilottestes hos udvalgte midtjyske destinationer. Der er udviklet en mobilløsning som kommunikationsværktøj, hvor der indgår turismeinformationsfelter fra VisitDenmarks produktdatabase GuideDanmark (database over turismerelevante produkter som f.eks. attraktioner, overnatningssteder, turistbureauer etc.). Løsningen er implementeret hos 9 destinationer og testet henover sommeren 2009, hvor netværket af Digitale Informationspiloter (webansvarlige på de midtjyske turistbureauer / destinationer) har udgjort en central del. Den resterende del af destinationer med asp-løsninger (VisitDenmarks hjemmesideplatform) har fået løsningen implementeret i løbet af efteråret Resultater og erfaringer er præsenteret ved en konference med 125 deltagere. Brugergeneret indhold med hjemmesider som medie Et system for tværmediel kommunikation (brugeranmeldelser, video, billeder, nemmere adgang til booking) er implementeret hos i alt 12 ud af 19 midtjyske destinationer med aspløsninger (VisitDenmark hjemmesideløsning). Løsningerne omkring brugergeneret indhold drøftes løbende i netværket af Digitale Informationspiloter. Side 4

5 Resultatkrav 1.2 Der udvikles en kundedatabasemodel til implementering hos de midtjyske destinationer til brug for kunderegistrering (CRM-system). Der gennemføres dialogmøder med udvalgte destinationer m.h.p. implementering og pilottest. Databasemodellen implementeres og pilottestes hos udvalgte midtjyske destinationer. Brancherelateret CRMløsning samt business-toconsumer CRM-løsning Opfølgning pr. 1. september 2010 Der er indhentet tilbud og udvalgt leverandør til løsning af systemet. Med henblik på at skabe synergi til den fremtidige vækststrategi for den midtjyske turisme tænkes løsningen i en skala, der kan anvendes af destinationerne i relation til de prioriterede indsatsområder (stærke destinationer, erhvervsturisme samt mersalg). Se også beskrivelse under punkt 1. Løsningen og tilbud om deltagelse forventes præsenteret for de midtjyske destinationer ultimo september, og selve udførelsen og implementeringen ventes foretaget i løbet af 2010 og 1. kvartal Opfølgning pr. 1. marts 2010: Som følge af, at etablering og implementering af mobilløsningen krævede længere tid end først antaget, er opfyldelsen af dette resultatkrav først iværksat ultimo Der ventes på sigt implementering af en business-toconsumer-crm-løsning udviklet i regi af VistiDenmark, hvor der skabes synergi til vækstinitiativet Fra offline til online mod vestdansk turismes primære målgrupper med henblik på at øge kompetenceniveauet omkring kunderelationel markedsføring. Implementeringen ventes foretaget 2. halvår Der er indledningsvist gennemført en workshop i samarbejde med VisitDenmark samt to udvalgte destinationer (Destination Djursland og Visit-Aarhus) m.h.p. udvikling og Side implemente- 5 ring af en brancherelateret CRMløsning med afsæt i VisitDen-

6 Mål 2 Udvikling og forankring af digital brugerdreven innovation hos midtjyske turismeaktører Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 2.1 Gennemført/antal deltagere. Der er gennemført testforløb Der udvikles min. ét værktøj Der gennemføres et testforløb til online brugerdreven innovation. Der afholdes et kick-off møde / workshop m.h.p. introduktion af udviklingsindsatsen og idéudvikling overfor udvalgte midtjyske destinationer. Nye metoder for IT-relateret brugerinddragelse i turismesektoren udvikles og implementeres hos udvalgte midtjyske turismeaktører, herunder inddragelse af gæstebøger, blogs, podcasts og virale film som kommunikationsmetoder. via udvalgte midtjyske destinationer og aktører hjemmesiderer/destinationer for 6 turistbureau- og 5 udvalgte midtjyske aktører (2 attraktioner og 3 overnatningssteder), hvor forskellige dialogværktøjer til brugerinddragelse er implementeret og testet (videooptagelser til egne hjemmesider og YouTube, fotos til Facebook, implementering af brugerskabt indhold direkte på destinationers hjemmesider). Resultaterne af disse testprojekter er præsenteret ved konferencen Turisme 2.0 i februar 2010, hvor der deltog 134 turismeaktører. Der er etableret et et videnserfaringsudvekslingsforum i form af hjemmesiden hvor erfaringer i brug af digitale værktøjer med afsæt i Den Digitale Værktøjskasse (ti digitale gratis værktøjer) debatteres. Resultatkrav 2.2 Erfaringsopsamling og videndeling. Der afholdes et seminar m.h.p. videndeling af de indhentede erfaringer og resultater. Gennemført/antal deltagere. Resultaterne og erfaringerne fra udviklings- og testprocessen samles i en skriftlig rapport. Projektet er afsluttet med seminaret/konferencen Turisme 2.0, hvor resultater og erfaringer blev præsenteret. Herudover blev der gennemført hands-on workshops på dagen. Der deltog 134 turismeaktører i konferencen. Der er som en del af afrapporteringen etableret et videns- /erfaringsudvekslingsforum i form af hjemmesiden (se ovenfor). Alle resultater er samlet i en skriftlig rapport incl. en redegørelse for økonomi, som er afle- Side 6

7 veret ved projektets afslutning. Mål 3 Udvikling af digitale kommunikationsredskaber Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 3.1 Værktøjet udvikles og testes Resultatet af projektet er Der udvikles et digitalt kommunikationsværktøj på udvalgte lokaliteter i Århus. til formid- ling af historiefortælling Resultaterne formidles til den resterende del af Midtjylland. udmøntet i det digitale værktøj for historiefortælling: Hikuins Blodhævn (digitale stregkoder), og blev lanceret ultimo august i forbindelse med Århus Festuge, bl.a. ved et pressemøde med deltagelse af projektdeltagerne samt en repræsentant fra Region Midtjylland. Produktet er et audiomove-drama, hvor gæsten gennem en historiefortælling med afsæt i Vikingetiden via mobiltelefonen føres gennem 12 fysiske lokaliteter i Århus. Brugeren kan enten downloade historien til egen mobiltelefon eller låne en mobiltelefon ved VisitAarhus, der har indkøbt i alt 12 stk. mobiltelefoner til formålet. Konceptet formidles via VisitAarhus officielle hjemmeside, opslag i turistinformationen samt VisitAarhus officielle guide. Konceptet er endvidere afprøvet af netværket digitale informationspiloter medio oktober Resultater og erfaringer blev præsenteret ved konferencen Fremtidens Turismeinformation den med 125 deltagere. Som følge af de opnåede erfaringer i et tværfagligt samarbejde af denne karakter, er der nedsat en netværksgruppe med en repræsentant fra hhv. VisitAarhus, Midtjysk Turisme, Alexandra Instituttet, Moesgaard Museum samt Teater Katapult Side 7

8 Resultatkrav 3.2 Der udvikles et online spil som kommunikationsredskab i forhold til formidling af turismerelevante informationer. Spillet udvikles, implementeres og pilottestes hos udvalgte midtjyske destinationer. med henblik på at sikre den fremtidige udvikling af konceptet. Resultaterne og erfaringerne fra udviklings- og testprocessen er samlet i en skriftlig rapport, der er formidlet til relevante aktører. Herudover er der udarbejdet en økonomisk oversigt. Produktionen med deltagelse af 4-6 partnere er igangsat i marts Der er produceret og implementeret indhold, og løsningen forventes afsluttet og lanceret i løbet af efteråret Mål 4 Vidensformidling og netværksdannelse Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 4.1 Gennemført/antal deltagere. En afsluttende konference Der etableres et netværk med henblik på erfaringsudveksling og videndeling indenfor registrering, formidling af turismerelevante informationer. Der etableres et netværk med repræsentanter fra de enkelte delprojekter. Der afholdes i projektforløbet min. 6 erfaringsudvekslingsmøder. Der afholdes en afsluttende for samtlige projekter gennemføres ikke som planlagt, idet flere af delprojekterne er præsenteret og formidlet ved andre konferencer og gennem af enkeltstående netværksgrupper. Etableringen af netværket af projektdeltagere er ikke gennemført, idet det har vist sig ikke at være formålstjenligt bl.a. som følge af projekternes forskellige karakter. konference m.h.p. præsentation af erfaringer og resultater i de enkelte delprojekter. Der er under de enkelte projekter imidlertid etableret vidensdelingsnetværk samt netværksgrupper til en fortsat forankring og videreudvikling af de opnåede resultater (se beskrivelser ovenfor). Endvidere har netværket af digitale informationspiloter fungeret som erfaringsudvekslingsnetværk på tværs af projekterne. Side 8

9 6.1 Opfølgning på Økonomi Operatøren skal udfylde en kopi af det senest godkendte udgiftsbudget og finansieringsbudget. TABEL 1 - DET AKTUELLE BUDGET Udgiftsbudget Senest godkendte udgiftsbudget Alle beløb er i kroner Total 1) Tværmedielle databasemodeller ) Brugerdreven innovation ) Oplevelsesorienteret ITformidling ) Vidensformidling og netværksdannelse Omkostninger i alt Finansieringsbudget Senest godkendte finansieringsbudget (incl. formidlet timer) Region Midtjylland Partnere Finansiering i alt Hvis operatøren har forslag til ændringer af budgettet, udfyldes nedenstående skema med nyt forslag til budget for hele projektperioden. Hvis ingen ændringer efterlades skemaet blankt. Budgetændringer skal efterfølgende godkendes skriftligt af Region Midtjylland for at være gyldige. TABEL 2 - FORSLAG TIL NYT BUDGET Udgiftsbudget Forslag til nyt budget pr. 1. september 2010 (incl formidlet timer) Alle beløb er i kroner Total 1) Tværmedielle databasemodeller ) Brugerdreven innovation ) Oplevelsesorienteret ITformidling ) Vidensformidling og netværksdannelse Omkostninger i alt Finansieringsbudget Opdateret finansieringsbudget pr. 1. september 2010 (incl. formidlet timer) Region Midtjylland Partnere* * * * * Finansiering i alt Side 9

10 Operatøren skal udfylde udgiftsbudget og finanseringsbudget med oplysninger om afregnet forbrug pr. 1. september Det er således faktisk foretagne udbetalinger og modtagne indbetalinger, der skal anføres. På grund af den tidsmæssige forskydning mellem afholdte udgifter og modtagelse af finansiering vil dette typisk medføre, at totalen i skemaerne bliver forskellige. TABEL 3 - AFREGNET FORBRUG Udbetalingsregnskab Oplysninger om afregnet forbrug pr. 1. september 2010 udfyldes af operatøren Udbetalinger (i 1000 kr.) År 20xx År 20xx År 20xx År 20xx Total Brug udgiftskategorier, der er godkendte i udgiftsbudgettet i resultatkontrakten. Total Indbetalinger Oplysninger om finansiering pr. 1. september udfyldes af operatøren Indbetalinger (i 1000 kr.) År 20xx År 20xx År 20xx År 20xx Total Brug opdeling i finansieringsplan, der er godkendt i resultatkontrakten. Total Opdeling af midler og timer på partnere. *Opgørelse over partnernes del i projektet: Total 1) Tværmedielle databasemodeller VisitDenmark kontant Timer Partnere kontant ) Brugerdreven innovation Timer destinationer/øvrige Partnere kontant ) Oplevelsesorienteret IT-formidling Timer destinationer/øvrige Partnere kontant VisitDenmark kontant Side 10

11 4) Vidensformidling og netværksdannelse Ialt Side 11