Uddrag af Forretningsorden for Banedanmark

Transkript

1 Uddrag af Forretningsorden for Banedanmark 13. Aftaleindgåelse 13.1 Koncerndirektionen kan ved underskrift af mindst to medlemmer af koncerndirektionen eller af et medlem af koncerndirektionen sammen med enten en direktør, der ikke er medlem af koncerndirektionen, eller en områdechef tegne virksomheden i alle forhold udadtil under overholdelse af statens bevillingsregler og virksomhedens bevillingsmæssige rammer Koncerndirektionen kan uddelegere denne kompetence inden for rammerne fastsat i forrretningsordenen. Områdernes bemyndigelse til at forpligte virksomheden på væsentlige aktivitetsområder fremgår af forretningsordenens bilag 1 og Dispositioner, der ligger over de bemyndigelsesgrænser, der i forretningsordenens bilag 2 er fastsat for områdechefer og direktører, der ikke er medlem af koncerndirektionen, skal forelægges koncernedirektionen via Direktionssekretariatet. Ved forelæggelsen skal den direktør eller områdechef, der forelægger kontrakten, udarbejde en indstilling til koncerndirektionen, jf. forretningsordenens bilag 3. Indstillingen underskrives af den ansvarlige direktør eller områdechef, der ønsker at foretage en disposition Dispositioner, der ikke skal forelægges koncerndirektionen, kan foretages i henhold til de for området fastsatte regler, jf. forretningsordenens bilag 1 og 2. Direktionssekretariatet Telefon Telefax Journalnr. Amerika Plads København Ø Direkte kja@bane.dk Notat Side 1(5)

2 Særlige bestemmelser om aftaleindgåelse i forlængelse af fornyelsesplanen 13.5 Ved koncerndirektionens godkendelse af fornyelsesplanen for de næste tre år tager koncerndirektionen samtidigt stilling til, for hvilke af de enkelte projekter, der er indeholdt i fornyelsesplanen, koncerndirektionen vil give bemyndigelse til de relevante områder til at indgå de aftaler, som er en udmøntning heraf. Fornyelsesplanen skal derfor ledsages af de pågældende områders indstilling om, til hvilke projekter områderne ønsker koncerndirektionens bemyndigelse ved forelæggelsen af planen, og til hvilke projekter områderne vil søge koncerndirektionens bemyndigelse ved en senere forelæggelse. Projekterne forelægges i henhold til bemyndigelsesgrænserne i forretningsordenens bilag 2. Projekter, der endnu ikke har nået programfasen, skal forelægges koncerndirektionen på ny, inden de overgår til programfasen, ligesom projekter, der vurderes at indeholde væsentlige planlægningsmæssige eller økonomiske risici, skal forelægges koncerndirektionen, uanset hvilken fase de har nået For hvert projekt, hvor områderne indstiller til koncerndirektionen, at der gives bemyndigelse til områderne til at indgå de aftaler, der er en udmøntning heraf, skal indstillingen ledsages af en detaljeret projektbeskrivelse (herunder redegørelse for projektets finansiering), der kan danne grundlag for koncerndirektionens godkendelse af indstillingen. Projektbeskrivelsen skal vedlægges, uanset om bemyndigelsen søges i forbindelse med forelæggelsen af fornyelsesplanen eller ved en senere forelæggelse Fordyrelser på projekter skal håndteres i overensstemmelse med de fastlagte eskaleringsprincipper. Dette indebærer bl.a., at såfremt et projekt angivet på fornyelsesplanen ved en aftaleindgåelse fordyres med mere end 10 % eller over 10 mio. kr., skal koncerndirektionen godkende aftaleindgåelsen i overensstemmelse med bevillingsreglerne for forlæggelse for Finansudvalget. Særlige bestemmelser om aftaleindgåelse i forlængelse af Signalprogrammet, København Ringsted og Ringsted Femern Banen 13.8 Ved koncerndirektionens godkendelse af Signalprogrammets og København Ringsteds årsbudget samt Ringsted Femern Banens interne årsbudget tager koncerndirektionen samtidigt stilling til, hvilken særlig bemyndigelse der tildeles til udmøntning af projekter, der er indeholdt i budgettet. Koncerndirektionen tager for hvert enkelt projekt stilling til den særlige bemyndigelse, den vil give. Årsbudgetterne for hhv. Signalprogrammet og København Ringsted og det interne årsbudget for Ringsted Femern Banen skal derfor ledsages af en indstilling om, hvilke projekter man ønsker koncerndirektionens bemyndigelse til at indgå. Fordelingen af udgifterne i det enkelte projekt henover de enkelte år, hvor projektet udføres, skal fremgå af indstillingen. Desuden oplyses det, hvilke projekter man vil søge koncerndirektionens bemyndigelse til ved en senere forelæggelse. Side 2(5)

3 Bilag 1 Områdernes bemyndigelse til at foretage dispositioner Hovedprincip De dispositionsberettigede kan kun indgå aftaler inden for det af koncerndirektionen godkendte årsbudget og dermed det af koncerndirektionen godkendte budget for den dispositionsberettigede, ligesom aftaler kun kan indgås af de dispositionsberettigede indenfor de af koncerndirektionen godkendte planer. Indgåelse af aftaler, der beløbseller tidsmæssigt rækker ud over det af koncerndirektionen godkendte årsbudget eller som ikke er indeholdt i planer, som koncerndirektionen tidligere har godkendt, kan således alene indgås af koncerndirektionen. Dispositioner, der kun kan foretages af koncerndirektionen, underskrives af mindst to medlemmer af koncerndirektionen eller af et medlem af koncerndirektionen sammen med enten en direktør, der ikke er medlem af koncerndirektionen, eller en områdechef. Dispositioner til og med bemyndigelsesgrænsen for direktører, der ikke er medlem af koncerndirektionen, samt områdechefer kan underskrives af den dispositionsberettigede. Strategiske samarbejdsaftaler Strategiske samarbejdsaftaler/alliancer skal altid forelægges koncerndirektionen til godkendelse. Løn- og personaleforhold Aftaler vedr. løn- og personaleforhold, der skønnes at afvige fra hvad der er sædvanligt for virksomheden, skal forinden indgåelse godkendes af HR-direktøren. Aftaler, der indgås for at sikre fastholdelse af særligt kritiske nøglepersoner, skal godkendes af HR-direktøren. Forelæggelse af aktstykker Alle nye projekter med en samlet udgift på 60 mio. kr. og derover, der relaterer sig til anlæg eller fornyelse, herunder rådighedspuljerne, skal forelægges Finansudvalget. Disse aktstykker skal forinden forelæggelse for Finansudvalget forelægges koncerndirektionen til godkendelse. Der henvises endvidere til proces om aktstykkeprocessen i virksomhedens kvalitetsledelsessystem Tracé. Forelæggelser for koncerndirektionen vedr. indkøb Forelæggelse af dispositioner/aftaler vedr. indkøb til godkendelse i koncerndirektionen skal ske, når kontraktværdien ligger over bemyndigelsesgrænserne for direktører, der ikke er medlem af koncerndirektionen, samt områdechefer, i henhold til de relevante procesbeskrivelser i virksomhedens kvalitetsledelsessystem Tracé, samt under overholdelse af nedenstående retningslinjer. rne fremgår af forretningsordenens bilag 2. Side 3(5)

4 Følgende indkøbsdispositioner skal forelægges: Udbudsstrategien for projektet skal forelægges til godkendelse, forinden udbudsforretning/indkøb kan igangsættes. Beslutningen om tildeling af kontrakt skal forelægges til godkendelse, forinden meddelelse herom kan offentliggøres. Kontraktunderskrift vedr. kontrakter, der skal underskrives af koncerndirektionen Forelæggelser for koncerndirektionen skal ske ved anvendelse af indstillingsnotatet i forretningsordenens bilag 3. Indstillingsnotatet skal fremsendes til Direktionssekretariatet. ved udvidelser af eller ændringer til eksisterende kontrakt Aftaler om kontraktudvidelser over bemyndigelsesgrænsen for direktører, der ikke er medlem af koncerndirektionen, samt områdechefer, jf. bilag 2, skal forelægges koncerndirektionen til godkendelse. Aftaler om kontraktudvidelser under bemyndigelsesgrænsen for direktører, der ikke er medlem af koncerndirektionen, samt områdechefer, jf. bilag 2, kan indgås i henhold til de for områderne gældende regler under forudsætning af, at den samlede værdi af den eksisterende kontrakt, kontraktudvidelsen, samt eventuelle tidligere indgåede kontraktudvidelser ligger indenfor det aftalte budget for det område eller det projekt, kontrakten vedrører. Hvis den oprindelige kontrakt blev underskrevet af koncerndirektionen, skal området, der indgår aftalen om kontraktudvidelse, orientere koncerndirektionen om indgåelsen af aftalen om kontraktudvidelse. Området orienterer herom i et bilag til managementrapporten til førstkommende direktørgruppemøde efter indgåelse af aftalen om kontraktudvidelse. Der skal kort orienteres om udvidelsesaftalens indhold, summen på udvidelsesaftalen, samt totalsummen på den oprindelige kontrakt og udvidelsesaftalen, herunder eventuelt tidligere indgåede udvidelsesaftaler. Er der tale om en udvidelsesaftale i forbindelse med udførelsen af et anlægs-, fornyelses- eller vedligeholdelsesprojekt, oplyses det endvidere, om totalsummen kan holdes indenfor projektets budget / aktstykke. Udnyttelse af optioner og rammeaftaler Udnyttelse af optioner og indkøb under rammeaftaler skal forelægges koncerndirektionen, hvis værdien af optionen/aftalen om udnyttelse af en rammeaftale overstiger bemyndigelsesgrænserne, jf. bilag 2. rne gælder ikke ved indgåelse af aftaler om intern handel i virksomheden. Side 4(5)

5 Bilag 2 r Hvor ikke andet fremgår af individuelle delegerede bemyndigelser gælder følgende bemyndigelsesgrænser, uanset om igangsættelse af et projekt tidligere er blevet godkendt af koncerndirektionen: Disposition 1 Køb af varer og tjenesteydelser 2 Salg af varer og tjenesteydelser for virksomheden 3 Køb af anlægsog byggearbejder 4 Salg af fast ejendom 5 Udlejning af fast ejendom 6 Salg af andre materielle og immaterielle anlægsaktiver 7 Leje- og leasingaftaler 8 Anlæggelse og anke af rets- og voldgiftssager og indgåelse af forlig vedr. samme for direktører, der ikke er medlem af koncerndirektionen, samt områdechefer for sektionschefer / projektchefer for projektledere / vedligeholdelsesledere Bemærkninger 10 mio. kr. 5 mio. kr. 1 mio. kr. Grænsen relaterer sig til den samlede værdi i kontraktens løbetid. 5 mio. kr. 1 mio. kr. 0 kr. Ved nye forretningsområder, skal koncerndirektionen godkende dispositioner over 5 mio. kr. 20 mio. kr. 10 mio. kr. 5 mio. kr. Grænsen relaterer sig til den samlede værdi i kontraktens løbetid. 3 mio. kr. 0 kr. 0 kr. Regler om salg af statens ejendom skal følges. 10 mio. kr. 5 mio. kr. 0 kr. Grænsen relaterer sig til den samlede værdi i kontraktens løbetid. Udlejning af ejendomme skal følge proces i Tracé. 10 mio. kr. 5 mio. kr. 0 kr. Ved salg af anlægsaktiver, der tilsammen udgør en helhed eller fungerer samlet, er det den samlede bogførte værdi eller samlede salgspris, der skal lægges til grund. Salg af anlægsaktiver skal godkendes af den områdechef, der forvalter aktivet, efter forudgående aftale med økonomiafdelingen. Salg af brugt materiel og inventar skal ske ved offentlig auktion, medmindre det skønnes, at der ved salg på anden måde kan opnås et større provenu. 10 mio. kr. 5 mio. kr. 0 kr. Indlejning af ejendomme skal følge proces i Tracé. Kun leasingaftaler om operationel leasing, jf. Finansministeriets budgetvejledning, kan indgås. 10 mio. kr 5 mio. kr. 0 kr. Grænsen relaterer sig til værdien af sagsgenstanden Alle beløb baseres på forpligtelsens samlede værdi. rne gælder også ved hensigtserklæringer eller lignende forhåndstilsagn. Side 5(5)