Resultatkontrakt. Vedrørende. Modtagelse og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft II. 1. marts februar 2014 Journalnummer:

Transkript

1 Resultatkontrakt Vedrørende Modtagelse og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft II 1. marts februar 2014 Journalnummer: Kontraktens parter Region: Region Midtjylland(RM) Regional Udvikling Skottenborg Viborg Ean-nr: Kontaktperson: Bent B. Mikkelsen Kontaktoplysninger: bent.mikkelsen@ru.rm.dk tel: Operatør: Erhverv Aarhus Pakhus 13 Nordhavnsgade Aarhus C Kontaktperson: Bente Steffensen CVR. Nr Bankoplysninger: Danske Bank, Kannikegade 4-6, 8000 Aarhus, Konto.nr Resumé Projektet skal bidrage til at styrke Region Midtjyllands position i en global kontekst i forhold til at øge virksomhedernes konkurrenceevne og optimere virksomhedernes muligheder for vækst. Projektet skal lette modtagelsen og øge fastholdelsen af udenlandsk arbejdskraft gennem integration af arbejdstageren og den medfølgende familie såvel i, som uden for arbejdstiden. Tillige skal samfundet modnes til global åbenhed. Projektet er regionalt og vil have fokus på aktiviteter på såvel lokalt som regionalt niveau. Hovedaktiviteter vil være professionelle og sociale netværk både for virksomheder, arbejdstagere og familien aktivering af medfølgende ægtefæller ægtefællejob, netværksdannelse, karriere og iværksætteri optimering af borgerservice erfaringsudveksling, information og effektivisering af processer integration i lokalsamfundet - formidling af lokale tilbud samt samarbejde med lokale foreninger o.l. markedsføring nyhedsformidling samt profilering af projektet og Region Midtjyllands status som arbejdsdestination for udenlandske arbejdstagere Regional Udvikling Skottenborg 26, 8800 Viborg

2 projektet skal sikre koordinering til øvrige relevante projekter; AU Career og VIA University College. Projektet skal sikre en bred geografisk forankret, koordineret indsats for Region Midtjylland med værdi for både virksomheder, offentlige institutioner og samfundet. Desuden skal projektets aktiviteter bidrage til at: Region Midtjylland i 2030 er en international vækstregion i et sammenhængende Danmark; Arbejdsstyrken skal stige fra til og andelen af udenlandske borgere med opholdsgrundlag til erhverv skal udgøre 1.5 % af befolkningen. Side 2

3 Opfølgning pr. 1. marts Redegørelse for projektets fremdrift, herunder mål og resultatkrav Projektets organisering består af flere niveauer for at sikre den endelige forankring af udviklede initiativer. Projektet rummer en følgegruppe, en regional partnergruppe, 12 arbejdsgrupper og derudover lokale former for organisering, såsom Advisory Board, styregruppe mm. Det tværregionale samarbejde gennem arbejdsgrupperne styrker både videndeling og giver forståelse for lokale udfordringer. Jf. møder mellem Leadpartner og lokale partnere, er organisering af projektet med tværregionale arbejdsgrupper, projektets bedste initiativ. Udover at gennemføre en lang række aktiviteter af høj kvalitet målrettet erhvervslivet, offentlige institutioner, internationale medarbejdere, samt danskere med et internationalt mindset indenfor projektets rammer, deltager projektet aktivt i fastsættelse og deltagelse i en ambitiøs dagsorden mht. modtagelse og fastholdelse af international arbejdskraft. Dette gøres gennem deltagelse i en lang række netværksmøder og arbejdsgrupper på lokal, regional og national plan. Her kan bl.a. nævnes en ændring af lovgivning omkring udstedelse af CPR-nummer og sundhedskort, samt lifeindenmark.dk som projekt I og II i flere år har advokeret for. Bortset fra enkelte afvigelser, følger projektet både budget og beskrevne delmål. I ansøgning blev projekt 'Markedsføring af Danmark med henblik på tiltrækning af højtuddannet udenlandsk arbejdskraft' under Fonden til Markedsføring af Danmark (M-Fonden) beskrevet som en samarbejdspartner, samt kilde til medfinansiering i form af kontante statslige tilskud. Delprojekt Talent Attraction har en særlig indsats ifm. employer place branding og tiltrækning, modtagelse og fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft i SMV'er. M-fondens ansøgere er ESFM-projektpartner Aarhus Kommune ism. Copenhagen Capacity, som er leadpartner. Aarhus Kommune har valgt at Erhverv Aarhus/International Community er den udførende part af selve de praktiske opgaver som Aarhus Kommune har påtaget sig. I den forbindelse er der indgået en skriftlig aftale mellem parterne. Ansøgning blev sendt ind d. 20. september 2011 med en forventning om en endelig bevilling i november Ansøgningsprocessen har været langvarende, hvor M-Fonden løbende har stillet nye krav til ansøgning, samt budget. På trods af mange henvendelser til fonden blev det endelig Side 3

4 tilsagnsbrev først modtaget d. 28. november Heri fremgår det at der er bevilliget DKK 4,7 mio, frem for DKK 6 mio., til indsatser specifik for Region Midt. I den forløbne periode er der sket særligt store fremskridt i forbindelse med delprojekt Talent Attraction. Enkelte delmål indenfor dette delprojekt er dog endnu ikke nået pga. det sene tilsagn fra Markedsføringsfonden af Danmark, hvilket også er den direkte årsag til projektets ansøgning om forlængelse af projektperioden. Ansøgningen er blevet godkendt af Erhvervsstyrelsen i juli måned. Forlængelsen har en konsekvens for halvårsbudgetterne, som indebærer at der er foretaget ændringer af: fordelingen af udgifter på udgiftskonti fordelingen af udgifter mellem de enkelte projektperioder fordelingen af finansiering på finansieringskonti fordelingen af finansiering mellem de enkelte projektperioder Det samlede bevilgede tilskud fra Den Europæiske Socialfond er uændret, i alt DKK 15 mio. På baggrund af forlængelsen vil projektet henvende sig til Region Midt med forslag om nye deadlines på enkelte delmål, eksempelvis den resultatkrav 1.1; 1.2 og Skematisk opfølgning på mål og resultatkrav Mål 1 Definér mål 1 vedrørende effekter Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav % af virksomheder, som har været i kontakt med projektet, skal vurdere, at det er blevet lettere at modtage og fastholde udenlandsk arbejdskraft som følge af gode rammevilkår Resultatkrav 1.2 Undersøgelse evt. i forbindelse med evaluering af indsatsen Der følges op 1. marts Der anmodes om ændring af deadline til d. 31. august 2014, således at evaluering falder sammen med projektafslutning jf. godkendt forlængelse. 80 % af alle adspurgte virksomheder i Region Midtjylland skal vurdere, at Undersøgelse evt. i forbindelse med evaluering af indsatsen Der følges op 1. marts Der anmodes om ændring af Side 4

5 rammevilkårene for at ansætte udenlandsk arbejdskraft er gode, og at disse rammevilkår er afgørende for at virksomhedens udenlandske medarbejdere kan fastholdes deadline til d. 31. august 2014, således at evaluering falder sammen med projektafslutning jf. godkendt forlængelse. Mål 2 Definér mål 2 vedrørende ydelser Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 2.1 Der skal gennemføres en midtvejsevaluering inden marts 2013 Evalueringen fremsendes Midtvejsevaluering er indsendt. Resultatkrav 2.2 Der skal gennemføres en slutevaluering inden marts 2014 Evalueringen fremsendes Fremsendes pr. 1.marts 2014 Der anmodes om ændring af deadline til d. 31. august 2014, således at evaluering falder sammen med projektafslutning jf. godkendt forlængelse. Resultatkrav 2.3 Der skal udarbejdes en implementeringsplan inden marts 2013 Implementeringsplan fremsendes Implementeringsplan er indsendt. Resultatkrav 2.4 Der skal gennemføres minimum 2 partnermøder pr. halvår (i alt 8) Indbydelser og deltagerlister skal foreligge Inden projektstart er der afholdt en række bilaterale møder samt telefonmøder. Derudover er der afholdt en lang række forberedende møder. Siden projektstart, er der afholdt 8 møder i den regionale partnergruppe - d. 14. Marts d. 16. April 2012 Side 5

6 - d. 6. Juni d. 5. september d. 19. november d. 5. december d. 6. marts d. 10. juni 2013 Indbydelser, deltagerlister og referater foreligger. Derudover har projektpartnere afholdt et møde d juni 2013, hvor bl.a. forankring af projektets resultater blev drøftet. Resultatkrav 2.5 Der skal afholdes 100 møder for udenlandsk arbejdstagere og deres familier om skat, faglig organisering, banker samt diverse fritids- og kultur institutioner m.fl. Indbydelser og deltagerlister skal foreligge Der er gennemført en lang række aktiviteter af høj kvalitet. Siden projektstart er der i alt er afholdt infomøder af både faglig og social karakter med mere end deltagere. Jf. succeskriterieskema fra ERST har projektet opnået et højere antal deltagere til færre møder, hvilket er et udtryk for økonomisk ansvarlighed. Resultatkrav 2.6 Der skal afvikles 70 mentorforløb Kopi af godkendte aftaler skal foreligge, samt en kort beskrivelse af formål med, og resultaterne af de enkelte forløb skal opsamles Der er afholdt en lang række uformaliserede mentorforløb, særligt på det sociale plan. Pt. arbejdes der på udvikling af en endelig model for hhv. professionelt og socialt mentorforløb. Derudover undersøges mulighed for udvikling af mentorforløb virksomheder imellem, således at store virksomheder kan Side 6

7 agere mentor for SMVer, som ønsker at rekruttere international arbejdskraft. I alt er der afholdt 23 arrangementer med knap deltagere. Mentorforløbene har ikke kun eksisteret af 1-til-1, men også af 1-til-flere. Resultatkrav 2.7 Der skal afvikles 80 åbent hus arrangementer i samarbejde med forskellige foreninger, kulturliv m.fl. Annoncering og deltagerliste Der er afholdt 38 arrangementer med fokus på foreningsliv med knap deltagere. I ansøgning har projektet beskrevet åbent hus arrangementer, hvor lokale foreninger inviterer udenlandsk arbejdskraft. Det har vist sig at den udenlandske arbejdskraft ikke deltager i denne type af arrangementer. Særligt fordi målgruppen ikke har en indgående forståelse af det danske foreningslivs status som hjørnesten i det danske samfund. For ikke at miste lokale foreningers interesse i et samarbejde, er antallet af åbent hus arrangementer tilpasset. Der er dog kompenseret for gennem en mere håndholdt indsats, hvor en 1-til-1 vejledning har vist større succes. Indbydelser og deltagerlister foreligger. Derudover er der gennemført en undersøgelse blandt Side 7

8 foreninger i regionen, for at afdække deres ønsker og behov ift. internationale medlemmer. Resultatkrav 2.8 Der skal afholdes 8 regionale netværksmøder for borgerservice med deltagelse fra samtlige kommuner Indbydelser og deltagerlister skal foreligge Der er afholdt et kick-off møde, samfaldende med midtvejskonferencen i det regionale borgerservicenetværk. Forud for dette møde blev der afholdt bilatereale møder mellem Aarhus Kommunes Borgerserviceenhed, som er tovholder på initiativet, og regionens øvrige borgerserviceenheder. Dermed er der totalt blevet afholdt 11 møder. Der er indledningsvis afholdt lokale møder. Ligeledes er analysearbejdet påbegyndt for at indsamle viden om udviklede services og produkter af de enkelte borgerservice-enheder. Proces- og mødeplan for det fremtidige samarbejde foreligger. Der er arbejdet med to fokuspunkter: - velkomstpakken, som 11 kommuner pt. er gået sammen om - et digitalt webbaseret værktøj med henblik på opbygning af kommunale ambassadørkorps, som alle regionens 19 kommuner er gået Side 8

9 Resultatkrav 2.9 Der skal afholdes 24 møder med fokus på sprogudveksling og sproglige kompetencer Indbydelser og deltagerlister skal foreligge sammen om. Bl.a. Hovedbiblioteket i Aarhus tilbyder hver mandag en sprogcafe - eller gensidig sprogudveksling, som det også kaldes. Der har været afholdt i alt 35 sprogcaféer på regionalt plan med knap deltagere. Resultatkrav 2.10 Der skal afvikles 28 virksomhedsnetværksmøder herunder formidling om mulighederne ved ansættelse af internationale kompetencer Indbydelser og deltagerlister skal foreligge Der er oprettet et regionalt virksomhedsnetværk, ligeledes et lokalt netværk i Østjylland. I alt er der er afholdt 25 møder på med 759 deltagere. Derudover afholdes en lang række bilaterale møder mellem projektet og virksomheder i regionen. På disse møder fremhæves mulighederne ved ansættelse af internationale kompetencer. Resultatkrav 2.11 Der skal laves minimum fire beskrivelser hvert halve år (min. 16 i alt) med eksempler på udenlandske arbejdstagere / familie /myndighed/ virksomhed, der har haft gavn af projektet som del af projektets markedsføringstiltag Case historier skal fremsendes Se venligst vedhæftede case stories: - CASE 1: , Donglink.com, iværksætteri - CASE 2: artikel i Horsens Folkeblad, maj 2013: Horsens har fået smag på verden - CASE 3: artikel i Ugeavisen Struer, juli 2013: Inviter verden indenfor - CASE 4: artikel i HR Chefen, Side 9

10 august 2013: Netværk fastholder internationale medarbejdere Mål 3 Definér mål 3 vedrørende organisering Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 3.1 Der skal inden 1. september Et godkendt kommissorium 2012 nedsættes en fremsendes i forbindelse med følgegruppe og udarbejdes et kontraktopfølgningen kommissorium Der er nedsat en følgegruppe bestående af: - Bent Mikkelsen, Region Midtjylland (repræsentant for Region Midtjylland) - Peer H. Kristensen, Visit Aarhus (repræsentant for Vækstforum) - Maria Nørby, Styrelsen for Fastholdelse og Rekruttering (repræsentant for offentlig myndighed på national niveau) - Peter Kjær, A/S Schouw & Co. (repræsentant for erhvervslivet, arbejdsgivere) - Karina Boldsen, Vestas Wind Systems A/S (repræsentant for erhvervslivet, arbejdsgivere) - Tine Horwitz, Consortium for Global Talent (repræsentant for erhvervslivet, arbejdsgivere) - Gert Nielsen, DJØF (repræsentant for arbejdstagere) - Birger Mortensen, KL (repræsentant for kommuner) Side 10

11 Resultatkrav 3.2 Der skal inden 1. september 2012 udarbejdes et kommissorium for projektets partnergruppe Resultatkrav 3.3 Der skal indgås kontrakter med alle partnere i projektet Et godkendt kommissorium fremsendes i forbindelse med kontraktopfølgningen Samlet opfølgning fra alle partnere indsendes af leadpartner samlet hvert halve år. - Henrik Hansen, VIBORGegnens Erhvervsråd (repræsentant for erhvervsserviceenheder) - Carsten Hother Jensen, Infocenter Struer (repræsentant for borgerserviceenheder) - Bente H. Steffensen, Erhverv Aarhus (repræsentant for Erhverv Aarhus som værende projektansvarlig) Kommissorium for følgegruppen foreligger og et følgegruppemøde blev afholdt d. 8. april Referat foreligger. Kommissorium for den regionale partnergruppe foreligger. Der er indgået partnerkontrakt med tilhørende standardvilkår med projektets partnere. Alle partnere har modtaget en identisk kontakt. Kontrakter og tilhørende standardvilkår foreligger. Mål 4 Definér mål 4 vedrørende ressourcer Resultatkrav Målemetode Opfølgning Resultatkrav 4.1 Side 11

12 Forbruget skal følge det budgetterede jf. punkt 6 Der fremsendes en oversigt over det procentuelle forbrug i forhold til det budgetterede Der er i denne periode blevet rettet op på sidste periodes underforbrug. Difference på det afrapporterede og det budgetterede er for indeværende periode 10,16 % (overforbrug) og 4,38 % (overforbrug) for hele projektperioden. Dermed overholder projektet det samlede budget med afvigelser indenfor 10% afvigelsesmargin. I perioden er der et minimalt overforbrug ift. afvigelsesmarginen, hvilket skyldes den ekstra indsats på Talent Attraction. 3. Opfølgning på Økonomi I periode 3 er forbruget på udgiftskontiene blevet afstemt med budgettet, så projektet nu følger budgettet meget tæt. Der er ligeledes gjort tiltag, der understøtter, at projektet også i de sidste to periode vil kunne overhold budgetrammen, bl.a.: Der er blevet tilført flere ressourcer på delprojektet Talent Attraction for at kunne indhente forsinkelsen Lead partner har ansøgt om og modtaget forlængelse af projektperioden på 6 måneder Lead partner modtager månedlige indrapporteringer fra projektpartnerne Hver måned er hver projektpartner forpligtet til at indsende afrapportering for afholdte udgifter. Lead partner følger op på disse ved at sammenholde afrapporteringen med partnerens budget. Såfremt der er en afvigelse, skal denne redegøres for til Leadpartner, med en klar plan for hvordan der bliver rettet op på denne afvigelse. Individuelle dialogmøder med projektpartnere Lead partner har afholdt individuelle dialogmøder projektpartnere. Til mødet deltog partnerens projektleder, samt projektansvarlig, hvor projektets fremgang og budget blev drøftet. Formålet med disse dialogmøder var at skabe sikkerhed for at det samlede budget overholdes. Side 12

13 I projektets opstart var der budgetteret med ikke-allokerede midler. Leadpartner har, i samarbejde med projektpartnere, arbejdet på at få den sidste finansiering på plads. Dermed er projektet fuldt ud finansieret, svarende til DKK 15 mio. Ligeledes er der lagt en plan for prioritering af indsatsområderne, baseret på opnåede erfaringer i projektet, som vil blive finansieret af disse fhv. ikke-allokerede midler. Dermed forventer Leadpartner fortsat, at det samlede budget vil blive forbrugt og med en afvigelse på det samlede forbrug i forhold til det budgetterede på 4,38 % ser projektet ingen grund til at indsende forslag til nyt budget på nuværende tidspunkt. TABEL 1 - DET GODKENDTE BUDGET Udgiftsbudget Senest godkendte udgiftsbudget Total , , , , , , , , , , , , , , , , , , Finansieringsbudget Senest godkendte finansieringsbudget Total , , , , , , , ,57 0, , , , , , , , , , , ,76 0, , , , , , , Bemærk, at der i finansieringsbudgettet for 2013 figurerer ,76 på konto 964. Dette skyldes dels at afrapporteringsperioderne ligger skævt i forhold til kalenderårene, hvorfor vi bliver nødt til at operere med et gennemsnit af såvel udgifter som finansiering, dels fordi der efter seneste afrapportering er kommet flere kontante midler til finansieringen af projektet. Side 13

14 TABEL 2 AFREGNEDE UDGIFTER OG MODTAGET FINANSIERING Udgiftsregnskab Oplysninger om afholdte udgifter pr. 1. marts 2013 Udbetalinger År 2012 År 2013 År 2014 Total , ,45 0, , ,11 0, , ,32 0, , ,75 0, , ,33 0, Total Finansieringsregnskab Oplysninger om modtaget finansiering pr. 1. marts 2013 Indbetalinger År 2012 År 2013 År 2014 Total , , ,74 0, , ,25 0, , ,02 0, , ,89 0, , , , Total , TABEL 3 - FORSLAG TIL NYT BUDGET Hvis operatøren har forslag til ændringer af budgettet, udfyldes nedenstående skema med nyt forslag til budget for hele projektperioden. Budgetændringer skal efterfølgende godkendes skriftligt af Region Midtjylland for at være gyldige År 2012 År 2013 År 2014 Total - Total Side 14

15 Finansieringsbudget Forslag til nyt finansieringsbudget pr. 1. september 2012 År 2012 År 2013 År 2014 Total Total Side 15