Referat af organisationsbestyrelsesmøde onsdag 28. september 2016 kl i fælleshuset Landbogården, Nørregade 49, Ejby.

Transkript

1 Boligforeningen Lillebælt Bestyrelsen Referat af organisationsbestyrelsesmøde onsdag 28. september 2016 kl i fælleshuset Landbogården, Nørregade 49, Ejby. Til stede var: Alex Gren (AG), Karin Gregersen (KG), Paw Nielsen (PW), Lis Frankfurth (LF), Lene Jensen (L J) Lis Sørensen (LS), Finn Graversen (FG), Ruth Christensen (RC), Birte Just (BJ) og Ole Frankfurth (OF) Afbud: Fra Boligkontoret Danmark: Mogens K. Hansen (MH) Helle Duus Andresen og Trine Grønlund Referent: Trine Grønlund Mødet hævet kl.: Velkomst ved organisationsbestyrelsesformand Alex Gren og en særlig velkomst til Ole Frankfurth. 1. Godkendelse af dagsorden af mødet den og referat af mødet den : Dagsorden af mødet den og referat af mødet den godkendes. 2. Beslutnings- og aktivitetsoversigt Beslutnings- og aktivitetsoversigten er vedlagt Beslutnings- og aktivitetsoversigten tages til efterretning. 3. Orientering ved formanden Formanden orienterer om: Statusmøde med Boligkontoret Danmark den : Orienteringerne tages til efterretning. 1

2 4. Orientering ved administrationen Helle Duus Andresen orienterer om: Skrivelse af til afdelingsbestyrelsesmedlemmerne med information om afholdelse af lokale kurser. Skrivelse af til beboerne i Føns om, at deres antenneanlæg tages ned. Skrivelse af til beboerne i Melfarparken om, at deres MgO-plader vil blive udskiftet fra uge 38 og indtil jul. Forbrugsafdelingen har afholdt møde med vicevært Dan Pedersen og afdelingsformand Kurt Kristiansen i Melfarparken den vedr. opsætning af 10 klimamålere, der vil blive opsat i udvalgte lejemål. I de lejemål, hvor klimamålerne har været opsat, vil der blive udarbejdet en rapport på hvert lejemål, der skal belyse, om der er mulighed for at spare på opvarmningen i boligen. Skrivelse af til de nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer med kort introduktion. Der har været afholdt Åbent Hus i Solvænget 59 i Nr. Aaby den Kort evaluering. Mail til organisationsbestyrelsen og alle afdelingsbestyrelser om, at Jan Olrik er sygemeldt. Ny bestyrelsesoversigt sendt til organisationsbestyrelsen. Der er fremsendt invitation til fællesmøde for afdelingsformænd den kl Der er fremsendt indbydelser til fremtidige kurser for medlemmer af organisationsbestyrelserne, afdelingsbestyrelserne m.fl. Der er fremsendt liste over alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer samt referater fra de 2 sidste års markvandringer til de nyvalgte i alle afdelingsbestyrelserne. Der afholdes 3. kredsmøde den 4. oktober 2016 kl til i Odense : Orienteringerne tages til efterretning. 5. Udlejning Status på boliger i tomgang pr. 1. oktober 2016 (18. august 2016) 1 (1) ledig bolig Østergade (tomgang pr og udlejet pr ) 1 (0) ledig bolig Sønder Alle 72, Strib (tomgang pr og udlejet pr ) 0 (1) ledige boliger i alt pr. 1. oktober : Orienteringerne tages til efterretning. 6. Task Force Bestyrelsen gennemgår opfølgningsskema til beslutninger i relation til Task Forcens forslag til tiltag. Bilag vedlagt. Endvidere fremsendes handlingsnotatet for Boligforeningen Lillebælt. 2

3 : Bestyrelsen gennemgår det vedhæftede opfølgningsskema i forhold til Task Forcens forslag. 7. Foreningsandele Bestyrelsen har haft et ønske om at undersøge muligheden for tilbagebetaling af foreningsandele. Det er en ret stor opgave at identificere, hvilke medlemmer, der har indskudt det beløb, der står i regnskabet som foreningsandele og udgør kr , da datene blandt andet går tilbage til tidligere IT-systemer og en del af medlemmerne er blevet slettet ved oprydning i datasættene. I Middelfart Andelsboligforening har vi mere end 1900 posteringer vedr. foreningsandele. Det koster jf. prisbladet fra kr. til Boligkontorer Danmark pr. udbetaling, alt efter udbetalingsmetode. Da beløbene typisk er kr. pr. medlem, kan det næsten ikke svare sig at udbetale pengene generelt. Det bliver ædt op af administration : Bestyrelsen skal behandle og godkende, at der annonceres i Statstidende, Melfarposten, Ugeavisen Vestfyn samt på Facebook, hvor der meddeles, at medlemmer af det tidligere Middelfart Andelsboligforening kan melde sig ud og få deres foreningsandel tilbagebetalt. 8. Maksimumhuslejer Der er udarbejdet et oplæg til maksimumhuslejer i afdelingerne, se vedhæftede oplæg : Bestyrelsen behandler og godkender maksimumhuslejerne i afdelingerne. 9. Økonomi Renovering af Solgården afdeling 001 På grund af rotter i afdeling 1, på ejendommen beliggende Solvænget 63-85, 5580 Nørre Aaby har rådgiver OBH udarbejdet følgende løsningsforslag. Gulve og køkkener tages ud af lejlighederne og der støbes med beton. Der bliver tapetseret og malerbehandlet i alle rum. Der kommer nye gulve og køkkener i alle lejligheder. Budgettet på dette er anslået til at blive kr inkl. moms og hertil kommer lejetabet frem til færdiggørelse og diverse omkostninger på kr inkl. moms, i alt kr Sagen er tilmeldt som støttet fra Landsbyggefonden og der kommer besigtigelse i : Der indstilles til, at bestyrelsen godkender følgende: Anvendelse af trækningsret kr til projektet. Husleje når boligerne er renoveret med nyt køkken, nymalet og med nye gulve kr. 750 pr. m². Merindtægt årligt på ny husleje kr. 750 pr. m² anslået til kr Ydelse på lån kr svarende til kr om året. 3

4 Finansieres ved kr merindtægt i husleje og kr i årligt støtte fra dispositionsfonden, indtil afdelingen kan klare sig selv. 10. Økonomi Opførelse af Carporte og udhuse i afdeling 007 I afdeling 007, Rønnebærhaven skal der opføres 18 nye carporte med udhuse. Forslaget til opførelse af carportene er i vedligeholdelsesfrit materiale og kræver derfor et minimum af vedligeholdelse. Anskaffelsessummen udgør kr Finansiering: Dispositionsfondslån kr Langtidsplanlægning kr I alt finansiering kr : Bestyrelsen behandler og godkender opførelse af 18 nye carporte med udhuse i Rønnebærhaven i afdeling 007. Inden bestyrelsen godkender opførelsen af carporte, skal bestyrelsen tage stilling til, om projektet skal revurderes. Såfremt organisationsbestyrelsen godkender projektet, skal der afholdes et ekstraordinært afdelingsmøde, hvor afdelingsmødet skal beslutte opførelsen af carporte. 11. Økonomi Renovering af fraflytningsboliger i afdeling 007 Som fremlagt på sidste organisationsbestyrelsesmøde, er der et tiltrængt ønske om renovering af boliger ved fraflytning på adresserne Rønnebærhaven, Kirsebærhaven samt Nørregade 21 B, C & D. Dette kan gøres som set nedenfor i beskrivelsen af projektet. Renoveringerne er økonomisk absolut laveste fællesnævner for et acceptabelt slutprodukt. Fratager man elementer i istandsættelsen, f.eks. nyt køkken, nyt bad, nyt tapet, efterisolering og nyt inventar vil boligen ikke fremstå fuldt renoveret. Når man ser på hvad der skal til for at få boligerne op på et ønsket niveau, vil det medføre at makshuslejen bliver ændret til kr. 850,- Ønsker man at fastholde de kr. 800,- pr. kvadratmeter er der på fem boliger et beløb til rådighed til håndværkerudgifter på kr ,-. Det er ikke økonomi nok til en fuld renovering og det kan derfor kun lade sig gøre at udskifte delelementer. Den resterende del af istandsættelsen vil skulle finansieres af afdelingens henlæggelser. Forslag til renovering boliger ved fraflytning af Rønnebærhaven, Kirsebærhaven og Nørregade 21 Der er behov for renovering i flere af vores boliger. Ved fraflytning ligger der optimal mulighed herfor, da boligen står tom og dermed ikke påvirker beboere, som skal leve i byggerod eller genhuses. Dette minimerer udgifterne til midlertidige sanitære forhold i form af skurvogne eller dyre flytninger og genhusningsboliger, som så skal istandsættes efter endt genhusningsperiode. Der bliver regnet med at der er 5 fraflytninger om året og finansieringen tager udgangspunkt i dette. 4

5 Rønnebærhaven Ejby Boligerne er opført i 1980, men har for nyligt gennemgået en tagrenovering inkl. efterisolering af tagfladen. Tagrum har på nuværende tidspunkt derfor 300 mm isolering. Der er i nyere tid udskiftet yderdøre og vinduer. Indvendigt varierer boligerne, men overordnet er der behov for renovering. Enkelte køkkener er oprindelige. Badeværelser er med få undtagelser fra byggeriets oprindelse. Inventar er oprindeligt (herunder skabe, indvendige døre, fodpaneler, indfatninger). Væggene fremstår med ældre tapet og er kun delvist fornyet. El- og VVS installationerne er oprindelige og kun delvist fornyet. Ønskede aktiviteter ved renovering: Nedrivning af ældre ikke godkendte overdækninger, udestuer, tilbygninger og lignende. Fældning af vildtvoksende træer og buske. Renovering af græsarealer, hække og flisebelægninger. Reparation af udvendigt murværk efter ophæng. Opsætning af nye lofter. Komplet maleristandsættelse med afretning af vægge og nyt tapet. Afslibning af gulve og tre gange lak alternativt pålægning af svømmende trægulv. Montering af nye indvendige døre, indfatninger og fodlister. Montering af nyt skabsinventar. Udskiftning af gulvklinker. Komplet renovering af elinstallation efter gældende regulativ. Delvis renovering af VVS installation herunder nye radiatorer m/føler, montering af varmeveksler og udskiftning af sanitet hvor nødvendigt. Renovering af badeværelse. Option på køkkenrenovering inkl. bryggers. Afdeling , Kirsebærhaven 1-39 Ejby. Der er i nyere tid udskiftet yderdøre og vinduer til træ/alu. Tagrum har på nuværende tidspunkt 200 mm isolering. Indvendigt varierer boligerne, men overordnet er der behov for renovering. Køkkener er gennemsnitligt 15 til 20 år gamle og bør udskiftes. Badeværelser er fra byggeriets oprindelse. Inventar er oprindeligt (herunder indvendige døre, fodpaneler, indfatninger). Væggene fremstår med ældre tapet og er kun delvist fornyet. El- og VVS installationerne er oprindelige og kun delvist fornyet. Ønskede aktiviteter ved renovering: Nedrivning af ældre ikke godkendte overdækninger, udestuer, tilbygninger og lignende. Fældning af vildtvoksende træer og buske. Renovering af græsarealer og flisebelægninger. Reparation af udvendigt murværk efter ophæng. 5

6 Efterisolering af tagrum op til gældende krav (pt 300 mm). Ny gangbro etableres. Opsætning af nye lofter inkl. dampspærre. Komplet maleristandsættelse med afretning af vægge og nyt tapet. Afslibning af gulve og tre gange lak alternativt pålægning af svømmende trægulv. Montering af nye indvendige døre, indfatninger og fodlister. Montering af nyt skabsinventar. Udskiftning af gulvklinker. Komplet renovering af elinstallation efter gældende regulativ. Delvis renovering af VVS installation herunder nye radiatorer m/føler, montering af varmeveksler og udskiftning af sanitet hvor nødvendigt. Renovering af badeværelse inkl. etablering af gulvvarme. Komplet køkkenrenovering inkl. bryggers. Afdeling , Nørregade 21 B, C & D Ejby. Ejendommen er i sin tid ombygget og huser i dag tre lejligheder. Yderdøre og vinduer er af nyere dato og endnu ikke tjenelige til udskiftning. Indvendigt varierer boligerne, men overordnet er der behov for renovering. Nogle køkkener er af ældre dato. Badeværelser er af ældre dato. Inventar er af ældre dato (herunder skabe, indvendige døre, fodpaneler, indfatninger). Væggene fremstår med ældre tapet og er kun delvist fornyet. El- og VVS installationerne er overvejende oprindelige og kun delvist fornyet i forbindelse med ombygningen. Ønskede aktiviteter ved renovering: Komplet maleristandsættelse med afretning af vægge og nyt tapet. Montering af nye lofter. Afslibning af gulve og tre gange lak alternativt pålægning af svømmende trægulv. Montering af nye indvendige døre, indfatninger og fodlister. Montering af nyt skabsinventar. Renovering af elinstallation efter gældende regulativ. Delvis renovering af VVS installation herunder nye radiatorer m/føler, montering af varmeveksler og udskiftning af sanitet hvor nødvendigt. Option på renovering af badeværelse. Option på komplet køkkenrenovering. Generelt Gældende for alle boliger er, at de vurderes individuelt fra gang til gang. Er der f.eks. et nyere køkken og nye hvidevarer udskiftes de ikke. Der må påregnes diverse mindre reparationer af murværk, træværk, rørføringer, installationsgange, forankringer og udluftninger i forbindelse med renovering. Dette vurderes individuelt og vil ofte først kunne afklares som arbejdet skrider frem. 6

7 Ovenstående aktiviteter ses som et minimum niveau baseret på nutidig standart, lovgivning og bestyrelsernes ønsker om istandsættelse. Anskaffelsessum kr Finansiering: Kreditforeningslån 30 årigt kr Anden (egne midler / Bank) kr Istandsættelse ved fraflytning kr Henlæggelser kr I alt finansiering kr Lejeforhøjelse i alt pr. år kr Stigning i procent kr. 23,37% Gennemsnitlig stigning pr. bolig pr. mdr ,-.-, med en sluthusleje på kr. 850,- pr. m2 pr. år. 12. Økonomi Renovering af kviste, molokkere, LED belysning og maling af opgange i afdeling 011 I afdeling 011, Brovejen er der forslag om udskiftning af kviste, opsætning af molokkere, LED beslutning og maling af opgange. Renovering af kviste Udskiftning af 21 kviste og 20 ovenlysvinduer, da eksisterende kviste i tagflader mod øst og nord fremstår udtjente og skal udskiftes. Kvistene er placeret i køkkener og værelser. De eksisterende kviste i køkkener er ikke placeret hensigtsmæssigt. Ved en udskiftning af kvistene, vil det være oplagt at åbne noget mere op, for at få et optimalt udnyttelse af køkkenindretning, bedre dagslys samt optimeret opvarmning ved radiator placeret under kvist. Kvistene tilbageføres til den oprindelig stil som fladtagkviste, som bygningen oprindelig er opført med. Kvistene udføres som udgangspunkt som præfa. Zinkbeklædte kviste isoleret op til gældende krav. Nye vinduer vil være super lavenergi træ/alu vinduer med optimeret lyd egenskaber. Renoveringsarbejderne forventes at omfatte følgende: Demontering af kviste Indbygning af udveksling for bredere kviste i køkken Montering af nye kviste Montering af nye radiatorer under kviste i køkken Udskiftning af ovenlysvinduer i badeværelser og trappeopgange Indvendig snedker/malerarbejde omkr. Kviste og ovenlys Der kan være PCB i vinduesfuger, hvilket vil medføre ekstra omkostninger. Molokkere Der ønskes i afdelingen en bedre håndtering af affaldet, hvor molokkere er løsningen. Molokkere er nedgravede containere til de forskellige typer affald. Det medvirker til en bedre sortering af affaldet og der er heller ikke nogle lugtgener ved denne type affaldscontainer. 7

8 Placering af molokkerne vil blive besluttet senere i forløbet. LED belysning Udskiftning af eksisterende lyskilder til LED i opgange. Maling af opgange Opgangene trænger til at blive malet, og det kan bedre svare sig at få dem alle malet i samme opgang. Afdelingsbestyrelsen har valgt en lysgrå vægfarve. De beløb, der har været afsat til maling af opgange og som ikke har været brug i foregående og indeværende budgetår er medtaget i beregningen. Samlet økonomi for både kviste, molokkere, LED belysning og maling af opgange. Anskaffelsessum: kr Finansiering: Kreditforeningslån 30 årigt kr Dispositionsfondslån kr Langtidsplanlægning kr Gennemsnitlig stigning pr. bolig pr. måned kr Stigning i % 3,44% Stigning pr. m2 pr år kr Nuværende gennemsnitlig leje pr. kr : Der indstilles til, at bestyrelsen godkender renovering af kviste, opsætning af molokkere, LED belysning og maling af opgange i afdeling 011. Såfremt organisationsbestyrelsen godkender projektet, skal der afholdes et ekstraordinært afdelingsmøde, hvor afdelingsmødet skal beslutte renoveringerne. Bestyrelsen skal ligeledes tage stilling til, om kvistene skal meldes til Byggeskadefonden, der er en forsikringsordning med en præmie på 1% af byggesummen. Det medfører lidt større krav til rådgiver, det vil sige lidt større honorar ca. 1%. Det vil medføre en lille huslejestigning i forhold til det fremlagte forslag. 13. Økonomi - Landbogården : Der indstilles til, at bestyrelsen godkender, at Landbogården males og istandsættes for max. kr Såfremt der er mulighed for det, kan viceværterne istandsætte Landbogården i vinterperioden. 14. Økonomi Genhusning vedr. Solgården afdeling 001 Vi har modtaget en henvendelse fra en lejer, der har boet i Solgården og er blevet tilbudt genhusning i Føns i forbindelse med rottesagen i Solgården i afdeling 001. Lejeren ønskede at flytte tilbage til Nr. Aaby, hvor lejeren har fået en bolig i boligforeningen på Margaardvej. I forbindelse med flytningen har det ikke været muligt at leje boligen ud på Fønsvej indenfor frigørelsesperioden, og derfor får lejeren en udgift for juli, august og ½ måneds husleje af september, der tilsammen udgør kr : Der indstilles til, at bestyrelsen behandler og godkender, at lejeren, der har boet i Solgården og pga. rotter måtte genhuses på Fønsvej i Føns ikke skal betale husleje i perioden, hvor 8

9 lejeren er fraflyttet lejemålet på Fønsvej indtil frigørelsestidspunktet. Hvis lejeren var flyttet tilbage til Solgården, ville lejeren ikke blive opkrævet for leje indtil frigørelsestidspunktet. 15. Pendlerordning Middelfart Kommune har henvendt sig og ønsker at der bliver indgået en aftale omkring pendlerordning mellem Boligforeningen Lillebælt og Middelfart Kommune. Der ønskes indgået en aftale om, at pendlere har mulighed for at komme foran på ventelisten i forhold til allerede opnoterede ventelistemedlemmer : Det anbefales, at bestyrelsen behandler og godkendere, at pendlere kan få tilbudt en bolig forud for allerede opnoterede på ventelisten, dog kan pendlere ikke få tilbudt boliger i afdelinger, der har seniorbofællesskaber. Pendlerordningen evalueres efter 1 år. 16. Orientering fra afdelingerne og status på viceværterne Orienterer om afdelingerne og viceværterne. Der er indgået en uddannelsesaftale med Maria Louise Buchholdt Andersen, der er ved at uddanne sig til Ejendomsserviceteknikker. Hun er færdigudlært medio oktober Orientering om LAR-projektet i Bøgeparken : Orienteringerne tages til efterretning. 17. Nyt fra udvalg Nyt fra følgende udvalg: Forretningsudvalg: Der har været afholdt FU-møde den Bygge- og renoveringsudvalg: Byggeudvalgsmødet den er aflyst. Markedsføringsudvalg, herunder nyhedsbrev, hjemmesider og Facebook: Aktivitets, arrangements- og generalforsamlingsudvalg: Bolig- og Livsstilsmesse den og i Middelfart. Visionsudvalg: Næste møde den Målsætningsudvalg: 9

10 Intet nyt at behandle. Flygtningegruppen Råderetsudvalget Fælleshusudvalget : Orienteringerne tages til efterretning. 18. Møderække Der afholdes følgende møderække: Bemærk næste møde, der er aftalt til tirsdag den 25. oktober 2016 kl flyttes til mandag den 24. oktober 2016 kl Torsdag den 3. november 2016 Heldagsseminar Torsdag den 24. november 2016 kl Torsdag den 15. december 2016 kl Eventuelt Bestyrelsens underskrifter: Alex Gren Karin Gregersen Finn Graversen Formand Lene Jensen Paw Nielsen Lis Sørensen Mogens. K. Hansen Lis Frankfurth Ruth Christensen Birte Just Pedersen Ole Frankfurth 10