Strategi for. Hjallerup Markedsforening. Hjallerup Samvirke

Transkript

1 Strategi for Hjallerup Markedsforening og Hjallerup Samvirke (Udarbejdet af Forretningsudvalget for Hjallerup Samvirke og Bestyrelsen for Hjallerup Markedsforening). Side 1 af 9

2 Indholdsfortegnelse: 1. Målsætning 1.1. Hjallerup Samvirkes/Hjallerup Markedsforenings forretningsaktiviteter 1.2. Hjallerup Samvirkes egne fritids- og kulturaktiviteter 1.3. Hjallerup Samvirkes/Hjallerup Markedsforenings deltagelse i andet 2. Økonomisk målsætning, herunder tilskudspolitik 3. Organisation 4. Medlemskab 5. Repræsentantskab/generalforsamling 6. Forretningsudvalget/bestyrelsen 7. Informationspolitik 8. Markedsføringspolitik 9. Frivillige Appendiks 1 Appendiks 2 Forslag til nye vedtægter for Hjallerup Samvirke Forslag til nye vedtægter for Hjallerup Markedsforening Hjallerup Markedsforening er fritaget for moms og skat, og hele overskuddet skal løbende udloddes til almennyttige formål indtjening i Hjallerup Markedsforening kan dermed ikke bruges til at konsolidere sig selv med. Hjallerup Samvirke er momspligtig (for de dele af virksomheden som er momsregistreret, dvs. telte og Kino). Foreningen er i øvrigt skattepligtig af al sin virksomhed og kan derfor opspare til egen konsolidering (jordkøb mv.). I mindre omfang kan der fradrages udlodning til almennyttige formål. Side 2 af 9

3 1. Målsætning Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening skal være den samlende kraft for aktiviteter i Hjallerup. Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening skal være med til at sikre, at der er et rigt udbud af fritids- og kulturaktiviteter for borgere i Hjallerup Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening skal medvirke til byens fortsatte udvikling, således at det er attraktivt at have bopæl i Hjallerup Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening skal gøre det attraktivt at være medlem af foreningen og skal arbejde på at det er attraktivt at være medlem af byens foreninger Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening skal søge politisk indflydelse ved Brønderslev-Dronninglund Kommune og andre offentlige myndigheder med henblik på at realisere sine mål Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening skal arbejde på at varetage medlemsforeningernes interesser Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening skal være med til at sikre at byens borgere høres om byens udvikling Hjallerup Samvirke /Hjallerup Markedsforening skal medvirke til, at byen har et godt omdømme og at byen til enhver tid udvikles Der skal fastsættes forretnings-/aktivitetsmæssige mål for Hjallerup Samvirkes enkelte aktiviteter Hjallerup Samvirkes/Hjallerup Markedsforenings forretningsaktiviteter Hjallerup Samvirkes/Hjallerup Markedsforenings forretningsaktiviteter skal sikre tilstrækkelige finansielle midler til opfyldelse af målsætningen. Forretningsaktiviteterne består i dag af forretningerne Hjallerup Marked og Hjallerup Teltudlejning. Forretningsaktiviteterne kan til enhver tid udvides eller indskrænkes alt efter behov og efter hvordan de udvikler sig. Hjallerup Marked: Hjallerup Markedsforening nedsætter et Markedsudvalg med indtil 12 medlemmer til afvikling af Hjallerup Marked. Medlemmer af Markedsudvalget udpeges efter behov. Markedsudvalget indstiller til Hjallerup Markedsforening, hvem der ønskes udpeget som medlem. Hjallerup Teltudlejning: Hjallerup Samvirke nedsætter blandt medlemmer af Forretningsudvalget et Teltudvalg, der fungerer som bestyrelse for Hjallerup Teltudlejning. Teltudvalget ansætter en daglig ledelse af Hjallerup Teltudlejning. Markedsudvalget og Teltudvalget konstituerer sig selv Hjallerup Samvirkes egne fritids- og kulturaktiviteter Hjallerup Samvirke kan udbyde aktiviteter til fremme af målsætningen. Pt. udbydes følgende: Side 3 af 9

4 - Hjallerup Kino (drift af Hjallerup Kino) - Hjallerup Ridehal/Multihus (bygning til udlejning) - Spejderhus (Bygning til udlejning) - Skove (pt. Byskoven og Tennisskoven) Der er ikke krav om økonomisk overskud i disse aktiviteter, men det tilstræbes at de kan generere tilstrækkelige økonomiske midler til deres egen vedligeholdelse og udvikling. Hjallerup Samvirke skal ikke være konkurrent til byens foreninger, men skal efter behov være med til at øge paletten af aktiviteter. Hjallerup Samvirke kan købe, sælge, lade opføre bygninger o.lign. til fremme af foreningens målsætninger. Til den daglige drift af disse aktiviteter nedsætter Forretningsudvalget, blandt sine medlemmer, udvalg med reference til Forretningsudvalget. De nedsatte udvalg kan vælge at nedsætte underudvalg til løsning af ad hoc opgaver Hjallerup Samvirkes/Hjallerup Markedsforenings deltagelse i andet Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening deltager med økonomisk hjælp og rådgivning i projekter, hvis det fremmer Hjallerup Samvirkes/Hjallerup Markedsforenings målsætning. I det omfang det er omfattet af målsætningen kan Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening have fast/midlertidig repræsentation i andre bestyrelser/fonde mv. Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening kan på samme måde på opfordring medvirke til udpegning af medlemmer til andre bestyrelser. Det forudsættes, at de pågældende foreninger er eller bliver medlem af Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening. Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening tager stilling til ovennævnte fra sag til sag. Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening kan deltage på bestyrelsesniveau i økonomisk eller idémæssigt nødlidende projekter, hvor Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforenings bistand vurderes at være af afgørende betydning. Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening har ingen pligt til at skulle deltage, men nødvendigheden heraf vurderes fra sag til sag. Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening vil tage sine nuværende repræsentationer op til revision. Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening medvirker pt. vedtægtsbestemt i: - Hjallerup Idrætscenters bestyrelse - Fondsbestyrelsen for Kulturhuset i Hjallerup og medvirker herudover i følgende udvalg: - Julebelysningsudvalget - Byudviklingsudvalget Side 4 af 9

5 2. Økonomisk målsætning Der fastsættes økonomisk selvstændige mål for hver af Hjallerup Samvirkes/Hjallerup Markedsforenings forretnings-, fritids-, kulturaktiviteter og andet. Det skal løbende vurderes, om der er yderligere mulighed for at udvikle Hjallerup Teltudlejning, Hjallerup Marked og andre tiltag. Tilskudspolitik: a) Der ydes kun tilskud til formål, der fremmer Hjallerup Samvirkes/Hjallerup Markedsforenings målsætning b) Hjallerup Markedsforening, der er moms og skattefritaget, yder tilskud inden for de rammer, der sikrer at denne status lovgivningsmæssigt kan bibeholdes c) Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening kan deltage med økonomiske midler i såvel anlægsinvesteringer som drift i det omfang det er nødvendigt d) Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening yder normalt højest et tilskud på 50% ved anlægsinvesteringer e) Tilskudsansøgning skal være fulgt af den ansøgende forenings sidste regnskab, budget og vedtægter f) Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening yder normalt ikke tilskud til dækning af konstaterede underskud o.lign. g) Medlemskab af Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening er ikke nødvendig for at modtage tilskud og anden hjælp h) Der kan ydes et mindre tilskud til enkeltpersoner, der har tilknytning til Hjallerup og omegn, i forbindelse med sprogrejse/uddannelse i udlandet og lignende 3. Organisation Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening ønsker en flad organisation, således at det for byens borgere og foreninger er ukompliceret at henvende sig til Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening. Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening vil deltage i andre fora og tage initiativ til andre fora med henblik på at fremme målsætningen. Deltagelse kan ske enten ved at udpege et forretningsudvalgsmedlem eller en anden person udenfor forretningsudvalget. I alle tilfælde har den udpegede som minimum informationspligt overfor Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening. 4. Medlemskab I Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening kan optages foreninger, hjemmehørende i Hjallerup og omegn, og som hovedsagelig tilbyder ydelser til borgerne her. Alle foreninger, der opfylder ovennævnte, kan efter ansøgning blive medlem af Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening. Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening kan afslå medlemskab, eksempelvis hvis foreningens formål eller almindelige virke er uforenelig med Hjallerup Samvirkes/Hjallerup Markedsforenings formålsparagraf og målsætninger. Alle byens foreninger opfordres til at være medlem af Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening med henblik på at skabe et stærkt Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening. Det forventes, at medlemsforeningerne arbejder for, at der er tilstrækkeligt med frivillig arbejdskraft til Hjallerup Samvirkes/Hjallerup Markedsforenings aktiviteter. Side 5 af 9

6 5. Repræsentantskab/generalforsamling Øverste myndighed for Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening er repræsentantskabet og generalforsamlingen. Der skal afholdes et årligt ordinært repræsentantskabsmøde/generalforsamling sidste tirsdag i november. Ekstraordinære møder afholdes efter gældende vedtægter. Foreninger, der er medlemmer af Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening repræsenteres af to delegerede pr. forening. De delegerede skal være udpeget i overensstemmelse med foreningernes egne vedtægter/regler. Hver delegeret, hvert medlem af forretningsudvalget og hvert medlem af Markedsudvalget har én stemme, og kun én stemme, uanset om medlemmet er delegeret for flere foreninger/udvalg. Til repræsentantskabsmøder/generalforsamlinger er der fri adgang, men alene delegerede medlemmer af Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening har stemmeret. Indbydelse til repræsentantskabsmøde/generalforsamling udsendes i to eksemplarer til medlemsforeningerne, som fordeler disse til de delegerede. På mødet vil stemmeseddel blive uddelt til delegerede, som fremviser indbydelsen. Øvrige delegerede indbydes ligeledes skriftligt. Lokale byrådsmedlemmer er også delegerede Forretningsudvalget bemyndiges til udpege, hvem der er anses som lokale byrådsmedlemmer, og vil orientere herom på det førstkommende repræsentantskabsmøde. Indkaldelse til repræsentantskabsmøder sker dels i avisen, dels ved brev til foreningen. På repræsentantskabsmøder vælges et forretningsudvalg samt to suppleanter. 6. Forretningsudvalget/bestyrelsen Formanden for Markedsudvalget er født medlem i det omfang vedkommende ikke er valgt ind i Forretningsudvalget - og har samme rettigheder og pligter som ethvert andet medlem af Forretningsudvalget. Forretningsudvalget kan derfor bestå af 9 eller 10 medlemmer. Valgbare til forretningsudvalget og som suppleant er delegerede over 18 år. Posten som revisor og kritisk revisorer kan ikke bestrides af personer, som er med i ledelsen af Hjallerup Samvirkes/Hjallerup Markedsforenings aktiviteter. Forretningsudvalget/bestyrelsen forestår ledelsen af Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening. Til varetagelse af den daglige ledelse af Hjallerup Samvirkes/Hjallerup Markedsforenings aktiviteter nedsættes udvalg efter behov, ligesom der kan ansættes/udpeges en kasserer, der ikke behøver at være medlem af Forretningsudvalget. Forretningsudvalget udarbejder funktionsbeskrivelser for nedsatte udvalg med angivelse af reference, ansvar, kompetence og opgaver. Side 6 af 9

7 Forretningsudvalget udarbejder løbende en politikhåndbog omfattende principielle afgørelser. Forretningsorden for Forretningsudvalget/bestyrelsen: - Forretningsudvalget/bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, sekretær og udvalg på første møde efter Repræsentantskabsmødet. Konstitueringen foregår skriftlig med forslag og valg - Valghandlingen ledes af det medlem, der har højest anciennitet i Forretningsudvalget - Forretningsudvalget/bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden - Mødeindkaldelser og referat udfærdiges af sekretæren og formanden i samarbejde - Det forventes at forretningsudvalgsmedlemmerne møder op til ordinære forretningsudvalgsmøder - Dagsorden til møder udsendes senest fem dage før mødet - Ethvert medlem af Forretningsudvalget har ret til at få punkter på dagsorden og skal i givet fald orientere formanden senest 10 dage før mødet - Formanden kan indkalde til ekstraordinært møde og skal gøre det, når mindst tre medlemmer af Forretningsudvalget kræver det - Dagsordenen for ordinære møder opbygges som følger: o Godkendelse og opfølgning på referat fra sidste møde o Økonomi Diskussionspunkter: (Diskussionspunkter er eksempelvis: principielle diskussioner, større ansøgninger, sager der er behandlet i udvalg, orienteringspunkter der ønskes drøftet) Orienteringspunkter (korte kommentarer velkomne): o Møder siden sidste møde med deltagelse af Forretningsudvalgets medlemmer o Meddelelser fra og spørgsmål til formanden o Underretning fra nedsatte udvalg o Bordet rundt Eventuelt Pressemeddelelse - Møderne ledes af formanden og i dennes fravær af næstformanden - Det tilstræbes at undgå at træffe afgørelser på grundlag af afstemninger - I det omfang afstemninger benyttes træffes afgørelse ved almindelig stemmeflertal, ved stemmelighed er formandens stemme afgørende - Sekretæren udfærdiger et mødereferat efter hvert forretningsudvalgsmøde - Forretningsudvalget holder typisk ordinært møde 2. onsdag i hver måned, dog undtagen juli - Forretningsudvalget holder minimum et årligt møde med Markedsudvalget, typisk i september/oktober måned - Der afholdes årlige møder med bl.a. Hjallerup Borgerforening. Møder med øvrige foreninger afholdes efter behov. Formanden: Formanden varetager Hjallerup Samvirkes/Hjallerup Markedsforenings interesser i det daglige og kan i presserende sager afgøre ansøgninger op til kr Side 7 af 9

8 7. Informationspolitik Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening bør sikre tilstrækkelig folkelig opbakning til sit virke. Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening skal føre en åben og aktiv informationspolitik og tilstræbe, at borgere i Hjallerup by og omegn kender foreningen og dens grundlag. Det kan bl.a. gøres ved: 1. at der laves et årligt informationshæfte 2. at der udsendes pressemeddelelse efter hvert forretningsudvalgsmøde 3. at Hjallerup Samvirkes/Hjallerup Markedsforenings hjemmeside løbende ajourføres 4. at der holdes borgermøder efter behov Borgermøde: Formålet med borgermøder er at kunne definere og afdække, hvad byens behov er på kort og lang sigt. På baggrund af borgermøder kan Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening definere visioner for fremtiden og om hvilke udviklingsbehov der er. 8. Markedsføringspolitik Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening anvender logo med følgende udseender: farve sort/hvid stregtegning ej indsat endnu Logoet anvendes for samtlige Hjallerup Samvirkes/Hjallerup Markedsforenings aktiviteter. Navnet kan udskiftes med aktivitetens navn. Logoet er mærkebeskyttet. Forretningsudvalget kan efter ansøgning tillade anden anvendelse af logoet. Foreninger o.lign. der i dag benytter det nuværende logo eller en efterligning heraf, forventes at ændre dette til det nye logo ved først givne lejlighed f.eks. ved nyoptryk af brevpapir. Der må ikke foretages ændringer i logoet, og det må kun anvendes i sin mærkebeskyttede form. Forretningsudvalget tilbyder at godkende layoutet for dem, der ønsker at benytte logoet. Side 8 af 9

9 Hjallerup Marked benytter nedenstående mærkebeskyttede logo og har eneret på benyttelsen. Forretningsudvalget kan retsforfølge overtrædelse af mærkebeskyttelsen. 9. Frivillige Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening ønskes fortsat primært drevet ved frivillig indsats. Lønnet arbejdskraft må kun anvendes i Hjallerup Samvirkes/Hjallerup Markedsforenings forretningsaktiviteter og i forbindelse med Hjallerup Marked kun i det omfang som skønnes absolut nødvendigt. Hjallerup Samvirke/Hjallerup Markedsforening skal motivere frivillige til at bidrage til opfyldelse af målsætningerne. Side 9 af 9