INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE

Transkript

1 Dato 9. maj 2016 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 12. maj 2016 kl på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 med følgende dagsorden: 1. Økonomi kl. 17:15 18:15 a. Økonomisk orientering 1. kvartal (O) * b. Mulige tiltag vedr. afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb m.m. (B) * c. Evt. tilskud afdeling 20 Norgesparken til omdannelse af institutionslejemål til boliger (B) * 2. Organisation kl. 18:15 19:00 a. Repræsentantskabsmøde 2016 (B) * b. Evaluering af bestyrelsesarbejde ift. mål for værdiskabelse (D) * c. Bestyrelsesseminar juni 2016 (B) * d. Orientering fra udvalgene (O) 3. Afdelinger kl. 19:00 19:30 a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * b. Afdelingsmøder 2016 (B) * c. Tilstand af væsentligste bygningsdele (O) * d. Principielle problemstillinger ift. afdelingsbestyrelsens tavshedspligt (B) * e. Orientering om dialog med afdelingsbestyrelserne i boligområderne (O) * 4. Administration kl. 19:30 19:50 a. Orientering fra administrationen (O) * 5. Mødeevaluering kl. 19:50 19:55 a. Skriv på BKÅ Portalen (B) 6. Kommende møder kl. 19:55 20:00 a. Emner til næste ordinære, konstituerende møde, der holdes den 2. juni 2016 (B) b. Mødeplan 2016 (B) * c. Uddannelse (O) 7. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde.

2 1.a. Økonomisk orientering UDGIFTER 1/1-31/ Budget Bestyrelsesvederlag Mødeudgifter Repræsentantskabsmøde Bestyrelsesmøder Kurser og møder best.+udvalg Repræsentation, gaver m.v Diæter og arbejdstab 0 * Kørsel bestyrelse Mødeudgifter i alt Personaleudgifter Kontorholdsudgifter Juridisk assistance Forsikringer Telefon+internet Kontorholdsudgifter Tryksager Mindre nyanskaffelser Kopiservice og kopipapir Porto Edb udgifter Bankgebyrer Annoncer Kontorhusholdning Beboerblad Andre udgifter Kontorholdsudgifter i alt

3 514 Lokaleudgifter Lokaleleje Ejendomsskat El Varme Alarm Rengøring Vedligeholdelse Mindre nyanskaffelser 0 0 Fællesudgifter Øvrige driftsudgifter Lokaleudgifter i alt Afskrivning inventar og edb Revision Bruttoadministrationsudgifter Renteudgifter Afdelinger Pengeinstitutter Kreditorer Kurstab obligationer Porteføljegebyr Renter trækningsret 0 0 Renteudgifter i alt Udamortiseret ydelse disp. fond Udamortiseret ydelse - LBF Pligtmæssige bidrag I alt Ekstraordinære udgifter Overskud henlagt arbejdskapital 0 0 Udgifter i alt

4 Indtægter 601 Administrationsbidrag Gebyrer Påkrav leje Ventelistegebyr Antenneregnskab Øvrige Gebyrer i alt Renteindtægter Udlån afdelinger Pengeinstitutter Obligationer Kursgevinster obligationer Udbytte m.v. 0 0 Trækningsret 0 0 Renter i alt Udamortiseret ydelse disp.fond Udamortiseret ydelse LBF Pligtmæssige bidrag I alt Byggesagshonorar nybyggeri Byggesagshonorar forb. arb Rabatter, bonus m.v Ekstraordinære indtægter 0 0 Indtægter i alt Afkast januar kvartal obl.: Nordea 1,27 Sydbank 1,04 Danske Bank 1,60 SEB 1,55 Der var en urealiseret netto kursgevinst på kr. pr. 31/3 16.

5 NOTAT TIL PKT 1b Mulige tiltag vedr. afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb m.m. DATO 4. maj 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/CD PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen udbad sig på sit møde den 7. april 2016 en redegørelse om mulighederne for at begrænse risikoen for besvigelser i forbindelse med afdelingsbestyrelsernes midler. Man kunne forestille sig flere tiltag: A. Der overføres først midler til afdelingsbestyrelsens konto for år 2, når der er afleveret regnskab, bilag og kontoudtog (hvis Boligkontoret ikke har adgang til bankkontoen) for år 1. Man kunne tilsvarende forestille sig, at dette gjaldt ved udbetaling af følgende rater, jf. pkt. B nedenfor. B. De budgetlagte midler overføres til afdelingsbestyrelsens konto af tre rater hvis det samlede overførte beløb udgør mindst kr. Hvis beløbet er mellem kr. og kr. sker udbetaling i to rater og beløb under kr. udbetales på en gang. C. Inden overførsel foretages undersøges saldo på bankkontoen. Hvis den dækker ca. ½ års forbrug sker der ikke nogen overførsel i januar/februar. Det sker først senere når der er behov for det. D. Der undervises specifikt på kurset i økonomi for afdelingsbestyrelsesmedlemmer i dette forhold. Man kunne mere målrettet gøre det obligatorisk for kasserere at deltage. INDSTILLING Organisationsbestyrelsen bedes drøfte og evt. træffe beslutning herom. Det indstilles derudover, at organisationsbestyrelsen opfordrer afdelingsbestyrelsen til at lade større beløb betale ved at fremsende faktura til administrationen.

6 NOTAT TIL PKT 1c Evt. tilskud afdeling 20 Norgesparken til omdannelse af institutionslejemål til boliger DATO 4. maj 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/ET/JLK PROBLEMSTILLING På sit møde den 7. april 2016 besluttede organisationsbestyrelsen, at Ledigblevne erhvervslejemål omdannes efter en konkret vurdering af bestyrelsen til boliger alternativt frasælges de, hvis lejemålet er placeret i en bygning for sig selv for at øge boligandelen og minimere Boligkontoret Århus risiko ved erhvervslejemål. Når et erhvervslejemål omdannes til boliger beregner administrationen et lejeniveau, der modsvarer boligens stand, beliggenhed m.m. Den del af ombygningsudgiften, der ikke kan finansieres af denne husleje, og som ikke efter en konkret vurdering afholdes af afdelingen, afholdes af organisationen tilsvarende den risiko for erhvervslejetab, som dermed bortfalder. Beslutningen forelægges i hvert tilfælde organisationsbestyrelsen til beslutning. I afdeling 20 Norgesparken blev en tidligere daginstitution bl.a. på baggrund af en henvendelse fra afdelingsbestyrelsen ombygget til boliger med indflytning 1. marts Organisationsbestyrelsen besluttede den 5. februar 2015 at yde et tilskud på 1,5 mio. kr. til afdelingen, betinget af at bygningen der i dag lejes af Fakta, frasælges. Dette salg er endnu ikke afklaret. I lyset af beslutning fra mødet den 7. april synes det dog rimeligt, at afdelingen under alle omstændigheder modtager et tilskud, beregnet efter de ovennævnte principper. INDSTILLING Baseret på den samme vurdering som lå til grund for indstillingen vedr. afdeling 7 Vestre Ringgade indstilles det derfor, at der ydes et tilskud på kr. til ombygningen, og at de resterende kr. udbetales såfremt salget af Faktabygningen gennemføres.

7 NOTAT TIL PKT 2a Repræsentantskabsmøde 2016 DATO 4. maj 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Dagsorden med tidsplan og ansvarlige Kl Valg af dirigent og referent samt godkendelse af forretningsorden SH Kl Bestyrelsens årsberetning samt udvalgenes årsberetning SH Kl Godkendelse af årsregnskab 2015 med tilhørende revisionsberetning for Boligkontoret Århus samt afdelingerne Kl Forelæggelse af budget 2016 for Boligkontoret Århus CD Kl Bemyndigelse til køb og salg af fast ejendom Kl Godkendelse af sammenlægning af afdeling 3 og 5 Kl Kl Pause 7. Godkendelse af sammenlægning af afdelingsbestyrelserne i afdeling 48 og 63 Kl Godkendelse af nedlæggelse af afdeling 21 og 81 Kl Kl Kl Behandling af eventuelt indkomne forslag 12. Valg a. Valg af næstformand (på valg er Henrik Autzen) b. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer (på valg er: Johnny defeuth Eriksen, Kristine Simonsen og Rasmus Berlin) c. Valg af 1 bestyrelsesmedlem for ét år (på valg er Peter Lykke Nielsen) d. Valg af suppleanter for ét år (på valg er: Hans-Jørgen Krickhahn, Dorthe Nielsen og Brian Kristensen) e. Valg af 13 kredsdelegerede udover bestyrelsen, der er fødte kredsdelegerede f. Valg af medlemmer til organisationens udvalg g. Godkendelse af revisor - Revisionsinstituttet indstilles 13. Eventuelt CD

8 Møde inden repræsentantskabsmødet Bestyrelsen mødes den 19. maj kl i Turbinehallerne for at gennemgå dagsordenen og mødets forløb i detaljer. INDSTILLING Bestyrelsen bedes drøfte og forberede indholdet af de enkelte dagsordenspunkter og beslutte en præcis ansvarsfordeling. Bestyrelsen bedes tage stilling til afvikling af valg. 2/2

9 NOTAT TIL PKT 2b Principper for bestyrelsens værdiskabelse DATO 4. maj 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Forretningsudvalget PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen besluttede den 15. august 2015, at man på hver andet møde ville evaluere bestyrelsens arbejde iht. principperne for værdiskabelse samt en årlig grundig evaluering, i maj måned. Bestyrelsen skaber værdi ved at: a) Sætte klare mål og rammer for direktionen b) Se, opsamle, analysere, løfte op og medbringe input fra beboerne til bestyrelsens strategi c) Se og opsamle input og inspiration udefra til angivelse af organisationens retning d) Følge op på mål og aktiviteter e) Sikre at lovgivning, økonomi m.m. overholdes f) Ajourføre virksomhedskodeks g) Sætte rigtig daglig ledelse og give konstruktivt modspil, der skaber dynamik h) Reflektere løbende over og udvikle bestyrelsens egen værdiskabelse Værdiskabelsen implementeres ved at: a) sikre klare mål og rammer, når bestyrelsen træffer beslutninger samt at drøfte målsætningen forud for udviklingssamtalen med direktøren sidst på året b) samle input fra diverse undersøgelser samt beboerpanel og gennem dialog med beboere fx på kurser, afdelingsmøder osv. c) så vidt muligt deltage aktivt i andre relevante sammenhænge udenfor Boligkontoret Århus og uden for almene boligorganisationer d) sikre at der ved hver beslutning om et mål eller en aktivitet besluttes en form og et tidspunkt for opfølgning på dette e) følge op på budgetter og rekvirere passende ekstern rådgivning i tvivlsspørgsmål vedr. lovgivning og økonomi f) med mellemrum følge op på virksomhedskodeks og evt. tilpasse formuleringen heraf g) være opmærksom på at give den daglige ledelse kvalificeret modspil og i øvrigt evaluere på samarbejdet og ledelsens resultater med passende mellemrum, særligt som forberedelse til udviklingssamtalen med direktøren sidst på året h) drøfte og evaluere værdiskabelsen hvert år i april måned samt efter behov, herunder at inddrage værdiskabelsen i evalueringen på det hvert andet bestyrelsesmøde

10 I den kommende bestyrelsesperiode arbejdet bestyrelsen på flg. grundlag: a) At alle bestyrelsesmedlemmer skal kende og have ejerskab til strategi og mål b) Klare rammer for bestyrelsens møder c) Bevidsthed om og refleksion over kompetenceniveau, arbejdsgrundlag og værdiskabelse d) Ledelseskommunikation og dialog e) At sikre at alle (forskellige) perspektiver kommer i spil f) At blive et stærkere hold g) Opfølgning på strategiske aktiviteter, retning og økonomi Arbejdsgrundlaget implementeredes ved at: a) have fokus på strategi og mål særligt op til diskussionen af strategirevision 2015 b) vurdere forretningsorden for bestyrelsen en gang om året samt ved at forretningsudvalget i sin forberedelse af bestyrelsesmaterialet gengiver sin vurdering af, hvor høj grad af konsensus eller konflikt, der vil være om det enkelte punkt c) inddrage arbejdsgrundlaget i evalueringen på det hvert andet bestyrelsesmøde d) prioritere dialogen med og informationen til afdelingsbestyrelser og udvalg, herunder at bestyrelsens medlemmer deltager aktivt i dialogmøder, organisationskonferencer, møder for kredsdelegerede osv. e) have fokus på mødeledelsen f) anerkende hinandens styrker og bruge disse aktivt disse kortlægges på bestyrelsens seminar sidst på året g) sikre at der ved hver beslutning om et mål eller en aktivitet besluttes en form og et tidspunkt for opfølgning på dette Bestyrelsen har flg. principper om samarbejde i bestyrelsen: at respektere mødetid, være nærværende og være forberedt at udvise loyalitet ift. beslutninger, møder, bestyrelsens medlemmer samt direktionen at afvikle møderne i en god tone INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen evaluerer det sidste års arbejde ud fra de ovenfor beskrevne principper, særlig med henblik på følgende pointeringer: samle input fra diverse undersøgelser samt beboerpanel og gennem dialog med beboere fx på kurser, afdelingsmøder osv. så vidt muligt deltage aktivt i andre relevante sammenhænge udenfor Boligkontoret Århus og uden for almene boligorganisationer Bevidsthed om og refleksion over kompetenceniveau, arbejdsgrundlag og værdiskabelse prioritere dialogen med og informationen til afdelingsbestyrelser og udvalg, herunder at bestyrelsens medlemmer deltager aktivt i dialogmøder, organisationskonferencer, møder for kredsdelegerede osv. have fokus på mødeledelsen anerkende hinandens styrker og bruge disse aktivt disse kortlægges på bestyrelsens seminar sidst på året 2/2

11 NOTAT TIL PKT 2c Bestyrelsesseminar juni 2016 DATO 4. maj 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Forretningsudvalget PROBLEMSTILLING Det er tidligere aftalt, at bestyrelsesseminaret gennemføres den juni. Det er besluttet, at chefgruppen også er inviteret, og Sabro Kro er booket til seminaret. Seminaret er tænkt som en lejlighed til, at bestyrelsesmedlemmerne kan komme på omgangshøjde oven på repræsentantskabsmøde og konstituering. På den baggrund foreslås flg. program: Fredag 16:00 Ankomst og velkomst ved Søren Høgsberg 16:15 Status på strategien ved Morten Homann Hvad var ambitionen, og hvor langt er vi nået Gruppearbejde om evt. behov for justeringer Fælles konklusioner vedr. strategi 20:00 Middag Lørdag 9:00 Bestyrelsens rolle og indbyrdes samarbejde ved Morten/Søren Grundlag for bestyrelsens værdiskabelse Bestyrelsens arbejdsgrundlag Plenum om revision af bestyrelsens arbejdsgrundlag 11:30 Frokost og afslutning Det kan overvejes, om chefgruppen også bør deltage i lørdagens program, som har et rent internt fokus i bestyrelsen. Første- og andensuppleanten bør indkaldes, når disse kendes på repræsentantskabsmødet. INDSTILLING Bestyrelsen bedes beslutte form og indhold for seminaret.

12 NOTAT TIL PKT 3a Orientering vedr. afdelinger DATO 12. maj 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 4 Chr Molbechs Vej Kviste males kvistvinduer og tagvinduer udskiftes. Arbejdet er i gang Vinduer og altaner m.v. - males. Arbejdet påbegyndt Ny tv udbyder Fabia. De første lyslederkabler er trukket i kælderen. Arbejdet i lejlighederne påbegyndes i uge 22 og skal være færdigt inden De gamle stofledninger i kælderen skal skiftes - påbegyndes snarest. Afdeling 9/14/18 Trøjborg Afdeling 17 Kongsvang Sagen om ny lokalplan forsætter, og afdelingsbestyrelsen har nu indbudt folk fra kommunen til en snak om sagen. Vinduesudskiftning og hulmursisolering arbejdet er i gang. Altaner, vindskeder, sokkel - males. Arbejdet er påbegyndt Indregulering af ventilationsanlæg arbejdet tæt på udført Vi har problemer med rotter i afdelingen vi får udarbejdet en bekæmpelsesplan, så vi kan holde bestanden i ave, indtil vi får renoveret afløbssystemet. Afventer. Afdeling 20 Norges Allé m.fl. Der etableres rottesikring i afdelingen i maj måned. For at være klar til den kommende kloakrenovering, skal der stemmes om til afdelingsmødet.

13 Afdeling 22 Illerupvej Der etableres rottesikring i afdelingen i maj måned. For at være klar til den kommende kloakrenovering, skal der stemmes om til afdelingsmødet. Der etableres nye vaskemaskiner i afdelingen, samt nyt reservationssystem, (som er klargjort til betalingssystem hvis afdelingen en dag ønsker dette.) Der har vist sig at være lidt problemer med vinduerne, her efter afslutningen af projektet. Problemet er udformningen af de store side/bund hængte vinduer, hvor vinduesproducenten har udformet låsemekanismen med en meget lille tolerance, derfor rammer de på side karmen. Vi er ved at registre for at kunne gøre vinduesfirmaet erstatningspligtig ved 1 årsgennemgangen. Afdeling 23 Nydamsparken Renovering af afdelingen. De udvendige arbejder på Blokken på Illerupvej er lige ved at være afsluttet. Nu kan hele facade udtrykket ses med mørke mursten, nye hvide vinduer og altaner samt lysegrå tagbelægning. De første lejligheder er indflyttet Indstillet til RENOVER-prisen Nedgravede affaldsløsning Komprimatorordningen er nu opsagt og affaldscontaineren bliver tømt på traditionel vis 2 gange om ugen fra affaldsøerne. Vi har valgt en ny rådgiver og ansøgningen er sendt til Center for byens anvendelse. Afdeling 24 Kirkedammen Afdeling 27 Frydenlund Det er ved at blive undersøgt af rådgiver mht. pris og indretning samt muligheder for udnyttelse af det uudnyttet tagrum, samt en ombygning af 3 sal. Etablering af solceller på taget af afdelingens 3 blokke + efterisolering af tagkonstruktioner samt ny tagbelægninger. Fornyelse og renovering af ventilationsanlæg samt emhætter i lejlighederne. Arbejdet forventet påbegyndt i uge 18. Det blev vedtaget på sidste afdelingsmøde at adgangsarealerne foran blok 15 og 16 skal renoveres incl. belysning. Arbejdet påbegyndes primo august når forudgående tagarbejder på blok 15 og 16 er afsluttet. Licitation er afholdt vi forventer at vi ved en mindre besparelse kan få budgettet til at holde og kan skrive kontrakt med billigste entreprenør. Vi skal have fornyet adgangskontrolsystemet i afdelingen. Det samme skal udføres i flere afdelinger over tid. Vi prøver at få udarbejdet et samlet udbud for de aktuelle afdelinger og sigter efter at finde et system som dækkende, således vi får samme system i alle aktuelle afdelinger og at vi får lettere ved at servicere systemet fremadrettet. Vi henter rådgivning fra sikringskonsulent hos Willis. Elastiske fuger ved altaninddækninger skal udskiftes. 2/4

14 Afdeling 28 Lindholmparken Rotteplage i afdelingen skadedyrsbekæmper er på sagen der bliver udarbejdet en bekæmpelsesplan for hele afdelingens kloaknet. Afventer Der er udarbejdet plan for fornyelse af haveanlægget i samarbejde mellem afdelingsbestyrelsen og afdelingens 3 ejendomsfunktionærer. Bestyrelsen vil inddrage beboerne i haveplanens endelige udformning. Afventer Der planlægges ekstraordinær afdelingsmøde om tv udbud. Stofa er kommet med nyt tilbud. Forslaget er vedtaget tidsplan for arbejdet er endnu ikke udarbejdet. Facadepuds på Rockwool på gavle og nedfaldstårne på facader. Vi har oplevet problemer med at større partier facadepuds løsner sig og falder af i stormvejr. Vi har sat en rådgiver på sagen. Pudsede overflader skal males her til sommer Derer indhentet pris på malerarbejdet og arbejdet går i gang når vi har haft muren til at udføre de nødvendig reparationer. Arbejde med udskiftning af defekte rør i installationskanaler i 36 lejligheder er næsten afsluttet. Afdeling 29 Kalmargade Projekt ang. nyt asfalt og nedgravet affaldsbeholder er ved at blive projekteret, forventes opstart i juli måned. Fiber er ved at blive indlagt i afdelingen, installation i lejligheder starter her i maj og forventes afsluttet ultimo juni. Afdeling 33 Gustav Wieds Vej Afdeling 38 Visbjerg Hegn Ny licitation vedrørende badeværelsesrenovering og udskiftning af vandrør bliver den 19. maj 2016 kl. 10 på BKÅ. Sidste gang var arbejdet udbudt i hovedentreprise, denne gang er det i fagentreprise. Godkendelse om bekæmpelse af rotter på kommunens rørledning samt i afdelingens er iværksat. Bolig Nr. 28 er ved at blive opført efter branden i december, forventes afsluttet i juni måned. Udlejningen er ved at finde en ny lejer. Boligen bliver brugt som forsøgt vedr. ændring af badeværelse og nye materialer samt indretning i den her forbindelse. Der er skrevet kontrakt med entreprenør vedr. udskiftning af Vinduer, døre, lettefacader samt galvanisering af udv. trapper i afdelingen. Opstart er i maj måned og det forventes afsluttet i dec Afdeling 42 Hjelmagerparken Afdeling 44 Hjulby Hegn Udskiftning af vinduer i ungdomsboliger Entreprenør er fundet og der forhandles nu om tidsplanen Renovering af klimaskærm Kontakt med entreprenør er underskrevet og der forventes opstart i uge 19 samt afslutning den 30. december /4

15 Afdeling 46 Vistoftparken Afdeling 47 Julsøvej Afdeling 48 Skæring Parkvej Afdeling 55 Skæring Parkvej Afdeling 61 Pal. Müllers Vej Afdeling 67 Hørretløkken Afdeling 71 Damgårdstoften Afdeling 75 Herningvej Større fugtskade i en lejlighed forsaget af defekt tagbrønd - under udbedring. klar til indflytning i uge 20 Udskiftning af køkkener Entreprenør er fundet og der forhandles om tidsplan Der var problemer med at tagstenene blæste af ved de storme der har været. Derfor indgik Inspektør en dialog med hovedentreprenøren om hvordan dette kunne løse inden 5 årsgennemgangen her i år. Der blev fundet en løsning hvor det blev aftalt at dele udbedringen i 2/4 dele til entreprenøren og underentreprenører og at afdelingen så pådrog sig det resterende beløb. Det skyldtes at det var noget ekstra arbejde der kom med, derfor kunne man ikke forvente at hovedentreprenøren ville dække hele beløbet. Arbejdet er udbedret her i april måned. Der bliver leveret nye køleskabe i afdelingen her i maj. Udskiftning af tag Der afholdes ekstraordinært afdelingsmøde om projektet den 17. maj kl. 18 Der bliver etableret nye skraldeøer i juni måned. Der har været afholdt forberedelse møde til 5 årsgennemgangen med BSF. Der iværksættes en undersøgelse og afklaring af hele afdelingen ud fra deres rapport. Den store mur i gården skal renoveres dette bliver gjort i maj/juni måned. INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4/4

16 NOTAT TIL PKT 3b Afdelingsmøder 2016 DATO 4. maj 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING De ordinære afdelingsmøder afvikles i år fra og med den mandag 29. august til og med mandag den 26. september. APRIL MAJ JUNI JULI AUGUST SEPTEMBER OKTOBER F 1 S 1 O 1 F 1 M 1 T 1 L 1 L 2 M 2 Udarbejdelse T 2 L 2 T 2 F 2 Opflg. S 2 S 3 T 3 af mødeplan F 3 S 3 O 3 L 3 valg + M 3 M 4 O 4 Aft. med trykkeri om L 4 Udarbejdelse M 4 T 4 S 4 forslag T 4 T 5 T 5 tryk og levering S 5 ENDELIGE dagsordener T 5 F 5 M 5 O 5 O 6 F 6 M 6 O 6 L 6 T 6 T 6 T 7 L 7 T 7 T 7 S 7 O 7 F 7 F 8 S 8 O 8 F 8 M 8 T 8 L 8 L 9 M 9 T 9 L 9 T 9 F 9 S 9 S 10 T 10 F 10 S 10 O 10 L 10 M 10 M 11 O 11 L 11 M 11 T 11 S 11 T 11 T 12 T 12 S 12 T 12 F 12 M 12 O 12 O 13 Mail med info om afd. F 13 M 13 O 13 L 13 T 13 T 13 T 14 mødernes afholdelse L 14 T 14 T 14 S 14 O 14 F 14 F 15 til afd.best. S 15 O 15 Frist AB godk.dagsorden F 15 M 15 T 15 L 15 L 16 M 16 T 16 L 16 T 16 F 16 S 16 S 17 T 17 F 17 S 17 O 17 Prod. af L 17 M 17 M 18 O 18 Udarbejdelse L 18 Udarbejdelse M 18 T 18 materiale S 18 T 18 T 19 T 19 FORSLAG dagsordener S 19 ENDELIGE dagsordener T 19 F 19 M 19 O 19 O 20 F 20 M 20 fortsat O 20 L 20 T 20 T 20 T 21 L 21 T 21 T 21 S 21 O 21 F 21 F 22 S 22 O 22 F 22 M 22 T 22 L 22 L 23 M 23 T 23 L 23 T 23 F 23 S 23 S 24 T 24 F 24 S 24 O 24 Ajourf. + L 24 M 24 M 25 O 25 L 25 Produktion og M 25 T 25 tryk af S 25 T 25 T 26 T 26 S 26 udsendelse af T 26 F 26 dirrigent M 26 O 26 O 27 F 27 M 27 dagsordener O 27 L 27 mapper T 27 T 27 T 28 L 28 T 28 T 28 S 28 O 28 F 28 F 29 S 29 O 29 F 29 M 29 Egbolig T 29 L 29 L 30 M 30 Udsend T 30 L 30 T 30 tilret Afd. F 30 S 30 T 31 forslag dagsordener S 31 O 31 valgte møder M 31 Processen gennemføres som sidste år med få justeringer: Der er indkøbt et antal mikrofon- og højttaleranlæg til forbedring af lyden for deltagere med nedsat hørelse, lige som der tilbydes øvrigt AV-udstyr til brug for afdelingsmøderne. Beboerne informeres i juni måned om muligheden for at stille forslag. Det vil ske som en artikel i Kvarteret. Forsøgsvis omdeles yderligere en appetitvækker til artiklen i to afdelinger, så der jf. bestyrelsens beslutning fra marts om afdelingsmøder kan opnås erfaringer om effekten af dette. Yderligere fokus på forskellen mellem driftsbudget og henlæggelser, herunder at næste års vedligeholdelsesopgaver ikke har umiddelbare huslejekonsekvenser (bortset fra evt. låneoptag).

17 Bestyrelsens ansvar Organisationsbestyrelsens medlemmer deltager som tidligere år i en pæn del af afdelingsmøderne, som bemandes af administrationen ud fra afdelingsbestyrelsernes ønsker samt fra administrationens og bestyrelsens fælles kendskab til afdelingernes behov for bistand inden for bl.a. teknik, økonomi og beboerdemokratiske processer. I modsætning til tidligere tilknyttes en medarbejder eller et bestyrelsesmedlem som udgangspunkt til alle afdelingsmøder. Samtidig afstemmes forventning med afdelingsbestyrelsen til, om vedkommende skal fremlægge budget og vedligeholdelsesplan eller fungere som dirigent. Hvis der efter planen er lagt opstår behov for at bytte ansvar for møder, påhviler ansvaret for at finde en anden deltager det bestyrelsesmedlem, der må melde forfald. Husk at give besked til administrationen. Bestyrelsens medlemmer får ved starten af afdelingsmødeforløbet tilsendt et generelt eksemplar af dirigentmappen. Det vil være meget hjælpsomt, hvis bestyrelsens medlemmer bidrager til at registrere beslutninger og sende faktaark fra møderne så hurtigt som muligt til administrationen. Derudover skal organisationsbestyrelsen på sit møde den 29. september tage stilling til budgetter vedtaget af afdelingsmøderne samt for evt. afdelinger, hvor der ikke var fremmødte på afdelingsmøderne, eller hvor afdelingsmødet ikke ønskede at vedtage budgettet. Forberedelse Der afvikles som tidligere år et dirigentkursus såvel som et dialogmøde i august, hvor afdelingsmøderne forberedes, og hvor afdelingsbestyrelserne har mulighed for at drøfte og stille spørgsmål til bl.a. budget og vedligeholdelsesplan. Materiale I udviklede vi på materialet på følgende punkter: Mere uformel og mindre indforstået indkaldelse, som giver bedre overblik over mødets indhold for udenforstående og forhåbentlig giver nye beboergrupper mod på at deltage i afdelingsmødet. Mere tilgængeligt og beboervenligt regnskab. Fælles skabelon for forslag for øget læsbarhed og gennemskuelighed. Tilbud til beboere om hjælp til udarbejdelse af forslag. Udvidet rådgivning til forslagsstillere om tilpasning af forslagene målsætning om, at alle forslag indkommet indtil et par dage inden deadline er i en form, hvor de kan komme til afstemning. 2/3

18 Mere læsevenlig udgave af vedligeholdelsesplanen medbringes til møderne. INDSTILLING Status ift. fremtidssikringsstrategier evalueres i november 2016, når de ajourførte vedligeholdelsesplaner kendes. 3/3

19 NOTAT TIL PKT 3c Tilstand af væsentligste bygningsdele DATO 11. maj 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING I 2013 blev alle boligafdelinger vurderet på de væsentligste bygningsdele, som blev klassificeret fra 1 (dårligst) til 5 (bedst). I samme forbindelse besluttede organisationsbestyrelsen, at der hvert tredje år skulle ske en ajourføring af klassificeringen af bygningsdelenes tilstand, som afspejlede på den ene side slid og tæring og på den anden den løbende vedligeholdelse og fornyelse, som er en del af fremtidssikringsstrategierne. Samlet set er den gennemsnitlige vurdering af bygningsdelene steget fra 3,3 til 3,5 på trods af, at afdelingerne er blevet tre år ældre. Det må formodes at vurderingen vil stige yderligere med renoveringsprojekterne i de kommende år. Samlet tilstand Vurderingsår Afdeling Jens Baggesens Vej 3,5 3,7 02 Haugesundsvej-Kristiansundsvej-Stockholmsgade 2,4 2,6 03 Viggo Stuckenbergs Vej 2,9 3,8 04 Chr. Molbechs Vej 2,8 2,9 05 Otto Benzons Vej 2,9 3,8 06 Risvang Alle 2,4 2,4 07 Vestre Ringgade 3,2 3,4 08 Vilh.Bergsøes Vej 3,5 3,8 09 Trøjborgvej 3,4 3,4 10 Nordalsvej-Sæterstien-Opdalsvej-Hardangergade-Dalstien 3,5 3,6 11 Helge Rodes Vej 2,6 3,1 12 Majdalen 3,1 3,1 13 Hammershusvej 3,1 3,2

20 Samlet tilstand Vurderingsår 14 Aldersrovej 3,5 3,5 15 Peter Fabers Vej 3,5 3,5 16 Hammershusvej 3,2 3,4 17 Kongsvang 2,7 3,0 18 Trøjborgvej 3,4 3,4 19 Tamperdalsvej 2,9 3,1 20 Norgesparken 4,2 3,7 21 Paludan-Müllers Vej 2,7 2,7 22 Illerupvej 3,1 3,9 23 Nydamsparken 2,7 3,3 24 Kirkedammen 3,8 3,2 25 Reginehøj 3,5 3,4 26 Vestre Ringgade 3,0 3,5 27 Frydenlund 3,1 3,1 28 Lindholmparken 3,1 3,1 29 Kalmargade 4,0 3,9 30 Nørreskovvej 2,6 2,6 31 Rydevænget 3,4 3,3 32 Nørreskovvej 3,3 3,3 33 Vestre Ringgade 3,4 3,5 34 Salonikivej 3,7 3,6 35 Skelagervej 3,5 3,4 36 Hallssti 3,1 3,9 37 Istedgade 2,7 3,5 38 Visbjerg Hegn 3,9 3,8 39 Attikavej 3,7 3,6 40 Fredensgade 2,8 2,8 41 Viruplund 3,8 3,8 42 Hjelmagerparken 3,6 3,5 44 Hjulby Hegn 3,5 3,4 45 Torpevænget-Kappelvænget 3,0 3,1 2/3

21 Samlet tilstand Vurderingsår 46 Vistoftparken 3,5 3,5 47 Julsøvej 3,4 3,4 48 Skæring Parkvej 3,9 3,6 49 Fredensgade 3,0 3,1 50 Brendstrupvej 2,9 2,9 51 Fredericiagade 2,9 2,9 52 Viborgvej 2,5 2,5 53 Julsøvej 3,3 3,4 54 Norsgade 2,7 5,0 55 Skæring Parkvej 4,0 3,8 56 Katrinebjergvej 3,4 3,4 57 Åvænget 3,6 3,6 58 Ranunkelvej 3,6 3,6 59 Høegh-Guldbergs Gade 3,9 3,9 60 Paludan-Müllers Vej 3,4 3,4 61 Chokoladen 3,3 3,3 62 Skejbyparken 3,5 3,5 63 Skæring Parkvej 4,0 4,0 65 Bethesdavej 4,0 4,0 67 Hørretløkken 4,0 4,0 68 Østergade 3,9 3,9 70 Ranunkelvej 3,8 3,8 71 Damgårdstoften 5,0 5,0 72 Rønnevangen 4,1 4,1 73 Virup Skovvej - 4,7 75 Herningvej 4,0 4,0 INDSTILLING Oversigten er til bestyrelsens orientering ift. drøftelserne om ajourføring af afdelingernes fremtidssikringsstrategier. 3/3

22 NOTAT TIL PKT 3d Principielle problemstillinger ift. afdelingsbestyrelsens tavshedspligt DATO 4. maj 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Forretningsudvalget PROBLEMSTILLING Efter lovgrundlaget skal afdelingsbestyrelsen påse god orden i afdelingen, hvilket også kan fortolkes som, at den skal medvirke til, at der ikke upåtalt sker overtrædelser af husorden m.m. til væsentlig gene for de øvrige beboere. I praksis begrænser denne rolle sig til at rådgive om og videreformidle af klager, mens sagsbehandling, forhandling og sanktionering ligger hos administrationen. Afdelingsbestyrelsen har således ingen formel rolle i klagebehandlingen, om end der ofte er et godt og tæt samarbejde mellem afdelingsbestyrelsen og administrationen i forbindelse med behandlingen af klagesager om fx støj, trusler, husdyr eller lignende. Efter den gældende forretningsgang for klagebehandling informeres afdelingsbestyrelsen om såvel klage som besvarelse: 1.iv. Boligkontoret Århus sender skriftlig information til klageren eller klagerne om, at klagesagen behandles. Der sendes kopi af klage og svar til afdelingsbestyrelsen (eller kontaktpersonen) og ejendomsfunktionæren. Afdelingsbestyrelsen har tavshedspligt også i denne henseende, men den er svær at sanktionere. Det er ligeledes svært at kontrollere habilitetsproblemer, og der kan opstå konflikter i forbindelse med af medlemmer af afdelingsbestyrelsen optræder som enten klager eller den, der bliver klaget over. Endelig har klager en forventning om fortrolighed og skal ikke frygte repressalier, hvis man har klaget over en person, der er medlem af afdelingsbestyrelsen eller på et senere tidspunkt opnår valg til denne. Man kan forestille sig flere mulige løsninger: Afdelingsbestyrelsen orienteres ikke om klagesager Afdelingsbestyrelsen orienteres alene om, at administrationen har tilskrevet en given beboer med angivelse af, om der er tale om støj, husdyr etc.

23 Afdelingsbestyrelsen orienteres alene om administrationens svar i klagesager Under alle omstændigheder bør afdelingsbestyrelsen opfordres til løbende at slette/destruere sit arkiv over klagesager, også af hensyn til persondataloven. INDSTILLING Organisationsbestyrelsen bedes drøfte problemstillingen og træffe evt. beslutninger, som efterfølgende konsekvensrettes i den relevante forretningsgang. 2/2

24 Afdelinger: 36 Hallssti (16 boliger) 37 Istedgade (17 ungdomsboliger) 49 Fredensgade (12 ungdomsboliger) 51 Fredericiagade (8 ungdomsboliger) 54 Norsgade (1 bolig + 19 ungdomsboliger) 59 Høegh Guldbergs gade (32 ungdomsboliger) 75 Herningvej (84 ungdomsboliger) 1. Området særkende Prøv (evt. til allersidst) at beskrive området i én sætning: Hvad er kvarterets bouillonterning? Vi søger også områdets selvfortælling (narrativ) og identitet, som ikke er at forveksle med vores eller andres indtryk Hvad siger folk fra området om sig selv? Hvorfor bor de (stadig) lige præcis her? Hvad er der i selve området hvilke kvaliteter / attraktive elementer? Hvad er der i nærheden/de tilstødende bydele? Fx: Tæt på motorvejen, stranden, grønne områder, centrum, skoler, daginstitutioner, sport, indkøbsmuligheder, kollektiv trafik, Letbanen osv. På hvilke parametre synes beboerne det her boligområde er bedre end andre? (bouillonterningen) For familieboligerne gælder det at beboerne føler sig heldige ved at have fået disse attraktive boliger. Det er folk som sætter pris på at bo centralt, hvor alting findes i gå afstand. Man skal muligvis vænne sig til at bo tæt, men man slipper for at passe have, og kulturen er lige udenfor døren. For ungdomsboligerne er valget ofte mere tilfældigt, da det ofte handler om, hvad man kan få. Men for de unge gælder de, at de er glade for prisen og at bo centralt og minimalistisk. Området omkring Jægergårdsgade føles ikke som storby, men har stadig alle fordelene ved at ligge centralt. Af de mange attraktive elementer i nærheden kan nævnes: indkøbsmuligheder, Musikhuset og parken der, udsigt over banelegemet og træerne ved dette, Den gamle by, banegården og havnen. Særligt som studerende er det en fordel at bo tæt ved banegården. 2. Områdets ( attraktive ) boliger Spørg inspektøren og ejendomsfunktionæren! (evt. også om Områdets særkende ) Hvilket indtryk får du af boligerne og området, når du går rundt i afdelingen? Grønne områder mellem boliger eller andre kvaliteter i det helt nære boligområde? Beboerne i ungdomsboligerne er glade for billige boliger uden ansvar for vedligehold. Desuden er det svært at fremhæve særlige kvaliteter ved området, da der er så mange. Vigtigst af alt er beliggenheden, når man bor så centralt, er man tæt på alting.

25 I området ved Jægergårdsgade ligger en lille hyggelig (gemt) gård, hvis eneste ulempe er at den, fordi den ligger lidt skjult, til tider lugter af tis. Ved Silkeborgvej ligger også en gård, men denne er lukket, og lugter derfor ikke. Denne gård er rigtig god om sommeren. 3. Områdets fællesskab Hvornår viser fællesskabet i og på tværs af afdelinger sig særlig tydeligt? Konkrete eksempler på arrangementer mv. Er der udfordringer ved at bo i området, som fællesskabet kan løse? Hvilket initiativ kunne styrke fællesskabet i området tydeligt og dermed gøre det til et mere attraktivt sted at bo? Ved Jærgergårdsgade deler afdelingerne et fælleshus m.m., men der er ikke fællesskab om arrangementer. Det har vist sig svært at samle beboerne fra ungdomsboliger og familieboliger, nok pga. en forskel i kultur. Et fast arrangement er julefrokosten, som samler omkring beboere. Hos ungdomsboligerne er der arrangementer som sommerfest og juleklip. Der er et godt fællesskab og Facebook bliver ofte brugt til at koordinere. I de mindre ungdomsboligafdelinger er der fællesskab om oprydningsdage og havedage med smørrebrød. 4. Områdets facts Administrationen laver en faktaboks for området med bl.a. oplysninger om: BKÅ afdelinger i området: Antal, antal boliger (fordelt på boligtype), gennemsnitlig botid Fællesfaciliteter i området særlige udearealer, beboerlokaler m.m. Evt. beskrivelse af andre boligtyper i området Evt. særlig arkitektur eller karaktertræk ved byggeriet Evt. nyere renoveringer eller andre tiltag fx boligsocial helhedsplan Ved Silkeborgvej er det allerede tydeligt at Via kommer til at fylde meget i det område. Det viser sig bl.a. ved at rygere Fra Via bruger Silkeborgvej. Området har været og er stadig plaget af byggelarm pga. Ceresbyen. Der er også en del utilfredshed omkring beboere, som ikke passer ind, og det rygtes at disse måske er henviste af kommunen. Som en positivt slutning på mødet med afdelingerne, fandt disse en løsning på et problem. De små ungdomsboligafdelinger synes ikke, at de er nok til at holde en ordenlig fest. Afd. 75 Herningvej ved Silkeborgvej har faciliteterne og en sommerfest, som de gerne vil have flere mennesker til. En sådan fest kan være med til at skabe nye venskaber blandt studende, hvor nogle for nyligt er flyttet til byen; men den kan også skabe et venskab mellem afdelingerne, som kan være med til at styrke beboerdemokratiet. Afdelingerne ser en fælles sommerfest som en start på noget, som måske kan vokse sig større.

26 Områdeportræt - Kongsvang Vi bor i et område hvor beliggenhed er et af nøgleordene Vi bor tæt på motorvej - strand - skov - midtby - offentlig transport - skoler og institutioner Når man spørger vores beboere hvad der gør afdeling 17 til et godt sted at bo er hyggeligt, velplejet, grønt, roligt og socialt nogle af de ord der dukker op Hidtil er det bestyrelsen der har stået for diverse aktiviteter i området - sommerfest, sommerudflugt og julebanko. I 2015 på afdelingsmødet i september blev der nedsat et aktivitetsudvalg bestående af personer. Det skal fungere som et åbent udvalg hvor alle kan byde ind både på interesseplan og med det rent praktiske. Udvalget skal arrangere aktiviteter for at øge fællesskabet. Det kunne bla være loppemarked, fællesspisning og opfriskning af legeplads. Vi har en aktiv bestyrelse og aktivitetsudvalg!!! Øget fællesskab skulle på længere sigt gerne give en større samhørighed med øget ansvarsfølelse for beboere og området som resultat. Det er vores egne penge vi bruger på vedligeholdelse!!! Hilsen Dorthe afd 17

27 NOTAT TIL PKT 4a Orientering fra administrationen DATO 4. maj 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING A. Medio april stadfæstede EU-Parlamentet en omfattende revision af persondataforordningen, som med effekt fra april 2018 vil stille væsentlig skærpede krav med væsentligt skærpede sanktioner ift. håndtering af persondata. Administrationen vil i 2. halvår 2016 præsentere en analyse for bestyrelsen af status på Boligkontoret Århus overholdelse af reglerne samt evt. initiativer, der påtænkes i den forbindelse. Det vil formodentlig være påkræves at indhente ekstern sagkyndig bistand. Persondataforordningen vil endvidere få betydning for omfanget af skriftlige samtykker, der skal indhentes fra medarbejderne til personaleadministrative formål. B. Thomas Kristensen er tiltrådt den 1. maj som ny datakonsulent. Han har ansvaret for at varetage udviklingen og integrationen af Boligkontoret Århus data og IT-værktøjer i samarbejde med en bred kreds af superbrugere. C. Arbejdet med en afløser for BKÅ Portalen skrider fremad i dialog med følgegruppen. Det er forventningen, at der kan præsenteres en prototype for følgegruppen inden sommerferien, og at den kan sættes i drift i 3. kvartal. Herefter vil der løbende kunne udvikles og forbedres på platformen. D. Modulet til digital opsigelse med NemID er sat i drift og fungerer uden de store indkøringsvanskeligheder. Der afventes fortsat samarbejde mellem EG A/S og en ekstern signeringsleverandør om en løsning til brug for lejekontrakter. E. Boligkontoret Århus har ansøgt og opnået medlemskab af Green Building Council Denmark en organisation, der arbejder for DGNB-standarden for miljømæssig og social bæredygtighed i byggeriet.

28 Det er en god platform for at styrke vores netværk og kompetencer på energiområdet og ift. den strategiske Attraktivt-satsning, og vil både kunne bruges til vidensgenerering og erfaringsudveksling og i forbindelse hel eller delvis certificering af konkrete projekter. F. Pr. 1. juni forventes afdeling 48 og 55 Skæring Parkvej at gå i drift med el-delebiler fra Tadaa! Som tidligere besluttet i bestyrelsen afholder Tadaa! Annonceringsomkostningen det første år, mens boligorganisationen finansierer ladestik og foliering af de som udgangspunkt to biler. Der pågår sideløbende dialog om etablering af lignende ordninger i afdelingerne på Charlottehøj (dog med ½ annonceringsudgift), ligesom afdeling 29 Kalmargade har ytret interesse. Bestyrelsen bør beslutte sit evt. engagement i en sådan løsning. Andre afdelinger har sideløbende forespurgt til etablering af ladestik til elbiler. G. Kontrolgruppen hos Aarhus Kommune har gjort status på sit arbejde mod fædrehoteller med logiværtserklæringer som redskab. Resultatet er, at antallet af overbefolkede lejligheder fortsætter med at falde fra 0,29 pct. pr. 1. april 2015 til 0,23 pct. pr. 1. april 2016 i Boligkontoret Århus. Faldet er lidt større end i kommunen som helhed, hvor 0,29 pct. af lejemålene er overbefolkede. 2/8

29 H.Administrationen spørger fortsat alle ind- og fraflyttere med mailadresse om deres oplevelse af flytteforløbet m.m. Et kort overblik over resultaterne og udviklingen heri fremgår nedenfor. 4,0 Generel tilfredshed - indflyttere 3,5 3,0 3,5 3,5 3,43,5 3,4 3,3 3,3 3,3 3,4 3,3 3,3 3,3 3,2 3,2 3,2 3,2 3,2 3,1 3,1 3,2 2,5 2,0 1,5 Første møde Udlejningsmedarbejder Ejendomsfunktionær Information 1,0 0,5 0, Tilfredshed med boligkvalitet 100% 90% 80% 26% 27% 28% 28% 30% 70% 60% 50% 40% 64% 57% 61% 62% 60% Bedre end forventet Som forventet Ringere end forventet 30% 20% 10% 0% 10% 16% 12% 10% 9% /8

30 Generel tilfredshed - fraflyttere 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 3,3 3,4 3,3 3,3 3,2 3,2 3,2 3,3 3,3 3,1 3,1 3,2 3,2 3,2 3,2 3,2 3,1 3,0 3,1 3,1 3,0 2,9 2,9 2,9 3,0 3,0 3,1 2,9 3,0 2,9 2,9 2,9 2,8 2,9 3,0 Boligkvalitet Ejendomsfunktionær Administration Information Udlejningsmedarbejder Service ifbm. fraflytning Total tilfredshed 0,5 0, % 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Flytteårsag 43% 35% 30% 26% 26% 24% 25% 23% 24% 21% 17% 15% 15% 13% 13% 12% 13% 10% 11% 9% 10% 9% 10% 7% 7% 7% 5% 5% 2% 2% 3% 3% 4% 0% 0% 0% Mindre bolig Tilpasse min bolig Større bolig Udenomsarealer Naboer - fx støj eller husdyr Familie Boligkvalitet Husleje Arbejde/uddannelse Tryghed Anden bolig 4/8

31 Indstillet på at flytte tilbage 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 68% 32% Total Ja Nej I. Arbejdet med de to nybyggeriprojekter på Katrinebjerg blev omtalt i Aarhus Stiftstidende den 16. april 2016: 5/8

32 6/8

33 7/8

34 INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 8/8

35 NOTAT TIL PKT 4.a Status og fremtidig model for delebilordninger DATO 10. maj 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING På baggrund af bestyrelsens satsning på området Fælles er der som bekendt indledt dialog om etablering af miljøvenlige delebilordninger i samarbejder med Insero TaDaa! A/S i flere områder. Det drejer sig om flg.: Skæring Her har afdeling 48 og 55 Skæring Parkvej tilsluttet sig modellen, og der er forventet opstart den 1. juni 2016 med to biler (kan reguleres når efterspørgslen kendes). Boligorganisationen har givet tilsagn om at finansiere etableringen af ladestik og parkeringspladser, formodentlig ca kr. samt foliering af bilerne til ca kr. pr. stk. Boligorganisationen betaler i Skæring ikke noget for at have annoncepladsen til rådighed. Afdelingen har ingen løbende udgifter, men står for rengøring af bilerne efter nærmere aftale. Et bestyrelsesmedlem har meldt sig til opgaven og ejendomsfunktionærerne står stand by. Charlottehøj Her har bestyrelserne i afdeling 12/19 Majdalen/Tamperdalsvej, 13 Hammershusvej samt 61 Chokoladen erklæret sig interesserede, mens afdeling 16 Hammershusvej umiddelbart ikke var interesseret. Ungdomsboligafdeling 60 Paludan-Müllers Vej vil gerne høre nærmere. Der afholdes et informationsmøde for afdelingsbestyrelserne i anden halvdel af maj. Boligorganisationen har givet tilsagn om at finansiere etableringen af ladestik og parkeringspladser, formodentlig ca kr. samt evt. foliering af bilerne til ca kr. pr. stk. Den konkrete placering og økonomien herved kendes først efter en nærmere afklaring af interessen hos afdelingsbestyrelserne. Boligorganisationen betaler annonceudgift på kr. pr. år ekskl. moms pr. bil for at have annoncepladsen til rådighed.

36 Kalmargade Afdelingsbestyrelsen i afdeling 29 Kalmargade har forespurgt på muligheden for at etablere ordningen i afdelingen. I givet fald vil økonomien blive sammenlignelig med Charlottehøj. INDSTILLING Organisationsbestyrelsen bedes afklare i hvilket omfang boligorganisationen er indstillet på at finansiere etablering og drift af yderligere ordninger, herunder hvad der skal svares evt. kommende interesserede afdelinger. Bestyrelsen bør i den forbindelse tage stilling til, om der skal foretages foliering med annoncering for Boligkontoret Århus på bilerne eller ej. 2/2

37 NOTAT TIL PKT 6b Mødeplan for Boligkontoret Århus DATO 4. maj 2016 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/MKL PROBLEMSTILLING Oversigten beskriver møder i organisationsbestyrelsen m.m. i Dato Arrangement Indhold 19. maj Repræsentantskabsmøde 23. maj Dialogmøde Organisationsstruktur 2. juni Bestyrelsesmøde Konstituering Status energistrategi Plan for fleksibilitet og individuel tilpasning af boligen juni Bestyrelsesseminar??? Deltagelse af chefgruppen 15. august Dialogmøde Økonomisk orientering 2. kvartal Afdelingsmøder XX. august Dirigentkursus 18. august Bestyrelsesmøde 29. september Bestyrelsesmøde Afdelingsbudgetter 17. oktober Dialogmøde Organisationsstruktur 3. november Bestyrelsesmøde Økonomisk orientering 3. kvartal november Organisationskonference Organisationsstruktur 6. december Bestyrelsesmøde

38 INDSTILLING Mødeplanen er til bestyrelsens orientering. 2/2