Lokaleforhold for Grenaa Egnsarkiv.

Transkript

1 Kultur- og udviklingsudvalget! Kultur- og udviklingsafdelingen Dato: 26. oktober 2010 Reference: Johan Legarth Direkte telefon: Journalnr.: Lokaleforhold for Grenaa Egnsarkiv. Grenaa Egnsarkiv benytter lokaler på Norddjurs Bibliotekers hovedbibliotek i Grenaa beliggende N.P. Josiassenvej 17, 8500 Grenaa. Efter kommunesammenlægningen og aktualiseret af den vedtagne fusion af museerne i Grenaa, Ebeltoft og Randers er tanken om at egnsarkivet flytter til andre lokaler opstået nærmere angivet til Djurslands Museum, Søndergade 1, 8500 Grenaa. En arbejdsgruppe bestående af bibliotekschefen, museumsdirektøren, arkivlederen, kultur- og udviklingschefen og kulturkonsulenten har vurderet muligheder og vilkår for en evt. flytning. Statusoplysninger: Vedtægterne for egnsarkivet er godkendt af Grenaa Byråd den 16. november 2004 og på Sammenlægningsudvalgets møde 5. april 2006, hvor det blev besluttet at videreføre Grenaa Egnsarkiv som Norddjurs Kommunes offentlige arkiv efter arkivlovens 7. Arkivet indsamler kun privat materiale indenfor Grenaa Kommune, som den så ud efter sammenlægningen i 1970, men modtager kommunale arkivalier efter alle forgængerkommunerne til Norddjurs Kommune samt Norddjurs Kommune. Arkivet indeholder således både private og kommunale arkivalier. Opgaverne som offentligt arkiv omfatter rådgivning og praktisk hjælp i kommunale afdelinger og institutioner. Arkivet sikrer af bevaring af bevaringsværdige arkivalier, mulighed for kassation, stiller arkivalier til rådighed for borgere og myndigheder, og at vejlede disse i benyttelse af arkivalier.

2 Egnsarkivets årsbudget for 2010 udgør kr. og er placeret på hovedkonto 03, undervisning og kultur. Heraf udgør personaleudgifterne kr. I dette beløb indgår halvdelen af lederens løn, medens den anden halvdel budgetteres på hovedkonto 06, administration og planlægning (direktionssekretariatet). Af de der udgør budgettet uden løn betales der ikke for husleje, rengøring, brug af bil, IT-løsninger (1TB backup), adgang til officepakken og andre programmer i citrix, kopiering, internetadgang, telefon, lys, varme mm til biblioteket. Personalet udgør i 2010: 1 faguddannet arkivleder, 1 arkivassistent i flexjob, pr. 1. marts arkivassistent i seniorjob og 2 arkivhjælpere i løntilskud. Fordelingen af arbejdet mellem opgaver for den kommunale administration og det mere lokalhistoriske arbejde ligger ikke i faste rammer, men pt. er timeforbruget 18 timer med opgaver i direkte relation til administrationen ekspedition af sager til sagsbehandlere, kassationer ol. 37 timer med opgaver i relation til arkivalier fra perioden , der henstår på tidligere rådhuse, det drejer sig om kassationer, sagsrensning, ordning og tilgængeliggørelse. Hertil medgår ledelsestid fra arkivlederen, der også varetager ad hoc opgaver for sekretariatet f.eks. i sager med relation til arkivalier f.eks. Statens Arkivers tilsyn og Mellemarkivernes lukning. Opgaverne med private arkivalier omfatter indsamling, bevaring af materiale af væsentlig betydning for områdets historie, registrering, digitalisering, undersøgelser i arkivets samlinger og andet materiale med oplysninger om områdets historie samt formidling af disse. Faste samarbejdspartnere og aktiviteter består af foredragsrække og medlemsaftner i samarbejde med Slægts- og lokalhistorisk Forening Djursland og museumsforeningen, Årbogen Grenaa og omegn, Forlaget Det historiske udgiverværksted I Grenaa. Endvidere er arkivlederen sekretær for Arkivsamarbejdet i Norddjurs Kommune, som er det koordinerende organ for de 3 foreningsdrevne arkiver og egnsarkivet i Norddjurs Kommune. Denne opgave er ny efter kommunesammenlægningen. Det forventes at arkivet i denne forbindelse er motiverende og udviklende i samarbejdet, og garant for, at gældende regler på området formidles.

3 Arkivet henhører bevillingsmæssigt og administrativt under Grenaa Bibliotek. Lederen af egnsarkivet refererer således til Norddjurs Kommunes bibliotekschef. For så vidt angår opgaverne som offentligt arkiv refererer egnsarkivet til kommunens direktionssekretariat. Baggrund for overvejelserne: Kommunesammenlægningen og øget statslig opmærksomhed har medført øget lokalt fokus på museumsarbejdet. I forbindelse hermed har kommunalbestyrelsen i et samarbejde med Syddjurs Kommune og Randers Kommune truffet beslutning om fusion af de statsanerkendte kulturhistoriske museer i Ebeltoft, Randers og Grenaa pr. 1. januar I forbindelse med udredningsarbejdet er konstateret meget stor ulighed på arkivområdet. Der er ønske om mere ligeværdige samarbejder, men også en opfattelse af, at der ikke skulle bruges resurser på dette (ved rapportens udarbejdelse i 2008). Set i lyset af indhold og organiseringen af det fremtidige museumsarbejde forekommer det naturligt, at egnsarkivet knyttes nærmere til museumsvirksomheden. Det er vurderingen, at der fagligt, indholds- og brugermæssigt er tættere bånd til museumsområdet, end til biblioteksområdet. Ledige lokaler, arkivets placering gemt bag bibliotekets bogdepot, uhensigtsmæssigheder i nuværende lokaler og arkivets akutte mangel på hyldeplads koblet med en måske enestående chance for en rent fysisk/bevaringsmæssig bedre og en mere central placering i Grenaas bymidte samt kortere afstand til magasiner og kolleger på rådhuset, gør en flytning nærliggende. Endvidere får såvel bibliotek og egnsarkiv bedre plads ved en flytning, og egnsarkivet får bedre mulighed for arbejdsplads til frivillige, studerende m.v.. Da der er lokaler til rådighed på museet, og biblioteket gerne vil anvende de nuværende lokaler til andre formål, synes en flytning umiddelbart nærliggende.

4 Nuværende lokaler og placering i Grenaa Bibliotek: Egnsarkivet råder over ca. 150 m 2 magasin i bibliotekets kælder. Et fælleskontor med 4 kontorpladser og ekspedition på 49m 2 personer og der er pt. ikke flere ledige hyldemeter til fremtidige indkomster indenfor de arealer. Arkivets gæster samt de foreninger, der er knyttet til arkivet kan bruge kombineret læse- og arrangementslokalet samt et gangareal, hvor der er opstillet publikums-pc med internet samt læseapparater. Når bibliotek eller arkiv har arrangementer i det store lokale fungerer arkivkontoret som gang til kantine, pedelkontor og personaleindgang. Biblioteket finder ikke, at der er noget til hinder for en flytning, og de ledige lokaler vil blive anvendt til andre formål, herunder evt. borgerservice. En flytning skal være uden udgift for biblioteket. Mulige nye lokaler og placering på Djurslands Museum: På museet er der blevet lokaler ledige efter afgang af materialer til fællesmagasin. Lokalerne omfatter ca. 400 m 2 i fuld højde inkl. gangarealer og toiletter. I stueetagen er der 2 store rum på hhv. ca. 83 og 44 m 2. toilet og to depotrum. 1. sal 165m 2 er delt i to lokaler i det ene er der pt. opstillet et modeltog, som skal have en anden placering, - endelig er der en 2. sal med skråvægge anslået 70m 2. Djurslands Museum og Grenaa Egnsarkiv har sammen foreslået en flytning, da de kan se fordele inden for stort set alle kerneområder: indsamling, bevaring, forskning og formidling samt en faglig sparring og større indsigt i dokumentationen af lokalområdets historie vil komme begge institutioner og ikke mindst deres brugere til gode. I stueetagen kan umiddelbart indrettes en læsesal, der samtidig kan benyttes som mødelokale af foreninger mv. En klargøring af lokalerne på museet vil omfatte anskaffelse af andet inventar, herunder reoler, opstilling af lette vægge, nødtørftig malerarbejde og evt. køkkenfaciliteter. På grundlag af indhentede overslag skønnes klargøringen at koste xx kr. Det er ikke muligt at opgøre de konkrete driftsudgifter på biblioteket for brug af el, vand, varme, rengøring m.v., og der foretages derfor et skøn lydende på kr. årligt. Djurslands Museum er indstillet på, at egnsarkivet kan benytte lokalerne for en årlig udgift på kr.

5 excl. moms, således at udgifter til varme, vand, el, rengøring og kopiering er dækket af denne udgift. En flytning vil således medføre, at - de samlede driftsudgifter forbliver uændrede, og - engangsudgifter til flytning og klargøring af lokaler på museet Konklusion: Arbejdsgruppen anbefaler, at - Grenaa Egnsarkiv flytter fra nuværende lokaler på Grenaa Bibliotek til de beskrevne lokaler på Djurslands Museum løbende over perioden januar til juni 2011, - Lederen af egnsarkivet i det daglige refererer til kultur- og udviklingschefen bortset fra sager om offentligt arkivvæsen, hvor referencen er til sekretariatschefen i Norddjurs kommunens direktionssekretariat, - Daglig faglig sparring sker med museets ledelse, nærmere betegnet med overinspektøren i Grenaa, og øvrigt personale på museet i Grenaa, - Samarbejdsaftale mellem Norddjurs Kommune, egnsarkivet og museet skal indgås, - Ændringen ikke vil medføre yderligere løbende driftsudgifter, da museet modtager årligt kr. i 2011-niveau fra egnsarkivet dækkende udgifter til forbrug af vand, varme, el, rengøring m.v., som beskrives i en aftale parterne imellem, - Der foretages en budgetomplacering af kr. for 2011 fra Norddjurs Biblioteker til Grenaa Egnsarkiv, - Mødelokale/læsesal i de nye lokaler kan stilles til rådighed for foreningsaktiviteter jf. folkeoplysningslovens bestemmelser, - Egnsarkivet overtager bogføringsfunktionen for egne bilag, - Eventuelt udspil om mulig harmonisering af administration af lokalarkiverne og offentlige arkiver må komme fra det fusionerede museums ledelse/borgmesterkontorerne, - Det overvejes, om foreningsdrevne lokalarkiver på sigt skal referere til det fusionerede museums ledelse, og harmonisering senere finde sted, og at

6 - Kultur- og udviklingsudvalget forelægges en ansøgning om dækning af udgifterne til klargøring af lokalerne finansieret af udvalgets udviklingspulje, drift. Med venlig hilsen Johan Legarth Ref.