NOTAT. Modtager(e): Universitetsledelsen. Angående Mentor-Mentee-ordning for videnskabelige medarbejdere

Transkript

1 Modtager(e): Universitetsledelsen NOTAT Angående Mentor-Mentee-ordning for videnskabelige medarbejdere på Aarhus Universitet Som led i at fastholde og styrke de videnskabelige medarbejderes kompetencer (faglige som personlige) på Aarhus Universitet, forslås igangsat en permanent Mentor-Mentee-ordning ved navn Styrk Talentet! iværksat på AU. Dato: 27. maj 2013 Ref: AU HR, Eva Damsgaard Nielsen Charlotte Holmer Kirk Lizzi Edlich Lise Aaen Side 1/ Den engelske titel er Empower Talent! Baggrund Både nationale og internationale erfaringer peger på, at det skaber stort udbytte at have mentor-mentee-ordninger. Nationalt gælder det f.eks. Københavns Universitets mentorprogram for kvindelige postdocs og adjunkter, iværksat som led i universitetets Handleplan for mangfoldighed flere kvinder i forskning og ledelse ( ). Internationalt peger erfaringer fra 6 mentorprogrammer i Tyskland, projekt TANDEMplusIDEA fra England, Tyskland, Holland og Schweiz samt projekt CeMENT fra USA på det samme 1. Samtidig har Taskforce for Ligestilling i 2010 iværksat to 1-årige pilotprojekter i de enheder på AU, der på det tidspunkt hed NAT og ASB. Her blev et mentorprogram for yngre kvindelige forskere afprøvet, for at undersøge om udbyttet her ville være tilstækkeligt overbevisende til at oprette en permanent ordning. Evalueringen peger på alle måder i den retning og påpeger, at det har været særligt givende, når mentor og mentee har været fra forskellige institutter. Proces indtil nu For at kunne anbefale, hvordan den kommende ordning på AU bør sættes sammen for at skabe mest muligt værdi ift. de optegnede mål og formål, er der dels gennemført en uformel interviewrunde i løbet af maj og juni 2012, og dels har ordningen løbende været drøftet på mangfoldighedsudvalgets møder. 1 Jf. Evaluering af Mentorprogrammet for yngre kvindelige forskere på Aarhus Universitet Erfaringer og resultater fra det 1-årige pilotprojekt på ASB og NAT (Faber og Ravn, juni 2011). Aarhus Universitet Tlf.: Fax:

2 Den uformelle interviewrunde indebar dialog med dekan Svend Hylleberg, vicedirektør for Forskning og Talent Kristian Thorn, ph.d. skoleleder på Health Lise Wogensen, ph.d. skoleleder på Arts Johnny Laursen samt to ansvarlige medarbejdere fra de førnævnte pilotprojekter, Linda Ibsen og Lisbeth Lauritsen. Med udgangspunkt i anbefalinger fra ovennævnte og evalueringen af pilotprojekterne udarbejdede AUHR i efteråret 2012 et design og procesforslag til en Mentor-Mentee-ordning, som blev behandlet på Universitetsledelses møde medio november Tilbagemelding fra Universitetsledelsen var imidlertid: at etablering af en Mentor-Mentee-ordning for videnskabelige medarbejdere på AU er et godt initiativ - men at oplægget var for bureaukratisk og omfattende Med udgangspunkt i Universitetsledelsens anbefalinger er det oprindelige oplæg efterfølgende blevet revideret i samarbejde med dekan Svend Hylleberg (formand for AU Forum for Talentudvikling). Det reviderede forslag har efterfølgende været drøftet dels med forskningsgruppen Danish Centre for Studies in Research and Research Policy / Dansk Center for Forskningsanalyse på BSS, som AU HR samarbejder med i forhold til det EU finansierede forskningsprogram Stages. Forskningsgruppen har udtrykt anerkendelse af forslag til ordning, og implementering af en Mentor- Mentee-ordning indgår i det forskningsprogram, som Dansk Center for Forskningsanalyse er en del af. Dels har det reviderede forslag været drøftet i Talentbåndet. Talentbåndet har ligeledes udtrykt tilfredshed med den foreslåede ordning, men har samtidig gjort opmærksom på, at ordningen ikke må erstatte den forpligtelse, ledelsen har for karrierevejledning. Talentbåndet har påpeget, at stillingskategorien forskere bør tilføjes på niveau med postdoc og adjunkter og at ordningen løbende skal følges, selv om der først finder en egentlig evaluering sted efter tre år. Begge ønsker er honoreret og præciseret i det foreliggende oplæg. Nedenfor fremgår AU HR s reviderede forslag til design og proces for en kommende Mentor-Mentee-ordning på AU.

3 Styrk Talentet! Formål og mål Ordningen bygger på mentors og mentees gensidige interesse, og deltagelse i ordningen er frivillig. Formålet med ordningen er: At AU til enhver tid fastholder dygtige videnskabelige medarbejdere At motivere og kvalificere universitetets videnskabelige medarbejdere til at arbejde succesfuldt inden for den akademiske verden og gennem samtalerne med en mentor bidrage til at understøtte og udvikle de videnskabelige medarbejderes faglige og personlige karrierepotentiale At AU opnår mangfoldighed og øget ligestilling i lektor- og professorgruppen. Målgrupper for Mentor-Mentee-ordningen Styrk Talentet! skal tilbydes alle medarbejdere på adjunktniveau (adjunkt/forsker/postdoc) af begge køn på de fire hovedområder. Forventede effekter af Styrk Talentet! De omtalte pilotprojekter peger på følgende muligt udbytte: For Aarhus Universitet: - En tilpasset og moderne struktur, der muliggør det for talenter uanset køn at gøre karriere på AU - Videndeling på tværs i organisationen og mellem generationer - Fortsat og fornyet international konkurrencedygtighed - Bedre arbejdsmiljø, og derigennem at blive en mere attraktiv arbejdsplads - Mere synlige karriereveje, som kan medvirke til at tiltrække og fastholde talentfulde medarbejdere - Øge talentmassen på AU For mentees: - Vejledning i forhold til både kortsigtet og langsigtet karriereplanlægning med det formål at den enkelte mentee oplever sig mere fokuseret og målrettet ift. karriererelaterede ønsker og behov - Respons på CV - Øget personlig gennemslagskraft og faglige kompetencer - Hjælp til at udvikle og optimere faglig profil - Hjælp til kompetenceafklaring

4 - Vejledning i strategisk prioritering af arbejdstid og opgaver samt work/life balance - Hjælp til at styrke og etablere netværk lokalt, nationalt og internationalt - Hjælp og idéer til at synliggøre sig og begå sig i forskningsmiljøet - Rådgivning og sparring ift. processen med at blive seniorforskerbedømt/lektorkvalificeret - Mere synlige karriereveje - Øget trivsel For mentorer: - Styrke forsknings- og uddannelsesmiljøet fagligt og bidrage til et inspirerende og attraktivt forsknings- og uddannelsesmiljø på AU med gode relationer mellem juniorer og seniorer - Gøre en aktiv forskel for unge talentfulde forskere på AU - Opbygge netværk med fødekæden af talentfulde forskere - Bidrage til og præge generationsskifter - Blive inspireret af nye tankesæt, refleksioner og oplevelser - Bidrage til et bedre arbejdsmiljø med mere tilfredse medarbejdere, som opnår bedre og flere resultater - Nære lokale, nationale og internationale netværk med dygtige talenters bidrag Hvem kan deltage i AU s Mentor-Mentee-ordning? Alle interesserede medarbejdere på adjunktniveau (adjunkt/forsker/postdoc) kan som udgangspunkt blive mentee, mens alle interesserede på lektorniveau eller derover kan melde sig som mentor. Det er vigtigt i forhold til matchning, at den enkelte mentee i sin tilmelding tilkendegiver, hvilke særlige ønsker/behov, han/ hun ønsker, at drøfte med mentor. Ligeledes skal mentor i sin tilmelding beskrive, hvilke temaer, der tilbydes mentoring inden for. Mentor-Mentee-makkerparrene kan både etableres inden for samme institut og på tværs af institutter og hovedområder, når dette giver mere mening. AU HR og Udvalget for Mangfoldighed udarbejder vejledende rollebeskrivelser til henholdsvis mentor og mentee for at støtte relationen. Tilmelding Det er muligt at tilmelde sig ordningen både individuelt med/uden ønsker og som par. Dette kan ske på hvor tilmeldingsblanket indsendes. Samtidig kan institutledere (og hvor det er relevant også forsk-

5 nings- og centerledere) opfordre ansatte til at påtage sig én af rollerne. Deltagelsen er selvfølgelig frivillig. Ansøgningsfrist Der vil blive tilmeldingsfrist 2 gange årligt. Tilmeldingsfristen ligger fast og gælder hele AU. Deltagerantal Der er ikke fastsat nogen øvre grænse for deltagerantal i Mentor-Menteeordningen. Matchning Matchning kan foregå på to måder: a) En mentor-mentee-relation kan aftales mellem to parter, der gensidigt har interesse i at indgå i en sådan relation. Dette noteres tydeligt i begge parters tilmelding. b) Interesserede i hhv. mentor- eller mentee-rolle kan tilmelde sig via og her angive, om interessen primært angår en mentor-mentee-relation inden for eget institut eller på tværs af institutter/hovedområder. Det er vigtigt, at mentor i sin ansøgning specifikt beskriver, hvilken form for mentoring han/hun tilbyder. Efter tilmeldingsfristens udløb bliver deltagerne matchet ud fra interesse mv. så flest mulige ønsker efterkommes. Matchningen gennemføres af konsulenter fra AU HR. Tidsramme Styrk Talentet! annonces på AU s hjemmeside i efteråret 2013 og vil fungere som en 1-årig ordning, hvor man aftaler mentor-mentee-relationer for ét år ad gangen. Er ordningen succesfuld, og ønsker begge parter at fortsætte derefter, kan samarbejdet forlænges efter aftale. Mentor og mentee mødes efter behov. Forløbet indledes med en gensidig fælles forventningsafstemning om behov og muligheder. AU HR udarbejder en inspirationsliste vedrørende forhold, som erfaringen viser, det er vigtigt, at have forventningsafstemt, for at sikre et udbytterigt og succesfuldt forløb. Indholdet af møderne foregår på mentees initiativ. Tilbud om deltagelse i temaworkshops AU HR vil løbende afholde tema-workshops for at inspirere og udvikle både nye og etablerede mentor-mentee relationer til et endnu større udbytte. Del-

6 tagelse i tema-workshops er frivillig og er et således et tilbud som mentee, mentorer samt øvrige interesserede kan vælge at benytte. Eksempel på en temaworkshop kunne være: Den gode mentor-menteerelation. Her introduceres begge parter til rollen som henholdsvis mentor/mentee. Ansvarsfordeling og økonomi AU HR varetager følgende leverancer i forhold til etablering af en Mentor- Mentee-ordning: Generel information om Mentor-Mentee-ordningen hjemmeside, diverse skabeloner (tilmeldingsblanket) profilannoncer af mentorer (I samarbejde med AU Kommunikation) Formulering af en rammebeskrivelse af, hvad Mentor-Mentee-ordningen er (opgaver, roller og ansvar) Formulering af inspirationsliste (forventningsafstemning af behov og muligheder) Udvikling og gennemførsel af relevante temaworkshops i samarbejde med interne og eksterne leverandører Det er vigtigt, at det er interessen hos den enkelte mentor/mentee, der er drivkraft for deltagelse i ordningen, derfor deltager begge uden honorar, timekompensation eller anden form for godtgørelse Evaluering Mentor-Mentee-ordningen følges løbende og evalueres efter 3 år med henblik på effektmåling. Brug af eksterne mentorer Fase 1 (Primær intern ordning) I den første tid vil der være tale om en intern ordning, hvor der fra AU kan ydes assistance i forhold til rekruttering af mentorer. Dog er det tilladt, at indgå aftale med relevante eksterne mentorer fra andre universiteter. Såfremt man selv har fundet en relevant ekstern mentor stilles samme værktøjer temaworkshops mv. til rådighed. AU påtager sig imidlertid ikke en opsøgende rolle i forhold rekruttering af eksterne mentorer. Fase 2 fra 2015 (Intern/ekstern ordning) I fase 2 opbygger AU et netværk af eksterne mentorer nationale som internationale som er til rådighed for AU mentees Tidsplan:

7 Marts-maj 2013 Drøftelse af revideret oplæg på Udvalget for Mangfoldigheds møde den Svend Hylleberg deltager. Efterfølgende tilretning og formulering af ny sagsfremstilling Stages får oplæg til kommentering Talentbåndet får oplæg til drøftelse Drøftelse på Uniled-møde Parallelt med ovenstående skal der: Udarbejdes informationsmateriale om ordningen (hjemmeside, omtale i diverse AU-medier) Formuleres rammebeskrivelse (hvad ligger der i Mentor/Menteeordningen opgave, rolle og ansvar) samt inspirationsliste Planlægges/tilrettelægges tema-workshop. Styrk Talentet! annonces på AU s hjemmeside i efteråret 2013