MÅL- OG RAMMEAFTALE Center for Politik og Borgerservice

Transkript

1 MÅL- OG RAMMEAFTALE 2013 Center for Politik og Borgerservice Dato for indgåelse 30. januar 2013 Indgået mellem Direktør Centerchef Jens-Jakob Jakobsen Betina Bojesen Planlagt opfølgning Møde 1 Møde 2

2 ØKONOMISKE MÅL OG RAMMER Rammer og forudsætninger Center for Politik og Borgerservice (POB) har økonomisk ansvar for dele af politikområderne 42, 79, 80 og 81. Vores økonomi vil også i 2013 blive fulgt tæt og i samarbejde med Center for Økonomi og Personale (ØPE). Der afholdes månedlige budgetopfølgningsmøder, hvor økonomirapporterne gennemgås. Vi kan således reagere rettidigt, hvis nogle budgetposter stiger eller falder. Vi holder også løbende styr på forbruget af de overførte midler og har øje for at tænke helhedsorienteret om budgettet for Hørsholm Kommune. På pensionsområdet på politikområde 42 har vi i 2012 arbejdet på at tilpasse budgettet. Sammen med ØPE har vi arbejdet med en pris/mængde-budgettering og kan ret præcist beregne vores budgetbehov. Vi ved allerede nu, at vi vil have et mindre forbrug i 2013 på dette område, hvilket der vil blive taget højde for i forbindelse med budgetopfølgning 2. I oktober 2012 overgik 2 medarbejdere til Udbetaling Danmark. Pr. 1. marts 2013 overgår yderligere 4 medarbejdere. Lønbudgettet bliver tilpasset i overensstemmelse hermed. Økonomiske mål for året Ved budgetforhandlingerne besluttede Kommunalbestyrelsen, at der fra 2013 skal gøres en indsats mod socialt bedrageri. Det forventes, at en styrket indsat kan give Hørsholm Kommune en besparelse på kr. pr. år. Der er dog kun budgetteret med en nettoindtægt i 2013 på kr. og kr. i de efterfølgende overslagsår, idet indsatsen skal varetages af 2 medarbejdere, og der skal investeres i et system, der kan understøtte indsatsen. Da indsatsen bygger på et helhedsorienterende samarbejde både internt i Hørsholm Kommune og med eksterne samarbejdspartnere, kalder vi indsatsen for helhedsorienteret samarbejde (HOS). Økonomiske opmærksomhedspunkter og perspektiver Indsatsen mod socialt bedrageri følges nøje og der skal hvert halve år aflægges statusrapport for Økonomiudvalget for at dokumentere indsatsen og redegøre for på hvilke politikområder indsatsen har givet besparelser.

3 ORGANISATORISKE MÅL OG RAMMER Rammer og forudsætninger Til aftalen er i bilag 1 vedlagt et organisationsdiagram for POB. Som konsekvens af overdragelse af 6 medarbejdere til Udbetaling Danmark har Borgerservice arbejdet med en ny organisering og ansættelse af 2 medarbejdere til at styrke kontrolindsatsen har betydet der er implementeret en ny organisering for det samlede POB. I Borgerservice har vi 2 teams et frotteam og et backteam. Teamene refererer til Borgerservicechefen, som refererer til centerchefen. I Politik har vi nu 3 teams Team Sekretær (SEK), Team Jura (JUR) og Team Helhedsorienteret samarbejde (HOS). Teamene refererer centerchefen. Både borgerservicechefen og centerchefen fortsætter i 2013 med deres uddannelse på henholdsvis master og KIOL. Der er derfor fortsat fokus på tilgængelighed i ledelsen. Centrets indsats i forhold til tværgående udviklingsområder Direktionens tværgående mål Trivsel Innovation Som konsekvens af udflytningen til Udbetaling Danmark har trivslen i 2012 været under pres. Vi har etableret 2 nye teams i Borgerservice, og alle medarbejdere har fået nye arbejdsopgaver. Vi har derfor arbejdet med kompetenceudvikling for at kunne løfte de opgaver, der bliver tilbage på pensionsområdet og som ikke flytter med til Udbetaling Danmark. For at fastholde god trivsel i hele centret og ønsket om at arbejde med trivsel generelt, har vi i samarbejde med en ekstern konsulent sammensat et kursusforløb, hvor vi arbejder med den enkeltes- og teamets styrker. Vores APV viser, at medarbejderne efterspørger feedback. I ledelsen vil vi være rollemodeller for feedback. Vi vil skabe et tillidsfuldt arbejdsmiljø, hvor medarbejderne kan give deres mening til kende, og vi vil være åbne og modtagelige herfor. Derudover vil vi arbejde med feedback i vores løbende statussamtaler med medarbejderne. Udover de samlinger vi har i centret i forbindelse med arbejdet med styrkeprofilerne, vil vi også lave et seminar med fagligt relevante emner, der rammer alle faggrupper. Seminaret skal også have et socialt formål og styrke samarbejdet på tværs. Vi vil arbejde med brugerdrevet innovation og vil facilitere innovationsnetværk. Formål er at yde bedre digital service. I 2. kvartal 2013 vil der blive oprettet et netværk, bestående af brugere, interesseorganisationer og evt. erhvervsliv, der skal komme med ideer til hvordan Kommunen kan yde en bedre digital service. Udfarende borgerservice: Som følge af digitaliseringen er det (ud over flere digitale selvbetjeningsmuligheder) blevet muligt at foretage ekspeditioner andre steder end på Rådhuset. Det kan f.eks. være lettere sagsbehandling på biblioteket, plejehjemmene eller hjemme hos borgerne. I 2013 vil vi eksperimentere med de muligheder, der er på dette område.

4 Indsats i forhold til tværgående projekter Digitalisering Digitale procedurer ifm. valghandlingen I forbindelse med budgetforhandlingerne er det blevet besluttet, at 4 af kommunens 5 afstemningssteder skal være digitale. Politik har ansvaret for koordinering og afholdelse af alle valg og vil med udgangspunkt i den politiske beslutning forberede en digitalisering af (digitale valglister) kommunalvalget. Vi tænker digitaliseringsmuligheder I den daglige drift vil vi have øje for digitalisering af arbejdsgange og vil i overensstemmelse med værdien her tør vi gå nye veje afprøve forskellige løsninger for at finde en optimale og mest effektive arbejdsgang. Doc2mail Når doc2mail er implementeret i POB, vil vi være ambassadører for at borgerne bliver tilmeldt digital post. Borgere, de er i dialog med POB om en konkret sag vil derfor blive vejledt i tilmeldingen til digital post. Digitale ambassadører Medarbejderne i Borgerservice er uddannet som floorwalkere og digitale ambassadører. Vi vil skærpe fokus og sikre, at Hørsholm Kommune opnår målet om, at 80 % af vores borgere senest i 2015 kan betjene sig selv digitalt. Lean Lean i POB Med fokus på at drifte lean er forudsat, at vi har nogle mål at styre efter. Hvert team skal derfor fastsætte 2-3 konkrete mål for opgaveløsningen i teamet. (Se under mål for kerneydelsen ). Når målene er fastsat skal teamet skal teamet med udgangspunkt i arbejdsmetoderne fra arbejdet med lean, overveje hvordan arbejdsgangen forbedres og tilrettelægges.

5 Egne organisatoriske mål og opmærksomhedspunkter Sygefravær Vi vil fastholde et lavt sygefravær. I 2012 er sygefraværet steget, men udtager man 3 langtidssygemeldinger fra statistikken ligger vi flot i centret. Dette vil vi gerne fastholde og vi har derfor fokus på vores sygefravær. Borgerservicestrategi Arbejdet med den kommende borgerservicestrategi, sammenhængende og effektiv borgerservice , er sat i gang og forventes færdiggjort og implementeret ved udgangen af andet kvartal Teamets styrker Vores kursusforløb med adfærdsprofiler vil kunne ses i hverdagen. Teamene har forståelse for hinandens styrker og udnytter dette i det daglige arbejde. Derudover arbejder vi hen imod en selvstyring af den daglige drift, således at ledelsen få mulighed for at arbejde endnu mere med strategi. FAGLIGE MÅL OG RAMMER Rammer og forudsætninger Center for Politik og Borgerservice servicerer borgmester, kommunalbestyrelse, direktion, kommunens centre og borgerne, og det der binder Politik og Borgerservice sammen er netop serviceringen. Team Sekretær betjener borgmester, kommunalbestyrelse og direktion og sikrer den politiske dagsordensproduktion. Team Sekretær yder sekretariatsbistand til huslejenævnet og pensionsnævnet og planlægger og koordinerer større arrangementer. Team Jura yder juridisk rådgivning til borgmester, kommunalbestyrelsen, direktion samt kommunens 9 centre. Teamet sikrer køb og salg af kommunens ejendomme og leje- og forpagtningsaftaler. Team Helhedsorienteret samarbejde samarbejder med kommunens centre, der udbetaler ydelser til borgerne og sikrer at borgerne kun får udbetalt de ydelser, som de er berettiget til. Borgerservice består af en front- og et backteam. I front-teamet ligger opgaver, der umiddelbart kan løses, når borgeren henvender sig (f.eks. telefonomstilling, pas, kørekort og Nem-ID), men der ligger også tungere sager som komplicerede flytninger, vielser og tungere sygesikrings-sager. Af nye opgaver har teamet rådgivning omkring pension, boligstøtte og familieydelser samt floorwalking (hjælp til det offentliges digitale selvbetjeningsløsninger). I back-teamet ligger de tungere opgaver som opkrævning, helbredstillæg, personlige tillæg, administrationssager, begravelseshjælp mv. Mål for kerneydelsen Hvert team fastsætter selv 2-3 mål inden for deres kerneopgave. Målene skal være fastsat i starten af 2. kvartal. Opfølgning på fastsættelsen og sikring af målene nås sker løbene og i møder mellem teamet og lederen eller i Borgerservice på tovholdermøderne. Direktionen og chefforum ønsker at styrke den generelle kompetence i kommunen i forhold til udarbejdelse af dagsordenspunkter til både den politiske behandling og behandlingen i direktionen og chefforum. Med udgangspunkt i vejledningen sådan skriver du et dagsordenspunkt skal Politik i samarbejde med kommunikation i UDI i dialog med centrene for at sikre, at politikerne, direktionen og chefforum får det bedste grundlag for at træffe afgørelser.

6 Faglige udviklingsområder Se ovenfor.

7 BILAG HANDLEPLANER TIL MÅL- OG RAMMEAFTALEN

8 Bilag 1 Organisationsdiagram for Center for Politik og Borgerservice Bemærkninger til organisationsdiagrammet. Centerchefen for Politik og borgerservice er øverste leder af centret og har det samlede budgetansvar. Udover at være centerchef er centerchefen daglig leder for Team Jura, Team Sekretær og Team Helhedsorienteret samarbejde. Tilsammen udgør de 3 teams POB-POL. Derudover har centret en daglig leder af Borgerservice. Borgerservice har 2 teams. Team Front og Team Back, som hver har en tovholder for teamet og er ansvarlig. Centerchef (daglig leder) Daglig leder Team FRONT Team BACK Team HOS Team SEK Team JUR

9 Handleplaner til Mål- og Rammeaftaler ØKONOMISKE MÅL FOR ÅRET [Mål implementeret inden 1. januar skal ikke medtages] Politikområde Budgetmål Mål Nedsættelse af Team HOS JA Begrænsning af socialt bedrageri Handling: Ansættelse af 2 medarbejdere, der skal sikre, at kommunens borgere kun får udbetalt de ydelser, som de er berettiget til Medarbejderne er ansat uden tidsbegrænsning, men ordningen evalueres årligt Team HOS koordinerer med de centre, der udbetaler ydelser til borgerne

10 ORGANISATORISKE MÅL FOR ÅRET DIREKTIONENS TVÆRGÅENDE MÅL Trivsel Kendskab til hinandens styrker Samarbejde i teamet og arbejde med selvstyring Handling: Kursusforløb med adfærdsprofiler Januar juni 2013 Trivsel Feedback Vi skal alle kunne give og modtage feedback Handling: Ledelsen er rollemodeller og skaber et tillidsfuldt miljø, hvor vi er åbne og modtagelige for feedback Løbende Innovation Innovationsnetværk Vi vil yde en bedre digital service Handling: Facilitering af innovationsnetværk Medio 2013

11 EGNE ORGANISATORISKE MÅL Mål Sammenhængende og effektiv Borgerservicestrategi Borgerservicestrategi Handling: Udarbejdelse af strategi pba. interviews med relevante centre 2. kvartal 2013 med øvrige centre BIDRAG / FORVENTNINGER TIL TVÆRGÅENDE PROJEKTER Mål for digitalisering Vi skal have digitale valglister på 4 ud af 5 afstemningssteder Handling: Bestilling, kursus for valgsekretærer 19. november 2013 Med UDI