itsmf Odense den 1. oktober 2008 Er ITAM noget værd? - eller er det et internt projekt uden værdi? 1. oktober 2008

Transkript

1 Morten Stender og Claus Bartholin PwC Advisory - IT Effectiveness itsmf Odense den 1. oktober 2008 Er ITAM noget værd? - eller er det et internt projekt uden værdi? 1. oktober 2008 PwC

2 Hvordan kommer vi videre med IT Asset Management (ITAM) fra strategi til handling 1. Baggrund og motivation 2. Hvor er visionen for ITAM/SAM? 3. Etabler et Roadmap to ITAM Excellence 4. Mængden af processer i forhold til værktøj 5. Er der en business case? 6. Erfaringer succesfaktorer og faldgruber 7. Konklusioner 8. Perspektiv Slide 2

3 1. Baggrund og motivation Hvorfor er ITAM interessant? Har vi kontrollen? Hvad kan der spares? Hvem kan spare det? Slide 3

4 1. Baggrund og motivation Integrering af SAM og ITIL/ITAM ISO/IEC Software Asset Management ISO/IEC IT Asset Management ISO/IEC udgør udgangspunktet for en integreret SAM-proces ISO/IEC tilvejebringer en SAM-datastandard for softwaretags - Stille ajourført information til rådighed for installeret software (softwarekonfiguration/ci) ITIL Service Management Slide 4

5 3. Etabler et "Roadmap to ITAM Exellence" ITAM-vision ITAM s tre informationskomponenter Physical IT Asset Management Financial Contractual Slide 5

6 3. Etabler et "Roadmap to ITAM Exellence" ITAM: fastlæg ønskesituationen Datakilde Datalager Rapportering Beslutningstagning PHYSICAL IMACD TOOLS, SCCM/SMS og/eller Quest, CA, Tivoli, LANDesk PC befolkningsledelse Elektronisk distribution Sporbarhed IT-DRIFTSM DRIFTSMÆSSIGESSIGE FORBEDRINGER INDKØB, HR og ERP, ANALYSEVÆRKTØJ REGNEARK FINANCIAL Indkøb Budget Omkostningskontrol ITAM-/SAM /SAM- VÆRDILAGER OMKOSTNINGS- LEDELSES- INITIATIVER KONTRAKTER, FAKTURAER CONTRACTUAL Licensefterlevelse Forhandlerledelse Vedligeholdelsesaftale FORHANDLER- LEDELSE Slide 6

7 3. Etabler et "Roadmap to ITAM Exellence" Fase I - evaluering: PwC s ITAM capability maturity scale Niveau 5: Optimized Værdiledelsesaktiviteter inkluderer andre funktioner så som tilbageførsel og omkostninger ved målinger af ejerskab En central ITAM-organisation har automatiserede aktiviteter, som minimerer support på tværs af organisationen En integreret værdiledelsesramme med realtidsmonitorering for fortsat forbedring. Niveau 4: Monitored ❺ ❹ Værdiledelsesaktiviteterne er blevet redefineret, så de kan understøtte fortsat omkostningsledelsesanalyse En central ITAM-organisations fokus er skiftet fra omkostningsledelse til it-livscyklusforbedring Værdiledelsesdata understøttes af opdagelse, brug og distribueringsværktøjer. Niveau 3: Managed ❸ Værdiledelsesaktiviteter er blevet designet og dokumenteret med fokus på driftseffektivitet inden for it En central ITAM-organisation fører tilsyn med værdiledelsesaktiviteter og kommunikerer mål Værdidata er blevet centraliseret og indeholder fysisk, økonomisk og kontraktmæssig information. Niveau 2: Informal Man tilstræber værdiledelse, men der er en tendens til en ad-hoc-karakter Ingen formel uddannelse i eller kommunikation af værdiledelsesaktiviteter It-driftsgrupper benytter egne værktøjer til at administrere værdier, men der er dog minimal integration. ❷ Niveau 1: Unreliable ❶ Uforudsigeligt miljø, hvor værdiledelsesaktiviteter hverken er designet eller i drift Værdiledelse anses ikke for at være en livscyklusproces It-driftsgruppers værktøjer er ineffektive i forbindelse med værdiledelse inden for deres egen funktion. *ITAM Capability Maturity Scale is based on the Carnegie Mellon Capability Maturity Model (CMM). Slide 7

8 3. Etabler et "Roadmap to ITAM Exellence" Software-/ITAM-procesforbedring Procesforbedring Licensmåling Centraliseret ITAM-Koncern Potentiel omkostningsbesparelse Tilførsel Prognosticering Omkostningsledelse - Brug Omkostningsledelse - Indkøb Defineret ITAM-livscyklus Softwareopdagelse Unreliable Informal Managed Monitored Optimized Ledelse As-is To-be Slide 8

9 3. Etabler et "Roadmap to ITAM Exellence" 1. Forstå nuværende muligheder Formål At skabe grundlæggende forståelse for eksisterende SAM-muligheder i organisationen. Aktiviteter Gennemføre en workshop, hvor der foretages en gennemgang af ITAM/SAM-relaterede procedurer og ansvarsområder - NB: PwC SAM Workbook, som er baseret på ISO Software Asset Management standard Påbegynde dataindsamling. Slide 9

10 3. Etabler et "Roadmap to ITAM Exellence" 2. Identificere hurtige resultater Formål At gennemføre ændringer, der giver synlige resultater og forbedrer ITAM/SAM-mulighederne. Aktiviteter Implementere umiddelbare resultater fra workshoppen - lavthængende frugter Udarbejde og implementere hurtige ændringer, som giver synlige resultater og fremdrift Etablere grundlæggende ITAM/SAM-faciliteter. Slide 10

11 3. Etabler et "Roadmap to ITAM Exellence" 3. Fastlægge organisatorisk mål for ITAM/SAM Formål At fastsætte mål for ITAM/SAMprojektet. Ønskesituationen Aktiviteter Gennemføre en workshop, hvor de organisatoriske mål for ITAM/SAMprojektet defineres Identificere afstanden mellem organisations muligheder og begrænsninger for dermed at opfylde målene Indarbejde informationer fra indsamlede data (Fase 1). Den nuværende situation Slide 11

12 3. Etabler et "Roadmap to ITAM Exellence" 4. Udarbejde fremgangsmåde Formål At definere projektopgaver, som kan omdanne organisationens nuværende ITAM/SAM-muligheder til ønskesituationen. Aktiviteter Identificere projekter, der kan fjerne eller minimere huller i de nuværende processer Definere handlinger, som kan sikre målopfyldelse Identificere afhængigheder mellem de enkelte projekter Udarbejde en plan for gennemførelse af de enkelte delprojekter. Udarbejd køreplan indenfor områderne Ledelse It-finansielle og kontraktuelle forbedringer It-procesforbedringer Teknologiforbedringer Slide 12

13 4. Mængden af processer i forhold til værktøj Praktiske eksempler på servicehåndtering Physical IT Asset Management Financial Contractual Planlægge: - Mangler kendskab til eksisterende service og involverer ikke viden fra eksisterende kontakter eller andet eksisterende materiale/viden Erhverve: - Indkøbsfunktionen køber service/udstyr service idriftsættes, men fakturering gennemføres ikke Idriftsætte: - Mangler koordinering mellem, hvad der idriftsættes i forhold til, hvilket system der udgår Vedligeholde: - Løbende vurdering af, om garanti, servicekontrakter mv. fortsat er relevante Tage ud af drift: - Sikre, at kontrakter udgår samtidig med at service tages ud af drift. Slide 13

14 4. Mængden af processer i forhold til værktøj Hvilken form for procesunderstøttelse kan et værktøj bistå med? (1) Forretningsværdi Lifecycle management Kontraktstyring og licensaftaler Genforhandling af kontrakter - med særlig fokus på licensrettigheder og installation Rapportering og analyse Indkøbs- og rekvisitionsstyring Økonomisk styring Leverandørstyring. Funktionalitet og egenskaber Dataindsamling Opgørelse over aktiver Arbejdsprocesstyring Mulighed: Interaktion med serviceleverandører Styring af sammenhængende hændelser Sikkerhed og kontrol. IT Service Management Service level agreement (SLA) Change management Incident/Problem management. Slide 14

15 4. Mængden af processer i forhold til værktøj Hvilken form for procesunderstøttelse kan et værktøj bistå med? (2) Slide 15

16 5. Er der en business case? Typisk fordeling ved outsourcede it-ydelser - besparelse grupperet Genforhandling af kontrakter og sporbarhed Bedre styring af udstyr Bedre styring af it-anskaffelse Bedre udnyttelse af licenser Andet: Audit, lagerstyring mv. Slide 16

17 6. Erfaringer - succesfaktorer og faldgruber Erfaringer Physical IT Asset Management ITAM-omkostningsstyring skal justeres i forhold til processer og mål for it-driften Målopfyldelse sikres kun gennem accept fra nøgleinteressenter Kommunikation er meget væsentlig - Det er særlig væsentligt, der er forståelse for ITAM som helhed ITAM er afhængig af ledelsesstyring og engagement gennem projektet - Det skal være en vedvarende proces gennem projektet Detaljeret analyse og gennemgang af itaktiver og kildedata er altafgørende for et godt resultat - Du får, hvad du måler Design af ITAM skal være en naturlig del af arkitekturen og dataintegrationen Ansvars- og rollefordeling skal sikre ejerskab. Financial Contractual Slide 17

18 6. Erfaringer - succesfaktorer og faldgruber Erfaringer typiske udfordringer Physical IT Asset Management Financial Contractual Manglende forståelse mellem forretningen og it-afdelingen - Forståelse for mål og for hinandens virke Manglende ledelse og ejerskab medfører manglende prioritering - Der er ikke en vedvarende proces, som sikrer procesoptimering (CSI) - Manglede ejerskab hos nøglepersoner resulterer ofte i manglende fokus (eksekvering) - Utilstrækkelig fokus på procesforbedring kan medføre manglede ITAMresultater Manglende realistiske forventninger medfører, at ITAM ikke giver synlige resultater/forretningsværdi. Slide 18

19 7. Konklusioner Konklusioner i spændingsfeltet Er ITAM noget værd? JA, men ITAM udgøres i højere grad af processer end teknologi, hvorfor ITIL-processerne er fundamentet for en god omkostningsstyring Eller er ITAM et internt projekt uden værdi? Nej, det er det ikke, men det kan desværre hurtig blive det ved manglende: - Ledelse - Veldefinerede mål Det er vigtigt, at ITIL tilpasses: - Forretningen - ITAM-processer Ovenstående danner baggrund for valg af værktøj Modenheden og veletableret processer er grundlaget for synlige resultater. Slide 19

20 8. Perspektiver PwC ITAM-livscyklus og ITIL Physical Financial IT Asset Management Contractual. 06/30/04 Kan ITAM - med synlige resultater - være med til at hjælpe forretningens ITILimplementering på vej? Kan det fjerne fokus fra, at ITIL er et it-projekt til ITIL er et forbedringsprojekt? ITIL kan med ITAM være med til at skabe værdi. Slide 20

21 Dialog? Kontaktoplysninger: Morten Stender Partner, IT Effectiveness Telefon: Mail: Claus Bartholin Manager, IT Effectiveness Telefon: Mail: Slide 21

22 Tak for i dag All rights reserved. refers to the network of member firms of International Limited, each of which is a separate and independent legal entity. *connectedthinking is a trademark of. PwC