Udbudsbetingelser. HOFOR A/S CVR-nr Ørestads Boulevard København S. Brændstof, smøremidler & fyringsolie 2016+

Transkript

1 om Klik her for at angive tekst. Udbudt af HOFOR A/S CVR-nr Ørestads Boulevard København S herefter betegnet HOFOR

2 Indholdsfortegnelse 1 Udbudsform Prækvalifikation Udfyldelse af ESPD en Dokumentation for ESPD en Udfyldelse af ESPD en Tilbudsfasen Aftalens omfang Delaftaler Aftalens løbetid Udbudsmaterialet Besigtigelse Spørgsmål til udbud Tilbudsform og krav Tilbuddets indhold Rammen for udbudsmængderne Alternative tilbud Forbehold Tildelingskriterier Evalueringsmetode Aflevering af tilbud Vedståelsesfrist Vederlag Forhandling Aftaleindgåelse Tavshedspligt Kommunikation Vejledende tidsplan Side 2 af 10

3 1 Udbudsform Udbuddet gennemføres i henhold til Forsyningsvirksomhedsdirektivet 2014/25/EU af 26. februar 2014 samt bekendtgørelse nr af 15.december 2015 om fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter indenfor vand og energiforsyning, transport og posttjenester. Udbudsformen er: Udbud med forhandling. Udbuddet er opdelt i to faser: Prækvalifikation jf. Afsnit. 2 Tilbudsfasen jf. Afsnit Prækvalifikation 2.1 Udfyldelse af ESPD en Ansøger skal i sin ansøgning udfylde og vedlægge European Single Procurement Document (ESPD). I henhold til artikel 80, stk. 3 i direktiv 2014/25/EU og 59 i direktiv 2014/24/EU er det en formel erklæring fra den økonomiske aktør om: at denne ikke befinder sig i en af de situationer, hvor økonomiske aktører vil eller kan blive udelukket, at denne opfylder de relevante udvælgelseskriterier, at denne, hvor det er relevant, opfylder de objektive regler og kriterier, som er opstillet med henblik på begrænsning af antallet af i øvrigt kvalificerede ansøgere, som opfordres til at deltage. For vejleding til udfyldelse heraf henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning fra december 2015 til det fælles europæiske udbudsdokument ( Side 3 af 10

4 3 Dokumentation for ESPD en ESPD er en egenerklæring fra økonomiske aktører (ansøgere) som foreløbigt bevis i stedet for certifikater, der er udstedt af offentlige myndigheder eller tredjemand. Jf. UBL 151 vil det som udgangspunkt, kun være den vindende tilbudsgiver, der skal fremsende den endelige dokumentation for, at kriterierne i ESPD en er opfyldt. Ordregiveren kan dog på ethvert tidspunkt under proceduren bede tilbudsgiver om at indsende dele af eller hele dokumentationen, hvis det er nødvendigt for at sikre en korrekt afvikling af proceduren. HOFOR forventer at anmode om dokumentation for ESPD en i løbet af testfasen. 3.1 Udfyldelse af ESPD en Følgende afsnit skal ansøger udfylde i ESPD en: Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør. A: Oplysninger om den økonomiske aktør. B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter. C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet. D: Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på. Ad C) De enheder for hvilke der fremlægges dokumentation for deres økonomiske og finansielle kapacitet og/eller tekniske kapacitet, skal udfylde en ESPD samt opfylde kravene til udfyldelse som anført i udbudsbetingelserne og udbudsbekendtgørelsen om. Såfremt anmodning fremsendes af et konsortium eller anden sammenslutning, skal ethvert medlem ansøge om deltagelse og udfylde en ESPD samt opfylde kravene til udfyldelse som anført i udbudsbetingelserne og udbudsbekendtgørelsen om. Der stilles ikke krav om at underleverandører, som ansøger ikke baserer sin formåen på, skal udfylde en ESPD. Del V: Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere. Del VI: Afsluttende erklæringer. Krav til udfyldelse af ESPD ens Del III, IV og fremgår af udbudsbekendtgørelsen. Side 4 af 10

5 4 Tilbudsfasen 4.1 Aftalens omfang Udbuddet vedr. en kontakt. Aftalen vedrører levering af brændstof, smøremidler & fyringsolie 2016 jf Delaftaler Ikke relevant 4.3 Aftalens løbetid Aftalen forventes at træde i kraft den og er gældende frem til den , med mulighed for forlængelse på 2 x 1 år. 4.4 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: A) Kontrakt brændstof, smøremidler &fyringsolie B) Nærværende udbudsbetingelser C) HOFORs Almindelige Betingelser for køb af varer D) Bekendtgørelse E) ESPD F) Kravspecifikation med bilag G) Bilag 1 tilbudsliste H) Bilag 2 produktoversigt I) Bilag 3 adresseliste J) Bilag 4 TVC adresser K) Bilag 5 Krav i miljøgodkendelser af spidslastværkerne til levering af fyringsolie L) Bilag 5a, bilag 5b og bilag 5c M) Entrepriseportal Self-Billing Procedure N) Forbeholdsliste O) Leverandørens samfundsansvar CSR Tilbudsgiver skal straks ved modtagelsen kontrollere, at ovennævnte udbudsmateriale er modtaget i det omfang som beskrevet. Side 5 af 10

6 4.5 Besigtigelse Der vil ikke være mulighed for besigtigelse. 4.6 Spørgsmål til udbud Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål hurtigst muligt. Eventuelle spørgsmål til udbuddet bedes sendt til udbuddets kontaktperson jf. afsnit Spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før tilbudsfristen, vil blive besvaret i det omfang, besvarelse kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt og i anonymiseret form og vil blive sendt samtidigt til alle tilbudsgivere. 4.7 Tilbudsform og krav Tilbuddet skal være skriftligt og skrevet på dansk. Såfremt der i udbuddet er krav om fremsendelse af brochuremateriale/tekniske specifikationer/produktspecifikationer, generelle præsentationer og lignende kan dette også være udformet på svensk, norsk, tysk eller engelsk. I tilbuddet skal alle forhold jf. udbudsmaterialet være indregnet. Alle poster i bilag til besvarelser såsom tilbudslisten, løsningsbeskrivelser mv. skal være udfyldt. Eventuelle dokumenter i Excel formater skal fremsendes både som PDF og Excel filer. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som HOFORs ejendom, og det vil ikke blive returneret. Den endelige aftale vil være på dansk, undergivet dansk ret og baseret på det vedlagte udkast til aftale samt bilag hertil Tilbuddets indhold Tilbuddet skal indeholde følgende dokumenter: - Udfyldt og underskrevet tilbudsliste - Udfyldt og underskrevet kravspecifikation - Evt forbeholdsliste. Side 6 af 10

7 4.8 Rammen for udbudsmængderne Se bekendtgørelsen punkt II. 2.4.beskrivelse af udbuddet. 4.9 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud Forbehold Tilbudsgiver skal afgive eventuelle forbehold i Bilaget Forbeholdsliste. Forbehold andre steder i tilbudsmaterialet kan ikke gøres gældende. Der kan ikke afgives forbehold for mindstekrav og/eller grundlæggende elementer. I det endelige tilbud accepterer HOFOR ikke forbehold der ikke kan prissættes eller som vedr. grundlæggende elementer og/eller mindstekrav Tildelingskriterier Tildeling af aftalen vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "pris", baseret på følgende underkriterier (beregningsfaktor anført i procent): Laveste pris Pris: 100 % Underkriterier er uddybet nedenfor: Pris Prisen (tilbudssummen), svarer til den totale sum som fremkommer fra tilbudslisten ved at multiplicere enhedspris eller timepris med de tilhørende mængder og summere den totale sum Evalueringsmetode Bedømmelsen er foretaget ud fra en samlet tilbudssum. Side 7 af 10

8 4.12 Aflevering af tilbud Tilbud skal være HOFOR i hænde senest som angivet i afsnit Tilbuddet skal fremsendes i 2 stk. fysisk eksemplarer + et elektronisk eksemplar på en USB nøgle, til: HOFOR A/S Ørestads Boulevard 35 DK 2300 København S Att: Aisha Amjad jf. afsnit 4.18 Mrk: Brændstof, Smøremidler &fyringsolie Såfremt der er uoverensstemmelse mellem det fysisk leverede og USB stik, vil det være det fysisk fremsendte tilbud som gælder. HOFOR er berettiget og forpligtet til at se bort fra et tilbud, hvis tilbuddet ikke er konditionsmæssigt Vedståelsesfrist Tilbud skal være bindende i 6 måneder fra dato for afgivelse af tilbud. Tilbudsgiveren er bundet af sit tilbud, indtil HOFOR har indgået en aftale, dog mindst til vedståelsesfristens udløb. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at Tilbudsgiver allerede pr. dette tidspunkt er frigjort fra sit tilbud Vederlag HOFOR betaler ikke vederlag for tilbudsmaterialet og/eller deltagelse i udbudsprocessen Forhandling HOFOR vil invitere til nærmere forhandling enkeltvis for evaluering af tilbud og eventuelle afklaringer m.m. med alle tilbudsgivere, som har afgivet konditionsmæssigt tilbud. Dagsorden udsendes inden forhandlingsmøderne. Efter endt forhandlingsmøderunde (1. forhandlingsmøde) vil tilbudsgiver have mulighed for at opdatere sit tilbud og fremsende et revideret og endeligt tilbud. I det endelige (sidste) tilbud skal alle eventuelle forbehold være afklaret. På baggrund af de reviderede tilbud foretages en ny evaluering jf. tildelingskriterierne. Den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil få tildelt en aftale. Side 8 af 10

9 4.16 Aftaleindgåelse Den/de vindende tilbudsgivere skal, mod forlangende, i stand-still perioden fremsende dokumenter der jf. udbudsmaterialet kan kræves fremsendt. Dette kan eksempelvis være serviceattest, kopi af forsikringspolice, materialecertifikater og udstyrslister til godkendelse mv. Såfremt de krævede dokumenter ikke kan fremskaffes eller ikke er korrekte, vil HOFOR være forpligtet til at annullere tildelingen og foretage en ny tildeling blandt de tilbageværende konditionsmæssige tilbudsgivere Tavshedspligt Parterne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende med hensyn til enhver oplysning om hinandens eller om andres forhold, som måtte komme til deres kendskab i forbindelse med udbudsforretningen. Denne tavshedspligt består også efter udbudsforretningens ophør. Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes dog på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud vil kunne være omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver angive dette udtrykkeligt i sit tilbud. I den forbindelse ser HOFOR gerne, at tilbudsgiver tydeligt indikerer, hvilke oplysninger eller elementer, der så vidt muligt ønskes undtaget fra aktindsigt. HOFOR vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen Kommunikation HOFOR Alle henvendelser vedr. dette udbud skal skriftligt rettes til: HOFOR A/S Aisha Amjad, Udbudskonsulent, Jurist aiam@hofor.dk Tilbudsgiver Medmindre andet klart og tydeligt angives af tilbudsgiver, vil HOFOR stile al kommunikation under udbudsforretningen til den medarbejder hos tilbudsgiver, der har anmodet om at få tilsendt udbudsmaterialet. HOFOR stile under alle omstændigheder kun kommunikationen til en medarbejder hos tilbudsgiver. Side 9 af 10

10 4.19 Vejledende tidsplan Aktivitet Dato Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse Prækvalifikationsfrist kl Opfordring til afgivelse af tilbud kl Besigtigelse Klik her for at angive en dato. Ikke relevant! Frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet kl HOFOR besvarer spørgsmål senest (6 dage før tilbudsfrist) Frist for tilbud kl Forhandling Forhandlingsrunde foregår i uge 20. ons 18.maj, tors 19.maj og fredag 20.maj Nærmere tidspunkt vil blive oplyst i uge 19. Frist for revideret og endeligt tilbud kl Underretning om tildeling Standstill periode Indgåelse af aftale (Underskrift tidligst 11 dage efter afsendelse af underretning om tildeling af aftalen) Aftalestart Der tages forbehold for, at tidsplanen kan blive ændret. Side 10 af 10