Afskedigelse af medarbejdere

Transkript

1 Afskedigelse af medarbejdere At afskedige en medarbejder er en vanskelig opgave, som kræver både omtanke og empati. Denne håndbog giver nogle gode råd til, hvordan en afskedigelse gennemføres bedst muligt.

2 Forord Siden 2003 har jeg arbejdet som leder forskellige steder, og i den forbindelse har jeg prøvet både selv at blive fyret men også at skulle afskedige medarbejdere. Ingen af delene er behagelige oplevelser og med mindre man er gjort af den rene kynisme, må det nødvendigvis være sådan. Det er en af de mindre positive sider af lederopgaven at skulle afskedige en medarbejder, og når det nu er sådan, er der endnu mere grund til at sikre, at man får håndteret denne vanskelige opgave så godt og ordentligt, som det kan lade sig gøre. Direktør Morten Ballisager Konsulenthuset ballisager afskedigelse af medarbejdere 2

3 Indhold 1. Indledning. side 4 2. Hvorfor opsige medarbejdere? side 5 3. Virksomhedens afviklingspolitik. side 7 4. Forløbets faser. side 9 5. Beslutningen om afskedigelsen. side Forberedelse af afskedigelsen. side Afskedigelsessamtalen. side Efter opsigelsen. side 15 3 Afskedigelse af medarbejdere Konsulenthuset ballisager

4 Indledning Du sidder nu med en håndbog, som beskriver, hvordan man som leder takler den store og vigtige opgave, det er at tage afsked med en eller flere medarbejdere på en ordentlig måde. I Konsulenthuset ballisager møder vi hver eneste dag mennesker, som har oplevet at blive fyret fra deres sidste job. Af og til møder vi også mennesker, som har oplevet, at afskedigelsen af dem er gennemført både uprofessionelt og uværdigt. Nu er det jo sjældent en positiv oplevelse at være blevet afskediget, men vi kan se, at personer, der har oplevet at blive afskediget på en respektfuld og professionel måde, kommer hurtigere videre mod et nyt job, end hvis det ikke har været tilfældet. Den leder, som skal afskedige, kan altså bidrage til en lettere overgang til nyt job for den opsagte. Udover hensynet til den opsagte medarbejder skal man også være opmærksom på den enkelte leders position og gennemslagskraft i virksomheden efter en afskedigelse. Håndteringen af en afskedigelse bliver vurderet af de tilbageværende medarbejdere. Hvis der har været tale om et fornuftigt afskedigelsesforløb, vil lederen stå stærkere og blive mødt med mere respekt som leder, end hvis afskedigelsesforløbet ikke har været gennemført på en respektfuld måde. Også virksomhedens generelle omdømme blandt de tilbageværende medarbejdere og i den bredere offentlighed påvirkes af den måde, man skiller sig af med medarbejdere på. Det er i virksomhedens klare interesse at undgå dårlig omtale fra en tidligere medarbejder, som taler negativt om virksomheden i al almindelighed og om et eventuelt dårligt afskedigelsesforløb i særdeleshed. Virksomheden har derfor en klar interesse i, at en afvikling af medarbejdere foregår på en sober og respektfuld måde. Denne håndbog handler om, hvordan man som virksomhed sikrer sig, at en opsigelse af medarbejdere sker med professionalisme og værdighed. Konsulenthuset ballisager afskedigelse af medarbejdere 4

5 Hvorfor opsige medarbejdere? Når en virksomhed beslutter sig for at opsige en eller flere medarbejdere vil det være begrundet i en af følgende årsager: Virksomhedens forhold Forhold hos den opsagte medarbejder En opsigelse begrundet i virksomhedens forhold kan eksempelvis handle om generel afmatning og manglende ordretilgang, men afskedigelsen kan også være begrundet i nye indsatsområder og omlægning af arbejdsgange, som overflødiggør en jobfunktion. Kriterierne for opsigelsen er alt andet lige mere objektive og mere begrundet i forhold i virksomheden end i forhold hos den enkelte medarbejder. Det sker, at en afskedigelse udelukkende er begrundet i helt objektive forhold som anciennitet (sidst ind først ud-princippet), men ofte vil man vælge efter andre kriterier. Selvom man vælger at afskedige en medarbejder begrundet i virksomhedens forhold, så bliver det endelige valg også truffet ud fra forhold hos medarbejderen. Nogen vælges til, og andre vælges fra, og også her vil man blive mødt med spørgsmålet hvorfor lige mig? Svaret herpå vil alt andet lige være, at det vurderes, at den opsagte medarbejder er den medarbejder, der bedst kan undværes i virksomheden fremover. 5 Afskedigelse af medarbejdere Konsulenthuset ballisager

6 Er opsigelsen alene begrundet i forhold hos medarbejderen kan det eksempelvis handle om samarbejdsvanskeligheder, manglende resultatopnåelse eller utilstrækkelige kvalifikationer hos den person, der skal afskediges. En afskedigelse begrundet i forhold hos den opsagte medarbejder vil handle om den enkelte person og vedkommendes evner og muligheder for at varetage sit job. Som regel vil en sådan afskedigelse være vanskeligere at gennemføre for lederen, og det er afgørende, at man altid har overvejet følgende: Uanset om resultatet bliver en afskedigelse af en medarbejder, er det afgørende, at virksomheden har gjort sig helt klart, hvad årsagen til afskedigelsen er, om den kan undgås, og om der er gjort nok for at undgå afskedigelsen. Hvis en medarbejder opsiges uden at blive gjort opmærksom på, at vedkommende ikke har udfyldt sin rolle, vil det skabe stor usikkerhed hos øvrige medarbejdere i virksomheden. Hvad er det der gør, at medarbejderen evt. skal afskediges? Har medarbejderen fået besked om, hvad virksomheden ikke er tilfreds med og hvad man ønsker gjort anderledes? (evt. i form af en skriftlig advarsel). Kan der iværksættes initiativer, som kunne løse problemstillingen? Ligger problemet hos medarbejderen eller evt. hos kolleger eller i virksomheden? Konsulenthuset ballisager afskedigelse af medarbejdere 6

7 Virksomhedens afviklingspolitik Når en virksomhed forholder sig til sin HRpolitik vil man skulle forholde sig til, hvorledes man rekrutterer nye medarbejdere, hvorledes man udvikler medarbejderne, hvorledes man fastholder medarbejdere og endelig, hvordan man afvikler medarbejdere. Af hensyn til den opsagte og af hensyn til de tilbageværende medarbejdere, vil det være hensigtsmæssigt, at virksomheden formulerer en afviklingspolitik og detaljeret beskriver, hvordan opsigelser i virksomheden håndteres. En afskedigelse kan være en endog meget dramatisk oplevelse for de involverede, og derfor er det en god ide at have tænkt over både virksomhedens overordnede holdninger og mere specifikke handlemåder, inden man står i situationen. De overordnede principper formuleres i virksomhedens afviklingspolitik, mens drejebogen for de konkrete afskedigelser typisk vil være formuleret i en lederhåndbog eller lignende. INDHOLD I EN AFVIKLINGSPOLITIK: Gennem en afviklingspolitik signalerer virksomheden overfor både nuværende og kommende medarbejdere hvilke etiske principper, der vil blive lagt til grund for en eventuel afskedigelse. 7 Afskedigelse af medarbejdere Konsulenthuset ballisager

8 Overordnede principper: Virksomheden bør forholde sig til og beskrive sine overordnede værdipolitiske holdninger i forbindelse med afskedigelse af medarbejdere: Hvad er den generelle holdning til afskedigelser? Vil man udvise et socialt engagement og hensyn og bidrage til overgangen til det næste job? Er der særlige hensyn, der skal tages i forbindelse med afskedigelser - eksempelvis kan man forholde sig til, om man vil tage særlige hensyn, hvis der eksempelvis er ægtefæller/samlevere ansat i samme virksomhed. Vær i den forbindelse opmærksom på reglerne om forbud mod forskelsbehandling. Reglerne forbyder virksomheder at forskelsbehandle lønmodtagere på grund af bl.a. handicap, køn, religion, etnisk oprindelse eller alder. Det gælder også ved afskedigelse. Drejebog for håndteringen af opsigelsen: Dette beskrives i en drejebog, hvorved risikoen for fodfejl i et afskedigelsesforløb reduceres. Ledelsen vil stå stærkere og mere samlet, hvis medarbejdere efterfølgende stiller spørgsmål til den gennemførte afskedigelse. I drejebogen skal man forholde sig til følgende: Skal eventuelle tillidsrepræsentanter og i givet fald i hvilket omfang inddrages i forløbet? Hvem gennemfører afskedigelsessamtalen? Hvornår tidspunkt på dagen/ugen skal afskedigelsessamtalen finde sted? Hvor skal afskedigelsessamtalen finde sted? Hvad skal der ske lige efter samtalen? skal den opsagte blive på virksomheden, eller skal vedkommende gå hjem? Er der sørget for, at den opsagte ikke skal/ kan indgå i arbejdet umiddelbart efter opsigelsen? Til hvem og hvordan orienteres om afskedigelsen? Hvad skal der ske i opsigelsesperioden? Hvordan overdrages opgaverne til de tilbageværende medarbejdere? På baggrund af de overordnede principper vil det være hensigtsmæssigt, at man i ledelsen detaljeret forholder sig til, hvorledes afskedigelser skal gennemføres. Konsulenthuset ballisager afskedigelse af medarbejdere 8

9 Afskedigelsens forskellige faser At afskedige medarbejdere er for mange ledere den sværeste og hårdeste opgave i lederjobbet. Når afskedigelser ikke kan undgås, er det helt afgørende, at forberedelsen har været i orden, og at afskedigelserne gennemføres professionelt. Et afskedigelsesforløb består af følgende faser: Beslutningen om afskedigelsen. Forberedelsen af afskedigelsen. Selve afskedigelsessamtalen. Efter afskedigelsen. Beslutning Forberedelse Afskedigelse Efter 9 Afskedigelse af medarbejdere Konsulenthuset ballisager

10 Beslutningen om afskedigelsen Den allerførste forberedelse handler om at træffe beslutningen om, hvorvidt afskedigelsen skal finde sted. I den forbindelse skal man stille følgende spørgsmål: Hvad er den præcise årsag til en evt. afskedigelse? Hvad er omfanget af afskedigelser? Er medarbejderen blevet gjort bekendt med, hvad man evt. ikke er tilfreds med i opgaveløsningen? Har medarbejderen fået en chance for at rette op på evt. utilfredsstillende forhold? Er der foretaget handlinger, som kunne forhindre en afskedigelse nye opgaver, anden afdeling? Igen vil det være relevant at skelne mellem den afskedigelse, som er begrundet i virksomhedens forhold (eksempelvis ordrenedgang), og den afskedigelse, som er enkeltstående og begrundet i individuelle forhold hos en medarbejder. Resultatet af dette arbejde munder ud i en liste over medarbejdere, der er valgt til i den nye organisation, og samtidig vil der være en gruppe medarbejdere, der ikke vurderes at skulle være på arbejdspladsen fremadrettet. Når der er tale om afskedigelser, som er begrundet i forhold hos den enkelte medarbejder, bør en sådan afskedigelse alt andet lige ikke komme bag på den person, der afskediges. Hvis der er tale om utilfredsstillende forhold i form af manglende evne eller vilje til at leve op til virksomhedens krav, skal det påtales overfor medarbejderen Medarbejderen får således en mulighed for at rette op på forholdet, og hvis det alligevel ender med en afskedigelse, vil medarbejderen alt andet lige være mere forberedt og have haft en chance for at undgå den. Forud for den større afskedigelsesrunde vil der være foregået nogle strategiske overvejelser hos ledelsen, hvor man har sammenholdt den aktuelle situation i virksomheden med den fremtidige ønskede situation. I den sammenhæng skal behovet for medarbejdere vurderes. Konsulenthuset ballisager afskedigelse af medarbejdere 10

11 Forberedelsen af afskedigelsen Når beslutningen om afskedigelsen er truffet handler det om at være velforberedt. Forberedelse er nøglen til, at en afskedigelse bliver håndteret professionelt og ordentligt. Første del af forberedelsen af et afskedigelsesforløb er at kende til lovgivningen for en afskedigelse af den berørte medarbejder og følge den. Det kan koste dyrt, hvis der begås fodfejl i afskedigelsesprocessen. Er der en personaleafdeling i virksomheden, vil den skulle konsulteres. Alternativt kan man hente hjælp i arbejdsgiverorganisationer, hvis virksomheden er medlem af en sådan, eller man kan rådføre sig hos virksomhedens advokat eller anden specialist på området. Selve afskedigelsesforløbet skal gennemtænkes i detaljer, før den gennemføres, hvilket betyder, at følgende skal være klarlagt: Hvornår skal samtalen finde sted? Hvor skal samtalen finde sted? Hvad vil virksomheden gøre for at hjælpe den eller de opsagte medarbejder videre til det næste job? Er der opgaver, der skal overdrages og hvordan skal overdragelsen finde sted? Hvornår skal medarbejderen ophøre i jobbet? 11 Afskedigelse af medarbejdere Konsulenthuset ballisager

12 Eksempelvis skal der være taget stilling til følgende: Skal den opsagte møde på arbejde på sædvanlig vis? Skal den opsagte møde på arbejde på sædvanlig vis men med mulighed for reduceret arbejdstid til jobsøgning? Kan den opsagte blive frigjort fra sin stilling ved tiltrædelse i nyt job før opsigelsesperiodens udløb? Skal den opsagte suspenderes dvs. stå til rådighed for arbejdspladsen, hvis der måtte være behov for at få afklaret spørgsmål eller løst opgaver? Skal den opsagte fritstilles, så der ikke længere er nogen forpligtelse til at løse opgaver i opsigelsesperioden? Skal der afvikles ferie i opsigelsesperioden? Hvad er kriterierne for ophør af evt. personalegoder? Skal der afleveres materialer tilbage til virksomheden? Hvordan og hvornår skal det foregå? Hvad skal kommunikeres til øvrige medarbejdere om opsigelsen? Skal der ved større afskedigelsesrunder - kommunikeres noget til omverdenen om opsigelserne? Som tidligere omtalt kan det anbefales, at der udarbejdes en drejebog, som i detaljer beskriver, hvorledes ovenstående problemstillinger håndteres. Ingen leder er upåvirket af at skulle afskedige en medarbejder, og derfor er det afgørende at være mentalt klar til opgaven: Erkend at det er en ubehagelig opgave, der skal løses. Tal med en fortrolig om dine oplevelser og følelser omkring opgaven før og efter. Sørg for god tid til opgaven. Vær helt klar på begrundelsen for opsigelsen. Konsulenthuset ballisager afskedigelse af medarbejdere 12

13 Selve afskedigelsessamtalen Det er helt afgørende, at lederen og den person, der skal afskediges, sidder ansigt til ansigt, når beskeden om afskedigelse skal overbringes. Hvis det personlige møde af den ene eller anden grund ikke kan etableres eksempelvis på grund af medarbejderens sygdom kan der fremsendes et anbefalet brev med opsigelsen. Der må efterfølgende hurtigst muligt aftales et møde, så opsigelsen kan uddybes for den opsagte. Formålet med en afskedigelsessamtale er at overbringe en ubehagelig - besked til en anden person. Lederen har pr. definition en bad guy - rolle, og det vil ikke være rimeligt at gå efter at have andet. Man skal tilstræbe at formulere beskeden så empatisk som overhovedet muligt, men man kan ikke både være den, der giver den dårlige besked og samtidig være den person, der støtter og trøster medarbejderen. Det vil blive oplevet meget utroværdigt af den opsagte. I samtalen skal lederen bestræbe sig på at Formulere budskabet klart og tydeligt. Begrunde den trufne beslutning om afskedigelse. Orientere om betingelserne i forbindelse med fratrædelsen. 13 Afskedigelse af medarbejdere Konsulenthuset ballisager

14 De fleste medarbejdere vil have behov for at få svar på spørgsmålet hvorfor lige mig?. Udfordringen bliver at balancere den opsagtes behov for svar med de objektive grunde, der kan gives i situationen. Mange ledere har i forsøget på at imødekomme den opsagte i en vanskelig situation oplevet at komme til at sige for meget på spørgsmålet hvorfor lige mig. Det er helt afgørende at være meget klar på, hvad der skal siges, og hvor meget der skal siges og så holde sig til det i samtalen. Man skal undgå at komme i en situation, hvor enkeltstående tilfælde inddrages, og herudover skal man være opmærksom på, at man kan blive stillet til regnskab for det, man har sagt i en eventuel efterfølgende sag. Også betingelserne for medarbejderens vilkår i opsigelsesperioden skal ligge helt fast forud for samtalen og skal være beskrevet entydigt i den skriftlige opsigelse. Den opsagte vil måske reagere i samtalen med vrede, chok eller gråd. Giv plads til reaktionerne og undgå at nedtone afskedigelse til at være en bagatel. Det er den ikke! Vær opmærksom på, at den opsagte medarbejder ved beskeden om afskedigelse ofte vil gennemleve en krise af større eller mindre art og over kortere eller længere tid. Kriser er typisk kendetegnet ved fire faser: Chokfasen (Fra få øjeblikke til flere dage). Den opsagte hører ikke det, der siges og forstår ikke, hvad der sker. Reaktionsfasen (Varer typisk op til et par uger) Den opsagte vil typisk have behov for at tale om situationen for herved at finde mening i situationen. Bearbejdningsfasen personen begynder nu at forholde sig realistisk til opsigelsen og accepterer situationen. Nyorienteringsfasen Nu rettes blikket fremad, og nye muligheder undersøges. Sørg for at få samtalen afsluttet inden for rimelig tid men giv mulighed for en opfølgningssamtale, hvis der måtte være behov for at få uddybet/ gentaget beskeden, når medarbejderen har sundet sig. Beslutningen kan ikke ændres, men baggrunden for den kan blive fortalt og forklaret endnu en gang. Endelig er det jo også en mulighed, at lederen rent faktisk kan besvare et af de spørgsmål, der kan være dukket op siden afskedigelsessamtalen har fundet sted. Konsulenthuset ballisager afskedigelse af medarbejdere 14

15 Efter opsigelsen Som tidligere beskrevet skal der være taget stilling til, hvad betingelserne for den opsagte person skal være i opsigelsesperioden hvad angår fremmøde på arbejde samt eventuelle tilbud om outplacementforløb. Dette for at sikre at medarbejderen hurtigst muligt at få et nyt arbejde. Udover fokus på den opsagte medarbejder er det helt afgørende at have blik for de tilbageblevne kollegaers reaktion på afskedigelsen. En opsigelse af en kollega kan have voldsomme konsekvenser for de tilbageværende medarbejdere i form af frustrationer og/eller utryghed over arbejdssituationen. Såfremt afskedigelsen giver anledning til utryghed på arbejdspladsen og en stemning af, at afskedigelsen er den første opsigelse i rækken, og mange afskedigelser er i vente, er det afgørende at få håndteret dette. Herudover kan det være hensigtsmæssigt, at lederen i endnu højere grad end normalt stiller sig til rådighed for spørgsmål og dialog med medarbejderne. Det er her afgørende, at man som leder er meget skarp på, hvad man kan svare på, og hvad man ikke kan svare på. Vær opmærksom på aldrig at agere illoyalt overfor den opsagte. Endelig kan det være hensigtsmæssigt at have en dialog med hver enkelt medarbejder og her drøfte den arbejdsmæssige fremtid, vedkommende tænkes at skulle have i virksomheden fremadrettet. Hvis det opleves, at den opsagte har fået en god behandling i forbindelse med afskedigelsen og også omtales og behandles loyalt efter opsigelsen - vil det alt andet lige skabe mindre uro og mindre tilbøjelighed til at overveje selv at søge væk fra arbejdspladsen. Information til de tilbageværende medarbejdere om virksomhedens generelle tilstand kan være med til at give dem et billede af, hvor virksomheden bevæger sig hen. Hvad er målsætningerne for virksomheden, og hvad er medarbejdernes bidrag til at nå disse mål? Viden om de konkrete forhold kan medvirke til at imødegå unødig utryghed og frustration. 15 Afskedigelse af medarbejdere Konsulenthuset ballisager

16 Konsulenthuset ballisager a/s Søren Frichs Vej 40A, 1. sal 8230 Åbyhøj Telefon