REFERAT. Øvrige deltagere på mødet:

Transkript

1 Økonomi- og Planlægningsafdelingen REFERAT Møde i: Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange Dato: Tirsdag Kl.: Sted: Kristineberg 3, mødelokale 0.08 Deltagere: Direktør Martin Lund (formand) Centerchef PC Amager Line Duelund Nielsen Udviklingschef PC Ballerup Louise Bangsgaard Klinikchef PC Frederiksberg John Hagel Mikkelsen Centerchef BUC Anne-Rose Wang Klinikchef PC Sct. Hans Thomas Schütze Ledende socialrådgiver PC Glostrup Lars Erhart Ahlstrand Administrationschef PC København Ane Johanne Broberg Leder af CVI Allan Lohmann Afdelingslæge BUC Birgitte Bugge Leder af psykoterapeutisk amb PC Ballerup Ann Colleen Overlæge PC Hvidovre René Sjælland Brugerrepræsentant: Kim Bach Brugerrepræsentant: Erik Frandsen Udviklingschef PC Stolpegård Rikke Høgsted Kristineberg København Ø. Telefon Direkte Fax Mail psykiatri@regionh.dk Web Ref.: Liv Nanna Hansson Dato: 6. maj 2015 Afbud: Øvrige deltagere på mødet: Centerchef PC Nordsjælland Anne Mertz (næstformand) Overlæge PC Nordsjælland Mette Rindom Klinikchef PC København Jeanett Østerby Bauer Klinikchef BUC Birgitte Borgbjerg Moltke Økonomi- og planlægningschef Sven Knudsen Patientlogistikchef Jakob Bille Krogh Konsulent, Økonomi og Planlægningsafdelingen Liv Nanna Hansson Målstyrings- og ledelsesinformationschef Hans Nygaard (under pkt. 2) Implementeringskoordinator for Sundhedsplatformen, Kvalitets- og Udviklingsafdelingen Birgitte Kruse (under pkt. 3) Dagsordenspunkter: 1. Opgaveportefølje for forummet ( ) 2. PLIS 2.0 drøftelse af udviklingsplan ( ) 3. Sundhedsplatformen ( ) 4. Evt.

2 Punkt 1 - Opgaveportefølje for forummet Indstilling Det indstilles, at forummet drøfter: Hvilke emner hører til i dette forum? Hvilke emner skal forummet drøfte på de førstkommende møder? Drøftelse En runde om bordet resulterede i følgende forslag til hvad forummet bør kigge på: Monitorere patientoplevet effekt af behandling for at identificere ineffektive arbejdsgange og kunne rette ind Overgange i systemet for ung til voksen Overgange fra behandlingspsykiatri til socialpsykiatri (fx tilbagemelding fra socialpsykiatrien til RHP) Erfaringsudveksling lære af andres arbejdsgange Smidige og effektive registreringer Inspirationskataloget fra Sundhedsstyrelsen (SST) om speciallægemanglen som er på vej kunne drøftes her Den nye kvalitetsmodel (efter DDKM) Arbejdsgange omkring forberedelser frem mod akkrediteringer Efter Sundhedsplatformens go-live i RHP skal vi komme med input til udviklingen Vores nuværende vejledninger er silo-opbyggede, og vi har ikke vejledninger, der følger arbejdsgange. Det kunne være spændende/ambitiøst at lave. Standarden for standarder. Hvor bor arbejdgangsbeskrivelser i det nuværende system? VIPportalen er ikke optimal. Et emneforslag: Hvor lægges arbejdgangsbeskrivelser? Og hvilke vejledninger skal smides ud? Der vil være samarbejde med Forum for patientbehandling, og vi må have fælles mål. Vi bør kigge på både kvalitet og effekt ved de mange arbejdsgange. Op til Sundhedsplatformens go-live skal vi prioritere hvad vi skal bruge kræfter på, da nogle dele vil komme over i Sundhedsplatformen. Vi skal være opmærksomme på hvad der ikke kan monitoreres i Sundhedsplatformen. Ovenstående tematiseres, og der laves udkast til plan(/årshjul) til næste møde, hvor det drøftes. Til næste møde forberedes også en oversigt over hvad der er i pipeline fra tidligere/før dette forums oprettelse. Herudover laves der også på næste møde en runde/brainstorm på hvilke arbejdsgange, der generer os/kan gøres bedre. Derfor opfordres alle medlemmer af forummet til at overveje mulige arbejdsgange til næste møde. Side 2

3 Sagsresumé Af kommissoriet fremgår forummets ansvarsområder. Forummet har ansvar for at sikre rammer og organisation for patientbehandlingen, herunder: Sikre efterlevelse af standarder Fastlægge og tilpasse udrednings- og behandlingskapacitet Skabe rammer for og følge op på - implementering af ny sundheds-it, herunder Sundhedsplatformen Udvikle og kvalitetssikre registrering, ledelsesinformation og logistik I samarbejde med Forum for patientbehandling igangsætte udvikling af behandlingsprogrammer (herunder pakkeforløb, patientforløbsbeskrivelser, tilbud til indlagte patienter og organisering af tilbud til akutte patienter) Arbejde med at muliggøre monitorering af patientvurderet effekt Forberede og følge op på specialeplanlægning og HOPP2020 Projektporteføljen indeholder hermed bl.a. Sundhedsplatform ( ), Implementering af ambulante patientforløbsbeskrivelser (2015) samt Udvikling af patientlogistiksystem og patientdistribution (2015). Derudover erstatter forummet Kvalitetsrådet, Netværk for sygeplejedokumentation og Netværk vedr. registrering/kode. Se bilag for oversigt over sager, projekter og vejledninger som de råd og netværk, dette forum erstatter, hidtil har varetaget. Hvilke opgaver giver dette? Forslag fra formandsskabet om på næste møde (i juni) at lave en runde/brainstorm på hvilke arbejdsgange, der generer os/kan gøres bedre, for at finde frem til hvilke opgaver forummet også skal arbejdet med. Frem til næste møde opfordres alle medlemmer af forummet til at overveje mulige arbejdsgange/emner. Form En ikke-endelig drøftelse af forummets opgaveportefølje, prioritering og indledende øvelser til et årshjul. Udgangspunktet er et oplæg fra Martin. Herefter tages en runde med input fra alle forummets deltagere om mulige emner (dette gøres efter et par minutters brainstorm med naboen ved bordet), efterfulgt af en første drøftelse af prioritering af de emner, der kommer op. Bilag 1. Oversigt over sager, projekter og vejledninger, som hidtil har været varetaget af råd og netværk som Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange erstatter (eftersendt) Punkt 2 Psykiatriens Ledelsesinformationssystem (PLIS 2.0) drøftelse af udviklingsplan Side 3

4 Indstilling Det indstilles, at forummet drøfter: - Brugen af PLIS i centrene Det indstilles, at forummet beslutter: - At godkende vedlagte udviklingsplan for PLIS 2.0 Drøftelse/Beslutning Der vil komme beslutningsoplæg og tidsplaner vedr. PLIS til dette forum. Forummet drøftede PLIS. Nedenstående ønsker og forslag til forbedringer kom frem: Aktuelle problemer: o VENTELISTER: Farverne bør låses til samme kategori. Dette er rejst overfor systemleverandøren. o Printfunktionen skal gøres bedre, stor betydning i praksis. Dette er rejst overfor systemleverandøren. De nye rapporter i 2016: o JOURNALAUDITDATA: Vær opmærksom på, at journalauditdata er med i Epic. o TRIVSEL: ønske om at få a-skade systemet ind her. o BOOKEDE SAMTALER: ønske om at kunne følge op på antal bookede samtaler, samt om patienterne kommer til dem o FÆRDIGMELDTE PATIENTER: ønske om at kunne følge udviklingen. o REGISTRERINGSFEJL: Godt fokus, fejl forstyrrer meget. Derudover drøftede forummet også ugentlig vs. månedligt data: hvad efterspørger vi? Brug af ugentligt data vil give bedre registreringskvalitet, sammenlignelighed (da uger ligner hinanden mere end måneder) og handlemuligheder (personale/ledelse kan huske sidste uge). Forummet godkendte udviklingsplanen med ovenstående input til fremtidige planer. Sagsresumé Der laves en ny udviklingsplan for PLIS 2.0 tre gange om året. Udviklingsplanen forelægges forummet til drøftelse. Den indstilles til godkendelse. Herudover kan der indgå en drøftelse af brugen af PLIS: Hvordan kan PLIS understøtte mere effektive og standardiserede arbejdsgange? Hvordan og hvor meget bruges PLIS i dag? Drøftelsen bæres med til næste udviklingsplan. Side 4

5 Form Målstyrings- og ledelsesinformationschef Hans Nygaard præsenterer udviklingsplanen. Drøftelse af brug af PLIS set i forhold til arbejdsgange. Bilag 2. Udviklingsplan for PLIS 2.0 Punkt 3 Etablering af implementeringsorganisation til Sundhedsplatformen Indstilling Det indstilles, at Forummet beslutter: At der udpeges centerspecifikke implementeringskoordinatorer på centerledelsesniveau At forummet snarest muligt, præsenteres for et diskussionsoplæg vedr. organisatoriske forberedelser fra nu og frem mod go-live (formen på dette skal nærmere afklares) Drøftelse/Beslutning Efter oplæg om Sundhedsplatformen og implementeringen i RHP drøftede forummet oplægget: Det blev foreslået at få yngre læger med i implementeringsarbejdet. De er vigtige ambassadører. I implementeringen skal MED-systemet tænkes ind. Forummet har ansvar for implementeringen af Sundhedsplatformen, og det sundhedsfaglige råd har det kliniske/faglige ansvar. Psykiatrien skal igennem alle VIP-vejledningerne. Der udarbejdes en liste over hvilke vejledninger, der hører til hvilket forum. Vi skal forsøge at reducere mængden af vejledninger. Forummet ser gerne, at der laves oplæg på centrene, der viser hvad Sundhedsplatformen kan, gerne med skærmbilleder. Forummet aftaler, at John Hagel på næste møde laver en kort præsentation af Sundhedsplatformen: hvilke systemer kan integreres? hvilke betydninger har det at skulle skrive selv? Gerne med screenshots, også gerne af den brugervendte del (MyChart). Indstilling godkendes delvist: Forummet anbefaler, at der snarest udpeges implementeringskoordinatorer, som foreslået i indstillingen Udpegningen forventes at ske i samspil mellem Kvalitets- og Udviklingsafdelingen og centercheferne. Herudover vil forummet gerne præsenteres for oplæg vedr. de organisatoriske forberedelser på et kommende forummøde. Side 5

6 Sagsresumé Opbygningen af og forberedelserne til implementering af Sundhedsplatformen følger Sundhedsplatformsprogrammets plan. RHP forventes at skulle tage systemet i anvendelse (go-live) den 20. maj Der er ingen tvivl om, at implementeringen af Sundhedsplatformen vil være et stort paradigmeskift, særligt ift. standardisering af dokumentationspraksis på tværs af centre, hospitaler og regioner, en fremtidig dokumentationsform præget af højt strukturerede data samt udtalte muligheder for dataudtræk og rapporter. Endvidere stiller de store forventninger om gevinstrealisering høje krav til en effektiv implementering og anvendelse af systemet. Implementeringen kræver store forberedelser og som hospital bør vi derfor have et rettidigt fokus på både de kommende implementeringsaktiviteters art og omfang. På nuværende tidspunkt træffes beslutninger om, hvilke indsatser for at modne og forberede RHP, der kan drages nytte af (se udkast til faseplan i bilaget). Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange er udpeget af direktionen til at varetage disse beslutninger måneder før idriftsættelsen skal RHP gennemgå et omfattende implementerings- og parathedsprogram i et tæt samarbejde med Sundhedsplatformprogrammet. Der er i implementeringsmodellen lagt op til, at ledelser på alle niveauer i RHP får et centralt ansvar i processen. Der forventes høj aktivitet og et stort ressourcetræk på RHP i perioden. Allerede nu, 2 år før go-live, er fokus, aktiviteter og deraf afledte behov for beslutninger hastigt stigende. Det øger behovet for etablering af en implementeringsorganisation, der effektivt kan understøtte dette. Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange skal fungere som beslutningsorgan indtil videre. Dertil har direktion bedt forummet beslutte yderligere nedsættelse af implementeringsorganisation, i første omgang udpegning af centerspecifikke implementeringskoordinatorer med ledelsesmæssigt høj forankring fra start. Det kan være udviklingschefer eller klinikchefer, der udpeges på til at varetage denne rolle. De centerspecifikke implementeringskoordinatorer skal i tæt samarbejde med RHP s implementeringskoordinator varetage forberedelserne til implementeringen og senere selve implementeringsprogrammet. Se rollebeskrivelse i bilaget. De centerspecifikke implementeringskoordinatorer foreslås udpeget før sommerferien, fx senest pr. 15. juni. Side 6

7 Form Oplæg fra Implementeringskoordinator for Sundhedsplatformen Birgitte Kruse om status på implementeringen af Sundhedsplatformen. Herefter en fælles drøftelse og behandling af indstillingen. Bilag 3. Implementeringsorganisation for Sundhedsplatformen Med venlig hilsen Liv Nanna Hansson Planlægningskonsulent Side 7