Aftale om levering af administrativ service

Transkript

1 Side 1 af 9 Aftale om levering af administrativ service Mellem Kunde Adresse 1 Adresse 2 CVR nr.: EAN nr.: Og Økonomistyrelsen Landgreven København K CVR nr.: EAN nr

2 Indledning Aftalen fungerer som grundlag for de ydelser, som Økonomiservicecenteret i Økonomistyrelsen, herefter benævnt ØSC, skal levere til kunden. Side 2 af 9 Aftalen er en del af den styringsmodel, som gælder for ØSC og regulerer forholdet mellem ØSC og kunden. Aftalen er bygget op af selve aftalegrundlaget samt en række bilag, som er en del af aftalen. I aftalegrundlaget specificeres formålet med aftalen, de involverede parter, aftalens omfang, samt forhold omkring samarbejde og kommunikation, tvistigheder, ændringer til aftalen og aftaleperiode. Aftalegrundlaget underskrives af de involverede parter. Definitioner I aftalen og særligt i bilagene anvendes nedenstående begreber flere steder med den betydning, der er defineret her. Ved arbejdsdag forstås alle hverdage mandag til fredag bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag, 1. nytårsdag og grundlovsdag. En opgave anses for modtaget i ØSC, når ØSC har fået de nødvendige og krævede oplysninger, materiale eller dokumentation med krævet attestation eller godkendelse til at kunne udføre den i opgavesplittet beskrevne proces. Såfremt det er nødvendigt for ØSC at bede kunden om yderligere materiale, oplysninger eller godkendelser anses opgaven først for modtaget, når disse er modtaget i ØSC. I bilag 3 er beskrevet hvilke konkrete forudsætninger, der skal være opfyldt på de enkelte opgaver, for at de definerede servicemål kan forventes opfyldt. I de tilfælde hvor et servicemål er defineret med frister, og fristen forfalder på en søndag eller helligdag, regnes fristens udløb fra den først kommende arbejdsdag. Åbningstid Økonomiservicecenteret følger Økonomistyrelsens almindelige åbningstider. Åbningstiderne findes på Økonomistyrelsens hjemmeside hvor eventuelle ændringer i åbningstiden også meddeles. 1. AFTALENS PARTER Aftalen indgås mellem >institutionsnavn, ministerområde< >cvr-nr<, herefter benævnt kunden og Økonomistyrelsen/ØSC, Landgreven 4, 1017 København K, cvr. nr , herefter benævnt ØSC.

3 2. Aftalens formål Side 3 af 9 Denne aftale regulerer forholdet mellem kunden og ØSC vedrørende de ydelser, der leveres fra ØSC til kunden. Aftalen beskriver parternes forpligtelser, ansvar og de servicemål ydelserne skal leveres efter. Aftalen skal medvirke til at sikre samarbejdet mellem kunden og ØSC, således at de administrative opgaver varetages mest effektivt og i god kvalitet ud fra de beskrevne processer jfr. bilag 7 og AFTALEGRUNDLAG Regeringen har besluttet at samle varetagelsen af de administrative opgaver inden for løn, bogholderi og regnskab i et administrativt servicecenter i Økonomistyrelsen. Denne aftale er et led i udmøntningen af regeringens beslutning. Aftalen indgås på baggrund af den opgaveflytning, som er sket med den kongelige resolution hvorefter der pr. >dato< sker en overflytning af opgaverne i administrationen vedrørende bogholderi, regnskab, lønadministration og bogføring af rejseafregning >indsæt eventuelt supplerende beskrivelse af de opgaver der flyttes jfr. indholdet i resolutionsbrevet< 4. SAMARBEJDE OG KOMMUNIKATION Kunden og ØSC er afhængige af hinandens leverancer for at kunne opfylde deres forpligtelser. Der er derfor tale om et samarbejde mellem kunden og ØSC, som skal sikre, at der kan produceres kvalitative og effektive administrative ydelser. For at samarbejdet kan fungere, er det afgørende, at parterne altid holder hinanden underrettet om forhold af betydning for serviceleverancen. Det daglige samarbejde mellem kunden og ØSC bygger på åben dialog med løbende forventningsafstemning. For at sikre dette tilknyttes kunden et fast leveranceteam på hvert af de 2 hovedområder, som er udførende på kundens opgaver og har den løbende dialog omkring disse. Som overordnet ansvarlige udpeges to kontorchefer i ØSC (én for økonomi og én for løn), som er kundens kontaktpersoner. De kundeansvarlige chefer varetager drøftelse af mere generelle forhold, og er ansvarlige for afholdelsen af de kvartalsvise kundemøder jfr. nedenfor. Hos kunden udpeges mindst én kontaktperson på hvert hovedområde. ØSC ets leveranceteam, de kundeansvarlige chefer, samt kundens kontaktpersoner er angivet i bilag 1

4 Der afholdes som hovedregel statusmøder med kunden hvert kvartal, hvor forhold omkring samarbejde og service drøftes. Frekvensen for disse møder kan justeres løbende, så den afstemmes i forhold til behovet. ØSC tager initiativ til disse møder og udsender dagsorden. På møderne deltager de kundeansvarlige chefer og repræsentanter for ØSC/ØS leveranceteam på de 2 hovedområder samt repræsentanter for kunden. På møderne gennemgås driftsstatusrapporten jfr. nedenfor pkt. 8. Side 4 af 9 Kunden er forpligtet til at holde sig orienteret via ØSC hjemmeside om løbende driftsstatusmeddelelser mv. 5. Styringsmodel Der er udarbejdet en styringsmodel for servicecenteret i Økonomistyrelsen, som fastlægger beslutningskompetence omkring organisation og opgaveløsning. Finansministeriet udgør den øverste beslutningsmyndighed i forhold til det administrative servicecenter. Styringen sker som led i den almindelige opgavestyring fra departementet til Økonomistyrelsen. Det betyder, at rammerne for servicecenterets virksomhed, herunder mål for de opgaver centeret skal løse samt centerets økonomi og budget, fastlægges af Finansministeriet. I forhold til kunderne er der etableret et rådgivende kundeudvalg samt et kundeforum som inddrages i udviklingen af servicecenteret, herunder den løbende opdatering af opgavesplit med tilhørende beskrivelser af forretningsgange, som fastlægger de konkrete opgaver og den service, det ØSC skal præstere. 6. PRIS OG BETALING Betalingsordningen for ydelserne fra servicecenteret er ikke en del af denne aftale. Den endelige betalingsmodel fastlægges af Finansministeriet og forventes at kunne tages i anvendelse fra Den vil blive indarbejdet i en senere version af kundeaftalen. I perioden ind til denne model træder i kraft, bestemmes kundens betaling for ØSC ets ydelser efter den fastprismodel, der er udmeldt af Finansministeriet som led i fastlæggelsen af overgangsøkonomien i forbindelse med ministeriernes overgang til ØSC. 7. ANSVAR Udover denne aftales bestemmelser om ansvarsplacering gælder reglerne i kundens regnskabsinstruks samt regnskabsinstruksen for ØSC. Såfremt der opstår tvivl eller uoverensstemmelse, gælder bestemmelserne i denne aftale. Det er således kundens ansvar at sikre, at lokale regnskabsinstrukser altid er overensstemmende med det, der er aftalt i kundeaftalen.

5 Kundens ansvar Kunden er ansvarlig for regnskabsaflæggelsen i henhold til de til enhver tid gældende regler. Det er således kundens ansvar, at der sker godkendelse af kvartals- og årsregnskab. Kunden er ansvarlig for, at regnskabsopgaven løses korrekt, og at kundens del af dokumentationen for opgaveløsningen er i orden, herunder at kontrol- og transaktionssporet er tilstrækkeligt. Side 5 af 9 Kunden er ansvarlig for, at alt regnskabsmateriale indsendes rettidigt til ØSC efter de frister, der er fastlagt i bilag 3. Kunden er ansvarlig for, at alt indrapporteringsgrundlag på løn og refusionsområdet indsendes rettidigt, og at det er kontrolleret og godkendt af dertil bemyndigede personer. Kunden er ansvarlig for at udarbejde og opdatere oversigter over gældende bemyndigelser på både økonomi- og lønområdet. Kunden skal sikre, at ØSC altid har adgang til den senest opdaterede oversigt, herunder særskilt oversigt der angiver, hvilke medarbejdere hos kunden der er bemyndiget til at indsende materiale til ØSC og i øvrigt bestille ydelser hos ØSC. ØSC s ansvar ØSC er ansvarlig for korrekt og rettidig behandling af det modtagne materiale ud fra de fastsatte tidsfrister. ØSC er ansvarlig for sin del af dokumentationen for opgaveløsningen. ØSC er ansvarlig for at de regnskabsmæssige transaktioner er korrekt udført i forhold til de oplysninger, der er modtaget fra kunden, således at regnskabet er retvisende i forhold til disse. ØSC er ansvarlig for korrekt udførelse af opgaverne, som de er defineret i bilagene til denne aftale og de regler, der gælder på området i øvrigt. Det er således ØSC ets ansvar at sikre, at arbejdsfunktioner og arbejdsopgaver organiseres og udføres i henhold til beskrivelsen i gældende instrukser, herunder at sikre den fornødne funktionsadskillelse og overholdelse af forudsatte forretningsgange og interne kontroller, samt kontrol af sikkerhedsforskrifter omkring systemanvendelse. ØSC har ansvaret for at sikre, at kvaliteten af de regnskabsmæssige data er i overensstemmelse med de krav til opgaveløsningen, der fremgår af denne aftale. Servicecentret skal over for virksomhederne kunne dokumentere indholdet af eksempelvis foretagne afstemninger. Såfremt ØSC konstaterer fejl eller mangler i det modtagne materiale fra kunden, tages kontakt til kunden med henblik på fejlrettelse. ØSC foretager kun fejlrettelse, når dette er aftalt med kunden.

6 Side 6 af 9 Konstateres der åbenbare fejl som ØSC selv har begået i forbindelse med eksempelvis indtastning, kontering o. lign. foretager ØSC selv fejlrettelse. Som led i den regelmæssige afrapportering af servicemålene i forhold til kunden jfr. pkt. 8 indgår afrapportering af fejl og fejlrettelser foretaget i den forgangne måleperiode. Der kan på baggrund af denne gennemgang udtages enkelte opgaveområder, hvor årsagen til fejl analyseres nærmere. I bilag 3 er der defineret en række servicemål samt forudsætningerne for opfyldelsen af disse. Kunden og ØSC er sammen ansvarlige for opfyldelsen af disse, sådan som de er beskrevet i bilaget. I opgavesplittet jfr. bilag 2, 7 og 8 er ansvarsfordelingen mellem kunden og ØSC beskrevet detaljeret for hver af de opgaver, der varetages af det administrative servicecenter. 8. Opfølgning og afrapportering Det påhviler ØSC at foretage registrering, således at der kan afrapporteres på de fastlagte servicemål. Hvert kvartal udarbejdes en driftsstatusrapport som indeholder oplysninger om status på drift af ydelserne, servicemål, opfyldelsesgrad af servicemål samt status over kundens aktivitetsniveau. Rapporten drøftes på et statusmøde jfr. ovenfor pkt. 4. Afrapporteringen af servicemålene vil successivt blive udfoldet i den takt, der etableres de nødvendige målesystemer til brug herfor. Det forventes, at der inden udgangen af 4. kvartal 2010 kan afrapporteres på samtlige servicemål. Ved vurdering af målopfyldelsen tages højde for, om kunden har opfyldt det leverancekrav, der er beskrevet i bilag 3 som forudsætning for at servicemålene kan forventes overholdt. Bliver der identificeret problemer med levering af ydelser, som ikke er direkte omfattet af servicemålene, kan det aftales, at der iværksættes særlige målinger eller overvågning på kundens område, med henblik på at kunne afdække årsager og igangsætte eventuelle tiltag til forbedring af leverancen. 9. TVISTER Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem parterne i forbindelse med denne aftale, skal parterne søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten. Om nødvendigt skal forhandlingerne søges løftet op på højt plan i parternes organisationer. Såfremt der herved ikke opnås nogen løsning, kan kunden indbringe sagen som klage til Finansministeriet.

7 Side 7 af ÆNDRINGER I AFTALEN Aftalen træder i kraft >dato< og er uopsigelig for begge parter. Begge parter er berettigede til at kræve aftalen fornyet, såfremt der opstår væsentlige ændringer i forudsætningerne for det aftalte. 11. ØVRIGE BESTEMMELSER. Revision Med etableringen af ØSC sker ingen ændringer i Rigsrevisionens adgang til at udføre revision hos kunden. Reglerne om Rigsrevisionens virksomhed og kundens ansvar og forpligtelser i forhold hertil påvirkes ikke af denne aftale. Efter konkret anmodning bistår ØSC kunden med fremskaffelse af regnskabsmateriale til brug for kundens besvarelser af henvendelser fra Rigsrevisionen. Finansministeriets interne revision (Koncernrevision) afgiver årligt en erklæring om ØSC s opgavevaretagelse. Erklæringen omhandler revision af, om aftalte forretningsgange og arbejdsrutiner bliver fulgt. Erklæringen skal tjene som kundens dokumentation for, om ØSC udfører opgaverne i henhold til det aftalte. Rettigheder Alt materiale som kunden indsender til ØSC forbliver kundens ejendom. Ved overgangen til ØSC medbringer kunden bilagsmateriale vedrørende det indeværende regnskabsår. Bilagsmateriale der vedrører tidligere regnskabsår forbliver opbevaret hos kunden. Bilag vedrørende kundens regnskab eller lønadministration efter overgangstidspunktet arkiveres i ØSC i digitalt format og opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår materialet vedrører, med mindre en længere frist fremgår af andre bestemmelser. Opbevaringen sker i øvrigt i overensstemmelse med kravene i bekendtgørelsen om statens regnskabsvæsen jævnfør dennes kapitel 9. Anmeldelse til Datatilsynet Kunden sørger for anmeldelse til Datatilsynet af ØSC som databehandler. Databehandleren handler alene efter instruks fra den dataansvarlige. Databehandleren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. Databehandleren skal på den dataansvarliges anmodning give

8 den dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet. Side 8 af UNDERSKRIFT For Økonomistyrelsen Den For kunden Den Sune Stausholm Navn

9 Side 9 af 9 Bilag Som bilag indsættes: Bilag 1: Kontaktpersoner, indeholder navne og kontaktoplysninger. Bilag 2: Ydelseskatalog med præcis oplistning af hvilke opgaver den pågældende kunde får leveret fra servicecenteret. Bilag 3: Servicemål, bilaget fastlægger servicemål for de opgaver der leveres til kunden og definerer hvilke krav der stilles til kundens ydelser for at servicemålet kan forventes opfyldt. Bilag 4: Handlingsplan med evt. bilag for overgang af de opgaver hvor der ved gap-fit analysen er konstateret divergens mellem kundens nuværende praksis og ØSC standardproces som hindrer umiddelbar overgang til ØSC processen. Bilag 5: Varige undtagelser fra ØSC standard opgavesplit Bilaget indeholder beskrivelse af eventuelle permanente kundespecifikke fravigelser fra standard. Bilag 6: Overdragelseserklæring med bilag hvor kunden erklærer at det overdragne regnskabsmateriale er afstemt mv. Bilag 7: Handlingsbeskrivelse for økonomi Bilaget udgøres af den til enhver tid gældende version af opgavesplittet, som findes på Bilag 8: Handlingsbeskrivelse for løn Bilaget udgøres af den til enhver tid gældende version af opgavesplittet, som findes på