Organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 5. november 2012, kl i Ismejeriet

Transkript

1 Referat S1# Organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 5. november 2012, kl i Ismejeriet Til stede Stine Gotved, Lone Henriksen, Niels Rasmussen, Robert Andersen, Morten Skipper Dinesen Afbud fra Marie Buss, Hanne Tennes, Susanne Hviid Thune, Steen Donsby Fra administrationen Indholdsfortegnelse Forretningsfører Christen Mors, driftschef Viggo Strøm Børsting, sekretær Gitte Nielsen (referent) Til beslutning Referat Dansk Bygningsarv - status Udskiftning af Kostaldens køkken Bestyrelseshonorar 2012/ Til orientering Nyt køkken i lejemål Nyt fra driftschefen YouSee Kabler Tal fra Udlejnings- og Huslejeområdet - opfølgning Styringsdialog Vurdering af lejeniveau i erhvervslejemålet Rambow Trivselspolitik for ansatte i boligorganisationerne og i KAB Forslag til mødeplan Næste møde Eventuelt /12

2 Bilagsoversigt Bilag 1: Aktionsliste pr. oktober 2012 Bilag1A: Parkeringstilladelse Bilag 2: Styringsrapport Bilag 3: Oplysningsskema Bilag 4: Trivselspolitik for KAB-fællesskabet Til beslutning 1. Referat Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 20. august 2012 blev udsendt den 27. august Der er ikke indkommet bemærkninger til referatet. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet. Referatet blev godkendt og underskrevet. 2. Dansk Bygningsarv - status På bestyrelsesmødet den 20. august 2012 blev givet en orientering om det hidtidige forløb i forhold til ønsker og forventning til en helhedsplan for. afholdt workshop den 27. august 2012, hvor forskellige beboere med blandt andet byggeteknisk interesse og indsigt diskuterede, hvad og dets beboere har brug for og hvad, man ønsker at prioritere i en fremtidig helhedsplan. Workshoppen resulterede i en rapport. Formand Stine Gotved afholdt sammen med Viggo Børsting og Christen Mors, KAB, møde med Maja Svane fra rådgiver Dansk Bygningsarv den 13. september På mødet blev der taget udgangspunkt i rapporten, og herud fra blev overleveret de væsentligste pointer fra de drøftelser, der havde været på workshoppen. 2/12

3 Efterfølgende har Maja Svane foreslået et forløb over de kommende 3 måneder, der skal resultere i en bevarings- og udviklingsplan for. Afdelingsbestyrelsen har godkendt ovennævnte forløb. Organisationsbestyrelsen bevilgede på sit møde den 23. april 2012 et rammebeløb på kr. til udarbejdelse af bevarings- og udviklingsplan for. Tilbuddet fra Dansk Bygningsarv lyder på kr. Der er således en difference på kr. i forhold til det bevilgede, som organisationsbestyrelsen indstilles at bevilge. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen bevilger yderligere kr. til bevarings- og udviklingsplan for. Det bringer det samlede bevilgede beløb op på kr., der finansieres over s arbejdskapital. Organisationsbestyrelsen erindrede om, at beslutningen om at bevilge i alt kr. allerede er truffet på afdelingsbestyrelsesmøde. Hvorvidt der skal være en workshop midt i forløbet besluttede organisationsbestyrelsen at drøfte på et senere tidspunkt. Workshoppen er budgetteret til kr. Organisationsbestyrelsen bekræftede afdelingsbestyrelsens beslutning om at bevilge yderligere kr. til bevarings- og udviklingsplan for. Det bringer det samlede bevilgede beløb op på kr., der finansieres over s arbejdskapital. Organisationsbestyrelsen har besluttet, at sonderingen efter en eventuel ny administrationsorganisation udskydes indtil helhedsplanen er på plads. 3. Udskiftning af Kostaldens køkken Beboerlokalet Kostaldens køkken er ved at være modent til udskiftning eller renovering. Der foregår en proces herom i udvalget for Kostaldens køkken. Imidlertid er komfuret efterhånden så ustabilt, at det vil være hensigtsmæssigt, om organisationsbestyrelsen beslutter sig for udskiftning heraf. Det er muligt at bogføre udgiften over den planlagte og periodiske vedligeholdelse, også kaldet afdelingens konto 116. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender brug af op til kr. til nyt komfur. Beløbet bogføres på konto 116 i afdeling. Organisationsbestyrelsen besluttede at bevilge brug af op til kr. til nyt komfur. Organisationsbestyrelsen udtrykte ønske om specifikke kontonumre for Kostalden, hvilket driftschef Viggo Strøm Børsting vil formidle ved brug af såkaldte sagsnumre. 3/12

4 Driftschefen vil på forespørgsel fra organisationsbestyrelsen indhente priser på nyt køleskab til Kostaldens køkken og præsentere disse for gruppen, der arbejder med Kostalden. Det nuværende ekstra køleskab er en såkaldt Tuborg model, der bruger meget strøm. 4. Bestyrelseshonorar 2012/13 Socialministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at bestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, dvs. fra den 1. januar Reguleringsindekset for september 2012 er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 74,08 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 44,44 kr. pr. lejemålsenhed. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august Organisationsbestyrelsen har tidligere besluttet, at der ikke udbetales bestyrelseshonorar. Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til bestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtræden af bestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i bestyrelsen betales der honorar fra førstkommende kvartal. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter, hvorvidt der skal udbetales bestyrelseshonorar fra det nye regnskabsårs begyndelse, og hvis det besluttes at udbetale, hvordan honoraret skal fordeles. Såfremt det i lighed med seneste år besluttes, at der fortsat ikke udbetales honorar, anbefales det ligesom sidste år, at der afsættes et mindre beløb i budgettet til for eksempel seminarer med tabt arbejdsfortjeneste. Organisationsbestyrelsen besluttede, at der fortsat ikke udbetales bestyrelseshonorar og at der afsættes et mindre beløb i budgettet til for eksempel deltagelse i seminarer med tabt arbejdsfortjeneste. 4/12

5 Til orientering 5. Nyt køkken i lejemål ved vedligeholdelsesgruppen har tidligere forespurgt KAB om muligheden for, at beboerne kan indsætte nye køkkener og betale udgiften over huslejen. I henhold til Almenlejeloven 39 har lejer ret til at udføre forbedringer af boligen og ved fraflytning få økonomisk godtgørelse for de afholdte dokumenterede udgifter. Retten omfatter ikke hårde hvidevarer. Forbedringerne skal være rimelige og hensigtsmæssige. Arbejderne må ikke fratage boligen dens karakter af almen bolig. Medfører arbejderne særlige vedligeholdelsesudgifter for afdelingen, forhøjes lejerens leje tilsvarende. Godtgørelsen udbetales af afdelingen ved lejerens fraflytning. Den nye lejer, der flytter ind i en bolig, hvor den tidligere lejer har gennemført forbedringer, skal betale afdelingens udgifter til godtgørelse. Ved indgåelse af lejeaftalen kan den nye lejer vælge mellem kontant betaling af udgiften eller en lejeforhøjelse, som modsvarer udgiften. Der er også mulighed for, at lejer kan etablere nyt køkken eller badeværelse og betale dette over huslejen. Ved denne model optager afdelingen typisk realkreditlån til finansiering af køkkenet. Den samlede ydelse samt øvrige udgifter forbundet hermed pålægges lejers husleje i en tidsbegrænset periode. er imidlertid belånt i et sådant omfang, at der ikke er plads til at optage yderligere lån til individuelle moderniseringer. Derfor kan afdelingen ikke tilbyde sine beboere denne mulighed for at finansiere individuelle moderniseringer over huslejen. Forretningsfører Christen Mors uddybede, at det ikke er muligt for at optage lån til finansiering af køkkener. Muligheden vil fortsat blive undersøgt hvert tredje år og forretningsfører vil på forespørgsel rette henvendelse til revisor om, hvornår det kan forventes, at vil kunne optage sådant lån. På forespørgsel omkring råderetten og hvorvidt en ny beboer vil kunne komme til at hænge på en stor regning, svarede forretningsfører, at der er et loft for beløbet, ligesom en beboer altid har ret til at sige nej til at overtage en bolig. 5/12

6 6. Nyt fra driftschefen Der vedlægges som aftalt aktionsliste (bilag 1) fra seneste møde mellem driftschefen og ejendomskontoret. Bilag 1: Aktionsliste pr. oktober 2012 Bilag 1A: Parkeringstilladelse Omkring punkt 1 Mandskabssituationen bevilgede organisationsbestyrelsen i lighed med sidste år 335 kr. per medarbejder til fælles julefest i team 6 og 9. Ny servicemedarbejder vil blive søgt med opslag på nettet og interne opslag. Marianne Madsen er bestyrelsens repræsentant. Omkring punkt 8 Planlagte vedligeholdelsesopgaver udtrykte driftschefen tilfredshed med, at 20 % af beboerne i forbindelse med etaperenovering havde ønsket at få vedligeholdt vinduerne over vedligeholdelseskontoen. Det var første forsøg med denne fremgangsmåde. På forespørgsel vil driftschefen lægge en teknisk gennemgang ind som et punkt i forbindelse med vedligehold af vinduerne. Driftschefen vil tænke over selve formuleringen og muligheden i budgettet. Hvad angår punkt 11 Gavlisolering vil der komme en opdatering, når samarbejdet med Dansk Bygningsarv er i gang. Isolering kan tilføre stor boværdi. På forespørgsel om, hvorvidt der er noget nyt om punkt 12 Metro, svarede driftschefen, at der sættes nye fikspunkter op. Fikspunkter er små messingpunkter, der allerede sidder i jorden og på bygningerne flere steder. Fikspunkter bruges til opmåling under processen. Omkring punkt 14 Affaldshåndtering opgrabbes haveaffald nu direkte fra henlæggelsesplads på lastbil. Der arbejdes på punkt 17 Nyt låsesystem. Driftschef tjekker på forespørgsel, at de nøgler, der nu benyttes til postkassen, er en del af det nye låsesystem. Parkeringstilladelser er vedlagt punkt 20 som bilag A. Organisationsbestyrelsen godkendte denne. Hvad angår punkt 21 Skybrudssikring, har organisationsbestyrelsens formand Stine Gotved lavet aftale med driftsleder Sven Erik Kristoffersen om blokgennemgange. Formanden og Susanne Hviid Thune vil herefter holde møde med blokrepræsentanterne og udarbejde liste. 6/12

7 Omkring #JobInfo punkt Criteria= 24 Forsikringsgennemgang har formanden talt med driftsleder og IT-gruppen. Der er enighed om, at der kun skal sættes alarm på døren til IT-rum, såfremt det vil give en lavere forsikringspræmie, der modsvarer udgiften. Indbrudsraten i er for nærværende 0. Hvad angår sætninger af gavl i blok L, så holdes der øje med det. Eventuel udbedring afventer nærmere undersøgelse. Organisationsbestyrelsen tog herefter orienteringen til efterretning. 7. YouSee Kabler Bestyrelsen har forespurgt om de retmæssige ejerforhold til s Fællesantenneanlæg. KAB har i den forbindelse foretaget en dybdegående granskning af arkivmaterialet fra byggesagen i 1990 erne, hvor blev saneret. Byggesagens etape 3, entreprise B, C, E, F, og G, kontrolplan for kvalitetssikring af beskriver, at der under el-entreprisen forefindes punktet G2 Antenneanlæg. Her beskrives procedure, udfaldskrav og dokumentation for udlægning af antennekabler i jord. Det virker sandsynligt, at der her er tale om en ydelse, der er indeholdt i bygherreleverancen - byfornyelsesselskabet. I entreprisebeskrivelsen af antenneanlæg i etape ét, er det beskrevet, hvad entreprenøren skal levere til byfornyelsesselskabet til senere overdragelse til kommende ejer. Her er det angivet, at entreprisen omfatter i alt 5 etaper, og i alt 250 antennestikdåser, herunder 240 i boliger. Anlægget skal leveres med godkendelse, ibrugtagningstilladelse og servicekontrakt for perioden efter garantiudløbet. I CATV leveringsbetingelser beskrives det i pkt. 6 Forsyningssikkerhed, at fejlafhjælpning i udstyr, der tilhører kunden eller de tilsluttede husstande, ikke er inkluderet i prisen på leveringen af radio- og tv-programmer fra hybridnettet. I serviceaftalen fremgår det som en betingelse, at der foreligger en P&T godkendelse, samt at der udleveres målerapport, diagram og ibrugtagningstilladelse. Så der er intet, der indikerer, at daværende KTAS har noget som helst ejerforhold til kabel-tvanlægget i, eller nogensinde har haft det. Med hensyn til YouSee og deres krav om, at der ikke kan sendes andre signaler i de anlæg, de betjener, har det været almindelig praksis meget længe, at kabel-tv-leverandøren har kunnet lægge beslag på hele båndbredden i de tilgængelige lednings- og kabelføringer på de anlæg, de har benyttet til distribution, uagtet at de tilhører modtageren. 7/12

8 Der #JobInfo er for ca. Criteria= 2 år siden faldet en afgørelse om, at leverandørerne skal give plads til andre operatører på kabelnettet. Efter offentliggørelse af afgørelsen rundsendte YouSee en skrivelse, hvor de bad om, at de fik fortrinsret til distributionsrettighederne på de anlæg, hvor de leverede kabel-tv og bredbånd. har ikke tiltrådt en sådan aftale. KAB vurderer således, at det er overvældende sandsynligt, at er den retmæssige ejer af Fællesantenneanlægget. I tilknytning til dette spørgsmål har organisationsbestyrelsen ytret ønske om at ville bruge henlagte midler fra antennebudgettet til opgradering af s IT-anlæg. Det er der ikke noget til hinder for og arbejdet vil snarest blive iværksat. Organisationsbestyrelsen fandt, at de i forbindelse med etablering af fibernettet havde fået inkompetent rådgivning af KAB / Birch & Krogboe, idet var blevet informeret om, at TDC ejede såvel kabler som kabelkasser og ikke gav tilladelse til brug af kabelkasser til fiberkablerne. Denne misinformation kostede ca. 1 mio. kr. ekstra i etableringsomkostninger. Organisationsbestyrelsen var af den mening, at der næppe ville være noget vundet ved at prøve at efterforske sagen yderligere. Derfor kigger man fremad og tager ikke yderligere skridt i forhold til at placere et erstatningsansvar. Organisationsbestyrelsen vil på organisationsbestyrelsens eget møde uden KAB tage kontakt til ITgruppen for at forhøre sig om eventuelt arkivmateriale. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 8. Tal fra Udlejnings- og Huslejeområdet - opfølgning På det seneste organisationsbestyrelsesmøde den 20. august 2012 blev det konstateret, at der var en difference i antallet af anviste lejemål i perioden 1. januar 31. december KAB har sidenhen undersøgt forholdet. Det viser sig, at der har været en fejl i sammentælling af antal anviste. Udlejningschef Finn Larsen og forretningsfører Christen Mors har holdt møde med formand Stine Gotved og næstformand Marie Buss, hvor dette forhold er blevet belyst. På mødet blev tillige aftalt, at fortsat får oplyst, under hvilke kriterier nye beboere får anvist deres bolig, det være sig fra ventelisten, ved bytning eller kommunal anvisning. Indstilling 8/12

9 Formand #JobInfo og næstformand Criteria= har endnu ikke haft tid til at se nærmere på tallene. Formanden sagde tak til forretningsfører for hjælp og glædede sig over, at der er ved at være styr på det. Formanden har på kaffemøde med områdechef Lene Vennits aftalt, at udlejningschef Finn Larsen udarbejder notat om de særlige forhold, der gælder for udlejning i. På denne måde sikres, at udlejningen altid sker efter reglerne. Med disse kommentarer tog organisationsbestyrelsen orienteringen til efterretning. 9. Styringsdialog I lighed med sidste år afholdes der dialogmøde med Københavns Kommune den 7. marts Der tages udgangspunkt i s selvevaluering i form af styringsrapport for selve boligorganisationen og oplysningsskema for afdelingen. Styringsrapport samt oplysningsskema er udfyldt i samarbejde mellem formand Stine Gotved, næstformand Marie Buss og forretningsfører Christen Mors. Materialet er blevet indberettet til Københavns Kommune og vedlægges som bilag 2 og bilag 3 Bilag 2: Styringsrapport Bilag 3: Oplysningsskema Indstilling Formanden fandt ikke skemaerne optimale i forhold til dialogen med kommunen. Der var blevet svaret på spørgsmålene efter bedste evne, men ikke alle passede på. Spørgsmålene omkring beboerdemokrati vil blive drøftet på afdelingsbestyrelsesmøde. Forretningsfører sagde, at der ved styringsdialogmødet tages udgangspunkt i rapporten og at der med stor fordel kan skrives i kommentarfelterne. Disse kommentarer kan diskuteres med kommunen. Organisationsbestyrelsen ønskede specifikt at få fortalt kommunen, at gerne vil påtage sig socialt ansvar ved for eksempel at de kommunalt anviste er af anden etnisk oprindelse end dansk. Det er tilbudt kommunen år efter år. Med disse kommentarer tog organisationsbestyrelsen orienteringen til efterretning. 10. Vurdering af lejeniveau i erhvervslejemålet Rambow 9/12

10 Organisationsbestyrelsen har på sit møde den 20. august 2012 godkendt, at der iværksættes en markedslejevurdering af erhvervslejemålet Rambow. Formand Stine Gotved har sendt erhvervslejer et brev, hvori hun forbereder på, at der vil komme en mægler på besigtigelse for at foretage en markedslejevurdering. Mægleren, der forestår vurderingen, har været på besigtigelse i uge 42 og vil senest ultimo november fremsende sin rapport over forventet markedslejeniveau for Østerbro. Såfremt dette lejeniveau ligger væsentligt over det nuværende lejeniveau, vil kunne varsle lejeforhøjelse overfor lejeren. Lejeforhøjelsen varsles med 3 måneder og indfases herefter over 4 år. Indstilling Formanden underbyggede punktet og informerede om, at mægler havde aflagt beboeren besøg. Organisationsbestyrelsen afventer mæglerens rapport, inden der tages stilling. Organisationsbestyrelsen tog herefter orienteringen til efterretning. 11. Trivselspolitik for ansatte i boligorganisationerne og i KAB En ny personalepolitik, trivselspolitik, for ansatte i KAB-administrerede boligorganisationer og i KAB er godkendt den 19. juni 2012 i KAB s fælles samarbejdsorgan, Det fælles Virksomhedsnævn (VN-F). Politikken er forinden behandlet og godkendt af både det decentrale (VN- D) og det centrale virksomhedsnævn (VN-C). godkendte den 3. november 2008, at KAB bemyndiges til at forhandle fælles personalepolitikker på boligorganisationens vegne. Den nye politik trådte i kraft med virkning fra godkendelsesdatoen. Trivselspolitikken En af KAB s værdier er ansvarlighed. Ved at højne bevidstheden om trivsel, viser KAB sin ansvarlighed overfor medarbejderne. Vi vil skabe rammerne for et godt liv er KAB s mission, og den vil vi gerne koble til det at arbejde og være medarbejder i KAB-fællesskabet. Det er KAB s klare overbevisning, at når medarbejderne har det godt fysisk og psykisk, er de også mere velfungerende og produktive. Gode arbejdsvilkår er forskellige fra person til person, men ét overordnet minimumskrav bør være opfyldt: Integration af arbejdsmiljø og sundhedsfremmende tiltag i det daglige arbejde. Politikken har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for boligorganisationen. 10/12

11 Politikken er vedlagt som bilag 4: Trivselspolitik for KAB-fællesskabet. Indstilling Bilag 4: Trivselspolitik for KAB-fællesskabet Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 12. Forslag til mødeplan 2013 Mandag den 28. januar 2013 kl i Ismejeriet organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 22. april kl i Ismejeriet organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 27. maj 2013 kl i Kostalden generalforsamling Mandag den 19. august 2013 kl i Ismejeriet organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 23. september kl i Kostalden beboermøde Mandag den 4. november 2013 kl i Kostalden - organisationsbestyrelsesmøde Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager mødeplanen til orientering. Første møde ændres til 4. februar Øvrige møder forsøges, så vidt kalenderen tillader det, lagt den første mandag i måneden. Formanden og sekretær Gitte Nielsen udarbejder sammen ny mødeplan, hvor også organisationens møder uden KAB vil fremgå. Mødeplanen vil blive et orienteringspunkt på mødet den 4. februar Næste møde Såfremt organisationsbestyrelsen tager mødeplanen til orientering vil næste møde være mandag den 28. januar 2013 kl i Ismejeriet. Næste møde bliver mandag den 4. februar 2013 kl i Ismejeriet. 14. Eventuelt Formanden orienterede om, at hun er blevet bedt om at skaffe en kontaktperson fra organisationsbestyrelsen til støjgruppen, som vil forsøge at imødegå larm fra Parken. Det blev besluttet at spørge Hanne Tennes, om hun er interesseret i at være kontaktperson. 11/12

12 Intet yderligere under eventuelt. 12/12