Beretning Arkivsamvirket for lokalarkiverne i Vordingborg kommune

Transkript

1 Beretning 2014 Arkivsamvirket for lokalarkiverne i Vordingborg kommune

2 Samarbejdsgrundlag Arkivsamvirket i Vordingborg blev grundlagt i 2007 som et samarbejdsforum for kommunens syv lokalarkiver. Samvirket bestod i 2014 fortsat af disse syv arkiver: Køng Sognearkiv, Køng Kirkevej 19, 4750 Lundby Langebæk Lokalhistoriske Arkiv, Østergaardsstræde 1 A, 4772 Langebæk Lundby Sognearkiv, Lundby Hovedgade 100, 4750 Lundby Lokalarkiv for Møn, Museum Sydøstdanmark, Storegade 75, 4780 Stege Præstø Lokalhistoriske Arkiv, Lindevej 45, 4720 Præstø Sværdborg Sognearkiv, Tinghøjvej 4, Over Vindinge, 4760 Vordingborg Vordingborg Lokalhistoriske Arkiv, Sydhavnsvej 6, 4760 Vordingborg Samvirkets styrelse er sammensat af repræsentanter for hvert arkiv, og afholder møde 4-5 gange årligt. I 2014 bestod styrelsen af følgende medlemmer: Køng: Else Lützhøft Langebæk: Geert A. Nielsen Lundby: Karen Johansson Præstø: Ove Rye Jørgensen Sværdborg: Morten Frandsen/Marianne Schmidth Kristiansen Vordingborg og Møn: Else Gade Gyldenkærne Arkivlederen for Vordingborg besidder posten som formand for Arkivsamvirket. På grund af personsammenfald på arkivlederposterne for Vordingborg og Møn er der kun seks medlemmer af styrelsen, men stadig syv selvstændige arkiver i samvirket. De enkelte arkiver har forskelligt tilhørsforhold (museum, forening, kommune) og bagland i form af lokalhistoriske foreninger eller støttekredse. Formål Lokalarkiverne indsamler, registrerer, bevarer og formidler arkivalsk materiale af ikke-statslig proveniens, der belyser den lokale kulturarv. Det vil sige protokoller, journaler, korrespondance, erindringer og andre papirer, samt billeder, film, småtryk, tegninger, kort, udklip og lignende fra lokale foreninger, private og virksomheder. Derimod indsamles ikke genstande; det overlades til museerne. Arkivsamvirket indebærer først og fremmest et økonomisk samarbejde, hvor arkiverne indbyrdes fordeler de tildelte offentlige midler mellem sig efter behov og aktivitetsniveau. Budgettet fordeles på hovedgrupperne Formidling, Efteruddannelse og Anskaffelser. Visse opgaver og udgifter løftes i fællesskab. Det gælder emner som forsikring og programlicens til registreringsdatabasen. Derudover er samvirket et organ for gensidigt samarbejde og inspiration mellem lokalarkiverne. Arkiverne i samvirket dækker tilsammen alle sogne i Vordingborg Kommune

3 Eksternt samarbejde De enkelte arkiver er selvstændige medlemmer af arkivfaglige organisationer, hvis retningslinjer de er forpligtede af: SLA: Sammenslutningen af Lokalarkiver, er en landsdækkende arkivfaglig organisation. SLA har udarbejdet retningslinjer for god arkivdrift og afholder kurser og udvikler tilbud til lokalarkiverne. ODA: Organisationen Danske Arkiver, er også en landsdækkende, arkivfaglig organisation, men organiserer primært stadsarkiver og større lokalhistoriske arkiver. ODA arbejder for fremme af danske arkivers samfundsmæssige placering og deres samarbejde, koordinering og udvikling til gavn for Danmarks arkivalske kulturarv. LASA: Lokalarkiverne i Sydøstdanmark (tidl. Storstrøms Amt), er en lokalkreds inden for SLA. LASA afholder lokale kurser i arkivdrift og databaseregistrering og fungerer som arkivfagligt netværk for Arkivsamvirkets medlemmer. Alle 7 arkiver er medlem af SLA og LASA, mens kun Vordingborg Lokalhistoriske Arkiv er medlem af ODA. Arkivsamvirket deltager desuden i det lokale ABM-samarbejde med Vordingborg Bibliotekerne og Museum Sydøstdanmark, samt er repræsenteret i facaderådet i Vordingborg og Stege. Samvirkets medlemmer har forpligtet sig til at respektere SLA s Standardinstruks for ledere af lokalhistoriske arkiver og ICA s (International Council on Archives) Etisk kodeks for arkivarer. Aktiviteter 2014 Indsamling og registrering Samvirkets arkiver har igennem 2014 haft en stadig tilvækst af nyt materiale. Oftest ved afleveringer fra borgerne, men også i form af aktiv indsamling gennem interviews og fotografering forestået af arkivernes medarbejdere. Der er ikke formuleret en fælles indsamlingspolitik for arkivsamvirket. Hvert arkiv vurderer de tilbudte arkivalier i forhold til væsentlighed og sammenhæng med den eksisterende samling. Geografisk proveniens (dvs. tilhørssted/oprindelse) er afgørende for, om et arkiv tager et arkivalie ind. Modtages noget, der hører hjemme i et andet område, videregives det til det relevante arkiv. Der indsamles ikke genstande; disse henvises til museet, der omvendt henviser tilbudte arkivalier til de relevante lokalarkiver. Arkibas De indkomne arkivalier registreres i databaseprogrammet Arkibas, der anvendes af de fleste lokalarkiver i Danmark. I oktober 2014 blev en ny, browserbaseret version af programmet taget i brug. De enkelte arkiver indtaster via internettet deres registreringer i en central, ekstern database. Programmet er udviklet af SLA Aps og tilbydes arkiverne på en fælles kommunelicens. I starten af 2015 vil Arkibas blive udvidet med en fælles søgeportal, arkiv.dk, hvor brugerne hjemmefra kan søge arkivalier og billeder på tværs af alle landets lokalarkiver

4 Indtil denne løsning træder i kraft, har arkiverne haft mulighed for at anvende det såkaldte Mini- Arkibas, hvor det enkelte arkiv kan lægge et søgefelt ud på sin egen hjemmeside. Herigennem kan borgerne søge i arkivets registreringer. Flere af samvirkets arkiver har gjort brug af denne løsning og har meget positiv erfaring med det. Alle samvirkets arkiver er tilmeldt Arkibas, og alle på nær et enkelt har implementeret brugen af programmet. De fleste af arkiverne har medarbejdere, der er erfarne brugere, som har arbejdet med Arkibas længe. I forbindelse med overgangen til den nye version, Arkibas5, har der været afholdt lokale opgraderingskurser, hvor nøglemedarbejdere har kunnet lære de nye funktioner, og derefter via sidemandsoplæring give deres viden videre i eget arkiv. Registreringen følger SLA s registreringsprincipper, hvor de forskellige materialetyper arkiveres særskilt og registreres efter proveniens. På baggrund af den grundige registrering kan de senere fremsøges via mange forskellige indgangsvinkler, herunder emne- og fritekstsøgning. Den detaljerede registrering er en krumtap i arkivarbejdet og en vedvarende proces. Der arbejdes støt fremad med digitaliseringen af de registreringer, arkiverne foretog før computeralderen, lige som der konstant kommer nye arkivalier til. Bevaring Når arkiverne indlemmer materiale i samlingerne, er det i princippet for tid og evighed. Det er derfor nødvendigt at være opmærksom på, at opbevaringsforholdene lever op til de krav, der stilles. Det er først og fremmest et spørgsmål om temperatur, luftfugtighed og luftudskiftning. Da lokalarkiverne oftest holder til i lokaler, der ikke er bygget til formålet, kan det være vanskeligt at opfylde klimakravene hundrede procent. Et fælles fjernmagasin med professionelle forhold kunne afhjælpe dette, men er ikke umiddelbart en god løsning, da arkiverne har behov for at kunne tilgå arkivalierne uden ventetid. De modtagne arkivalier er heller ikke nødvendigvis i god stand, når de ankommer til arkiverne. De kan ofte være præget af fugt, snavs, skimmel og lignende. Arkivernes ledere har modtaget undervisning i bevaring, men kan naturligvis ikke håndtere deciderede konservator-opgaver. Bevaring af digitaliserede arkivalier er et emne, der optager de danske arkiver meget for tiden. En gennemtænkt og fremtidssikret datastrategi er en stor og tung opgave at løse for lokalarkiverne. Der arbejdes fortsat på landsplan på at analysere problemstillingen og finde en fælles måde at tackle udfordringerne på. Arkivsamvirkets medlemmer har endnu ikke erfaring med indsamling af digitale arkivalier, ud over digitalfotos. Fysiske rammer Arkiverne i arkivsamvirket har meget varierende lokaleforhold. For de flestes vedkommende stilles lokalerne til rådighed af kommunen. Lokalarkiverne i Lundby, Præstø og Vordingborg har til huse i de respektive biblioteksbygninger, Lokalarkivet for Møn indgår i Museum Sydøstdanmarks Stegeafdeling i Empiregården, Langebæk Lokalhistoriske Arkiv har lokaler i kælderen under Teknisk Forvaltning i Langebæk, Køng Sognearkiv har lokaler, der er stillet til rådighed af menighedsrådet - 4 -

5 og Sværdborg Sognearkiv har til huse i den lokale idrætsforenings klubhus; den eneste kommunale bygning i sognet. Arkivet i Præstø har et stort ønske om at flytte til nye lokaler, da pladsen på biblioteket er trang, og magasinforholdene i kælderen er problematiske. I 2014 var der flere gange problemer med oversvømmelse, og i efteråret blev der konstateret angreb af skimmelsvamp i bibliotekets del af kælderen, med lukning af hele kælderen til følge og efterfølgende rensning. Arkivet i Langebæk afventer stadig om kommunen flytter rådhusfunktionerne til Vordingborg, og sætter bygningen til salg, men der skete intet i sagen i Formidling Lokalarkiverne stiller den indsamlede viden til rådighed for borgerne på forskellig vis, dels formidlet via udstillinger, bøger, nyhedsbreve og foredrag, dels ved at stå til rådighed, når borgerne har spørgsmål til lokalhistorien. Besøgsstatistik Arkiverne har faste åbningstider, hvor borgerne (både lokale og udefrakommende) kan henvende sig og få hjælp til at finde oplysninger i det indsamlede materiale. Arkivsamvirket blev i 2014 besøgt af mere end 700 gæster, der mødte personligt op for at finde informationer i arkivernes samlinger. Derudover modtog arkiverne næsten 900 henvendelser og forespørgsler pr. mail, brev eller telefon. Endelig deltog over personer i arrangementer afholdt af lokalarkiverne (se nedenfor). Arkivernes brugere omfatter både slægtsforskere, lokalhistorikere, journalister, institutioner, studerende og myndigheder, og ikke mindst den enkelte borger, der er interesseret i at vide mere om sit hus, sin familie eller sin egn. Åbningstiderne varierer for de enkelte arkiver, fra 2 timer en gang om måneden og op til 6 timer pr. uge. Næsten alle arkiverne har dog åbent minimum en gang om ugen. På flere af arkiverne er der desuden adgang til selvstudier på læsesal uden for arkivets bemandede åbningstid. Arrangementer Hvert år afholdes et landsdækkende åbent hus-arrangement, Arkivernes Dag. En del af samvirkets arkiver havde i år valgt at markere folkeskolens 200 års-jubilæum ved at fokusere på skolerelaterede emner, mens to arkiver udstillede henholdsvis luftfotos og slægtsminder. De fleste temaer var baseret på fotografier fra samlingerne. Netop arkivernes fotos og film er populære og derfor gode i formidlingssammenhæng. Arrangementerne på Arkivernes Dag er altid velbesøgte og giver god kontakt mellem borgere og arkiv

6 Udstillinger Lundby Sognearkiv havde en mindre udstilling om det lokale bryggeri i forbindelse med et medlemsarrangement, og en anden i anledning af Svend Gønge-skolens 50 års jubiluæm. Derudover havde arkiverne mindre udstillinger i forbindelse med Arkivernes Dag og på markeder o.l. Medlemsblade og andre publikationer udgivet i 2014 I årets løb er udgivet følgende: Præstø Lokalhistorie 4 numre. (Præstø Lokalhistoriske Arkiv) Nyhedsbreve (Køng Sognearkiv, 1 nummer, Langebæk Lokalhistoriske Arkiv, 2 numre, Lundby Sognearkiv, 1 nummer) Bidrag til Guldgåsen (Vordingborg Lokalhistoriske Arkiv). Internet De fleste af samvirkets arkiver har en hjemmeside. I 2013 søsatte landsorganisationen SLA et projekt, hvor medlemsarkiver for en overkommelig pris får stillet et hjemmesidesystem til rådighed. Det består af en Wordpress-skabelon, skræddersyet til lokalarkivers behov, samt serverplads og eget domænenavn. Foreløbig har Præstø, Langebæk og Vordingborg-arkiverne benyttet sig af denne løsning. Køng er fortsat med den hjemmeside, de allerede havde, og Lokalarkiv for Møn har sin plads på Museum Sydøstdanmarks hjemmeside. Arkivsamvirket har desuden en fælles hjemmeside under vordingborg.dk og kan også findes på arkivvejviserne hos henholdsvis LASA og SLA. I 2014 er arkiverne for første gang begyndt at indhente statistik over besøgene på deres hjemmesider. For de tre arkiver, der har tal for 2014, er besøgene hhv , og besøg i årets løb. Tallene afspejler den tydelige tendens der er på landsplan: Inden for de senere år er en stor del af lokalarkivernes faste brugere gået over til at benytte internettet til mange af de forespørgsler, de tidligere måtte besøge arkiverne for at få svar på. Det gælder især slægtsforskerne, der har stor fordel af, at Statens Arkiver har lagt folketællinger og kirkebøger på nettet. Derfor er det også en stor gevinst for lokalarkiverne at kunne tilbyde søgning i vores samlinger via vores hjemmesider med det førnævnte program Mini-Arkibas (der fra 2015 afløses af portalen Arkiv.dk). Arkivernes gæster har dermed mulighed for at orientere sig på forhånd, og for at bestille specifikke arkivalier, der så kan ligge klar, når gæsten besøger arkivet. Historisk Atlas Lokalarkiverne er via Kulturregion Storstrøm en del af ABM-projektet Historisk Atlas. Historisk Atlas er et internet-site hvor kulturhistorien formidles via historiske kort. Kulturregionens projekt sluttede ved udgangen af 2012, men arbejdet med portalen går videre. Der er forudbetalt medlemskab for arkiverne til og med 2014, og arkiverne lægger løbende nye historier på

7 Øvrige formidlingsaktiviteter Foruden de ovennævnte aktiviteter har arkivsamvirkets medlemmer stået for eller deltaget i en række andre arrangementer. Køng deltog på Køng Marked med en stand. Lundby Sognearkiv deltog ligeledes med en stand på Gøngemarkedet, og havde et arrangement om hjemsøgte huse. Lokalarkiv for Møn har bidraget til Møns Museums fejring af 100 års-jubilæet, bl.a. med klummer i lokalavisen, og en mindre arkivalieudstilling. Arkivet i Langebæk har afholdt flere byvandringer og en udflugt, samt bidraget med artikler om lokale gårde til Landbrugsnyt og deltaget i erhvervsmesse og julemarkeder. Præstø Lokalhistoriske Arkiv har publiceret lokalhistoriske klummer i avisen Sjællandske, og Vordingborg Lokalhistoriske Arkiv har sammen med transportministeren holdt foredrag om Storstrømsoverfarten. Sværdborg Sognearkiv har afholdt debataftener om livet i 2000-tallet. Arkiverne har endvidere benyttet sig af den lokale presse til annoncering og omtale af arrangementer. Personale Arkivsamvirket har i 2014 haft en enkelt lønnet arkivar, der ud over at være leder af Vordingborg Lokalhistoriske Arkiv (7,5 t/uge) og Lokalarkiv for Møn (7,5 t/uge) samtidig har fungeret som formand for Arkivsamvirket. Hun er endvidere medlem af styrelsen for SLA samt uddannelsesudvalget sammesteds. Men først og fremmest drives lokalarkiverne af en kreds af meget engagerede frivillige, der varetager alle facetter af arkivernes virke, fra besvarelse af forespørgsler til modtagelse og registrering af indkomster, aktiv indsamling af lokalhistoriske oplysninger samt formidling af arkivernes viden. Medarbejderne dygtiggør sig blandt andet via faglige kurser afholdt af arkivorganisationerne, herunder gennemførelse af SLAs obligatoriske arkivlederuddannelse på 5 x 2 dages undervisning, der gælder arkivledere ansat efter I 2014 har arkivmedarbejderne brugt en del tid på at sætte sig ind i det nye registreringssystem, både via orienteringsmøder og kurser. Gruppen af frivillige fornys og suppleres kontinuerligt. I 2014 havde Arkivsamvirket 62 frivillige, der tilsammen har leveret over timers ulønnet arbejde. Økonomi Arkivsamvirket modtager et samlet driftstilskud fra Vordingborg kommune og fordeler selv midlerne imellem sig efter en fordelingsmodel med puljer for henholdsvis anskaffelser, kurser og formidling, samt fælles udgifter til medlemskaber af arkivorganisationer, programlicenser og forsikring. I fordelingen tages der højde for både lokalarkivernes indbyrdes forskellighed og de fælles behov. I 2014 var rammebeløbet knap kroner. Hvert arkiv modtog et grundbeløb på kroner til driftsudgifter, og knap kroner blev brugt på fælles udgifter til medlemskaber, programlicenser, forsikringer og annoncering. Resten blev fordelt via puljerne

8 Afrunding Arkivsamvirket Vordingborg er et godt sammentømret fællesskab. Arkiverne har stor glæde af samarbejdet, især på det økonomiske og administrative plan. Når det gælder det daglige arkivarbejde og formidlingen af lokalhistorien er arkiverne i høj grad stadig selvstændige enheder, der dog har udbytte af fælles annoncering af større arrangementer. De jævnlige møder i samvirkets styrelse giver desuden mulighed for faglig sparring og udveksling. På denne baggrund ser Arkivsamvirket frem til det fortsatte samarbejde i 2015, til gavn for lokalhistorien i Vordingborg Kommune, og til glæde for borgerne og brugerne af arkiverne