Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 15. september 2014, kl i Laden, Mariehøj 204, 2990 Nivå

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 15. september 2014, kl i Laden, Mariehøj 204, 2990 Nivå Bestyrelsen: Henrik Harsberg, Linda Storgaard, John Resting, Bettina Pagh, John Friedrichsen Afbud: KAB: Annette Birkov, Søren Martinussen, Torben Trampe deltog under punkt 9 Indholdsfortegnelse 1. Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 26. maj Fortroligt referat af organisationsbestyrelsesmødet den 26. maj Revisionsprotokol Organisationsbestyrelsens sammensætning Repræsentantskabets sammensætning Meddelelser fra formanden... 4 Sager til beslutning Driftsaftaler mellem selskabets afdelinger revideret Forslag til vedtægtsændringer for , Niverødgård status på plan for udbedring af kulde-/trækgener /21

2 , Mergeltoften udkast til vedtægter og driftsaftale for ejerforening , Byvejen henvendelse fra Fredensborg Kommune angående lejestørrelse Julefrokost KAB-koncept for serviceramme og velkomstmateriale Gavepolitik for selskabet Afskaffelse af diæter ved BL-kurser Sager til orientering Alle afdelinger forkert bidrag til boligorganisationen i budget 2014/ , Niverød III varmeunits status , Niverød IV stiprojekt status Ny honoraraftale med Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Tilbud om konfliktmægling Orientering om lancering af Psykiatrilinjen Ældre-/handicapkode på intern opnotering Selskabets økonomiske situation Nyt fra ejendomskontoret Nyt fra afdelingerne Beboerklagenævnssager Kommende møder Eventuelt Referat fra mødet evt. fortrolighed Bilag 1: Aftale om fællesdrift af ejendomskontor og driftsmateriel... 6 Bilag 2: Aftale om fælles varmecentral... 6 Bilag 3: Udkast til vedtægter for ejerforeningen Mergeltoften inkl. bilag 1 og Bilag 4: Udkast til driftsaftale for ejerforeningen Mergeltoften inkl. bilag 2 og Bilag 5: Mail fra Henriette Malmberg Bilag 6: Ung beboers privatbudget Bilag 7: Servicerammen Bilag 8: Velkomstbrev Bilag 9: Opslag Ny beboer i opgangen Bilag 10: Gavepolitik for Karlebo Boligselskab Bilag 11: Mærkedagspolitik for KAB-ansatte Bilag 12: Notat Ældre-/handicapkode Bilag 13: Statistik for beboerklagenævnssager /21

3 1. Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 26. maj 2014 Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 26. maj 2014 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 13. juni at organisationsbestyrelsen godkender ovennævnte referat. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 2. Fortroligt referat af organisationsbestyrelsesmødet den 26. maj 2014 Fortroligt referat af organisationsbestyrelsesmødet den 26. maj 2014 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 13. juni at organisationsbestyrelsen godkender ovennævnte referat. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 3. Revisionsprotokol Der er ikke sket indføjelser i revisionsprotokollen siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. 4. Organisationsbestyrelsens sammensætning Organisationsbestyrelsen har pr. den 1. januar 2014 følgende sammensætning: 3/21

4 På valg Formand Henrik Harsberg Niverød IV 2014 Næstformand Linda Storgaard Niverød III 2015 Medlem John Resting Niverød IV 2015 Medlem Bettina Pagh Niverød III 2014 Medlem John Friedrichsen Niverødgård 2014 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5. Repræsentantskabets sammensætning Repræsentantskabet har pr. den 21. august 2014 følgende sammensætning: Medlem Henrik Harsberg Niverød IV Medlem John Resting Niverød IV Medlem Bettina Pagh Niverød III Medlem Linda Storgaard Niverød III Medlem Helge From Niverød III Medlem Ellen Ladhøj Niverød III Medlem Ole Olsen Niverød III Medlem Vakant Niverød IV Medlem Vakant Niverød IV Medlem Lone Albret Niverød IV Medlem John Friedrichsen Niverødgård Medlem Inge Falk-Petersen Niverødgård Vakante plader i 5402 Niverød IV er tildelt Allan Meyer Petersen og Klaus Donnerborg. 6. Meddelelser fra formanden På mødet vil selskabets formand orientere om relevante forhold. 4/21

5 Annette Birkov orienterede om selskabets alvorlige økonomiske situation. Dispositionsfondens saldo pr. 30. juni 2014 er nede på kr. Selskabets arbejdskapital har en saldo på kr. Den primære årsag til dispositionsfondens lave beholdning er, at selskabet siden 1. april 2013 skal dække tab ved fraflyttede lejere ud over 313 kr. pr. lejemål pr. år. Dispositionsfonden har i 2013/2014 dækket i alt kr. Revisionen er orienteret om selskabet økonomiske situation. Administrationen anbefalede følgende: - at søge Fredensborg Kommune om fritagelse for, at dispositionsfonden dækker tab ved fraflytning - analyse af øvrige muligheder for styrkelse af dispositionsfonden - analyse af de seneste års stigning i afdelingernes tab ved fraflyttere - oplæg til øget indskud i afdeling 5401, Niverød III og 5402, Niverød IV. Organisationsbestyrelsen drøftede den økonomiske situation indgående og tiltrådte administrationens anbefalinger. Henrik Harsberg orienterede om, at der to gange er foretaget hemmelige optagelser af afdelingsmøder i Niverød IV. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Sager til beslutning 7. Driftsaftaler mellem selskabets afdelinger revideret Driftsaftalerne mellem selskabets afdelinger er senest blevet behandlet på et organisationsbestyrelsesmøde den 28. november På samme møde blev det godkendt, at selskabet ændrede navn til det nuværende. Siden 2006 er tilkommet tre nye afdelinger: Byvejen, Mergeltoften V og Niverødgård. De tre afdelinger indgår i udgiftsfordelingen for fælles ejendomskontor og driftsmateriel, men aftalerne er ikke blevet revideret med hensyn til selskabets navn samt den aktuelle fordeling af udgifterne. 5/21

6 Driftschef og forretningsfører har sammen med formandskabet revideret de eksisterende driftsaftaler, hvilket har medført følgende forslag til ændringer. - Aftale om drift af fælles ejendomskontor og driftsmateriel er sammenskrevet til én aftale - Ændret fordeling af udgifterne. De to nye aftaler inklusive udgiftsfordeling er vedlagt som bilag. Bilag 1: Aftale om fællesdrift af ejendomskontor og driftsmateriel Bilag 2: Aftale om fælles varmecentral at organisationsbestyrelsen godkender aftale om drift af fælles ejendomskontor og driftsmateriel samt aftale om fælles varmecentral for selskabets afdelinger. Organisationsbestyrelsen godkendte aftale om drift af fælles ejendomskontor og driftsmateriel samt aftale om fælles varmecentral for selskabets afdelinger. 8. Forslag til vedtægtsændringer for Som besluttet på organisationsbestyrelsesmødet den 24. marts 2014 har KAB udarbejdet forslag til ændring af vedtægternes 10. En vedtægtsændring der er blevet aktuel, efter Fredensborg Kommune besluttede ikke at udpege repræsentanter til organisationsbestyrelsen. Rød tekst er lig ny tekst Overstreget, rød tekst er lig tekst der slettes Organisationsbestyrelsen 10. Gældende tekst Organisationsbestyrelsen består af syv medlemmer inklusive formanden. Repræsentantskabet vælger, ud over formanden, fire medlemmer til bestyrelsen blandt boligorganisationens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Forslag til ny tekst Organisationsbestyrelsen består af syv medlemmer inklusive formanden. Repræsentantskabet vælger, ud over formanden, seks medlemmer til bestyrelsen blandt boligorganisationens boliglejere og disses myndige husstandsmedlemmer. 6/21

7 Gældende tekst Det tilstræbes, at alle afdelinger er repræsenteret i bestyrelsen. Den afdeling, hvori formanden er bosiddende, bør ikke have større repræsentation end de øvrige afdelinger. Forslag til ny tekst Hver afdeling har ret til mindst et medlem i organisationsbestyrelsen. Den afdeling hvori formanden er bosiddende, bør ikke have større repræsentation end de øvrige afdelinger. Herudover udpeges to medlemmer af Fredensborg Kommune. Gældende tekst Samtidig med valg og udpegning af medlemmer til bestyrelsen, vælges/udpeges fire personlig suppleanter. Der vælges/udpeges ikke suppleant for formanden. Forslag til ny tekst Samtidig med valg og udpegning af medlemmer til bestyrelsen vælges/udpeges seks personlige suppleanter. Der vælges/udpeges ikke suppleant for formanden. Stk. 2. Organisationsbestyrelsen skal bestå af et ulige antal medlemmer. Mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer skal være beboere i boligorganisationen. Formanden og næstformanden skal begge være beboere i boligorganisationen. Stk. 3. Medlem af bestyrelsen kan ikke være: 1) Borgmesteren i den tilsynsførende kommune. 2) Formanden for det udvalg hvortil tilsynet med almene boligorganisationer i kommunen er henlagt. 3) Ansatte i den del af den kommunale forvaltning, der udøver tilsynet med de almene boligorganisationer i kommunen. Stk. 4. Hvert andet år afgår formanden. Af organisationsbestyrelsens øvrige medlemmer afgår halvdelen hvert år. Afgangsordenen bestemmes for samtidig valgte eller udpegede medlemmer ved lodtrækning og ellers ved den rækkefølge, som medlemmerne er valgt eller udpeget i. Genvalg genudpegning kan finde sted. Et bestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes af den, der har valgt eller udpeget den pågældende. For eventuelt kommunalbestyrelsesudpegede medlemmer finder reglerne i lov om kommunernes styrelse anvendelse. 7/21

8 Stk. 5. Afgår et organisationsbestyrelsesmedlem valgt af repræsentantskabet, indtræder en af de valgte suppleanter. Findes der ingen suppleanter, indkalder bestyrelsen til ekstraordinært repræsentantskabsmøde til valg af bestyrelsesmedlem og suppleanter. Afgår et bestyrelsesmedlem valgt eller udpeget af andre, indtræder den pågældendes suppleant. Findes ingen suppleant, retter bestyrelsen henvendelse til den, der har valgt eller udpeget det pågældende bestyrelsesmedlem, med henblik på valg eller udpegning af et nyt bestyrelsesmedlem og suppleant. Stk. 6. Suppleanter indkaldes, når et bestyrelsesmedlem udtræder eller ved sygdom eller fravær fra afdelingen i mere end tre måneder. Stk. 7. Ved en forretningsorden træffer organisationsbestyrelsen nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. at organisationsbestyrelsen godkender ændring af 10 i selskabets vedtægter og indstiller dem til godkendelse på repræsentantskabsmødet den 27. november Organisationsbestyrelsen havde en enkelt rettelse i 10, stk. 4, sidste sætning, der nu lyder: Et bestyrelsesmedlem kan til enhver tid afsættes af repræsentantskabet. Herefter godkendte organisationsbestyrelsen ændring af 10 og indstiller de ændrede vedtægter til godkendelse på repræsentantskabsmødet den 27. november , Niverødgård status på plan for udbedring af kulde-/trækgener Arbejderne med etablering af flisegulv med gulvvarme samt indblæsning af granulat under køkken i prøveboligen nr. 33, blev gennemført i midten af juni Arbejderne tog ca. 10 dage, og forløb tilfredsstillende og med et foreløbigt tilfredsstillende resultat. Under arbejdet med indblæsning af isoleringsgranulat under køkkenet, viste det sig nødvendigt at bore huller i trægulvet under køkkenelementerne, for derigennem at få isoleringen blæst ind. Hullerne stk. - blev efterfølgende lukket med propper. Således er samtlige opretningsarbejder endeligt afsluttet i denne bolig, og KAB er nu ved at forberede, at tilsvarende arbejder skal gennemføres i de resterende otte boliger. Der blev i midten af juni 2014 omdelt 6-ugers varsling med besked om, at der skal være adgang til boligerne i perioden 15. september januar 2015, hvor vi forventer at arbejdet udføres. 8/21

9 Ejendomskontoret har bedt om, at der startes i bolig nr. 29. G.V.L. er pt. i gang med at udarbejde en tidsplan for byggeriet i de resterende otte boliger. Tidsplanen skal danne grundlag for en varsling og orientering om, hvornår inden for perioden - arbejderne vil pågå i den enkelte bolig. Tidsplanen forventes omdelt i den første halvdel af september Herigennem vil beboerne desuden blive oplyst om, hvordan man som beboer i øvrigt skal forholde sig, mens arbejderne står på. Der planlægges desuden et orienteringsmøde for beboerne den 18. september Det forventes, at boligerne kan bebos af beboerne, mens arbejderne står på. Arbejderne udføres af G.V.L., og til en aftalt pris på kr. pr. bolig. Arkitekt Ebbe T. Høyer vil forestå tilsynsførelsen med G.V.L. s arbejder, efter de anvisninger som rådgiver Tommy Bunch Nielsen har beskrevet i forbindelse med arbejderne i prøveboligen. Det er aftalt med G.V.L. og Ebbe T. Høyer, at der i forbindelse med forbedrende støbning af nyt flisegulv foran hoveddør, skal undergulvet undersøges for uisolerede brugsvandsledninger. Dette for at afhjælpe risikoen for frosne vandrør. Finansiering af entrepriseudgifter blev aftalt på organisationsbestyrelsesmødet den 26. maj Vi har nu modtaget et tilbud på rådgivning og tilsyn fra Arkitekt Ebbe T. Høyer pålydende kr., hvilket skønnes relevant, da tilsynsopgaven kræver flere besøg pr. lejlighed. Endvidere deltager rådgiver i opstartsmøde, aflevering og eventuelt afdelingsmøde. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og bevilger kr. fra dispositionsfonden til rådgivning og tilsyn med udførelsen af de aftalte arbejder i boligerne på 1. sal. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og bevilgede kr. fra arbejdskapitalen til rådgivning og tilsyn med udførelsen af de aftalte arbejder i boligerne på 1. sal , Mergeltoften udkast til vedtægter og driftsaftale for ejerforening I henhold til lovgivningen skal der oprettes en ejerforening med vedtægter og driftsaftale, når der som i Mergeltoften er en kommunal ejerlejlighed i kælderen. KAB har udarbejdet udkast til vedtægter og driftsaftale, som vedlægges som bilag. 9/21

10 Formandskabet har modtaget udkast til vedtægter og driftsaftale og har godkendt at udkastene er sendt til Fredensborg Kommune inden sommerferien. Der afholdes møde med Fredensborg Kommune den 4. september Hvis der efter dette møde er ønske om ændringer til vedlagte udkast af vedtægter og driftsaftale, vil disse blive eftersendt. Bilag 3: Udkast til vedtægter for ejerforeningen Mergeltoften inkl. bilag 1 og 4 Bilag 4: Udkast til driftsaftale for ejerforeningen Mergeltoften inkl. bilag 2 og 3 at organisationsbestyrelsen godkender vedtægter og driftsaftale for ejerforeningen Mergeltoften med virkning fra den 1. juli Organisationsbestyrelsen godkendte vedtægter og driftsaftale for ejerforeningen Mergeltoften med virkning fra den 1. juli , Byvejen henvendelse fra Fredensborg Kommune angående lejestørrelse Den 28. maj 2014 blev driftspersonalet i indkaldt til møde i Bofællesskabet Byvejen. Der var ingen dagsorden for mødet, og der er efterfølgende heller ikke udsendt et referat. Personalet i Bofællesskabet havde taget initiativ til mødet med repræsentanter fra boligselskab og kommune, fordi to unge beboere kun har kr. pr. måned tilovers efter betalt husleje. Formålet med mødet var således, på beboernes vegne, at få en snak om den høje husleje, samt at drøfte muligheden for eventuelle besparelser. Det blev aftalt, at forelægge problemstillingen for organisationsbestyrelsen i på førstkommende bestyrelsesmøde efter sommerferien. Efterfølgende har Henriette Malmberg, afdelingsleder i Fredensborg Kommune, fremsendt nedenstående oplæg til dialog samt eksempel på en ung beboers privatbudget. Mail fra Henriette Malmberg samt eksempel på en ung beboers privatbudget følger som bilag. Bilag 5: Mail fra Henriette Malmberg Bilag 6: Ung beboers privatbudget 10/21

11 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og beslutter at KAB skal undersøge mulighederne for nedsættelse af huslejen. KAB bemyndiges til udarbejdelse af revideret budget til varsling den 1. oktober Julefrokost 2014 Medarbejderne i har besluttet at afholde årets julefrokost i Fun City Sport, hvor arrangementet udover julebuffet inkluderer diverse konkurrencer, bowling og minigolf. Pris pr. kuvert ca. 500 kr. Medarbejderne ansøger organisationsbestyrelsen om et tilskud på kr. til julefrokost at organisationsbestyrelsen yder et tilskud på kr. til julefrokosten i Organisationsbestyrelsen bevilgede et tilskud på 500 kr. pr. kuvert til julefrokosten i KAB-koncept for serviceramme og velkomstmateriale Boligorganisationerne har igennem nogen tid efterspurgt et øget fokus på den lokale service, som har afgørende betydning for beboernes trivsel og tilfredshed i hverdagen. Beboerne har sideløbende efterlyst bedre information ved indflytning. På baggrund af denne efterspørgsel tilbyder KAB nu at igangsætte en proces, der kan danne ramme for en lokal dialog om og prioritering af den lokale service. Herunder at byde nye beboere velkommen til afdelingen gennem mere målrettet og professionel information. Til dialogen om service er der udviklet et værktøj, der kan bidrage til, at I lokalt får sat fokus på en række servicetemaer. Værktøjet kalder vi Servicerammen. Servicerammen er udviklet i et samarbejde med KAB s Forvaltningsudvalg samt de fire Beboerrepræsentantskaber, som har formuleret de obligatoriske servicemål. Inden for hvert tema indgår en række obligatoriske servicemål som foreslås at være generelt gældende for alle boligafdelinger i KAB-fællesskabet. Den enkelte boligorganisation vurderer de obligatoriske servicemål og beslutter, om man ønsker at tilføje yderligere obligatoriske servicemål for egne afdelinger. Det anbefales, at der inden for hvert servicetema maks. indgår 3-5 obligatoriske servicemål, der kan afspejle, hvad boligorganisationen særligt har fokus på. 11/21

12 Servicerammen indeholder 5 temaer: 1. At bo og leve alment, 2. Service af ude- og fællesarealer, 3. Service på ejendomskontoret, 4. Service hjemme hos beboeren og 5. Service via it. Efter boligorganisationens behandling af servicerammen skal servicerammen diskuteres og udfyldes med eventuelt yderligere servicemål lokalt. Ejendomsleder/driftschef har en dialog med afdelingens medarbejdere om de obligatoriske servicemål og tilføjer i samarbejde med afdelingsbestyrelsen eventuelt yderligere servicemål. I servicerammen indgår KAB s nye velkomstkoncept. Til denne del af servicerammen er der under KAB s projekt En hånd til alle udviklet en ny metode og en række redskaber til brug for ejendomskontorernes modtagelse af nye beboere. Den nye velkomst er udviklet på baggrund af erfaringerne fra En hånd til alle, ideer fra de fire Beboerrepræsentantskaber, en arbejdsgruppe med en driftsleder og en driftschef samt en testrunde i 6 afdelinger. Det nye velkomstkoncept fra ejendomskontorerne består af følgende to elementer: 1. Driftslederen (eller anden medarbejder) ringer den kommende beboer op og aftaler tidspunkt for nøgleudlevering, samt informerer om lejlighedens stand særligt hvis der er B-ordning. I dag henvender den kommende beboer sig selv til ejendomskontoret. 2. På indflytningsdagen udleverer driftslederen: a) Et velkomstbrev med praktiske og lokale oplysninger, herunder info om fejl og mangelliste, info om A- eller B-ordning, vaskeri, tv, internet, beboerlokale og affald. Afsender er boligorganisationen, men brevet udfyldes og udleveres af driftslederen eller anden medarbejder, der står for indflytningen. b) Opslag, der kan udfyldes af nye beboere og omdeles via ejendomskontoret i opgangen. Opslaget fortæller f.eks., at Peter og Ditte flytter ind med to børn i 1. tv. den 1. juni. c) En magnet, der f.eks. kan sættes på køleskabet med ejendomskontorets oplysninger. Afdelingen betaler selv for disse magneter til nye beboere. d) Et visitkort med navn på den medarbejder, der flyttede beboeren ind og et telefon nr., der er aktivt i hele arbejdstiden i 14 dage, hvis der skulle opstå problemer. Afdelingen betaler selv for visitkort og eventuelle omkostninger for telefonnummer. Processen med servicerammen behandles af organisationsbestyrelserne og efterfølgende i afdelingerne i løbet af efteråret 2014 og det tidlige forår Målet er, at den samlede proces på både organisations- og afdelingsniveau er gennemført med udgangen af juni Bilag 7: Servicerammen Bilag 8: Velkomstbrev Bilag 9: Opslag Ny beboer i opgangen 12/21

13 at organisationsbestyrelsen beslutter, - at de foreslåede obligatoriske servicemål, der indgår i servicerammen, kan godkendes og der efter fastlægger den videre proces om der lokalt i boligorganisationens afdelinger skal indgå yderligere obligatoriske servicemål i servicerammen end de allerede fastsatte - at det nye velkomstmateriale indgår i boligorganisationens obligatoriske servicemål i servicerammen. Organisationsbestyrelsen henviste behandlingen af servicerammen til den planlagte temadag den 20. september På baggrund af input fra temadagen vil organisationsbestyrelsen på mødet i november 2014 fastlægge obligatoriske servicemål. 14. Gavepolitik for selskabet Selskabet har en ældre ikke dateret gavepolitik. Efter ønske fra organisationsbestyrelsen sættes gavepolitikken på dagsordenen med henblik på, at bestyrelsen drøfter og eventuelt fastsætter en ny gavepolitik eller mærkedagspolitik for selskabets ansatte. Til inspiration vedlægges ud over den gamle gavepolitik for Karlebo Boligselskab endvidere KAB s mærkedagspolitik. Bilag 10: Gavepolitik for Karlebo Boligselskab Bilag 11: Mærkedagspolitik for KAB-ansatte at organisationsbestyrelsen fastlægger en politik for markering af særlige begivenheder for selskabets ansatte. Organisationsbestyrelsen godkendte en ny gavepolitik, der i væsentlig grad lægger vægt på, at der holdes en reception for medarbejdere, der skal fejres. Revideret gavepolitik udsendes sammen med referatet. 15. Afskaffelse af diæter ved BL-kurser I dag er det praksis, at beboervalgte ved deltagelse i BL-kurser får udbetalt en dagsdiæt på 116 kr. 13/21

14 Sidste år deltog 119 beboervalgte fra 17 boligorganisationer i 201 BL-kursusdage og fik dermed udbetalt diæter. Der er to forhold, der begrunder indstillingen om afskaffelse af diæter ved BL-kurser. 1. Diæter er ikke skattepligtige, men de skal indberettes til SKAT. Hvis man derfor er på kontanthjælp, vil diæten blive modregnet. Det betyder, at nogle deltagere er bedre stillet end andre. 2. Der er uforholdsmæssig meget administration forbundet med udbetalingen, så det langt overstiger det beløb, den enkelte får udbetalt. Organisationsbestyrelsen for SAB har på deres møde d. 22. april 2014 besluttet helt at afskaffe diæter i forbindelse med kurser. Afskaffelsen af diæter vil ikke påvirke muligheden for at få transportgodtgørelse, der videreføres efter de gældende regler. at organisationsbestyrelsen beslutter, at diæter til BL-kurser afskaffes. Organisationsbestyrelsen besluttede, at diæter til BL-kurser afskaffes. Sager til orientering 16. Alle afdelinger forkert bidrag til boligorganisationen i budget 2014/15 Det er med stor beklagelse, at KAB har konstateret, at der i de godkendte budgetter er indarbejdet et forkert bidrag til boligorganisationen. I alle tilfælde er der anvendt et for højt bidrag pr. lejemålsenhed. I nedenstående oversigt ses de budgetterede bidrag til boligorganisationen og de korrekte bidrag til boligorganisationen. 14/21

15 System Navn Lejemål Bidrag til boligorganisation 2014/ / 2015 ny Difference pr. lejemål 5401 Niverød III Niverød IV Niverødgård Mergeltoften Bofælleskabet 5410 Byvejen I alt Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning , Niverød III varmeunits status Arbejdet omfatter udskiftning af brugsvandsvekslere i samtlige boliger samt etablering af supplerende hovedledning fra blok 14 til blok 9. Samtidig etablering og tilslutning af vandbåret radiatoranlæg og udskiftning af varmtvandsbeholdere i fælleshuset Tingstedet. Projektet blev udbudt til fem udvalgte entreprenører den 1. august 2014, og licitationen blev afholdt den 1. september Driftschef Søren Martinussen vil på mødet informere om resultatet. Udførelsen forventes påbegyndt med udgangen af september 2014 og afsluttet senest i marts Søren Martinussen orienterede om et godt licitationsresultat på ca. 1,65 mio. kr. under budget. Herefter tog organisationsbestyrelsen orienteringen til efterretning. 15/21

16 , Niverød IV stiprojekt status I afdeling 5402, Niverød IV pågår der renovering af afdelingens interne stier og pladser. Projektet er finansieret af reguleringskonto-midler fra omprioriteringssagen. Arbejdet er budgetsat til kr. og udføres i hovedentreprise af F. J. Poulsens Anlægsgartneri A/S, samt med Mangor & Nagel som tekniske rådgivere og tilsynsførende. Byggeriet som omfatter udskiftning af slidlag på eksisterende asfaltstier, renovering af belægninger på pladser samt etablering af ny legeplads. Arbejderne startede op i midten af maj 2014 og forventes afsluttet og afleveret i november Byggeriet har indtil videre ikke været ramt af udfordringer som har medført større ekstraudgifter eller forsinkelse af tidsplanen. De fleste beboere lader til at trives med håndværkerne og byggeriet. Byggeriet forventes således afleveret til aftalt tid og inden for aftalt budget. Ronald Barkved, KAB s oprindeligt udpegede projektleder på sagen, gik på pension i starten af juni Nikolaj Kristensen overtog projektledelsen omtrent da byggeriet skulle starte op, og forventes at gøre projektet færdigt. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 19. Ny honoraraftale med Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskab De nuværende revisionshonorarer har hidtil været baseret på historisk indgåede individuelle aftaler. Disse erstattes nu af en fælles honoraraftale, som følger KAB s prisblad, så der betales en fast pris for revision af et organisationsregnskab osv. De nye priser vil blive indført gradvist i 2014 og 2015 og vil i gennemsnit reducere de nuværende honorarer med ca. 25 %. Gennemsnitsprisen i 2015 lander på ca. 120 kr. inkl. moms pr. lejemålsenhed, hvorefter der på baggrund af den løbende effektivisering og digitalisering af samarbejdet med revisionen muligvis vil kunne opnås yderligere prisreduktioner. Besparelsen på ca. 25 % er et gennemsnit. Enkelte boligorganisationer vil ikke opleve et prisfald, men heller ikke en prisstigning, og andre vil opleve en prisreduktion på mere end 25 %. Konkret vil det fremgå af det næstkommende årsregnskab, hvor meget der er sparet i forhold til det budgetterede honorar. I det seneste årsregnskab for boligorganisationen var det samlede udgiftsførte revisionshonorar kr. Dette revisionshonorar forventes i 2015 at være kr. 16/21

17 Administrationen undersøger om prisen på revision af byggesager også er sat ned. Organisationsbestyrelsen tog herefter orienteringen til efterretning. 20. Tilbud om konfliktmægling KAB har pr. den 1. marts 2014, som en del af projektet En hånd til alle, ansat en konfliktmægler til at løse konflikter mellem beboere. Der er i første omgang tale om et forsøgsprojekt i et år. Hvis det bliver en succes, vil KAB arbejde for at gøre ordningen til et permanent tilbud til bolig-organisationerne. I forsøgsperioden, der løber fra den 1. marts 2014 til den 1. marts 2015, finansieres forsøget gennem projektet En hånd til alle. I forsøgsperioden er målgruppen for indsatsen afgrænset til beboere og håndtering af nabokonflikter. Konfliktmægling er et tilbud til beboere i konflikt. Det er således frivilligt, om man vil deltage. Konfliktmægleren ringer derfor typisk til parterne i konflikten og spørger, om de vil deltage i et konfliktmæglingsmøde. På mødet får hver part mulighed for at fortælle deres version af sagen, og parterne indgår om muligt en aftale om, hvordan de vil håndtere konflikten. Det er parterne selv der bestemmer, hvordan konflikten skal løses, og hvad en eventuel aftale skal indeholde. Konfliktmægleren er placeret i KAB s juraområde, så man sikrer sammenhæng til den øvrige behandling af beboerklager. Hvis beboere vil høre mere om tilbuddet, kan de enten kontakte deres lokale ejendomskontor eller afdelingens driftschef. Ønsker beboeren at gøre brug af en konfliktmægler, vil enten personalet på ejendomskontoret eller driftschefen kontakte KAB s juraområde, der herefter varetager den videre visitering til konfliktmægleren. Beboere kan ikke selv rette direkte henvendelse til konfliktmægleren. Generelt kan det nævnes, at der er rigtig gode erfaringer med brug af en konfliktmægler til håndtering af konflikter. Der er en informationspjece om tilbuddet på vej, som vil blive omdelt til de lokale ejendomskontorer. 17/21

18 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 21. Orientering om lancering af Psykiatrilinjen Den 15. august 2014 lancerede KAB et nyt tiltag, som er blevet efterspurgt blandt beboere og ejendomsfunktionærer. Det er en telefonisk rådgivningslinje, som ejendomsfunktionærer og beboere kan ringe til for at få sparring og rådgivning i forbindelse med beboere med psykisk sygdom. Telefonen besvares af fagpersonale fra Psykiatrifonden, og der er åbent på hverdage mellem kl I tidsrummet kl dog kun for akutte henvendelser. Det er gratis for ansatte og beboere i KAB administrerede selskaber at benytte linjen. Psykiatrilinjen er et forsøg under KAB`s projekt En hånd til alle, og kører indtil videre fra 15. august 2014 til 15. august I uge 33 blev der sendt information om linjen ud til samtlige ejendomskontorer, organisationsbestyrelsesformænd og afdelingsformænd. KAB indsamler løbende statistik på brugen af linjen, og til foråret 2015 vil vi evaluere linjen og undersøge om det er en ydelse, der skal implementeres efter projektets udløb. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 22. Ældre-/handicapkode på intern opnotering I almene boligafdelinger har beboere med behov for en ældre- eller handicapvenlig bolig, i henhold til lovgivningen, særlige muligheder for at flytte til en bolig, der kan imødekomme disses behov. I praksis håndteres dette ved, at beboere med særlige behov har mulighed for at få tilknyttet en ældre-/handicapkode på deres interne opnotering i afdelingen. KAB modtager en del henvendelser om denne mulighed, og der er derfor udarbejdet et notat, der nærmere beskriver, hvordan ordningen administreres samt kriterier for tildeling. Bilag 12: Notat Ældre-/handicapkode 18/21

19 at organisationsbestyrelsen tager vedlagte bilag til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 23. Selskabets økonomiske situation Som oplyst på sidste organisationsbestyrelsesmøde var værdiudviklingen for investeringsforeningerne i 2013 desværre ikke helt så positiv som vi tidligere har været vant til! Det ser dog fortsat ud til at resultatet i 2014 bliver betydeligt bedre. (Se nedenstående tabel) Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning 18. aug (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec Indre værdi (Kurs) 18. aug Værdiudvikling hidtil 2014 Værdiudvikling hele ,37 110,01 3,64 %-point 0,57 %-point SEB ,97 110,68 3,71 %-point 0,30 %-point Nykredit Port ,47 112,48 4,01 %-point 0,60 %-point Der skal som sædvanligt tages visse forbehold for ovenstående værdiudvikling, da der kan forekomme store kursudsving - også negative - hen over året, afhængigt af bl.a. renteniveau. Det skal her pointeres, at indskud i investeringsforeningerne skal ses som en langsigtet investering, og historisk set har investeringsforeningerne altid givet et større afkast end eksempelvis at have pengene stående i banken set over en længere periode. Der foretages jævnligt vurdering af om der skal investeres yderligere, ikke mindst i disse tider hvor man ikke kan opnå særlig store renteindtægter af bankindestående (pt. 0,2 % p.a.). Ved vurderingen tages der endvidere hensyn til afdelingernes løbende driftsudgifter, herunder terminsbetalinger, ejendomsskatter mv. Det er i øjeblikket ikke relevant for Fredensborg Boligselskab at investere yderligere, men vi følger udviklingen nøje. På næste møde og fremadrettet udarbejder administrationen en budgetopfølgning for selskabet. 19/21

20 Organisationsbestyrelsen tog herefter orienteringen til efterretning. 24. Nyt fra ejendomskontoret Driftschef Søren Martinussen vil orientere om nyt fra ejendomskontoret på mødet. En medarbejder er langtidssyg forventet seks ugers fravær. En medarbejder er deltidssyg og under udredning ligeledes forventes seks ugers fravær. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 25. Nyt fra afdelingerne Bortset fra de afdelingssager, som er beskrevet andet sted i denne dagsorden, er der siden sidste møde i organisationsbestyrelsen, ikke sket noget nyt udover almindelige ren- og vedligeholdelsesopgaver. Niverød III s hegnssituation blev drøftet. Niverødgård har problemer med hundegøen og fodring af dyr. Niverødgård har aktuelt en udfordring, idet både formand og næstformand flytter til Niverød IV. Niverød IV fik valgt nye bestyrelsesmedlemmer og suppleanter den 21. august Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 26. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden Bilag 13: Statistik for beboerklagenævnssager /21

21 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 27. Kommende møder Temadag Organisationsbestyrelsesmøde Repræsentantskabsmøde lørdag den 20. september 2014, kl på Karlebo Kro torsdag den 20. november 2014, kl i Laden torsdag den 27. november 2014, kl på Karlebo Kro Organisationsbestyrelsesmødet er ikke den 20. november, men den 17. november 2014, kl i Laden. Mødeplan for foråret aftales den 17. november Eventuelt Der var ingen, der ønskede ordet under eventuelt. 29. Referat fra mødet evt. fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. Der var ikke punkter, som bestyrelsen ønskede flyttet til det fortrolige referat. 21/21