Udbudsjuraen. Vibeke Jessen chefkonsulent, udbudsjurist

Transkript

1 Udbudsjuraen Vibeke Jessen chefkonsulent, udbudsjurist

2 Agenda Udbudsjura Beregning af tærskelværdier Teknisk dialog Sortimentsudbud En ekspert er en person, som har begået alle de fejl, som er muligt at begå på et begrænset område Niels Bohr

3 "Erfaring er den betegnelse, alle mennesker giver deres fejltrin. Oscar Wilde

4 Beregning af tærskelværdier, 2012/2013 Statslige kontrakter: kr. Regionale og kommunale kontrakter: kr.

5 Beregning af tærskelværdier hvordan? Saglig vurdering af kontraktværdien Bedste skøn på tidspunktet ved udsendelse af : Annonce Udbudsbekendgørelse Tidsmæssig beregning Sagligt skøn over varighed af kontakten Tidsubegrænset 48 måneder Serviceaftale 48 måneder

6 Tærskelværdier indkøb af ensartede produkter Successive indkøb sammenlægges 12 måneder ad gangen (medmindre kontrakten er længere) Fx byggematerialer, møbler, emballager, rengøringsprodukter, fødevarer. IKKE fast indkøbsmønster pr. kontrakt Selvstændig enhed Eget budget, finansiering, udbudsforretning. Skal ikke sammenlægges med overordnet myndighed.

7 Beregning af tærskelværdier Opdeling i delaftaler - Samlet værdi - 80/20 regel SKAL medtages - Afgifter (fx registreringsafgifter) - Optioner Skal IKKE medtages - Moms

8 Teknisk dialog Udbudsdirektivet: Inden de ordregivende myndigheder indleder en udbudsprocedure, kan de ved hjælp af en teknisk dialog søge eller modtage rådgivning, der kan benyttes til udarbejde udbudsbetingelserne, dog forudsat at en sådan rådgivning ikke har til følge, at konkurrencen forhindres.

9 Teknisk dialog dog forudsat at en sådan rådgivning ikke har til følge, at konkurrencen fordrejes (præamblen til direktivet) Traktatens almindelige vilkår om ligebehandling, gennemsigtighed og ikkediskriminination Gennemsigtighed om dialogens formål Lige adgang til information for markedet Krav om offentlighed omkring dialogen? Måske vejledende forhåndsmeddelelse i TED og udbud.dk

10 Teknisk dialog typiske faldgruber Tilbudslisten må ikke blindt blive en opremsning af en eller flere leverandørers varekatalog (f.eks. AV Form A/S mod 12-by Gruppen 23.marts 2011) Udbuddet skal indeholde alle væsentlige oplysninger fra dialogen Udbuddet skal udligne fordel, der måtte være ved at deltage i dialogen, jf. f.eks. European Dynamics mod Kommissionen, T-345/03 om eksisterende leverandørs kenskab til it-systemet CORDIS Forretningshemmeligheder og udbud Hvis oplysninger, som kun er en leverandør bekendt er relevante for udbuddet, skal de oplyses. Ellers er denne leverandør i udgangspunktet inhabil

11 Bevisbyrde og dokumentationskrav Offentlighedsloven: 6 (notatpligten) Ordregivers bevisbyrde AV-Form A/S mod 12-by gruppen

12 Eksempel på proces for teknisk dialog Trin 1: Ordregiver fastlægger indholdet af den tekniske dialog dvs. de dokumenter m.v. som ordregiver ønsker at få en bred markedsdialog til. Trin 2: Ordregiver fremsender vejledende forhåndsmeddelelse, og ordregiver offentliggør samtidig via egen hjemmeside eller via elektronisk værktøj materialet med anmodning om at modtage bemærkninger m.v. vedr. materialet. Ordregiver fastlægger evt. en frist for hvornår bemærkningerne senest skal være myndigheden i hænde. Trin 3 Ordregiver modtager bemærkningerne og gennemgår de disse. Ordregiver indarbejder evt. relevante bemærkninger i udbudsmaterialet som herefter kan offentliggøres under hensyntagen til udbudsformen.

13 Sortimentsudbud Erfaring: En kam livet giver dig, efter at du har mistet dit hår. Judith Stern

14 Sortimentsudbud - definition Udbud, hvor der inden for en eller flere afgrænsede kategorier af varer ønskes tilbud på et bredt sortiment. Ofte bestående af flere tusinde varenumre. Én eller flere rammeaftaler. Det er en almindelig fejltagelse blandt folk, der prøver at designe noget fuldstændig idiotsikret, at undervurdere fuldstændige idioters opfindsomhed. Douglas Adams

15 Problemstillinger 1) Krav til den kvantitative/kvalitative beskrivelse af varerne. Eksempel: Udbud af kontorartikler Niveau 1: Kontorartikler Niveau 2: Skriveredskaber Niveau 3: Kuglepenne Niveau 4: Kuglepen, blå, klikfunktion, 0,7 2) Krav til prissætning og evaluering af varerne. To sider af samme sag?

16 Problemstillinger EU-Domstolens praksis overordnede principper Sag C-496/99 P, CAS Succhi di Frutta

17 Praksis fra Klagenævnet for udbud Der er afsagt en del kendelser om tilrettelæggelse og håndtering af sortimentsudbud Kendelserne er meget konkrete Linjen i praksis er ikke klar, men følgende generelle retningslinjer kan udledes Det er ikke fordi ting er vanskelige vi ikke tør, det er fordi vi ikke tør de er vanskelige Lucius Seneca

18 Tre grundmodeller for beskrivelse 1. Udbud af en klart defineret og udtømmende vareliste ( klassiske model ) Eksempel: Kuglepen, blå, klikfunktion, 0,7 Fordele: Udbuddets genstand er entydigt og klart beskrevet, fuld konkurrenceudsættelse, ensartet evalueringsgrundlag Ulemper: Ressourcekrævende for ordregiver, mindre sortiment, eventuel begrænsning af potentielle leverandører

19 Tre grundmodeller for beskrivelse 2. Katalogmodellen Kendetegn: Standardiserede varer Bredt sortiment Fordele: Enkel at anvende for ordregiver Bredt sortiment Ulemper: Vanskelig evaluering Juridisk usikker

20 Tre grundmodeller for beskrivelse 3. Andre varermodellen Kendetegn: Vareliste (obligatorisk) Mulighed for byde ind med andre varer (ikke obligatorisk) Fordele: Enkel at anvende for ordregiver Bredt sortiment Ulemper: Vanskeligt at konkurrenceudsætte priserne for andre varer Vanskeligt at evaluere kriteriet kvalitet for andre varer

21 Prissætning og evaluering af andre varer Prissætning og evaluering af et repræsentativt udsnit i forhold til ordregivers indkøbsbehov Kendelse af 11.juni 2011, Hørkram Foodservice: 80% var nok Kendelse af 16.juni Tødin A/S ctr. Tønder kommune: mere end 50% af varerne var nok Kendelse af 27.marts 2008, AV Form A/S: 6,6% (264 ud af 4000 varer) var ikke nok

22 Overblik Kendelserne giver ikke et klart svar, men følgende kan formentlig udledes: Det må ikke være muligt at beskrive alle ydelser detaljeret Ingen klar linje ift. størrelsen af det repræsentative udsnit, men formentlig betydning om: Stor faktisk indkøbsvolumen dækket En vis andel af antallet af produkter er dækket

23 Prisevaluering af andre varer Tilgang 1: Identiske varer på tværs af tilbuddene indgår i evalueringen. Kræver at der evalueres på over 50% af de tilbudte varelinjer evalueres (Tødinmodellen) Tilgang 2: Ingen evaluering. Pris evalueres kun på den beskrevne og klart definerede del af varelisten(hørkrammodellen) 80% af det forventede forbrug evalueres Tilgang 3: Tilbudte priser for hver vare summeres og den samlede pris evalueres. Modsvares af kvalitet kriterium om sortimentsbredde

24 Prisevaluering af andre varer, fortsat Tilgang 4: Gennemsnitsprisen på de tilbudte varer evalueres Tilgang 5: Rabat i forhold til listepriser evalueres

25 Evaluering af kvalitet Den sikreste håndtering er via mindstekrav i kravspecifikationen (dvs. ingen evaluering) Alternativt skal metoden være egnet til at finde det økonomisk mest fordelagtige tilbud Ofte anvendt kvalitetskriterium ved sortimentsudbud er sortimentsbredden

26 DET VIGTIGSTE ER AT BLIVE VED MED AT STILLE SPØRGSMÅL (ALBERT EINSTEIN)