Referat af Støtteforeningen for Dragør Bio s Generalforsamling tirsdag d. 29. april 2014 kl i Dragør Bio.

Transkript

1 Referat af Støtteforeningen for Dragør Bio s Generalforsamling tirsdag d. 29. april 2014 kl i Dragør Bio. Dagsorden for generalforsamlingen: 1. Valg af dirigent og referent 2. Formandens beretning 3. Revideret regnskab og godkendelse 4. Budget og kontingentfastsættelse 5. Indkomne forslag 6. Valg af 4 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter 7. Valg af revisor og revisorsuppleant 8. Eventuelt

2 1. Valg af dirigent og referent Bestyrelsen pegede på Hans Petersen som dirigent, som herefter blev valgt. Ingen referent 'kom på valg'. Referatet er derfor udarbejdet af Lone Kjelgaard- Petersen fra Støtteforeningen Hans Petersen erklærede generalforsamlingen for lovligt indvarslet jvf. 3, da der blev indkaldt 1.gang ved annoncering i Dragør Nyt blev indkaldelse udsendt via mail og endelig igen ved annoncering i Dragør Nyt. 2. Formandens beretning - første del I forbindelse med aflæggelse af formandens beretning for Støtteforeningen for Dragør Bio har vi valgt, at jeg, som formand i perioden april 2013 til januar 2014, aflægger beretningen. Kjeld Lyngborg, som har været formand siden januar 2014, vil efter min fremlæggelse sige noget om bestyrelsens syn på mulighederne for forsat biografdrift i Dragør. Da generalforsamlingen ligger så sent har jeg valgt at medtage de vigtigste ting for 2014 for at give et samlet overblik over denne bestyrelses arbejde. I perioden 1. januar 2013 til 29. april 2013 sad som bekendt en anden bestyrelse jeg vil, fordi dette er en beretning, der dækker hele 2013, nævne de ting, jeg ud fra regnskabet kan se har fundet sted og hvad den forrige bestyrelse naturligvis skal have deres "credit" for. At sige der var kampvalg om bestyrelsesposterne i Støtteforeningen for Dragør Bio på den ekstraordinære generalforsamling tirsdag d. 29 april 2013, ville være lidt af en overdrivelse - faktisk lykkedes det kun lige med nød og næppe, at få nogen på mødet til at stille op til bestyrelsesposterne og herved få besat de i foreningens vedtægter krævede antal bestyrelsesmedlemmer og blot den ene af de to suppleant poster. Grunden til, at der blev afholdt en ekstraordinær generalforsamling, og at der skulle vælges en ny bestyrelse, var at den eksisterende bestyrelse samlet havde valgt at trække sig på grund af samarbejdsproblemer med biografen. Det er med den baggrund, man skal se, at den nyvalgte bestyrelses primære opgave var at prøve få genoprettet et godt samarbejdsklima med biografen. I respekt for den forrige bestyrelses beslutning om at stoppe arbejdet med øjeblikkelig virkning, besluttede undertegnede som formand selv at prøve at få foreningen på benene igen uden den gamle bestyrelses medvirken. Dog skal det siges, at den forrige bestyrelseskasserer Leif Bentzen var behjælpelig under overdragelse af foreningens regnskab og medlemsadministration med en introduktion. Første opgave var at prøve at få et overblik over den forrige bestyrelses igangværende arbejde, og få Støtteforeningen omregistreret til de nye bestyrelses medlemmer; det være sig her f.eks. betalingsservice, bank og forskellige offentlige instanser. Side 2

3 Den forrige bestyrelse nåede i starten af 2013 at afholde flere arrangementer i biografen og stod også for donation af små kr., til Dragør Bio's teleslyngeanlæg og et 5000 kr. tilskud til "Med skolen i biografen". Det er også deres fortjeneste, at der på budgettet for 2013 var afsat kr. til et driftstilskud til biografen. Den nuværende bestyrelse har naturligt nok valg at udbetalle dette budgetterede tilskud. Den forrige bestyrelse havde en klar vision i forbindelsen med at forenkle foreningens daglige medlemsadministration. Dette skulle ske gennem en hjemmeside, hvor nye medlemmer skulle kunne indmelde sig selv i foreningen. Systemet skulle automatisk opkræve kontingent og udføre medlemsadministration. Et sådant system var blevet bestilt og betalt hos et IT-firma, men systemet var tilsyneladende ikke leveret færdigt til brug, da denne bestyrelse tiltrådte. Desværre lykkedes det aldrig at komme i dialog med firmaet, der stod for opgaven selvom der fra flere medlemmer i bestyrelsen blev gjort mange forsøg på at få kontakt til firmaet. Da Mark Andersen i august måned besluttede at trække sig fra bestyrelsen som næstformand af personlige årsager, valgte bestyrelsen at skrinlægge projektet på grund af den manglende kontakt med leverandøren og foreningens egen ressourcesituation. Meningen med projektet var ellers rigtig god, og det skulle hurtig vise sig, at der ligger rigtig mange timers arbejde i kasserer- opgaven, når en forening på over 400 medlemmer skal administreres. I følge referatet for generalforsamlingen i februar sidste år, informerede den gamle bestyrelse om, at hjemmesiden forventedes at komme i drift en måned efter generalforsamlingens afholdelse. At dette tilsyneladende ikke skete kan måske skyldes, at der allerede her var problemer med leverandøren. Mark Andersen's udtrædelse af bestyrelsen betød, at Lars Thøgern indtrådte i bestyrelsen fra før at have været suppleant. En ting, der var tydelig på den ekstraordinære generalforsamling i april 2013 var, at der er mange forskellige holdninger til, hvad man som medlem ønsker at få ud af sit medlemskab. De forskellige holdninger resulterede dog kun i, at et medlem efterfølgende meldte sig ud af foreningen. Medlemstallet er i mellemtiden steget lidt men hvordan det reelt ser ud, ved man først efter der er opkrævet kontingent for De nye medlemmer, der er indmeldt efter ultimo oktober 2013 har fået medlemskab frem til næste generalforsamling i 2015 d.v.s. den periode der opkræves efter denne generalforsamling. Ser man hvad der står i vedtægterne for foreningen er formuleret 3 formål. Det første af dem er: at inspirere til og støtte op om kulturelle aktiviteter i tilknytning til biografdriften. Ud fra regnskabet kan jeg se at forrige bestyrelse i første halvår af 2013 afholdte flere arrangementer i samarbejde med biografen: Jagten, var en af dem samt ifølge sidste års beretning to operabio forestillinger nemlig Flagermusen i januar og AIDA i februar. Til Operabio har Dragør Bio doneret over 4000 kr. Side 3

4 Foreningens nuværende bestyrelse har i samarbejde med biografen i andet halvår af 2013 afholdt 3 arrangementer: torsdag d. 29 august 2013 viste biografen filmen Spies og Glistrup, hvor foreningen trakterede med Marzipanbrød og kaffe til alle fremmødte, søndag d. 27 oktober 2013 var der premiere på filmen Tarok, hvor der var nedsatte priser for foreningens medlemmer, tirsdag d. 5 november 2013 var filmen Tarok igen på programmet, hvor Ole Køppen indledte forestillingen med at fortælle om sin far Kurt Købbens liv som jocky og hesteopdrætter. Ole havde medtaget en mængde trofæer til aftenens arrangement. Foreningen trakterede inden forstillingen med vin og snacks til alle fremmødte. Og så tillader jeg mig lige at nævne et arrangement fra 2014, nemlig fredag d. 21 februar 2014 hvor biografen ved en særforstilling viste Lars von Triers film Nymphomainac,og hvor foreningen gav et tilskud på 100 kr. pr. billet til foreningens medlemmer. Samtidig trakterede foreningen med sandwich til alle fremmødte. Andet formål i vedtægterne for foreningen er: at arbejde for at biografdrift i Dragør kommune igen bliver et kommunalt anliggende for så vidt angår økonomisk støtte til driften. Oprindelig opstod Støtteforeningen i forbindelse med at få biografen digitaliseret en teknisk nødvendighed for,at der forsat kunne vises film i biografen. Men behovet for bevarelse af Dragør Bio skulle hurtigt blive aktuelt igen. Allerede i starten af august 2013 meddelte Inge, at hun agter at trække sig tilbage. Biografen skulle herefter gerne bestå, men som en foreningsbiograf. En foreningsbiograf vil i højeste grad få brug for at samle personer, der gennem et fællesskab, upolitisk, vil støtte arbejdet med biografdrift - og dette er præcis det sidste af Støtteforeningens formål. Med andre ord er der mere end nogen sinde behov for en støtteforening for Dragør Bio. Fordi Inge - forståelig nok i starten - ikke var interesseret i at planerne for hendes tilbagetrækken straks skulle offentligøres, blev det svært for foreningen af være særlig åben omkring arbejdet i bestyrelsen selvom det oprindelig var planen, at alle referater skulle være offentlig tilgængelige på biografens hjemmeside. Omkring planerne for ændring af biografens driftsform blev flere modeller diskuteret i bestyrelsen og forskellige forenings- og kommunalt drevet biografer blev kontaktet af bestyrelsen, men det har været svært sammen med Inge - at nå frem til en egentlig fælles langsigtet aktivitetsplan for bestyrelsens medvirken til forberedelsen af omdannelsen. På den anden side er der ingen tvivl om, at det er biografens ejers opgave at drive opgaven og afstikke mål og retning. Arbejdet har ikke være nemmere af, at der ikke er nogen i den nuværende bestyrelsen, der har praktisk erfaring i, hvorledes en sådan omdannelse af biografens driftsform finder sted. Derfor må der sandsynligvis også trækkes på professionel hjælp udenfor foreningen, og derudover skal der bruges temmelig mange frivillige til den daglig drift af biografen, hvis f.eks. en foreningsbiograf skal være en realitet i Dragør. Side 4

5 Som nævnt i starten har bestyrelsen haft to formænd, idet undertegnede i januar 2014 af personlige årsager besluttede at fratræde posten som formand og fungere udelukkende som kasserer og sekretær. Heldigvis havde Kjeld Lyngborg mod på at tage over som formand, og han har været meget aktiv omkring undersøgelserne af forholdende omkring andre forenings- og kommunalt drevet biografer. Bestyrelsens størrelse blev yderligere reduceret, da Lars Thøgern valgte at trække sig fra bestyrelsen d. 1. april Bestyrelsen var herefter nede på 4 medlemmer og uden suppleanter. Generalforsamlingen ligger i år senere end normalt, i håb om at planerne og arbejdet med at omdanne biografens driftsform var kommet længere, og at evt. beslutninger, der ville have relevans for Støtteforeningen, kunne besluttes her men så langt er vi ikke. Kun foreningens formand Kjeld Lyngborg der er valgt for to år forsætter i bestyrelsen. Søren Krogh, der kun er valgt for denne periode er på valg (og er villig til genvalg). Der skal med andre ord vælges 4 bestyrelsesmedlemmer samt 2 suppleanter. På den ordinære generalforsamling i februar 2013 blev det besluttet at TimeVision skulle stå for revisionen af regnskabet for 2013, i lighed med den revision de lavede for 2012, og dette er efterlevet. TimeVision har valgt at lave revisionen uden vederlag som gave til Støtteforeningen. Støtteforeningen er naturligvis meget glad for denne donation. Bestyrelsen har i år valgt at give mulighed for, at regnskabet kan beses i god tid før generalforsamlingen og 5 personer har benyttet sig af dette. De medlemmer, der har modtaget regnskabet, er blevet opfordret til at stille spørgsmål såvel før som selvfølgelig under denne generalforsamling. En person ud af de fem har på forhånd indsendt spørgsmål til regnskabet, som pågældende har ønsket taget op på generalforsamling. Der er ikke indkommet nogle forslag fra medlemmerne, der ønskes behandlet på denne generalforsamling. I forbindelse med udsendelse af mails heriblandt indkaldelse til generalforsamlingen har et forhenværende medlem gjort opmærksom på, at det har været muligt at se, hvem der er indkaldt til generalforsamlingen. Dette er meget beklageligt, og denne fejl vil man naturligvis være opmærksom på fremover. Og nu vi er ved "undskyldningerne" blev der ved en fejl opkrævet kontingent for 2014 for 10 medlemmers vedkommende i februar måned. Det viste sig at opkrævningen var blevet foretaget som følge af en medlems- registreringsfejl hos NETs som er det firma, som i praksis foretager den automatiske kontigentopkrævning. Alle 10 medlemmer blev skriftlig kontaktet med tilbud om tilbagebetaling, samt garanti for refundering, hvis kontingentet for 2014 ville blive ændret. Et medlem ønskede at benytte sig af dette, og beløbet blev tilbagebetalt. Og her ved slutter beretningen for 2013 og frem til dagsdato. Side 5

6 2.1 Formandens beretning - anden del Bestyrelsens syn på mulighederne for forsat biografdrift i Dragør. Kjeld Lyngborg, som er foreningens nuværende formand, fremlagde med baggrund i hans læserbrev i Dragør Nyt 23. april 2014 bestyrelsens syn på mulighederne for forsat biografdrift i Dragør (se læserbrev - bilag 1) Kommentarer til formandens beretning fra salen Spørgsmål fra salen: Hvorfor der ikke var mulighed for at komme i kontakt med udvikleren af hjemmesiden? Svar fra formanden: Som nævnt i beretningen havde han og tidligere næstformand Mark Andersen telefonisk gentagne gange forsøgt kontakt med leverandøren at IT-systemet uden held. Omkring foreningens formålsparagraf vedr. samarbejde med Dragør Kommune herunder støtte til drift, gjorde Inge Poulsen opmærksom på, at Dragør Kommune p.t. bidrager med et årligt driftstilskud. Anden del af beretningen, omkring mulighederne for forsat biografdrift i Dragør, blev løst kommenteret fra sagen bl.a.: om de nye EU-regler kan skabe problemer for eventuelt omdannelse til foreningsbiograf, og om bestyrelsesmedlemmernes personlige ansvar/hæftelse ved foreningsdrift, samt mulighed for tilskud fra f.eks. Kulturstyrrelsen. Formanden afrundede debatten med at sige at støtteforeningen først efter Inge Poulsen har haft møde med kulturel forvaltning og kulturelt udvalg, forventer at arbejde videre på omdannelsen af driftsformen for Dragør Bio. Samtidig informerede formanden om, at der enten skal dannes en ny forening - i det tilfælde der bliver tale om en foreningsbiograf - eller der skal laves vedtægtsændringer for den nuværende støtteforening. Årsberetning blev herefter godkendt. 3. Revideret regnskab og godkendelse Inden gennemgangen af regnskabet oplyste kassereren som allerede nævnt - at alle kunne rekvirere regnskabet inden generalforsamlingen. En person, Oluf Kruse havde indsendt spørgsmål til regnskabet. Oluf Kruses spørgsmål blev besvaret under gennemgangen af regnskabet. Regnskabet ses bilag 2, side 2,3 og 4. Side 6

7 Til de to poster under "Omkostninger til arrangementer" Hjemmeside CMS opsætning kr. Hjemmeside udvikling og design kr. havde Oluf Kruse ønsket svar på, hvorfor tilbudet på hjemmesiden fra Katrine Hansen lød på kr., hvorimod posten i regnskabet beløb sig til kr. (5938 kr kr.). Hertil kunne kassereren svare, at det ene tal var det tilbud firmaet havde givet, og det andet tal var det som Støtteforeningen havde betalt. Oluf havde yderlige ønsket svar på nogle spørgsmål angående hjemmesiden, som allerede var besvaret under formandens beretning. Til posten under "Omkostninger til arrangementer" Operabio kr. som i modsætning til de øvrige poster var en indtægt for Støtteforeningen, idet Dragør Bio havde doneret 4240 kr. til arrangementet, havde Oluf Kruse ønsket svar på, hvorfor beløbet kun var på kr. og ikke de kr. som Dragør Bio havde givet til arrangementet. Kassereren kunne oplyse, at der ved arrangementet havde været udgifter, der var blevet modregnet i indtægterne ved arrangementet. Derfor var beløbet mindre. Oluf Kruse havde i sit skriftlige spørgsmål oplyst at der ikke havde været udgifter ved det pågældende arrangement. Til dette kunne kassereren oplyse, at der til regnskabet lå bilag for udgifter til pågældende arrangement. Dette blev bekræftet af den forrige bestyrelses kasserer Leif Bentzen, som var tilstede ved generalforsamlingen, og som stod for regnskabet i den periode arrangementet blev afholdt. Til posten under "Omkostninger til arrangementer" Diverse 3649 kr. ønskede Oluf Kruse svar på, hvad dette beløb dækker. Her kunne kassereren oplyse, at der var tale om kontorartikler Kommentarer til revideret regnskab og godkendelse Bemærkning til 'Hjemmeside', fra bestyrelsesmedlem fra den forrige bestyrelse Leif Bentzen var at han var uforstående overfor 'kontakt problemerne' den tidligere bestyrelse havde haft et udmærket samarbejde. Kassereren understregede endnu endnu engang at det ikke havde være muligt for bestyrelsen at komme i kontakt med firmet. Herefter blev der forespurgt fra salen om der evt. var mulighed for at 'sagsøge' firmaet for manglende levering. Til det foreslog Morten Dreyer om ikke det tidligere bestyrelsesmedlem Leif Bentzen kunne etablere en kontakt til hjemmeside-leverandøren? Regnskabet blev godkendt med 28 stemmer for og ingen stemte mod. Side 7

8 4. Budget og kontingentfastsættelse Bestyrelsen foreslog udforandret kontingent for 2014 på 200 kr. pr. medlem. Inden budgettet blev gennemgået oplyste kassereren at til forskel fra sidste år, hvor kontingentet var opkrævet inden generalforsamlingen, og hvorved indtægtsgrundlaget var givet, var det i år sværere at lave en præcis budgettering m.h.t. indtægter. Nemmere forholdt det sig med udgifter. fordi vi allerede er et stykke inde i Der er dog en ting, der kan få indflydelse på udgifterne, som på nuværende tidspunkt er ukendt, og det er bestyrelsens deltagelse i opgaver omkring omdannelse af biografens driftsform. Følgende ligger til grund for budgettets udfærdigelse: et forsigtig skøn på et medlems kontingent indtægt på 75% 's af 2013's medlemsindtægt, en lidt forhøjet arrangements aktivitet, fastholdelse af foreningens samlede økonomisk støtte til biografen set procentmæssigt i forhold til kontingentindtægten og at der ikke foretages en opsparing d.v.s. forøgelse af foreningens nuværende formue. Formuen er fastholdt i budget, idet det er svært at vide, hvad der kommer til at ske i forbindelse omdannelse af biografens driftsform. Formuen kan derfor forventes at blive reduceret ved: behov for konsulent-bistand i forbindelse med omdannelsen, ekstra mødeaktivitet herunder medlemmøder, underudvalg m.m., eventuelt køb af IT-udstyr til bestyrelsen, idet regnskab og medlems- styring frem til nu har været kørt på privat udstyr, og betaling for revision af regnskab. Under regnskabet i den udleverede folder (bilag 2, side 4) er regnskabet "kogt ned" til 6 poster: FAKTISK År 2013 Indtægter Kon ngent Udgi er Direkte lskud l biografen (60%) Arrangementer (13%) Tab ved hjemmeside (16%) Administra on (5%) Årets resultat Side 8

9 anvendes samme %-satser for budgettet for 2014 fås: BUDGET År 2014 Indtægter Kon ngent 2014 (75% af kon ngent 2013) Udgi er Direkte lskud l biografen (60%) Arrangementer (30%) Administra on (10%) Årets resultat 0 Disse tal danner grundlag for budgettet, der ses sammen med regnskabet i den udleverede folder. Til budgettet for 2014 havde kassereren følgende kommentar til kontering under "Omkostninger til arrangementer": Under punktet "Arrangementer" er budgetteret med kr., hvoraf kr. allerede er brugt til arrangement i Under punktet: "Inge Poulsen Dragør Bio" dækker dette over kr. som Biografen har søgt Støtteforeningen om i forbindelse med oplæring af nyt personale. Punktet "Diverse" dækker her igen kontorartikler. Kontingent og budget blev godkendt. 5. Indkomne forslag Bestyrelsen havde ikke modtaget forslag til behandling på generalforsamlingen. 6. Valg af 4 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter På valg var Søren Krogh og Lone Kjelgaard-Petersen Søren Krogh var villig til genvalg. Preben Sloth Jensen og Lone Kjelgaard-Petersen udgår af bestyrelsen. Der skulle derfor sættes navn på 4 nye bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter. Der var ingen kampvalg, og Søren Krogh, Line Asmussen, Gitte Dupont og Hanne Svendsen blev valgt til bestyrelsen. Der var ingen, der ønskede at opstille til de 2 suppleantposter. 7. Valg af revisor og revisorsuppleant. Ingen ønskede at opstille til revisor- og revisorsuppleantposten. Side 9

10 8. Eventuelt. Kjeld Lyngborg takkede bestyrelsen og rettede en speciel tak til Preben. Dirigenten takkede for god ro og orden. Omtrent 30 personer deltog i generalforsamlingen. Efter generalforsamlingen kunne Støtteforeningens medlemmer gratis se aftenens forestilling: En du elsker. Side 10

11 Dragør Nyt 23. april 2014 Bilag 1

12 Indkaldelse l ordinær generalforsamling i Stø eforeningen for Dragør Bio Tirsdag d. 29. april kl i Dragør Bio Dagsorden: 1) Valg af dirigent og referent 2) Formandens beretning 3) Revideret regnskab og godkendelse 4) Budget og kon ngen astsæ else 5) Indkomne forslag 6) Valg af 4 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter 7) Valg af revisor og revisorsuppleant 8) Evt. Årsrapport udarbejdet og doneret Bilag 2, side 1

13 Perioden: januar december 2013 DKK DKK DKK BUDGET Resultatopgørelse 1 Ne oomsætning Omkostninger l arrangementer Andre eksterne omkostninger Bru ofortjeneste Resultat før finansielle poster Finansielle indtægter Finansielle omkostninger Årets resultat Resultatdisponering Foreningens resultater foreslås disponeret således: Overført resultat, primo Årets resultat Til disposi on Finansiering af digitalisering Overført resultat Resultatdisponering i alt Balance Ak ver pr. 31. december Likvide beholdninger Omsætningsak ver i alt Ak ver i alt Passiver pr. 31. december Øvrige reserver Overført resultat Egenkapital i alt Passiver i alt Bilag 2, side 2

14 Noter DKK DKK DKK 1 Ne oomsætning BUDGET Medlemskon ngenter Indbetalt i Sydbank A/S Salg af T-Shirts Ne oomsætning i alt Omkostninger l arrangementer Arrangementer Generalforsamling Med skolen i biografen Rotary Kilimanjaros Sne Den Skaldede frisør Marie Krøyer The Lady Anne Skare Twilight Into the white Medlemsarrangement Inge Poulsen Dragør Bio Hjemmeside CMS opsætning Hjemmeside udvikling og design Teleslynge l Dragør Bio Dri s lskud Dragør Bio Jagten Operabio Speis og Glistrup Tarok (27/10) Tarok (5/11) Diverse Omkostninger l arrangementer i alt Bilag 2, side 3

15 DKK DKK DKK 3 Andre eksterne omkostninger BUDGET Annoncer Salgsfremmende omkostninger Andre eksterne omkostninger i alt Finansielle omkostninger Gebyrer Finansielle omkostninger i alt Likvide beholdninger Bank Nordic, konto Sydbank A/S, konto Bank Nordic, konto Sydbank A/S, konto Likvide beholdninger i alt Øvrige reserver Øvrige reserver, primo Årets henlæggelser l øvrige reserver Øvrige reserver i alt FAKTISK År 2013 Indtægter Kon ngent Udgi er Direkte lskud l biografen (60%) Arrangementer (13%) Tab ved hjemmeside (16%) Administra on (5%) Årets resultat BUDGET År 2014 Indtægter Kon ngent 2014 (75% af kon ngent 2013) Udgi er Direkte lskud l biografen (60%) Arrangementer (30%) Administra on (10%) Årets resultat 0 Bilag 2, side 4

16 Bestyrelsesmedlemmer Perioden 29. april april 2014: Kjeld Lyngborg Lars Thøgern (udtrådte af bestyrelsen primo april 2014) Lone Kjelgaard-Petersen Mark Andersen (udtrådte af bestyrelsen august 2013) Preben Sloth Jensen Søren Krogh Ny bestyrelse fra 29. april 2014: Gitte Dupont Hanne Svendsen Kjeld Lyngborg Line Asmussen Søren Krogh Godkendelse af referat Referatet er godkendt af Hans Petersen (dirigent på generalforsamlingen) Kjeld Lyngborg Søren Krogh Bilag 3