REFERAT AF BESTYRELSESMØDE 01. oktober Tid og sted: Torsdag 01. oktober kl på KFUM Soldaterhjem i Fredericia.

Transkript

1 DANSK MILITÆRT IDRÆTSFORBUND Protektor: Hans Kgl. Højhed Kronprinsen Medlem af Danmarks Idrætsforbund Ryvangs Allé København Ø Tlf.: E-post: REFERAT AF BESTYRELSESMØDE 01. oktober Nr.: Dato: 30 OKT 2015 (Bedes anført ved henvendelse) Tid og sted: Torsdag 01. oktober kl på KFUM Soldaterhjem i Fredericia. Til stede: Afbud: MJ Kim Kock (KK) - OKS-1 Bjarne Pedersen (BLP) Karsten Frandsen (KF) OK Søren Munk Madsen (SMM) - CSG Henning Juhl (HJ) - SSG Ryan Laier (RL) - SSG Klaus Klæstrup (KRK) - Christian Høj (CH) Generalsekretær Tom Petersen (TP). Oberst Susanne Bach Bager (FM) MJ Mona Rasmussen (MR) OK Torben Kjærulff (TK) DAGSORDEN 1. Godkendelse af dagsordenen Godkendt uden bemærkninger. 2. Godkendelse af referater Bestyrelsesmøde 17. juni 2015, jf. bilag 1 Godkendt uden bemærkninger. 3. DMI økonomi a. DMI regnskab JAN-AUG 2015, jf. bilag 2 BLP: Der tages udgangspunkt i periode 8. Samarbejdet med DIF går ok, men der er behov for en bedre samordning. Konti skal tydeliggøres. Der er stadig forkerte konteringer. Der er f.eks. divergens inden for kontingentområdet. Der indbetales stadig penge fra medlemmer fra nedlagte foreninger, eksempelvis SGI (Sønderborg). BLP kom med flere eksempler på skævheder, som skal rettes op. Man kan vel nedlægge ørebeløbet for de foreninger, som er nedlagt. Aktion: Michael Brøgger. Konto oprettes med overskydende kontingent. Præmier/souvenir konti skal opdeles. Generelt ser det godt ud mht. økonomien. KF: Der er behov for at ændre betegnelser for flere konti, så det er nemmere at forstå. CH: Ok som det er. Giver det store overblik og et godt billede. Uenig i en yderligere udpinding af konti. CH: Måske kan man udvide med et noteapparat i forhold til de enkelte konti. Muligheden bør overvejes. BLP vil ifm. udarbejdelse af budgettet for 2016 lave et noteapparat. Kontortid mandag til fredag 10-14

2 2 Der bør udarbejdes en linie, som udviser tilgodehavende i relation til refusion fra FSU. b. Økonomiskema stævner, jf. bilag 3. KF: Der skal laves en indleveringstermin som er tidligere end nu. Skemaerne skal være DMI i hænde ca. MED AUG. Bestyrelsens kontaktpersoner bør have ansvaret for at sørge for, at skemaerne er til stede i tide. CH: Skemaerne kunne i udfyldt stand tilsendes udvalgsformændene mhp. at få evt. bemærkninger til budgettet. Det er indtrykket, at flere udvalgsformænd ikke helt er inde i økonomiprocessen. BLP: SEC udarbejder budgetskemaer for år x+1, når årsregnskabet er færdigt og udsender disse til bestyrelsens kontaktpersoner til udvalgene, med en tidligere deadline end tilfældet er nu (01 JUN). c. Budget 2016, jf. bilag 3 Nil. d. Merforbrug på budget fra WM BIA ORI, jf. bilag 4. Merforbruget samt konsekvenserne blev drøftet. KK tager kontakt med formanden for DMI Eliteudvalg mhp. uddybende forklaring. 4. FSU/DMI økonomi a. BAM , jf. bilag 5. BLP gav en kort orientering om status. b. DMI budget 2016 (FSU-budget), jf. bilag 6 og 6a. BLP gav en kort orientering. 5. Eliteudvalget a. 6. Lovudvalget. a. Drøftelse af sagen vedr. afslag på optagelse af DMSF BIKE TEAM, jf. bilag 7. RL: Betragter sagen som afsluttet. Der bør laves tydeligere retningslinier, ifm. optagelse af nye IF. b. Optagelse af Veteranernes Skytteforening m.m. RL orienterede om TP afholdt med møde med formand for VSKF. c. Justering af bestemmelser for GOLF. NIL. d. Justering af bestemmelser for CYKLING. NIL. e. Opdatering af udvalgsmappen. KF og TP har revideret mappen. Mappen revideres løbende. 7. Antidopingudvalget a. NIL.

3 3 8. Præmieudvalg a. NIL. 9. Hjemmeside og Kommunikation a. Udarbejdelse af DMI kommunikationsstrategi. Afventer yderligere fra CFI/FSU. b. Revideret dagsorden for besøg hos IF, jf. bilag 8. CH gennemgik kort den reviderede dagsorden. Ingen yderligere bemærkninger. 10. Hædersbevisninger a. Justering af BST for tildeling af hæder. Igangværende. Aktion: RL og TP. 11. DMI projekt- og udviklingskonto a. Evaluering af licens til GOLFBOX. SSM: God tilbagemelding fra brugen af GOLFBOX ved årets stævne. Bør fortsætte. 12. DIF-DHIF-DMI projekt a. Møde 09 SEP i Styregruppen. TP lægger ref. Fra mødet i DROPBOX. b. Møde VTEC 30 SEP. Udsat til 04 NOV. Mødet udsat til 04 NOV. 13. Øvrige sager a. Nedsættelse af 100-års jubilæumsudvalg, status. KK: Møde tidligere i dag. STYGRP: KK, BLP og TP. Udgangspunkt i materialet fra 75 års jubilæet i DROPBOX. STYGRP vil være tovholder. 4 AG. 1. TIDSKRIFTUDVALG:.(TP forespørger tidligere GENSEKR. om hjælp). 2. RECEPTIONSUDV.(KK): Der afholdes reception på dagen (FRE 23 NOV 2018) i Idrættens Hus. FESTUDVALG:(BLP): Arrangement den 24 NOV på Comwell, Borupgård i Snekkersten. STÆVNEUDVALG(TP): Ser på muligheden for at afholde stævner sammen. STYGRP laver de overordnede rammer for projektet. Forespurgte, hvem der vil være i de enkelte udvalg: Økonomien en udfordring. Kort drøftelse af de enkelte punkter. Der bliver ikke givet et detaljeret direktiv til AG fra STYGRP. KRK: Stævne. SSM: FEST, KF: Stævner, CH: Fest. RL: Reception. HSJ: Reception. MR:?, TTK:?

4 4 b. Stævnekoordinering (FSUBEF nr ). Der mangler stadig en del dato/perioder for afholdelse af stævner i Bestyrelsens kontaktpersoner tager kontakt til udvalgsformændene. c. Nye initiativer vedr. optagelse af idrætsforeninger i DMI. Bestyrelsen finder som udgangspunkt det eksisterende materiale tilstrækkeligt. d. Ordrenumre til faciliteter og køretøjer. Punktet drøftes på næste møde. e. Etik i bestyrelsesarbejde. Punktet drøftes på næste møde. f. Forslag til medlemsregistrering af ikke lønbærende medlemmer, jf. bilag 9. KRK gav orientering om muligheden for medlemsregistrering via DROPBOX. Enighed om, at lave en løsning, hvor IF indsender Excel-regneark med ikkelønbærende medlemmer samtidig med den eksisterende indberetning af lønbærende. Undersøge mulighederne for en udvidelse af DROPBOX. Vil koste ca. 1500,- kr. Aktion: CH g. Tilbud til DMI s foreninger, om hjemmesider, jf. bilag 10 KRK: Undersøgt muligheder for hjemmesider til IF. 3 forskellige modeller i samme form som DMI hjemmeside. Prisen er baseret på brug af samme Web-hotel som anvendes af DMI i forvejen. Konklusion: Tilbydes IF. Sendes ud. AKTION: TP. 14. Orientering a. Status i processen vedr. ansættelse af ny Viceg.sekr.1. KK: Møde tidligere i dag, hvor ansøgningerne blev gået igennem. 11 ansøgninger. Samtaler gennemføres OKT. b. Årshjul til IF. Igangværende jf. aktionslisten. c. Sag vedr. ønske om refusion af for meget betalt medlemskontingent af enkeltmedlem/dmi (TP). TP gav et eksempel på en uheldig sag, hvor et medlem af en IF krævede for megen kontingent tilbage. Kommunikationsudvalget laver et forslag til opgavebeskrivelse for IF vedr. kontingentforhold.

5 5 d. FMN stormøde vedr. Veteranområdet. KF orienterede om deltagelse i Forsvarsministerens stormøde i 24 SEP i Odense. 15. Referater DMI stævner a. Feltsport 04 SEP, BLP Lidt problemer med afgivelse af hjælpere til stævnet pga. anden aktivitet dagen efter. b. Golf SEP, SMM Problem med betaling af Stableford og kammeratskabsaften. Rykkere sendt ud af arrangerende idrætsforening, men desværre fuld af fejl. c. Skydning SEP, MR NIL 16. DMI BE repræsentation ved stævner i 2015 a. MTB 05 OKT (MTB-udvalget), BLP b. MIL OKT (SLGI), KF/SMM c. Tennis 30 OKT (TENNISUDVALGET, Næstved), SMM d. Indendørs fodbold (06 NOV, FAGI), FM e. Tentativ stævnekalender 2016, jf. bilag 11. Kontaktpersonerne sørger for at rykke udvalgene for datoer/perioder for stævner i Aktionsliste a. Justering af aktionslisten, jf. bilag Eventuelt SMM: Orienterede vedrørende golf, hvor OMI har en ide om at lave Maratongolf, hvor overskuddet går til støtte af veteranerne. Næste møde. Påklædning til fødselsdagen blev drøftet. Mere afslappet påklædning vedtaget. Detaljer vil fremgå af invitationen. Foreløbig tidsplan: møde. Eftermiddag fællesarrangement. Dato: 21NOV. Tom Petersen generalsekretær