Hovedbestyrelse Referat - møde den 14. juni 2016

Transkript

1 Hovedbestyrelse Referat - møde den 14. juni 2016 Deltagere: Birthe Petersen, formand Gert Fris, næstformand Ella Pedersen Jette Jungersen Leif Boyer Laila Nebel Ole Pedersen Simone Christensen Steen Hagstrøm Erik Ravn Benny Poulsen Afdelingskontoret Allerød Kirkevænget 8A 3450 Allerød Tlf Fax alleroed@bdk.dk Afbud: Ingen Boligkontoret Danmark: Tonny Bjørn, forretningsfører Referat af møde i hovedbestyrelsen, tirsdag den 14. juni 2016, kl , i bestyrelsens mødelokale Uglevang 2A. Dagsorden: 1. Revisionsprotokol 2. Sager til behandling 3. Sager til orientering 4. Orientering fra formandsskabet 5. Orientering fra forretningsførelse 6. Eventuelt 7. Næste hovedbestyrelsesmøde 8. Referat af mødet til godkendelse Bilag: 1. Projektmappe Teglbakken 2. Bilagsmappe Teglbakken, markedsundersøgelse (mappens bilag 6) 3. Afd. 5, referat af orienteringsmøde 4. Afd, 12, referat af ekstraordinært møde 5. Oversigt over lån, eksempel fra Afd. 12

2 1. Revisionsprotokol På mødet forelægges revisionsprotokollen til bestyrelsens orientering. Der er ikke indsat nyt efter seneste hovedbestyrelsesmøde. at hovedbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Hovedbestyrelsen tog orienteringen om revisionsprotokollen til efterretning. 2. Sager til behandling Under dette punkt behandles forenings- og afdelingssager, hvor det indstilles at hovedbestyrelsen træffer konkrete beslutninger. Under dagsordenens punkt 3 behandles sager til orientering. 2.1 Foreningen Nybyggeri Teglbakken Hovedbestyrelsen er løbende blevet orienteret om arbejdet i byggeudvalget med henblik på nybyggeri i Ny Blovstrød. Byggeudvalget består af Birthe Petersen, Gert Fris, Jette Jungersen, Leif Boyer, Steen Hagstrøm og Kurt Hansen. Derudover er Boligkontoret Danmark repræsenteret ved Tonny Bjørn og Erik Andreasen. Hovedbestyrelsen har senest på møde den 21. april 2016 besluttet, at Lillerød Boligforening skal byde på nybyggeri af omkring 100 familieboliger i Teglværkskvarteret. Det aktuelle udbud havde en tilbudsfrist den 31. maj 2016, hvorved der ikke længere ses behov for, at projektet behandles med den hidtidige grad af fortrolighed. Byggeudvalget har i samarbejde med firmaet KANT arkitekter og Boligkontoret Danmark udarbejdet et konkret (og i særdeleshed gennemtænkt) projekt og afgivet tilbud. Et eksemplar af projektmappe vil blive omdelt på mødet den 14. juni 2016 som denne dagsordens bilag 1. Projektet omfatter 115 familieboliger og bebyggelsen er benævnt Teglbakken. Projektet vil blive gennemgået på mødet. Til projektmappen tilhører en bilagsmappe, der kun er trykt op i få eksemplarer. Bilagsmappen i digital form er vedlagt denne dagsorden som bilag 2. Af bilagsmappens bilag 6 fremgår resultaterne af den gennemførte markedsundersøgelse denne behandles særskilt under denne dagsordens punkt 2.2. at hovedbestyrelsen forholder sig til det afgivne tilbud / projekt Teglbakken omfattende 115 familieboliger i Ny Blovstrød. Hovedbestyrelsen tilkendegav, at det afgivne tilbud / projektforslaget er i særklasse godt, og udtrykte ros til byggeudvalget, Boligkontoret Danmark og ikke mindst projektets rådgiver KANT arkitekter. Projektet ses gennemtænkt, både i arkitektur, bæredygtighed og drift. Bestyrelsen udtrykte stor overbevisning om, at Teglbakken vil blive en særdeles attraktiv bebyggelse. Hovedbestyrelsen afventer nu resultatet af konkurrencen før der (i givet fald) skal arbejdes videre med realisering og udlejning af boligerne i Teglbakken. 2.2 Foreningen Markedsundersøgelse Hovedbestyrelsen er senest på møde den 8. marts 2016 blevet orienteret om den i januar 2016 gennemførte markedsundersøgelse; omfattende mere end 300 besvarelser fra opnoterede på Lillerød Boligforenings venteliste. Boligkontoret Danmarks marketingsafdeling har i samarbejde med afdelingskontoret forestået undersøgelsen. Orienteringen til hovedbestyrelsen var i første omgang på et overordnet niveau, idet den mere omfattende gennemgang af resultaterne skulle afvente til efter tilbudsfristen på det aktuelle udbud af nybyggeri, jf. denne dagsordens punkt 2.1. side 2/8

3 Resultaterne af markedsundersøgelsen fremgår af bilagsmappens bilag 6, jf. denne dagsordens bilag 2. Resultaterne vil blive gennemgået på mødet den 14. juni at hovedbestyrelsen forholder sig til resultaterne af markedsundersøgelsen, særligt med henblik på den fremtidige udvikling i-/og omkring Lillerød Boligforenings boliger. Hovedbestyrelsen tog markedsundersøgelsen til efterretning. Bestyrelsen udtrykte tilfredshed med undersøgelsen og ser at resultaterne kan anvendes fremadrettet i forhold til efterspørgslen på boliger i Lillerød Boligforening. Særligt bemærker bestyrelsen den store efterspørgsel efter almene lejeboliger i kommunen. Lillerød Boligforening har en solid venteliste med mange boligsøgende, som også konkret søger boliger i Ny Blovstrød. 2.3 Foreningen 75 års jubilæum i 2018 Hovedbestyrelsen har tidligere drøftet nedsættelse af et arrangementsudvalg, der skal fremkomme med oplæg til fejring af Lillerød Boligforenings 75 års jubilæum i Der er sendt en forespørgsel ud til alle afdelingsbestyrelser om forslag til medlemmer af udvalget, og der tegner sig nu et udvalg bestående af 7 personer; formandskabet præsenterer de pågældende på mødet den 14. juni 2016, hvor også udvalget nedsættes formelt og deres opgave aftales nærmere. Det ses hensigtsmæssig, at der fastsætte en dato for fejringen/arrangementet og et rammebudget herfor formandskabet har drøftet et beløb på kr., som foreslås trukket af foreningens arbejdskapital. at hovedbestyrelsen nedsætter et arrangementsudvalg til planlægning (fremkomme med oplæg til hovedbestyrelsen) til Lillerød Boligforenings 75 års jubilæum i Endvidere indstilles, at hovedbestyrelsen fastsætter dato for fejringen/arrangementet og et rammebudget herfor. På mødet oplyste Birthe Petersen om, hvem der har vist interesse for deltagelse i arrangementsudvalget. Hovedbestyrelsen bemyndigede formandskabet til at nedsætte udvalget i samråd med afdelingsformænd; efter formandsmøde den 15. juni Hovedbestyrelsen er repræsenteret i arrangementsudvalget med Leif Boyer og Birthe Petersen. Udvalget har til opgave, at fremkomme med oplæg til arrangement / fejringen af jubilæet, til behandling og beslutning i hovedbestyrelsen. Det forventes, at udkast kan behandles på hovedbestyrelsesmøde inden repræsentantskabsmøde i oktober, således senest på møde den 4. oktober Hovedbestyrelsen besluttede et rammebudget på kr., der trækkes af foreningens arbejdskapital/dispositionsfond. Hovedbestyrelsen fastsatte lørdag den 22. eller 29. september 2018 som dato for arrangementet. 2.4 Afdeling 1, Rosenvænget Kortvarigt lån Igennem de seneste år har afdelingen gennemført større renoverings- og vedligeholdelsesarbejder på skorstene, og der resterer renovering af 9 stk. skorstene. Afdelingen har i indeværende budget 2016/2017 afsat kr., der gør det muligt at renoverer omkring 5 stk. skorstene. Der er imidlertid behov for, at fremrykke renoveringen af de resterende 4 stk. skorstene, hvorfor afdelingen ansøger hovedbestyrelsen om et kortvarigt rentefrit lån på optil kr. Lånet tilbagebetales fuldt ud i 2019/2020, hvor der i afdelingens langtidsplan er afsat kr. til de resterende 4 stk. skorstene. Det forslås, at lånet (i givet fald) ydes af foreningens dispositionsfond. Dispositionsfondens størrelse de kommende år blev behandlet på hovedbestyrelsesmøde den 21. april 2016, og side 3/8

4 bestyrelsen har i den anledning fået en opdateret oversigt. Af oversigten, sendt til bestyrelsen ved mail af 13. maj 2016, fremgår at dispositionsfondens disponible del andrager 7,8 mio. kr. i 2016/2017. Vedligeholdelsestilstanden af de 9 stk. skorstene er dårlig, og der har været faldet større partier af sten ned. Derfor ses en fremrykning af arbejdet som hensigtsmæssig, og beboerne i afdelingen har på møder drøftet disponeringen af afdelingens henlæggelser hertil; der ses således at være en klar opbakning til en snarlig renovering af de resterende 9 stk. skorstene. Der er ved at blive hjemtaget tilbud fra 3 firmaer på renovering af 9 stk. skorstene. at hovedbestyrelsen bevilger et kortvarigt rentefrit lån på optil kr., der tilbagebetales i regnskabsåret 2019/2020; lånet ydes af dispositionsfonden. Hovedbestyrelsen bevilgede et kortvarigt lån på optil kr. Beløbets størrelse fastsættes endeligt, når prisen på arbejdet kendes. Lånet tilbagebetales i regnskabsåret 2019/2020 og ydes rentefrit af foreningens dispositionsfond. Gert Fris og Steen Hagstrøm deltog ikke ved beslutningen, idet begge er lejere i Afdeling 1, Rosenvænget. 2.5 Afdeling 5, Sydvænget/Rugvænget Fejl og mangeludbedring, tilskud Hovedbestyrelsen er løbende blevet orienteret om fejl og mangeludbedring efter renovering af tage på mellembygningerne. Hovedbestyrelsen har besluttet, at rådgivningsfirmaet Gaihede skulle varetage registreringer og tilsyn med entreprenørens arbejde. På møde den 7. oktober 2014 bevilgede hovedbestyrelsen kr. til dækning af honorar til Gaihede; dog er dette beløb blevet til kr. Fejl- og mangeludbedringen er afsluttet (dog udestår mangeludbedring af en enkelt bolig, som der aktuelt er ved at blive truffet aftaler om). Gaihede har været involveret i mangeludbedringen i større omfang, end de ved de kr. er honoreret for. Gaihede har derfor, udover de kr., fremsendt regninger for i alt kr. Det foreslås, at beløbet afholdes af foreningens dispositionsfond, som kontant tilskud. at hovedbestyrelsen yder Afdeling 5, Rugvænget/Sydvænget, et kontant tilskud på kr. til dækning af (rest)honorar til Gaihede i forbindelse med udbedring af fejl og mangler ved tagarbejder på mellembygningerne. Hovedbestyrelsen besluttede, at yde Afdeling 5, Sydvænget/Rugvænget, et kontant tilskud på kr. til dækning af (rest)honoraret til Gaihede i forbindelse med udbedring af fejl og mangler ved tagarbejder på mellembygningerne. Beløbet dækkes af foreningens dispositionsfond. 3. Sager til orientering Sager til orientering uddybes eller behandles kun på mødet, hvis dette direkte efterspørges. 3.1 Foreningen Lillerød Boligforenings hjemmeside, ventelisteregler Hovedbestyrelsesmedlem Jette Jungersen har rejst ønske om en drøftelse i hovedbestyrelsen om kommunikationen af ventelistereglerne, som de fremgår på foreningens hjemmeside. Jette synes ikke det står helt klart, hvad der er generelle regler, og hvilke regler der er specifikke for Lillerød Boligforening. Reglerne kan læses på: På mødet blev informationen drøftet, og Tonny Bjørn noterede sig ønsker til ændringer. Det blev aftalt, at Jette Jungersen, Laila Nebel sammen med boligrådgivere på afde- side 4/8

5 lingskontoret fremkommer med oplæg til ny tekst til behandling på et kommende hovedbestyrelsesmøde. På samme møde gennemgås de gældende udlejningsregler. 3.2 Foreningen Seminar i 2017 Hovedbestyrelsen besluttede på møde den 21. april 2016, at planlægningsarbejdet for et seminar i 2017, med højt fagligt indhold, skal sættes iværk snarest, således at planlægningen ikke kommer på bagkant. Hovedbestyrelsen valgte Erik Ravn til at indgå i et udvalg, der skal fremkomme med oplæg til seminar, til behandling og beslutning i hovedbestyrelsen. Øvrige medlemmer af udvalget vælges på det kommende formandsmøde, der afholdes den 15. juni På mødet oplyste Erik Ravn, at han ikke kan deltage i planlægningsarbejdet. 3.3 Afdeling 5, Rugvænget/Sydvænget Helhedsplan, orienteringsmøde Hovedbestyrelsen er senest på møde den 21. april 2016 blevet orienteret om, at byggeudvalget har valgt at inddrage beboerne forud for en fornyet drøftelse med Landsbyggefonden. Byggeudvalget består af Gert Fris, Laila Nebel og Erik Ravn. Der har været afholdt orienteringsmøde for afdelingens beboere den 17. maj Referat af mødet er vedlagt denne dagsorden som bilag 3. Både hovedbestyrelsen og byggeudvalget har tilkendegivet, at de gerne ser en god og engageret inddragelse af beboere fra afdelingen i det videre arbejde. Der planlægges derfor et nyt afdelingsmøde efter sommerferien, hvor der vælges repræsentanter til byggeudvalget. 3.4 Afdeling 11, Uglevang Helhedsplan, straks påbud fra Arbejdstilsynet Arbejdstilsynet har været på besøg på byggepladsen, og har som følge af flere forhold afgivet et straks påbud til bygherre, Lillerød Boligforening. Påbuddet omfatter blandt andet utilstrækkelig afskærmning af- og opbevaring af byggematerialer på stilladser. Projektets rådgiver, Pålsson, har reageret overfor entreprenøren og der er aktuelt ved at blive handlet, således at det efterleves. På mødet redegjorde Birthe Petersen nærmere for påbuddet, og om de vilkår der aktuelt er gældende i byggesagen. 3.5 Afdeling 12, Lindebakken Ekstraordinært afdelingsmøde Hovedbestyrelsen er af flere omgange blevet orienteret om, at en beboer i Afdeling 12, Lindebakken, har indkaldt til stormøder omkring administrationen og senest har pågældende beboer foranlediget et ekstraordinært afdelingsmøde afholdt lørdag den 21. maj 2016 med følgende tre emner til behandling:1) 10% huslejenedsættelse, 2) medlemskab af LLO og 3) regler for bytning af boliger. Referat af mødet er vedlagt denne dagsorden som bilag 4, og bestyrelsen vil få en nærmere orientering på hovedbestyrelsesmødet den 14. juni På mødet blev bilag 4 efterlyst. Tonny Bjørn gav tilsagn om, at bilaget er uploadet på e-dagsorden den 15. juni På mødet gav Steen Hagstrøm en orientering om mødet Steen var mødets dirigent. På mødet blev det oplyst, at pågældende beboer den 14. juni 2016 har henvendt sig til Boligkontoret Danmarks bestyrelse og til Lillerød Boligforening, Birthe Petersen og Gert Fris, med kritik af mødets afvikling, og specifikt af Tonny Bjørn. Af henvendelsen fremgår blandt andet, at Tonny Bjørn er anmeldt til Datatilsynet for overtrædelse af persondataloven. Hovedbestyrelsen udtrykte på ny, at de ikke er enige i kritikken og de fremsatte påstande, og ser dem som absolutte grundløse. side 5/8

6 3.6 Afdeling 18, Gl. Amtsvej SKAT, vurderingsafgørelse SKAT har foretaget em ændret vurdering af Gl. Amtsvej 6 26, tilbage fra Det har resulteret i en tilbagebetaling på i alt kr.; tiltrængt i relation til afdelingens anstrengte økonomi. 3.7 Foreningen Kollektive forbedringer På hovedbestyrelsesmødet den 21. april 2016 blev de huslejemæssige konsekvenser ved kollektive forbedringer drøftet. Konkret blev forholdet omkring budgettering af ydelser til forbedringslån drøftet. Det blev aftalt, at hovedbestyrelsen præsenteres for et eksempel på bilag til budget, hvoraf lån fremgår. Vedlagt denne dagsorden som bilag 5 er eksempel på specifikationer af lån i forbindelse med udarbejdelse af en boligafdelings driftsbudget. Bilag 5 blev omdelt på mødet, idet bilaget ved en forglemmelse ikke var udsendt forinden mødet (uploadet på e-dagsorden ). Bilaget er et eksempel på, hvordan der holdes styr på de forskellige lån, der er i en afdeling, og budgetteringen heraf. Ved udløb/færdigbetaling af et forbedringslån vil budgettet således blive tilpasset, og ikke glemt. Hovedbestyrelsen tilsluttede sig, at huslejestigninger som følge af kollektive forbedringer skal indeholdes i grundleje. 3.8 Foreningen Kampagne, udlejning På hovedbestyrelsesmøde den 21. april 2016 besluttede bestyrelsen, at iværksætte en kampagne, i perioden maj Kampagnen har til formål at styrke Lillerød Boligforenings udlejningssituation igennem den gode fortælling. Hovedbestyrelsen bevilgede en økonomisk ramme på kr. til kampganen, og derudover yder Boligkontoret Danmark et tilskud på kr. Bestyrelsen bemyndigede formandsskabet til at varetage kampagnen i samarbejde med Boligkontoret Danmark. De første annoncer har været bragt i Frederiksborg Amtsavis den 31. maj 2016 og i Allerød Nyt s weekendudgave den juni På hovedbestyrelsesmødet den 14. juni 2016 orienteres om de reaktioner, som annoncerne har givet. På mødet blev der orienteret nærmere om de reaktioner, der er kommet som følge af annoncerne. Der ses at være en positiv respons fra langt de fleste, ligesom annoncerne er blevet set og læst. Enkelte har reageret negativt på annoncerne, idet de har fået opfattelsen af, at der er ledige boliger til udlejning her og nu. 3.9 Foreningen Debataften På hovedbestyrelsesmøde den 21. april 2016 besluttede bestyrelsen, at Lillerød Boligforening er vært for en debataften om det at bo alment således om muligheder, forpligtelser og begrænsninger ved at bo til leje i Lillerød Boligforening. Arrangementet påtænkes at henvende sig til både nuværende og kommende beboere, og øvrige med interesse i foreningen. Hovedbestyrelsen bemyndigede formandskabet til at planlægge debataftenen i samarbejde med Boligkontoret Danmark, og det blev aftalt at en skitse for arrangementet behandles på hovedbestyrelsesmøde den 14. juni Arrangementet er under planlægning, og hovedbestyrelsen orienteres nærmere herom på mødet den 14. juni På mødet gav Birthe Petersen en orientering om status på planlægning af arrangementet, og gav en mundtlig gennemgang af et foreløbigt program. Det tilstræbes, at arrangementet afholdes ultimo september. at hovedbestyrelsen tager orienteringen om sager til efterretning. side 6/8

7 Hovedbestyrelsen tog orienteringen om sager til efterretning, med de under sagerne nævnte bemærkninger. 4. Orientering fra formandsskabet På mødet vil formandsskabet give en mundtlig orientering om eventuelle nye sager og forhold. På mødet oplyste Birthe Petersen og Gert Fris følgende: at Birthe Petersen er indtrådt i Ældrerådets lokalbestyrelse at der har været afholdt SU møde i dag (den 14. juni 2016); referatet sendes ud til hovedbestyrelsen. På mødet blev der udtrykt stor travlhed blandt de ansatte, og særligt belastes staben af de afledte forhold omkring byggesagerne i Afdeling 10 og 11 der gøres overvejelser om tiltag, der afhjælper arbejdspresset, ligesom det tilsikres at øvrige afdelinger får tildelt ressourcer / får løst opgaver, som aftalt at der har været afholdt repræsentantskabsmøde i Boligkontoret Danmark den 11. juni 2016; mødet forløb rigtig godt. Efter mødet blev der afholdt et temaarrangement i håndtering af byggesager og blandt andet blev nævnt kursus i- og omkring at være medlemmer af et byggeudvalg at Boligkontoret Danmark har spurgt Lillerød Boligforening om deres deltagelse i udviklingsarbejdet med benchmarking i relation til effektiv drift ; foreningen er interessant at medtage i projektet i udvikling af benchmarking (nøgletal), da foreningen har arbejdet med en række tiltag omkring driften, blandt andet ved organisering i en fællesdrift. SU har forholdt sig til forespørgslen og er positive overfor deltagelse. Hovedbestyrelsen tilsluttede sig deltagelse at hovedbestyrelsen tager orienteringen fra formandskabet til efterretning. Hovedbestyrelsen tog orienteringen fra formandskabet til efterretning. 5. Orientering fra forretningsførelse 5.1 Udlejning statusrapport Der henvises til denne dagsordens bilag 2, markedsundersøgelsen. 5.2 Dispositionsfonden Der henvises til seneste oversigt fremsendt til hovedbestyrelsen pr. mail af 13. maj at hovedbestyrelsen forholder sig til de enkelte punkter fra forretningsførelsen. Hovedbestyrelsen tog orienteringen fra forretningsførelsen til efterretning. 6. Eventuelt På mødet spurgte Simone Christensen om genudbud af istandsættelse ved fraflytninger. Det blev oplyst, at Seehusen genvandt malerentreprisen med to underleverandører på gulvarbejde og rengøring. Det blev aftalt, at Tonny Bjørn sender information ud til hovedbestyrelsen om resultatet af genudbuddet. side 7/8

8 På mødet huskede Simone Christensen på, at hovedbestyrelsen skal modtage udkast til årsregnskab for foreningen. 7. Næste hovedbestyrelsesmøde Næste ordinære hovedbestyrelsesmøde afholdes tirsdag den 6. september 2016, kl at hovedbestyrelsen forholder sig til eventuelle emner/sager til behandling på næste hovedbestyrelsesmøde. Der blev ikke nævnt specifikke emner/sager til behandling på næste hovedbestyrelsesmøde. 8. Referat af mødet til godkendelse Referat af møde den 14. juni 2016 godkendt ved underskrift. Birthe Petersen Gert Fris Benny Poulsen Ella Pedersen Erik Ravn Jette Jungersen Leif Boyer Laila Nebel Ole Pedersen Simone Christensen Steen Hagstrøm side 8/8