Side 1 af 19 Aabenraa Andelsboligforening

Transkript

1 Ekstern Referat Organisationsbestyrelsen Onsdag den 11. november 2015, kl Humlehaven 4 - Aabenraa Top Side 1 af 19

2 Indholdsfortegnelse 1 Sager til endelig godkendelse Efterretningssager Landsbyggefondsmidler m.v Renoverings-/Byggesager Nybyggeri Høje Kolstrup Foreningsanliggender Bestyrelsesanliggender Orientering fra nedsatte udvalg Medlemsanliggender Love og cirkulærer Beboeranliggender Personaleforhold lukket punkt Håndværkergården Afdelingsanliggender Fælleskurser Eventuelt Andet...17 Indkaldt: Ansatte: Afbud: Søren Duus, Inge Jørgensen, Erling Jørgensen, Anne Grete Madsen, Poul Jensen, Laila Bøttcher, Harry Asmussen Jimmy Povlsen (ref) Inge Jørgensen Side 2 af 19

3 1 Sager til endelig godkendelse 1.1 Godkendelse af protokol - bestyrelsesmøde den 24. august 2015 Forhandlingsprotokol for organisationsbestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende møde. Til endelig godkendelse med underskrift. Godkendt og underskrevet. 2 Efterretningssager 2.1 Råbalance Råbalance for de enkelte afdelinger og hovedforeningen kan ses på SALUS Netsuite. 2.2 Restancelister BILAG Orientering om restancelister oktober 2015 BILAG Restance i procent oktober Total anvist husleje BILAG Anvist husleje november Huslejerykkere BILAG Huslejerykkere - oktober Oversigt venteliste BILAG Oversigt venteliste AAAB september 2015 BILAG Oversigt venteliste AAAB oktober Orientering om ledige lejemål BILAG ledige lejemål september 2015 BILAG ledige lejemål oktober 2015 Annoncering ledige boliger: Der udarbejdes en generel udlejningsannonce - 1 x mdl. i 6 måneder (Ugeavisen). 2.7 Intrum Justitia BILAG - Orientering om inkassosager pr. 1. oktober Side 3 af 19

4 2.8 Status igangværende byggesager - Teknisk afdeling Status igangværende byggesager. Næste opdatering afventer nyt afrapporteringsværktøj. 3 Landsbyggefondsmidler m.v. 3.1 Landsbyggefondsmidler - trækningsret BILAG Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden 3.2 Afdeling 15 Petersborg Nyt gårdanlæg og faldstammer. Ny projekt skal udarbejdes senere på året. Teknisk afdeling rykkes for en afklaring, tidsplan / økonomi.(bbm/jpd) 3.3 Dispositionsfonden BILAG - 10-årig udvikling Det blev fremført, at dispositionsfondens disponible del er en udfordring i forhold til "nødlidende" afdelinger. Side 4 af 19

5 4 Renoverings-/Byggesager 4.1 Renoveringsprojekt afdeling 1 Tøndervej, Rugkobbel, Fuglsang, Farversmøllevej Skema C er under udarbejdelse. Bestyrelsen rykker for byggeregnskab.(jpw) 4.2 Renoveringsprojekt afdeling 9 Tøndervej Udskiftning af tagbelægning. Status: Byggeregnskab kan udarbejdes. Der er reklamation over tage på de første opgange. Der er derfor tilbageholdt kr. i slutopgørelse. Der forhandles fortsat om en forligsløsning. Efter udsendelse af dagsorden er der indgået et forlig på en "malings - løsning". 4.3 Renoveringsprojekt afdeling 12 Hesseldam 1-9, 2-36 Udskiftning af vinduer og døre. Mangelafhjælpning er udført og sagen er klar til byggeregnskab. Indstilling Til orientering Side 5 af 19

6 4.4 Renoveringsprojekt afdeling 16 Hjelmrode 2-96 Fysisk helhedsplan for primært facade og tagrenovering. Skema A er indsendt til Aabenraa Kommune. Afventer tilbagemelding fra Aabenraa Kommune. (Gentagelse) Teknisk afdeling har kontaktet Aabenraa Kommune, for møde og drøftelse af skema A. Aabenraa Kommune vender tilbage efter sommerferien. (Gentagelse) Status: der er afholdt møde med Aabenraa kommune. Herefter fremsendt skønnet husleje efter renovering. Afventer tilbagemelding fra Aabenraa kommune. Indstilling 5 Nybyggeri 5.1 Campus Aabenraa Til orientering Projektet vil indgå i den styringsdialog, der skal afholdes med kommunen den 23. ds. 6 Høje Kolstrup 6.1 Helhedsplan Høje Kolstrup, styregruppe Der afventes svar på prækvalifikationsansøgningen hos Landsbyggefonden inden indkaldelse til styregruppemøde. Side 6 af 19

7 6.2 Prækvalifikationsansøgning til Landsbyggefonden 2015: Boligsociale midler Der er i samarbejde med Aabenraa Kommunes forvaltninger udarbejdet en prækvalifikationsansøgning til Landsbygge-fonden. Alle forvaltninger er blevet bedt om at byde ind med aktiviteter i forhold til de nye indsatsområder i puljen, som man skønner, vil kunne løse op for områdets problemstilling og sikre langsigtet positiv udvikling i området. Der er i puljen særligt fokus på børn og unge som målgruppe. Indsatsområde 1: Tryghed og trivsel Indsatsområde 2: Kriminalpræventive indsatser Indsatsområde 3: Uddannelse og beskæftigelse Indsatsområde 4: Forebyggelse og forældreansvar Det blev først åbnet op for en ansøgning i Landsbyggefonden driftsstøtteportal ultimo september. Ansøgningen og bilag er oploadet, et omfattende arbejde er i gang, i økonomiafdelingen og udlejningen. Der har været lidt forsinkelse på grund af andre presserende opgaver i administrationen. Det forventes at ansøgningen snart er klar i Landsbyggefonden. Til orientering 6.3 Vedligeholdelse af 2 stiforbindelser, Høje Kolstrup Lyset er lukket og slukket på stien Damms Teglgård/Hørgård og ikke oprettet i eget regi endnu. Stillingtagen. Der skiltes med, at stien er lukket, afspærres i snerydningsperioden.(bbm/jpd) Der afventes juridisk responsum, for stillingtagen i det videre forløb. Side 7 af 19

8 7 Foreningsanliggender 7.1 Salus Boligadministration Orientering vedrørende den aktuelle situation. Kort orientering ved formanden kreds Evaluering fælles kredsweekend konference med 3. kreds (fyn) den 2 og 3. oktober 2015, Scandic Kolding. Der var tilfredshed med arrangementet. 8 Bestyrelsesanliggender 8.1 Guldbjergparkens børnehave matr. 1735, ejd.nr Opsummering og plan for afhændelse af Guldbjergparkens børnehave. (Gentagelse) Afventer Kommunens tilbagemelding (JPW) (Gentagelse). Status: Rykket for tilbagemelding (JPW). Der udarbejdes ansøgning til Kommunen om salg (i fri handel). BILAG Opsummering og plan for afhændelse af Guldbjergparkens børnehave. Der skal tages aktion nu - ansøgning til kommunen m.v.(jpw) Side 8 af 19

9 8.2 Fleksible udlejningsregler Fleksible udlejningsregler - aftale om udlejning af boliger til UC Syddanmark. BILAG Forespørgsel Bolig til internationale studerende. BILAG Fleksible udlejningsregler aftale om udlejning af boliger til UC Syddanmark. Status: Aftale med UC Syddanmark blev godkendt på org.best.møde Kommunen skal endeligt godkende aftalen (LP). Status (LP): Der er endnu ikke modtaget svar fra Aabenraa Kommune.(Gentagelse) Status (LP): Der er udlejet 2 boliger i AAAB til UC Syddanmark. Der har været kontakt til Kommunen angående svar sagen overgået til ny medarbejder, der er orienteret om, at udlejning er iværksat. Kommunen vender tilbage. 8.3 Ejendommen Sandved 45, Aabenraa afd. 26 Vi forsøger at få højst mulig pris ved kommunen (dialog igang) men at det ikke skal forventes at vi kan få vurderingen. Evt. alternativ anvendelse af ejendommen vurderer jeg ikke realistisk. (JPW) Opfølgning: (gentagelse) Der er fremsendt oplæg til kommune omkring overtagelse. Lejemålene er ikke opsagt endnu. Kommunen afventer, at deres arbejde og plan for den fremtidige struktur for børneområdet, er på plads - formentlig primo Kommunen tager herefter stilling til om man fortsat vil eje eller købe. Intet nyt - Afventer tilbagemelding fra Kommunen (JPW). (Gentagelse) (gentagelse ) (Gentagelse ). Kommune ønsker ikke overtagelse - dog ikke opsagt endnu (JPW) (Gentalgelse). Status: Uændret - intet nyt (JPW) BILAG Status vedrørende Aabenraa Kommunes dagtilbudsstruktur Til orientering Restgæld på børnehaven Sandved ønskes oplyst (JPW). Side 9 af 19

10 8.4 Aabenraa Fjernvarme Nyt fra Aabenraa fjernvarme Orientering ved formanden. 8.5 Projekt Startboliger i AAAB og KB. Status (LP): Pt. er 7 personer tilknyttet projektet som omfatter ialt 12 personer (ungdomsboliger). Der er udarbejdet beskrivelse og status fra Pædagogisk Vejledning og Bostøtte som vedlægges. Angående behov for fælles bolig anses dette som en god idé, dog skal dette godkendes af såvel ministeriet som kommunen - men, og bør afvente afvikling af ventelisten. BILAG Status startboligprojekt oktober Max Rasmussen, AB Holmegaarden 70 år Invitation til reception tirsdag den 10. november 2015, kl på AB Holmegaarden - sendt til formanden. Fælles gavekurv fra KB, AAAB og TAB. BILAG Invitation 8.7 Aabenraa frivillige brandværn Bidrag til Aabenraa frivillige brandværn. BILAG Bidrag Der blev bevilliget kr (JPW) Side 10 af 19

11 8.8 Strategi for almene studieboliger og familieboliger BILAG Høring af forslag til strategi BILAG Strategi på de almene studieboliger og familieboliger 8.9 Hvor ser vi os selv i fremtiden? - med fokus på administrationen. Bestyrelsens bidrag udbedes. Bestyrelsen ønskede emnet debateret i et større fora. Der blev besluttet, at emnet medbringes på afdelingsbestyrelsesseminaret den 10. marts 2016 på Folkehjem - se pkt Afdelingsbestyrelsesseminar 2016 Afdelingsbestyrelsesseminar torsdag den 10. marts 2016, kl Folkehjem Aabenraa. Folkehjem er booket. Emner til seminaret drøftes. Forplejning? Afslutning kl.? Emner til seminaret drøftes - se punkt 8.9. Forplejning "Dagens ret" eller smørrebrød. Afslutning kl Side 11 af 19

12 9 Orientering fra nedsatte udvalg 9.1 Bladudvalg Nyt fælles beboerblad Redaktionsudvalg: Kristian Pallesen (journ.) Lone Lønholm (SAB) Børge Rossen (TAB) Jan Feddersen (SB) Eva E. Rasmussen (TB) Ove Stahl Schmidt (KB) Poul Jensen (AAAB) Jacob P. Wind (SALUS) Lillian C. Wind (SALUS) Forventet udgivelsesdatoer: 2015: elektronisk udgave elektronisk udgave 2016: papir, varsling AAAB, SAB og SB elektronisk udgave papir, varsling KB, TB og TAB elektronisk udgave elektronisk udgave elektronisk udgave Til orientering 10 Medlemsanliggender 10.1 Intet Side 12 af 19

13 11 Love og cirkulærer 11.1 BL-Informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: Bidrag til arbejdskapital, henlæggelse til dispositionsfond og dækning af tab ved manglende huslejebetaling Alment talent akademi 4515 Vil I afprøve rollen som uddannelsessted for HK-elever? 4615 Geninførelse af boligjobordningen 4715 Aftrapning af rentesikring og bestyrelsesvederlag 4815 Hvor mange praktikanter er ansat på jeres byggesager? 4915 Danmarks Statistik nøgletal på boligområder 2015 revideret udgave 5015 Kommuneforhandlingerne grundkapital 5115 Udlejning og anvisning til flygtninge 5215 Alment Talent Akademi 5315 Forslag til udbudslov genfremsat 5415 Husk CVR-nummer og navn eller logo på gulpladebiler 5515 Løsning på solcellesagen Link BL informerer: Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: 686 Annonceringsindsatser i forbindelse med den forbedrede boligportal, DanmarkBolig.dk 687 Udbetalinger fra driftsstøtteportalen og anvendelse af sagsspecifikke bankkonti mv. 688 Indberetning af ledige boliger pr. 1. september Forhøjelse af pligtmæssige bidrag Indkaldelse af demonstrationsprojekter jf. renoveringsstøtteregulativet 13, energibesparende foranstaltninger med lang leve- og tilbagebetalingstid, som forbedrer ejendommens energistandard udover gældende krav i bygningsreglementet. 691 Ledige boliger 692 Ny webbaseret ledighedsstatistik i den almene boligsektor. 693 Udlejningssituationen i den almene boligsektor Link Landsbyggefonden Vi orienterer: Side 13 af 19

14 12 Beboeranliggender Intet at referere. 13 Personaleforhold lukket punkt 13.1 Administration 13.2 Teknisk afdeling 13.3 Ejendomsfunktionærer 13.4 Arbejdsmiljøgruppe Side 14 af 19

15 13.5 Samarbejdsudvalg 13.6 Hovedsamarbejdsudvalget HSU, AAAB og KB HSU udvalget: Formand AAAB, Søren Duus Formand KB, Ove Stahl Schmidt Direktør AAAB og KB, Jimmy Povlsen Teknisk chef, Bjarne Baun Madsen Administrativ chef, Lars Petersen Driftschef, Morten Boe Sørensen Håndværkergården, Kurt Jensen (B) Administration AAAB, Jens Peter Davidsen (B) Administration KB, Christian Baagø Christenen (B) Ejendomsfunktionær området AAAB, Mogens Jensen (B) Ejendomsfunktionær området KB, Poul Erik Outzen (B) Næste mødedato: torsdag den 3. marts 2016, kl , Humlehaven. 14 Håndværkergården 14.1 Administration Lukket punkt Indstilling Lukket punkt Lukket punkt Side 15 af 19

16 14.2 Forretningsudvalg håndværkergården Forretningsudvalg Ove Stahl Schmidt (KB), Søren Duus (AAAB), driftschef håndværkergården Morten Boe Sørensen (hvg), Jimmy Povlsen (SALUS). Næste møde i FU-udvalget den 17. december Taget til efterretning 15 Afdelingsanliggender 15.1 Afdeling 20 Frueløkke / 390A-420B Åbent hus i slut august/september Under planlægning. (Tomgang) (LP) Status (LP): Der har været afholdt "Åben Hus" den 12. september kun 4 besøgende Afdeling 28 Sandved 31A 39B, ungdomsboliger Åbent hus i slut august/september Under planlægning. (Tomgang). (LP) Der har været afholdt "Åben Hus" den 12. september kun 1 besøgende. Side 16 af 19

17 15.3 Afdelingsmøder 2016 Møderække afdelingsmøder BILAG Mødedatoer for AAAB, afdelingsmøder Møderække til godkendelse. Dirigentfordeling Indstilling godkendt. 16 Fælleskurser Budgetkursus Torsdag den 03. marts, 2016 Folkehjem Aabenraa Vedligholdelse og fraflytning Afvikles hvert 2. år - Næste gang 2017 Introduktion for nyvalgte Torsdag den 06. oktober, Folkehjem, Aabenraa 17 Eventuelt Intet at referere. 18 Andet Intet at referere Kalender Side 17 af 19

18 18.2 Næste møde(r) Møderække 2015: Onsdag 11. november kl Lørdag 05. december kl Fælles juleafslutning KB og AAAB AAAB arrangør 2015 Mandag 14. december kl Fælles best.møde AAAB og KB Forslag til møderække 1. halvår 2016 Onsdag 10. februar kl Onsdag 13. april kl Fælles best.møde AAAB og KB Onsdag 27. april kl Revisor/årsregnskab Onsdag Torsdag 22. juni 23. juni Godkendelse af mødedatoer Drøftelse af formmidagsmøder. kl kl Konstituerende møde Møde datoer 2016 blev godkendt, mødetidspunkt fastholdes til kl Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Humlehaven 4 - Aabenraa Generalforsamling 2016: Torsdag den 26. maj 2016 kl , Guldbjergparkens festsal Andre arrangementer: KB og AAAB fælles juleafslutning medarbejdere m.fl. Tirsdag den 15. december 2015, kl , Guldbjergparkens festsal Invitation til: Organisationsbestyrelserne Medarbejdere i KB og AAAB (ejendomsfunktionærer, personale Humlehaven), Marlene M. Wullf, Sanne L. Pedersen Æresmedlemmer AAAB Ledergruppen i SALUS. Afdelingsbestyrelsesseminar fælles AAAB og KB: Torsdag den 10. marts 2016 kl , Folkehjem Aabenraa Markvandring i afdelinger uden afdelingsbestyrelser: Mandag den 13. juni 2016 kl Start Tøndervej 117, områdekontor - efterfølgende spisning på Sølyst Kro (referat udarbejdes af inspektør) Side 18 af 19

19 75 år 2016 Historie: er en almen boligorganisation, der blev stiftet den 12. september Der blev tegnet ialt 26 medlemmer. Det første byggeri blev vedtaget på foreningens generalforsamling den 20. januar Planlægningsudvalg: Søren Duus, Inge Jørgensen, Jimmy Povlsen, Mogens Jensen, Jens Peter Davidsen, Kirsten Petersen, Lillian C. Wind. Mandag den 12. september 2016, kl kl , Guldbjergparkens Festsal. Reception for samarbejdspartnere, leverandører, AAAB organisationsbestyrelse, SALUS ledelse m.fl. Endelig invitationsliste under udarbejdelse. Fredag den 16. september 2016, kl kl , Sønderjyllandshallen, Foyé. Festaften for beboere, organisationsbestyrelsen og personale Humlehaven (alle), ejendomsfunktionærer, SALUS ledelse m.fl. Endelig invitationsliste under udarbejdelse. Salus repræsentantskabsmøde: lørdag den 21. maj 2016 Aabenraa, den 10. februar 2016 Søren Duus formand Inge Jørgensen næstformand Erling Jørgensen Anne Grete Madsen Poul Jensen Laila Bøttcher Harry Asmussen medarbejderrepræsentant Top Side 19 af 19