UDBUDSBETINGELSER. Energistyrelsens. udbud af kontrakt om første etape af uddannelse af Grøn Boligkontrakts. for

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER for Energistyrelsens udbud af kontrakt om første etape af uddannelse af Grøn Boligkontrakts aktører.

2 2 Indholdsfortegnelse 1. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED Kontaktperson BAGGRUND UDBUDSMATERIALETS BESTANDDELE EGNETHEDSVURDERING Egnethed, herunder dokumentation vedrørende egnethed Oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet Oplysninger om teknisk kapacitet Underleverandører og andre enheder Erklæring om gæld til det offentlige TILDELINGSKRITERIER Kvalitet 50 %... 9 bedømt på grundlag af følgende elementer:... 9 b) Tilbudsgivers beskrivelse af udarbejdelse af undervisningsmateriale og prøver, idet der lægges vægt på undervisningsmaterialets relevans, tidsplan, målgruppe og mulige synergier og samspil med eksisterende materiale c) Tilbudsgivers konkrete forslag til gennemførsel af denne første etape af uddannelse, tidsplan Erfaring og kvalifikationer 20 %... 9 bedømt på grundlag af følgende elementer:... 9 a) En beskrivelse af kompetencer og kvalifikationer for det tilbudte team af medarbejdere, idet der lægges vægt på i hvilket omfang tilbuddet sikrer, at teamet samlet set råder over de nødvendige kompetencer til løsning af udarbejdelse af undervisningsmateriale, opbygning af uddannelse og gennemførsel af uddannelse i henhold til punkt 5.1 a), b) og c) b) Referencer fra relevante undervisningsprojekter, hvor en eller flere af teamets medarbejdere har spillet en væsentlig rolle Pris 30 % Ved prisevaluering bedømmes den samlede pris, som anføres i bilag 3(vederlag) FORBEHOLD OG MINDSTEKRAV ALTERNATIVE TILBUD SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL OG MØDE FOR MUNDTLIGE SPØRGSMÅL TILBUDDETS INDHOLD OG UDFORMNING TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSE BEHANDLING AF TILBUD MV FORHANDLINGSFORBUD FORTROLIGHED TJEKLISTE... 14

3 15. TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN

4 4 1. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED Energistyrelsen Amaliegade København K Hjemmeside: Kontaktperson Kontaktpersoner: Charlotte Vartou Forsingdal og Kåre Groes Adresse: Amaliegade København K adresse: cvf@ens.dk og kgr@ens.dk 2. BAGGRUND Beskrivelsen nedenfor i dette punkt 2, er tænkt som en indledende hjælp til tilbudsgiver i forhold til at læse og forstå udbudsmaterialet. Denne udbudsforretning vedrører Energistyrelsens udbud af kontrakt for første etape for uddannelse af Grøn Boligkontraks aktører som nærmere beskrevet i den samtidigt offentliggjorte kontrakt med bilag. Den primære årsag til at uddannelse af Grøn Boligkontrakts aktører udrulles i etaper, er forventningen om, at Grøn Boligkontrakt gennem det første leveår vil skulle justeres efterhånden, som der indsamles erfaringer med konceptet. En vigtigt del af denne første etape for uddannelse af aktører er derfor også erfaringsopsamling. Den 24. april i 2013 blev der indgået aftale mellem Regeringen, Venstre, Liberal Alliance og Det Konservative Folkeparti om Regeringens vækstplan. Vækstplanen indeholder bl.a. initiativet Grøn Boligkontrakt (herefter GB). Som led i realiseringen af initiativet Grøn Boligkontrakt skal der udvikles et koncept, hvor boligejeren kan henvende sig ét sted hos en grøn aktør og få en samlet rådgivning om alle de tekniske forhold, den finansieringsmæssige side, og ikke mindst den praktiske gennemførelse af en energirenovering. Det er hensigten, at den grønne aktør på et kvalificeret grundlag skal kunne tilbyde den private boligejer en samlet pakke til realisering af en energibesparende renovering, som indbefatter alle faser i en energirenovering lige fra kortlægning af boligens energimæssi-

5 5 ge tilstand, afdækning af boligejerens behov og muligheder, udarbejdelse af plan for energirenovering, udfyldelse af standarddokument til brug for bank og realkreditinstituts lånevurdering og til selve udførelsen af energirenoveringen, herunder indhentning af tilbud fra håndværkere og styringen af energirenoveringsprocessen. De grønne aktørers opgave bliver herved at hjælpe boligejeren gennem processen med energirenovering af en bolig på betryggende vis. Læs evt. mere på Efter tidsplanen træder lovforslag og bekendtgørelse om GB i kraft 5. december 2013 og det er hensigten, at der skal være grønne aktører uddannet pr. 1. januar Betegnelserne Grøn Boligkontrakt, grønne aktører og grønne aktør-virksomheder henholdsvis fremgår af regeringens Vækstplan eller kan udledes heraf. Betegnelserne anvendes derfor i dette udbud, idet det dog forventes, at ordningen vil få et andet andet navn. Beslutningen herom forventes at blive truffet ultimo oktober, hvorfor tilbudsgivere skal være opmærksom herpå. Såfremt lovforslag og bekendtgørelse ikke skulle træde i kraft eller udsættes kan Energistyrelsen beslutte at aflyse eller udsætte udbudsforretningen. Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden ordretildeling. Såfremt udmøntningen af Grøn Boligkontrakt i øvrigt udsættes vil Energistyrelsen kunne beslutte at udskyde leverancen i dette udbud. Vinderen af udbuddet skal udvikle undervisningsmateriale og prøver, opbygge og tilrettelægge og udbyde denne første etape af uddannelse af GB aktører. Sideløbende hermed skal vinder af udbuddet stå for erfaringsopsamling. Erfaringsopsamlingen tænkes at skulle indgå som bilag til anden etape af udbud af uddannelse af GB aktører. Alt materiale udviklet ifm. kontrakten tilhører Energistyrelsen. Energistyrelsen vil således kunne råde over materialet ligesom Energistyrelsen vil kunne lade andre aktører benytte undervisningsmaterialet til uddannelse af grønne aktører eller andre. Vinderen af udbuddet vil således ikke få eneret til i fremtiden at uddanne grønne aktører.

6 6 Udbudsforretningen gennemføres som udbud i henhold til tilbudsloven, jf. lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter. I det følgende forklares kort, hvordan tilbudsgiver skal forholde sig til udbudsmaterialet, herunder til udkastet til kontrakt og bilag. Såfremt der mod forventning måtte være uoverensstemmelse mellem denne introduktion og de øvrige dele af udbudsmaterialet, herunder de vejledende afsnit i de enkelte bilag til kontrakten, har de øvrige dele af udbudsmaterialet forrang. Udbudsbetingelserne (dette dokument) fastsætter de formelle spilleregler for gennemførelse af udbudsproceduren. Her beskrives bl.a. kriterierne for vurdering af egnethed, tildeling af kontrakten, forhold vedrørende mindstekrav og forbehold, frist for indgivelse af tilbud, formkravene til tilbuddenes udformning m.v. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiver grundigt sætter sig ind i disse betingelser inden udarbejdelsen af tilbuddet. Udkast til kontrakt indeholder juridiske bestemmelser, der skal regulere forholdet mellem parterne i kontraktens løbetid. De detaljerede krav til ydelsen findes i bilag 2 kontrakt. Bilag 1 indeholder opgavebeskrivelsen, herunder de forventninger Energistyrelsen har til uddannelse af aktører, bilaget beskriver hvordan Energistyrelsen tænker indhold og omfang af uddannelsen. Bilag 2 udkast til kontrakt er Energistyrelsens standard kontrakt og indeholder vilkårene for samarbejde og styrelsens medvirken. Bilag 3 indeholder vilkårene for vederlagsmodel. Ved udarbejdelsen af tilbuddet skal tilbudsgiver være opmærksom på, at der ikke må tages forbehold over for kravene til vederlagsmodel. Tilbudsgiver skal udfylde leverandørens vederlag. Såfremt der måtte være uoverensstemmelse mellem det af tilbudsgiver anførte og bilagets øvrige indhold, skal bilagets øvrige indhold have forrang. Punkt 9 i nærværende udbudsbetingelser indeholder anvisninger og anbefalinger til udformningen og dispositionen af tilbuddene. Der kan i øvrigt henvises til tjeklisten i punkt 14, som er ment som en hjælp til, at tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgiverens ansvar at afgive komplet tilbud.

7 7 3. UDBUDSMATERIALETS BESTANDDELE Det samlede udbudsmateriale består af: Nærværende udbudsbetingelser Bilag 1, Opgavebeskrivelsen og uddannelsens indhold Bilag 2, Udkast til kontrakt Bilag 3, Vederlag Formular der kan anvendes ved afgivelse af tro og love-erklæring om gæld til det offentlige Udbudsbekendtgørelse 4. EGNETHEDSVURDERING Tilbudsgivers egnethed til at udføre den udbudte kontrakt vurderes på baggrund af tilbudsgivers oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet, jf. punkt 4.1.1, og tilbudsgivers oplysninger om teknisk kapacitet, jf. punkt 4.1.2, i relation til opfyldelsen af de angivne mindstekrav. I egnethedsvurderingen indgår endvidere tilbudsgivers oplysninger om gæld til det offentlige, jf. pkt Vurdering sker i henhold til lov nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres mulighed for at deltage i offentlige udbudsforretninger. 4.1 Egnethed, herunder dokumentation vedrørende egnethed Oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet Tilbudsgiver skal fremlægge følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet, jf. udbudsbekendtgørelsen: Erklæring om virksomhedens samlede omsætning i de tre seneste disponible regnskabsår. Ovenstående erklæring kan afgives ved fremlæggelse af årsrapport eller lignende.

8 8 Ved sammenslutninger af leverandører (f.eks. et konsortium), skal oplysningerne gives for hver enkelt deltager. Som mindstekrav kræves det, at tilbudsgiver dokumenterer, at virksomheden har en positiv egen kapital. Ved sammenslutninger af leverandører skal dette krav være opfyldt af alle leverandørerne (deltagerne) tilsammen Oplysninger om teknisk kapacitet Tilbudsgiver skal fremlægge følgende dokumentation for teknisk kapacitet, jf. udbudsbekendtgørelsen: 1) Oversigt over de betydeligste (lignende) tjenesteydelser udført i løbet af (mindst) de seneste tre år. 2) Oplysning om de kommunikative, uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos tilbudsgiveren, herunder relevante uddannelsesmæssige, kommuinikative, samt bygge- og energifaglige kvalifikationer for det tilknyttede personale og professionelle erfaringer for virksomheden. Ved sammenslutninger af leverandører (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne gives for hver enkelt deltager. Ved sammenslutninger af leverandører skal dette krav være opfyldt af alle leverandørerne (deltagerne) tilsammen, dvs. hvis bare én af konsortiedeltagerne kan dokumentere én reference som ovenfor krævet er dette tilstrækkeligt. 4.2 Underleverandører og andre enheder Såfremt en tilbudsgiver i relation til vurderingen af teknisk kapacitet ønsker at basere sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af rammekontrakten, f.eks. ved at fremlægge erklæring eller anden dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. 4.3 Erklæring om gæld til det offentlige Tilbudsgiver skal vedlægge en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale

9 9 sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres mulighed for at deltage i offentlige udbudsforretninger (dvs. erklæringen skal både omfatte Danmark samt et eventuelt andet hjemland). Det er vigtigt, at tro og love-erklæringen vedrører netop den juridiske enhed (f.eks. selskab), der afgiver tilbuddet. Ved sammenslutning af virksomheder (f.eks. i et konsortium) skal oplysningerne gives for hver deltager. Tilbudsgiver har sammen med dette udbudsmateriale modtaget en formular, der kan benyttes til afgivelse af denne erklæring. 5. TILDELINGSKRITERIER Tildeling af kontrakt vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud". Ordregiver vil i den forbindelse lægge følgende underkriterier til grund (procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers relative vægt i tilbudsevalueringen): 5.1 Kvalitet 50 % bedømt på grundlag af følgende elementer: a) Tilbudsgivers konkrete forslag til opbygning og tilrettelæggelse af uddannelse, tidsplan og mulige synergier med eksisterende uddannelse. b) Tilbudsgivers beskrivelse af udarbejdelse af undervisningsmateriale og prøver, idet der lægges vægt på undervisningsmaterialets relevans, tidsplan, målgruppe og mulige synergier og samspil med eksisterende materiale. c) Tilbudsgivers konkrete forslag til gennemførsel af af uddannelse og tidsplan herfor. 5.2 Erfaring og kvalifikationer 20 % bedømt på grundlag af følgende elementer: a) En beskrivelse af kompetencer og kvalifikationer for det tilbudte team af medarbejdere, idet der lægges vægt på i hvilket omfang tilbuddet sikrer, at teamet samlet set råder over de nødvendige kompetencer til løsning af

10 10 udarbejdelse af undervisningsmateriale, opbygning af uddannelse og gennemførsel af uddannelse i henhold til punkt 5.1 a), b) og c). b) Referencer fra relevante undervisningsprojekter, hvor en eller flere af teamets medarbejdere har spillet en væsentlig rolle. 5.3 Pris 30 % Ved prisevaluering bedømmes den samlede pris, som anføres i bilag 3(vederlag), idet der lægges vægt på, at prisen er så lav som mulig. Som det fremgår skal der i bilag 3 oplyses tilbud på de enkelte delleverancer af hensyn til delhonorering. 6. FORBEHOLD OG MINDSTEKRAV Visse bilag skal udfyldes af tilbudsgiver, som beskrevet i punkt 9 nedenfor. Tilbudsgivers udfyldelse/supplering af bilagene betragtes ikke som forbehold, når dette sker i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af dette dokument og de enkelte bilag. 7. ALTERNATIVE TILBUD Tilbudsgiver har i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte ikke adgang til at afgive alternativt tilbud. Tilbudsgiver har alene adgang til at afgive ét tilbud. 8. SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL OG MØDE FOR MUNDTLIGE SPØRGSMÅL Energistyrelsen vil afholde en spørgetime mandag d kl. 10:00. Energistyrelsen vil bruge en del af spørgetimen til at gennemgå status for konceptet, herunder status for udvikling af de værktøjer, som den grønne aktør skal bruge, såsom kortlægnings- og beregningsmetode og udfyldning af standarddokument m.v. Tilbudsgiver kan afklare eventuelle uklarheder gennem anmodninger om yderligere oplysninger om udbudsmaterialet (skriftlige spørgsmål).

11 11 Spørgsmål, der skal være på dansk, skal fremsættes skriftligt, gerne pr. til kontaktpersonerne, jf. punkt 1.1. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive offentliggjort på Energistyrelsens hjemmeside Spørgsmål modtaget efter den angivne dato vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud, vil ikke blive besvaret. 9. TILBUDDETS INDHOLD OG UDFORMNING Tilbud udformes på grundlag af vedlagte Opgavebekrivelse(bilag 1), udkast til kontrakt( bilag 2) og vederlag (bilag 3), der udtrykker de krav og forventninger, som ordregiver har til tilbudsgiverens tilbud. Vederlag (bilag 3) forudsættes udarbejdet/færdiggjort af tilbudsgiveren og udformes under hensyn til de vejledende tekstafsnit, som findes i udkast til bilaget. Tilbudsgiveren skal anvende en sprogbrug, der egner sig til retlige forpligtelser. Formuleringer som eksempelvis "vi har ofte med succes gjort ", "man kunne også forestille sig, at ", eller "det kunne eventuelt søges løst ved, at " er ikke acceptabelt, og vil inden for rammerne af kriterierne i punkt 5 blive tillagt negativ betydning i tilbudsevalueringen, da det er uforpligtende formuleringer. Tilbud skal være på dansk. Tilbud bedes sendt eller indleveret til Energistyrelsens reception Att. Charlotte Vartou Forsingdal Energistyrelsen Amaliegade 44

12 København K Tilbud ses gerne afleveret i 3 papireksemplarer i en lukket forsendelse og mærket"uddannelse af Grøn Boligkontraks aktører. Må ikke åbnes af poståbningen". I kuverten bedes tilbuddet endvidere vedlagt i elektronisk form, f.eks. på usb-nøgle. Tilbud kan desuden fremsendes pr. til cvf@ens.dk. 10. TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSE Sidste frist for modtagelse af tilbud er Tirsdag den 5. november 2013, kl Tilbud der modtages efter dette tidspunkt vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiveren skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. 11. BEHANDLING AF TILBUD MV. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Energistyrelsen er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiver. Energistyrelsen anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakt er underskrevet, og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbudsforretningen. Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiveren bundet af sit tilbud indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt 10. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af virksomheder (et konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget. Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden ordretildeling.

13 FORHANDLING Energistyrelsen vil alene kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud iht. det tilbudslovens 11 anførte. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og Energistyrelsen. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. Tjeklisten i punkt 14 er ment som en hjælp til, at tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Listen indeholder punkter, som erfaringsmæssigt jævnligt overses af tilbudsgivere. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgivers ansvar at afgive komplet tilbud. 13. FORTROLIGHED Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, i Energistyrelsens udbud vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af den ordregivende myndighed. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud. Energistyrelsen vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.

14 TJEKLISTE Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Listen indeholder punkter, som erfaringsmæssigt jævnligt overses af tilbudsgivere. Tjeklisten er ikke nødvendigvis udtømmende, og det skal derfor understreges, at det alene er tilbudsgiveres ansvar at afgive komplet tilbud. Har tilbudsgiveren i sit tilbud husket: Fremsendelsesbrev hvoraf entydigt fremgår, hvilken virksomhed eller sammenslutning der har afgivet tilbuddet, herunder med angivelse af, hvilke dele af tilbuddet der så vidt muligt ønskes holdt fortroligt. Dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet, jf. pkt Dokumentation for teknisk kapacitet, jf. pkt Eventuel dokumentation for nødvendige ressourcer (hvis egnethed er baseret på underleverandører) som omhandlet i pkt Erklæring på tro og love om gæld til det offentlige, jf. pkt Bilag 3 (vederlag) i udfyldt/færdiggjort stand, i den udstrækning tilbudsgiver har skullet udfylde/færdiggøre bilaget. Tilbuddet i det i punkt 9 angivne antal eksemplarer. Tilbuddet i elektronisk form som angivet i punkt 9. Mærkning af forsendelsen som angivet i punkt 9. Korrekt adressering, jf. punkt 9 og punkt 1.1. Rettidig afsendelse med henblik på overholdelse af tilbudsfristen i punkt TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN Aktivitet Dato, Klokkeslæt Offentliggørelse Mandag den 30. september 2013 Spørgetime Mandag d. 21. oktober 2013 kl Skriftlige spørgsmål og besvarel- Uploades løbende til

15 15 ser heraf vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Energistyrelsens hjemmeside Tilbudsfrist Tirsdag den 5. november 2013 Forventet ordretildeling, orientering om det vindende tilbud Fredag den 15. november 2013 Forventet kontraktunderskrivelse Mandag den 18. november 2013