Dagsorden. Mødeforum MED-Hovedudvalget. Sagsnr Dokumentnr Mødedato 12. december 2013 Tid Kl

Transkript

1 Dagsorden Mødeforum MED-Hovedudvalget Sagsnr Dokumentnr Mødedato 12. december 2013 Tid Kl Sted Mødelokale 2, Rådmandshaven NB: Formøde for medarbejderne: Torsdag den 5. december kl. 8:30-10:30, Rådmandshaven, mødelokale 3 Bilagsoversigt: Bilag 2 Individuel møde-evaluering Bilag 5 eftersendes den 5/12/2012 Bilag 6.1 MHUs retningslinje Bilag 6.2 DMDs forslag til retningslinje Bilag 7 Adm.grundlag mærkedage Bilag 9 Evaluering Trivselshotline Deltagere Tomas Horsholm Therkildsen, Bettina Høst Poulsen, Per B. Christensen, Poul kold, Betina Karin Lassen, Morten Dahm, Gitte Jørgensen, Bo Kiersgaard, Tommy Skov, Benedicte Hesselager, Maria Pedersen, Lisbeth Ulla Møller, Nils Ørby-Lieberkind, Ulla Mikkelsen, Annette Bendix for Patricia Dundorf, Lene Cohrt, Jacob Errboe og Maj-Brit Kusk for Lone Høegh Karlsen Som tilforordnet deltager Personalechef, Poul Erik Kristensen Arbejdsmiljøchef, Steen N. Jensen Afbud/Fraværende Bruno Lind, Patricia Dundorf, Lone Høegh Karlsen og samt Mette Weirup Lyngsø og suppleant. Næstved Kommune Rådmandshaven Næstved Mødeleder Tomas Horsholm Therkildsen Referent Dorthe E V Jensen

2 MED-Hovedudvalgets sammensætning for 1. maj 2013 til 31. december 2014: Ledersiden: kommunaldirektør Tomas Horsholm Therkildsen direktør Poul Kold direktør Bruno Lind direktør Per B. Christensen direktør Bettina Høst Poulsen Medarbejderrepræsentanter, som er TR/FTR: Medlemmer suppleanter Gitte Jørgensen, LO/HK Susanne Steen Jørgensen, LO/HK Tommy Skov, LO/HK --- Patricia Dundorf, LO/FOA Annette Bendix Sørensen, LO/FOA Ulla Mikkelsen, LO/FOA Majbrit Andreassen OAO/FOA Morten Dahm, LO/SL Allan Husted, LO/SL Nils Ørby-Lieberkind, LO/3F Henrik P. Jensen LO/3F Maria Pedersen, FTF/DS Jeanette Brighton Pedersen Mette Weirup Lyngsø FTF/DSR Marianne Hovmand, FTF/DSR Betina Karin Lassen, FTF/ETF --- Benedicte Hesselager, FTF/DLF Lise-Lotte Horn Jakobsen, FTF/DLF Lisbeth Ulla Møller, FTF/BUPL Annette Heegaard Johansen, FTF/BUPL Bo Kiersgaard, AC/JA Kaloua Digbeu-Larsen, AC/Mag. Medarbejderrepræsentanter, som er arbejdsmiljørepræsentanter samt suppleanter (tilhørende virksomhed oplyst i parentes): Jacob Errboe (Den Matrikelløse Døgninst.) Lone Høgh Karlsen (Holmegaardsskolen) Lene Cohrt (Hyllinge Skole) Benthe Nielsen (Tappernøje Børnehave) Maj-Brit Kusk (Holmegaardsskolen) Linda Bødker (Visitation Handicap&Psykiatri) Som tilforordnet deltager Personalechef, Poul Erik Kristensen og chef for risikostyring, arbejdsmiljø og HR, Steen Nedergaard Jensen. NB: Medlemmer af udvalget bedes selv sørge for at deres suppleant indkaldes, når medlemmet ikke kan deltage! Oversigt over dagsordenspunkter: 1. Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat fra den 14. november 2013 og evaluering af mødet Budget og opfølgning omkring mål og ressourcer herunder redegørelse af konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Information om inddragelse af halve fridage... 3

3 5. Ændringer af MED- og arbejdsmiljøorganisering Regler om lyd- og videooptagelse af samtaler i forhold til retningslinje for håndtering af vold, trusler om vold, mobning og chikane Ændring af administrationsgrundlaget for jubilæum/mærkedage Gensidig information om trivsel i organisationen Trivselshotline ressourceforbrug og kvalitetsløft Den gode historie: Eventuelt til orientering... 7 Kommende sager:... 8 Mødeplan Godkendelse af dagsorden Beslutning 2. Godkendelse af referat fra den 14. november 2013 og evaluering af mødet Se referatet på > MED > Hovedudvalget > Dagsorden og referater fra møder > Møder i 2013 eller på ERNA > Personale > MEDindflydelse og -bestemmelse > MED-Hovedudvalg > Referater fra møder i 2013 MED-Hovedudvalget evaluerer mødet den 14. november i forhold til forberedelse, indhold, møderamme, kultur m.v. (som udgangspunkt kan medlemmerne vælge at bruge evalueringsskemaet individuelt til evalueringen). Bilag 2: Evalueringsskema for evaluering af dagens møde til medlemmerne eget brug. Drøftelse og Beslutning 3. Budget og opfølgning omkring mål og ressourcer herunder redegørelse af konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Ledelsen orienterer om kommunens økonomi og eventuelle konsekvenser for de ansatte herunder orienteres om endelig vedtagelse af budgetstrategi. Orientering og Drøftelse 4. Information om inddragelse af halve fridage Ved budgetforliget er der truffet beslutning om at inddrage den hidtidige praksis, hvor administrationens personale uden lønafkortning har haft fri indtil kl den 1/5 og den 5/6. Beslutningen gælder også for det administrative personale i decentrale virksomheder, der hidtil har fulgt samme praksis. Beslutningen træder i kraft fra 2014, hvilket hermed varsles. Orientering Side 3 af 8 sider

4 5. Ændringer af MED- og arbejdsmiljøorganisering Med den nye MED-aftale pr. 1. maj 2013 er i 9D beskrevet at, MED-Hovedudvalget har beslutningskompetencen for ændringer af antallet af arbejdsmiljøgrupper og MED- Virksomhedsudvalg. De berørte MED-udvalg såvel Virksomhed som Område skal fremsende begrundelse for den foreslåede ændring af organiseringen. Arbejdsmiljørepræsentanter vælges af og blandt virksomhedens medarbejdere eventuelt for et afgrænset arbejdsområde eller afdeling. Arbejdsmiljørepræsentanter repræsenterer således arbejdsmiljøarbejdet for den pågældende valggruppe af medarbejdere, og er uafhængigt af om personen er medlem af en faglig organisation eller ej. a) Ældre Distrikt Syd ønsker at ændre antallet af arbejdsmiljøgrupper til 11 (før 12 der er en trykfejl i organisationsdiagrammet pr. 1. maj 2013, hvor der står 13). På mødet den 26. september 2013 ønskede MED-Hovedudvalget en afklaring fra MEDudvalget i ældredistrikt syd inden en beslutning om godkendelse. MED- Virksomhedsudvalget for ældredistrikt holder møde den 3/12/2013 og fremsender deres indstilling umiddelbart efter mødet, hvorefter det sendes til MED-Hovedudvalgets medlemmer. Center for Personale og HR indstiller at MED-Hovedudvalget godkender ændringerne med den baggrund,, at drøftelser og beslutning om ændringer retmæssigt har foregået lokalt i samarbejde mellem ledere og medarbejdere (de lokale MED-udvalg), som bedst kender opgaveportefølje, geografi, kultur og den organisatoriske sammenhæng på virksomhedsniveau. Fremadrettede forventede ændringer af MED-organisationen og antal arbejdsmiljøgrupper: o Socialpsykiatrisk Center og Neuropædagogisk Center fusionerer. o Netværk for Familie er ny fusioneret virksomhed indenfor Børn og Unge Bilag 5: Afklaring fra MED-Virksomhedsudvalget ældredistrikt syd. Fremsendes umiddelbart efter den 3/12 Beslutning 6. Regler om lyd- og videooptagelse af samtaler i forhold til retningslinje for håndtering af vold, trusler om vold, mobning og chikane MED-Hovedudvalgets retningslinje indeholder blandt andet et afsnit som lyder: Det er tilladt at sige fra Hvis du føler dig truet eller krænket har du ret til at afbryde mødet med borgeren. Dette gælder også hvis borgerne optager dig med lyd eller billede og det ikke er aftalt på forhånd. Orientér borgeren om at du afbryder møder og notér på sagen, hvorfor mødet blev aflyst/afbrudt og give nærmeste leder besked. Hvis du ønsker det, kan Næstved Kommune bistå dig juridisk ved personlige søgsmål. Ved forespørgsel til forståelsen af retningslinjen, fra et af MED-Områdeudvalgene, er der desværre fra CPH givet en fejlinformation, som CPH er blevet opmærksom på efter at CJU har været inddraget i formulering af en lokal retningslinje på en af virksomhederne. Det blev fra CPH oplyst, at det ville være ulovligt at foretage lyd-/videooptagelse af en samtale. Det præciseres nu, at dette ikke er korrekt. Side 4 af 8 sider

5 Det er ikke ulovligt/strafbart at optage en samtale, hvor man selv er involveret endda kræver det end ikke, at man oplyser, at man optager samtalen. Det er ulovligt at optage samtaler, hvor man ikke selv deltager for eksempel er det ulovligt og strafbart at optage en samtale, som foregår mellem to (eller flere) andre personer og man ikke selv er deltager i samtalen. Der er ligeledes ulovligt og strafbart, at misbruge og forvrænge optagelser, hvor man selv har deltaget i samtalen. Som offentlig ansat skal vi dog være opmærksomme på, at det er tilladt at sige fra, og dette er også formuleret i retningslinjen. Men optagelse af samtaler, hvor borgeren selv deltager, er lovlige. Det kan i situationer, hvor borgeren for eksempel kan være svagtseende eller have læsevanskeligheder, være en fordel at gøre aktiv brug af muligheden og optagelse. Der gives besked til MED-organisationen om, at der i første omgang blev fejlinformeret fra CPH. Til orientering vedhæftes MHUs retningslinje om identificering, håndtering og forebyggelse af vold, trusler om vold, mobning og chikane samt et eksempel på en virksomheds forslag til lokal retningslinje, som CJU har givet den feedback, at den er rigtig fint formuleret. Bilag 6.1 MHUs retningslinje Bilag 6.2 DMDs forslag til lokal retningslinje Orientering og drøftelse 7. Ændring af administrationsgrundlaget for jubilæum/mærkedage Da alle retningslinjer blev gennemgået og nyrevideret i løbet af år 2011, blev der udarbejdet et administrationsgrundlag i forhold til markering af mærkedage. Oprindeligt var der et indhold, som ligeledes beskrev vilkårene for markering af et jubilæum. Administrativt er der mange henvendelser med spørgsmål til netop vilkårene, da dette ikke fremgår direkte af det nuværende administrationsgrundlag. Derfor ændres administrationsgrundlaget, så det igen fremgår tydeligt hvad der tildeles i forbindelse med en markering af jubilæum: 1. Jubilæumsdagen er den dag, hvor pågældende har udført 25, 40 eller 50 års tjeneste i Næstved Kommune. Optjent jubilæumsanciennitet optjent fra seneste sammenlægningskommune/amt/arbejdsformidlingen/politi m.v. (pr. 1. januar 2007) overføres og medregnes i fremtidig opgørelse af ancienniteten. 2. Flere ansættelsesperioder efter 1/ sammenlægges ved opgørelsen af jubilæumsancienniteten. 3. Sæsonansatte (jf. overenskomst) specialarbejdere optjener jubilæumsanciennitet på lige fod med fuldtidsansatte, såfremt de uafbrudt i henholdsvis 25, 40 eller 50 år har været ansat som sæsonansatte. (vilkårene blev vedtaget i Byrådet den 12/2 2007) Bilag 7 Ændret administrationsgrundlag for markering af mærkedage Orientering 8. Gensidig information om trivsel i organisationen Ledere og medarbejdere kan gensidigt informere hinanden om arbejdsmiljøforhold og trivsel i organisationen. Gensidig orientering og Drøftelse Side 5 af 8 sider

6 9. Trivselshotline ressourceforbrug og kvalitetsløft Punktet blev udsat fra mødet den 14. november Evalueringen af Trivselshotline 2012 er drøftet i direktionen 7. maj 2013, og vi har udarbejdet en oversigt over resurseforbrug og forslag til tiltag, som kan højne kvalitet og læring af evalueringen. Evalueringen peger på 5 centrale områder der med fordel kan højne og udvikle trivslen på arbejdspladserne. 1. Højt arbejdspres i forhold til opgaver og stress-relaterede problematikker på arbejdspladsen 2. Ledelse i form af lederpassivitet ved interne konflikter, manglende anerkendende kommunikation eller mistillid til ledelsen. Herunder sygefraværssamtaler og tilbagevenden til arbejdspladsen 3. Flere af henvendelserne giver udtryk for, at de oplever mobning, chikane, vold og trusler på arbejdspladsen fra enten borgere, kollegaer eller ledelse 4. Organisationsændringer som gælder både for den fyringsramte og for de medarbejdere som ikke opsiges, eller medfører helt nye opgaver. 5. Vanskeligheder ved at håndtere faglige situationer. Vi ser tendensen indenfor daginstitutioner, folkeskoler og medarbejdere i specialfunktioner som giver udtryk for manglende supervision HR- udvikling og Sundhedscenteret har udarbejdet et handlingskatalog med forebyggende tiltag, som tager højde for evalueringsresultaterne. Følgende tiltag kan iværksættes indenfor den økonomiske ramme: Tiltag som kan højne på område 1: Forskning i stress viser, at visse typer af fysisk aktivitet og afspændingsteknikker bl.a. i naturen kan have en forebyggende effekt i forhold til stress. Sundhedscenteret vil iværksætte et intensivt forløb i Trivselshotline rettet mod medarbejdere, som er i risiko for at udvikle længevarende stress og medarbejdere, som er helt eller delvist tilbage på arbejdspladsen igen efter et sygefravær pga. stress. HR-udvikling vil i 2014 sætte fokus på at sprede viden i organisationen om, hvorledes stress håndteres organisatorisk og ikke kun individuelt. Tiltag som kan højne på område 2: Konflikthåndteringskurser udbydes fremover løbende på Planbook for ledere, og hvor der er særlig fokus på de svære samtaler, omsorgssamtalerne og tjenstlige samtaler. Tiltag som kan højne på område 3: Næstved Kommunes retningslinjer for mobning, chikane og vold på arbejdspladsen foreslås som tema i 2014 på MED-Hovedudvalget. Tiltag som kan højne på område 4: Næstved Kommunes drejebøger for organisationsændringer skal løbende opdateres (min. 1 x årligt). Ved omstruktureringen uddeles og gennemgås drejebøgerne med de respektive ledere. HRkonsulenter eller personalekonsulenterne drøfter indholdet i drejebøgerne med den pågældende leder. Der tages udgangspunkt i, hvad der med fordel kan gøres i den helt konkrete situation. Tiltag som kan højne på område 5: HR vil drøfte mulighederne for at højne og målrette supervision på de konkrete områder med de pædagogiske konsulenter på områderne. Økonomipåtegning Tiltag kan iværksættes indenfor den økonomiske ramme. Trivselshotline finansieres af HR- udviklingspuljen og Arbejdsmiljøpuljen. Side 6 af 8 sider

7 Påtegning om personalemæssige konsekvenser Trivselshotline er med til at få taget hånd om komplicerede problemstillinger på arbejdspladsen. I første omgang er tilbuddene målrettet en individuel løsning, men som efterfølgende medvirker til at styrke samarbejdet og trivslen på arbejdspladsen Bæredygtighed og Sundhedsmæssige konsekvenser Sundhed: Dårlig trivsel, stress, mobning, mobning, chikane, vold og andre belastende arbejdsmiljøforhold påvirker den mentale sundhed i negativ retning. Det er derfor afgørende at arbejde for at øge den samlede trivsel for medarbejderne. Supplerende bemærkninger Psykologydelserne igennem Trivselshotline var i foråret 2013 i Tilbudsindhentning. Tilbudsindhentningen gav en besparelse på 20 kr. pr. faktureret time. Bilag 9 Evalueringsrapport Trivselshotline Drøftelse 10. Den gode historie: Det er aftalt at der ved afslutning af hvert udvalgsmøde er mulighed for at ethvert medlem kan fortælle en succes-historie. Lad os tage udgangspunkt i, at der er 1000 gode historier for hver dårlig historie vi hører/fortæller! Fortællinger 11. Eventuelt til orientering Orientering 11.a Kontoret for Risikostyring, Arbejdsmiljø og HR er i gang med at indhente informationer fra alle MED-udvalgene i organisationen om status på handlingsplaner for sundhedsfremme, som skal aftales ifølge retningslinjen om sundhedsfremme. Der er givet en svarfrist på den 7. februar Status på handlingsplaner om sundhedsfremme indgår i arbejdet med en sundhedsstrategi Side 7 af 8 sider

8 Kommende sager: Drøftelse af temadag for MED-Hovedudvalget - brush-up på MED-aftalen og rammerne. Årlig arbejdsmiljødrøftelse herunder status på mål i arbejdsmiljøstrategien 2013 samt forslag til arbejdsmiljøstrategi Ændringer af MED- og arbejdsmiljøorganisering Tema om mobning, chikane, vold og trusler om vold Opfølgning på arbejdsmiljøkonferencen 7. nov Mødeplan 2014 Hvor andet ikke er nævnt holdes møderne torsdage kl februar 8. maj 26. juni (holdes kun hvis der er punkter til dagsordenen) 4. september 30. oktober (holdes kun hvis der er punkter til dagsorden) 6. november Heldagsarrangement, Arbejdsmiljøkonference 4. december Side 8 af 8 sider