ÅRSBERETNING 2011 (bemærkninger til årsnøgletal) Retten i Viborg

Transkript

1 ÅRSBERETNING 2011 (bemærkninger til årsnøgletal) Retten i Viborg - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2012

2 Strategi og planlægning God ressourceudnyttelse Fogedret Strafferet Civilret Skifteret Udviklende arbejdspladser Samarbejdsrelationer 2 1. Indledning kort præsentation af retten Retten i Viborg har netop fejret 5-års jubilæum i den retsbygning, som blev vores i forbindelse med retsreformen. Måske fordi vi meget hurtigt efter reformen kom i nye, tidssvarende bygninger, har det været let for de fire retter, som blev sammenlagt til Retten i Viborg, at finde en ny fælles kultur. Vi har de seneste år ligget meget stabilt på en tilgang af nye sager svarende til ca. 3,5 % af den samlede sagstilgang på landsplan. Det svarer til 8 dommere inklusive præsidenten. Derudover har vi i 2011 været 7 øvrige jurister og ca. 37 kontormedarbejdere og øvrige medarbejdere. Også 2011 har været et travlt år, hvor sagsbeholdningerne er faldet på alle områder, og produktiviteten er steget ganske meget. Det har krævet meget af medarbejderne, og vi er derfor stolte over, at rettens samlede produktivitet er steget fra en 14. plads i 2010 til en 3. plads i Resultater i 2011 Kort om DOMHUS-modellen DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker identificeres. Neden for gennemgås resultaterne for 2011 opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen. DOMHUSET RETSSIKKERHED UAFHÆNGIGHED En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE Driftsledelse og organisering Effektive Arbejdsprocesser EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMDØMME

3 3 Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) I 2011 har antallet af vægtede, afsluttede sager samlet stort set været som i Der har dog været en forskydning mellem sagsområderne, idet vi har afviklet færre straffesager (fordi beholdningen var faldet, og der ikke længere var brug for en ekstra indsats for denne sagstype). Derimod har vi afviklet flere civile sager og væsentligt flere fogedsager, medens antallet af afsluttede skiftesager har været uændret. Samlet set er aktiviteten steget samtidig med, at antallet af årsværk er faldet. Disse forhold er forklaringen på, at retten som nævnt indledningsvis har oplevet en betydelig stigning i produktiviteten (fra indeks 97,2 til 107,1, hvilket bringer os på en samlet 3. plads). Det er svært at pege nøjagtig på, hvad der har muliggjort dette, idet vi synes, at vi også i 2010 havde meget travlt. Vi tror, at den forbedrede produktivitet er en kombination af færre - men mere rutinerede personaleressourcer, at vi er kommet os over en drøj tid de foregående år med implementering af Ny Foged, og at alle afdelinger inklusive juristerne har gennemført leanforløb. Forskellene i produktivitetsindeks for jurister og kontormedarbejdere skal der efter vores opfattelse ikke lægges for stor vægt på, da det kan skyldes mange andre forhold end forskel på, hvor effektivt arbejdet afvikles. Hovedårsagen er formentlig primært, at rettens jurister inklusive dommerne selv udfører mange skriveopgaver, og i mindre omfang end forudsat i beregningsmodellen gør brug af sekretærer i retten eller til renskrivning af retsbøger, domme og kendelser. Brug af lydoptagelse i straffesager påvirker også balancen i opgaveløsningen mellem de to medarbejdergrupper. Ubemandet bitingsted: Også i 2011 har vi behandlet foged- og skiftesager samt haft åbent for notarforretninger 2 dage om ugen i Silkeborg og 1 eftermiddag om måneden i Skive. I Silkeborg har vi fået lokaler stillet til rådighed på Silkeborg Rådhus, og efter at også it-understøtningen har fået en tilfredsstillende løsning, fungerer vores tilstedeværelse i Silkeborg godt. Der er dog ingen tvivl om, at vi taber produktivitet ved at betjene et bitingsted, idet medarbejderne skal køre til og fra Silkeborg i arbejdstiden, ligesom det ikke er muligt at udnytte ventetid mellem sagerne lige så godt, som på hovedtingstedet. Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid) Straffesager: For domsmandssagerne er målopfyldelsen væsentligt forbedret i 2011, og vi ligger væsentligt over gennemsnittet for byretterne - men stadig en anelse under måltallet for domstolene. Således kunne 60% af domsmandssagerne gennemføres på under 3 måneder og knap 84 % på under 6 måneder. I 2011 har vi efter ønske fra anklagemyndigheden opereret med kvoter for brug af anklagere pr. retsdag, hvilket gør berammelsesprocessen vanskeligere end hidtil. Vi er dog i god og løbende dialog med anklagemyndigheden om dette. For straffesager uden domsmænd opfylder vi måltallene. Det samme er tilfældet for voldssagerne, hvor knap 68 % af sagerne blev gennemført på under 37 dage, og godt 82 % på under 60 dage. I forhold til 2010 er der tale om markante forbedringer. Årsagen er generelt mindre pres på straffesagerne efter nedbringelse af beholdningen, og central berammelse. Voldssagerne og andre hastesager berammes af en bestemt sekretær i samarbejde med forberedelsesdommeren.

4 4 Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for straffesager er faldet i 2011 for alle sagskategorier. Således er gennemsnittet for behandling af en domsmandssag faldet fra 152 til 110 dage, for sager uden domsmænd fra 90 til 59 dage og for tilståelsessager fra 118 til 100 dage. Navnlig for domsmandssager og tilståelsessager bør tallet dog kunne forbedres også i Civile sager: For de civile sager er billedet mere blandet. Vi har i 2011 haft særlig fokus på ægteskabssager og forældreansvarssager, og det kan aflæses i tallene. Således er målopfyldelsen for ægteskabssager steget fra knap 40 % til 58,5 % på under 4 måneder og fra godt 58% til knap 74 % i andel sager gennemført på under 6 måneder. Tilsvarende er forældreansvarssagernes målopfyldelse steget fra knap 33% under 6 måneder i 2010 til knap 60% under 6 måneder i 2011, hvilket svarer til måltallet for domstolene. Også når alle almindelige civile sager ses under et, er der sket forbedring af målopfyldelsen. Men hvis man ser isoleret på tunge almindelige civile sager, er målopfyldelsen faldet fra knap 67% i 2010 til knap 54% i Dette er dels et resultat af den prioritering, der er foretaget mellem de enkelte sagstyper, dels forventeligt i en periode, hvor antallet af afsluttede civile sager samlet er steget. De afsluttede sager indeholder fortsat mange gamle sager, hvilket præger gennemløbstiden. Vi har en forventning om, at gennemløbstiden for de civile sager samlet set vil kunne forbedres i 2012, og det viser tallene for 1. kvartal 2012 da også. Fogedsager, betalingspåkrav og tvangsauktioner: Målopfyldelsen for almindelige fogedsager er steget i forhold til 2010, både i forhold til antal sager gennemført inden 2 måneder (fra 47,5% til 52,1%) og i forhold til sager gennemført inden 4 måneder (fra 86,9% til 87,3%). Navnlig tallet for gennemført inden 2 måneder skal dog forbedres, og de to tal er da også for 1. kvartal 2012 oppe på 74% (for gennemført under 2 måneder) og knap 97% for gennemført inden 6 måneder. Vi regner med at kunne bevare disse niveauer for målopfyldelse i fogedsager i hele Tallene for betalingspåkrav har de seneste år ligget flot, og også i år er målopfyldelsen helt i top. Godt 67% inden 2 måneder og knap 94% inden 4 måneder, hvilket er væsentligt over landsgennemsnittet. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid for tvangsauktioner er steget fra 102 til 119 dage, hvilket formentlig navnlig skyldes et større antal 2. auktioner, idet den samlede beholdning af tvangsauktionssager er faldet. Gennemløbstiderne for de almindelige fogedsager er faldet lidt i 2011 (fra 75 til 70 dage), men også her forventer vi væsentlige forbedringer i Gennemløbstiden for betalingspåkrav var i 2011 på 56 dage, og det tal kan nok ikke komme væsentligt længere ned. Insolvenssager: Beholdningen af insolvenssager er faldet i 2011 i forhold til 2010 (fra 872 sager i 2010 til 698 i 2011), men vi har fortsat en overbeholdning i forhold til før reformen. Dette er begrundet i den økonomiske udvikling, men skifteafdelingen har i 2012 fokus på processtyringen overfor kuratorerne. Dødsbosager:

5 5 Antallet af modtagne og afsluttede dødsbosager ligger stabilt på ca sager om året. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid er faldet for både boudlæg og uskiftet bo (de boer, hvor retten har indflydelse på gennemløbstiden), men steget lidt for de privatskiftede boer (som retten ikke har indflydelse på). Der er i 2011 antaget faste bobestyrere, og også her er der fokus på at nedbringe sagsbehandlingstiden. Resultat 3: Faglig kvalitet Retten har mange løbende kvalitetsprojekter, og disse har naturligvis været fortsat i Det drejer sig om: Feed-back mellem dommere og anklagere: Projektet er gennemført sammen med de 2 øvrige retskredse i politikredsen, og går ud på, at dommer (eller øvrig jurist) og anklager i de konkrete sager efter sagen sætter sig sammen og taler om forløbet. Ikke om det rigtige eller forkerte i selve afgørelsen, men om generelle forhold som fx objektivitet og spørgemetode. Ordningen er evalueret i begyndelsen af 2011, hvor der var enighed om at fortsætte efter en mere fleksibel model. I 2011 har der været 2 evalueringsperioder på hver 4 uger, hvor alle jurister har udvalgt 3 sager i hver periode til evaluering. Ordningen fortsætter i Fælles lean-projekt mellem retterne i Holstebro, Herning og Viborg samt anklagemyndigheden i Midtog Vestjyllands Politi: Projektet påbegyndt i november 2010 og drøftet på en temadag i januar I forløbet deltager leankonsulenter fra domstolene og politiet. Projektet, der er døbt Den gode domsmandssag, skal foreløbig indeholde en vurdering af arbejdsprocesserne internt i organisationen og i samarbejdet med de øvrige deltagere i hele forløbet fra der rejses tiltale til der afsiges dom. Projektet styres af leankonsulenter fra domstolene og politiet, og skal evalueres i maj Feedback til retsformand i 3-dommersager og nævningesager: Efter hver sag af denne type giver de øvrige dommere feedback til retsformanden om afviklingen af sagen og retsledelsen. Samtalen er fortrolig og bliver mellem deltagerne. Undervisning i AMU-regi: I 2011 har vi afviklet kurser med titlen Skriv og bliv forstået, og for alle kontormedarbejdere har der været afholdt et forløb på samlet 3 dage (heraf 2 dage ud af huset) med titlen Trivsel og motivation. I dette kursus deltog tillige alle funktionschefer og præsidenten. Faglige temadage/juristmøder: Ca. 5 gange om året mødes juristgruppen til heldagsmøde med fagligt emne, gerne med ekstern deltagelse. Tilrettelæggelse af dagen går lidt på skift blandt juristerne. Eksempler på emner: Behandling af erstatningskrav, gennemgang af politiets hastighedsmålingsudstyr, besøg i Tinglysningsretten, møde med Statsadvokaten og møde med lederen af Kriminalforsorgen. En gang om året tager juristgruppen på et 1½ dags arrangement i spejderhytte, hvor der både er faglige og sociale aktiviteter. Fælles temadage med anklagemyndigheden og retterne i politikredsen:

6 6 Afholdes 1 gang om året med faglige emner. Første gang var i januar 2010, hvor projektet Feedback mellem dommere og anklagere blev aftalt. Næste gang var januar 2011 med workshops om Specialisering/generalisering, Den gode dommer og den gode anklager og Anvendelse af straksdomme og u-domme. Intern undervisning: Undervisning for interesserede i faglige emner som fx citering af forstraffe, forkyndelse i udlandet, fri proces, forberedelse af domskoncepter, behandling af erstatningskrav i straffesager m.v. Undervisningen forestås af dommerne eller jurister i specialafdelingerne, der byder ind med emner, ligesom retssekretærer og andre administrative medarbejdere kan foreslå emner. Kollegadage kan bookes til at dyrke særlige emner/overvære særlige sagstyper. Dagene sættes ikke ind i kalenderen på forhånd, men bookes individuelt af den enkelte (2-3 halve dage pr. jurist pr. år). Derudover kan juristerne efter ønske overvære retsmægling. Fælles lederkurser: Lederkurser fælles med retterne i Hjørring og Holstebro er fortsat i efteråret 2011, hvor ledergrupperne var samlet 2½ dag i Nordjylland. Oplægsholdere mv. hentes internt i domstolene, og kurserne faciliteres af konsulent. Vi sammensætter selv programmet, og efter 3 kursusforløb har de tre retters ledergrupper opnået et tillidsforhold til hinanden, som gør det muligt at arbejde på tværs også med den enkelte leders personlige fokusområder. Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Vi afholdt i november 2011 et Åbent-Hus arrangement, hvor vi bl.a. gennemførte retsspil bygget over rigtige retssager og med rigtige dommere, anklagere og advokater. Der var stor tilslutning til disse aktiviteter, og vi fik megen hjælp og opbakning fra lokale anklagere, advokater og kriminalforsorg. Advokaterne havde arrangeret stande i forhallen, bl.a. havde bobestyrerne en velbesøgt stand. Det samme havde Kriminalforsorgen og Anklagemyndigheden. Vi afholder faste, årlige møder med advokaterne i retskredsen, kommunerne, bobestyrerne, bedemændene og journalisterne, ligesom vi har forskellige fora til samarbejdet med anklagemyndigheden. Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Ved trivselsundersøgelsen i 2010 lå vi på Top 5 eller over på de udvalgte målepunkter, og der er ingen grund til at tro, at trivslen i 2011 skulle ligge på et lavere niveau. Vi har mange fælles aktiviteter bl.a. fælles morgensang hver måned, mulighed for fælles, ugentlig gymnastik i nyindrettet motionsrum, Frokost på Tværs og personalefester. I foråret 2011 blev tillige afholdt AMU-kurset Trivsel og motivation for alle kontormedarbejdere m.v. og funktionschefer. HR-nøgletal: I 2011 faldt årsværksforbruget samlet med knap 4 årsværk (hvilket korresponderer med et fald i lønsumsforbruget på ca. 2 mio). Dette afspejles også i personaleomsætningen, som steg fra 4,6% til

7 7 10,2 %. Det gennemsnitlige sygefravær faldt fra 8,6 dage pr. medarbejder i 2010 til 7,0 pr. medarbejder i 2011, hvilket er meget glædeligt og betydeligt under landsgennemsnittet. Der er primært tale om et fald i langtidssygedage, idet tallet for korttidssygefravær aldrig har været højt ved retten. Desuden kan nævnes, at andelen af årsværk til administration (herunder kasse, vagt m.v.) er faldet fra 20,2 til 18,7, hvilket naturligvis også er positivt, idet der dermed er flere ressourcer til rådighed for sagsområderne. Det er netop besluttet i 2012 i forbindelse med stillingsledighed at reducere ledergruppen fra 10 til 9, det vil sige ud over præsident og administrationschef en dommer, tre afdelingsledere og tre funktionschefer. Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Som nævnt har vi et fast årligt møde med de medier, som kommer i retten jævnligt. Samarbejdet er helt gnidningsfrit, men vi har heller ikke en sagsportefølje, som medfører mange højt-profilerede eller sikkerhedsmæssigt komplicerede sager. Vi skrev i 2011 til alle retskredsens ungdomsuddannelser og fortalte om muligheden for enten at overvære retssager eller for at rettens medarbejdere kom på besøg på institutionen med henblik på en generel orientering om domstolenes virke. Forbavsende nok har der ikke været nogen særlig respons på dette initiativ. 3. Udviklingsaktiviteter i 2012 Som nævnt er de allerfleste af vores kvalitetsprojekter løbende, det vil sige gentages hvert år. Dette vil også blive tilfældet i der kan derfor henvises til gennemgangen under resultat Faglig Kvalitet. Derudover har vi afholdt/planlagt følgende i 2012: I februar 2012 var emnet for den fælles temadag med anklagemyndigheden dels foredrag om ADHD i relation til unge kriminelle, dels workshop om udvalgte sager. I maj 2012 afholder vores SAMU (samarbejdsudvalg) et fælles heldagsmøde om arbejdsmiljøarbejdet med tre andre byretter og landsretten. I 2012 færdiggøres de sidste leanforløb (retsafdelingen, Den gode Domsmandssag og skifterettens insolvenssager), og så har alle afdelinger og alle arbejdsprocesser været gennemgået med domstolenes leankonsulenter ( ). Det har været en meget givende proces, og der findes næppe medarbejdere, som betvivler udbyttet af jævnligt at se kritisk på sagsgangene. På vores 5 års jubilæumsdag i marts 2012 (5 år for indflytningen i ny bygning), havde vi inviteret konsulent Michael Nørager, som fortalte om motivation for den enkelte på en både underholdende og tankevækkende måde (og så holdt vi et brag af en jubilæumsfest). Derudover deltager vi i domstolenes fælles Værdi- og målprojekt, hvor vi havde en temadag den 24. februar 2012.