REGION HOVEDSTADEN. Regionsrådets møde den 6. marts Sag nr. Emne: bilag

Transkript

1 REGION HOVEDSTADEN Regionsrådets møde den 6. marts 2012 Sag nr. Emne: bilag

2 Kommunikationsregnskab mål og måling Bilag 1a Kommunikationsregnskab Kommunikationsregnskabet skal opstille en række mål indenfor regionens vedtagne politikker og strategier, bl.a. vedr. kendskabet til de tværgående udviklingsstrategier, Hospitals- og Psykiatriplan 2020 (HOPP2020), sundhedsforskning og regional udvikling. Kommunikationsregnskabet vil blive udformet i samarbejde med regionens hospitaler og virksomheder, da målingerne skal omfatte hele regionens kommunikationsindsats. Kommunikationsregnskabet forelægges regionsrådet. Patienter LUP-målingerne kan anvendes som en del af effektmålingen af patientkommunikationen. Borgere Det seneste borgersurvey er fra 2009 og fortæller om borgernes kendskab til regionen. Særligt blandt kvinder og i de ældre generationer er interessen stor for sundhedspolitik og sundhedsrelaterede emner. Egne erfaringer og erfaringer fra pårørende præger indtrykket. Det er tanken at gentage borgersurvey i Medarbejdere Blandt medarbejderne måles der løbende på trivsel, arbejdsmiljø og på kommunikation. Fremadrettet skal 80 pct. af medarbejderne føle sig velinformerede af deres nærmeste leder og 80 pct. af regionens ledere kende til regionens kommunikations- og pressepolitik inden udgangen af For at blive bedre til at lære af de bedste blandt vores egne virksomheder, foreslås det at sætte en benchmark op i 2012 på kommunikation til patienter eller den interne kommunikation. Desuden skal medarbejderne kende regionens relevante overordnede strategier såsom HOPP2020, Den grønne metropol og Helhed i sundhed. Politikere Som en del af kommunikationsregnskabet vil regionsrådet blive bedt om at vurdere om vi lykkes med de kommunikationsmæssige mål, som vi sætter os. Idéen er at afstemme forventning. Samtidig er det tanken at kommunikative mål og kommunikationsarbejdet skal stå klarere. Interessenter medier og meningsdannere For at styrke den eksterne kommunikation skal kommunikationsregnskabet måle vores interessentkommunikation: Kender vores interessenter Region Hovedstaden på de temaer, vi gerne vil kendes på? Slettet: Der er blandt borgerne bred enighed om, at medierne tegner et for negativt billede af sundhedsvæsenet og at medierne kun i mindre er grad med til at præge holdningen til sundhedsvæsenet, mens e Slettet: står stærkere Slettet: 6 Slettet: : Kender Slettet:? Slettet: blive tydeligere, så ikke blot Slettet:, men Slettet: så det forudgående Slettet: r

3 Pressepolitik for Region Hovedstaden Revideret udgave af 29. februar 2012 Slettet: 21 Pressen er en vigtig samarbejdspartner, derfor ønsker vi: At bidrage til en fair og faktuel fremstilling af vores opgaver, vilkår og resultater Vi vil være åbne, saglige og kompetente og skabe et ordentligt grundlag for demokratisk deltagelse i udviklingen af regionen og i den offentlige debat. Vi vil også søge at være på forkant og proaktive i pressearbejdet, så vi selv er med til at sætte en dagsorden. Det betyder, at vi alle medarbejdere som ledere er engagerede og aktive i arbejdet med at fortælle de gode historier. Vi går i dialog med pressen om relevante sager og sætter gerne selv temaer til debat, holder konferencer, arbejder med inddragelse af borgere og patienter, møder omgivelser - og tager kontakt til pressen. Slettet: og Slettet: sætter I Region Hovedstaden er kommunikation en del af opgavevaretagelsen og opgaven er ikke løst, før der også er taget stilling til kommunikationsaspektet - herunder spørgsmålet om pressekontakt. Det er afgørende i samspillet med pressen, at vi er tilgængelige og imødekommende. Det gælder både i forhold til at finde fakta og hjælpe relevante talspersoner på vej i kommunikationsarbejdet. Vi kommunikerer aktivt, klart og fyldestgørende og også i sager, der kan være komplicerede, måske svære at håndtere eller rummer negative vinkler. Vi besvarer journalisters spørgsmål positivt og sobert. Vi retter faktuelt forkerte oplysninger og tilbyder relevante, alternative vinkler. Ansvar I Danmark har vi alle en grundlovssikret ret til at ytre os. Det betyder blandt andet, at man som medarbejdere har ret til at udtale sig på egne vegne i pressen, men også at det skal være klart, hvornår man udtaler sig som privatperson og hvornår man udtaler sig på regionens vegne. Vi ser det som en del af et godt kollegialt fællesskab, at man orienterer såvel kolleger som leder, og når det er relevant tillidsmandssystemet om kontakter med pressen. Tanken er, at relevante omgivelser får mulighed for at kende og forholde sig til medarbejdernes holdninger. Det er altid op til den enkelte medarbejder om han eller hun ønsker at optræde i artikler, udsendelser eller på billeder. Medarbejderne i Region Hovedstaden kan derfor frabede sig at deltage. 1 Slettet:, Slettet: vi Slettet: alle Slettet: må Slettet:, Slettet: Slettet: det er på egne eller Slettet: bør orientere vores nærmeste leder Slettet: Slettet: kontakten Slettet: ledelsen skal kende Slettet: ens Slettet: og vide, hvordan pressen interesserer sig for os. Tippet kan give lederen en chance for at reagere. Slettet: dog Slettet: Det er op til den enkelte, hvorvidt han eller hun ønsker at optræde i artikler, udsendelser eller på billeder.

4 Vi har brug for moderne ledere, som på den ene side kan og vil stå på mål for egne ideer, og på den anden side også kan og vil følge rammer og politikker og kan forvalte den balance på ordentlig vis. Regionens ledere forventes at kunne formidle visionerne i arbejdet, den store historie, være på forkant og have et aktivt forhold til kommunikation til medarbejdere, til omgivelserne og til pressen. Ligesom lederen forventes at svare på henvendelser, der vedrører eget ansvarsområde. Slettet: både Slettet: og Lederen er synlig, nærværende og til rådighed. Dialogen med medarbejdere, patienter og øvrig omverden er en forudsætning for god opgaveløsning. Lederen er en god formidler og indtænker kommunikation i alle beslutninger. Lederen er åben også når det gælder konflikter. Selvom vi gerne betjener pressen, er det vigtigste hensyn stadig patienter og det betyder, at vi har et hensyn til patienter, når pressen arbejder på vores område. I større sager der eksempelvis involverer flere hospitaler eller virksomheder bør man kontakte sin nærmeste ledelse, der herefter vurderer, hvem der skal orienteres. Normalt vil det være oplagt at kontakte hospitalsdirektionen, kommunikationsafdelingen og Region Hovedstadens pressesekretariat, der vurderer og evt. sikrer en orientering af koncerndirektionen og det politiske niveau. Ensartet og god service Vi anerkender journalisters arbejdsbetingelser og krav om hurtige svar. Det betyder, at journalistiske henvendelser prioriteres højt i det daglige arbejde. Vi giver alle journalister en god service, når de henvender sig. Offensiv pressekontakt Pressesekretariatet kan inddrages, hvis man eksempelvis vil udsende en pressemeddelelse, tage direkte kontakt til en journalist eller invitere journalister til et arrangement, en konference, briefing eller lignende. Det er en god idé, at kontakten etableres så tidligt som overhovedet muligt. Pressesekretariatet har ofte overblik over, hvilke journalister og medier, der interesserer sig for bestemte emner. Debatindlæg Regionens forskellige virksomheder forventes, at kan tage initiativ til indlæg, kronikker eller kommentarer i aviser og fagblade, med henblik på at formidle, de mange gode historier organisationen rummer. Det kan være en god idé at kontakte kommunikationsafdelingen på hospitalet eller virksomheden for sparring om målgrupper, medier og timing - og i hvilken form og længde indlægget skrives. Slettet: når der er en anledning til det. 2

5 Pressesekretariatet på regionsgården såvel som hospitalernes kommunikationsrådgivere følger, rådgiver om og koordinerer pressehåndteringen i samarbejde. Regionens pressepolitik er tænkt som regionsrådets retningslinje til ansatte i Region Hovedstaden og den danner grundlag for, at Region Hovedstaden kan sætte dagsordenen for emner, der er afgørende for regionens opgaver og virke. Medarbejdere og ledere kan bruge hospitalets kommunikationsafdeling og/eller regionens pressesekretariat til: Rådgivning i pressespørgsmål, Kontakt til medierne, Ad hoc medietræning i konkrete sager, Udarbejdelse af pressestrategier og planer, Produktion, tilretning og udsendelse af pressemeddelelser og debatindlæg, Tilrettelæggelse af pressemøder/briefinger, Medieovervågning, Søgning i mediedatabaser. Regionsrådet Regionsrådet er ikke blot en retningsgiver, men regionsrådets medlemmer er selv hver især ambassadører. Når nye udvalg i regionsrådet træder sammen, eller når et nyt regionsråd er valgt, leverer regionens kommunikations- og presseafdeling en kursuspakke, der skal hjælpe på vej. Pressemeddelelse fra udvalget Når vi sender en pressemeddelelse fra Region Hovedstaden, skal det være tydeligt ikke blot hvem, der kan kontaktes, men også hvilke udvalgsdeltagere, der har været med til at arbejde med sagen. Derfor sætter vi en fast tekst på bunden af alle udvalgspressemeddelelser, så læsere kan identificere og finde vores politikere og udvalg. Mødedagsorden Vi sætter kommunikation på regionsrådets dagsorden, så alle af dagsordenen kan se hvem, der tænkes informeret og hvilke sager, der udsendes en pressemeddelelse på. Nyhedsbrev Det kan være vanskeligt at bevare overblikket i mange sager, og derfor sætter vi et faktabaseret nyhedsbrev i søen med henblik på at sørge for, at regionsrådets politikere føler sig velorienteret om aktuelle begivenheder i medierne. 3

6 Til: Regionsrådet Koncern Sekretariat og Kommunikation Politisk Sekretariat Kongens Vænge Hillerød Telefon Fax Web CVR/SE-nr: Journal nr.: Ref.: Frits Ripperger Dato: 2. marts 2012 Offentliggørelse af politikerspørgsmål på hjemmesiden håndtering af personfølsomme data mv. (sondring imellem åbne og lukkede spørgsmål/svar) Baggrund Forretningsudvalget anbefalede på sit møde den 28. februar 2012 et forslag om offentliggørelse af politikerspørgsmål og -svar på Region Hovedstadens hjemmeside med det forbehold, at der forud for offentliggørelse af spørgsmål/svar udarbejdes et notat om, hvordan der af hensyn til bl.a. personfølsomme data mv. skelnes mellem åbne og lukkede spørgsmål/svar. Politikerspørgsmål I Region Hovedstaden er der - for at kunne give rådets medlemmer en hurtig og præcis besvarelse af de spørgsmål om regionens anliggender, som medlemmerne måtte have etableret en ordning med Politikerspørgsmål, hvorefter alle regionsrådsmedlemmer har mulighed for at indsende spørgsmål til koncerndirektionen. Spørgsmålene besvares hurtigst muligt og i de fleste tilfælde inden for 14 dage. Spørgsmål/svarinstituttet er en blandt flere muligheder for regionsrådets medlemmer for at få information om regionens forhold, jf. vedlagte notat. Spørgsmål med tilhørende svar sendes, når svaret foreligger, via mail til spørgeren med kopi til regionsrådets øvrige medlemmer. Modtagne spørgsmål lægges på Politikerportalen, hvor svaret også lægges, når det foreligger. Spørgsmål og svar renses forinden for personfølsomme data mv. Modtagne spørgsmål og svaret, når det foreligger, sendes endvidere pr. mail til medlemmerne. Fremtidig procedure En offentliggørelse på regionens hjemmeside af politikerspørgsmål og besvarelser må i givet fald ske med de begrænsninger, der følger af reglerne om

7 2 tavshedspligt. Der tænkes her på fx helbredsoplysninger om konkrete patienter, kontraktsforhold mv. Den vurdering, der skal anlægges kan sammenlignes med vurderingen ved offentliggørelsen på hjemmesiden af forretningsudvalgets og regionsrådets dagsordener. Til sikring af, at personfølsomme data mv. ikke offentliggøres vil administrationen derfor fremover følge følgende procedure: 1. Når administrationen har modtaget et politikerspørgsmål, tages der stilling til, om spørgsmålet - og det senere svar - kan offentliggøres. Udgangspunktet er, at både spørgsmål og svar offentliggøres i deres helhed. Såfremt enten spørgsmål eller svar eller begge dele indeholder personfølsomme data eller andre fortrolige oplysninger, sker offentliggørelsen på regionens hjemmeside i redigeret form. 2. På tilsvarende måde vil det blive sikret, at fortrolige oplysninger enten som hidtil fjernes eller markeres som fortrolige ved fremsendelse af svar til spørgeren og ved fremsendelse af spørgsmål og svar til regionsrådets øvrige medlemmer. Fra Politikerportalen linkes til den redigerede version, som er offentliggjort på hjemmesiden. Side 2

8 Til: Regionsrådets medlemmer Koncern Sekretariat og Kommunikation Politisk sekretariat Kongens Vænge Hillerød Telefon Direkte Fax Web CVR/SE-nr: Dato: 2. marts 2012 Regionsrådsmedlemmers adgang til oplysninger Der er spurgt til gældende regler for regionsrådsmedlemmers muligheder for at få oplysninger om regionens forhold, herunder oplysninger om fortrolige forhold. 9 retten til sagsindsigt Ethvert medlem af regionsrådet har efter den kommunale styrelseslovs 9, som i henhold til regionslovens 12 også gælder for regioner, ret til som led i varetagelsen af sit hverv at gennemse sagsmateriale, som i endelig form foreligger i regionens administration. Anmodningen rettes til regionsrådets formand. Regionsrådet kan fastsætte nærmere retningslinjer for udøvelsen af sagsindsigten. Retten til sagsindsigt gælder alle dokumenter, der foreligger i endelig form, men giver ikke adgang til at kræve nye oplysninger tilvejebragt. Retten til sagsindsigt kan som hovedregel ikke begrænses under henvisning til, at der er tale om fortrolige oplysninger. Hvor der i anden lovgivning er fastsat særlige fortrolighedsregler, kan retten til sagsindsigt dog vige for disse. Som eksempel kan nævnes, at et medlem, der ønsker sagsindsigt i journaloplysninger om enkeltpersoners helbredsforhold, kun kan få dette med samtykke fra den pågældende patient, jf. sundhedslovens bestemmelser om patienters retsstilling. RR- spørgsmål spørgsmål fra regionsrådets medlemmer Siden 2007 har der været etableret en ordning med politikerspørgsmål, hvorefter regionsrådets medlemmer skriftligt kan rette spørgsmål vedrørende regionens forhold til koncerndirektionen med henblik på en administrativ besvarelse. Forretningsudvalget har den 17. maj 2011 i forbindelse med behandling af Lundgaardanalysen om den politiske betjening besluttet følgende retningslinjer for ordningen: spørgsmål skal vedrøre regionens opgaveområde, og besvarelse

9 gives kortfattet og faktuelt. Der indføres en svarfrist på 14 dage, som undtagelsesvis kan fraviges ved mere omfattende høring i organisationen. Dagsordener Regionsrådets medlemmer modtager dagsorden med bilag til forretningsudvalgets møder med henblik på, at alle rådets medlemmer har det samme informationsniveau og beslutningsgrundlag, idet de sager, som skal afgøres af regionsrådet, forelægges for regionsrådet i samme form som for forretningsudvalget, blot uden bilag. I det omfang, det af bilagsfortegnelsen fremgår, at enkelte bilag ikke har været vedlagt dagsordenen, typisk på grund af deres størrelse, kan medlemmerne rekvirere bilaget i sekretariatet. Retten til at få en sag på dagsordenen i henhold til forretningsordenen I henhold til forretningsorden for forretningsudvalget og regionsrådet har medlemmerne mulighed for at få en sag sat på dagsordenen til det førstkommende møde, når der anmodes herom senest 8 dage før mødet. Når sagen sættes på dagsordenen vil den efter regionens sædvanlige praksis, udover en gengivelse af medlemmets forslag, tillige indeholde en redegørelse fra administrationen om de stillede spørgsmål. 11 retten til at indbringe spørgsmål for regionsrådet Ethvert medlem af regionsrådet kan efter den kommunale styrelseslovs 11, som i henhold til regionslovens 12 også gælder for regioner, indbringe ethvert spørgsmål om regionens anliggender for regionsrådet og fremsætte forslag til beslutninger herom. Denne bestemmelse giver således det enkelte medlem mulighed for at dagsordenssætte alle spørgsmål vedrørende regionens forhold. Når sagen sættes på dagsordenen vil den ifølge regionens sædvanlige praksis indeholde en redegørelse fra administrationen om de rejste spørgsmål enten på basis af eksisterende oplysninger eller efter indhentning af nye eller supplerende oplysninger og en indstilling fra regionsrådets formand. Politikerportalen Politikerportalen er en genvej for rådets medlemmer til dagsordener for møder i regionsrådet, forretningsudvalget og i de særlige udvalg. Portalen rummer herudover praktiske oplysninger i form af adresselister, kalender mv. og herudover lægges en række informationer i form af aktuelle orienteringer om spørgsmål af almindelig interesse på portalen. Endelig lægges der på portalen information om de indberetninger til andre myndigheder, som regionen løbende indsender administrativt og orientering om andre forhold, som er udsendt pr. mail til rådets medlemmer som aktuel orientering. Budgetspørgsmål I budgetlægningsperioden kan medlemmerne i henhold til den af forretningsudvalget godkendte budgetprocedure stille spørgsmål vedrørende budgetforslaget og dets forudsætninger. Spørgsmålene besvares, således at spørgsmål og Side 2

10 svar kan indgå i medlemmernes forberedelse af 2. behandlingen af budgettet. Budgetspørgsmål og svar lægges på Politikerportalen og offentliggøres på regionens hjemmeside. Medlemmerne kan tillige i henhold til budgetproceduren rette henvendelse til koncerndirektionen og få teknisk bistand til fremsættelse af ændringsforslag. Mundtlige spørgsmål fra medlemmerne Som nævnt ovenfor indeholder loven bestemmelser om, at regionsrådet kan beslutte hvorvidt og på hvilken måde medlemmerne kan forlange, at der til brug for behandlingen af sagerne tilvejebringes oplysninger eller ydes teknisk bistand fra administrationen. Uden at der er truffet nogen regionsrådsbeslutning herom er det praksis, at medlemmerne af forretningsudvalget og medlemmerne af de særlige udvalg kan stille mundtlige spørgsmål under møder i udvalgene, som enten besvares på mødet, besvares på næste møde eller besvares ved at der eventuelt sammen med beslutninger eller konklusioner sendes et notat til medlemmerne med svar på de stillede spørgsmål. Medlemmerne har herudover mulighed for ved personlig eller telefonisk henvendelse til regionsrådsformanden eller koncerndirektionen at stille spørgsmål vedrørende regionens virksomhed. Hvis spørgsmålet ikke kan besvares med det samme vil medlemmet normalt blive henvist til at rejse spørgsmålet som et regionsrådsspørgsmål. Endelig indeholder regionens hjemmeside information om en lang række af regionens forhold og virksomheder, ligesom centrale dokumenter og planer som budgettet og hospitals- og psykiatriplaner er tilgængelige på hjemmesiden. Side 3