Udgave: DOFO Del 4.Doc

Transkript

1 Del 4 Søgefunktioner & genveje Udgave: DOFO Del 4.Doc

2 Nedenfor beskrives søgefunktioner og genveje i DOFO, men udover dette så findes der et genvejsark, der kan benyttes i det daglige. Det kan hentes fra Online-hjælpefunktionen i DOFO. 4.1 Generelle genveje i DOFO Ctrl + bogstav: Ny Ctrl+ et bogstav anvendes generelt til ny oprettelse af person, tilmelding etc. I menupunktet Ny ses de fleste. Der er dog to vigtige funktioner, der også benytter Ctrl. Ctrl + S Gemmer det aktuelle faneblod/det indtastede Ctrl + L Lukker faneblad F3 Flytter markøren til holdnummerfeltet i menulinjen. Her indtastes holdnummeret med Enter åbnes holdet DOF og NETOP 2008 Side 4-2

3 Datoindtastning Indtastning af datoer og klokkeslet skal sker typisk mange gange i løbet af en arbejdsdag. Spar tid her ved at gøre det så enkelt som muligt. Bruger du musen og den indbyggede kalender, så kan du måske spare lidt tid ved nedenstående genveje. Tast dato og tryk på tab (ex.) Resultat Bemærkning Datoen efterfølges af det aktuelle år Tast tidspunkt og tryk på TAB (ex.) Resultat Bemærkning :15 Standardåbning - dags dato er valgt. Klik på < eller > for at gå en måned frem eller tilbage Klik på årstal for at skifte år Klik på måned for at vælge måned DOF og NETOP 2008 Side 4-3

4 4.2 Menuen Find Find tilmelding (Ctrl+Shift+T) Søgefunktionen anvendes til at finde tilmeldinger med detaljerede oplysninger om personen, tilmeldingen, betalingen og holdet. Standard tilmeldingsudskrift (søgeresultatet) Mødekort Find deltager (Ctrl+Shift+D) Anvendes til at finde en eller flere deltagere med oplysninger om deltagerens stamdata, debitorkonto og eventuelle valg i forhold til SMS, . Søgeresultatet indeholder ingen oplysninger om det eller de hold en deltager er eller har været tilmeldt. En deltager vises således kun én gang i søgeresultatet uanset, hvor mange gange vedkommende er eller har været tilmeldt. Standard deltager udskrift (søgeresultatet) DOF og NETOP 2008 Side 4-4

5 Deltagerlabels (kontakt supporten, hvis den type label, du anvender, ikke findes) Særligt: Find deltager kan med fordel anvendes, hvis der ønskes en udsendelses af breve eller mail til alle deltagere f.eks. fra en bestemt tilmeldingsdato og eller i bestemte områder. Find person (Ctrl+Shift+P) Alle, der oprettes i DOFO, bliver oprettet som person. Oprettes en underviser vil vedkommende blive oprettet som person og på samme måde med deltager, foreningsmedlem o.a. så de alle også oprettet som person. Kan du eksempelvis ikke finde en deltager ved søgning i Find deltager, så kan du prøve at foretage søgningen i Find person. Standard person udskrift (søgeresultatet) Labels (kontakt supporten, hvis den type label, du anvender, ikke findes) Find underviser (Ctrl+Shift+U) Anvendes til søgning af undervisere og visning af oversigt over undervisere. Søgeresultatet indeholder ikke oplysninger om de hold en underviser har eller har haft. Standard underviser udskrift (søgeresultatet) Labels (kontakt supporten, hvis den type label, du anvender, ikke findes) Find hold (Ctrl+Shift+H) En af de mest brugte og mest omfattende søgefunktioner i DOFO. Søgeresultatet indeholder oplysninger om holdet, underviser(e), deltagere og mødegange. Standard holdudskrift (søgeresultatet) Deltagerliste Ansættelsesbrev Find holdliste (Ctrl+Shift+L) Viser tilmeldinger på et eller flere hold, og det er denne udskrift, der skal anvendes i forbindelse med indberetninger af pensionister, efterlønsmodtagere m.fl. (APEH-lister) samt ved udskrift af udenbysdeltagerlister. Standard holdliste (søgeresultat) APEH-lister Udenbysdeltagerliste DOF og NETOP 2008 Side 4-5

6 Særligt vedr. APEH-lister og udenbysdeltagerlister. Ved udskrivning af disse to lister er der tilføjes et ekstra kriterievindue, der giver mulighed for at afgrænse udskriften til bestemte deltagertyper i bestemte kommuner. I vinduet vises alle de kommuner, hvorfra der kommer deltagere i det søgeresultatet der vises i gridden. Det er dog vigtigt at markere alle de deltagere i søgeresultatet, der ønskes medtaget i udskriften. Find holdforslag (Ctrl+Shift+W) Viser forslag til nye hold, der sendes fra undervisere via UnderviserNet. På baggrund af forslag kan hold oprettes fra dette søgeresultat. Standard holdforslag udskrift (søgeresultatet) Find foreningsmedlemmer (Ctrl+Shift+F) Viser foreningsmedlemmer oprettet i foreninger i DOFO. Er der flere foreninger på skolen og ønskes en gruppering på de enkelte foreninger, så trækkes kolonnen op i grupperingsfelter. Læs mere om gruppering i afsnittet Gruppering i 6-Lister og udskrifter. Standard foreningsmedlemmer udskrift Labels Find indbetalingskort (Ctrl+Shift+G) Viser alle oprettede indbetalingskort i DOFO. Der kan bl.a. søges på udskrevne og ikke udskrevne. Anvendes primært til udskrifter af indbetalingskort, men der kan også sendes kodelinje (til netbank) eller et betalingslink (til Dankort) DOF og NETOP 2008 Side 4-6

7 Standard indbetalingsudskrift (søgeresultatet) FIK 752 A4 (multi) FIK 752 A4 (multi, rykker) FIK 752 A4 FIK 752 A4 (rykker) FIK 7532 FIK 7532 (rykker) FIK 7532 Fortrykt FIK 7532 Fortrykt (rykker) Type 01 Fortrykt Type 01 Fortrykt Rykker Type 04 Fortrykt Type 04 Fortrykt Rykker Indbetalingskort kvittering Find mødegange (Ctrl+Shift+M) Viser de enkelte mødegange i en given periode. Anvendes bl.a. til at få oversigt over mødegange uden lokale eller underviser. Standard mødegang udskrift (søgeresultatet) Lokale sum1 Mødegange Find lokale (Ctrl+Shift+O) Viser alle oprettede lokaler på en skole. Der kan afgrænses på undervisningssteder, søges efter bestemte faciliteter m.m. Standard lokale udskrift (søgeresultatet) Find undervisningssted Viser oprettede undervisningssteder på en skole. Der kan afgrænses på postnumre og foretages fritekstsøgning på undervisningsstedets navn. Standard undervisningssted udskrift (søgeresultatet) Find periodetal (Ctrl+Shift+E) Anvendes til udregning af deltagerbetaling, forbrug af tilskudsramme, tilskud til bestemte deltagertyper, lokale, lærerlønninger m.m. Standard periodetal udskrift (søgeresultatet) DOF og NETOP 2008 Side 4-7

8 Periodetal Periodetal Total Periodetal m. hold Periodetal lokale Find kørsel (Ctrl+Shift+Z) Anvendes af de skoler, der benytter funktionen Kørsel (angives under skoleindstillinger), og viser kørsel til de enkelte mødegange på et hold. Standard kørsel udskrift Find organisation Viser oprettede organisationer på skolen. Standard organisations udskrift Find restance (Ctrl+Shift+R) Viser alle restancer på skolen for en given periode. Der kan afgrænses på tilskudsmodtager, og det er muligt at se restancer, hvor der allerede er oprettet indbetalingskort til deltagere. Standard tilmelding udskrift (søgeresultatet) Bemærk Find restance anvende typisk til at finde restancer og på baggrund af en eller flere restancer kan der oprettes enkelte eller samlede indbetalingskort, sendes kodelinje (til netbank) eller betalingslink (til Dankort). Find tilgodehavender (Ctrl+Shift+I) Viser alle tilgodehavender på en skole. Der er er ingen søgekriterier og eventuelle afgræsninger i søgningen foretages i gridden (se 6. Lister og udskrifter) Standard tilmelding udskrift (søgeresultatet) Bemærk: Tilgodehavender kan udbetales fra Find tilgodehavender Find udeståender (Ctrl+Shift+S) Viser alle udeståender (tilgodehavender og restancer) på en skole DOF og NETOP 2008 Side 4-8

9 Standard person udskrift (søgeresultatet) Labels Find kassekladde (Ctrl+Shift+K) Viser alle posteringer i en given periode. Der kan afgrænses på kontotype og konto. Anvendes som bilag til regnskab. Standard debitorpostering (søgeresultatet) Bogfør kassekladde Find klassekladde indeholder en eksportfunktion, hvor markerede posteringer i søgeresultatet kan eksporteres i forskellige formater (xls, pdf, m.m.). Der kan eksporteres direkte fra søgeresultatet eller man anvende den faste udskrift og så eksportere derfra. I forbindelse med eksporten kan man vælge at markere posterne som eksporterede hermed vises de ikke længere i søgeresultatet (medmindre man sætter kryds ved vis eksporterede ). Anvendes kassekladden dagligt og bliver posterne eksportere og markerede som eksporterede bliver det lettere at få DOFO og ens eventuelle regnskabsprogram til at stemme. Find betaling (Ctrl+Shift+B) Viser alle betalinger i en give periode. Standard betaling udskrift (søgeresultatet) Betalingskortkvittering Kontantkvittering Udbetalingskvittering DOF og NETOP 2008 Side 4-9

10 4.3 Navigation Navigation på en gang både et redskab der kan anvendes til det daglige arbejde med at finde hold samt til at redigere katalog og kategorier. Rediger katalog fra Navigation Forudsætninger 1. Du skal have oprettet et katalog og valgt at det skal vises i Navigation. Sådan gør du 1. Hold markøren over katalogets navn og højre klik med musen. 2. En lokalmenu vises og du kan nu vælge om du vil redigere kataloget eller til føje en kategori. Brug genveje til at redigere katalog - her højreklikkes på katalognavnet DOF og NETOP 2008 Side 4-10

11 Rediger kategori fra Navigation Forudsætninger 1. Du skal have oprettet et katalog og valgt at det skal vises i Navigation. 2. Du skal have tilføjet en kategori. Sådan gør du 1. Hold markøren over kategoriens navn og højre klik med musen. 2. En lokalmenu vises, og du kan nu vælge om du vil redigere kategorien, tilføje en ny kategori eller tilføje hold. Bemærk Hvis du tilføjer en kategori ved at markere en kategori i Navigation, så bliver den ny kategori altid placeret som en underkategori til den kategori du har markeret. Brug genveje til at redigere kategorier - her højreklikkes på kategorinavnet DOF og NETOP 2008 Side 4-11