Bestyrelsesmøde d. 12. december 2011 kl

Transkript

1 Udkast til referat Bestyrelsesmøde d. 12. december 2011 kl Til stede: Tove Kruse (TK), Stig Bo Jensen (SBJ), Martin Lang Johannesen (MLJ), Henrik Rasmussen (HR), Anders Meilby (AM), Thomas Ulrik Stilling (TUS), Claus Niller Nielsen (CNN), Susan Nielsen (SN) Afbud: Jan B. Larsen (JBL) Biljana Muncan (BEM), Lars Nielsen (LN) 1. Byggeri, status. Orientering og præsentation v. Mads Stenbæk Jakobsen, Sweco. Arkitekt Mads Stenbæk fra Sweco præsenterede visuelle slides over de tre første byggeprojekter. 1) Undervisningsafsnit, der som udgangspunkt er et åbent rum på ca. 300 m2. Hvis behovet ændrer sig, kan rummet uden store omkostninger opdeles til fire traditionelle undervisningslokaler samt et studiecenter. 2) administrationsfløjen udvides mod lokale 106 med en gennemgående gang med kontorer på den ene side. Administration vil få ny facade, blive mere åbent og sammenhængende. 3) Kantinen udvides med omkring 400 m2. Samtidigt skabes bedre sammenhæng mellem salen og kantineområdet. Der kommer ny facade. Hvorvidt scenen kan blive mobil afhænger af pris og prioritering (estimeres til ca ,- kr.). De tre ovenstående projekter sendes i licitation d. 9. januar Dernæst arbejdes der på de kommende to projekter: lærerværelset og naturfagsafsnittet. Lærerværelset udvides med en 1. sal med forberedelsesafsnit og udgang til balkon. Stueplan vil blive delvist renoveret med pædagogisk værksted og trappe til 1. sal. Naturfagsarbejdsgruppen besøger andre gymnasier mhp inspiration. TUS tilføjede, at han var tilhænger af en mobilscene. Det vil give langt bedre anvendelsesmuligheder - også ifm. idrætsundervisningen. 2. Godkendelse af dagsorden Godkendt. 3. Godkendelse og underskrift af referat fra møde d. 24. august Bilag vedlagt. AR henviste til referatets pkt. 2. Hun forventer at kunne fremlægge en kommunikationsplan for RKS i foråret 2012 (og ikke som skrevet udgangen af 2012).

2 4. Meddelelser fra formanden. Status for rektors resultatlønskontrakt. V. TK. Vedlagt. TK orienterede bestyrelsen om status for rektors resultatlønskontrakt. På sidste bestyrelsesmøde blev udkast til rektors resultatlønskontrakt fremlagt. Her blev det aftalt, at det kontraktudkast med få ændringer skulle bruges som bestyrelsens styringsredskab, indtil den nye bemyndigelse var kendt. Da Undervisningsministeriet ikke kunne sige, hvornår en ny bemyndigelse vil komme, besluttede formandsskabet i dialog med CNN at sende kontrakten, som den forelå, til godkendelse. Resultatlønskontakten er d. 7. november blevet godkendt i Undervisningsministeriet med anbefaling om, at hvert enkelt punkt i kontrakten i endnu højere grad formuleres målbart, således at det entydigt fremgår af kontrakten, hvornår et mål er opfyldt 100 %, 75 % osv. Den endelige kontrakt er vedlagt til bestyrelsens orientering. D. 6. december 2011 udsendte Ministeriet så den nye bemyndigelse til at indgå resultatlønskontrakt. I den nye bemyndigelse er rammerne for kontrakten opdelt i en basisramme og en ekstraramme. Basisrammen indeholder de kortsigtede og langsigtede indsatsområder. Ekstrarammen skal indeholde indsatsområder om frafald. Man kan sammenligne de obligatoriske indsatsmål i tidligere bemyndigelse med ekstrarammen. TK gjorde opmærksom på, at der i den nye bemyndigelse er yderligere specificeringer om hvilke dele af kontrakten, der offentliggøres på hjemmesiden og omkring udbetalingen. Det vil bestyrelsen drøfte, når ny kontrakt udarbejdes efter de nye bemyndigelser, dvs. gældende fra august Bestyrelsen startede en drøftelse omkring regeringens udmelding om et loft på 28 elever i de nye 1. g klasser. TK undrede sig over, at man først gør gymnasierne til selvejende institutioner med ansvar, og dernæst træffer en politisk beslutning, der rammegiver, hvordan virksomheden drives. Udover at Ministeriet har mulighed for at regulere på taxameter, vil krav om et loft på 28 elever i gennemsnit i 1.g også berøre skolernes økonomi. For RKS vedkommende vil skolen miste ca. 4½ mio. Bestyrelsen var interesseret i at kende opgørelsestidspunktet. Hvornår gøres gennemsnittet op? Hvilke sanktioner er der, hvis der er flere elever i klasserne? Er der mulighed for dispensation? CNN var ligeså frustreret som bestyrelsen. Der er en masse uafklaret spørgsmål, som vi afventer svar på. RKS har et meget lille frafald i 1.g, dvs. at hvis der kommer tilflyttende elever til området, vil vi ikke have mulighed for at tilbyde dem en plads. Pt. har RKS et gennemsnit på 28,5 elever for alle årgange. TK mente, at ift. kapaciteten må bestyrelsen forholde sig til den politiske udmelding. Vi kan enten rette ind, vi kan afvente, eller vi kan forsætte som aftalt. Drøftelserne forsætter under pkt Meddelelser fra rektor herunder Nyt fra rektormødet d Christina Antorini havde deltaget i mødet, hvor drøftelserne kom til at handle om regeringens udspil om et loft på 28 elever i hver klasse i gennemsnit pr. årgang i hver klasse. Der er enighed om, at det er godt med færre elever, men det vil få konsekvenser. Hvordan skabes der plads

3 til eleverne? Tal fra Rektorforeningen viser, at hvis tiltaget var kommet sidste sommer, ville der på landsplan mangle plads til 65 ekstra klasser (hvoraf 40 klasser var i Københavnsområdet). Nogle gymnasier i København har gennemsnit på elever i klasserne, her rammer tiltaget ekstra hårdt. Det var NL s indtryk, at ministeren blev gjort opmærksom på konsekvenserne. Da der blev spurgt til, hvorvidt de udmeldte besparelser forventes at blive gennemført, var ministerens svar, at vi tager et år ad gangen. Derudover var ministerens budskab: Lærerne skal undervise mere og være mere sammen med eleverne. Socialt taxamenter. Der vil blive indført et socialt taxameter, hvor der tages hensyn til lokalområdets sociale sammensætning. CNN vurderer ikke, at det vil få den store betydning for RKS. Status for Medarbejdertilfredshedsundersøgelsen (MTU). Som opfølgning på MTU en har medarbejdere og ledelse holdt møder og workshop med deltagelse af konsulenter. CNN fortalte at der havde været afholdt et åbent dialogmøde (i MIO-regi) omkring anerkendelse og tillid. CNN oplevede mødet meget positivt og havde fået positive tilbagemeldinger fra de deltagende. Næste tiltag er nedsættelse af en række arbejdsgrupper, der skal arbejde videre med de handleplaner, der er resultaterne af processen. Ansøgning til kapacitetspuljen, Ministeriet for Børn og Undervisning. CNN fortalte, at skolen havde søgt 9 mio. til byggeri. Ved fristens udløb var der indkommet 37 ansøgninger. Der forventes svar på ansøgningen i januar Benchmarkanalyse for gymnasier, samt Gymnasiernes økonomiske vilkår. Analyser udarbejdet af PricewaterhouseCoopers (PwC). Analyserne udsendt til bestyrelsens orientering. CNN henviste til analysen "Gymnasiernes økonomiske vilkår" på side 7, der viser udviklingen i taxameter. Hvis besparelserne, som den borgerlige regering har vedtaget, bliver udført. Dernæst henviste CNN til side 12 i analysen, hvor diagrammet omkring befolkningsudviklingen bekræfter tidligere analyser. Hovedstadsområdet vil opleve vækst i ungdomsårgangene, og der vil være et lille fald i Roskilde. I Benchmarkanalyse (mere end 750 års elever) side 4, henviste CNN til diagrammerne omkring løn og lønafhængige omkostninger. I forhold til lønomkostninger pr. årselev har vi et lavere gennemsnit lavere end de øvrige gymnasier. CNN fortalte, at Skt. Josefs Skole vil lave en international folkeskoleafdeling. CNN har kontaktet projektleder Line Lorentzen og tilbudt RKS som gymnasiet, der kan overtage eleverne fra den internationale afdeling. 6. Kapacitet Herunder overvejelser omkring konsekvenserne af det loft på 28 elever i hver klasse i gennemsnit pr. årgang, der er fastlagt i forbindelse med Finanslov Notat vedlagt. CNN fortalte, at han havde drøftet udfordringerne med sine rektorkollegaer, og der var enighed om, at gymnasierne skal løse udfordringen. CNN har indstillet til bestyrelsen, at fastholde en kapacitet på 420 elever fordelt i 15 klasser. CNN vurdere, at der vil være plads til 15 klasser med de planlagte udbygninger. Hvis ikke anbefaler CNN en midlertidig pavillon, fremfor at udvide byggeriet. Bestyrelsen drøftede søgetallet kontra den økonomiske situation. Flere unge vælger gymnasiet pga. den

4 dårlige økonomiske situation. CNN kunne tilføje, at pt. får ca. 90% unge i Roskilde får en ungdomsuddannelse, målet er 95%. Bestyrelsen drøftede mulighederne og blev enige om, at fastholde en kapacitet på 420 elever. På grund af de uafklarede tilbagemeldinger fra Ministeriet omkring opgørelsestidspunkt, sanktioner mm udskød bestyrelsen beslutningen om hvorvidt eleverne skulle fordeles på 14 eller 15 klasser. Derudover afventes der svar fra Kapacitetspuljen og en endelig godkendelse af Finansloven. Af hensyn til lærerbesætningen skal der være en afklaring omkring 1. marts TK og CNN vurderer hvorvidt der bliver behov for et ekstra møde i februar eller om bestyrelsen kan træffe beslutning ud fra en begrundet indstilling fra ledelsen pr. mail. 7. Udkast til budget Herunder overvejelser omkring konsekvenserne af det loft på 28 elever i hver klasse i gennemsnit pr. årgang, der er fastlagt i forbindelse med Finanslov Notat vedlagt. Budgettet er tilpasset 28 elever i hver klasse - fordelt på 15 klasser. Det betyder, at der er afsat midler til 3 ekstra klasser svarende til 3 mio. (vi afgiver 12 3.g klasser og optager 15 nye, dvs. tilvæksten er 3 klasser). CNN henviste til side 2 post 7, bygninger, hvor der forventes høje udgifter til bygninger. Hvis det er muligt, vil en del af de omkostninger tages fra driften (arkitekthonorar mm.). CNN fortalte, at der er forskellige tiltag under overvejelse i forhold til forberedelsesfaktorer og rettereduktion hos lærerne, der måske vil give en besparelse. 70 % af skolens udgifter er lærerlønninger. TK spurgte ind til de 7 mio ift. bygninger. CNN forklarede at de 7 mio kom til at berøre alle 5 projekter, da det drejer sig om skolemøbler, nye møbler i administrationen, arkitekthonorar. Hvor meget vi skal låne afhænger af, om vi får penge fra kapacitetspuljen, og hvor meget vil vi belåne, og hvor meget kan vi selv betale. Nordea vil belåne med 60 %. Bestyrelsen tog udkast til budget 2012 til efterretning. Budgettet vil blive revideret, når Finansloven er faldet på plads. 8. Spejderhytte v. Helligkorssalen. Er vi interesseret i et køb? Notat vedlagt. CNN fortalte, at Roskilde Kommune har henvendt sig med tilbud om at købe spejdergrunden ved siden af Helligkorssalen. CNN har ikke overvejelser om udbygninger i den retning men ser grunden som attraktiv, hvis Helligkorssalen på sigt bliver overflødig og skal sælges fra. Iflg. BBR er anvendelsesmulighederne meget åbne. CNN anbefaler et køb. CNN tilføjede, at Senior Vest er opsagt i Helligkorssalen til sommer. Herefter har de fået tilbud om at bruge skolens lokaler i hverdagen efter kl , når undervisningen er slut. Aftaler omkring lån af Helligkorssal og evt. spejderhus vil kun blive udarbejdet med 1 år ad gangen. Bestyrelsen indstiller til et køb under givne forudsætninger. 9. Økonomi. Budgetopfølgning pr. 30/ vedlagt. TK takkede SN for fint arbejde. Bestyrelsen tog opfølgningen til efterretning.

5 10. Godkendelse af ferieplan Vedlagt. Ferieplanen har været drøftet i skolens udvalg, og bestyrelsen tog ferieplanen til efterretning. 11. Fastsættelse af bestyrelsesmøder i 2012 På grund af fravær vil forslag til mødedatoer for de 4 møder i 2012 blive udsendt via Doodle. 12. Nyt fra kommunikationschefen ved Anna Rørbæk (AR). AR orienterede bestyrelsen om hendes arbejde de første 4 måneder. Arbejdet har været fokuseret på den interne kommunikation mellem medarbejder og ledelse. AR vil på senere tidspunkt også tage fat i den elevorienterede kommunikation. Intern kommunikationsundersøgelse og tilbagemeldinger fra medarbejderundersøgelser viser, at der er stort behov for optimering af den interne kommunikation. Kommunikationen tillægges stor betydning for medarbejdernes tilfredshed. Medarbejderne har efterlyst et overblik over RKS som organisation. AR uddelte et netop udarbejdet organisationsdiagram, hvor skolens logo danner baggrund. Oversigten fortæller en historie samtidigt med et visuelt billede af organisationen. Oversigten vil blive ophængt på skolen, på hjemmesiden og andre relevante steder. AR forestiller sig, at man på sigt vil kunne udfolde overskrifterne, som det er gjort med administrationen (kopi uddelt). Her er lavet et lag mere, der kort beskriver, hvem der beskæftiger sig med hvad i ledelsen og sekretariatet. Et ønske der også har været efterlyst blandt medarbejderne. TK roste oversigten og så gerne mulighed for at diagrammet på hjemmesiden også blev klikbart, så eksempelvis bestyrelsen kunne udfoldes. Det vil give et vigtigt overblik, uden at man skal lede. Dernæst har medarbejderne efterlyst bedre kommunikation fra RKS-udvalg til medarbejderne. De beslutninger, der træffes, bliver ikke kommunikeret videre til kollegaer. Medarbejderne læser ikke referater, og der skal derfor tænkes i andre kommunikationsbaner. Skolens samarbejdsudvalg, MIO, har aftalt, at de på MIO-møderne efter hvert enkelt punkt på dagsordenen aftaler, hvem der kommunikerer hvilke beslutninger ud til medarbejderne. Medarbejderne har også ønsket mulighed for bedre vidensdeling. Den udfordring vil AR sammen med en arbejdsgruppe forsøge at løse. AR vil også udarbejde et regelsæt for brugen af forskellige kommunikationskanaler, såsom og besked i Lectio. AR foreslog, at bestyrelsen blev mere synlig. F.eks. kunne bestyrelsen en gang årligt deltage i medarbejdermøde for at skabe mere organisationsforståelse hos medarbejderne. TK indskød, at hun tidligere havde deltaget i et møde for at fortælle om bestyrelsesarbejdet. TK takkede for den fine præsentation og mindede AR om elevrepræsentanten Marie Gluds ønske om, at eleverne får "kursus" i videreformidling. 13. Evt. Intet.

6 Tove Kruse Jan B. Larsen Thomas U. Stilling Martin Lang Johannesen Stig Bo Jensen Lars Nielsen Biljana Muncan Marie Glud Henrik Rasmussen