Spørgsmål og svar til udbudsmateriale:

Transkript

1 Udbud af rammeaftale om levering af studiestøtteforløb med afklaring, studiestøtteforløb, forløb med faglig støttelærer, forløb med studiementorer til studerende på lange videregående uddannelser med psykisk funktionsnedsættelse samt kompetenceudvikling af studiementorer og faglige støttelærer Spørgsmål og svar til udbudsmateriale: Nr Spørgsmål Svar Dato 1. Hvordan har styrelsen tænkt sig at dække og altså levere de af udbuddet omfattede støtteformer til de studerende på de uddannelsesinstitutioner der er relativt små eller har meget få studerende i målgruppen, og hvor institutionen formentlig ikke selv byder på opgaven. 2. I materialet henviser i til andet materiale i form af for eksempel skabeloner, der kan forefindes på: m=%2f&layout=%7b %7d&device=Default Hvis der er delaftaler (I XV) hvor der ikke indkommer konditionsmæssige tilbud, agter styrelsen indgå samarbejdsaftale med Studenterrådgivningen om levering af støtten. Dette fremgår af udbudsmaterialet, herunder i udbudsbetingelserne, jf. pkt. 2. For projektbeskrivelse af satspuljeprojektet og skabelon til forløbsbeskrivelser er der i kravspecifikationen henvist til spsunet.dk. Skabelonen til forløbsbeskrivelser er indsat neden for spm/svar skemaet til orientering. Koden til spsu-net.dk kan udleveres ved henvendelse til jannie.worm.eriksen@stukuv m I nyheden om udbuddet på uvm.dk er frist for afgivelse af tilbud: fredag den 27. maj I udbudsmaterialet er fristen fredag den 27. maj Er rigtigt forstået at rammeaftalen omfatter alle psykiske funktionsnedsættelser, og at man på denne baggrund er udelukket fra at afgive tilbud når ens virksomhed udelukkende har erfaring med en specifik andel af psykiske funktionsnedsættelser, nemlig autisme. Fristen for afgivelse af tilbud er som fastsat i udbudsbetingelserne: fredag den 27. maj Det fremgår af Kravspecifikationens pkt. 2.5, at målgruppen er følgende: Målgruppen er SPSmodtagere med en psykisk funktionsnedsættelse på de lange videregående uddannelser. Ved en psykisk funktionsnedsættelse forstås

2 bl.a. angstdiagnoser (fx angstsygdomme, OCD, PTSD), affektive sindslidelser (fx depression og bipolar), skizofreni og andre psykoser, personlighedsforstyrrelser, spiseforstyrrelser, og psykiske udviklingsforstyrrelser (fx ADHD og autisme). Såfremt en tilbudsgiver vælger at byde på opgaven, vil der således skulle kunne leveres til hele målgruppen. Tilbudsgivere skal være opmærksomme på at kunne leve op til mindstekravene som fastsat i udbudsbetingelserne, jf. pkt A Teknisk kapacitet. Tilbudsgiver kan vælge at indgå i et konsortium for at kunne leve op til de i udbudsbetingelser stillede mindstekrav. Herudover skal tilbudsgivere være opmærksomme på at visse tildelingskriterier vægtes positivt afhængigt af den dokumenterede erfaring. 5. Mht. erfaring omkring at løse opgaven, ønskes oplyst om det er korrekt forstået, at erfaring -såfremt tilbudsgiver tidligere har løst lignende opgave- vil blive medinddraget? For god ordens skyld skal præciseres, at rammeaftalens ydelser omfatter levering til hele målgruppen, som fastsat i kravspecifikationens pkt. 2.5, og omfatter som minimum alle ydelser der i kravspe

3 cifikationen er anført som mindstekrav. Følgende krav til teknisk kapacitet fremgår af udbudsbetingelserne, jf. pkt A: Teknisk kapacitet Med henblik på at vurdere, om tilbudsgiver er egnet til at udføre opgaven, skal tilbudsgiver som minimum angive følgende oplysninger: 1) Oplysning om tilbudsgivers generelle kompetenceprofil forstået som tilbudsgivers overordnede faglige kvalifikationer, herunder kendskab til målgruppen, medarbejder med erfaring på området, herunder kendskab til studieordning mv. 2) En liste over de betydeligste leveringer af tjenesteydelser af de i udbudsmaterialet omfattede ydelser, herunder bl.a. opstartssamtaler mv. til studerende på lange videregående uddannelser med psykiske vanskeligheder, der er udført inden for det seneste år, med angivelse af beløb, tidspunkter og modtagerinstitution. Ved en sammenslutning af virk-

4 somheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Som mindstekrav kræves, at tilbudsgiver dokumenterer: Som mindstekrav kræves mindst 5 betydelige leverancer af de i udbudsmaterialet omfattede ydelser til studerende på lange videregående uddannelser, herunder studiestøtteforløb med afklaring, studiestøtte, forløb med faglig støttelærer, forløb med studiementorer samt kompetenceudvikling af studiementorer og faglige støttelærer, herunder omfattes opstartssamtaler og supervision, som tilbudsgiver har udført i løbet af det seneste år. Herudover fremgår det af kravspecifikationen, jf. pkt. 3.8 om grundlæggende kvalifikationer, hvilke kriterier der vægtes positivt: Redegørelse for faglige kvalifikationer hos de medarbejdere, der skal varetage opgaverne. Tilbudsgiver skal i løsningsbeskrivelsen redegøre for antal års undervisningserfaring samt angivelse af medarbejdere med videregående uddannelse for tilbudsgiverens medarbejdere, der skal forestå

5 studiestøtten. Det vil ved tilbudsvurderingen blive vægtet positivt hvis tilbudsgiver kan dokumentere, at tilbudsgiverens medarbejdere der skal forestå studiestøtten har en videregående uddannelse, undervisningsmæssige kompetencer og erfaringer vedrørende undervisning af voksne og specialiseret specialpædagogisk viden. 6. Med reference til kontraktens pkt. 11 omhandlende overtagelsesdagen, skriver ordregiver: Leverandøren overtager ansvaret for varetagelse af de af Rammeaftalen omfattede ydelser den 1. august Endvidere skriver ordregiver i kravspecifikationens pkt. 1: Støtteformerne skal tilbydes alle nye støttemodtagere. Støttemodtagere, som er i gang, kan fortsætte deres støtteforløb med de støtteformer, de er i gang med, såfremt de fortsat er støtteberettigede og det vurderes mest hensigtsmæssigt. Betyder dette at nuværende leverandør skal overdrage til eventuel ny leverandør eller skal eventuel ny leverandør kun varetage nye forløb med opstart efter nævnte dato og nuværende leverandør afslutter allerede iværksatte forløb? Det betyder, at rammeaftalen i udgangspunktet omfatter alle nye studerende der er bevilliget de af rammeaftalen omfattede ydelser. Hvor det vurderes hensigtsmæssigt, kan det også omfatte igangværende studerende. I disse særlige tilfælde skal nuværende leverandører overdrage til ny leverandør inden for de forskellige delaftaler Med reference til kontraktens pkt. 13 omhandlende ansvarsforsikring, skriver ordregiver: Se rettelsesblad nr Leverandøren skal opretholde en professionel erhvervsansvarsforsikring, der kan dække erstatningskrav op til maksimeringen angivet i punkt 18. Tilbudsgiver finder ikke den omtalte maksimering, tilstrækkeligt konkretiseret i pkt. 18 og ønsker derfor denne passus uddybet. 8. Med reference til kontraktens pkt omhandlende mangler, skriver ordregiver: Der foreligger en mangel, såfremt ydelserne ikke opfylder de i Rammeaftalen fastsatte krav, herunder de i punkt 18 og 18 anførte krav og garantier, hvis ydelserne i I Rammeaftalen som er annonceret på uvm.dk fremgår følgende af pkt. 19.2: Der foreligger en mangel, såfremt ydelserne ikke opfyl

6 øvrigt ikke udføres på en måde, som kunden med føje kunne forvente. Tilbudsgiver tillader sig at antage at dette beror på en slåfejl og ønsker punkterne verificeret. der de i Rammeaftalen fastsatte krav, herunder de i punkt 17 og 18 anførte krav og garantier, hvis ydelserne i øvrigt ikke udføres på en måde, som kunden med føje kunne forvente. 9. Med reference til udbudsbetingelsernes pkt. 2 blandt andet omhandlende Tilbudsfasen omfatter følgende stadier og milepæle, skriver ordregiver i afsnittets pkt. 4: Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakt, skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument. Ved ordregivers ønske om fremsendelse af udfyldt ESPD, er det da korrekt forstået at tilbudsgiver kan nøjes med fremsendelse af udfyldt ESPD, som foreløbigt bevis for tilbudsgiver egnethed, som det er hensigten med ESPD jf. Udbudslovens 148? 10. Med reference til udbudsbetingelsernes pkt omhandlende personlige forhold, skriver ordregiver: Som bevis for at tilbudsgiveren har opfyldt sine forpligtelser over for det offentlige med hensyn til betaling af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger, at den ikke er dømt for strafbare forhold, og at den ikke er under konkurs, likvidation, rekonstruktion eller lignende situation skal tilbudsgiveren fremlægge en serviceattest. Serviceattester udstedes af Erhvervsstyrelsen. Styrelsen kan ikke finde den slåfejl, der henvises til, og henviser til at on line version tjekkes på ny. Udbuddet omfatter ikke fremsendelse af et udfyldt ESPD dokument. Se rettelsesblad nr.1. Nej det kan styrelsen ikke acceptere. De i udbudsmaterialet fastsatte krav og frister skal overholdes. For så vidt angår ESPD skal henvises til svar på spm. nr. 9, 11 og Vil ordregiver acceptere, grundet Erhvervsstyrelsens typiske reaktionstid på 14 dage samt at pålydende i serviceattesten er forhåndsdokumenteret i tilbudsgivers ESPD, at tilbudsgiver først rekvirerer serviceattesten, hvis ordregiver har til hensigt at indgå kontrakt med den enkelte tilbudsgiver? 11. For at simplificere tilbudsgivers udfyldelse af ESPD, vil ordregiver da offentliggøre en vejledning, hvor kun relevante punkter for nærværende rammeaftale er markeret? Tilbuddet skal ikke omfatte et udfyldt ESPD dokument. Der henvises til rettelsesblad nr Skal tilbudsgiver fremsende ESPD i fysisk format eller skal Tilbuddet skal ikke omfat

7 eespd anvendes? 13. Med reference til kravspecifikationens pkt. 1 skriver ordregiver: Såfremt der ikke indkommer konditionsmæssigt tilbud til en eller flere delaftaler (aftale I-XV), vil ordregiver indgå aftale med Studenterrådgivningen, der er en statslig institution under Uddannelses- og Forskningsministeriet, om levering af de af Rammeaftalens omfattede ydelser. Studenterrådgivningen vil samarbejde med styrelsens leverandør af støttepersoner og med uddannelsesstederne om, hvilke støtteformer der kan tilbydes lokalt. Hvad menes med styrelsens leverandør af støttepersoner? 14. I Udbudsbekendtgørelsen afsnit punkt C, Bilag til færdiggørelse står, at tilbudsgiver bør udfylde udkast til rammeaftale punkt 1 og 28 og det same står i punkt D, Udkast til kontrakt, men under punkt står at Tilbuddet behøver således ikke at indeholde kontrakten og bilag 1 til kontrakten. Umiddelbart giver det sidste mening, da afkrydsning af hvad kontakten omfatter i punkt 1, jo først kan ske når udbuddet er afgjort, men hvad gælder? 15. I Rammeaftalens stk. 13 om ansvarsforsikring står: Offentlige institutioner, der er omfattet af cirkulæret om selvforsikring i staten m.v., jf. cirkulære nr af 9. december 2005, må som hovedregel ikke tegne forsikringer, idet Staten er selvforsikret. Det ovenfor anførte krav om en ansvarsforsikring gælder derfor alene offentlige institutioner omfattet af cirkulæret om selvforsikring i staten m.v., hvis cirkulæret eksplicit tillader, at den anførte ansvarsforsikring kan tegnes. Det gælder eksempelvis i forbindelse med ind- te et udfyldt ESPD dokument. Der henvises til rettelsesblad nr. 1. Styrelsen har indgået rammeaftale om levering af personlig hjælp med Bruger Hjælper Formidlingen, hvoraf støttepersonydelser er omfattet. Det er ikke et mindstekrav, at tilbudsgiver medsender rammeaftalen udfyldt for så vidt angår pkt. 1 og 28. For styrelsen har det været vigtigt at angive, at rammeaftalen i sin helhed er et mindstekrav, og at der således ikke i tilbuddet kan tages forbehold for rammeaftalens bestemmelser, hvorfor det er præciseret, at såfremt rammeaftalen medsendes, er det kun ved udfyldelse af pkt. 1 og 28. Såfremt tilbudsgiver ikke medsender rammeaftalen ved tilbudsafgivelsen, kan tilbudsbrevet evt. beskrive de oplysninger der må afgives i rammeaftalens pkt. 1 og 28, herunder navn, adresse og CVR nr. på tilbudsgiver samt hvem der er underskriver (navn og titel) af en evt. aftale. En offentlig institution vurderes, at opfylde bestemmelsen uden yderligere ansvarsforsikring

8 tægtsdækket virksomhed, jf. cirkulærets 5. Skal det forstås således, at det er et krav fra Udbyder, at tilbudsgiver skal tegne ansvarsforsikring, når tilbudsgiver er et Universitet, der har tilladelse til at drive indtægtsdækket virksomhed, eller er det en mulighed, som tilbudsgiver kan vælge. Det bemærkes, at udbyder jo er ens stillet uanset om tilbudsgiver i denne situation tegner ansvarsforsikring eller er selvforsikret. 16. Hvordan betales studiementorers supervision? Får de løn, eller skal de deltage i supervision uden løn? Hvis de får løn: skal der så søges særskilt bevilling på tre timer til supervision eller skal de tre timer tages fra bevillingen på 20 timer? 17. Vi har svært ved at forstå forklaringen om, hvordan timerne i et støtteforløb fordeles og bruges i forbindelse med gruppeforløb, og hvilken betydning det har for hhv. de studerende og for os som leverandør. Kan I uddybe det? 18. Vi er i tvivl om, hvad der kan forbruges timer til, i et Studiestøtteforløb med afklaring, kravspecifikation og prisbilag. Vi forstår jeres beskrivelse af, hvad der kan være indeholdt i varetagelsen af opgaven, sådan at der kan forbruges og faktureres timer til: - Indhentning af akter (og vi går ud fra at det også indebærer tid til at sætte sig ind i og forstå sagsakter, i form af lægelig dokumentation, epikriser, osv,) - Vurdering af fremtidigt støttebehov - Udarbejdelse af afklaringsrapport. Det forstår vi sådan, at nogle af timerne kan afvikles uden den studerende er til stede. Er vores forståelse rigtig? 19. Er det muligt for en privat virksomhed, at byde på en eller flere af delaftalerne som leverandør? Studiementorer modtager løn til deltagelse i supervision. Timerne ansøges særskilt og bevilliges samtidig med bevillingen af støttetimer (20 timer). Der bevilliges en ramme på 15 timer, hvoraf de 2 af timerne er til opstartsmøde og evalueringsmøde. De resterende timer kan læses individuelt eller i grupper afhængigt af studiestøttegiverens anbefaling. Den samlede timeramme er 15 timer. Rammen går til bl.a. indhentning af akter, samtale med den studerende, udarbejdelse af afklaringsrapport og læsning af studiestøttetimer. Den studerende vil ikke være til stede, når der fx indhentes akter eller udarbejdes afklaringsrapport. Der henvises i øvrigt til afsnit hvoraf det fremgår, at afklaringsdelen er fastsat til at have en varighed på i alt 5 timer. Prisen omfatter alle ydelser, og der kan ikke afregnes yderligere end den af tilbudsgiver afgivne pris. Det er muligt at byde på alle delaftaler, blot vær opmærksom på, at alle tilbud skal omfatte alle de

9 20. Forudsætter et muligt tilbud en accept fra eller aftale med de(n) konkrete uddannelsesinstitution(er) tilbuddet omhandler? 21. Hvis tilbudsgiver ønsker at bero på en underleverandørs formåen, vil ordregiver da tillægge det værdi, at tilbudsgiver fakturerer ordregiver samlet for sig selv og sin underleverandør eller ønsker ordregiver at fakturering står særskilt fra både tilbudsgiver og underleverandøren? 22. I det at ordregiver ikke er forpligtet til at henvise en vis volumen til den kommende leverandør, hvordan er den kommende leverandørs forpligtigelser da i forhold til at levere ordregivers svingende behov for antal forløb? 23. Hvordan forholder vi os hvis ikke vi har modtaget en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen inden fristen for afgivelse af tilbud den 27. maj 2016, kl. 12? Kan man sende en kvittering for anmodningen med tilbuddet fra Erhvervsstyrelsen? af rammeaftalen omfattede ydelser inden for den pågældende delaftale der bydes på. Et tilbud kræver ikke accept fra den konkrete uddannelsesinstitution som delaftalen omfatter, men det kan ikke udelukkes at det er hensigtsmæssigt at tilbudsgiver har dialog med uddannelsesinstitutionen om levering af visse ydelser omfattet af rammeaftalen, men det er ikke påkrævet. Det er et krav ved anvendelse af underleverandører, at det er Leverandøren (og altså tilbudsgiver) der fakturerer for alle leverede ydelser omfattet af rammeaftalen. Leverandøren er forpligtet til at tage de nødvendige forholdsregler med henblik på til enhver tid at kunne opfylde fastsatte krav til levering, herunder leveringsfrister. Se dog kravspecifikationens pkt om etableringsperioden. Se rettelsesblad nr. 2, hvoraf det fremgår, at serviceattesten skal fremsendes ved henvendelse fra styrelsen om, at tilbudsgiver forventes at blive tildelt aftalen. Der er således tale om at tilbudsgiver kan indhente serviceattesten ved styrelsens henvendelse, og ikke inden den 27. maj Det er således ændret, at der fejlagtigt tidligere i udbudsbetingelserne stod, at serviceattesten skulle fremsendes på tidspunktet for afgivelse af tilbud. En kvittering for anmodning om serviceattest kan ikke erstatte eller midlertidigt

10 24. Kan en ekstern tilbudsgiver, fx et andet universitet, afgive tilbud på en delaftale? 25. Hvis ikke vi som universitet byder på opgaven, hvordan er vores studerende stillet? erstatte en serviceattest, men pga. ændring, jf. rettelsesblad nr. 2, er dette forslag formentlig ikke relevant. Dette svar er en rettelse til svar på spm. nr. 10, jf. ovenfor. Ja, en ekstern tilbudsgiver vil godt kunne afgive tilbud på en delaftale, også selvom der er tale om at tilbudsgiver er et andet universitet. Hvis ikke der indkommer tilbud fra hverken uddannelsesstedet selv eller ekstern tilbudsgiver agter styrelsen at indgå en aftale med Studenterrådgivningen om levering af støtte til målgruppen. Der henvises til bilag 1, Kravspecifikationen, jf. pkt

11 Skabelon til forløbsbeskrivelse for støtteforløb for studerende med psykiske funktionsnedsættelser Forløbsbeskrivelsen vedhæftes ved genansøgning om støtte og skal være udarbejdet i et samarbejde mellem støttegiver og studerende. Stamdata Navn på studerende Cpr. nr. Funktionsnedsættelse Dato Uddannelsessted Uddannelse/fag Semester Navn(e) på støttegiver(e) Studiet forventes afsluttet Antal tildelte timer Antal afholdte timer Evaluering af støtteforløb Beskrivelse af støttens indhold. Med hvad og hvordan har I arbejdet i dette semester? Hvilket (lærings)udbytte har forløbet givet? (Vurdering fra både støttegiver og studerende) Ses yderligere støttebehov hos den studerende? Hvilke? Anbefaling af støtte til næste semester Beskriv forventet indhold af næste forløb. Hvad planlægger I arbejde med næste semester? Hvor mange timer anbefales det, at der søges? Underskrift

12 Underskrift, støttegiver Underskrift, studerende