Dagsorden: Mandag den 04. november 2013 kl Samarbejde - nyt Projekt i Danmark!! Markedsføringsplan. 1. Sidste referat. 8.

Transkript

1 Emne Bestyrelsesmøde Dato: 16. september 2013 kl. 17:30 21:15 Sted: Skovbo Golfklub Mødedeltagere: Henning Larsen (HRL) Michael Østerbye (MØ) Torben Binderup-Jensen (TBJ) Johnny Hansen (JH) Michael Nielsen (MN) Majbritt Brændeholm (MB) Henrik Østerbye (HØ) Fraværende: HØ Referent: MB Næste møde: Mandag den 04. november 2013 kl Dagsorden: Mandag den 04. november 2013 kl Sidste referat 2. Eventuelt 3. Regnskab og budgetter Gennemgang af regnskab Opfølgning likviditet 4. Bestyrelsen Vision Generalforsamling 2014 Parkering ved klubhuset Genforhandling af Ishøj aftalen 5. Husudvalget Ny forpagter 5 års gennemgang af greenkeepergaard 6. Baneudvalg 7. Markedsføringsudvalg Markedsføringsudvalget Markedsføringsmodul i GolfBox Samarbejde - nyt Projekt i Danmark!! Markedsføringsplan 8. Sponsorudvalg 9. IT-udvalg 10. Sportsudvalg Sportsudvalget 11. Klubberne i klubben 12. Administration Nyt ansigt på kontoret Ny terminalløsning til greenfee betaling Status på medlemmer siden sidste bestyrelsesmøde: 13. Hjemmeside Nyhedsbrev 14. Eventuelt Næste møde: Mandag den 04. november 2013 Side 1

2 1. Sidste referat 2. Eventuelt Beslutninger siden sidst: 3. Regnskab og budgetter Gennemgang af regnskab Kasserer gennemgik regnskabet og forventet driftsresultatet ser ud til at ramme budget. Opfølgning likviditet Likviditeten ser bedre ud end ved sidste bestyrelsesmøde, men bestyrelsen følger fortsat stramt op på likviditeten og drøfter forskellige muligheder med banken. 4. Bestyrelsen Vision Vision vil fortsat være et fast punkt på dagsordenen og vil blive behandlet løbende på bestyrelsesmøderne. Bestyrelsen opsamler info fra deres respektive ansvarsområder til visionsdag sidst på efteråret, hvortil en repræsentativ gruppe for de forskellige udvalg/medarbejdere inviteres. Generalforsamling 2014 Dato for generalforsamling er fastsat til tirsdag den sted: Asgård Skolen i Køge. Parkering ved klubhuset Side 2

3 Formanden har haft møde med Køge Kommune omkring overkørslerne ud for klubhuset. Mødet var meget positivt, og der er skabt en god dialog med teknisk udvalg. Teknisk udvalg fastholder, at der finder al for megen uautoriseret parkering sted ved klubhuset, og at vi skal gøre alt for at stoppe det. Bestyrelsen udtaler i den forbindelse, at alle medlemmer er medansvarlige for at begrænse trafikken omkring klubhuset. Det er således ikke hensigten med at der er aflæsning tilladt, at nogen læsser golfudstyr af ved klubhuset før enhver runde, før man kører op og parkerer, og tilsvarende læsser såvel udstyr som medspillere på ved klubhuset efter spillet. Derfor ændres skiltningen til at alene erhvervskørsel vil være tilladt ved klubhuset samt parkering for medarbejderne på kontoret og cafeen. Det afstribes det nødvendige antal pladser, resten gøres til vendeplads for varekørsel. Ved behov for af/pålæsning af udstyr fra bagskabe henvises til den ordinære parkeringsplads. Det samme gælder for forældre/andre, som skal aflevere børn til træning det skal altid ske via den ordinære parkeringsplads. Hvis vi kan få det her til at fungere, så er kommunen indstillet på at revurdere beslutningen om at lukke de to overkørsler til Dalbyvej ved klubhuset, så vi fortsat kan få leveret varer/tømt afløbstank etc. uden at få blandet tung trafik med golfspillere. Al indkørsel skal ske fra vest, og al udkørsel mod øst. Det bemærkes, at der allerede er fuldt optrukne dobbelte spærrelinjer på strækningen forbi klubhuset. Alle tidligere udleverede p-tilladelser til er hermed tilbagekaldt og ugyldige bortset fra de, der er udstedt til lønnet personale. Teknisk udvalg ser igen på vores ansøgning om at få hastighedsbegrænsning på Dalbyvej til 60 km/t men det er en sag for politiet. En væsentlig ny parameter er den nye busholdeplads, som måske kan få politiet til at se positivt på sagen. Tilsvarende vil kommunen bede politiet om at se efter om der parkeres ulovligt ved klubhuset. Genforhandling af Ishøj aftalen Bestyrelsen har ikke hørt andet, end at der er tilfredshed med aftalen med Ishøj. HRL har genforhandlet aftalen, som min. løber i 2014 også. 5. Husudvalget Side 3

4 Ny forpagter Der er igangsat en proces med henblik på at få ansat en ny forpagter, senest til sæsonstart Når Morten stopper 1.11 kører vi selv cafeen indtil en ny starter. 5 års gennemgang af greenkeepergaard Der har været gennemgang af greenkeeper bygningen og der er afleveret rapport til entreprenøren, som udbedre de få skader, der er opstået. 6. Baneudvalg 7. Markedsføringsudvalg Markedsføringsudvalget MN har afholdt møde med nye medlemmer til markedsføringsudvalget. Helle Storm, Simon Kvetny, Steen Petersen og Kristoffer Fabricius er nye medlemmer i udvalget. Udvalget vil foretage en undersøgelse blandt nye medlemmer, så vi kan få kortlagt, hvorfra vi får vores medlemmer. Dette gøres i samarbejde med MB, som i øjeblikket laver hovedopgave på diplomstudiet om integration og fastholdelse af nye medlemmer. Markedsføringsmodul i GolfBox Gæster modtager nu en mail, når de har bestilt en tid i Golfbox. Mailen indeholder en velkomsthilsen samt nyttig information inden besøget i Skovbo Golfklub. Samarbejde - nyt Projekt i Danmark!! Greenfee gæster fra Sverige, Norge og Danmark via Golf Connections. Det koster os kr. 3000,- for 2014 og 2015, hvilket er en billig eksponering for os. MN tager det med i markedsføringsplanen for Markedsføringsplan TBJ efterlyser en markedsføringsplan for 2014, hvor der er en detaljeret plan for, hvilket formål markedsføringen har og til hvilken målgruppe. Planen bør indeholde en SWOT analyse. Side 4

5 MN efterlyser input fra diverse udvalg til PR eksempelvis, at vores herrer 1 rykker op i 3. division. TBJ tager ønsket med til diverse formænd i sportsudvalget, så der i fremtiden løbende gives input til markedsføringsudvalget. PR på busstoppestedet er sendt til Sydkysten og Lørdagsavisen, men om de trykker det er desværre uvist. 8. Sponsorudvalg 9. IT-udvalg 10. Sportsudvalg Sportsudvalget Der er observeret, at der er spillere på par-3 banen som ikke betaler. Baneservice er opmærksom på problemet og kører også baneservice på par- 3 banen. I den forbindelse gør bestyrelsen opmærksom på, at man altid skal betale greenfee før man spiller, og at medlemmer med gæster er forpligtet i hvert fald moralsk - til at sørge for at alle ens gæster betaler korrekt greenfee. 11. Klubberne i klubben 12. Administration Nyt ansigt på kontoret Side 5

6 Som flere måske har erfaret, så er der kommet et nyt ansigt på kontoret. Lone, som vores praktikant hedder, er i arbejdsprøvning i 12 uger. Lone er sød, smilende og arbejdsom, men har desværre en meget dårlig ryg men vil hjælpe os i den udstrækning hun kan. Tag godt imod Lone. Ny terminalløsning til greenfee betaling Som mange måske allerede har erfaret, så har vi fået en ny terminalløsning til greenfee betaling. Dette på grund af, at Nets har krævet at alle golfklubber, der ikke har en betjent terminalløsning, køber en mere sikker løsning til greenfee betaling. Vi har haft mulighed for at vælge én af nedennævnte løsninger: 1. At forsætte betaling som hidtil, dog at man bemander terminalen fra 1. gæst til sidste gæst forlader klubben - alle ugens dage. 2. I fremtiden at vælge ikke at modtage kortbetaling. 3. At benytte sig af en af de på markedet godkendte selvbetjeningsløsninger. Klubben har valgt løsning 3, som består af, at Nets i samarbejde med GolfBox og IT-leverandør CompuPartner har udviklet en ny betalingsløsning. Skovbo Golfklub er med i en testperiode og den terminal vi har på nuværende tidspunkt er kun midlertidig. Vi tænker, at vi køber en løsning, der har en integreret stander, som kommer til at stå til højre for greenfee boksen. Dette modvirker også at der dannes prop ved greenfee indskrivningen. Da vi er med i en testperiode, har vi en del udfordringer, men både Nets, GolfBox og CompuPartner arbejder på højtryk for at løse klubbernes ønsker. Gæsteservice vil være i klubben i de kommende weekender i september for at hjælpe medlemmer og gæster. Vi henviser medlemmer, der kun skal bekræfte deres tid og indtaste scorekort til touchstanderen i vindfanget og lade gæster, der skal betale for greenfee benytte touchen, der har den nye terminalløsning. Status på medlemmer siden sidste bestyrelsesmøde: År Medlemsstatus Antal juni mdr. Antal juli mdr. Antal august/sep Fuldtidsmedlemmer Fuldtidsmedlemmer Fuldtidsmedlemmer Side 6

7 65 + Pensionistmedlemmer Fleksmedlemmer Aktive i alt Passive medlemmer Prøvemedlemmer Par-3 medlemmer Senior + medlemmer I alt - ikke DGU medlemmer Hjemmeside Nyhedsbrev 14. Eventuelt Næste møde: Mandag den 04. november 2013 Side 7