Kløvermarken Ordinært afdelingsmøde onsdag den 3. september 2014 kl. 13:00 i afdelingens fælleshus Søndergårds Allé 23

Transkript

1 Kløvermarken Ordinært afdelingsmøde onsdag den 3. september 2014 kl. 13:00 i afdelingens fælleshus Søndergårds Allé 23

2 Velkommen til ordinært afdelingsmøde Afdelingsmødet er afdelingens øverste bestemmende organ. Det betyder, at afdelingsmødet behandler og godkender afdelingens budget for det kommende år og vælger medlemmer til afdelingsbestyrelsen. Det er også på afdelingsmødet, du kan høre om afdelingsbestyrelsens arbejde og driften af afdelingen. Du har mulighed for at stille spørgsmål og få svar, og du kan fremlægge dine egne synspunkter. Afdelingsmødet behandler også indkomne forslag fra afdelingsbestyrelsen og fra beboerne og det er afdelingsmødet, der godkender afdelingens husorden. Hvert lejemål har to stemmer, og du skal møde personligt frem for at kunne stemme. Du kan derfor ikke afgive stemme ved fuldmagt. Derudover har du mulighed for at hilse på afdelingsbestyrelsen og dine naboer. Der er derfor mange gode grunde til at deltage i afdelingsmødet, og vi glæder os til at se dig. I hæftet her finder du alt det materiale, du har brug for til mødet. Du kan se afdelingens årsregnskab for 201, afdelingsbestyrelsens budgetforslag for 2015 og eventuelt indkomne forslag, som afdelingsmødet skal tage stilling til. Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen Hvis du vil have et specificeret afdelingsbudget eller årsregnskabet med noter, skal du sende en mail til 3b@3b.dk (angiv navn og adresse samt dit ønske) eller ringe til Boligforeningen 3B på så sender vi materialet til dig. 1

3 Forslag til forretningsorden for afdelingsmødet i Kløvermarken Som retningslinjer for afdelingsmøder gælder sammen med foreningens vedtægter følgende bestemmelser: Afdelingsmødets opgaver 1 På det årlige, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet) godkender afdelingsmødet afdelingens driftsbudget. 2 Afdelingen har tidligere besluttet vedligeholdelses- og istandsættelsesordning B. Afdelingen har tidligere besluttet, at medlemmer af 3B s repræsentantskab vælges af afdelingsmødet. 3 Afdelingsmødet træffer beslutning om fx (listen er ikke udtømmende): Arbejder og aktiviteter (fx forbedringer, renoveringer og iværksættelse af forebyggende socialt arbejde) Individuel måling af vand Ændringer af husorden (herunder regler om husdyr) Udvidet råderet for beboerne (udvendige råderetsarbejder og kollektiv råderet) Sammenlægning af afdelinger 4 Afdelingsmødet godkender forslag fra afdelingens beboere, afdelingsbestyrelsen, organisationsbestyrelsen og repræsentantskabet om øvrige aktiviteter og arbejder i afdelingen. 5 Afdelingsmødet kan beslutte at uddelegere afdelingsmødets og afdelingsbestyrelsens kompetence på konkrete områder til beboergrupper, opgange, udvalg og lignende. Afdelingsmødets afholdelse 6 Adgang til afdelingsmødet har alle lejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Adgang uden stemmeret har også organisationsbestyrelsen og dens repræsentanter fra administrationen. Afdelingsmødet kan desuden beslutte, at andre deltager i mødet uden stemmeret. ligesom organisationsbestyrelse kan beslutte, at andre deltager i mødet med taleret, men uden stemmeret. 7 Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen og påser, at vedtægterne og denne forretningsorden overholdes. 8 Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg. Antallet af medlemmer til stemmeudvalget fastsættes af dirigenten. 9 Afdelingsmødet vælger en referent, der skriver et referat af de trufne beslutninger og af resultatet af de eventuelle afstemninger. Referatet underskrives af dirigenten og afdelingsformanden. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens lejere senest 4 uger efter mødet. 3B tilbyder, at det kan ske på 10 Dirigenten styrer rækken af talere. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet beslutter at fastsætte en begrænsning. Indlæg til et punkt på dagsordenen kan ikke fremsættes, efter debatten om det pågældende punkt er afsluttet. Valg og afstemninger 11 Afdelingsmødet beslutter afdelingsbestyrelsens størrelse (mindst 3 og et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen. Valgbare er lejere i afdelingen og disses myndige husstandsmedlemmer. 12 Formanden for afdelingsbestyrelsen vælges særskilt på afdelingsmødet. 13 Afdelingsmødet kan beslutte, om der fremover vælges repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for disse på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen udpeger afdelingens repræsentantskabsmedlemmer. I begge tilfælde er afdelingens lejere og disses myndige husstandsmedlemmer valgbare. 14 Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål 2 stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet. 15 Bortset fra valg og de spørgsmål, der i vedtægterne er fastlagt præcise stemmeandele for, afgør afdelingsmødet alle spørgsmål ved almindeligt flertal blandt de afgivne stemmer. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i antallet af afgivne stemmer. 16 Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning vedrørende andre spørgsmål afgøres ved almindeligt flertal. Herudover afgør dirigenten afstemningsformen. 17 Er der kun foreslået en kandidat til formand på afdelingsmødet, betragtes vedkommende som valgt uden afstemning. Er der foreslået 2 kandidater til formandsvalget, vælges den, der ved skriftlig afstemning opnår flere end halvdelen af de afgivne gyldige stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Er der herefter fortsat stemmelighed, foretages lodtrækning. Hvis der er foreslået flere end 2 kandidater til formandsvalget, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning opnår flere end halvdelen af de afgivne stemmer, så foretages ny skriftlig afstemning mellem de 2 kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer. 18 Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på mindst én over halvdelen af det antal, der skal vælges og højst det antal, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig 2

4 Velkommen til budgetafdelingsmøde i Kløvermarken Hermed indkalder 3B til det årlige budgetafdelingsmøde, der afholdes med følgende dagsorden: onsdag den 3. september 2014 kl Valg af dirigent herunder valg af referent og stemmetællere samt godkendelse af forretningsorden (se bagsiden). 2. Fremlæggelse og godkendelse af beretning for perioden siden sidste møde. 3. Fremlæggelse og godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år. 4. Fremlæggelse af årsregnskabet til orientering. 5. Behandling af indkomne forslag. 6. Valg af formand til afdelingsbestyrelsen. På valg er Ulrik Falk-Sørensen. 7. Valg af 2 medlemmer til afdelingsbestyrelsen. På valg er Bjørn Runge og Kirsten Valgren. 8. Valg af suppleanter. På valg er Bente S. Frandsen og Annelise Sørensen 9. Valg af medlemmer og suppleanter til repræsentantskabet. for så vidt afdelingsmødet ikke har truffet beslutning om at valget skal foretages af afdelingsbestyrelsen, jf. vedtægtens 15 stk Eventuelt. 3

5 Beretning fra bestyrelsen i 3B Kløvermarken september Der har i det forløbne år været 2 bestyrelser. Den første bestyrelse var genvalg fra tidligere, men også en midlertidig bestyrelse, da flere personer fra bestyrelsen ønskede at udtræde. Der var i september 2013 ingen nye kandidater. Derfor blev det en væsentlig opgave for bestyrelsen at finde kandidater til en kommende bestyrelse. Det lykkedes efter et par måneder. Dette betød, at det allerede i januar 2014 var muligt at afholde et ekstraordinært afdelingsmøde med valg af nye bestyrelsesmedlemmer på dagsordenen. Ulrik Falk-Sørensen blev nyvalgt formand, Bjørn Runge og Kirsten Valgreen blev nyvalgt til bestyrelsen. Bjørn blev valgt til kasserer og Kirsten til sekretær på første bestyrelsesmøde- Ole Mogensen og Søren Bonde fortsatte og udtræder af bestyrelsen til næste år pga. vores rotationsprincip. Vores 2 suppleanter, Bente Frandsen og Annelise Sørensen blev genvalgt. Bestyrelsen har i de forløbne næsten 8 måneder arbejdet med mange sager. Her skal de vigtigste ridses op. Opsummering er ganske kortfatter, da alle beboere pga. vores fællesmøder er velorienterede. Opfølgning af byggetilsyn. Det har været et emne, der har været mange år undervejs. Der arbejdes fortsat med det, og måske er der sket et lille gennembrud. Kvalitetssikringsrapporter. Der er stadig fejl, som der også arbejdes videre med. Græsslåning langs Søndergårds Alle. Vi har modtaget tilfredsstillende svar fra Ballerup Kommune inkl. en kortskitse. Prisen for måleraflæsning. Er afklaret, idet den budgetlagte udgift alene dækker administrationens arbejde med varmeregnskaber. Solenergi. Der arbejde stadig med muligheden for solceller på vores carporte. Vi mangler stadig svar på ansøgning om til tilskud til projektudarbejdelse. Skiltning af gasflasker. Dette spørgsmål er afklaret. Kloak- og vejafgrænsning i forhold til grundejerforeningen. Kort mangler stadigvæk. Et sådan kort skal bekræfte, det vi har læst om emnet fra grundejerforeningen. Støttemurene. Forslag og pris er godkendt. Arbejdet udføres i 2015 og er budgetlagt. Vandindtrængning i vores skure. Alle tage er gennemgået og de utætte tage er repareret. Hårde hvidevarer i lejeboligerne. Prisen for hårde hvidevarer er fastlagt for lejerne. Telefonpriser. Der arbejdes stadig med undersøgelse af muligheder. Bestyrelsen har holdt møde med 3B s formand, næstformand og direktør. Vi talte om de udestående problemer i Kløvermarken. Budget. Der har været arbejdet med budgettet. Det lykkedes at finde få reduktioner i udgifterne. Bestyrelsen har besluttet at arbejde videre med de uløste problemer. Desuden vil vi bl.a. arbejde med disse emner i det kommende år: Vedligeholdelse, regler for indkøb, et råderetskatalog, regler for suppleanters valgperiode, husenes tage. På bestyrelsens vegne Ulrik Falk-Sørensen 4

6 Boligforeningen 3B Afdeling 3071, Kløvermarken Budget for 2015 i sammendrag samt regnskab for 2013 Budgetforslaget vil medføre, at huslejen pr. 1. januar 2015 stiger med kr , hvilket svarer til 6,41%. Lejeændring pr. 1. januar 2015 for familieboliger Ændring i % 6,41 Ændring i kr. pr. år total ,00 Lejeændring pr. 1. januar 2015 for medejerboliger Ændring i % 6,41 Ændring i kr. pr. år total ,00 Gennemsnitsleje pr. m² pr. år pr. 1. januar 2015 Oplysninger om afdelingen Familieboliger 1.080,65 Familieboliger 5 Medejerboliger 921,31 Medejerboliger 14 Bruttoetage areal 1.889,00 Eksempel på månedlig leje for år 2015 uden varmebidrag, forbedringsforhøjelse m.v. Størrelse Nuværende leje pr. mdr. Ændring pr. mdr. Ny leje pr. mdr. 2-rums medejerbolig 77,0 m² kr. 356 kr kr. 3-rums medejerbolig 90,0 m² kr. 417 kr kr. 4-rums medejerbolig 98,7 m² kr. 456 kr kr. Udvikling i gennemsnitslejen de sidste 4 år for familieboliger pr. m²: Leje Kløvermarken Gennemsnitsleje 3B efter år

7 Boligforeningen 3B Afdeling 3071, Kløvermarken Sammentrængt budget Sammentrængt budget for perioden Budget Budget Afvigelse /2015 (1.000 kr.) (1.000 kr.) (1.000 kr.) Nettokapitaludgifter Betaling på lån til opførelse af ejendommen, fratrukket støtte fra det offentlige. Offentlige og andre faste udgifter Ejendomsskatter, vandafgift, renovation, forsikringer, afdelingens energiforbrug, administration samt bidrag til Landsbyggefonden. Herunder: Ejendomsskatter Afdelingens energiforbrug Administrationsbidrag Variable udgifter Renholdelse, almindelig vedligeholdelse, planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser, istandsættelse ved fraflytning, særlige aktiviteter samt diverse udgifter Herunder: Almindelig vedligeholdelse Drift af møde og selskabslokaler Rådighedsbeløb til afdelingsbestyrelsen - heraf beboerarrangementer Henlæggelser Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser, istandsættelse ved fraflytning samt tab ved fraflytning. Ekstraordinære udgifter Ydelser på lån vedrørende forbedringsarbejder, afskrivning på forbedringsarbejder, tab ved lejeledighed / fraflytning m.v. Udgifter i alt Boligafgifter og leje Andre ordinære indtægter Renter, tilskud fra boligorganisationen, drift af fællesfaciliteter, indeksoverskud. Herunder: Drift af fællesvaskeri Overført fra opsamlet resultat Indtægter i alt Nødvendig merindtægt / lejeforhøjelse 98 6

8 Boligforeningen 3B Afdeling 3071, Kløvermarken Sammentrængt budget Bemærkninger til sammentrængt budget 2015 Offentlige og andre faste udgifter Der forventes uændrede ejendomsskatter i forhold til opkrævning for Der er budgetteret med honorar til elektronisk dataleverance. Dette har tidligere været budgetteret på konto 116. Der opkræves fra 2015 administrationsbidrag for I-syn. Der opkræves kr. 41 pr. lejemålsenhed. Variable udgifter Almindelig vedligeholdelse er tilpasset forventet forbrug. Der forventes lavere udgifter til varme i fælleshuset. Der har ikke tidligere været budgetteret med beboerarrangementer, der er afsat kr i budget Boligafgifter og leje Indtægter fra vask er øget. Mindre overskudsafvikling end i budget 2014, grundet underskud i Nøgletal Kløvermarken i kr. pr. m² Gennemsnit afdelinger 3B i kr. pr. m² Renholdelse konto Almindelig vedligeholdelse konto Henlæggelser til planlagt vedligeholdelse konto Opsparet til planlagt vedligeholdelse konto 401 (2013) Kløvermarken Gennemsnit 3B 0 Renholdelse konto 114 Almindelig vedligeholdelse konto 115 Henlæggelser til planlagt vedligeholdelse konto 120 Opsparet til planlagt vedligeholdelse konto 401 (2013) 7

9 Boligforeningen 3B Afdeling 3071, Kløvermarken Sammentrængt budget I dette diagram kan du se, hvad din husleje bliver brugt til 8% 6% 27% 59% Nettokapitaludgifter Offentlige og andre faste udgifter Variable udgifter Henlæggelser I dette diagram kan du se fordelingen af variable udgifter 7% 1% 20% 65% 7% Renholdelse inkl. løn til ansatte Almindelig vedligeholdelse Vaskeri og beboerlokaler m.v. Rådighedsbeløb og beboeraktiviteter Ejendomskontor, kursus m.v. 8

10 Afd Kløvermarken Vedligeholdelsesplan LANGTIDSBUDGET Afs. Gæld. Budget Budget Budget Budget Budget Budget Budget Budget Budget Budget Budget regnsk. budget i alt Terræn Bygning, klimaskærm Bygning, bolig-/erhvervsenhed Bygning, fælles indvendig Bygning, tekniske installationer Materiel Planlagt vedligeholdelse Anden finansiering (-) Som driftsudgift 120 Budgetteret henlæggelse LIKVIDITETSBUDGET 401 Henlagt primo Afgang/tilgang Særlig tilgang a Særlig afgang b 401 Henlagt Ultimo Diff. henlagt og næste års budget Særlig afgang b) Følgende er aftalt i forbindelse med byggeriet og idriftssættelsen af Kløvermarken: Der er en række vedligeholdelsesudgifter som medejerboligerne afholder selvstændigt, i stedet for via huslejen. De almindelige almene familieboliger får disse udgifter dækket via huslejen. Nogle af disse udgifter afholdes via konto 116, afdelingens henlæggelser eller via den almindelige vedligeholdelse (konto 115). Medejerboligerne har en skønnet udgift til egenbetaling af konto 116 udgifter svarende til ca. 32 t.kr. årligt i alt. Medejerboligernes reelle udgifter til konto 115 udgifter de selv skal betale er ikke værdiansat. Bemærkninger: Særlig tilgang a) 9

11 I alt Inst. i terræn dræn/kloak DV Udstyr i adgangsveje, postkasser,skilte Støttemure Facadebekl. Grafitti Hegn, udskiftning Hegn, smøring Træværk teakolie Ydervægge klinker Tagplader alu Dugruder Ydv,komp,service.smøring mm dv Toilet og baderumsudstyr/galleri L Køkkeninventar løb.rep L Flyttelejligheder, afd. Arbejde Udskiftning af tagpap på skure Maling af beboerhuset Beboerhus/-lokaler,gulve Gulvbelægning, fuger m.m Fliser i bad Indervægsbekl. Fuger i bad VEDLIGEHOLDELSESPLAN FOR PERIODEN Afd Kløvermarken 10

12 I alt Afløb/sanitet efters. Dv afløb/dræn L Tagkomp. - tagrender m.v Belysningsanlæg DV (armaturer) L Belysningsanlæg pærer mv. DV L Gasinstallation,service DV (inkl.f.h.) Udskiftning af pumper (varmt vand) Vandinstallation brugsvand DV Ventiler DV. termostat Varmeinstallation SERVICE Udskiftning af centralv. Pumper Fællesvaskeri service/udsk Ventilationsanlæg, baderum/køkk Vaske-/opvaskemaskiner Beboerhus Byggerapport Øvrigt udstyr og inventar Planlagt vedligeholdelse i alt:

13 Boligforeningen 3B Afdeling 3071, Kløvermarken Sammentrængt regnskab Sammentrængt regnskab for perioden Regnskab Budget Afvigelse (1.000 kr.) (1.000 kr.) (1.000 kr.) Nettokapitaludgifter Betaling på lån til opførelse af ejendommen, fratrukket støtte fra det offentlige. Offentlige og andre faste udgifter Ejendomsskatter, vandafgift, renovation, forsikringer, afdelingens energiforbrug, administration samt bidrag til Landsbyggefonden. Herunder: Ejendomsskatter Renovation Variable udgifter Renholdelse, almindelig vedligeholdelse, planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser, istandsættelse ved fraflytning, særlige aktiviteter samt diverse udgifter Herunder: Drift af fællesvaskeri Drift af møde og selskabslokaler Rådighedsbeløb til afdelingsbestyrelsen - heraf beboerarrangementer Uforudsete udgiftsstigninger Henlæggelser Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser, istandsættelse ved fraflytning samt tab ved fraflytning. Ekstraordinære udgifter Ydelser på lån vedrørende forbedringsarbejder, afskrivning på forbedringsarbejder, tab ved lejeledighed / fraflytning m.v. Herunder: Korrektion vedr. tidligere år Udgifter i alt Boligafgifter og leje Andre ordinære indtægter Renter, tilskud fra boligorganisationen, drift af fællesfaciliteter, indeksoverskud. Herunder: Renter Drift af fællesvaskeri Drift af møde- og selskabslokaler Ekstraordinære indtægter Driftssikring og anden løbende driftsstøtte, ydelse vedr. beboerindskudslån. Indtægter i alt Årets underskud 96 12

14 Boligforeningen 3B Afdeling 3071, Kløvermarken Sammentrængt regnskab Balance pr. 31. december kr kr. Aktiver Passiver Anlægsaktiver Henlæggelser 665 Omsætningsaktiver Opsamlet resultat 241 Langfristet gæld Kortfristet gæld 264 I alt I alt Regnskabspåtegninger Administration Resultatet af afdelingens årsregnskab udviser et underskud på kr , der er overført til afdelingens resultatkonto. Dette skyldes stigning i ejendomsskatter, da der er sket en lovændring samt at SKAT har ændret vurderingsår. Stigningen i renovationsomkostninger skyldes, at udgifter til genbrugsstation fremover skal betales af både husholdninger og erhverv. Afdelingen har intet til incasso vedrørende fraflyttere. Fokusområde: Ejendomsskatter, renovation samt forsikringer og drift af selskabslokaler. Revision Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Konklusion Det er vores opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af afdelingens aktiver, passiver og økonomiske stilling pr. 31. december 2013 samt at resultatet af afdelingens aktiviteter for regnskabsåret 1. januar december 2013 er i overensstemmelse med lov om almene boliger og driftsbekendtgørelsens krav til almene boligorganisationers regnskabsaflæggelse. 13

15 Egne noter 14

16 Boligforeningen 3B Havneholmen København V Tlf Mail 3b@3b.dk Ekspeditionstid Hverdage 9-16 Fredage 9-14