Guide til udarbejdelse af lokal implementeringsplan for botilbuddet/forsorgshjemmet:

Transkript

1 Guide til udarbejdelse af lokal implementeringsplan for botilbuddet/forsorgshjemmet: Projekt Forebyggelse af vold på botilbud og forsorgshjem Senest opdateret den XXXX (Indsæt dato)

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Forståelsesramme for implementering Værktøjsafsnit Roller i projektet: Plan for håndtering af interessenter, risici og kommunikation Forankring i hverdagen Tids- og aktivitetsplan Bilag 1 Tjekliste til udarbejdelse af første udkast til lokal implementeringsplan

3 1 Indledning Formålet med denne guide er at understøtte triaden (afdelingsleder/souschef og nærmeste tillidsmand og arbejdsmiljørepræsentant) i udarbejdelsen af en implementeringsplan i forbindelse med projekt Forebyggelse af vold på botilbud og forsorgshjem. Med henblik på at skabe de bedste rammer for projekterne, inddrages fagprofessionelle, og - i videst muligt omfang borgere og relevant netværk i processen - både i forbindelse med udarbejdelse af den første implementeringsplan og ved opdateringer undervejs i projekterne. Implementeringsplanen skal justeres i takt med, at projekterne skrider frem. Implementeringsplanen drøftes på Socialstyrelsens årlige projektbesøg. Dokumentet er en guide til, hvordan en lokal implementeringsplan, i forbindelse med projekt Forebyggelse af vold på botilbud og forsorgshjem, kan udarbejdes. Implementeringsguiden omhandler de rammer, som ligger omkring projektet og sætter fokus på organisering, ledelse, roller, forankring og planlægning. Rammerne skal understøtte, at det daglige arbejde i projektet, som beskrives i 1) Metodemanualen 2) Superbrugermanualen og 3) Coachingguiden, kan ske på en metodetro måde, der samtidig hænger sammen med den daglige praksis på det enkelte botilbud/forsorgshjem. Ovennævnte tre manualer bliver udleveret på uddannelsen med opstart i oktober Denne implementeringsguide indleder med en forståelsesramme for implementering (afsnit 2). Derefter følger værktøjsafsnit (afsnit 4), som guider triaderne i udarbejdelse af implementeringsplanen. Værktøjsafsnittene omhandler: Roller i projektet (styregruppe, triade, superbrugere, eksisterende supervisor) (3.1) Interessentanalyse, risikoanalyse og kommunikationsplan (3.2) Forankring i hverdagen (3.3) Opdateret tids- og aktivitetsplan (3.4) Sammen med implementeringsguiden skal der udarbejdes en samarbejdsaftale. Samarbejdsaftalen (særskilt dokument) giver en samlet oversigt over forventninger til botilbud og forsorgshjem i projektet. Samarbejdsaftalen underskrives og indsendes sammen med implementeringsplanen til Socialstyrelsen senest den 6. november2015. Sidst i guiden findes en tjekliste, som kan sikre overblik over, at hele implementeringsplanen er udfyldt (bilag 1). God arbejdslyst. 3

4 2 Forståelsesramme for implementering Implementering er en række konkrete aktiviteter, der har til formål at understøtte og iværksætte en specifik indsats. Implementering er med andre ord de aktiviteter, der sættes i værk med henblik på at omsætte viden til konkret praksis. Indsatserne består oftest af både hardware og software. Med hardware menes for eksempel en ny tilgang som for eksempel brug af mestringsskemaet i kombination med BVC, som beskrives i projektets manualer. Med software menes eksempelvis nye samarbejdsrelationer og ændring af organisationskulturen, hvilket er det primære fokus i implementeringsguiden. Ved implementering af nye indsatser skal man have øje for, hvad hardwaren indeholder men lige så meget for, hvordan den påvirker softwaren i organisationen. Når triaden på det enkelte botilbud /forsorgshjem skal udarbejde tilbuddets lokale implementeringsplan i samarbejde med fagprofessionelle og borgere på botilbuddet, er det vigtigt, at det gøres med udgangspunkt i denne ramme. Forskning viser 1, at en succesfuld implementeringsplan skal indeholde overvejelser om fem forskellige elementer, der gensidigt påvirker hinanden. 1. Ledelsen: Alle succesfulde implementeringsprocesser har ledelsesmæssig opbakning. Ledelsen er med til at initiere implementeringsprocessen, understøtter den løbende, vælger de rette fagprofessionelle e til for eksempel kompetenceudviklingsforløb og kommunikerer målsætningerne for indsatsen. Ledelsesopgaven har to aspekter: 1) At understøtte rammerne omkring implementeringsopgaven. 2) At drive implementeringsprocessen fremad og holde fagprofessionelle ne til ilden gennem opfølgninger og vedvarende holde fokus på fremdrift. Ovenstående kræver, at de relevante ledelsesniveauer er forpligtet på processen og villige til gennem ledelse at imødekomme de forskellige udfordringer, som opstår i løbet af processen. 2. Menneskerne herunder kompetencer: Når en implementeringsproces planlægges, er det væsentligt at tage hensyn til de menneskelige og kompetencemæssige faktorer, som karakteriserer de grupper af borgere og fagprofessionelle e, der skal involveres i implementeringen af indsatsen. Det er væsentligt at overveje, hvordan disse grupper mest hensigtsmæssigt inddrages i arbejdet med at planlægge implementeringsprocessen omkring indsatsen og i arbejdet med at implementere og afprøve indsatsen. Centralt for implementeringen er også at sikre rum for løbende kompetenceudvikling. Denne skal både have fokus på at aflære gamle rutiner og vaner og at tillære den nye praksis. Det er ikke nok blot at kompetenceudvikle fagprofessionelle ne. Fagprofessionelle ne skal ligeledes have mulighed for at omsætte denne viden til praksis gennem løbende støtte, coaching og supervision. Forandringsagenter og superbrugere er helt centrale for at sikre fremdriften i implementeringsprocessen. Superbrugere er fagprofessionelle e, der uddannes og trænes særligt, så den øvrige fagprofessionelle stab kan læne sig op ad dem i implementeringsprocessen. 1 Fixsen DL, Naoom SF, Blase KA, Friedman RM, Wallace F. Implementation Research: A synthesis of the literature. Tampa, Florida: Louis de la Parte Florida Mental Health Institute Publication

5 3. Organiseringen: Centralt for implementeringen er også at få skabt en sammenhængende og koordineret organisering af indsatsen, som understøttes af den eksisterende organisation. Samtidig er det helt centralt med et monitoreringssystem, der gør det muligt at følge med i og understøtte implementeringsprocessen og løbende vurdere, om man efterlever faglige standarder og opnår de tilsigtede resultater for borgerne. Sandsynligheden for, at indsatsen bliver implementeret ordentligt, er betydeligt større, hvis fagprofessionelle ne har et skriftligt referencepunkt at forholde sig til i implementeringsprocessen. I nærværende projekt er det skriftlige referencepunkt botilbuddets/forsorgshjemmets implementeringsplan, projektets guider, manualer samt det elektroniske registreringsredskab, som understøtter brugen af projektets metoder. Når en implementeringsproces planlægges, er det derfor væsentligt at tydeliggøre, hvem der har ansvaret for leveringen af indsatsen, og hvem der har ansvaret for monitoreringen og fremdriften omkring indsatsen. Det er ligeledes væsentligt, at der i organisationen er forståelse for, at de ansvarlige bruger meget tid på arbejdet med indsatsen. 4. Konteksten: En indsats implementeres altid i en kontekst, som enten kan fremme eller hæmme den planlagte implementeringsproces. Når en implementeringsproces planlægges, er det derfor væsentligt at tage højde for den kontekst, som indsatsen implementeres i. Det er blandt andet relevant at tage hensyn til politiske, økonomiske og sociale dagsordener, ligesom det også er relevant at tage hensyn til allerede eksisterende indsatser og interessenter, der omgiver indsatsen. Endeligt at det væsentligt at vurdere risici forbundet med implementeringen af den nye indsats, således at disse kan håndteres bedst muligt. 5. Indsatsen: Når en implementeringsproces planlægges, er det væsentlig at overveje, hvordan indsatsens formål, mål og forandringsteori kan hænge sammen med de omgivelser, som indsatsen skal være en del af. På samme måde er det også væsentlig at overveje, hvordan indsatsens indhold, kompleksitet og omfang kan have betydning for disse omgivelser. Indsatsen er det centrale element, som skal implementeres og afprøves, mens ledelsen, menneskerne, organiseringen og konteksten er elementer, som ligger rundt om indsatsen. Det er afgørende, at de elementer, som ligger rundt om indsatsen, bakker op om indsatsen og er koblet til indsatsen på en meningsfuld måde. Figuren nedenfor illustrerer, hvordan de fem præsenterede elementer gensidigt påvirker hinanden. 5

6 Kilde: Fixsen DL, Naoom SF, Blase KA, Friedman RM, Wallace F. Implementation Research: A synthesis of the literature. Tampa, Florida: Louis de la Parte Florida Mental Health Institute Publication Skal det enkelte botilbuds/forsorgshjems lokale implementeringsplan være succesfuld, er det nødvendigt, at triaden i samarbejde med fagprofessionelle og borgere overvejer, hvordan udfordringer, der knytter sig til hvert af de fem præsenterede elementer, kan imødekommes på en måde, der hænger sammen med den daglige praksis. I det følgende præsenteres en række konkrete implementeringsredskaber, som skal understøtte, at botilbuddets/forsorgshjemmets lokale implementeringsplan på en meningsfuld måde skaber en kobling til den daglige praksis på tilbuddet. 3 Værktøjsafsnit Den resterende implementeringsguide er bygget op omkring værktøjsafsnit på følgende måde: Tekst i blå kasser beskriver projektets retningslinjer, som skal imødekommes i projektets implementeringsplan. Tekst i grønne kasser indeholder felter med hjælpespørgsmål, som triaden kan bruge til at omsætte projektets retningslinjer til projektets implementeringsplan ved at indsætte egen tekst. De grønne kasser kan tages ud af dokumentet og samles i én implementeringsplan for botilbuddet eller forsorgshjemmet. Eller kasserne kan udfyldes i dette dokument. Det er ikke et 6

7 krav, at guidens redskaber (de grønne kasser) benyttes. Derimod er et krav, at implementeringsplanen indeholder en beskrivelse af: Roller i projektet (styregruppe, triade, superbrugere, eksisterende supervisor) (3.1) Interessentanalyse, risikoanalyse og kommunikationsplan (3.2) Forankring i hverdagen (3.3) Opdateret tids- og aktivitetsplan (3.4) Implementeringsplanen tager afsæt i teksten i de blå kasser. 3.1 Roller i projektet: For at sikre, at indsatsen implementeres bedst muligt i organisationen, er det væsentligt, at der er skabt en projektorganisation, som understøtter implementeringen. Det betyder blandt andet, at der er klarhed omkring roller, ansvar og forventninger, samt at projektets deltagere har drøftet, hvad dette betyder for dem. Herunder følger en beskrivelse af roller, ansvar og opgaver i projektet (blå kasser). Teksten konkretiserer retningslinjerne, der blev præsenteret i puljevejledningen for projektet. I de grønne kasser fremgår hjælpespørgsmål, som kan understøtte rolleafklaring, bemanding og opgaver på det lokale botilbud/forsorgshjem. Styregruppe: Der etableres en styregruppe med fagchef/kontorchef/forvaltningschef som styregruppeformand. Ledelsesrepræsentanten fra triaden deltager i styregruppen. Desuden deltager en repræsentant fra superbrugerne. Styregruppeformanden er i sidste instans ansvarlig for projektet i hele projektets levetid. Øvrige relevante deltagere inddrages efter behov eller ad hoc. I den forbindelse er det vækstligt at sikre, at projektets forskellige stemmer høres i styregruppen. Ansvar og opgaver hos styregruppen: Har det overordnede ansvar for projektet i projektets levetid (projektejer) Godkender oplæg (herunder implementeringsplan) fra triaden Godkender budget fra triaden Styregruppen hos os Hvem deltager i styregruppen? Hvorfor? Hvor ofte mødes vi? Hvem gør hvad? Hvilke forventninger har vi til hinanden? Øvrige opgaver/ ansvarsområde? Andet? 7

8 Triade: Triaden består af afdelingsleder/souschef og nærmeste tillidsmand og arbejdsmiljørepræsentant. Triaden er ansvarlig for den daglige projektledelse af projektet. Opgaver kan dog uddelegeres til øvrige fagprofessionelle under triadens projektledelse. Den lokale ledelsesrepræsentant er i dagligdagen ansvarlig for projektet. Øvrige fagprofessionelle og ressourcepersoner fx den eksisterende supervisor kan inddrages efter behov. Triaden har en særlig rolle i forhold til at være frontløber for den forandringsproces, der skal ske på tilbuddet. Ansvar og opgave hos triaden: Har det daglige ansvar for projektet Informerer og kommunikerer omkring projektet (internt og eksternt) Inddrager borgere, netværk og fagprofessionelle Udvælger to borgerambassadører for projektet pr. botilbud/forsorgshjem Sikrer løbende fremdrift af projektet Håndterer trusler og udfordringer mod projektet Ansvarlig for, at tilbuddet følger projektets retningslinjer og manualer (metodetrofasthed) Udarbejder og tilpasser løbende implementeringsplanen Udvælger 1/3 af tilbuddets fagprofessionelle til at varetage funktionen som superbrugere Sikrer, at superbrugerne gennemfører uddannelsen (det er et krav, at deltagerne har minimum 80 % fremmøde samt består eksamen) Sikrer at samtlige fagprofessionelle modtager coaching én gang pr. måned Uddannes til superbrugere (det er et krav, at triaden gennemfører uddannelsen med min. 80% fremmøde samt består eksamen) Gennemfører 1 dags coachingkursus (det er et krav at triaden gennemfører med 100% fremmøde) Ansvarlig for, at information fra projektet indtastes i det elektroniske registreringsredskab Deltager i aktiviteter hos Socialstyrelsen (netværksmøder mv.) Ledelsesrepræsentanten deltager i en styregruppegruppe hos Socialstyrelsen Kommunikerer med evaluator Modtager supervision af uddannelsesleverandøren 2 gange årligt Triaden hos os Hvem deltager i triaden? Hvorfor? Hvor ofte mødes vi? Hvem gør hvad? Hvilke forventninger har vi til hinanden? Andre opgaver/ ansvar? Andet? 8

9 Superbrugere: 1/3 af tilbuddets fagprofessionelle uddannes til superbrugere. Superbrugerne fungerer som særlige ressourcepersoner i projektperioden, som øvrige fagprofessionelle kan læne sig op ad i forbindelse med implementeringen af den nye tilgang. Superbrugerne uddanner og sidemandsoplærer kollegaer, vikarer, nye fagprofessionelle med videre i hele projektperioden. Kompetencer hos superbrugere: har lyst til at varetage funktionen; har vilje og evne til at gå foran kollegaer og drive en forandringsproces; har interesse for voldsforebyggelse; interesse for at arbejde med voldsforebyggelse; er interesseret i at arbejde systematisk og i et samarbejde med borgeren omkring borgernes mestringsstrategier; er nysgerrige; er mulighedsorienteret. Endvidere anbefaler vi en god fordeling mellem nyuddannede/nyansatte samt erfarne fagprofessionelle. Ansvar og opgave hos superbrugerne: Gennemfører uddannelse til superbruger (krav om 80% fremmøde samt bestået eksamen) Sidemandsoplærer samtlige kollegaer i projektets metoder Oplærer vikarer, elever samt nye fagprofessionelle i projektets metoder Følger metodemanual og superbrugermanual Orienterer triaden om udfordringer og muligheder forbundet med opgaven som superbruger Er nysgerrige og bidrager, sammen med øvrige kollegaer, med input til forbedringer til at kvalificere projektet og kommer med input til videreudvikling af projektets manualer Superbrugerne hos os Hvem uddannes til superbrugere? (navn og uddannelse) Hvilke overvejelser ligger der bag, at vi har valgt disse superbrugere? Hvordan håndterer vi eventuel utilfredshed med ikke at blive valgt til at være superbruger? Hvordan håndterer vi eventuel utilfredshed med at blive valgt til at være superbruger? Hvordan understøtter vi superbrugerne? Hvilke øvrige forventninger har vi til superbrugerne? Eventuelt øvrige opgaver/ ansvar? Samarbejde med eksisterende supervisor Eksisterende supervisor understøtter projektet og projektets tilgange i sin løbende supervision. Ansvar og opgaver hos eksisterende supervisor: Inddrages i projektet i henhold til aftale med triaden Tilbydes at deltage gratis på superbrugeruddannelsen med henblik på bedre at kunne un- 9

10 derstøtte projektet (minus eksamen) Tilbydes at deltage gratis på coachingkurset med henblik på bedre at kunne understøtte triaden Deltager løbende i møder med triaden Samarbejde med eksisterende supervisor hos os Hvem er eksisterende supervisor? (navn og uddannelse) Hvordan får supervisor kendskab til ændrede arbejdsgange som følge af anvendelsen af af mestringsskema i kombination med BVC? Deltager supervisor for eksempel på superbrugeruddannelsen og coachingkurset? Hvordan og hvor ofte kan den eksisterede supervision understøtte aktiviteterne i projektet? Hvordan vil triaden sikre, at botilbuddets eller forsorgshjemmets løbende supervision understøtter projektets tilgang og metoder? Eventuelt øvrige opgaver/ ansvar? Borgerambassadører Centralt for projektet er ønsket om øget borger- og netværksinddragelse, samt det styrkede samarbejde mellem borgere og fagprofessionelle, der afstedkommes af arbejdet med mestringsskemaet. For at understøtte borgerinddragelsen udvælges to borgerambassadører. Borgerambassadørerne er borgere på tilbuddet eller borgernes selvvalgte netværk. Triaden sikrer, at borgerambassadørerne opnår en mere omfattende forståelse for projektets tilgange og arbejdet med projektets metoder. Borgerambassadørerne bidrager med input til forbedring/kvalificering af projektet i projektets indledende implementeringsperiode. Borgerambassadørerne kan løbende fungere som sparringspartnere for triaden vedrørende, hvordan de nye tilgange om initiativer opleves. Borgerambassadørerne er borgere/netværk, som har interesse i udvikling på botilbuddet/forsorgshjemmet, og har interesse i at bidrage yderligere med input til videreudvikling af projektets tilgang om metoder. Ansvar og opgave hos borgerambassadører: Opnår indsigt i projektet Understøtter borgerinddragelsen Udtaler sig om, hvordan arbejdet med projektets metoder opleves Bidrager til kvalificeringen af projektet 10

11 Samarbejde med borgerambassadører hos os Hvem skal være borgerambassadører? Hvorfor? Hvordan får borgerambassadørerne en mere omfattende forståelse for projektets tilgange og metoder? Hvordan vil triaden sikre, at borgerambassadørerne høres i projektet? Eventuelt øvrige opgaver/ ansvar? 3.2. Plan for håndtering af interessenter, risici og kommunikation For at sikre, at indsatsen implementeres bedst muligt i organisationen, er det væsentligt, at der er klarhed omkring hvilke interessenter, der skal inddrages, og hvorfor. Hvilke risici der eksisterer, samt hvordan de håndteres, og hvad der skal kommunikeres til hvem, hvornår. Nedenfor præsenteres tre konkrete redskaber, der kan understøtte håndtering af interessenter, risici og kommunikation på botilbud/forsorgshjem. Det anbefales, at redskaberne udarbejdes i samarbejde med fagprofessionelle, borgere og eventuelt relevant netværk. De tre redskaber skal tages i brug i den rækkefølge, som de præsenteres nedenfor, hvis de på bedst mulig vis skal understøtte hinanden. Interessenter Interessentanalyse I det enkelte botilbuds/forsorgshjems lokale implementeringsplan skal triaden beskrive projektets relevante lokale interessenter. Når triaden udarbejder beskrivelsen, er det vigtigt, at det gøres med udgangspunkt i den forståelsesramme for implementering, der er beskrevet i afsnit 2. Således skal den lokale ledelse, de lokale fagprofessionelle og borgere, den lokale organisering og den lokale kontekst tages i betragtning, når beskrivelsen af projektets relevante lokale interessenter udarbejdes. Desuden skal der tages højde for de interessenter, der allerede er beskrevet i afsnit 3.1. Dette har til formål at styrke sammenhængen mellem implementeringen af projektets indsats og botilbuddets/forsorgshjemmets rammer og daglige praksis. Nedenfor fremgår et koordinatsystem og en tabel, som tilsammen kan understøtte triadens udarbejdelse af en interessentanalyse. 11

12 Vælger triaden på det enkelte botilbud at gøre brug af koordinatsystemet og tabellen, anbefales de at benytte følgende fremgangsmåde: Definer i fællesskab de relevante lokale interessenter for projektet i en brainstorm for eksempel på en flipover. Placer i fællesskab de definerede interessenter i et koordinatsystem, som det ses nedenfor gerne på en flipover. Interessenterne skal placeres efter, hvor stor indflydelse de har på projektet og efter, hvor nødvendig deres medvirken i projektet er. I koordinatsystemet er der indarbejdet anbefalinger for, hvordan de definerede interessenter bør inddrages i projektet. Graden af den anbefalede involvering afhænger af, hvor den enkelte interessent placeres i koordinatsystemet. Udfyld i fællesskab tabellen nedenfor og besvar spørgsmålene i tabellen for hver af de definerede interessenter. De anbefalinger for involvering af interessenter, som fremgår af koordinatsystemet overfor, bør tages til efterretning, når tabellen udfyldes. Eksempler på interessenter: fagprofessionelle på tilbuddet, borgere på tilbuddet, borgerens netværk og pårørende, eksisterende supervisor, samarbejdspartnere, lokale politikere med mere. Herunder eksemplificeres med en af interessenterne. 12

13 Interessent Skal: informeres, involveres, orienteres eller høres? Hvad er interessentens holdning til projektet? Hvilke gevinster kan interessenten opleve ved projektet? Hvilke ulemper kan interessenten opleve ved projektet? Hvilken betydning har interessenten for projektet? Hvordan skal interessenten inddrages i projektet? Fagprofessionelle på tilbuddet Skal involveres Positiv og afventende Faglig udvikling, øget tryghed i hverdagen, klarhed omkring rolle i forhold til voldsforebyggelse, bedre samarbejde med borgerne og borgerens netværk, tilfredshed ved at se borgeren udvikle nye hensigtsmæssige mestringskompetencer med mere Utryghed ved forandring, udfordret ved af at skulle arbejde manualbaseret, uvant med at skulle anvende et elektronisk registreringsværktøj med mere Stor betydning, da det er fagprofessionelle, der skal arbejde med projektets metoder i hverdagen Inddrages mest muligt og tidligst muligt i udarbejdelse af implementeringsplan, drøftelser af, hvem der skal være superbrugere med mere. Risikohåndtering Risikoanalyse Implementeringsplanen skal beskrive de lokale risici, som er forbundet med projektet. En risiko er den usikkerhed, der er forbundet med projektet, herunder at projektet eller botilbuddet/forsorgshjemmet ikke realiserer gevinsterne inden for de fastsatte økonomiske og ressourcemæssige rammer. Når triaden udarbejder risikoanalysen, er det vigtigt, at det gøres med udgangspunkt i den forståelsesramme for implementering, der er beskrevet i afsnit 2. Desuden skal der tages højde for risici forbundet med de interessenter, der allerede er beskrevet i afsnit 3. Dette har til formål at styrke sammenhængen mellem implementeringen af projektets indsats og botilbuddets/forsorgshjemmets lokale rammer og daglige praksis. En risiko omfatter en sandsynlighed for, at en hændelse opstår samt konsekvensen af, at den pågældende hændelse opstår. Det er ikke et mål i sig selv at undgå en risiko, med derimod at sikre, 13

14 at risici håndteres. Værdien af risikoanalysen er størst, hvis den integreres i det daglige arbejde og fungerer dagsordensættende for projektets ledelse (styregruppe og triade). Udfyld i fællesskab tabellen nedenfor, og besvar spørgsmålene i tabellen for hvert af felterne. Eksempler på risici: Ledelsesrepræsentanten i projektet stopper, frafald blandt superbrugerne, at fagprofessionelle, der ikke uddannes til superbruger, ikke opnår ejerskab til projektet, skepsis blandt fagprofessionelle i forhold til at arbejde med en manualbaseret tilgang, at der ikke er kapacitet (computere/ipads mv.) nok til, at fagprofessionelle kan arbejde med projektets metoder direkte i det elektroniske registreringsredskab. Herunder eksemplificeres med en af ovenstående risici. Risiko Tal for konsekvens (K), skala fra 1 til 4 Tal for sandsynlighed (S) skala fra 1 til 4 K X S (1-16)* 1-5: grøn 6-9: gul 12-16: Rød Forebyggende handlinger Afbødende handlinger Hvem er ansvarlig? (indsæt tal og farve herunder) Ledelsesrepræsentanten i projektet stopper Hele triaden er aktiv og involveret i projektet, således at projektet drives af et team og ikke af én person. Triaden sikrer god overdragelse til en ny ledelsesrepræsentant. Triade og styregruppe * Tal og farveskala kan bruges til at overvåge risici, for eksempel på følgende måde: 1-5: grøn: Risiko følges 6-9: gul: Risiko følges tæt, forebyggende /afbødende handlinger iværksættes 12-16: Rød: Triade/styregruppe iværksætter straks forebyggende /afbødende handlinger. Røde risici skal tages alvorligt, og Socialstyrelsen skal informeres. Kommunikationsplan Kommunikationsplan 14

15 I den lokale implementeringsplan skal triaden beskrive en kommunikationsplan, der tager højde for projektets relevante lokale interessenter og de lokale risici, som er forbundet med projektet. Når triaden udarbejder beskrivelsen, er det vigtigt, at det gøres med udgangspunkt i den forståelsesramme for implementering, der er beskrevet i afsnit 2. Udfyld i fællesskab skemaet nedenfor, og besvar spørgsmålene i hvert af felterne. Eksempler på viden, der skal formidles forskelligt: Botilbuddet/forsorgshjemmet deltager i projektet. 1/3 af de ansatte fagprofessionelle skal uddannes til superbrugere. Alle fagprofessionelle involveres i projektet og oplæres i metoderne. Alle borgere er involveret i projektet. Borgerens netværk kan inddrages. Supervisor er central for projektet. Ovenstående skal formidles forskelligt til de forskellige interessenter. Formidlingskanaler kan for eksempel være: personalemøde, informationsmøde, uddeling af brochurer, breve med mere. Herunder eksemplificeres. Interessent Hvad skal formidles? Hvordan skal denne viden formidles? Hvornår skal denne viden formidles? Hvem er ansvarlig for at formidle denne viden? Eksisterende supervisor Supervisor bedes understøtte projektets tilgang i sin løbende supervision. For at opnå optimale forudsætninger herfor må supervisor deltage gratis på coachingkursus og superbrugeruddannelsen. Desuden skal vi drøfte rolle og ansvar med supervisor, og skrive vores aftale i implementeringsplanen Indledende møde, udlevering af vores projektbeskrivelse samt overordnet information fra projektet På vores møde den 10. september, samt ved opstartsmøde med Socialstyrelsen, hvor vi inviterer supervisor Bente fra triaden 15

16 3.3 Forankring i hverdagen Forankring i hverdagen Når projektet planlægges, er det, som tidligere beskrevet, væsentligt at tage højde for den kontekst, som indsatsen implementeres i. Det er relevant at tage hensyn til prioriteringer, rammer, ressourcer, og eksisterende fremgangsmåder. I den forbindelse skal det også overvejes, hvordan det, der allerede foregår i tilbuddet, kan tænkes sammen med det, der skal foregå i projektet. Endvidere er det væsentligt allerede indledningsvist at overveje, hvordan projektet på sigt kan overgå til drift. I projektets sidste fase konkretiseres planen, vedrørende. overgang fra projekt til drift. Forankring i hverdagen Hvordan får vi hverdagen til at hænge sammen, når de fagprofessionelle er på superbrugeruddannelse? Hvordan skaber vi rum for kompetenceudvikling og sidemandsoplæring i hverdagen, samtidig med at den almindelige drift skal hænge sammen? Hvordan sikrer vi, at nattevagter, vikarer, elever med videre oplæres i projektets metoder? Kan dette sammentænkes med eventuel øvrig oplæring, der allerede foregår på tilbuddet? Hvordan sikrer triaden, at samtlige fagprofessionelle modtager coaching minimum én gang pr. måned i 1 time? Hvordan kan arbejdet med projektets metoder indgå i det naturlige relationsarbejde, der allerede foregår på tilbuddet? Hvordan kan arbejdet med projektets metoder indgå i det naturlige udredningsarbejde, der foregår på tilbuddet? Hvordan sikrer triaden, at samtlige informationer, der skal indtastes i det elektroniske registreringsredskab, bliver indtastet? Hvem indtaster konkret? Hvilke computere/it-understøttende redskaber har vi i den forbindelse? Hvordan kan vi tænke den voldsforebyggende indsats, der allerede foregår på tilbuddet sammen med projektets tilgange? Er der nogen af vores nuværende fremgangsmåder og arbejdsgange, der bliver overflødige, når vi arbejder med projektets metoder og manualer? Hvordan kan projektets metoder overgå til drift ved projektafslutningen? Hvordan vedligeholder vi kompetencer blandt fagprofessionelle og superbrugere, efter projektperioden ophører? 16

17 3.4 Tids- og aktivitetsplan Herunder præsenteres den overordnede tids- og aktivitetsplan for projektet. I denne angives de overordnede retningslinjer vedrørende opstart, uddannelse og sidemandsoplæring, implementering, afprøvning og afslutning. Det bemærkes at tidsplanen er justeret på grund af forsinkelserne som følge af folketingsvalget i juni måned. (Se en deltaljeret beskrivelse af de enkelte aktiviteter i projektets puljevejledning). Når triaderne udarbejder deres implementeringsplan, skal de udarbejde en opdateret og detaljeret tids- og aktivitetsplan. Det er vigtigt, at der tages højde for ændringerne i projektets tidsplan. Desuden skal triaden være opmærksom på, at der afsættes god tid til kompetenceudvikling samt sidemandsoplæring af samtlige fagprofessionelle i efteråret 2015, samt at samtlige borgere skal have udarbejdet et mestringsskema i foråret Desuden skal der tages højde for, at fagprofessionelle /borgere/og netværk skal informeres og inddrages mest muligt og tidligst muligt. Tidsplan (kort oversigt) Fase 1: Projektopstart (oktober 2015 november 2015) Mål: Projekterne kommer godt fra start Velkomstmøde hos Socialstyrelsen 1. oktober Opstart i projektorganisationen Udarbejdelse af lokal implementeringsplan Opstartsbesøg og indledende implementeringsstøtte fra Socialstyrelsen på botilbud og forsorgshjem (uge 41-44) Informationsmøde for borgerne, netværk og eventuelle samarbejdspartnere Baselinemåling Fase 2: Kompetenceudvikling (november 2015 januar 2016) Mål: Samtlige fagprofessionelle er kompetenceudviklet Gennemførelse af superbrugeruddannelse for ledelse og fagprofessionelle (opstart fra uge 46) Sidemandsoplæring af samtlige fagprofessionelle Supervision af superbrugere Projekterne bidrager med data og øvrige informationer til evaluator Klarhed omkring arbejdsgang i forhold til det elektroniske registreringsredskab Ledelsesrepræsentanten fra triaden deltager i styregruppemøde hos Socialstyrelsen (januar) 17

18 Fase 3: Afprøvning (februar februar 2018) Mål: Afprøvning af mestringsskema i kombination med BVC Indledende implementeringsperiode med mulighed for justering af tilgang i praksis (februar - maj 2016) o Udarbejdelse af mestringsskemaer for samtlige borgere (februar maj 2016) o Coaching ved triaden Afprøvningsperiode (juni 2016 februar 2018) o Supervision i anvendelsen af projektets metoder o Sidemandsoplæring o Coaching ved triaden o Netværksmøder og processtøtte fra Socialstyrelsen o Ledelsesrepræsentanten fra triaden deltager i referencegruppemøder hos Socialstyrelsen Projekterne bidrager med data og øvrige informationer til evaluator Deltagelse i opfølgende uddannelsesaktiviteter Fase 4: Afslutning (marts - juni 2018) Mål: Projektafslutning og overgang til drift Fortsat arbejde med projektets metoder og tilgange Plan for forankring af projektet Projekterne bidrager med data og øvrige informationer til evaluator Eventuelt netværksmøde arrangeret af Socialstyrelsen Projektafslutning Tids og aktivitetsplan for botilbuddet/forsorgshjemmet opdateret den XX (indsæt dato) 18

19 Bilag 1 Tjekliste til udarbejdelse af første udkast til lokal implementeringsplan Sæt flueben til højre: o o o o o 1/3 af tilbuddets fagprofessionelle inklusiv triaden er udvalgte til at være superbrugere Roller og ansvar er drøftet og defineret for: Styregruppen Triaden Superbrugere Eksisterende supervisor Borgerambassadører Der er udarbejdet interessentanalyse Der er udarbejdet risikoanalyse Der er udarbejdet kommunikationsplan Der er udarbejdet en plan for forankring i hverdagen Der er udarbejdet en opdateret tids- og aktivitetsplan Implementeringsplanen er indsendt til Socialstyrelsen senest 6. november 2015 Samarbejdsaftalen med Socialstyrelsen er drøftet, underskrevet og indsendt sammen med implementeringsplanen. 19