Afsyning af projekter/investeringer, hvor der er ansøgt om tilskud fra Miljø- og Fødevareministeriet under Landdistriktsprogrammet (LDP) Version 6

Transkript

1 Sagsnr. i Captia: Instruksgiver: EU & Erhverv Udformet af: Fysisk Jordbrugskontrol, EU & Erhverv, Projekttilskud og Vand & Natur Tilskud Ajourføringspligtig: Fysisk Jordbrugskontrol, EU & Erhverv, Projekttilskud og Vand & Natur Tilskud Udstedelsesdato: Anvendes for afsyningsrapporter oversendt efter INSTRUKS FOR AFSYNING til brug for kontrol på stedet som led i den administrative kontrol i henhold til Kommissionens forordning (EU) nr. 809/2014, art. 48, stk. 5. (Afsyning) Afsyning af projekter/investeringer, hvor der er ansøgt om tilskud fra Miljø- og Fødevareministeriet under Landdistriktsprogrammet (LDP) Indhold INSTRUKS TIL UDFYLDELSE AF RAPPORT OM AFSYNING AF INVESTERINGSPROJEKTER... 2 Del A Den generelle Afsyningsrapport... 6 A. Oplysninger om projekt, tilsagnshaver og andre oplysninger... 6 B. Oversigt over bilag og dokumentation af den gennemførte kontrol... 7 C. Tidspunkt for besøget... 8 D. Deltagere i kontrolbesøget... 9 E. Kontrol af projektet/investeringen F. Overholdelse af krav om skiltning G. Bemærkninger til afsyningen H. Kontrollør(er) navn og dato DEL B LBB afsyninger A. Kontrol af projektet/investeringen... 16

2 INSTRUKS TIL UDFYLDELSE AF RAPPORT OM AFSYNING AF INVESTERINGSPROJEKTER Udfyldes af kontrolløren. Kontrolresultat Ja Nej Er det en OK-afsyningsrapport? (sæt X) Hvis NEJ, hvilke punkter i rapporten, har givet anledningen til bemærkninger: Angiv nummer på de spørgsmål, hvor der er bemærkninger. Selve bemærkningerne skal angives under punkt H. DEL AFSNIT I KONTROLRAPPORTEN, SOM ER UDFYLDT Sæt X hvor relevant Udfyldes af Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud med X eller IR (ikke relelvant) Udfyldes af kontrollør A. Den generelle afsyningsrapport X X B: Kontrol af LBB Hvis CfE har sat kryds, skal del B udfyldes, - og i feltet sættes et X Udfyldes af Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud DATO Sagsbehandler initialer Der henvises i øvrigt til Den generelle kontrolinstruks af februar 2013, især kapitel 2 (Forberedelse af kontrollen), 4, (Retningslinjer for færden i husdyrbesætninger), 7 (Kontrollørens forpligtigelser) og 8 (Brug af digital kamera). Side 2/17

3 Den generelle kontrolinstruks finder du på intranettet under: Fagligt Hjælp til kontrol, Kontrolmeddelelser og kontrolprogrammer Kontrolinstrukser Den generelle kontrolinstruks. Til baggrund for besøget skal du læse tilsagn, evt. ændringer og udbetalingsanmodningen. I nogle tilfælde er det nødvendigt også at gennemse fakturaer og andre dokumenter indsendt af tilsagnshaver, hvorpå investeringen er beskrevet. Særlige støttebetingelser fremgår af tilsagnet. Alle bemærkningsfelter i afsyningsrapporten skal udfyldes med svar på spørgsmålet og relevante bilag og dokumentation for den gennemførte kontrol, herunder fotodokumentation, skal vedlægges. Der skal altid foreligge dokumentation for at kontrollen er udført og for de fejl/uregelmæssigheder der eventuelt er fundet. Såfremt at feltet ikke er relevant for kontrollen, anføres IR (ikke relevant), evt. med bemærkning herom. Baseret på dine svar i afsyningsrapporten, skal en udenforstående person (fx en revisor) kunne se, hvad du har gjort for at kontrollere de enkelte punkter. Derfor er det vigtigt, at det tydeligt fremgår, at der er taget stilling til samtlige punkter i rapporten og at der er taget stilling til eventuelle tvivlsspørgsmål, der er dukker op undervejs ved afsyningen på stedet. Registrering af M-tid, i VAKS-Online og Captia M-tid I skal benytte det produktnummer der knytter sig til den LDP ordning som afsyningen vedrører. Derefter skal aktiviteten produktion benyttes og underaktiviteten 207 afsyning Fx Registrering af en afsyning på ordningen Miljøteknologi investeringstilskud: Produkt: Miljøteknologi investeringstilskud Produkt: Lægiv.&biotopforbedr Plantn Aktivitet: Produktion Underaktivitet: 207-afsyning. VAKS-Online Ordningerne har følgende opgavekoder: Afsyning (generel) 5681A_16 udtræksårsag: Afsyning Afsyning LBB 5681A_16 udtræksårsag LBB afsyning I KSK et udfyldes første faneblad. I feltet Modtaget fra CfE anføres datoen for modtagelsen af kontrolgrundlag/afsyningsrapport. Hvis I grundet manglende/mangelfuldt kontrolgrundlag må rekvirere yderligere dokumenter, skal datoen for det senest modtagne kontrolmateriale noteres i Modtaget fra CfE. Sagsnummer der skal anføres i VAKS, se felt b.2 Side 3/17

4 Det er MEGET vigtigt, at man i bemærkningsfeltet anføre årsagen til at en sag ikke kan overholde kontrolfristen på 4uger/6uger/8 uger, - da en overtrædelse vil blive vægtet som en fejl, som kan have betydning for støtteudbetalingen. Captia Når kontrollen er afsluttet, overføres sagen til enten PROJTIL (Projekttilskud) eller VANATIL (Vand & Naturtilskud). Af sagernes titel fremgår den enhed, hvortil sagen skal overføres. Sagsbehandlerfeltet skal være tomt, og kontrolsagen må ikke afsluttes i Captia. Feltet Ansv.enhed skal ALTID være udfyldt med PROJTIL eller VANATIL. Kontrollen anses først som gennemført, når sagerne er overført til den respektive enheder under CfE. Kvalitetssikring Jordbrugskontrol vil efterfølgende manuelt udpege og kvalitetssikre de udvalgte sager. Kontroltyper Formålet med afsyning efter kontrolforordningen: Den administrative kontrol af investeringsoperationer skal mindst indbefatte en kontrol på stedet af den operation, der er ydet støtte til, eller et kontrolbesøg på investeringsstedet for at efterprøve, om investeringen er gennemført Det skal fremhæves, at afsyning kun foretages på investeringsprojekter. Desuden annulleres en afsyning, hvis investeringsprojektet er udtaget til fysisk kontrol efter forordning 809/2014, artikel 49. I sådanne tilfælde gennemføres kontrollen efter artikel 49, hvortil den tilhørende kontrolrapport udfyldes. Særligt for afsyningskontrol af Miljøteknologi Randzoner Her skal Bilag A: Miljøteknologi Randzoner benyttes ved kontrollen. Særligt for LBB- kontroller Ved LBB kontroller afsynes rateudbetalinger, - og ikke slutudbetalinger. Ved Landskab og biotopforbedrende beplantninger (LBB) er der to typer af kontroller, individuelle og kollektive. Der er lavet en vejledning til LBB plantninger for ansøgere det pågældende år, som bør læses inden kontrollerne gennemføres (vejledningen ligger på sagen, som en del af kontrolgrundlaget). Ved de individuelle kontroller fremgår kontrolgrundlaget af tilsagn, ændringer, kortmateriale og udbetalingsanmodning og i særlige tilfælde fakturaer og andre dokumenter. Alle oplysninger er samlet i Tjeklisten, Ved de kollektive kontroller fremgår kontrolgrundlaget af de samme oplysninger som i de individuelle. Men da der kan være mange lodsejere og mange hegn/småplantninger med forskellige betingelser, er alle oplysninger samlet i Tjeklisten. Side 4/17

5 Vand & Naturtilskud i Tønder har udfyldt Tjeklisten til brug for LBB afsyningskontrol, med de punkter/betingelser der skal kontrolleres. På tjeklisten findes også navn og tlf.nr på lodsejere, samt de betingelser der er gældende for de enkelte hegn/småplantninger. Kortmaterialet omfatter ofte flere lodsejere og hegn/beplantninger på samme kort og kræver derfor grundig forberedelse inden kontrolbesøg. Tjeklisten skal altid udfyldes (der er vedlagt et eksempel på en Tjekliste til instruksen). Side 5/17

6 Del A Den generelle Afsyningsrapport A. Oplysninger om projekt, tilsagnshaver og andre oplysninger Udfyldes af Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud a.1 Tilskudsordning: Den ordning under LDP projektet har fået tilskud under. a.2 Sagens journalnummer: Sagens nummer fra BTAS/CAPTAS fremgår af tilsagnsbrev. Det sagsnummer kontrolløren skal skrive i DCK, samt Captia nr. a.3 Projekttitel: Projektets titel fremgår af tilsagnsbrevet. a.4 Tilsagnshavers navn: a.5 Tilsagnshavers adresse: Tilsagnshavers navn fremgår af tilsagnsbrev og udbetalingsanmodning. Tilsagnshavers fulde adresse fremgår af tilsagnsbrev og udbetalingsanmodning. a.6 Kontaktperson: Hvis tilsagnshaver har oplyst en kontaktperson anføres denne her. a.7 Telefon: Tilsagnshavers telefonnummer fremgår af udbetalingsanmodningen/tjeklisten (lodsejere) a.8 Tilsagnshavers fremgår af udbetalingsanmodningen. a.9 CVR/CPR nr.: Tilsagnshavers CVR-nr. (virksomhedsregistreringsnummer). Fremgår af tilsagnsbrev og udbetalingsanmodning. a.10 Generelle og specifikke bemærkninger fra Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud. Hvis tilskudsmodtager kun har oplyst et CPR-nr. skal de sidste 4 cifre undlades. Hvis der er uoverensstemmelse, skal årsagen findes, fx kan der være foretaget overdragelse af projektet. Forklar og begrund uoverensstemmelse. Generelle/almindelige bemærkninger fra Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud til kontrolløren, fx: Hvis der er noget, tilsagnshaver ikke har bedt om i forhold til tilsagnet fx: søgt om tilskud til skiltning, men har ikke bedt om penge til det i udbetalingen søgt om 3 stk. ventilatorer, men kun bedt om udbetaling til 1 Opfyldelse af specifikke krav, ffx hvis der er krav om 1 meter udyrket stribe jord langs med det etablerede læhegn etablering af insektvold langs med læhegn hvis størrelsen på en sø er tæt på 100 eller m2 Side 6/17

7 B. Oversigt over bilag og dokumentation af den gennemførte kontrol I tabellen nedenfor angives bilag og dokumentation (herunder fotodokumentation), som er vedlagt afsyningsrapporten. Udfyldes af kontrollør. Bilagsnr. 1 Fotodokumentation 2 Andre dokumenter 3 4 Beskrivelse af dokumentation/fotodokumentation Du skal sikre dig, inden du forlader kontrolstedet, at de fotos der er taget ved kontrollen er tydelige og brugbare. Ved foto af skilte, skal du sikre dig, at tekst kan læses. Underbyg gerne foto med en tekst, hvis fotoet ikke kan stå alene. Fx hvis der er flere søer, hegn, udsnit af en maskine m.m., anfør da nr. på foto henvisning til nr. i teksten. Ved foto af hegn/søer m.m. angiv da på kort, hvor fotoet er taget. Foto skal lægges ind som PowerPoint og gemmes som en PDFfil. Filen navngives Fotodokumentation bilag 1 til afsyningsrapporten og sagsnr.. Bemærk at der for LBB afsyninger kun skal vedlægges fotodokumentation i de tilfælde, hvor der er mangler/afvigelser Side 7/17

8 C. Tidspunkt for besøget Udfyldes af kontrollør. c.1 Varslingsdato Dato på varslingsbrevet/mail. Der skal altid foreligge et varslingsbrev som dokumentation for, at tilsagnshaver er blevet varslet om besøget. Afsyning på stedet skal varsles medmindre, at virkeliggørelsen af målet med denne kontrol bringes i fare. Dvs. kun i ekstraordinære tilfælde, fx ved forudgående mistanke om svig. Et sådant varsel skal begrænses til det absolutte minimum og må ikke overstige 14 dage. Varslingsbrevet findes i Captia -> Opret Word dok -> Alle Captia -> Jordkont_5681_16_Varsling Varslingsbrevet må gerne sendes pr. mail eller gives til tilsagnshaver ved kontrollen, hvis det ikke har været muligt at sende varslingsbrevet. For generelle retningslinjer vedrørende varsling henvises til den generelle kontrolinstruks, fra februar Denne findes på NaturErhvervstyrelsen Tværgående Kontrol Kontrol - jordbrug Kontrolinstrukser ( Tilsagnshaver skal altid have udleveret folderen Information om Kontrolbesøg. Folderen findes på NaturErhvervstyrelsen Tværgående Kontrol Kontrol jordbrug. c.2 Dato for besøg Den dato besøget finder sted. For LBB kollektive kontroller anføres kontrolperioden. c.3 Starttidspunkt for besøg Det klokkeslæt besøget starter på (ankomst hos tilsagnshaver). Punktet er ikke relevant for kollektive LBB kontroller, og skal ved disse kontroller besvares med ikke relevant c.4 Sluttidspunkt for besøg Det klokkeslæt besøget slutter på (afgang fra tilsagnshaver). Punktet er ikke relevant for kollektive LBB kontroller, og skal ved disse kontroller besvares med ikke relevant c.5 Er der udleveret en retssikkerhedsfolder? Der skal altid sendes/udleveres en retssikkerhedsfolder. Hvis dette ikke er sket, skal det noteres og begrundes. Side 8/17

9 D. Deltagere i kontrolbesøget Udfyldes af kontrollør. d.1 Fra Miljø- og Fødevare-ministeriet: d.2 Deltager(e) fra tilsagnshaver: Navn/-e på den eller de personer der deltager i besøget fra Miljø- og Fødevareministeriets side (NaturErhvervstyrelsen). Navn/-e på den eller de personer der deltager i besøget fra tilsagnshavers side. Side 9/17

10 E. Kontrol af projektet/investeringen Udfyldes af kontrollør på baggrund af den gennemførte kontrol, - skal ikke udfyldes ved LBB kontrol JA NEJ Bemærkninger e.1 Har ansøger anskaffet/gennemført de investeringer, der er givet tilsagn til? (inkl. evt. senere godkendte ændringer) e.2 Befinder investeringen sig på den ansøgtes matrikelnummer/ markbloknummer/virksomhed/proje ktareal, som har opnået tilsagn (CVR-nr.)? Investeringsprojektets indhold fremgår af ansøgningen om tilsagn, tilsagnsbrev og evt. senere ændringer. NB Af slutudbetaling fremgår det (ikke altid tydeligt), hvis tilsagnshaver ikke har indkøbt alle de ting, han har fået tilsagn om. Se evt. punkt a.10. Beskriv nøje, hvad og hvordan du har kontrolleret tilsagnet. Vedlæg relevant dokumentation fx foto og kort med indtegn af opmåling og hvor foto er taget. Hvis Nej, redegør nærmere herfor, hvorfor det vurderes, at investering ikke er i overensstemmelse med projektbeskrivelse/tilsagn. Hvis Nej angiv da, hvor investering findes og hvad årsager er hertil. Fx må en mobil investering, så som en mobil fangfold eller mobilt vandingsanlæg, både bruges på de indtegnede projektarealer, på yderligere arealer i indhegningen eller stå i tilsagnshavers maskinhus eller lade, når investeringen ikke er i brug på projektarealet. Dvs. den må ikke bruges på nabo marker/indhegninger, men kun på de marker der er tildelt tilsagn eller er samhegnede med tilsagnsarealerne. Samhegnede betyder her, at der er givet tilskud til fx at udvide en indhegning eller der kun er givet tilskud til en del af en indhegning. Her må fangfolden så bruges i hele indhegningen og ikke kun i den del, indhegningen er udvidet med. For investeringer under Miljøteknologi og Økologisk investeringsstøtte gælder, at investeringen skal benyttes som beskrevet i ansøgningen. Eventuelt overskydende ka- Side 10/17

11 pacitet må gerne udnyttes af andre end tilsagnshaver. e.3 Er der indikationer på at projektets investeringer ikke er nye? e.4 Er der foretaget besigtigelse af investering, herunder, hvis muligt, kontrol af stel nr. eller et andet identifikationsnummer? Jf. svig i bilag S. Tyder det på, at noget af udstyret er købt brugt? Se om udstyret/maskinen ser ud til at være ældre end hvad der fremgår af fakturaen. Har du mistanke om, at der er indkøbt brugt udstyr, tjek da hvem der har udstedt fakturaerne fx en genbrugsforretning, Lauritz.com eller hvis det direkte fremgår af fakturaen, at der er tale om brugt udstyr. Det står i ansøgningen/tilsagnet, hvis vi har godkendt at udstyret må være brugt. Jf. svig i bilag S. Alle fysiske investeringsgenstande, som er indkøbt i forbindelse med projektet, skal besigtiges. Fx maskiner, udstyr, IT-udstyr såsom computere, printere og lign. Dvs. hovedinvesteringen og andet der er relevant for investeringen skal kontrolleres. Evt. serienumre, model/typer mv. noteres og fotograferes i rimeligt omfang, hvor dette er muligt. Serienumre, model/type mv. skal være i overensstemmelse med oplysningerne på fakturaen. Ved fysiske investeringer, kontroller fx at model for udstyret stemmer overens med tilsagn og evt. senere ændringer. Oplysningerne findes i slutudbetalingen og på faktura. Evt. serienumre, model/typer mv. noteres. i VAKS i feltet Supplerende bemærkninger på faneblad 1. Hvis der ikke er stelnummer eller andet identifikationsnummer, skal investeringen dokumenteres ved foto og beskrivelse. Ved kontrol af nogle tilsagn, skal kontrolløren se projektet i forhold til det medsendte kort. Hvis der er uoverensstemmelser, skal det beskrives. Hvis der er givet tilsagn til et bestemt antal m 2, meter af investeringen, anfør da resultatet af opmålingen, Side 11/17

12 vejningen, optællingen osv. Hvis opmålingen, vejningen, optællingen osv. er baseret på en stikprøve, beskriv da hvordan stikprøven er udvalgt og hvordan den anses som repræsentativt. Hvis Nej, beskriv nærmere de konstaterede forhold fx at identifikations nr./stel nr. ikke var synlige/ at finde på investeringen. Side 12/17

13 F. Overholdelse af krav om skiltning Udfyldes af kontrolløren f.1 Er der opsat skilt/tavle/plakat? JA NEJ Bemærkninger Der er ikke noget krav om skiltning når afsyningen finder sted, men tilsagnshaver opfordres til at skilte indtil afsyningen har fundet sted. Hvis der skiltes, skal der vedlægges foto, der viser placering af skiltet samt foto af skiltet, hvor teksten SKAL kunne læses. Angiv størrelse på skilt (A4/A3, eller andet) Krav til skiltning for LDP er beskrevet nedenfor. Skiltning i løbet af projektperioden Projekter hvor støttemodtager har en erhvervsmæssig hjemmeside med tilknytning til/ sammenhæng med projektet (kontrolleres administrativt) Websteder til erhvervsmæssig brug skal have en kort beskrivelse af projektet med formål og resultater. Projekter, hvor støtten til projektet overstiger kr. Plakat mindst A3 størrelse eller et skilt / en plade med information om projektet. Der er ikke fastsat krav om størrelsen af skiltet / pladen. Infrastruktur, bygge- og anlægsarbejder eller køb af en fysisk genstand, hvor støtten overstiger kr. Størrelsen er afhængig af forholdene, men skal dog være mindst A3 størrelse. Placering Plakaten/Skilt skal være opsat et sted, der er klart synlig for offent- Side 13/17

14 ligheden fx ved indgangen til bygningen, ved projektarealet eller ved/på maskinen. Skiltekravet for projekter som modtager tilskud på mellem kr. og 3,75 mio. kr. ophører ved projektperiodens udløb. Projektperioden slutter senest den dag tilsagnshaver indsender slutudbetalingsanmodning. Skiltning i opretholdelsesperioden skal først være opsat 3 md. efter projektperioden. Skiltning efter projektperioden i opretholdelsesperioden Infrastruktur, bygge- og anlægsarbejder eller køb af en fysisk genstand, hvor støtten overstiger kr. Plade eller tavle af permanent karakter Størrelsen er afhængig af forholdene, men skal dog være mindst A3 størrelse Placering Plakaten/Skilt skal være opsat et sted, der er klart synlig for offentligheden fx ved indgangen til bygningen, ved projektarealet eller ved/på maskinen. f.2 Hvis tilsagnshaver har indsendt dokumentation for skiltning. Er skiltet identisk med det indsendte? Bemærkninger Hvis Nej, angiv hvorfor. Side 14/17

15 G. Bemærkninger til afsyningen Udfyldes af kontrolløren. g.1 Er der fundet fejl og mangler ved kontrollen? g.2 Er der øvrige bemærkninger til kontrollen Hvis JA, angiv de punkter i rapporten, du har angivet først i rapporten. Øvrige bemærkninger, som ikke fremgår af de øvrige punkter i afsyningsrapporten/tjekskema H. Kontrollør(er) navn og dato Dato: Udfyldes af kontrolløren. Navn(e): Navne på de medarbejder, der har været involveret i afsyningens gennemførsel og rapportering. Den dato hvor afsyningsrapporten er klar og oversendes til Projekttilskud/Vand & Natur Tilskud Side 15/17

16 DEL B LBB afsyninger Udfyldes kun i forbindelse med afsyning af LBB projekter A. Kontrol af projektet/investeringen Udfyldes af kontrollør på baggrund af den gennemførte kontrol og Tjeklisten JA NEJ Bemærkninger a.1 Har ansøger anskaffet/gennemført projektet, der er givet tilsagn til? (inkl. evt. senere godkendte ændringer). a.2 Befinder projektet sig på den ansøgtes matrikelnummer/ markbloknummer/projektareal som har opnået tilsagn (CVR-nr.)? a.3 Er der foretaget besigtigelse af projektet, herunder optælling, længde og arealstørrelse. Investeringsprojektets indhold fremgår af ansøgningen om tilsagn, tilsagnsbrev og evt. senere ændringer. NB Af slutudbetaling fremgår det (ikke altid tydeligt), hvis tilsagnshaver ikke har indkøbt alle de ting, han har fået tilsagn om. Se evt. DEL A, punkt a.10. Beskriv nøje, hvad og hvordan du har kontrolleret tilsagnet. Vedlæg relevant dokumentation fx foto (Bemærk at der for LBB afsyninger kun skal vedlægges fotodokumentation i de tilfælde, hvor der er mangler/afvigelser) og kort med indtegn af opmåling og hvor foto er taget. Hvis Nej, redegør nærmere herfor, hvorfor det vurderes, at investering ikke er i overensstemmelse med projektbeskrivelse/tilsagn. Hvis Nej angiv da, hvor projektet findes og hvad årsager er hertil. Vedlæg kort med indtegning/opmåling samt fotodokumentation. Jf. svig i bilag S. Tjeklisten udfyldes Ved besigtigelsen gennemgås hele beplantningen. I de tilfælde hvor der konstateres fejl på en eller flere beplantninger skal stikprøven udvides. Stikprøven udvides til at omfatte alle beplantninger hos samme Side 16/17

17 lodsejer, som fejl er konstateret hos, i de tilfælde hvor overtrædelsen er forårsaget af lodsejeren. Hvis en beplantning er placeret i skel, også kaldet et delehegn, og der konstateres fejl i delehegnet, skal kontrollen udvides til at omfatte alle beplantninger hos alle lodsejere, der deler hegnet. I de tilfælde hvor overtrædelsen skyldes fejl fra entreprenørs side udvides stikprøven til at omfatte alle beplantninger i projektet. (Det er dog erfaringen, at dette meget sjældent forekommer). Ved udvidelse af kontrollen, skal Natur og Jordfordeling kontaktes for rekvirering af evt. yderligere kontrolmateriale. Ved kontrol af nogle tilsagn, skal kontrolløren se projektet i forhold til det medsendte kort. Hvis der er uoverensstemmelser, skal det beskrives. Hvis der er givet tilsagn til et bestemt antal m 2 /antal meter anfør da resultatet af opmålingen, optællingen osv. Hvis opmålingen,, optællingen osv. er baseret på en stikprøve, beskriv da hvordan stikprøven er udvalgt og hvordan den anses som repræsentativt. Hvis Nej, beskriv nærmere de konstaterede forhold. Side 17/17