KVIKGUIDE TIL OPRETTELSE AF SALGSFAKTURA NAVISION 5.3

Transkript

1 KVIKGUIDE TIL OPRETTELSE AF SALGSFAKTURA NAVISION 5.3

2 1 Dannelse af Salgsfaktura Berigelse og klarmelding af Salgsfaktura Suspender E-bilag Påføring af yderligere tekst på en elektronisk Påføring af yderligere tekst på en ikke elektronisk Vedhæftning af bilag Tilknytning af flere kontraktlinjer til én og samme Tilknytning af flere kontraktlinjer med fast linjerækkefølge Tilknytning af flere kontraktlinjer med usorteret linjerækkefølge Tilknytning af flere kontraktlinjer fra samme sag og sagsopgave Klarmelding af Bogføring af Side 2 af 16

3 Salgsfakturaer dannes på baggrund af kontraklinjer på en Sag. 1 Dannelse af Salgsfaktura Denne opgave ligger hos Front Office (projektøkonomer/forretningscontroller) vedrørende delregnskab 1-5. For delregnskab 1 og 2 er det valgfrit for projektøkonomer/forretningscontroller om de selv vil taste deres kontraktlinjer og danne fakturaer, eller om de vil have Regnskab, Debitor til at udføre opgaven. Bogføringen sker i Debitor. Vælger projektøkonomen/forretningscontrolleren selv at taste deres kontraktlinjer og danne fakturaer, skal kontrolbilag og faktureringsgrundlag sendes til Back Office via postkassen debitorhotline@adm.au.dk. Sælgerkoden for delregnskab 1 og 2 skal være DEBITOR, når projektøkonomen/ forretningscontrolleren selv vælger at taste kontraktlinjer og danne fakturaer. For delregnskab 3-5 skal sælgerkoden være projektøkonomen/forretningscontrolleren egen. Vælger projektøkonomen/forretningscontrolleren at Back Office Regnskab, Debitor skal taste kontraktlinjer og danne fakturaer for Delregnskab 1 og 2, sendes fakturagrundlaget til Back Office i excel-format evt. vedhæftet bilag til postkassen: debitorhotline@adm.au.dk. Mailen skal entydigt kunne sammenholdes med faktureringsgrundlaget, det vil sige i emnefeltet skal et udpluk af fakturateksten og beløb angives. Hvis selve faktureringsgrundlaget er underskrevet af den anvisningsberettigede og AU-ID fremgår, er fakturateksten i mailen ikke et krav. Stå på den kontraktlinje, du ønsker at fakturere. Klik på Funktion (i nederste højre hjørne) og Opret (alternativt Opret salgskreditnota) Side 3 af 16

4 Klik på OK Feltet Fakturatype er nu udfyldt med Faktura, ligesom feltet Fakturanr. er udfyldt med det foreløbige nr. Desuden er der kommet et hak i kolonnen Overført, hvilket betyder, at data nu er overført til en. Hvis der skal tilknyttes flere kontraktlinjer til samme, følges kvikguidens punkt 3. Klik på Funktion og vælg Hent /-kreditnota ELLER Klik på pilen i feltet Fakturanr. Du befinder dig nu i Debitormodulet på selve en. 1.1 Berigelse og klarmelding af Salgsfaktura Denne opgave ligger hos Front Office (projektøkonomer/forretningscontroller) vedrørende delregnskab 1-5. For delregnskab 1 og 2 er det valgfrit for projektøkonomer/forretningscontroller om de selv vil taste deres kontraktlinjer og danne fakturaer, eller om de vil have Regnskab, Debitor til at udføre opgaven. Bogføringen sker i Debitor. Side 4 af 16

5 Stå på den ønskede Salgsfaktura i Salg og marketing-modulet. Følgende kolonner skal som udgangspunkt være vist i nævnte rækkefølge: Type, Nummer, Sagsnr., Sagsopgavenr., Sted Kode, Delregnskab Kode, Momsproduktbogføringsgruppe, Salgspris Ekskl. Moms, Udestående beløb (RV) og Beskrivelse. Udfyld feltet Sælgerkode og klik No til at opdatere linjerne. Udfyld evt. Debitorordrenr. Kolonnen Momsproduktbogføringsgruppe skal udfyldes med relevant momstype. På salgskreditnotaer udfyldes feltet Årsagskode på fanen Generelt. 1.2 Suspender E-bilag Når man står på selve en, har man mulighed for at vælge, hvorvidt den skal sendes elektronisk eller ej. Hvis debitoren er oprettet med EAN-nummer, sendes en som udgangspunkt elektronisk. Hvis man ikke ønsker fakturaen sendt elektronisk, undgås dette ved at sætte hak i feltet Suspender E-bilag under fanen Fakturering. Side 5 af 16

6 1.3 Påføring af yderligere tekst på en elektronisk Stå på den konterede linje du vil knytte en yderligere bemærkning til. Bemærkningen vil på en fremkomme umiddelbart under den beskrivelse, der tilhører den konterede linje. Det er således muligt at tilknytte forskellige bemærkninger til forskellige konterede linjer. Hvis man ved en fejl kommer til at knytte en bemærkning til en ikke-konteret linje, vil bemærkningen ikke komme til at fremgå af fakturaen. Klik på Linje og vælg Bemærkning Slet datoen i Datokolonnen og skriv den supplerende tekst (vær opmærksom på, at der max. kan angives 40 tegn pr. linje). Sæt hak i kolonnen Eksport to OIOXML og klik på ESC Side 6 af 16

7 1.4 Påføring af yderligere tekst på en ikke elektronisk Kolonnen Type sættes blank på de næste linjer, og supplerende tekst påføres i kolonnen Beskrivelse. 1.5 Vedhæftning af bilag Bilaget skal først gemmes som tiff-format. Gå i Filer og vælg Udskriv Vælg Filtype TIFF og klik på Gem. Side 7 af 16

8 Stå på den faktura, du ønsker at vedhæfte bilaget. Klik på Faktura og vælg Bilag Klik på Bilag og vælg Indlæs fil Vælg C$ on Client (V:) Side 8 af 16

9 Vælg Documents and Settings i Look in Vælg dine egne initialer i Look in Vælg Skrivebord i Look in Vælg det indscannede bilag og klik Open Side 9 af 16

10 Klik Yes Vælg No Påfør evt. beskrivelse og sæt hak i kolonnen Eksport to OIOXML Klik ESC. Bilaget er nu vedhæftet. Side 10 af 16

11 2 Tilknytning af flere kontraktlinjer til én og samme Det er muligt at knytte flere kontraktlinjer til den samme faktura på flere forskellige måder. Det er selvfølgelig en forudsætning, at alle kontraktlinjer skal faktureres til én og samme debitor. Først oprettes de enkelte kontraktlinjer, og herefter vælges metode 3.1 eller 3.2 eller Tilknytning af flere kontraktlinjer med fast linjerækkefølge Her er linjerækkefølgen på fakturaen bestemt af, i hvilken rækkefølge man tilknytter de enkelte linjer. Stå på den næste kontraktlinje der skal tilknyttes en. Klik på Funktion og vælg Opret. I feltet Knyt til nr. vælges den faktura, man ønsker at knytte kontraktlinjen til. Vælg OK Salgsfakturaen er nu oprettet med flere linjer. 2.2 Tilknytning af flere kontraktlinjer med usorteret linjerækkefølge Her er linjerækkefølgen på fakturaen bestemt af de sagsnumre og herefter de sagsopgavenumre, der skal faktureres på dvs. de laveste numre kommer først på fakturaen, hvilket i nogle tilfælde kan være uhensigtsmæssigt): Side 11 af 16

12 Stå på en tilfældig Sagsopgavelinje. Klik på Funktion og vælg Opret salgfaktura. Anfør under fanen Sagsopgave de sagsnumre og sagsopgavenumre du ønsker at knytte til den samme faktura. Angiv evt. en dato i feltet Planlægningsdatofilter. Vælg Debitor i feltet Opret faktura pr. under fanen Indstillinger Vælg OK. Der er nu oprettet en med flere linjer. 2.3 Tilknytning af flere kontraktlinjer fra samme sag og sagsopgave Denne metode anvendes, hvis flere kontraktlinjer på samme sag og sagsopgave skal oprettes på én faktura. Stå på én af de kontraktlinier, du vil fakturere. Marker de linjer der skal på samme faktura. Side 12 af 16

13 Klik på Funktion og vælg Opret. Følgende skærmbillede fremkommer. Vælg OK. Salgsfakturaen er nu oprettet med flere linjer. Side 13 af 16

14 3 Klarmelding af Denne opgave ligger hos Front Office (projektøkonomer/forretningscontroller) vedrørende delregnskab 1-5. For delregnskab 1 og 2 er det valgfrit for projektøkonomer/forretningscontroller om de selv vil taste deres kontraktlinjer og danne fakturaer, eller om de vil have Regnskab, Debitor til at udføre opgaven. Stå på en. Klik på Funktion og vælg Klarmeld. Klik OK. Klik på Bogføring og vælg Kontroller. Side 14 af 16

15 Tjek at der er hak i Vis dimensioner på fanen Indstillinger, ellers kommer dimensionerne ikke med på kontrolbilaget. Klik på Udskriv. Kontrolrapporten udfyldes i nederste højre hjørne med dato samt udstederens underskrift og AU-ID. Den underskrevne kontrolrapport indscannes og sendes til mailto:debitorhotline@adm.au.dk sammen med de eventuelle bilag, der skal medsendes den endelige faktura. Det skal tydeligt fremgå af mailen, hvis en IKKE skal udsendes, og hvis dette er tilfældet vedr. en elektronisk faktura, skal fakturaudsteder selv have påført hak i feltet Suspender E-bilag. De underbilag, fakturaudstederen selv måtte have, arkiveres decentralt hos fakturaudstederen selv. Målet er, at Regnskab, Debitor har bogført en indenfor 48 timer. Side 15 af 16

16 4 Bogføring af Denne opgave ligger altid hos Back Office uanset delregnskab. Stå på en. Klip på Bogføring og vælg Bogfør. Klik Yes. Salgsfakturaen er nu bogført. Side 16 af 16