KONTRAKT - PARADIGMA

Transkript

1 KONTRAKT - PARADIGMA

2 Aftale om Mellem Ejendomsdrift i [Indsæt tjenestested] Vejdirektoratet Niels Juels Gade København K Herefter benævnt Vejdirektoratet Og Herefter benævnt Firma Er der indgået følgende aftale. 2

3 Indholdsfortegnelse: Artikel 1: Leveringsomfang Artikel 2: Kontraktperiode og forlængelse Artikel 3: Kontraktgrundlag Artikel 4: Kontraktfortolkning Artikel 5: Kvalitetsstyring Artikel 6: Betaling Artikel 7: Prisregulering Artikel 8: Regnskab og budget Artikel 9: Leveringstider Artikel 10: Myndighedskrav Artikel 11: Ændringer i leveringsomfang Artikel 12: Forhold til tredjepart Artikel 13: Benyttelse af Vejdirektoratets faciliteter Artikel 14: Firmaets udstyr, materialeanskaffelser etc. Artikel 15: Firmaets underleverandører Artikel 16: Organisation og kommunikation Artikel 17: Sikkerhedsstillelser Artikel 18: Forsikringer Artikel 19: Ophør og opsigelse Artikel 20: Overdragelse Artikel 21: Sikkerhed og arbejdsmiljø m.v. Artikel 22: Force majeure Artikel 23: Mangler Artikel 24: Misligholdelse iøvrigt Artikel 25: Firmaets erstatningsansvar Artikel 26: Samarbejde Artikel 27: Voldgift Artikel 28: Ændringer i kontrakt Artikel 29: Bevillingsforhold Artikel 30: Bistand i forbindelse med aftalens ophør Artikel 31: Tavshedspligt Artikel 32: Supplerende bestemmelser Artikel 33: Bilag Artikel 34: Underskrifter 3

4 1. LEVERINGSOMFANG Firmaets leveringsomfang fremgår af kontraktgrundlaget, jf. 3. Kontraktgrundlag. Firmaet er generelt forpligtet til at levere disse ydelser i overensstemmelse med sædvanlig god praksis og primært som en attraktiv service. 2. KONTRAKTPERIODE OG FORLÆNGELSE Aftalen træder i kraft den [indsæt dato] Aftalen er gældende i 4 år fra kontraktstart. Aftalen ophører uden yderligere varsel ved kontraktperiodens ophør. Vejdirektoratet kan kræve aftalen forlænget 2 gange 1 år på uændrede vilkår. Forlængelsen skal varsles senest 6 måneder før forlængelsen træder i kraft. 3. KONTRAKTGRUNDLAG Nærværende aftale om ejendomsdrift Alle senere ændringer, tillæg og appendikser til denne aftale underskrevet af Vejdirektoratet og Firmaet Alle mødereferater ligeledes underskrevet eller skriftligt godkendt af parterne fra møder afholdt i perioden efter kontraktindgåelsen Det samlede udbudsmateriale, jf. Bilag 1, dvs. Udbudsbekendtgørelse, Opfordringsskrivelse, Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT), Eventuelle rettelsesblade, Opgaven, Nærværende aftale, Tilbudsliste og Spørgsmål/svar samt eventuelle yderligere oplysninger Firmaets tilbud Alt med tilhørende bilag. 4. KONTRAKTFORTOLKNING Såfremt der i kontraktperioden opstår tvivl om opgavens omfang, forudsætninger, formål eller gennemførelse, er Firmaet forpligtet til øjeblikkeligt skriftligt at orientere den anden part herom. Kan en eventuel opstået uenighed ikke løses gennem forhandling, skal eventuelle tvivlsspørgsmål parterne imellem løses i henhold til kontraktgrundlaget, jf. 3. Kontraktgrundlag. Eventuelle tvivlsspørgsmål parterne imellem løses i henhold til nærværende aftale og dokumenter opregnet under 3. Kontraktgrundlag i prioriteret rækkefølge, hvoraf førstnævnte har højeste prioritet. 5. KVALITETSSTYRING Kvalitetsstyring og kontrol fremgår af Firmaets tilbud. Systemet auditeres efter nærmere aftale med Vejdirektoratet. 6. BETALING 4

5 Vejdirektoratet skal betale Firma for de præsterede ydelser i månedlige rater. Vederlag for faste ydelser Vederlag for faste ydelser afregnes månedsvis bagud. Betaling sker senest 14 dage efter modtagelse af faktura. Vederlag for ad hoc ydelser Vederlag for ad hoc ydelser afregnes månedsvis bagud. Betaling sker senest 14 dage efter modtagelse af faktura. Firmaet skal ultimo måneden præsentere en faktura i overensstemmelse med kontraktens øvrige relevante bestemmelser. Vejdirektoratet skal inden primo den følgende måned anvise fakturaen til betaling i Statens betalingssystem senest 14 dage efter modtagelsen af faktura. Eventuelle indvendinger over enkeltposter på fakturaer skal samtidig med tilbageholdelsen meddeles skriftligt til Firmaet. Såfremt parterne finder det hensigtsmæssigt at ændre procedure for betaling mv., ændres indholdet i nærværende bestemmelse efter parternes nærmere aftale. 7. PRISREGULERING Regulering af timepriser De i Firmaets tilbud anførte timepriser er faste frem til 30. juni Én gang årligt den 1. juli reguleres timepriser i henhold til Firmaets tilbud, jf. Bilaget: Tilbudsliste (TBL), i overensstemmelse med udviklingen i lønindeks for den private sektor brancheindeks - bygge og anlæg fra Danmarks Statistik. Første gang regulering finder sted er således 1. juli 2014, og reguleringen baseres på indeks for 4. kvt i forhold til samme tal for 4. kvt Efterfølgende reguleringer skal følge samme princip. Prisstigninger skal meddeles Vejdirektoratet senest 1. marts. 8. REGNSKAB OG BUDGET Der skal på forlangende udarbejdes et årsregnskab for ejendomsdriften. Dette regnskab skal revideres af en statsautoriseret eller registreret revisor og fremsendes til VD senest 3 måneder efter regnskabsårets udløb. Inden hvert regnskabsårs begyndelse i oktober skal Firmaet fremsende et specificeret budget til godkendelse i Vejdirektoratet. Budgettet danner grundlag for aftaler for det kommende år. 5

6 9. LEVERINGSTIDER Leveringstiderne for de forskellige ydelser er som angivet i 3. Kontraktgrundlag og aftales på løbende driftsmøder. 10. MYNDIGHEDSKRAV Udførelsen af den udbudte opgave skal ske i overensstemmelse med og ved overholdelse af de til enhver tid relevante lovkrav, dvs. gældende dansk lovgivning, internationale, europæiske og/eller nationale standarder og kutymer, samt eventuelt de af Vejdirektoratet vedtagne interne retningslinier, som er vedlagt udbudsmaterialet. Forekommer der overtrædelse heraf, vil det være at betragte som misligholdelse fra Firmaets side. Endelig opfordres Firmaet til at følge den almindelige samfundsudvikling på området. 11. ÆNDRINGER I LEVERINGSOMFANG Falder en arbejdsopgave eller en samling af arbejdsopgaver, uanset omfang, bort som følge af en strukturændring i Vejdirektoratet, kan denne udtages af kontrakten. Firmaet skal acceptere, at mængden for den enkelte arbejdsopgave på årsbasis kan blive nul og Firmaet skal for den enkelte arbejdsopgave acceptere en vilkårlig stor mængde. (variationsprocent fra nul til uendelig) Variationsprocenten på årsbasis for den samlede sum er -50% til +100%. Hvis disse variationsprocenter overskrides, har Firmaet ret til en genforhandling af timepriserne således, at dokumenterede ekstraomkostninger som følge af overskridelsen, kan medføre ændring af timepriserne. 12. FORHOLD TIL TREDJEPART Begge parter har i forbindelse med afviklingen af nærværende kontrakt en ubetinget forpligtelse til at friholde den anden part for alle krav, som tredjepart måtte rejse med baggrund i sine rettigheder i øvrigt. Firmaet skal forestå ejendomsdriften i eget navn som en selvstændig virksomhed uden ansvar for Vejdirektoratet. Vejdirektoratet hæfter således ikke for tredjeparts kontrakts- eller erstatningsmæssige krav over for ejendomsdriften. 13. BENYTTELSE AF VEJDIREKTORATETS FACILITETER Medarbejdere, der har fysisk arbejdsplads i Vejdirektoratet, kan benytte Vejdirektoratets faciliteter (telefon, mobiltelefon, it-systemer, fotokopieringsmaskine, mødelokaler, kantine mv.) på samme måde som ansatte i Vejdirektoratet, hvilket blandt andet indebærer, at benyttelsen skal være tjenstligt begrundet. 6

7 14. FIRMAETS UDSTYR, MATERIALEANSKAFFELSER ETC. Firmaet skal levere nødvendigt arbejdstøj og sikkerhedsudstyr, redskaber, almindeligt værktøj herunder håndværktøj, mindre elværktøj mv. samt søm og skruer mv. Firmaet skal stille bil til rådighed for de 2 autoriserede el-installatører i København. Anskaffelse af større maskiner mv.og reparation af større maskiner, som VD stiller til rådighed, skal forudgående skriftligt aftales med lederen af Intern Service, henholdsvis Øst eller Vest. 15. FIRMAETS UNDERLEVERANDØRER Firmaets eventuelle brug af underleverandører fremgår af Firmaets tilbud. Firmaet kan ikke ændre firmanavne eller arbejdsområder uden i hvert enkelt tilfælde forudgående at have indhentet Vejdirektoratet s skriftlige tilladelse. 16. ORGANISATION OG KOMMUNIKATION Organisation og ledelse: Som Vejdirektoratet s centrale ledelsesperson og lokale controllere er udpeget følgende personer: Central ledelsesperson København: Lokal controller Tjenestested : Firmaet har som ansvarlige for kontraktens gennemførelse udpeget følgende personer: Driftleder - Autoriseret el-installatør Forvalter Forvaltermedhjælper Servicemedarbejder Herudover har Firmaet bl.a. følgende nøglepersoner som medarbejdere tilknyttet afviklingen af de aftalte ydelser: Tjenestested: Vejdirektoratet er forpligtet til forudgående skriftligt at meddele eventuelle ændringer i dets repræsentation inden iværksættelsen. Firmaet må ikke ændre sin repræsentation uden Vejdirektoratet s forudgående skriftlige godkendelse i hvert enkelt tilfælde. 7

8 Organisation, medarbejdere: Personalets faglige kvalifikationer er beskrevet i Firmaets tilbud. Det er Firmaets ansvar at alle medarbejdere er i besiddelse af de nødvendige uddannelser, kurser, certifikater mv., som er et myndighedskrav for at kunne udføre det pågældende arbejde. Kommunikation: Vejdirektoratet s centrale ledelsesperson og Firmaets driftsleder kan træffe forpligtende, skriftlige aftaler om ændringer i indholdet i nærværende aftale. Ændringer skal udarbejdes skriftligt som et tillæg til kontrakten og underskrevet af alle parter, jf. afsnit 28. Ændringer i kontrakt. Vejdirektoratet s controller og Firmaets lokale driftleder kan træffe skriftlige aftaler om fortolkninger af nærværende aftale med forbehold for senere central godkendelse. Sådanne fortolkninger er først gældende, når kontraktsparterne skriftligt har godkendt disse. Firmaet og dets medarbejdere er forpligtet til at iagttage diskretion, herunder har tavshedspligt, med hensyn til særlige forhold og forretningshemmeligheder inden for Vejdirektoratet, som disse måtte få kendskab til gennem deres arbejde i og/eller for Vejdirektoratet. Dette omfatter således oplysninger af fortrolig og/eller intern karakter, herunder oplysninger om Vejdirektoratet s forretningsgrundlag, strategier, handlingsplaner og lignende. Diskretions- og tavshedspligten gælder endvidere for Firmaet og dettes ansatte og eventuelle underleverandører, efter at dette/disse er ophørt med at udføre arbejdsopgaver for Vejdirektoratet. Endeligt bemærkes, at Firmaet på forlangende skal give Vejdirektoratet adgang til regnskabsmateriale vedrørende ejendomsdriften på det enkelte tjenestested. 17. SIKKERHEDSSTILLELSER Som sikkerhed for manglende levering stiller Firmaet en bankgaranti på en sum svarende til 15 % af den samlede årlige kontraktsum. Vejdirektoratet skal på forlangende have forevist original bankgaranti. 18. FORSIKRINGER Firmaet skal tegne en forsikring i anerkendt forsikringsselskab til dækning af enhver skade, som Firmaet måtte have ansvaret for, herunder produktansvar, personskade og skade på fast ejendom og løsøre. Dækningssummer skal minimum være DKK 12,5 mio. for personskade og minimum DKK 15 mio. for tingskade. Vejdirektoratet skal på forlangende have forevist originale forsikringspolicer. 8

9 19. OPHØR OG OPSIGELSE Aftalen er gældende i 4 år med mulighed for forlængelse. Aftalen er uopsigelig fra Firmaets side. Aftalen kan fra Vejdirektoratet s side opsiges med seks måneders varsel til ophør den 1. i en måned, dog tidligst til ophør med virkning fra 1. juli Uanset oplysning om varighed er Vejdirektoratet berettiget til uden varsel straks at forlænge aftalen med en i forlængelsen angivet periode, såfremt et kommende udbud af en ny aftale om ejendomsdrift, der skal erstatte nærværende aftale, ikke kan træde i kraft efter den forventede tidsplan, f. eks. som følge af, at Klagenævnet for Udbud har givet en klage angående den nye aftale opsættende virkning, at Klagenævnet for Udbud har annulleret tildelingen af den nye aftale, eller at Vejdirektoratet selv har vurderet, at udbuddet af den nye aftale skal aflyses med henblik på genudbud. 20. OVERDRAGELSE Firmaet kan ikke overdrage aftalen hverken helt eller delvist til tredjemand uden Vejdirektoratet s forudgående specifikke, skriftlige godkendelse i hvert enkelt tilfælde. Vejdirektoratet kan, efter forhandling med Firmaet, overdrage sine forpligtelser ifølge aftalen helt eller delvist til en anden offentlig myndighed eller virksomhed. 21. SIKKERHED OG ARBEJDSMILJØ M.V. Firmaet har det fulde ansvar for overholdelsen af gældende dansk lovgivning på disse områder. Hvis dette ikke er muligt på grund af forhold, der kun kan rettes af Vejdirektoratet, skal Firmaet straks give Vejdirektoratet skriftlig meddelelse herom. Det vil herefter være Firmaets ansvar at fortsætte eller indstille den pågældende ydelse, indtil forholdet er rettet. Særligt fremhæves, at Firmaet skal følge og behandle alle medarbejdere på opgaven i overensstemmelse med de danske kollektive overenskomster på området. 22. FORCE MAJEURE Den part, der først bliver opmærksom på muligheden for en force majeure situation, er forpligtet til skriftligt at underrette den anden herom, hvorefter parterne i fællesskab ufortøvet i fællesskab skal træffe foranstaltninger til afbødelse af situationens virkninger. 23. MANGLER 9

10 Såfremt Firmaet ikke opfylder krav, som fremgår af kontraktgrundlaget, jf. afsnit 3. Kontraktgrundlag, vil dette blive betragtet som en væsentlig mangel og dermed misligeholdelse af kontrakten. Får Firmaet gentagende påtaler fra Arbejdstilsynet vil det også være at betragte som misligeholdelse. 24. MISLIGHOLDELSE IØVRIGT Om Vejdirektoratets øvrige beføjelser i anledning af Firmaets misligholdelse gælder dansk rets almindelige regler. I tilfælde af misligholdelse af væsentlige dele af nærværende aftale er den forurettede part berettiget til at ophæve aftalen og erstatningskrav kan gøres gældende efter dansk rets almindelige regler. Inden dette sker, skal den forurettede part skriftligt underrette den anden part om sin hensigt, hvorefter parterne ufortøvet skal optage en forhandling om en løsning af den opståede uoverensstemmelse. Hvis disse forhandlinger ikke i løbet af to uger fører til et for begge parter acceptabelt resultat, kan den forurettede part ophæve aftalen med øjeblikkelig virkning. 25. FIRMAETS ERSTATNINGSANSVAR Firmaet er erstatningspligtig over for Vejdirektoratet efter dansk rets almindelige regler. Vejdirektoratet kan dog ikke kræve erstatning for driftstab eller indirekte tab. Dog præciseres, at enhver begrænsning i Firmaets erstatningsansvar bortfalder ved ansvarspådragende handlinger eller udeladelser, der kan tilregnes Firmaet som groft uagtsomme eller forsætlige. Firmaets samlede erstatningsansvar eksklusiv eventuelle betalinger af bod kan maksimalt udgøre et beløb svarende til den samlede årlige omsætning hos Vejdirektoratet. 26. SAMARBEJDE Det forudsættes, at Firmaet udviser stor samarbejdsvillighed og i øvrigt indgår i et fleksibelt og smidigt samarbejde med Vejdirektoratet. Det forudsættes, at Firmaet straks underretter Vejdirektoratet om relevante henvendelser fra offentlige myndigheder, f. eks. henvendelser fra Arbejdstilsynet. Vejdirektoratet er alene forpligtet til at medvirke til opgavens udførelse i det omfang, det udtrykkeligt fremgår af kontraktsgrundlaget. 27. VOLDGIFT 10

11 Parterne er enige om at tilstræbe alle uoverensstemmelser løst ved forhandling. Skulle dette ikke være muligt, skal der etableres en voldgift, hvis kendelse er bindende for parterne. Hver part skal inden 14 dage udpege en voldgiftsmand. Voldgiftsmændene skal ufortøvet vælge en opmand, subsidiært bede præsidenten for Sø- og Handelsretten om at udpege en sådan. Voldgiftsretten fastsætter selv sin procedure og omkostningsfordeling i overenstemmelse med sædvanlig praksis. 28. ÆNDRINGER I KONTRAKT Enhver ændring af denne kontrakt skal udarbejdes skriftligt som et tillæg til kontrakten og godkendes af alle parter ved deres underskrift. 29. BEVILLINGSFORHOLD Indgåelsen af nærværende aftale om ejendomsdrift er kun bindende for Vejdirektoratet under forudsætning af, at der opnås fornødden bevillingsmæssig hjemmel. Såfremt Vejdirektoratet i henhold til en kontrakt, der strækker sig over flere finansår, ikke opnår fuldstændig finanslovsbevilling eller kun opnår delvis finanslovsbevilling for det følgende finansår eller ikke kan opnå sikkerhed for opnåelse af helt eller delvis finanslovbevilling inden starten af finansåret, er Vejdirektoratet berettiget til at opsige kontrakten uden varsel. Firmaet har i denne situation kun krav på løn til overflødiggjort arbejdskraft og leje af lokaler herfor i overensstemmelse med kontraktgrundlaget, såfremt det præcist kan dokumenteres og er forsøgt afværget på enhver tænkelig måde. Firmaet har ikke krav på mistet fortjeneste for den opsagte kontrakt. 30. BISTAND I FORBINDELSE MED AFTALENS OPHØR Firmaet skal uden beregning levere nødvendige oplysninger til brug for gennemførelse af nyt udbud, f. eks. i forbindelse med anvendelse af Virksomhedsoverdragelsesloven. Firmaet skal i forbindelse med kontraktophør udarbejde en komplet oversigt over større maskiner, som Vejdirektoratet har stillet til rådighed samt en fortegnelse over redskaber og det almindelige værktøj, herunder håndværktøj, mindre el-værktøj mv., sikkerhedsudstyr samt søm og skruer mv. som Firmaet selv har skullet levere for at kunne udføre den udbudte opgave. 31. TAVSHEDSPLIGT Firmaet og dettes personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Vejdirektoratet eller andres forhold, som der opnås kendskab til i forbindelse med opfyldelse af denne kontrakt. Overtrædelse heraf vil kunne straffes i henhold til gældende lovgivning. Tavshedspligten påhviler også Firmaet og dettes personale efter kontraktens ophør, samt efter erhvervets henholdsvis ansættelsens ophør. 11

12 Firmaet pålægger alle underleverandører og andre, der bistår Firmaet med opgaven, en tilsvarende forpligtelse. Hvis der foreligger konkrete beskyttelseshensyn, skal disse oplyses. Såfremt Vejdirektoratet pålægges et erstatningsansvar som følge af, at Firmaet, det ansatte personale eller eventuel underleverandør overtræder deres tavshedspligt, er Firmaet forpligtet til at dække et sådant. Firmaet må ikke uden Vejdirektoratets forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om denne kontrakt eller offentliggøre noget om kontraktens indhold eller den udbudte opgaves resultat. Firmaet må ikke uden Vejdirektoratets forudgående skriftlige tilladelse bruge Vejdirektoratet som reference. 32. SUPPLERENDE BESTEMMELSER Der er ingen supplerende bestemmelser. 33. BILAG Bilag 1: Det samlede udbudsmateriale, jf. Bilaget: Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT), afsnit 1.4, dvs. 1) Udbudsbekendtgørelse 2012/S ) Opfordringsskrivelse, dateret 12. marts ) Bilaget: Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT), dateret 7. marts ) Eventuelle rettelsesblade offentliggjort under spørgerunden 5) Bilaget: Opgaven, dateret 7. marts ) Nærværende Kontrakt Paradigma, dateret 7. marts Der kan ikke foretages væsentlige ændringer forud for underskrift. 7) Bilaget: Tilbudsliste (TBL), dateret 7. marts ) Spørgsmål/svar samt eventuelle yderligere oplysninger offentliggjort under spørgerunden Alt med tilhørende bilag Bilag 2: Firmaets tilbud [dato] 34. UNDERSKRIFTER Denne aftale, som omfatter 34 bestemmelser er udfærdiget og underskrevet i to originale, enslydende og ligeværdige eksemplarer, hvoraf parterne hver modtager ét. For Vejdirektoratet For Firmaet Sted og dato Sted og dato 12

13 Underskrift Underskrift 13