Bestyrelsesmøde i Sydtrafik

Transkript

1 J.nr.: Dato: Initialer: UG Bestyrelsesmøde i Sydtrafik Referat Tid: Torsdag, den 12. marts 2009 kl Sted: Mødelokale 5, Banegårdspladsen 5, 6600 Vejen Medlemmer: Peter Christensen Hans Peter Geil Erwin Andresen Inger Donslund Jørgen Elsted Hansen Poul Rosendahl (afbud) Morten Kristensen Thyge Nielsen Ole Jacobsen Øvrige: Direktør H. C. Bonde Afdelingsleder Kirsten Therkildsen (ref.) Afbud sker til Ulla Grosmann (ug@sydtrafik.dk) eller på tlf.: Dagsordenspunkter: 11/08 Orientering /08 Udvidelse af antallet af kommunale repræsentanter i Bestyrelsen /09 Indtægtsanalyse 2008 samt indtægtsanalyse januar /09 Ændring af a conto betaling /09 Delingsaftale mellem Midttrafik, Region Syddanmark og Sydtrafik /09 Status på kommunal overtagelse af regionalruter /09 Ressourceforbrug til planlægningsopgaver /08 Kendelse fra Voldgiftsretten /09 Sydtrafiks 3. udbud /09 Harmonisering af takstregler for natbusser og tilkaldetaxi /08 Finansiering af rutebilstationer /09 Udpegning af bestyrelsesmedlem til Rejseplan A/S /09 Udpegning af bestyrelsesmedlem til Rejsekort A/S

2 11/08 Orientering J. nr Dato: 25. februar 2009 Orientering foretaget. 12/08 Udvidelse af antallet af kommunale repræsentanter i Bestyrelsen J. nr Dato: 12. februar 2009 Der rettes henvendelse til Transportministeren med henblik på at få oplyst ministerens indstilling til en ansøgning om dels at kommunernes repræsentation i Sydtrafiks bestyrelse fremover kunne bestå af en repræsentant fra hver af de kommuner, der findes i Sydtrafiks område, og som en konsekvens heraf: dels at repræsentantskabet nedlægges I forbindelse med etableringen af trafikselskabet var der ønske om at samtlige kommuner i Sydtrafiks område kunne have en repræsentant i Bestyrelsen. Dette blev ikke tilladt. På mødet med Transportminister Lars Barfoed den 26. januar spurgte han, om der var et ønske om ovennævnte, hvilket blev bekræftet af de tilstedeværende. Ved at rette henvendelse til ministeren nu kan Sydtrafik få oplyst, hvorvidt muligheden for en dispensation faktisk foreligger. Således at denne oplysning er til stede før kommunerne eventuelt høres om spørgsmålet. En eventuel udvidelse af bestyrelsen til at omfatte en repræsentant for alle kommuner vil betyde, at Repræsentantskabets rolle vil være udspillet. Det vil i realiteten kræve en ændring af Lov om trafikselskaber, og en ændring af Sydtrafiks vedtægter. Det kan også være et spørgsmål om antallet af medlemmer valgt af regionen skal øges til 3-4 medlemmer, så den forholdsmæssige fordeling af medlemmer fra kommunerne og regionen fastholdes. Dette vil i givet fald også kræve en ændring af lov om trafikselskaber. 18

3 I Lov om trafikselskaber 2 står: 2. Et trafikselskab ledes af en bestyrelse på højst 9 medlemmer. Medlemmerne udpeges af henholdsvis regionsrådet, jf. stk. 2, og kommunalbestyrelserne, jf. stk. 3, inden for trafikselskabets område. Transport- og energiministeren kan i særlige tilfælde tillade, at antallet af bestyrelsesmedlemmer overstiger 9, dog således at antallet af bestyrelsesmedlemmer altid er et ulige antal. Stk. 2. Regionsrådet udpeger blandt rådets medlemmer 2 medlemmer til bestyrelsen Stk. 3. Kommunalbestyrelsen i de deltagende kommuner vælger et repræsentantskab for trafikselskabet, der består af 1 medlem fra hver af de deltagende kommuners kommunalbestyrelser 37 stk. 2 i vedtægterne siger at ændringer i vedtægten skal vedtages af bestyrelsen og godkendes af repræsentantskabet og regionsrådet og derefter af transport- og energiministeren og indenrigs- og sundhedsministeren. en tiltrådt med tilføjelsen, at antallet af Regionens medlemmer samtidigt udvides samt at der gives mulighed for eventuelt at etablere et forretningsudvalg. 13/09 Indtægtsanalyse 2008 samt indtægtsanalyse januar 2009 J. nr Dato: Tages til efterretning. Bestyrelsen har besluttet, at der månedligt skal ske en afrapportering af indtægter for trafikselskabet. Den foreliggende afrapportering indeholder analysen for hele 2008 samt for januar Det bemærkes, at analysen for 2008 er udarbejdet på grundlag af det forventede regnskab. Der kan forekomme mindre afvigelser i det endelige regnskab. 19

4 Indtægterne for trafikselskabet fremgår af budgettets noteapparat noterne 1-10, hvoraf noterne 1-5 omfatter indtægter fra busdriften, Vestbanen, kortsalgssteder, uddannelsesog SU-kort samt skolekort. Disse indtægter udgør langt størstedelen af de samlede indtægter. I henhold til kontrakterne med vognmændene og kortsalgsstederne, skal der ske månedlig indberetning af indtægterne til trafikselskabet senest den 7. hverdag i måneden for vognmænd henholdsvis måneden efter for kortsalgssteder. Det betyder, at oversigt over indtægterne afrapporteres til bestyrelsen med en forskydning på 1 måned i henseende til placering af bestyrelsens møder. Analysen for 2008 viser, at indtægterne i noterne 1 til 5 har været 10,9 mio. kr. lavere end det forventede i budgettet og 4,8 mio. kr. lavere end skønnet i december De 5,5 mio. kr. kan henføres til mindre indtægt i Ses der på indtægtsudviklingen fra 2007 til 2008 inkl. takstforhøjelse, er der en mindre indtægt på 4,5 mio. kr. på indtægterne i busserne (forventet regnskab 2008 set i forhold til regnskab 2007 fremskrevet med takst). I noterne 2 til 5 har indtægterne været konstante i forhold til 2007 med takstfremskrivning. Analysen for januar 2009 viser at indtægterne i busserne er lave i forhold til det forventede ud fra budget 2009 og også lavere end regnskab Det er endnu for tidligt at give et bud på årets indtægter for denne note 1. Indtægterne i noterne 2 til 5 giver ikke anledning til nye skøn for indtægterne. Intet. Økonomi I 2008 har der været en mindre indtægt i noterne 1 til 5 på 10,9 mio. kr. Indtægterne i busserne udgør 9,9 mio. kr. Heraf regional kørsel med mindre indtægt på 2,8 mio. kr. og lokal- og bybuskørsel med mindre indtægt på 7,1 mio. kr. Analysen for januar 2009 viser, at der er et indtægtstab på indtægterne i busserne i f.t 2008 (note 1), det er endnu for tidligt, at give et skøn for hele året. Noterne 2 til 5 giver ikke anledning til revurdering af budgettet for Taget til efterretning 20

5 14/09 Ændring af a conto betaling J. nr Dato: 3. marts 2009 At regionen meddeles, at der træffes beslutning, om hvorvidt der skal ske ændringer i acontobetalingerne fra sommeren 2009 i forbindelse med 1. budgetopfølgning for Region Syddanmark har i brev af 18. februar anmodet om, at regionens acontobetaling ændres fra sommeren Baggrunden for ændringen er et ønske om, at tilpasse betalingen til de ændringer i køreplanen som regionen har anmodet om, og som er aftalt med Sydtrafik. Region Syddanmark anmodede i brev af 20. januar 2009 Sydtrafik om ved opkrævning af tilskud for resten af 2009 at tage udgangspunkt i et tilskud på 82,786 mio. kr., samt meddelte at for meget udbetalt tilskud på 2, 246 mio. kr. ville blive modregnet i oktober kvartal Sydtrafik meddelte på baggrund af dette i brev af 30. januar 2009 at, det ifølge selskabets vedtægter er bestyrelsen, der fastsætter a conto betalingen, og at Sydtrafik derfor ikke kan accepterer, at Region Syddanmark egenhændigt beslutter, at indbetale et andet beløb end det af Sydtrafik opkrævede. Ændringerne i de regionale ruter, der overgår fra regionen til kommunerne, forventes at kunne indregnes i budgetopfølgningen pr. april Ifølge vedtægterne for Sydtrafik fremgår det af 32 stk. 3, at umiddelbart efter budgetvedtagelsen underrettes Regionsrådet og kommunalbestyrelserne om størrelsen af acontobidrag, der skal udredes i henhold til budgettet Økonomi Hvis det besluttes, at ændre acontobetalingen for Region Syddanmark vil det også være nødvendigt at ændre acontobetalingen for kommunerne. Det anbefales, at en regulering af acontobetalingen sker på baggrund af budgetopfølgningen pr. april en tiltrådt. 21

6 15/09 Delingsaftale mellem Midttrafik, Region Syddanmark og Sydtrafik J. nr Dato: 3. marts 2009 : At delingsaftalen med Midttrafik afsluttes med en endelig afregning fra Midttrafik på kr. På bestyrelsesmødet den 12. december 2008 blev det besluttet, at fremsende problemstillingen omkring VATs regnskab for 2006 og delingsaftalen i forhold til Midttrafik til udtalelse i Velfærdsministeriet for at få en afgørelse i sagen. Ved brev af 13. januar 2009 rettede Sydtrafik henvendelse til Velfærdsministeriet vedrørende den endelige deling af det tidligere Vejle Amts Trafikselskab. Ministeriet har i brev af 5. februar svaret på henvendelsen. Velfærdsministeriet skriver, at hverken Velfærdsministeriet eller andre myndigheder efter lovgivningen er tillagt nogen kompetence til at løse eventuelle uenigheder mellem parterne i delingsaftalen om efterreguleringen, men kan alene udtale sig generelt om fortolkningen af de regler der hører under ministeriets område. Velfærdsministeriet foretager sig derfor ikke yderligere. Ministeriet henleder dog opmærksomheden på procedurebekendtgørelsens 38 og 38 a, hvorefter den efterregulerende myndighed (her Region Syddanmark) skulle udarbejde en efterreguleringsoversigt samt de nærmere krav hertil. De fastsatte frister for fremsendelse og høring har ikke været overholdt. Senest 20. august 2007 skulle den efterregulerende myndighed anmode om bemærkninger til efterreguleringsoversigten. En myndighed, hvortil der overføres opgaver til, skulle senest 1. oktober fremkomme med bemærkninger eller meddele at myndigheden ikke havde bemærkninger. Efterreguleringen af aftale om fordeling af Vejle Amts Trafikselskabs aktiver er først udarbejdet den 29. oktober Midttrafik har påpeget, den manglende mulighed for at gøre indsigelse gældende som følge af at proceduren ikke har været fulgt. Midttrafik anfægter den udarbejdede delingsaftale, idet de mener, at den i efterreguleringen optagne kortfristede gæld, burde være byrdefordelt på Vejle Amt og de 12 deltagende kommuner. Det følger af procedurebekendtgørelsens 41 at en eventuel kontant kompensation skulle erlægges samtidig med regnskabets afgivelse til revision senest 1. juni 2007 med efterfølgende fornødne ændringer. Jf. ovenstående er dette ikke sket. Velfærdsministeriet oplyser, at parterne i delingsaftalen inden for rammerne af 22

7 procedurebekendtgørelsens 42 har mulighed for, at ændre delingsaftalen såfremt alle er enige herom, også efter afslutningen af den i procedurebekendtgørelsen beskrevne fremgangsmåde for efterreguleringen. Revisionen har efter aftale med Regionen og Sydtrafik udarbejdet et notat, hvoraf det fremgår, hvordan forholdene kan afsluttes og indgå i Sydtrafiks åbningsbalance. Bestyrelsen anmodes derfor om, at beslutte hvilken af de to løsninger, der er foreslået af revisionen jvf. dagsordenspunkt 93/08, man ønsker at forfølge. 1. Midttrafiks forslag til om kun at betale de kr. ud af de i aftalen opgjorte kr. accepteres. 2. Det fastholdes at Midttrafik skal betale det beregnede kompensationsbeløb på kr. Lov nr. 539 af 24. juni 2005 om visse proceduremæssige spørgsmål i forbindelse med kommunalreformen og bekendtgørelse nr. 877 af 16. september som ændret ved bekendtgørelse nr. 380 af 25. april 2007 i forbindelse med kommunalreformen. Økonomi Såfremt Sydtrafik vælger at godkende Midttrafiks forslag, skal Sydtrafik afskrive kr. i delingsaftalen. en tiltrådt og at afregningen til Region Syddanmark sker over regnskab /09 Status på kommunal overtagelse af regionalruter J. nr Dato: 24. februar 2009 Kommunernes tilbagemelding tages til efterretning. Der igangsættes arbejde med udarbejdelse af en indtægtsfordelingsmodel, der tager højde for, at en rute kan finansieres af flere parter, og der søges tilvejebragt ressourcer til at fremskaffe de nødvendige data hertil. 23

8 De berørte kommuner har nu svaret trafikselskabet på forespørgslen om, hvorvidt de ønsker foreløbigt i køreplanåret at overtage de regionale ruter, som regionen ikke længere ønsker at finansiere. Der er positiv tilbagemelding for følgende ruter: 29. Aabenraa Agerskov Skærbæk Rømø 36. Haderslev Tønder 41. Varde - Skjern (Esbjerg - Varde ikke omfattet) 60. Agerbæk Bramming Darum 82. Grindsted Ølgod 83. Grindsted Holsted 84. Grindsted Bække Vejen 86. Brørup Vorbasse 96. Grindsted Brande 207. Vejle Ødsted Gravens Kolding 216. Vejle - Fredericia (Fredericia - Middelfart ikke omfattet) 301. Kolding Herslev ( Fredericia Middelfart) 307. Vejle Filskov Sdr. Omme Skjern 347. Vojens Sommersted Jels 503. Grindsted Give 507. Egtved Lunderskov Vamdrup Aabenraa, Haderslev og Tønder har dog haft nogle ændringsønsker i forbindelse med tilbagemeldingen. Dette har været drøftet med kommunerne, og det er aftalt, at ønskerne medtages i det omfang, der er tale om mindre justeringer, som normalt kan foretages på dette fremskredne tidspunkt i planlægningen. Ruterne 43 (Haderslev Sjølund) og 322 (Haderslev Stepping Højrup) erstattes af kørsel kun i Haderslev Kommune, da Kolding Kommune ikke har ønsket ruterne opretholdt. Rute 47 (Kolding Gram Toftlund) er kun ønsket opretholdt af Vejen Kommune, mens hverken Kolding, Haderslev eller Tønder har udtrykt interesse i ruten. Forholdet har været drøftet med Vejen Kommune, hvor det har vist sig, at det primært er en afgang fra Kolding kl (som samtidig fungerer som dublering på rute 46), man har interesse i. Dette søges løst på anden vis, hvorfor ruten nedlægges som selvstændig rute. Intet Økonomi Der vil skulle ske en omfordeling af indtægter og udgifter på ruterne i forbindelse med budgetopfølgningen for 2009 og i det kommende budget for

9 en tiltrådt. 17/09 Ressourceforbrug til planlægningsopgaver J. nr Dato: 24. februar 2009 Der oprettes en stilling som planlægningskoordinator i afdelingen for køreplaner og kontrakter Afdelingen for køreplaner og kontrakter har oplevet et voksende krav om at indgå i forskellige planlægningsopgaver, som det ikke har været muligt at honorere. Det har medført en ophobning af en del opgaver, som ikke har kunnet gennemføres inden for en fornuftig tidsramme. Dette har resulteret i nogen kritik fra region og kommuner, og der ses ikke umiddelbar mulighed for at imødegå problemet. For eksempel har afdelingen ikke p.t. ressourcer til at kunne vedligeholde sine GIS-data, ligesom der må imødeses problemer omkring en nødvendig udvikling af nye indtægtsfordelingsprincipper for fælleskommunale ruter (hidtidige regionalruter overtaget af kommunerne). En sammenligning med ressourceforbruget til tilsvarende funktioner hos Midttrafik og Nordjyllands Trafikselskab synes umiddelbart at vise, at der en underbemanding på 1-2 fuldtidsstillinger i afdelingen. Der foreslås derfor oprettet en ny stilling som planlægningskoordinator for bl.a. at sikre en bedre ressourcestyring og samtidig sikre en bedre kvalitet af de køreplans- og planlægningsdata, der leveres til forskellige samarbejdsparter (regionen, kommunerne, Rejseplanen og Rejsekortet). Intet Økonomi Stillingen forventes oprettet som en AC-stilling med en årlig udgift på ca kr. en følges idet det forventes, at udgiften holdes inden for budgettet. 25

10 18/08 Kendelse fra Voldgiftsretten J. nr Dato: 12. februar 2009 Til efterretning I foråret 2007 var der arbejdsnedlæggelser flere steder i Sydtrafiks område. Sydtrafik pålagde i den forbindelse i henhold til de gældende kontrakter de respektive vognmænd en bod. Fire vognmænd indbragte spørgsmålet om lovligheden af at pålægge bod ved overenskomststridige arbejdsnedlæggelser for Voldgiftsretten, som behandlede sagen den 8. januar Den samlede bod udgjorde ca. 3,95 mio. kr., og var tildelt busselskaberne Arriva Skandinavia A/S, City Trafik, Ribe Rutebiler og Rutebilselskabet Haderslev. Boden blev opkrævet i forbindelse med juli afregningerne I løbet af processen har Arriva og City Trafik anerkendt at Sydtrafik var berettiget til at opkræve bod for manglende kørsel i Kolding og Vejle Bybusser henholdsvis Fredericia Bybusser på 2,6 mio. kr henholdsvis kr. Kendelsen, der er afsagt 9. februar 2009 finder ikke, at Sydtrafik har hjemmel i kontrakterne med Rutebilselskabet Haderslev, Ribe Rutebiler og Arriva (Esbjerg Bybusser) til at pålægge bod for udgåede ture i forbindelse med arbejdsnedlæggelser. Det betyder, at Sydtrafik skal tilbagebetale kr. til Arriva Skandinavien A/S, kr. til Ribe Rutebiler A/S og kr. til Rutebilselskabet Haderslev A/S. Herudover er Sydtrafik pålagt at betale procesrenter fra 13. juli 2007 samt parternes omkostninger til sagen. Økonomi Tilbagebetalingerne medtages i regnskab Fordelingen af udgiften til tilbagebetalingen sker i henhold til finansieringsprincipperne for regnskab Taget til efterretning. 26

11 19/09 Sydtrafiks 3. udbud J. nr Dato: 03. marts 2009 At kørsel, der p.t. udføres af Iversen Busser, sendes i udbud. At udbudsvilkår og kontrakt svarer med få mindre ændringer til 2. udbud, herunder cross border leasing. At sekretariatet færdiggør udbudsvilkår og kontrakt inklusiv bilag. At udbudsprocessen igangsættes ifølge tidsplanen. Med indgåelse af aftale mellem Iversen Busser og Sydtrafik om afvikling af alle 5 kørselskontrakter er et ekstraordinært udbud nødvendiggjort. Ved udløb af driftsdøgnet den 27. juni 2009 ophører således følgende kørselskontrakter: 1. Højer, Christiansfeld m.v. - Ribe Rutebiler A/S. 17 busser. 2. Vojens, Løgumkloster - Ribe Rutebiler A/S. 8 busser. 3. Helle, Ølgod, Varde - Ribe Rutebiler A/S. 11 busser. 4. Vejle-Kolding området - Bække Buslinier ApS. 20 busser. 5. Blandet kørsel i tidligere RAT og Aabenraa-området (hele 1. udbud) - Ribe Rutebiler A/S. 100 busser. Kørselsomfanget i de 5 kontrakter er årlige køreplantimer, der udføres med 156 driftsbusser. Betalingen på de 5 kontrakter andrager i 2008 ca. 150 mio. kr. Der har grundet den ekstraordinære situation ikke været afholdt afklarende møder med de berørte kommuner og regionen. Kørslen udbydes derfor med udgangspunkt i den nuværende form, dog således at kendte ændringer som følge af kommunal overtagelse af regionalruter indarbejdes i materialet. Kørslen forventes udbudt i 11 pakker, med et forskelligt antal driftsbusser. Kontraktlængden varierer fra 2 til 8 år således, at kørslen på sigt kan samles i de enkelte områder. Udbudsbetingelserne og A-kontrakten er som udgangspunkt identisk med betingelserne fra 2. udbud. Væsentligste forskelle er, at der i 3. udbud ikke er busovertagelse, der skal ikke bydes på alternative kontraktperioder, og der er ingen X busser i udbud. Kort tid før deadline for ændringer i forbindelse med 2. udbud blev der af en tilbudsgiver ønsket en præcisering af hvordan Sydtrafik forholder sig til bortfald af muligheden for cross border leasing. Derfor blev det i kontrakten præciseret, at der ikke vil blive givet 27

12 kompensation når cross border muligheden ophører sandsynligvis pr. 1. januar Se vedlagte bilag. Driften af Aabenraa Busstation varetages p.t. af Iversen. Derfor skal driften heraf også i udbud. Udbuddet foretages ved at tilbudsgivere, der byder på regionalkørsel i Aabenraaområdet, forpligtes til samtidig at afgive tilbud på busstationsdriften. Den overordnede vægtning af tildelingskriterierne fra 1. udbud og 2. udbud er uændret, det/de økonomisk(e) mest fordelagtige tilbud, hvor prisen udgør 75% og kvalitet udgør 25%. Vægtningen af kvalitetselementerne er uændret fra 2. udbud. Tildelingskriterierne vedlægges som bilag. Udbuddet foretages i henhold til EU-lovgivningen (forsyningsdirektivet). Økonomi De økonomiske konsekvenser af udbuddet kendes ikke, før udbudsforretningen er gennemført. Der gives ikke kompensation til vognmændene som følge af bortfald af momsrefusion i forbindelse med cross border leasing arrangementer. Det indebærer sandsynligvis på kort sigt en højere pris, men det må forventes, at prisen for hele kontraktperioden ikke påvirkes negativt. en tiltrådt. Jørgen Elsted Hansen ønsker en højere vægtning af prisen. Administrationen tager kontakt til Vejle Kommune og tilrettelægger kontraktlængden i Vejle Kommune i henhold til aftale med kommunen. 28

13 20/09 Harmonisering af takstregler for natbusser og tilkaldetaxi J. nr Dato: 25. februar 2009 Takstregler for natbusser harmoniseres til følgende: I natbusser opkræves et tillæg svarende til mindstetaksten for voksen, d.v.s. én zone i Vest og Syd og to zoner i Øst eller klip svarende hertil. Der kan rejses på alle rejsehjemmeltyper, bortset fra skolekort. Der kan ikke rejses til børnetakst. Der kan omstiges fra tog og andre busser. Takstregler for tilkaldetaxi harmoniseres til: I samtlige tilkaldetaxier kan rejses på enkeltbillet og samtlige typer personlige kort. Der er ikke omstigningsret til og fra tog og busser. Begge takstregler træder i kraft ved sommerkøreplanskiftet Ved takstskiftet januar 2009 skete en række harmoniseringer af takstregler mellem Sydtrafiks tre takstområder. Da takstreglerne for natbusser og tilkaldetaxi imidlertid står trykt i køreplanerne, var det mest hensigtsmæssigt at udskyde harmoniseringen af disse regler til sommerkøreplanskiftet Af vedlagte notat fremgår nugældende regler samt et forslag til harmonisering. Intet. Økonomi Det vurderes ikke, at harmoniseringen af natbusreglerne medfører væsentlige ændringer i indtægterne for Sydtrafik som helhed. I Øst og Syd vil prisen falde, men vil til gengæld blive mere konkurrencedygtig overfor taxa, hvorfor dette kan tiltrække flere kunder. I Vest stiger prisen på enkeltbilletter, men vil omvendt blive mere attraktiv for kunder med kliippe- eller periodekort. Harmoniseringen at tilkaldetaxi vil alene medføre ændringer i Vest, da Syd og Øst er uændret. Det vides ikke, hvor mange af kunderne i tilkaldetaxi i Vest, der i dag har periodekort, og derfor fremover ikke skal betale en enkeltbillet. 29

14 en tiltrådt. 21/08 Finansiering af rutebilstationer J. nr Dato: 4. marts 2009 Der genoptages forhandlinger med Haderslev, Aabenraa og Sønderborg kommuner med henblik på at opnå en finansieringsordning for rutebilstationerne. I det omfang, at det fortsat ikke viser sig muligt at opnå en løsning svarende til gældende lovgivning og de i bestyrelsen vedtagne byrdefordelingsregler, meddeles det de pågældende kommuner, at der indledes juridiske skridt med henblik på en retslig afgørelse af sagen. Sagsresumé Denne sag har tidligere været forelagt bestyrelsen i november 2007, februar 2008, april 2008 og senest i september Bestyrelsen har pålagt sekretariatet at gennemføre forhandlingsforløb med Haderslev, Aabenraa og Sønderborg kommuner vedrørende finansiering af rutebilstationerne i de respektive byer, samt endvidere med Vejle kommune, som har gjort indsigelse med den hidtil anvendte finansieringsform, som ikke har vist sig lovmedholdelig, og som bestyrelsen derfor har ændret med virkning fra 1. januar Det har hidtil ikke været muligt at opnå en forhandlingsløsning med Haderslev og Aabenraa kommuner som grundlag for en effektuering af bestyrelsens beslutning. I forhold til Sønderborg kommune er der opnået en fremadrettet løsning med virkning fra 1. juli 2009, men ikke en løsning vedrørende betalingsspørgsmålet for tiden forud for dette tidspunkt. Statsforvaltningen Syddanmark har allerede i 2007 meddelt, at de kommunale tilsynsmyndigheder ikke kan træffe afgørelse i sagen, da der er tale om en privatretlig tvist. Senest har Kommunernes Landsforening den 30. januar 2009 afvist at formidle en løsning i sagen, da spørgsmålet ikke er ønsket forelagt fra kommunernes side, og da foreningen af principielle grunde ikke ønsker at blive aktiv efter henvendelse fra anden side. 30

15 Sekretariatet opfatter herefter situationen således, at der på nuværende tidspunkt ikke er yderligere handlemuligheder inden for rammerne af de beslutninger, som bestyrelsen har taget i sagen. Det kan derfor ikke længere afvises, at en løsning i sagen eventuelt må bero på en retslig afgørelse. Der henvises til vedlagte statusnotat af 3. marts 2009, og der vedlægges endvidere et antal øvrige dokumenter med relevans for sagen, herunder en henvendelse fra Vejle kommune af 20. februar 2009, som meddeler sin opfattelse af de mulige retlige konsekvenser, såfremt der ikke snarest findes en løsning på problemet. Jf. herom sekretariatets nedenstående bemærkninger under punktet. Det er sekretariatets vurdering, at der uanset sagens videre forløb senest i forbindelse med trafikselskabets endelige budget for 2010 bør tages stilling til, hvorvidt finansieringen af rutebilstationerne i Aabenraa og Haderslev skal tage udgangspunkt i gældende retstilstand samt de af bestyrelsen vedtagne byrdefordelingsregler. Det retlige grundlag i sagen fremgår af vedlagte statusnotat af 3. marts Supplerende hertil kan anføres følgende: Lov om trafikselskaber foretager i 5 en udtømmende oplistning af de opgaver, som trafikselskaberne kan varetages på kommunernes og regionens vegne. Sekretariatet opfatter transportministeriets udtalelse som en bindende tilkendegivelse om, at de anlæg, der indgår i den lokale servicetrafik-infrastruktur, herunder busholdepladser og kundevendte komfortfaciliteter (venteværelser, toiletter mv.), falder uden for trafikselskabets opgaveområder, herunder bestemmelsens stk. 1, nr. 1, offentlig servicetrafik i form af almindelig rutekørsel og nr. 3 koordinering og planlægning af offentlig servicetrafik. I det omfang, at Sydtrafik alligevel måtte være involveret i varetagen af sådanne opgaver, retter finansieringen sig efter lov om trafikselskaber, 3, stk. 2, 3. pkt.: Ingen kommune kan forpligtes til at betale mere end kommunens forholdsmæssige forbrug af trafikselskabets ydelser, herunder individuel handicapkørsel, og en region kan ikke forpligtes til at bidrage med mere end udgifterne til privatbaner og busbetjening af regional betydning i den pågældende region samt de hertil svarende andele af selskabets administrationsudgifter, således at øvrige kommuner og regionen skal friholdes for udgifter til rutebilstationer i det omfang, der er tale om anlæg for den lokale offentlige serviceinfrastruktur. Der henvises til tilsvarende bestemmelser i Sydtrafiks vedtægter, 31, stk. 1 og 2. 31

16 Med henblik på Vejle kommunes skrivelse af 20. februar 2008 forekommer det uklart, hvilke konkrete forældelsesregler, passivitetsgrundsætninger og ansvarsbestemmelser kommunen har i tankerne. Overordnet er det imidlertid sekretariatets opfattelse, at der ikke aktuelt truer forældelse af relevante økonomiske krav, og at Sydtrafiks ledelse, herunder bestyrelsens medlemmer, ikke har udvist passivitet eller anden ansvarspådragende adfærd i sagen. Økonomi I forhold til Sønderborg kommune resterer et udestående for driften af Sønderborg rutebilstation i perioden 1. januar 2008 til 31. december 2008, som efter Sydtrafiks beregning kan opgøres til 337 t.kr. For indeværende år afholdes indtil senest den 30. juni 2009 en løbende udgift af en dertil svarende størrelse. Beløbene skal tilbageføres til Sydtrafiks selskabsdeltagere i forholdsmæssige andele, i hvilken forbindelse Sønderborg kommunes egen refusionsandel for 2008 er beregnet til 136 t.kr. I forhold til Aabenraa kommune resterer et udestående for driften af Aabenraa rutebilstation i perioden 1. januar 2008 til 31. december 2008, som efter Sydtrafiks beregning kan opgøres til 315 t.kr. For indeværende år afholdes løbende en udgift af tilsvarende størrelse. Beløbene skal tilbageføres til Sydtrafiks selskabsdeltagere i forholdsmæssige andele. Aabenraa kommunes egen andel er for 2008 beregnet til 110 t.kr. I forhold til Haderslev kommune resterer et udestående for driften af Haderslev rutebilstation i perioden 1. januar 2008 til 31. december 2008, som efter Sydtrafiks beregning kan opgøres til t.kr. For indeværende år afholdes løbende en udgift af tilsvarende størrelse. Beløbene skal tilbageføres til Sydtrafiks selskabsdeltagere i forholdsmæssige andele. Haderslev kommunes egen andel er for 2008 beregnet til 90 t.kr. Vejle kommune har på baggrund af kommunens indsigelse mod Sydtrafiks afholdelse af de nævnte udgifter tilbageholdt betalinger, som pr. 31. december 2008 kan opgøres til 379 t.kr. De tilbageholdte betalinger kan forventes modregnet i Vejle kommunes andel af tilbagebetalinger fra Sønderborg, Aabenraa og Haderslev kommuner. I de anførte beløb er indregnet en kompensation til kommunerne for Sydtrafiks benyttelse af bestemte stationsfaciliteter. Der er ikke taget stilling til spørgsmålet om evt. forrentning. Som bilag vedrørende de økonomiske forhold vedlægges oversigt over udgifterne til drift af busstationer i 2008 dels med hidtidige byrdefordeling, dels en beregning hvor Sønderborg, Haderslev, Aabenraa kommuner selv finansierer de pågældende kommuners andel af driften af rutebilsstationerne. Samlet set vil det betyde en reduktion af udgifterne til busstationer på 2,153 mio. kr. i Sydtrafiks regnskab. 32

17 Hans Peter Geil og Erwin Andresen deltog ikke i sagens behandling. Sagen forsøges rejst gennem KL via Esbjerg Kommune. 22/09 Udpegning af bestyrelsesmedlem til Rejseplan A/S J. nr Dato: 3. marts 2008 Direktøren fortsætter i bestyrelsen med afdelingsleder Jørgen Præst som suppleant. Rejseplan A/S afholder generalforsamling i april Et af punkterne på dagsordenen er udpegning af medlemmer til bestyrelsen. Der er indgået aktionæroverenskomst, hvor samtlige ejere bliver repræsenteret i bestyrelsen. Bestyrelsen er en arbejdende embedsmandsbestyrelse. Repræsentationen i bestyrelsen i Rejseplan A/S består af 2 medlemmer fra DSB, 2 medlemmer fra Movia, 1 medlem fra hvert af selskaberne NT, Midttrafik, Sydtrafik og Metro (tidl. Ørestadsselskabet). Sydtrafik er repræsenteret i bestyrelsen ved direktøren med Jørgen Præst som suppleant. I henhold til vedtægten for Sydtrafik 24 punkt 12) træffer Sydtrafiks bestyrelse beslutning om udpegning af bestyrelsesmedlemmer til aktieselskaber. Sydtrafiks vedtægt er udarbejdet ud fra Transportministeriets standardvedtægt, som er en del af Lov om Trafikselskaber. Udpegning af bestyrelsesmedlemmer til aktieselskaber er et punkt under Bestyrelsen træffer endvidere beslutning om:, som er indeholdt i standardvedtægten. 33

18 Økonomi Intet. en tiltrådt 23/09 Udpegning af bestyrelsesmedlem til Rejsekort A/S J. nr Dato: 3. marts 2009 Direktøren fortsætter i bestyrelsen med afdelingsleder Troels Keilgaard som suppleant. Rejsekort A/S afholder generalforsamling i april Et af punkterne på dagsordenen er udpegning af medlemmer til bestyrelsen. Der er indgået aktionæroverenskomst, hvor samtlige ejere bliver repræsenteret i bestyrelsen. Bestyrelsen er en arbejdende embedsmandsbestyrelse. Repræsentationen i bestyrelsen i Rejsekort A/S består af 2 medlemmer fra DSB, 2 medlemmer fra Movia, 1 medlem fra hvert af selskaberne NT, Midttrafik, Sydtrafik og Metro (tidl. Ørestadsselskabet). Sydtrafik er repræsenteret i bestyrelsen ved direktøren med afdelingsleder Troels Keilgaard som suppleant. I henhold til vedtægten for Sydtrafiks 24 punkt 12) træffer Sydtrafiks bestyrelse beslutning om udpegning af bestyrelsesmedlemmer til aktieselskaber. Sydtrafiks vedtægt er udarbejdet ud fra Transportministeriets standardvedtægt, som er en del af Lov om Trafikselskaber. Udpegning af bestyrelsesmedlemmer til aktieselskaber er et punkt under Bestyrelsen træffer endvidere beslutning om:, som er indeholdt i standardvedtægten. 34

19 Økonomi Intet. en tiltrådt. Mødet hævet kl